SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

UNIDAD III: EL RETO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION

¿Por qué sistemas de información?

Antecedentes. 

Durante la década anterior a los 90, la información no era considerada como un activo
importante, la forma de obtenerla, procesarla y distribuirla, no tenía la menor
importancia para los administradores, sin embargo con la transformación de las
economías industriales y el surgimiento de la economía global.

Nos encontramos en estos momentos en un mundo donde todo tiende hacia la

globalización, la economía no se escapa de ella, actualmente los países dependen
mucho de su comercio, es decir de las exportaciones como de las importaciones, el
éxito de los negocios, por lo tanto dependerá de que tan rápido se tenga disponible la
información para la toma de decisiones y aprovechar cualquier oportunidad en el
comercio.

Tenemos ante nosotros una tercera revolución económica, donde los países están
basando su economía en el conocimiento y la información, de ahí la importancia de los
sistemas de información y de la tecnología.

Tal vez en este instante nos surge una pregunta ¿qué es un sistema de información?,
bueno, puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes
interrelacionados que permite capturar, procesar, almacenar y distribuir la información
para apoyar la toma de decisiones, para analizar problemas, visualizar cuestiones
complejas y crear nuevos productos. Pero ¿cómo lograr estos objetivos?, tres son las
actividades más importantes para mantener al día nuestro sistema de información y
lograr estos objetivos mencionados, y son:

1. La alimentación o insumo captura o recolecta de datos dentro de la organización

o del entorno que la rodea.
2. El procesamiento transforma estos datos a algo que tenga sentido.
3. El producto o salida transfiere la información que se obtuvo como resultado del
procesamiento, a las personas o actividades donde debe ser empleada.
4. Podemos señalar una cuarta actividad los sistemas de información requieren de
retroalimentación que es el producto que retorna a las personas indicadas dentro
de la institución para ayudarles a evaluar o corregir la etapa de alimentación.

Dentro de los sistemas de información tenemos dos tipos: los manuales basados en

papel y lápiz y los SIBC (Sistemas de Información Basados en Computadora) que
basan su funcionamiento en el hardware y el software de computadora para el
procesamiento y la distribución de la información.

Al hablar de los sistemas de información, no solo debemos de pensar en computadoras

de gran velocidad y capacidad, se tienen que involucrar a los diferentes elementos que
intervienen en el sistema, es decir las PC's son solo una parte de un todo, tenemos que
tomar en cuenta a la organización y todas sus divisiones, para cada una de estas
divisiones se tiene que tener en cuenta un sistema de información adecuado para cada
parte de la organización, es decir estamos hablando de un sistema de información
global y de otros sistemas de información que formando parte del global son
subsistemas del mismo, a la medida del departamento, tenemos que tomar en cuenta
que el sistema de información desde el punto de vista de negocios, es una solución de
organización y administración basada en la tecnología de la información a un reto que
surge en el medio ambiente, además se tiene que ver las tecnologías con las que
podemos contar o disponer para la implementación del sistema de información, en
resumen tenemos que analizar tres cuestiones:
 1. La institución u organización, es decir, como esta subdividida, sus jerarquías,
entenderla.
2. La administración para saber cómo asignar los recursos económicos y humanos,
y por ultimo:
3. La tecnología que es lo que tenemos disponible en el mercado para utilizarlo.

El proceso administrativo cambiante.

Los sistemas de información han ido evolucionando paulatinamente, pasando también

de personas que ocupaban puestos técnicos en la institución hasta convertirse en
elementos indispensables para la toma de decisiones en la alta administración,
cualquier cambio en el sistema de información repercute en toda la institución, además
a este cambio tenemos que sumarle el menor costo de las computadoras y los
periféricos que son el núcleo central del sistema de información, además los propios
usuarios pueden crear sus pequeñas aplicaciones sin necesidad de contratar a
programadores profesionales, esto debido al gran desarrollo que han tenido los
programas de computo, anteriormente las aplicaciones eran generales para todas las
instituciones un mismo programa de nomina, de inventarios, de cheques, etc. Ahora las
aplicaciones tiene que ser a la medida, para maximizar el beneficio de tales
aplicaciones.

Todos los elementos anteriores más un buen conocimiento de las tecnologías de

telecomunicaciones son indispensables para un buen administrador, con ello
obtenemos la arquitectura de la información, pero a que nos referimos con esto, bueno,
como mencionamos anteriormente, las computadoras no son el sistema de información,
la institución no es el sistema de información, la tecnología de telecomunicaciones no
es el sistema de información, ¿entonces que es el sistema de información? , pues todos
estos elementos, y un buen conocimiento de los mismos son la base de la arquitectura
de la información.

Enfoques contemporáneos sobre los sistemas de información.

El estudio de los sistemas de información es un campo multidisciplinario, pero podemos

dividirlo en dos enfoques:

1. El enfoque técnico se refiere a todas las materias que involucran de alguna

manera a los modelos matemáticos en los cuales esta basado el sistema de
información.
2. El enfoque conductual se refiere a todos los trastornos, oposiciones, conductas
que la gente va a tomar hacia los sistemas de información o cambios en los
mismos.

Dentro de estos enfoque se propone uno más el enfoque socio técnico, que se refiere a
una manera de equilibrio entre todas las partes involucradas en el sistema de
información, dándole importancia a la institución pero también al individuo, lo cambios
que esperamos nos den problemas debemos combatirlos con una planeación de
cursos, es decir capacitar a nuestro personal de tal manera que no resienta tan
bruscamente el cambio, debido a que una de las mayores oposiciones al cambio, es la
ignorancia acerca de cómo manejar el nuevo sistema de información.

El reto de los sistemas de información: cuestiones principales de administración.

Los principales retos de los sistemas de información son:

· El reto estratégico de los negocios

Todo debe de estar en continua mejora las empresas que no rediseñan sus productos o
que no rediseñan a la organización en si misma, cometen el peor de los errores y esto
los lleva a cavar su propia tumba, la institución deja de ser productiva y pierde mercado.

· El reto de la globalización
Debido a la globalización de la economía se requiere de comercio internacional, de
romper barreras de lenguaje para llegar a un mayor número de consumidores
potenciales, la empresa que no cuente con un sistema de información preciso para que
pueda ver las tendencias de los mercados internacionales y aprovechar las
oportunidades de negocios, está muerta.

· El reto de la arquitectura de la información

La organización como tal debe de tener una filosofía común y no debe de estar
separada en islas incomunicadas, es decir debe de haber un objetivo común una
mentalidad que todos y cada uno de los empleados de la misma se identifique.

· El reto de la inversión en los sistemas de información

La pregunta principal que nos planteamos es ¿será redituable la inversión que hagamos
en la mejora de nuestro equipo de computo, de telecomunicaciones? ¿nos generará
una mayor ganancia?

· El reto de la responsabilidad y el control.

En los sistemas de información están involucrados personas, estas personas podrían

hacer un mal uso de los sistemas de información, por lo tanto debemos de planear una
estrategia para hacer confiables a estas personas, ya sea haciendo más robustos
nuestros sistemas de seguridad, estar monitoreando a los empleados o tenerles una
confianza enorme y pensar que nunca serían capaces de hacer un daño a su propia
institución, ¿cómo actuar? Depende de usted mismo.

El reto de los sistemas de información

Hasta la década de los ochenta, los administradores no necesitaban saber mucho sobre
cómo la información se obtenía, procesaba y distribuía en sus instituciones y la
tecnología que se requería para las empresas. Era considerado un subproducto caro.
Los procesos de administración eran cara a cara. A partir del surgimiento de las
economías globales y la transformación de las economías industriales en economías de
servicios basadas en el conocimiento y la información, el entorno de los negocios ha ido
cambiando.

Que es un sistema de información

Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de

componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir
la información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución.
Además para apoyar a la toma de decisiones, la coordinación y el control, los sistemas
de información pueden también ayudar a los administradores y al personal a analizar
problemas, visualizar cuestiones complejas y crear nuevos productos.

Las actividades de un sistema de decisión, para la utilidad mencionada son:

 La alimentación o insumo, capturar o recolectar datos dentro de las

organizaciones o del entorno que la rodea.
 El procesamiento, transforma estos datos primos a algo que tenga más sentido.
 El producto o salida, transfiere la información procesada a las personas o
actividades donde deba ser empleado.
 La retroalimentación, es el producto regresado a personas indicadas dentro de la
institución para ayudarles a evaluar o a corregir la etapa de alimentación.
 Clientes MEDIO AMBIENTE Proveedores

SISTEMA DE INFORMACIÓN
Procesamiento
Clasificar
Almacenamiento Salida
o Ordenar
insumo o
Calcular
producto

Los sistemas de información basados en computadora (SIBC) son sistemas de

información que descansan en el hardware y software de computadora para el
procesamiento y la distribución de la información.

La diferencia ente las computadoras y los sistemas de información.

Aun cuando los sistemas de información basados en las computadoras emplean

tecnología de computación para procesar datos en información significativa, existe una
diferencia profunda entre una computadora y un programa de computadora, y un
sistema de información. Las computadoras y los programas son las herramientas y
los materiales de los sistemas de información. Las computadoras constituyen el
equipo para almacenar y procesar la información. Los programas son conjuntos de
instrucciones operativas que dirigen y controlan el procesamiento mediante la
computadora. Ellos solos, por separado, no producen la información que una institución
requiere.

Perspectiva de negocios en los sistemas de información

Desde el punto de vista de negocios, un sistema de información es una solución de

organización y administración basada en la tecnología de información a un reto que
surge en el medio ambiente.

Para diseñar y usar sistemas de información de manera eficaz, primeramente es

necesario entender el entorno, la estructura, la función y las políticas de las
instituciones, así como el papel de la administración y la toma de decisiones de ésta.
Luego es necesario examinar las capacidades y oportunidades que proporciona la
tecnología de información actual para dar soluciones.

Los sistemas de información son parte de las instituciones. En algunos casos sin
éstos no habría negocio. Los elementos claves de toda institución son su personal, la
estructura, los procedimientos de operación y su cultura. A su vez, las organizaciones
formales están compuestas de diferentes niveles y especialidades, sus estructuras
reflejan una clara división del trabajo; coordinando este trabajo mediante una jerarquía
estructurada en forma piramidal, y procedimientos de operación de acuerdo a normas.

Los administradores perciben los retos de negocios en el entorno. Ven la estrategia de

la institución para responder y asignan los recursos humanos y financieros APRA
alcanzar su estrategia y coordinar el trabajo. En todo momento deben ejercer un
liderazgo responsable. Pero los administradores también deben crear nuevos
productos, servicios y además, crear de nuevo a la institución.

Existen también, diferentes niveles en cuanto a la administración, están los

administradores de nivel superior (directores), responsables de las decisiones
estratégicas, los administradores de nivel medio (gerentes), llevan a cabo los
programas de los directivos, y los administradores de niveles operativos
(supervisores) que son responsables del seguimiento de las actividades diarias de la
institución.

La tecnología de los sistemas de información es una de las muchas herramientas de

las que los administradores pueden disponer para enfrentar el cambio. De mayor
importancia hoy en día. Es el instrumento mediante el cual la organización controla y
crea. Los sistemas de información utilizan la tecnología de software, hardware,
almacenamiento y telecomunicaciones.

Diferentes tipos de sistemas

Acompañando a los niveles diferentes dentro de la institución, también existen

diferentes niveles de sistemas de información:

 Sistemas de nivel operativo, que hacen el seguimiento de las actividades y las

transacciones elementales de la organización. Ej.: ventas, recepción de
materiales, depósitos en efectivo, nóminas, etc.
 Sistemas de nivel de conocimiento, en los que se apoyan los trabajadores del
conocimiento y de la información en una institución. Estos sistemas sirven para
mejorar la productividad, ayudan a la empresa a integrar nuevos conocimientos
para el negocio.
 Sistemas de nivel gerencial, en los que se apoya el seguimiento, control y toma
de decisiones y las actividades administrativas de los administradores de nivel
medio. Comparan los trabajos del día a día, con lo de los años anteriores.
Proporcionan informes periódicos.
 Sistemas de nivel estratégico, apoyan a las actividades de planeamiento a
largo plazo de los niveles de dirección de la institución. Su interés principal es
hacer frente a los cambios que ocurren en el entorno con las capacidades con las
que se cuentan.

El proceso administrativo cambiante

Los sistemas de información no pueden ser ignorados por los administradores porque
juegan un papel crítico en las instituciones actuales. Los sistemas actuales afectan de
manera directa cómo deciden los administradores, cómo planean los directivos y en
muchas casos qué productos y servicios se producen y cómo se producen, la
responsabilidad por los sistemas de información no puede ser delegada en quienes
toman decisiones técnicas. En la actualidad los sistemas de información juegan un
papel estratégico en la vida de la empresa.

Existe una nueva relación entre las instituciones y los sistemas de información. Existe
una interdependencia creciente en la estrategia de negocios, los roles y los
procedimientos por una parte y el software de los sistemas de información, el hardware,
los datos y las telecomunicaciones por el otro. El construir sistemas de información en
la actualidad involucra a una parte mucho mayor de la institución que anteriormente,
mientras que los sistemas antiguos producían cambios técnicos que afectaban a pocas
personas, los actuales traen consigo cambios administrativos y cambios institucionales.
La naturaleza cambiante en la tecnología de la información

Una de las razones que los sistemas de información juegan un papel importante en las
instituciones es el poder cada vez mayor y el costo decreciente de la tecnología de
información. Hoy, personas dentro de la organización tiene un su escritorio, poderosas
computadoras, que son operadas por personas inexpertas que pueden aprender a
usarlas.

Antes las personas que operaban este tipo de equipos necesitaban de una capacitación
específica en el tema. También hoy es posible que los usuarios finales diseñen sus
propias aplicaciones.

El carácter cambiante en las aplicaciones

El papel cambian de los sistemas y la nueva tecnología han traído consigo grandes
cantidades de sistemas y aplicaciones. Antes se creaban sistemas masivos de
información, hoy se crean sistemas más personalizados a la medida de cada necesidad
y a la medida de una persona o grupo de personas. Estos sistemas requieren una
interacción directa y cercana entre el personal de soporte técnico y los administradores
que emplearán el sistema.

Los administradores necesitan saber cómo ordenar y coordinar las diversas

tecnologías de cómputo y los sistemas de aplicaciones de negocios para
satisfacer las necesidades de comunicación de cada nivel de su institución, así
como las necesidades de la institución como un todo.

El reto de los sistemas de información

Cada vez más los sistemas de información traen consigo cambios en las metas de los
negocios, en las relaciones con los clientes y proveedores y en las operaciones
internas. El crear un nuevo sistema ahora dignifica mucho más que instalar una nueva
máquina en un sótano. Es instalar redes de computadoras interconectadas sobre cada
uno de los escritorios de las personas, pidiendo a los empleados que alcancen mayores
niveles de productividad. Los sistemas requieren hoy en día el desarrollo de una nueva
arquitectura de la información.

Se piensa que existen 5 retos claves que los administradores deben enfrentar:

1. El reto estratégico de los negocios: ¿cómo pueden los negocios emplear

tecnología de la información para diseñar instituciones que sean competitivas y
eficaces?
2. El reto de la globalización: ¿cómo pueden entender las empresas los
requerimientos de negocios y de sistemas dentro de un entorno económico
global?
3. El reto de la arquitectura de información: ¿cómo pueden las instituciones
desarrollar una arquitectura de información que dé soporte a sus netas
organizacionales?
4. El reto de la inversión en los sistemas de información: ¿cómo pueden las
instituciones determinar el valor de negocios de sus sistemas de información?.
5. El reto de la responsabilidad y el control: ¿cómo pueden las instituciones
diseñar sistemas que las personas puedan entender y controlar? ¿Cómo pueden
 asegurarse las instituciones de que sus sistemas de información sean usados de
una manera ética y responsable?

Ejemplos de sistemas de información

Descripción de los sistemas: vocabulario y símbolos

Los sistemas pueden ser descriptos usando un vocabulario especial y un conjunto

específico de símbolos gráficos. Si un sistema de información se representa
gráficamente es más fácil de entender cómo trabaja.

Los símbolos utilizados en los sistemas de información se pueden clasificar en cuatro

clases:

 Alimentación: entrada por teclado y dispositivos de digitalización.

 Procesamiento: computadoras.
 Almacenamiento: cinta magnética, almacenamiento en línea (información a la
que se puede acceder de manera inmediata), base de datos (colección de
archivos), disco óptico.
 Telecomunicaciones: enlaces como cable, línea telefónica o transmisión
inalámbrica.
 Salida: pantalla en línea, documento, impresora.

Procesamiento por lotes y en línea

El procesamiento de la información puede realizarse por lotes o líneas. El método

de procesamiento por lotes, es un método de procesamiento de información en el
cual las operaciones se acumulan y almacenan hasta un momento determinado
cuando es conveniente o necesario procesarlas en grupo. Ej.: tarjetas de control
de asistencia.

El método de procesamiento en línea, es un método de procesamiento de

información en el que las operaciones entran directamente al sistema de cómputo y se
procesa de inmediato. Ej.: consulta de estados de cuenta de un cliente en un banco,
consultas de stock, etc.

Las demandas de los negocios determinan el tipo de procesamiento. Los sistemas por
lotes utilizan la cinta magnética como sistema de almacenamiento, mientras que los
sistemas en línea utilizan discos para almacenar los datos, los que permiten acceder de
manera inmediata cuando sea necesario. En los sistemas por lotes las operaciones se
acumulan en un archivo de operaciones, que contiene todas las operaciones para un
lapso específico. Este archivo se utiliza para actualizar periódicamente un archivo
maestro, que contiene información permanente sobre estos temas.
Tipos y características de los sistemas de procesamiento de información

Tipo de sistema Usuarios Características

SSG Directivos Son sistemas de información a nivel

estratégico de una institución, diseñados
Sistemas de Soporte para dirigir la toma de decisiones
Gerencial estratégicas mediante gráficas y
comunicaciones avanzadas.

SSD Profesionales, Sistema de cómputos a nivel de

gerentes de administración de la institución, que
Sistemas de soporte a las áreas combinan información y modelos
decisiones sofisticados de análisis para dar apoyo a la
no de línea toma semi estructurada y estructurada de
decisiones.

SIA Gerentes Sistemas de cómputo al nivel de

administración de la institución, que sirven a
Sistemas de información las funciones de planeación, control y toda
para la administración de decisiones, proporcionando informes
copilados de rutina y de excepción.

STC Personal Sistemas de información que ayudan a los

técnico trabajadores del conocimiento en la
Sistemas de trabajo del creación e integración de nuevos
conocimiento conocimientos para la institución.

SAO Empleados Sistemas computarizados, como el

procesador de textos, correo electrónico y
Sistemas de sistemas de programación, que han sido
automatización en la diseñados para incrementar la productividad
oficina de los empleados que manejan información
en la oficina.

SPO Personal Sistemas computarizados que realizan y

operativo, registran las operaciones diarias de rutina
Sistemas de supervisores necesarias a la operación de la empresa;
procesamiento de dan servicio al nivel operativo de la
operaciones institución.

El papel estratégico de los sistemas

Dentro del papel estratégico que cumplen los sistemas de información dentro de las
instituciones, están los que apoyan a la planeación a nivel directivo así como los que
crean nuevos productos y servicios, abren nuevos mercados, mejoran la prestación de
servicios y reducen los costos.

Relaciones entre los sistemas: integración

Los diversos tipos de sistemas en la institución no operan de manera independiente,

existen interdependencias entre ellos. Los SPO (Sistemas de procesamiento de
operaciones) son fuertes generadores de información que se requieren en los demás
sistemas, los que a su vez producen información para otros sistemas. Estos distintos
tipos de sistemas están enlazados débilmente en la mayoría de las instituciones.

Sistemas de procesamiento de operaciones (SPO)

En todas las instituciones existen cinco tipos de SPO, aún cuando los sistemas sean
manuales. Estos son: ventas/mercadotecnia, manufactura/producción,
finanzas/contabilidad, recursos humanos y otras clases de SPO que son exclusivos
para ciertos sectores industriales.

Sistemas de trabajo del conocimiento (STC) y de automatización en la oficina

(SAO)

El sistema de conocimiento ideal que podría englobar a las funciones de trabajo del
conocimiento y de automatización de oficina, debería permitir la unión perfecta de
creación, almacenamiento y comunicación de documentos, mensajes de voz y por
escrito, imágenes y datos de cualquier punto de la institución a cualquier otro.

Sistemas de información para la administración (SIA)

Estos sistemas ayudan a los administradores al seguimiento del adecuado

funcionamiento de la institución y predicen su futuro desempeño de manera que puedan
intervenir cuando las cosas no van bien. Ayudan a la administración con el control de la
institución.

Sistemas de soporte en la toma de decisiones (SSD)

Cualquier sistema que de apoyo a una decisión es un sistema de soporte de

decisiones. Sin embargo, los sistemas dan soporte a las decisiones de muchas
maneras distintas. Las características de estos sistemas son:

 Ofrecen flexibilidad, adaptabilidad y una respuesta rápida.

 Permiten que los usuarios inicien y controlen el insumo y el producto.
 Operan con muy poca o ninguna asistencia de programadores profesionales.
 Proporcionan soporte a decisiones y soluciones para problemas cuyas soluciones
no pueden anticiparse por adelantado.
 Emplean herramientas sofisticadas en análisis y modelaje.

Sistemas de soporte gerencial (SSG)

Representan una capacidad generalizada de cómputo, telecomunicaciones y salidas

que puede ser enfocada y aplicada a un ordenamiento cambiante de problemas. Los
usuarios son personas de la alta dirección. Combinan información de diversas fuentes
internas y externas. Ayudan a dar respuestas a preguntas como: ¿en qué negocio
debemos estas? ¿qué es lo que están haciendo los competidores? ¿Qué unidades
debemos vender para obtener efectivo para otras adquisiciones? Etc.

Sistemas estratégicos de información

La información como recurso estratégico

En la actualidad, las instituciones emplean la información y los sistemas de información

como herramienta para llevar la delantera a sus competidores. Las instituciones han
constituido una categoría especial de sistemas de información llamada sistemas
estratégicos de información para éste fin.

¿Qué es un sistema estratégico de información?

Son sistemas computacionales a cualquier nivel en la institución que cambian las

metas, operaciones, servicios, productos o relaciones del medio ambiente para ayudar
a la institución a obtener una ventaja competitiva.

Cambios de concepción de la información y los sistemas de información

Detrás de las crecientes aplicaciones de los sistemas de información, existe una

concepción cambiante del papel de la información en las instituciones.

Anteriormente, la información se consideraba como un mal necesario asociado con la

burocracia para el diseño, la fabricación y la distribución de un producto o servicio.

En los sesentas, las instituciones empezaron a ver la información de forma diferente,

reconociendo que ésta podía ser usada en general para dar soporte a la administración.

En los setentas y a principios de los ochentas, la información y todos los sistemas que
recolectaban, almacenaban y procesaban, fueron vistos como proveedores de control
administrativo. Los sistemas de información que surgieron durante este periodo
recibieron el nombre de SSD y SSG.

A mediados de los ochentas, la concepción de la información se modificó de nuevo.

Desde entonces, la información ha sido visa como un recurso estratégico, como una
fuente potencial de ventajas competitivas o como un arma estratégica para vencer y
frustrar a la competencia.

Como los sistemas de información pueden emplearse para obtener ventajas

competitivas

Los sistemas estratégicos de información pueden ayudar a las empresas a superar a la

competencia de diversas maneras: desarrollar nuevos productos y servicios, apuntar a
diversos nichos de mercado, proporcionar productos y servicios a mejores costos.

A fin de utilizar los sistemas de información como armas contra la competencia es

necesario, primero, identificar las áreas de la empresa en donde se encuentran las
ventajas competitivas. Existen dos modelos para este fin: el modelo de la cadena de
valor y el modelo de las fuerzas competitivas.

El modelo de las fuerzas competitivas es empleado para describir la interacción de

las amenazas y oportunidades externas que afectan a la estrategia de la empresa y su
capacidad para competir. Estas amenazas son: nuevos participantes en el mercado,
productos y servicios sustitutivos, el poder de negociación de proveedores y clientes. La
ventaja competitiva puede alcanzarse al estimular la capacidad de una empresa de
tratar con clientes, proveedores, productos y servicios sustitutos y nuevos
competidores. Para esto la empresa puede utilizar cuatro estrategias: diferenciación de
producto (lealtad de marca), diferenciación orientada (nuevos nichos de mercado),
desarrollar ligas estrechas con competidores y proveedores(a fin de que los clientes
cambien por nuestra parca); y transformarse en productor de bajos costos (producir a
un precio menor sin sacrificar calidad).

La cadena de valor destaca las capacidades de las actividades que agregan un

margen de valor a los productos o servicios de la empresa indicando dónde los
sistemas de información pueden ser mejora aplicados para alcanzar una ventaja
competitiva. El modelo contempla a la empresa como una serie o “cadena” de
actividades básicas que añaden un margen de valor a los productos. Estas actividades
pueden clasificarse en primarias (orientadas a la producción de los productos y
servicios de la empresa) y de apoyo (las que hacen posible que puedan ocurrir las
actividades primarias- Ej.: infraestructura, RRHH, tecnología y abastecimiento)

Sistemas para enfocarse al nicho de mercado

Un sistema de información puede proporcionar a las empresas una ventaja competitiva

al producir ésta para mejorar sus técnicas de ventas y mercadotecnia. Tales sistemas
tratan a la información como un recurso que puede ser “explotado” por la institución
para incrementar rentabilidad y la penetración en el mercado.

Enlaces con clientes y proveedores

Se pueden instalar terminales enlazadas entre la institución y el proveedor, que

permitan que cuando se necesiten productos e insumos, sencillamente se cargue en la
terminal del sistema dedicada a este fin y se realice el pedido de manera automática.

Los sistemas que enlazan a una empresa con sus clientes, distribuidores o proveedores
se llaman sistemas interinstitucionales porque automatizan el flujo de información a
través de las fronteras institucionales. Permiten que la información o capacidades de
procesamiento de una institución mejoren el desempeño de otros o mejoren las
relaciones. Los sistemas interinstitucional que proporcionan servicios a diferentes
instituciones al integrar muchos vendedores y compradores crean un mercado
electrónico.

Sistemas para abatir costos

Todos los sistemas nombrados, son estratégicos porque ayudan a las empresas a
abatir de manera significativa sus costos internos, permitiéndoles dar productos y
servicios a menores precios que los de sus competidores. Al abatir los costos de
operación, incrementar las utilidades y hacer que las empresas sean más eficientes,
tales sistemas contribuyen a la supervivencia y prosperidad de la empresa.

Implicaciones para los administradores y las instituciones

Los sistemas de información pueden tener implicaciones estratégicas para las

operaciones internas de la institución y pueden alterar los balances críticos con los
factores externos del medio ambiente, como los nuevos productos y servicios, los
clientes y los proveedores.

Contrarrestando las fuerzas de la competencia

Queda demostrado que las empresas pueden usar sistemas estratégicos de

información para manejar las diversas fuerzas de la competencia. Por ejemplo cuando
las empresas emplean sistemas de información para proporcionar productos y servicios
que no pueden ser fácilmente duplicados o que sirven a mercados altamente
especializados, pueden hacer que suban los costos de entrada de otro competidores.
Pueden también contrarrestar las fuerzas de la competencia al “encerrar” a los clientes
y proveedores; éstos pueden hacer que los costos de cambiar de un producto a otro
resulten prohibitivos. Otro ejemplo puede ser el rápido cambio de la base de
competencia. Pueden crear nuevos productos o servicios para diferenciarse de la
competencia.

En general, los sistemas estratégicos de información proporcionan ventajas de mercado

significativas (aunque por lo común temporales) principalmente incrementando los
costos de entrada de competidores. Las empresas pueden construir sobre la base de
sus éxitos iniciales y apoyar el desarrollo de un flujo de aplicaciones innovadoras si
cuentan con el personal para apoyar sus sistemas de información y si entienden la
importancia estratégica de la información.

Alianzas estratégicas y sociedades de información

Cada vez más las empresa emplean sistemas de información para obtener ventajas
estratégicas al entrar en alianzas con o tras empresas donde ambas operan al
compartir recursos o servicios. Tales alianzas son, las sociedades de información, en
donde dos o más empresas comparten información para obtener ventajas mutuas. Ej.:
empresas que otorgan puntos en programas de viajeros frecuentes con las tarjetas de
créditos.

Que es lo que los administradores pueden hacer

Los administradores deben determinar cómo puede la institución construir sistemas de
información de importancia estratégica. Algunas preguntas que los administradores
deben hacerse son:

 ¿Cómo se emplean en cada sector las tecnologías de información y

comunicación?
 ¿Cuál es la dirección del cambio tecnológico dentro del sector. De donde vienen
los impulsos del cambio?
 ¿Se tienen oportunidades estratégicas significativas a ser obtenidas al introducir
tecnología de sistemas de información en el sector? ¿Pueden los sistemas de
información alterar las bases de la competencia, al modificar cotos, generar
nuevos productos, reforzar el poder de la empresa para negociar con
proveedores?
 ¿Qué tipos de sistemas son aplicables al sector industrial?

Una vez que la naturaleza de los sistemas de información es entendida en el sector, los
administradores deben voltear a sus instituciones y hacer otras preguntas importantes:

 ¿La institución va adelante o a la zaga del sector en cuanto a sus aplicaciones de

los sistemas de información?
 ¿Cuál es el plan estratégico actual del negocio y cómo se acopla con la estrategia
de servicios de información?
 ¿Las tecnologías de información que actualmente están en uso han sido de alta
rentabilidad para el negocio?
 ¿Un incremento significativo en el presupuesto de servicios de información
tendría como resultado un avance significativo para la empresa?

Una vez que tales cuestiones hayan sido consideradas, los administradores pueden
tener una visión más aguda sobre si sus instituciones están preparadas para los
sistemas de información.
Los sistemas de información y las instituciones

La relación entre las instituciones y los sistemas de información

Existe una relación biunívoca entre los sistemas de información y las instituciones,
ejercen entre sí una influencia mutua. Por otra parte, los sistemas de información deben
alinearse con la institución para proporcionar la información que necesitan los grupos
dentro de ella. Al mismo tiempo, la institución debe tener conciencia y abrirse a las
influencias de los sistemas de información para beneficiarse de las nuevas tecnologías.
Los sistemas de información afectan a las instituciones y éstas necesariamente afectan
al diseño de los sistemas.

Factores de mediación

Entorno
Tecnologías de
Cultura
Instituciones información
Estructura

Procedimiento estándar

¿Qué es una institución?

Su definición técnica: es una estructura social estable y formal que toma recursos del
medio ambiente y los procesa para la obtención de productos. La definición se enfoca
en tres elementos, el capital y el trabajo, que son factores primarios de la producción y
son proporcionados por el medio ambiente; y la función de producción el proceso de
transforma el capital y el trabajo en productos.

Una definición más realista y conductual de las instituciones es que éstas son un
conjunto de derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que conservan un
equilibrio delicado a lo largo del tiempo mediante el conflicto y la resolución de éste. En
esta visión, las personas que trabajan en la institución desarrollan formas habituales de
trabajo, crean arraigo en las relaciones existentes y hacen convenios con subordinados
y jefes sobre cómo ha de realizarse el trabajo y bajo qué condiciones.

Ambas definiciones se complementan.

Características comunes de las instituciones

Según Marx Weber las instituciones definidas como “burocracias” tienen en común las
siguientes características:

 Clara división del trabajo

 Jerarquía
 Reglas y procedimientos explícitos
  Juicios imparciales
 Calificaciones técnicas para los puestos
 Eficiencia máxima de tipo organizacional

Otros autores complementas las características comunes diciendo que en todas las
instituciones se desarrollan:

 Procedimientos normales de operación. Todas las instituciones con el tiempo

se estabilizan para producir un cierto número de productos y servicios. En
periodos de alta demanda las instituciones sobreviven siguiendo rutinas
establecidas de producción, reglas y procesos claramente desarrollados para
estos momentos.
 Políticas institucionales. Las instituciones están ordenadas de manera que las
personas ocupen diferentes posiciones. A raíz de estas diferentes posiciones
dentro de las instituciones se producen conflictos políticos, rivalidades y
dificultades. Las personas utilizan la política para obtener todo lo que el puesto
significa: paga, posición, respeto, prestigio, etc. La resistencia política es uno de
los principales frenos al desarrollo de sistemas de información de cambio
organizacional.
 Cultura organizacional. Es el conjunto de supuestos fundamentales sobre
cuáles son los productos a producir por la institución, como y donde producirlos y
para quien debe producirse. Es un fuerte freno al cambio, específicamente al
tecnológico.

Niveles de análisis

En todas las instituciones existen niveles, quien los ocupa, y que tareas se asigna a
esos distintos niveles. El impacto de los sistemas de información probablemente es
distinto para los diferentes niveles y grupos dentro de una institución. Cada nivel dentro
de la institución tiene diversas preocupaciones y un marco de referencia distinto para el
análisis.

A los niveles de organización individual y de grupo pequeño, los sistemas de

organización se apegan a una tarea, puesto o proyecto individual. A los niveles
departamentales o divisionales, los sistemas de información tienen que ver con una
función, un producto o servicio particular de la empresa. A los niveles institucionales,
interinstitucionales o redes de instituciones, los sistemas de información dan soporte a
productos, servicios y objetivos múltiples y facilitan las alianzas y la coordinación entre
dos distintas instituciones o grupo de éstas.

¿Cómo afectan las instituciones a los sistemas de información?

Las instituciones tienen un impacto en los sistemas de información debido a las

decisiones tomadas por los administradores y los empleados. Los administradores
deciden sobre el diseño de los sistemas, también emplean la tecnología de información.
Los administradores son quienes determinan quien construye y opera los sistemas, en
última instancia, son los que proporcionan los argumentos para construir los sistemas.

¿Cómo afectan los sistemas de información a las instituciones?

Existen diferentes teorías para este punto:

  Teorías económicas: microeconómica, del costo de las operaciones y de los
agentes.
 Teorías conductuales: de la decisión y el control, de las ciencias sociales y
posindustrial

Resistencia institucional al cambio

Como los sistemas de información cambian potencialmente la estructura, cultura,

políticas y trabajo de una institución, a menudo se encuentra una resistencia
considerable a ellos al momento de introducirlos.