CORPORACION UNIVERSITARIA DE ASTURIAS

GERENCIA DE PROYECTOS
DIPLOMADO

CASO PRÁCTICO UNIDAD 3

MILTON GILDARDO MOLANO CIFUENTES

CORPORACION UNIVERSITARIA ASTURIAS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
ECONOMIA
BOGOTA
2020
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CASO PRACTICO UNIDAD 3

GERENCIA DE PROYECTOS
DIPLOMADO

MILTON GILDARDO MOLANO CIFUENTES

TUTOR ACADEMICO
Jaime Ávila Álvarez

CORPORACION UNIVERSITARIA ASTURIAS

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
ECONOMIA
BOGOTA
2020
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Contenido

Tema Pagina
Grupo de procesos de inicio………………………5
Grupo de proceso de planificación……………….5
Grupo de proceso de Ejecución…………………..6
Grupo de proceso de control……………………...6
Grupo de proceso de Cierre………………………7
Resumen grafico…………………………………..10
Conclusiones……………………………………….11
Bibliografía…………………………………………12
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Introducción

La dirección de proyectos, se desarrolla bajo 5 grupos de procesos. Estos se definen como

el conjunto de actividades estimadas en orden lógico y sistemática, que permiten el
desarrollo de un proyecto de la mejor manera, articulando acciones y actividades para
generan procesos. Estos procesos van encadenados, es decir, que no comienza un proceso
sin haber terminado otro, sin embargo, hay procesos superpuestos, sin perder su sentido
lógico y practico. Cada grupo de procesos tiene una función específica, con sus propios
entregables, es una especie de especialización al interior de los proyectos, con el fin de
hacerlos más agiles y sistémicos.

En este caso práctico, se describen los diferentes grupos de procesos con sus respectivas
funciones, su alcance y su naturaleza.
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1. Grupo de Procesos de inicio.

Antes de iniciar cualquier proyecto o una nueva fase de algún proyecto que ya exista, es
necesario contar con la autorización correspondiente, en esencia, de esto es de lo que se
encarga el Grupo de Procesos de Inicio, el cual agrupa 2 procesos: El proceso de
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto y el proceso de Identificar a los
Interesados.

Es en este grupo de procesos donde se define el alcance inicial y se comprometen los

recursos financieros iniciales. Además, se identifican los interesados internos y
externos que van a participar y ejercer alguna influencia sobre el resultado global del
proyecto. Finalmente, si aún no hubiera sido nombrado, se selecciona el director del
proyecto. Esta información se registra en el acta de constitución del proyecto y en
el registro de interesados.

El propósito clave de este Grupo de Procesos es alinear las expectativas de los interesados
con el propósito del proyecto, darles visibilidad sobre el alcance y los objetivos, y mostrar
cómo su participación en el proyecto y sus fases asociadas puede asegurar el logro de sus
expectativas. Estos procesos ayudan a establecer la visión del proyecto: qué es lo que se
necesita realizar.

2. Grupo de Procesos de Planificación

Tiene como función principal, trazar la estrategia y las tácticas, así como la línea de
acción o ruta para completar con éxito el proyecto o fase. Los procesos pertenecientes a
este grupo son: Desarrollar el plan para la dirección del proyecto, Planificar el alcance de la
gestión, Recopilar requisitos, Definir el alcance, Crear la EDT, Planificar la gestión del
cronograma, Definir las actividades, Secuenciar las actividades, Estimar los recursos de las
actividades, Estimar la duración de las actividades, Desarrollar el cronograma, Planificar la
gestión de costos, Estimar costos, Determinar el presupuesto, Planificar la gestión de la
calidad, Planificar la gestión de recursos humanos, Planificar la gestión de las
comunicaciones, Planificar la gestión de riesgos, Identificar riesgos, Realizar análisis
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cualitativo de riesgos, Realizar análisis cuantitativo de riesgos, Planificar la respuesta a los

riesgos, Planificar la gestión de las adquisiciones y Planificar la gestión de los interesados.

El extenso listado anterior, demuestra por qué el Grupo de Procesos de

Planificación requiere de una particular atención, es el grupo con el mayor número de
procesos, pero, además, es el único grupo que involucra a las 10 Áreas de Conocimiento.

3. Grupo de procesos de Ejecución.

Es momento de ejecutar ese proyecto que nos autorizaron en el Grupo de Procesos de

Inicio y de realizar una a una, las actividades que planeamos en el Grupo de Procesos de
Planificación. Quienes prefieren dedicar poco tiempo a la planeación, se sienten a gusto de
comenzar a poner manos a la obra, pues para muchos es más reconfortante meterse de lleno
a la ejecución que estar preparando documentos y calendarios de actividades.

De acuerdo al PMBOK, el Grupo de Procesos de Ejecución está compuesto por aquellos

procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del
proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. Este Grupo de Procesos
implica coordinar personas y recursos, gestionar las expectativas de los interesados, así
como integrar y realizar las actividades del proyecto conforme al plan para la dirección del
proyecto.

Los procesos que pertenecen a este grupo son: Dirigir y gestionar la ejecución del
proyecto, Realizar aseguramiento de calidad, Adquirir el equipo del proyecto, Desarrollar el
equipo del proyecto, Dirigir el equipo del proyecto, Gestionar las comunicaciones, Efectuar
adquisiciones y Controlar los compromisos con los interesados. Principalmente en estos 8
procesos se utilizará la mayor parte del presupuesto.

Es muy probable que al estar ejecutando las actividades planeadas, será necesario
actualizar los documentos de planeación. Por ejemplo, cambiar la duración prevista de
actividades, detección de riesgos no previstos al inicio del proyecto, elevación de costos y
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otras variaciones que pueden requerir de un análisis detallado por parte de la dirección de
proyectos. Es por esta razón que se dice que los vínculos entre los Grupos de Procesos son
de naturaleza iterativa, el Grupo de Procesos de Planificación proporciona al Grupo de
Procesos de Ejecución un plan documentado para la dirección del proyecto en una de las
etapas iniciales del proyecto y más adelante, este grupo le provee actualizaciones al Grupo
de Procesos de planificación.

Al momento de estar ejecutando estos procesos en el transcurso del proyecto, muchas

veces desearíamos poder regresar el tiempo y hacer una planeación más detallada, pero al
ser imposible, entrarán en juego las habilidades en dirección de proyecto para poder superar
los retos que se nos presenten. Formar un buen equipo de trabajo, saberlo dirigir, entrar en
contacto con proveedores, definir y gestionar correctamente las comunicaciones con los
interesados, son solo algunas de las habilidades con las que debe contar el director de
proyecto.

Superar adecuadamente el Grupo de Procesos de Ejecución, traerá como resultado los

entregables que se esperan del proyecto. Resulta casi imposible planear y que todo salga
bien, es importante reconocer en que punto de la planeación se falló y saber contestar de
forma adecuada ante las eventualidades que se presenten.

4. Grupo de Procesos de Monitoreo y Control: Las funciones principales de este grupo

son:

Medir el desempeño del Proyecto, es decir, comparar lo que está planificado en el

Proyecto con lo que realmente se está ejecutando y, en el caso de identificar algún tipo de
problema, hacer cambios, a través del proceso integrado de cambios,.

Recopilar, medir y distribuir la información relativa al desempeño del Proyecto, y en

evaluar las mediciones y las tendencias que van a permitir efectuar mejoras en el proceso
del Proyecto. Esto, a su vez facilita:
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Monitoreo continuo del Proyecto permite al equipo de dirección del Proyecto conocer la
salud del proyecto e identificar las áreas que puedan requerir una atención especial

El control del Proyecto incluye la determinación de acciones preventivas o correctivas

Monitorear y Controlar los Trabajos del Proyecto, da seguimiento, revisa e informa del
avance de los trabajos del Proyecto con el objetivo de cumplir con las metas estipuladas
para el Proyecto (con objetivo de Proyecto).

El Grupo de Procesos de Monitoreo y control del Proyecto permite a los

Stakeholders comprender el estado actual de los procesos del Proyecto.

El Grupo de Procesos de Monitoreo y control del Proyecto permite tomar medidas

oportunas frente a una situación concreto que se produzco a lo largo del Ciclo de Vida del
Proyecto.

El Grupo de Procesos de Monitoreo y control del Proyecto permite hacer proyecciones

de presupuesto, de cronograma y de alcance del Proyecto.

4. Grupo de proceso de cierre

Es el encargado de gestionar todo el proceso de cierre del proyecto.

Básicamente se encarga de gestionar de manera integral aquellos procesos realizados

para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos, a fin de cerrar
formalmente el proyecto o una fase del mismo.

En un escenario ideal, el cierre del proyecto debe ser un paso natural después de haber
cumplido con los objetivos planeados al inicio del proyecto. Sin embargo, una vez iniciado
el proyecto se pueden presentar distintos escenarios, como la cancelación prematura por
falta de pagos, por inconformidad de algunos de los interesados o por objetivos no
cumplidos, en fin, para estos casos, este Grupo de Procesos también establece formalmente
el cierre.
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Resulta igual de importante dar inicio a un proyecto, como lo es, ejecutar las actividades
necesarias para elegante y apropiadamente cerrar el proyecto. Dentro de las actividades
recomendadas para el cierra se encuentran:

• Reunión para concluir el proyecto: Una reunión que incluya el equipo del proyecto,
patrocinador e interesados apropiados para formalmente concluir proyecto. Esta reunión
debe ser una recapitulación tanto de las acciones que dieron buen resultado, como las que
no.

• Declarar el éxito o fracaso: En ciertas ocasiones es obvio decidir si un proyecto tuvo éxito
o no, pero en otras, es mucho más complicado. Para ello, es importante definir por
adelantado cuáles son los criterios de éxito.

• Transición de la solución para su soporte: En caso de ser necesario, se debe realizar una
transición a la organización, que incluya la transferencia de conocimiento al equipo de
soporte, actualización y entrega de la documentación, entre otras cosas.

• Renovación de los archivos del proyecto: Se debe determinar con la organización, qué
materiales del proyecto deberían ser turnados al equipo de soporte, cuáles destruidos o
respaldados.

• Revisiones de desempeño: Resulta adecuado hacer revisiones de desempeño, tanto al

director del proyecto, como a cada uno de los miembros del equipo.

• Reasignar el equipo de trabajo: Todo miembro remanente del equipo debería ser
reasignado cuando todas las actividades sean completadas.

Es responsabilidad del director del proyecto revisar toda la información que con
anterioridad se haya generado, derivada de cada uno de los cierres de las fases del proyecto,
con el fin de asegurarse de que todo el trabajo del proyecto está completo y de que se han
alcanzado los objetivos. El proyecto no se considera completo hasta que las actividades de
cierre sean ejecutadas.
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Resumen gráfico.
En General: Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos

G Procesos G de G de GP
de inicio procesos de procesos Monitoreo y
planificación de control
ejecución

G P de cierre
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Conclusiones:

Un Proceso de Dirección de Proyectos, es un conjunto de acciones y actividades

interrelacionadas que se llevan a cabo para alcanzar un conjunto previamente especificado
de resultados, productos y/o servicios.

Ciclo de Vida del Proyecto: Como ya se ha comentado en entregas anteriores, un Project

Manager dirige Equipos de Proyectos dedicados a procesos productivos, los cuales se
alinean en un ciclo de vida del Proyecto.

El Dirección de Proyectos, cada uno de los actores implicados en el Proyecto trabaja y une
sus esfuerzos a otros para cumplir las fases del Proyecto. El director del proyecto es la
figura que las dirige.

Los cinco grupos de procesos son:

Grupo de Procesos de Inicio.
Grupo de Procesos de Planificación.
Grupo de Procesos de Ejecución.
Grupo de Procesos de Monitoreo y Control.
Grupo de Procesos de Cierre.
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Bibliografía.

Dinsmore, P.C. Human Factors in Project Management (Revised Edition). New York, NY:
American Management Association, 1990.

Levin, G. and Flannes. S. Essential People Skills for Project Managers. Vienna, VA:
Management Concepts Inc., 2005.

Verma, V. K. Managing the Project Team. Newtown Square, PA: PMI, 1997.

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del
PMBOK®) 2008— Cuarta edición