Una Solución Efectiva para Facilitar los Procesos de las

Instituciones Educativas, ajustado a las necesidades específicas del

sector, COLEGIOS -GAFIN les ofrece de forma integrada todos los
módulos de Tesorería, Secretaría, Docentes y Padres, para que los
Colegios puedan suministrar mejores servicios cada día.
 SOLUCION SOFTWARE - COLEGIOS
La siguiente es la oferta de productos y servicios que ofrece Softgafin para
Colegios:
 Solución para administrar la Cartera,
 Calificaciones
 Boletines de los alumnos.
 Arquitectura Web que facilita la gestión administrativa, docente y de
padres de familia.
 EN QUÉ CONSISTE ESTE NUEVO SISTEMA

 Funcionalidad: TESORERIA, SECRETARIA, DOCENTES Y PADRES:

 Manejo de Familias.
 Datos básicos de los Alumnos y Acudientes.
 Elaboración de Recibos o FACTURAS de matriculas y/o pensiones.
 Generar Recibos de Caga y Notas de Ajuste.
 Cargue se pagos realizados por medio del Banco o por PSE.
 Cargue de transacciones al programa contable que tenga el colegio.
 Estado de cuenta por Alumno o Familia.
 Calificaciones, una a nivel evaluativa con letras E)xcelente, S)obresaliente,
A)ceptable, D)eficiente, I)insuficiente, etc. y otra a nivel numérico, por lo que
le facilita que puedan sacar los BOLETINES en cualquiera de las dos
modalidades.
 Control de calificaciones por Docente.
 Lista de Alumnos a calificar, consultas de calificaciones por Alumno(a).
 Boletines para que los padres los puedan bajar por Internet.
 CARACTERISTICAS DEL SISTEMA

 Plataforma JAVA: El sistema está desarrollado bajo plataforma JAVA (JE2).

 Bases de Datos MySql: Se toma esta Base de Datos, por tener Amplia
funcionalidad, Seguridad para los Datos de aplicativos WEB, Base de Datos
GPL (Libre).
 Servidor: SOFTGAFIN LTDA, instalará las aplicaciones de los COLEGIOS en
su página o si el Colegio está en capacidad de tener sus propios servidores
SOFTGAFIN LTDA, realizará el respectivo montaje.
 Instalación: SOFTGAFIN LTDA, instalará los aplicativos en un SERVIDOR
que cumpla con los requerimientos establecidos, tanto en capacidad de
almacenamiento, como en seguridad de los datos.
 Implementación: Se puede hacer en las instalaciones del Colegio, si este tiene
la capacidad de adquirir un Servidor de DATOS y Comunicaciones, de lo
contrario se trabajara en el servidor asignado por SOFTGAFIN LTDA
(www.colegiosgafin.com).
 GENERALIDADES DEL NUEVO SISTEMA.

 SOFTGAFIN LTDA, tiene actualmente el Sistema COLEGIOS en versión DOS,

lo que le ha dado gran experiencia en este tipo de mercado.

 Identificando las necesidades actuales de información y agilidad que requieren lo

Colegios, SOFTGAFIN LTDA. ha creado el SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN
WEB, el cual está desarrollado en ambiente WEB de manera que el cliente pueda
acceder a este sistema desde cualquier lugar del mundo, con todas las
características de seguridad.

 Quienes lo adquieran, tendrán acceso a esta nueva solución vía web, donde
encontrarán la funcionalidad requerida, para la operación efectiva de su Institución
Educativa (COLEGIOS).

“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”

 GENERALIDADES DEL NUEVO SISTEMA

 Plataforma JAVA: El sistema está desarrollado bajo plataforma JAVA (JE2).

 Bases de Datos MySql: Se toma esta Base de Datos, por las siguientes razones
fundamentas:
- Amplia funcionalidad.
- Seguridad para el manejo de aplicativos vía WEB.
- Por ser una Base de Datos GPL (Libre) el Colegio no incurre en costos por
cada usuario conectado.
- Desarrollo y soporte.

 Servidor: SOFTGAFIN LTDA, instalará las aplicaciones de los COLEGIOS en su

página o si el Colegio está en capacidad de tener sus propios servidores
SOFTGAFIN LTDA ó en COLEGIOS ONLINE COLOMBIA, donde realizará el
respectivo montaje.

“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”

 EN QUÉ CONSISTE ESTE NUEVO SISTEMA
Tesorería: Este modulo está orientado al manejo de la Cartera que adeuda cada Alumno, donde
se puede generar los Recibos (Facturas) de cobro de Matriculas, Pensión o Cobros adicionales.
Al ser generada una cartera por Alumno(a), el sistema le permite tener facilidad de bajar los
Pagos que se realizan por medio de los Bancos o PSE, donde cada pago es aplicado a cada uno
de los Alumnos. El colegio está en la capacidad de sacar un informe de Cartera por Curso o
Estados de Cuenta por Alumno o Familia. También puede hacer un control de Ingresos por
conceptos que no son de Cartera (Fotocopias, Certificados, etc.), elaborar Notas de Ajuste que
considere necesario.

Secretaría: Este modulo es de gran importancia en los Colegios, para el manejo de todos los
datos básicos de los Docentes, Aéreas, Materias, Indicadores, Logros, Frases de FDR, toda la
carga académica del Docente. Con base en la información anterior se procede hacer las
respectivas calificaciones, donde el sistema le permite manejar diferentes periodos académicos
(Normales, Promedio o Definitivas) y por cada uno de ellos manejar (N) periodos dentro del
año electivo. Tipos de Calificaciones, una a nivel evaluativa con letras E)xcelente,
S)obresaliente, A)ceptable, D)eficiente, I)insuficiente, etc. y otra a nivel numérico, por lo que
le facilita que puedan sacar los BOLETINES en cualquiera de las formas en que haya
calificado.
“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”
 BENEFICIO PARA LOS DOCENTES
Este modulo consta de opciones especiales, para que el Docente pueda ingresar los
Indicadores, Logros, Frases FDR y las respectivas Calificaciones por Curso y Alumno.
Tener consultas de todo lo que ha calificado, revisar promedios, hacer seguimiento a un
determinado Curso o Alumno(a).

 Los profesores pueden ingresar desde cualquier sitio, vía Internet.

 Pueden ingresar a: Indicadores, Logros, Frases y Recomendaciones.

 Pueden revisar y corregir en línea sin necesidad de depender de Secretaría.

 Cuando se está calificando, el docente puede hacerlo en Línea en la medida que

lo estime conveniente, lo que permitirá al Colegio tener las Notas en tiempos
reales.

 La Secretaría solo revisará que la impresión y los datos que debe traer el Boletín,
cumplan con las normas exigidas por el Colegio.

“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”

 BENEFICIOS PARA LOS PADRES DE FAMILIA
Este modulo es importante, es por donde los Padres de Familia pueden entrar a revisar el Estado
de Cuenta, de cada uno de sus Hijos, que Alumno(a)s están en el curso en que esta su Hijo, que
Docentes son los que están dictándole Clase a sus hijos y que materias manejan cada uno de ellos,
los promedio de las calificaciones que llevan, poder enviar correo a los compañeros de curso de su
hijo(s). Este modulo le presenta varias alternativas al Padre de Familia, es importante que el
Colegio resalte las bondades que se le pueden ofrecer.

 Los padres podrán ingresar todos los datos básicos del Alumno(a), permitiéndole
actualizar los datos de sus hijos en línea.
 Les permite consultar su estado de cuenta con el Colegio a nivel de Cartera.
 Pueden revisar qué pagos han realizado.
 Conocer los Docentes que están asignados en las diferentes materias que tienen sus hijos.

 Pueden recibir datos en línea a sus correos.

 Pueden recibir los Boletines en Línea y/o poderlos imprimir en el momento que lo
deseen en forma segura, siempre y cuando estén al día con el Colegio.
 Pueden mantener una comunicación continua y permanente, lo cual es muy importantes
tanto para el Padre de Familia como para el Colegio.

“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”

 IMPLEMENTACION

 Tipo de Aplicación: Esta aplicación está desarrollada vía WEB.

 Las consultas se pueden realizar desde cualquier equipo, siempre y cuando este
tenga acceso a Internet.

 Se pueden originar accesos a los Padres de Familia, Docentes y Administradores

del Colegio, para que consulten sus Estados de Cuenta, dando restricciones de
seguridad.

 Las modificaciones que se realicen al aplicativo quedan en tiempo real, una vez
que han cumplido con los requisitos de calidad.

 Conectividad con Contabilidad GAFIN: Al ser desarrollado el aplicativo

directamente por nosotros, garantizamos que toda la información de Cartera
aplique directamente a la Contabilidad GAFIN.

“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”

 SERVICIOS QUE OFRECEMOS

 Tiempo de Acompañamiento: El acompañamiento será permanente, ya que cada

Colegio tendrá soporte individual, el cual se establece a través del Contrato
Permanente de Asesoría.

 Si existen nuevos desarrollos o ajustes necesarios en cualquier momento se

ejecutarán y se pondrán en marcha sin costo adicional para el COLEGIO.
 Capacitación a los Usuarios: Los usuarios se empezarían a capacitar a medida que
se está instalando el sistema de Tesorería, Secretaria, Docentes y Padres. Una vez
terminado el tiempo de montaje, se realizará una capacitación global del sistema
instalado en un sitio asignado por el Colegio. A los padres de familia se les enviará
un instructivo, para el manejo de este nuevo sistema de información.

 Código Fuente: Todo el CODIGO FUENTE desarrollado pertenece a

SOFTGAFIN LTDA, si el COLEGIO quiere que el CODIGO FUENTE quede de
su propiedad, este tendrá un costo, el cual se establecería entre las partes.

“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”

 CONTRATACION
El Colegio contratará el Programa “COLEGIOS GAFIN” y su mantenimiento
permanente, el cual se discrimina de la siguiente manera:

 Instalación: SOFTGAFIN LTDA, instalará los aplicativos en un SERVIDOR que

cumpla con los requerimientos establecidos, tanto en capacidad de
almacenamiento, como en seguridad de los datos.

 Esta implementación se puede hacer en las instalaciones del Colegio, si este tiene
la capacidad de adquirir un Servidor de DATOS y Comunicaciones, de lo contrario
se trabajara en el servidor asignado por SOFTGAFIN LTDA
(www.colegiosgafin.com), lo cual es más aconsejable y menos costoso.

 Licencia por Usuario: El sistema esta desarrollado de manera que el único que
puede dar acceso a los Usuarios del Colegio, es el mismo Colegio.

 Asesoría: El COLEGIO tendrá un Contrato Permanente de Asesoría con

SOFTGAFIN LTDA, cuya vigencia es vitalicia, puesto que es parte del Programa,
con el fin de darle mantenimiento todo el tiempo al sistema de COLEGIOS
GAFIN.
“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”
 COSTOS Y FORMAS DE PAGO DE LA IMPLEMENTACION

Costo Total de la Instalación y la Implementación del Programa COLEGIOS GAFIN,

esta soportado por cada Alumno(a), donde cada uno de ellos cancelara un valor mensual.

SOFTGAFIN LTDA, cobrar una mensualidad a parir del momento en que instale el
Sistema Colegios GAFIN, de acuerdo a la cantidad de Alumnos que maneje el Colegio, el
cobro mensual deberá ser cancelado hasta que el Colegio decida no seguir mas con el
sistema Colegios GAFIN .

Si el Colegio tiene la Capacidad de instalar el sistema en los Servidores del Colegio y tiene
dirección IP Fija, la instalada del sistema en el Colegio tendrá un costo y se evaluara el
valor de Contrato de Asesoría Mensual.

A los valores que se cobren, se les debe adicionar el 16% del IVA.

Forma de Pago : Mensual dentro de los Cinco (5) primeros días de cada mes.

“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN”

 CONTRATO PERMANENTE DE ASESORIA

El Contrato Permanente de Asesoría incluye:

 Desarrollo de los procesos de acuerdo a lo estipulado en el manejo de

TESORERIA, SECRETARIA, DOCENTES y PADRES.

 Licencia para todos los usuarios que estime el Colegio.

 Capacitación a los usuarios designados por EL COLEGIO.

 Soporte técnico y funcional del sistema para funcionarios del Colegio.

 Ajuste a los procesos, nuevos requerimientos y sugerencias que hagan los

COLEGIOS o el Ministerio de Educación.

“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN” 15

 COSTOS DEL CONTRATO DE ASESORIA

Con el fin de dar el mantenimiento permanente al sistema, así como el

correspondiente soporte, se suscribe un contrato de asesoría según la
siguiente tabla:
Estrato Cobro Mensual Costo Anual por
por Alumno Alumno
1 $ 600 $ 7.200
2 $ 750 $ 9.000
3 $ 1.000 $12.000
4 $ 1.300 $ 15.600
5 $ 1.700 $ 20.400
6 $ 2.000 $ 24.000

“SISTEMA DE COLEGIOS GAFIN” 16

 Metodología de Implementación
Gerencia del Proyecto

Planeación Preparación Ejecución Cierre Soporte

•Planificación Inicial •Instalación •Capacitación a los •Aceptación de •Monitoreo del
del proyecto aplicativos en interesados resultados sistema
plataforma de
hardware/software •Validación y
•Aceptación de la configuración de •Salida en operación •Cierre de asuntos
propuesta, contrato, parámetros con el nuevo sistema pendientes
equipo del proyecto •Levantamiento y
recolección de los •Validación de la
•Cargue Saldos e •Inicio soporte post
requerimientos de la satisfacción de los
•Socialización de la Ingreso de venta
empresa resultados odtenidos
metodología de información de la
implementación operación
•Organización del
Personal que •Validación
•Entrenamiento en intervendrá en el resultados
las generalidades del proceso
sistema •Ajustes y configuración
a la parametrizacion

Duración: 15 a 30 días calendario

 Razón Social Dirección Teléfonos
COLEGIO DON BOSCO AV. DORADO No. 69 - 96 2630808

BUHLER S.A. AVENIDA CALLE 127 N. 16 76 OF.706 6279354

CENTRO COMERCIAL CIUDAD TUNAL CALLE 47B N. 24B-33 SUR 2057161

COLEGIO SALESIANO MOSQUERA MOSQUERA CUNDINAMARCA 8277750/8277777

CENTRO COMERCIAL UNICENTRO AVENIDA 15 N. 123-30 OFICINA 219 2138121

CENTRO COMERCIAL Y DE NEGOCIOS ANDINO CARRERA 11 N. 82-71 PISO 3 ADMINISTRACCION 6213111

COLEGIO FUNDACION MARYMOUNT CALLE 169 B No. 74 A - 20 6699077

DISAM LTDA CALLE 19 12 90 3342888

COLEGIO HIJAS DE CRISTO REY AV. CALLE 138 No. 58 D - 50 2262432

ENERGIA Y ELECTRIFICACION S.A. CARRERA 12 N. 13 - 35 2841177

FENALCO BOGOTA CARRERA 4 N. 19-85 3500699

COLEGIO DIVINO SALVADOR CARRERA 75 No. 162 – 05 6815635/6815360

FONDO DE EMPLEADOS DE SHOTT ENVASES AUTOPISTA MEDELLIN GLORIETA SIBERIA 3353600

GALERIAS CIUDADELA COMERCIAL CALLE 54 N. 26 - 41 3470419

GAS NATURAL VEHICULAR SAN BUENAVENTURA CALLE 161 A N. 39 - 99 6774315

HIGH QUALITY ENGINERING CARRERA 12 N. 79-32 3171630

INMOBILIARIA LA SOLEDAD CALLE 36 NO 20-17 2881291

MESA HERMANOS S EN C CALLE 12 N. 14 - 31 3800800

MORIAH COMPANY LTDA CARRERA 13 No. 27 - 00 OFICINA 802 2839400

OG PUBLICIDAD LTDA CALLE 9 N. 27-82 4085173

PRODUQUIMICA DE COLOMBIA S.A. CRA 16 NO. 39-33 2880624

SEPECOL LTDA CALLE 83 BIS N. 24-78 2360818

SUPERBODEGA MAICAO P.H. CRA.45A N. 197-75 6763240

Es un Sistema Integrado de Información, ajustado a las
necesidades específicas del sector. GAFIN les ofrece de forma
integrada todos los módulos (Contabilidad, Proveedores,
Tesorería, Activos, Cartera, Facturación, Inventarios,
Propiedad Horizontal, CrediPagos) que están relacionados,
logrando así, el mejor programa de Gestión Administrativa y
Financiera para las empresas de los diferentes sectores
económicos.
 Informes: Cel. 319 420 10 38
jfavendano@colegiosonlinecolombia.com

Bogotá D.C. – Colombia

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