SENA.SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE.

Organización Documental en el Entorno Laboral

Ensayo Aplicación de Tablas de Retención Documental

Elaborado por : Yanixia Sánchez

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 Ensayo Aplicación de Tablas de Retención Documental

La obligatoriedad de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD)

establecida por la Ley General de Archivos - Ley 594 de 2000- para todas las entidades
públicas y privadas con funciones públicas, ha impulsado un importante mejoramiento, en la
gestión documental de muchas entidades públicas, gracias a que la adecuada organización de
los documentos ha permitido entre muchas ventajas:

- Una ubicación oportuna de los documentos para el momento en que el usuario interno o
externo lo requiera.

- Cumplir con los tiempos establecidos para la entrega de la información

- La selección y conservación garantizada de los documentos que tienen carácter

permanente.

- El fácil acceso a la información, gracias a la ubicación de los documentos de acuerdo a su

ciclo vital.

- La optimización de las transferencias primarias y secundarias.

En este sentido, la implementación de las TRD, desde la perspectiva administrativa ha

cobrado en Colombia una gran importancia, ya que facilita el manejo de la información al
contribuir con la racionalización de la producción documental, además de ayudar a la
administración a la prestación de un servicio efectivo, mediante la facilidad de control y acceso
a los documentos generados durante los tiempos de retención estipulados.

Este impulso legal, ha permitido que en la actualidad las TRD sean una herramienta
archivistiva dinamizadora de la acción estatal, al apoyar adecuadamente los requerimientos
de fluidez en los proceso informativos y de transferencia de las entidades públicas.

Un caso de la aplicación de las TDR, que merece mención es el proyecto de digitalización

documental llevado a cabo por la Registraduría Nacional del Estado Civil, cuyo propósito ha
sido la creación de una base de datos centralizada de las actas registradas en las diferentes
Oficinas y Unidades de Registro Civil.

Este Mega Proyecto de Modernización Tecnológica implementado en los últimos años en

Colombia, según los datos de la registraduría ha permitido la la digitalización de 42 millones y
la grabación de 12 millones de registros civiles para tener las bases de datos de imágenes y
texto actualizadas en 45 millones de registros.

Cabe mencionar que el acuerdo 004 de 2013, no sólo busca dar cumplimiento a la Ley 594 de
2000, mediante la reglamentación de la implementación de las TRD, sino que además el
alcance de dicho acuerdo establece que las TRD se deben elaborar y aplicar tanto para la
organización y disposición de documentos físicos como electrónicos.

Por tanto, el sistema de registro civil requirió del uso e implementación de las TRD de forma
obligatoria para convertir los registros manuales y los registros de otros sistemas a registros
digitalizados dentro del sistema del Proyecto de Modernización Tecnológica, ya que estas
tablas son las que establecen la disposición final de las unidades documentarías ya sea
conservación Total, eliminación, digitalización, Selección, microfilmación etc. Lo que sin duda
contribuyó al proceso de transferencia de las unidades documentarías físicas a la base de
datos sistematizada de forma unificada. En este proceso las TRD no sólo cumplen una función
para el almacenamiento y gestión de los registros, sino que además garantizan el tratamiento
adecuado de los documentos físicos y la seguridad de la información contenida en los
mismos. Además este proceso de digitalización también trae consigo la creación de nuevas
TDR referentes al archivo electrónico de todos los documentos digitalizados.

Por otro lado, cabe destacar, que hasta 1970 los registros fueron realizados en libros
numerados cuyos datos eran escritos manualmente, el folio correspondía al número de la
página en la cual se anotaban los datos de las personas, el tomo era el número del libro y no
había duplicado, sólo original para la oficina de registro. Muchos de estos libros en la
actualidad se encuentran excesivamente deteriorados, al punto que debe determinarse si los
mismos deberán ser eliminados después de su digitalización o recuperación de la información
en ellos plasmada. En esto las TRD juegan un rol importante, puesto que en ellas deberá
indicarse su conversación o su eliminación, ademas de garantizar que los documentos
seleccionados para su conservación, tengan un carácter de permanencia y fidelidad en la
información recabada, independientemente de la transferencia qué haya sido establecida para
cada uno de estos archivos documentales, los cuales ademas poseen documentos de
respaldo que también deben estar asentados en su correspondiente TRD.

Los resultados de este proceso, en cuanto avances del Registro Nacional han sido
considerablemente importantes. Gracias a este avance tecnológico se ha logrado que hoy el
registro civil pase de ser un proceso netamente manual a tener implementadas inscripciones
en línea, que los usuarios realicen las consultas en las bases de datos desde cualquier oficina
de registro civil y la expedición de copias a partir de las imágenes digitalizadas. Al contar con
un registro civil digitalizado, se disminuyen los riesgos asociados a la manipulación de archivos
físicos: pérdida o deterioro de documentos, errores de clasificación, alteración de documentos
y mal uso de la información contenida en los mismos. Además, se reducen las restricciones
para la provisión de servicios a los usuarios por limitaciones geográficas respecto a la
ubicación de los archivos físicos.

Como se ha visto, este avance tecnológico hacia un mayor acceso a la información, es apenas
uno entre los numerosos ejemplos de la aplicación exitosa de las TRD, tal como lo establece la
Ley, cobrando cada vez más importancia en la gestión archivistica, gracias a su papel
orientador para la administración, conservación, resguardo documental y facilidad de
consulta.

BIBLIOGRAFÍA

FAVA. Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje. “Aplicación de las Tablas de

Retención Documental”

Congreso de la República de Colombia. (14 de Julio de 2000). LEY 594 DE 2000. Por medio de
la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

Registraduría Nacional del Estado Civil. “Evolución de los formatos de Registro Civil”. Nuestra
Huella, No 43, Año IV, septiembre de 2010. Colombia. Disponible en https://
www.registraduria.gov.co/Edicion-No-43-Ano-IV-septiembre-de.html#volver