FORMATO CONDICIONAL, VALIDACIÓN DE DATOS, ORDENAR Y

FILTRAR
Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición
(o criterio). Si se cumple esa condición, el rango de celdas tendrá el formato indicado; si la
condición no se cumple, el rango de celdas no tendrá ese formato. Veamos el siguiente
ejemplo:

 
Queremos que el aspecto de las celdas cambien de acuerdo a las siguientes consideraciones:

 Si la NOTA DEFINITIVA es menor que 2.0, la celda deberá tener un RELLENO de

color ROJO. 
 Si la NOTA DEFINITIVA es mayor o igual a 2.0 y menor que 3.0, la celda deberá tener
un RELLENO de color AMARILLO.
 Y por último, si la NOTA DEFINITIVA es mayor o igual a 3.0, la celda deberá tener un
RELLENO de color VERDE

Para ello, seleccionamos el rango de celdas que queremos trabajar. En este punto sería el
rango (H4:H13), nos ubicammos en la BANDA o CINTA DE OPCIONES y elegimos la opción
INICIO. Luego en el grupo de ESTILOS, elegimos FORMATO CONDICIONAL. Luego NUEVA
REGLA:
 
Aparecerá una ventana la cual elegiremos para esta ocasión la opción APLICAR FORMATO
ÚNICAMENTE A LAS CELDAS QUE LA CONTENGAN. Configuramos de acuerdo a lo
especificado en la primera consideración y establecimos el FORMATO acorde a lo planteado.
  
Damos clic en ACEPTAR y el rango de celdas se aplicará a la configuración establecida.
Podemos percatar que el cuadro al cual estamos trabajando no posee NOTA DEFINITIVA
menor que 2.0, por lo que procedemos a cambiar la nota el primer parcial de MONICA
TORRES a un 1.0. El cuadro quedaría de la siguiente forma:
  
De la misma forma aplicamos el FORMATO CONDICIONAL para cumplir con las demás
consideracones. El cuadro al final, quedaría de la siguiente forma:

 
 

VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL

La validación de datos es una funcionalidad de Excel que te permitirá establecer limitaciones
sobre los tipos de datos así como sobre los valores a introducir en una celda
determinada. Tendrás el poder de obligar a un usuario de tu hoja de cálculo a introducir un
valor correcto para las necesidades que persigue la hoja. Esto evitará infinidad de errores no
deseados y aumentará notablemente la productividad del usuario de la hoja.?
Cuando creas una nueva hoja de cálculo, podrás introducir cualquier tipo de dato con
cualquier valor en las celdas de la misma. Esto está bien en muchos casos. Sin embargo, al
utilizar esos datos con determinadas funciones o cálculos te puedes encontrar con problemas
si los datos que utilizas no son del tipo adecuado, o no tienen los valores necesarios para
alcanzar la solución del problema que te planteas.
?Si te dedicas a desarrollar hojas de cálculos para otros usuarios, esta funcionalidad de Excel
te será de vital ayuda. Los usuarios por desconocimiento o incluso por "ganas de molestar", si
les dejas la posibilidad de cometer un error al introducir un dato para realizar un cálculo, lo
cometerán.
 

¿COMO PROCEDER A VALIDAR DATOS EN EXCEL?

Ya sabes cuál es el objetivo de utilizar validaciones de datos ahora te voy a mostrar cómo
hacerlo. ?Encontrarás todas las opciones de validación de datos en el grupo de herramientas
de DATOS

La opción de este menú que debes escoger es muy evidente pues tiene ese mismo nombre.
Validación de datos. Pulsando en este menú accederás al cuadro de diálogo. En algunas
ocaciones esta opción la podrás visualizar de la siguiente forma:

?Como ya se ha comentado antes, las celdas, por defecto, permiten cualquier valor. Esto
queda reflejado en la imagen anterior, al abrir este cuadro de diálogo con el foco activo en
cualquier celda de tu hoja de cálculo. Dependiendo del criterio de validación que selecciones
en el desplegable estarás estableciendo limitaciones al tipo de dato que se puede introducir en
la celda.? Cambiando este criterio observarás como también se modifica el aspecto de este
cuadro de diálogo para ofrecerte las diferentes posibilidades de validación que tiene la opción
seleccionada.
Para el mismo ejemplo del FORMATO DE NOTAS DE SAN AGUSTÍN, seleccionaremos el
rango de celdas (E4:G13), las cuales contienen las notas de los tres cortes de cada estudiante
de la planilla. A estas celdas trabajaremos las siguientes consideraciones:

 Deben ser numero decimales entre 1.0 y 5.0, es decir, la menor nota será un 1.0 y la
máxima nota un 5.0
 Debe existir un MENSAJE DE ERROR que informe el motivo del por qué la digitación
de la nota no se presenta.

 
Para ello, en la ventana de configuración de VALIDACIÖN DE DATOS debemos colocar lo
siguiente:

En este punto configuramos que el valor a digitar sea un número DECIMAL enter 1 y 5
 
 Como en las consideraciones no se nos pide colocar u mensaje de entrada, esta ficha no
seleccionamos o aplicamos nada.
 

Y en esta última, que es el MENSAJE DE ERROR, debemos colocarle un título a esta

ventana, con un respectivo mensaje que informe la situación, para que así la persona que este
digitando pueda hacer este proceso correctamente.
  
 

ORDENAR Y FILTRAR

Inicio rápido: Ordenar datos en una hoja de cálculo 

Cuando ordena información en una hoja de cálculo, puede ver los datos de la forma que
desee y encontrar valores rápidamente. Puede ordenar un rango o una tabla de datos en una
o más columnas de datos; por ejemplo, puede ordenar los empleados primero por
departamento y luego, por apellido.

¿La forma de ordenar en Excel?

Seleccionar los datos que desea ordenar
Seleccione un rango de datos, como A1:L5 (varias filas y columnas) o C1:C80 (una
sola columna). El rango puede incluir títulos (encabezados) creados para identificar las filas o
las columnas. 
Ordenación rápida
1. Seleccione una sola celda de la columna que desea ordenar.
2. En la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en para clasificar en
orden ascendente (de A a Z o del número menor al mayor).

3. Haga clic en ZA para clasificar en orden descendente (de Z a A o del número mayor al
menor). AL dar clic en ORDENAR nos mostrará lo siguente:

En esta ventana nos dan un mayor control de la ordenación de estos datos, permitiendo con
esto, la facultad de poder realizar varios criterios de ordenación.
 

FILTRAR DATOS EN UNA TABLA DE EXCEL

Cuando coloca sus datos en una tabla, los controles de filtrado se agregan a los encabezados
de tabla automáticamente. Paa ello debemos seleccionar ese encabezado y en la BANDA O
CINTA DE OPCIONES elegir DATOS y luego FILTROS
 
Hagamos un ejemplo. Demos clic en la FLECHA del encabezado EMPLEO. 

 
En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que
filtrar. 
 
Elija FILTROS DE TEXTOS para visualizar las OPCIONES que nos ofrece esta herramienta: