Soluciones Dieléctricas SAS

Integrantes 

Anyely Yizeth Muñoz Angel

Maria Fernanda Espinosa Sacristán

Rosa Tatiana Clavijo Herrera

Vivian Stella Alvarez Polania

Docente: Adriana Milena Godoy Barreto

Fundación Universitaria Del Área Andina

Administración De Empresas 

Gestión por Procesos

Bogota D.C

Abril 2020

DESCRIPCIÓN  DE LA ACTIVIDAD

     Usted es socio de Soluciones Dieléctricas S.A.S una pequeña empresa

dedicada a la fabricación, comercialización y distribución de uniformes deportivos.

Al momento, Usted y sus socios se han dividido el trabajo de forma muy natural de

acuerdo con las habilidades que cada uno posee o a la disciplina de estudio

propia: el socio 1: Rigoberto Urán está estudiando ingeniería, es un joven

emprendedor y tiene muy buenas ideas, pero es autoritario y en ocasiones trata

con dureza al personal que tiene a cargo, le gusta respetar los métodos y las

normas, pero no le agrada que la gente participe o aporte sus puntos de vista.

Debido a su formación y carácter estricto decidieron que él debía ser el encargado

directo de la producción. Para colaborar en estas tareas tienen 4 operarias, pero

por necesidad se le pidió a una de ellas que cada final de mes colabore como

auxiliar de contabilidad de la empresa, que al momento representa una tarea muy

sencilla. El socio 1, Rigoberto, también se encarga del control de calidad,

almacenamiento de mercancías, negocios con proveedores, diseño de nuevos

productos y publicidad de los mismos.

     El socio 2: Mariana Pajón, está estudiando comunicación, es una persona un

poco dispersa, pero muy alegre y dada a las relaciones interpersonales, no está

muy de acuerdo con la forma en que Rigoberto trata a los operarios, pero como da

buenos resultados, no interviene. Ustedes decidieron que ella se encargará de las

actividades comerciales, básicamente busca los negocios estratégicos, negocia

con proveedores y hace las relaciones públicas, ayuda a elaborar los inventarios

de la empresa y está en las ventas directas cuando se requiere, la apoyan 2

vendedores.

     Usted se ha encargado de la parte administrativa: selecciona, contrata y evalúa

el personal, hace la nómina, realiza la evaluación financiera, se encarga de la

distribución de los productos y la parte logística, almacenamiento y suministros de

oficina o producción si es necesario. Para colaborarle, tiene a su cargo una

secretaria.
     ¡La empresa ha empezado a tener éxito! Ya se ven los primeros resultados, los

negocios han ido aumentando y en consecuencia el nivel de producción. Para

cubrir la demanda de productos y no quedar mal con sus clientes claves, deben

contratar 6 personas más de acuerdo con las actividades que se deben realizar,

que básicamente son: manteamiento, I+D+I, servicio postventa y gestión

financiera.

ACTIVIDAD EVALUATIVA

1. . De manera colaborativa y con base en la problemática de Soluciones

Dielectricas SAS, realizar la representación gráfica de la estructura que la

empresa tiene actualmente (organigrama) e identificar los diferentes niveles

organizacionales.

2.  En equipo debe proponer para Soluciones Dielectricas SAS un mapa de

procesos a partir de las necesidades que la organización tiene actualmente,

diferenciando procesos estratégicos, procesos misionales y procesos de

 soporte, siguiendo los lineamientos de los referentes de pensamiento y las

lecturas complementarias.

3.  Con base en los procesos generados en el punto anterior hacer una

revisión en diferentes páginas de Internet y recopilar los indicadores de

gestión que mejor se ajustaría a la estructura por procesos propuesta.

4. Construir una matriz en la que clasifiquen los indicadores encontrados,

identificando: El proceso al que pertenecen,  Su naturaleza (cuantitativa o

cualitativa). Si es de eficacia, eficiencia o efectividad y Fórmula.

5.  Posteriormente elaborar un listado de indicadores de gestión para los

procesos del mapa  propuesto en el punto 3 (mínimo uno por cada uno).

6.  Agrupar los indicadores del punto anterior de acuerdo con las cuatro

perspectivas del CMI.

7.  Incluir una conclusión del ejercicio por cada miembro del equipo.

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

1. Detectamos que la repartición de procesos y funciones que tienen

delegados los 3 socios es desordenada, y por este motivo proponemos

hacer la contratación de 6 nuevas personas las cuales van repartidas de la

siguiente manera:

·         1 persona para apoyo en la gestión financiera

·         2 personas apoyando el área operativa y de publicidad

 ·         1 persona de más en servicio post venta

·       1 perosa en I +D +I

·        1 persona apoyando en mantenimiento

 5. Para crear un mapa de procesos se debe realizar primeramente un diagnóstico

de la compañía y por consiguiente detectar las falencias y proponer soluciones, ya

que es importante diferenciar cuáles son los tipos de procesos de la organización

y “cómo se organizan para lograr la satisfacción del cliente y cómo generan valor”.

William León (pág. 6, 2020).

En este diagnóstico como grupo, proponemos realizar una modificación en los

siguientes procesos:

Procesos Estratégicos:
Para este tipo de proceso quisimos hacernos cargo nosotras. Es decir las socias

número 3 en donde estaremos encargadas de todos los procesos

administrativos,algunos subprocesos pueden ser : negocios estratégicos,

evaluación financiera y nómina; quitando así funciones que veníamos

desempeñando y no eran parte de este proceso impidiendo enfocarnos en

funciones de vital importancia para la empresa. En este transcurso, continuará la

secretaria apoyando este proceso pero adicional a ella se contraria una nueva

persona que apoye la gestión financiera, y así no sobrecargar de funciones a la

operaria que lo venía realizando.

Procesos Misionales:

El encargado de este proceso será el socio número 1 Rigoberto Uran, con su

visión emprendedora, seguirá teniendo personal a cargo encargado de la

producción, actividades comerciales, ventas, publicidad y la logística, algunos

subprocesos de este proceso pueden ser:  cadena de suministros, inventario.En

este transcurso, continuarán apoyando las 4 operarias, y las 2 vendedoras con la

diferencia que se contratarán 2 operarias de más para que cumplan con el

aumento de producción que viene adelantando la empresa y 1 persona en servicio

post venta. 

Procesos de Apoyo:
Para este proceso la encargada será Mariana Pajón, basándose en sus

excelentes habilidades interpersonales, será la encargada de seleccionar y

contratar el nuevo personal, capacitarlo, realizar el control de calidad, algunos

subprocesos de este proceso pueden ser:  mantenimiento, I+D+I y las compras

adicionalmente contará con el apoyo de 2 personas para que se puedan apoyar

conjuntamente en lo que necesiten.
Para finalizar se generará unas actividades de cadena de valor en las que se

deberá incluir entes externos para verificar el correcto funcionamiento de las

diferentes áreas. Algunos de estas actividades serán: Auditar interna y

externamente la organización, reuniones, auditorias contables, flujos de caja

listados de asistencia entre otros, esto se hace con el fin de avalar

milimétricamente cada cambio realizado. Pico Gonzalo (2006). El mapa de

procesos: Elemento fundamental de un sistema de gestión de calidad para

empresas de servicios en Venezuela. Revista Venezolana de Análisis de

Coyuntura, XII(2),pp305-309.

6.
·         INDICADOR DE EFECTIVIDAD: Permite medir el cumplimiento del plan de

ventas, en términos de uniformes despachados, para llevar a cabo una

planificación mensual y cumplir al 100%.

·         INDICADOR DE CALIDAD: Con el indicador de calidad se busca encontrar y

medir las deficiencias que tenemos en la producción para mejorar los procesos y

tener un resultado del 100% en productos conformes.

 
·         INDICADOR DE PRODUCTIVIDAD: Permite medir la producción total de acuerdo

a los operarios laborando, lo cual nos ayudará a buscar una solución para llegar a

100% de producción.

   

·         INDICADORES DE CLIENTE: Nos permite medir la satisfacción del cliente

teniendo en cuenta su orden de pedido y como se está despachando es decir

parcial o imparcial y así poder cumplir a tiempo y al 100%

·         INDICADOR FINANCIERO: Nos permite contabilizar que el dinero de inversión se

recuperó y qué dinero ha entrado de más, de no ser así encontrar la deficiencia

que no nos contribuye en la empresa.

 

 
 
7. La matriz presentada es un resumen de los indicadores que con anterioridad

hemos encontrado para hacerle frente al plan de procesos establecidos para la

compañía, los cuales nos permiten medir los resultados y también entender las

estrategias a seguir para que todo apunte a un cumplimiento de los objetivos al

100%.

La idea es poder enseñarles considerablemente cuales de los indicadores

pertenecen a los procesos misionales, estratégicos y de apoyo, con eso es muy

más factible entender la forma en que impacta el resultado del indicador en los

procesos ya constituidos.

Realizar una matriz de resultados es tener a la mano la posibilidad de realizar un

plan estratégico para empezar a trabajar en las debilidades y poder mantener e

incluso llegar a un nivel más alto en cuanto a las fortalezas, es como una dofa,

donde también podremos visualizar oportunidades y amenazas que nos motivan a

conocer el mercado y a quedarnos en el, volviendolos un potencia competitiva. 

 CONCLUSIONES

 Todo proceso requiere con anterioridad un plan de acción que nos permita

prever a futuro una productividad en el mercado, durante todo el desarrollo

del plan debes ir de la mano de una estructura ya establecida, unos

lineamientos legales e innovadores para mantener lo más importante en

una organización, un talento humano integral, con personas comprometidas

y motivadas a trabajar en equipo, dando lo mejor de cada uno.

 Como conclusión el mapa de procesos es una herramienta que si se utiliza

de manera adecuada, puede aumentar el valor agregado de una

organización y adicionalmente “facilita el control de los aspectos claves a

mejorar constantemente”. Pico Gonzalo (2006). El mapa de procesos:

Elemento fundamental de un sistema de gestión de calidad para empresas

de servicios en Venezuela. Revista Venezolana de Análisis de Coyuntura,

XII(2),pp308-309.

 En el transcurso de este trabajo se logró conocer la representación gráfica

de la estructura de la empresa Soluciones Dielectrícas S.A.S, concluyendo

la relación que existe entre los puestos que integran la empresa.

  Podemos concluir que es importante tener los procesos organizados,

teniendo en cuenta las herramientas presentadas como un mapa de

procesos, indicadores de gestión, organigramas, etc. Ya que estos nos

facilita identificar las deficiencias que tiene una organización y así poder

mejorarla. 

REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

·         http://gestion-calidad.com/gestion-procesos

·         https://prezi.com/gofhejkg8ctj/3-los-procesos-de-apoyo-o-de-soporte/

·         https://retos-operaciones-logistica.eae.es/tipos-definicion-y-desarrollo-de-un-
mapa-de-procesos/

·    https://www.captio.net/blog/identificar-y-elaborar-el-mapa-de-procesos-de-la-
empresa