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Herramientas para plan de mejoramiento

Yennifer González González

Jorge Iván rojas Araujo
Jeison Felipe Aguilera Castillo
Maribel

Docente
David Leonardo Molano Franco
Grupo 13

Fundación Universitaria Del Área Andina

Administración De Empresas
Herramientas para la productividad
Bogotá D.C
2019
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TABLA DE CONTENIDOS

Introducción………………………………………………………………………………....3
Manual de funciones de cartera Health Workers……………………………………………4
Matriz DOFA………………………………………………………………………………..5
Metas del puesto de cartera………………………………………………………………….6
Actividades de cartera……………………………………………………………………….7
Indicadores para el puesto de cartera………………………………………………………..7
Alternativas para la cartera………………………………………………………………….7
Herramientas para implementar en el plan de mejoramiento del puesto de trabajo………...8
Conclusión………………………………………………………………………………….11

INTRODUCCIÓN
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En el presente documento se encuentra la cantidad de actividades de una de las personas en

su puesto de trabajo en una empresa esto para ejemplarizar las diferentes funciones y
tiempos que debe considerar a la hora de desempeñarse. Internamente es preciso contar con
un análisis periódico de cómo se encuentra internamente la empresa y también a nivel
externo para hacer frente a las debilidades y amenazas que se pueden presentar
enfrentándose así con las fortalezas y debilidades con que se cuenta.
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MANUAL DE FUNCIONES FACTURACIÓN Y CARTERA HEALTH WORKERS

1. Elaborar la facturación de todos los servicios prestados por Health Workers SAS a
más tardar en el mes siguiente a su ejecución o en las fechas estipuladas por las
empresas clientes.
2. Garantizar que se cumplan los tiempos de facturación, mediante la revisión de los
listados o bases de datos de productos a facturar y su comparación con las facturas
efectivamente realizadas.
3. Informar mensualmente a la Dirección Técnica, si hay productos de los que no se
reportó lista o base de datos para facturación.
4. Realizar un control mensual de la facturación, incluyendo facturas aceptadas,
rechazadas o glosadas.
5. Revisar las facturas rechazadas por los clientes y generar la re facturación en el
menor tiempo posible, llevando un control de los servicios que han vuelto a
facturar.
6. Realizar las notas crédito de los servicios rechazados por los clientes o de las glosas
aceptadas, evitando inflación de la cartera por cifras duplicadas.
7. Realizar informe detallado de los causales de rechazo e informar a la Dirección
Técnica y/o presidencia.
8. Revisión y conciliación semanal de la cartera, discriminada por cliente.
9. Realizar informes de cartera semanales y entregar a la Dirección Técnica.
10. En los informes de cartera debe registrar los pagos descargando los impuestos
individuales que se apliquen.
11. Presentar los reportes de cartera en los tiempos establecidos por lo clientes y
gestionar la conciliación de los mismos.
12. Realizar el cobro de cartera de los clientes particulares, generando un informe
mensual de la gestión realizada con cada uno de ellos.
13. Los demás inherentes al cargo.
14. Recepcionar los anticipos de viaje y registrarlos en los formatos autorizados.
15. Informar sobre la no legalización de los anticipos de viaje a tiempo.
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MATRIZ DOFA FACTURACIÓN CARTERA HEALTH WORKERS

DEBILIDADES FORTALEZAS

● Inflación de la cartera ● Se cuenta con Manager Clinic,

por cifras duplicadas. aplicativo clínico para la

DOFA
elaboración de admisiones,
● Tiempos de
autorizaciones, facturación y
facturación.
contabilidad.
● Notas crédito.
● La organización es
● Productos sin reportar. fundamental para el manejo de
la información tanto de
● No legalización facturación como de cartera.
anticipos.
● Cartera se trabaja con Excel,
utilizando las respectivas
fórmulas y ayudas que el
programa nos ofrece.

OPORTUNIDADES ESTRATEGIAS DO ESTRATEGIAS FO

● Facturación electrónica. ● Aprovechar el sistema ● Se implementara con el

de facturación proveedor la facturación
● Usuario de gestión para
electrónica como electrónica según
clientes donde este ingresa
medio de agilizar normatividad y se ajusta en el
y actualiza sus datos
servicio y asi evitar aplicativo los respectivos
personales incluido
tener informacion impuestos aplicados por
impuestos.
financiera acunulada y cliente.
sin tratamiento.
● Usar tecnologías clave
● Con la facturación electrónica
de relación empresa -
se mejora los tiempos de
cliente promoviendo
respuesta ya sea por rechazos
que el usuario interno y
o pos glosas de factura.
externo de la empresa
tengan un canal de

AMENAZAS
Una organización se limita para
tener un buen funcionamiento
operativo:
● Funcionalidad y dinamismo
del sistema de información.
● Diversas plataformas de
información.
● Retraso en los pagos por
parte de otras entidades.
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comunicación asertivo
y así mismo en tiempos
● Con el proveedor del
favorables se genere el
aplicativo de facturación se
servicio..
ajusta cartera con el fin de
manejar un excel exportado
del aplicativo y no alimentado
directamente al excel.
ESTRATEGIA DA ESTRATEGIA FA
● capacitar y instalar
programas para el pago
● Como estrategia capacitar a
de la legalización de
todo el personal de
anticipo
facturación en todos los
● llevar la facturación a aspectos relacionados en el
tiempo donde las sistema de información y
entidades se le cumpla programas que minimicen
con los tiempo los reprocesos.
establecidos para evitar
pagos retrasado.
● motivar al personal de
cartera para que la
facturación sea rápida
y eficiente con bonos o
cenas mensuales donde
se premie la labor ágil
y dinámica de la
facturación.
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METAS DEL PUESTO DE TRABAJO FACTURACIÓN CARTERA EN HEALTH

WORKERS SAS

● Con la facturación electrónica se ejecutarán más de 1000 facturas en el mes con su

respectiva radicación.
● Cuando se presenten Rechazos de factura no tardar más de un dia en solucionarlo,
así mejoramos los tiempos para el flujo de caja de la compañía.
● Los impuestos aplicados a cada factura se debe registrar una vez hecha la factura,
sin esperar que el cliente decida qué retención se aplica.
● El manejo de cartera debe ser desde el aplicativo Manager Clinic.
● El cruce de cartera se realizará en el aplicativo y no en un excel.

ACTIVIDADES PARA EL PUESTO DE TRABAJO FACTURACIÓN CARTERA

EN HEALTH WORKERS
● Estar en comunicación diaria con el proveedor del aplicativo de facturación.
● facturar organizadamente todos los servicios prestados por la compañía.
● Manejar tiempos de Cartera para la respectiva presentación de informes.
● Estar en comunicación con los clientes para el manejo de cartero e impuestos.

INDICADORES DEL PUESTO DE TRABAJO FACTURACIÓN CARTERA EN

HEALTH WORKERS
● Calidad del trabajo
● Disciplina laboral
● Iniciativa y creatividad
● Cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente.
● Organización.
● Comunicación.
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● Solución de problemas.
● Cumplimiento del plan de trabajo.

ALTERNATIVAS DE MEJORAMIENTO DEL PUESTO

● Contratación de personal.
● Uso adecuado del aplicativo, de lo contrario cambio de aplicativo de facturación.
● Mejora en comunicaciones externas.
● Compra de equipos última tecnología.
● Aplicación de facturación electrónica.
● Incentivos motivacionales.
● Mejoramiento de infraestructura de información.
● Mejoramiento de comunicación y tecnología.
● Establecer objetivos y metas.

HERRAMIENTAS PARA IMPLEMENTAR EN FACTURACIÓN CARTERA DE

HEALTH WORKERS

CAPACITACIONES, COMUNICACION Y TECNOLOGIA

Prezi y Power Point son herramientas ideales que se ajustan para la labor de capacitar y
presentar informes en la compañía, de manera interna y privada.

MOTIVACIONES
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Se notifica a la gerencia de la empresa, la importancia de motivar el personal del area de

facturacion cartera para su rendimiento y cumplimiento con la organización.

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y ACTUALIZACIÓN DE APLICATIVO

La actualización de los procesos contables y de salud se ajustará con el aplicativo Manager

Clinic, especializado en procesos de salud.

La facturación electrónica se comprará y se ejecutará con el aplicativo DBNet que será

encaminado con Manager Clinic para todo el proceso de facturación.
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MEJORAS DE COMUNICACIONES EXTERNAS

Para las comunicaciones externas se dispondrá de Outlook actualizado. Este programa
funciona bajo la plataforma de Windows y ha sido desarrollado por la compañía Microsoft
para dar soporte a gente que necesitaba un gestor de correo electrónico. La función de este
programa es recibir y mandar correos electrónicos así como la de almacenar los mensajes
recibidos y enviados

Conclusión
Las tecnologías de la información y sus aplicativos permiten que una responsabilidad
asignada en una empresa a un individuo colaborador con la misma sea desempeñada de
manera óptima. En el desarrollo de análisis del puesto de trabajo previsto notamos cuanto
se puede mejorar y es interesante cómo una sencilla matriz puede ser una herramienta muy
útil que evidencia que fortalezas y debilidades tiene una empresa con las responsabilidades
que se llevan a cabo en cada departamento o área de la empresa y a partir de la forma que
sea desempeñada dicha responsabilidad se obtienen resultados productivos y favorables o
lo opuesto.
Se perciben oportunidades y amenazas que son recursos o circunstancias, eventos que
pueden impactar a la empresa de manera positiva o lo contrario por esta razón este sencillo
análisis es preciso realizarlo periódicamente para hacer frente a debilidades y amenazas
especialmente con las fortalezas y oportunidades que también podemos obtener.
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