Sunteți pe pagina 1din 9

FIŞĂ DE DOCUMENTARE NR.

1
STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A UNITĂȚII ECONOMICE

Structura organizatorică desemnează un ansamblu de subdiviziuni


organizatorice constituite prin gruparea unor activităţi corelate în vederea
REŢINEŢI !
funcţionării normale a unităţii precum şi relaţiile care se manifestă între
acestea.

Principalele componente care se regăsesc în orice unitate economică sunt: postul, funcția, ponderea
ierarhică, compartimentul sau departamentul, relațiile dintre compartimente sau posturi, nivelurile
ierarhice.

POSTUL,

FUNCȚIA,
Componentele structurii organizatorice
 PONDEREA IERARHICĂ,

RELAȚIILE DINTRE COMPARTIMENTE SAU POSTURI

NIVELURILE IERARHICE.

Postul reprezintă totalitatea sarcinilor, competențelor și


responsabilităților ce revin permanent și în mod organizat unui salariat
REŢINEŢI ! pentru realizarea obiectivelor sale profesionale.

Obiectivele postului exprimă rolul ce revine titularului unui post în realizarea


obiectivelor de ansamblu ale unității economice și reprezintă definirea calitativă și cantitativă
a scopurilor avute în vedere prin crearea lui.
Sarcinile sunt procese de muncă simple sau componente de bază a unor procese de
muncă complexe, care se efectuează de o singură persoană.
Competențele (autoritatea formală) se concretizează în libertatea decizională a
titularului unui post și sunt reprezentate de mijloacele pe care acesta le poate folosi pentru
îndeplinirea sarcinilor ce îi revin.
Responsabilitățile sunt reprezentate de obligațiile de a îndeplini sarcinile ce derivă
din obiectivele fiecărui post. Ele se concretizează în atitudinile și răspunderea (materială,
penală, juridică etc.) a titularului postului față de modul de realizare a obiectivelor.
Eficacitatea activității unui salariat este condiționată în mare măsură de corelarea
sarcinilor, competențelor și responsabilităților, exprimată metaforic printr-un triunghi
echilateral numit “ triunghiul de aur al organizării”.

Sarcini Competențe
OBIECTIVE
Responsabilități
Funcția reprezintă totalitatea posturilor care au aceleași
caracteristici principale și care sunt în subordinea unei persoane din
REŢINEŢI ! structura organizatorică a unității

În funcție de conținutul lor, se deosebesc două tipuri principale de funcții:

FUNCŢII

CONDUCERE DE EXECUŢIE

Funcțiile de conducere se caracterizează prin faptul ca ele cuprind sarcini de coordonare a


activității persoanelor subordonate, având astfel un grad mare de responsabilitate și competență.
Funcțiile de execuție cuprind sarcini de executare a unor lucrări sau rezolvare a unor
probleme, fără ca lor să le revină și sarcini de coordonare.

Ponderea ierarhică se definește prin numărul de


REŢINEŢI ! persoane conduse în mod direct de către un manager.

Mărimea ponderii ierarhice pentru un manager se stabilește în funcție de o serie de factori,


cum ar fi:
- natura activității colectivului subordonat;
- gradul de independență a sarcinilor ce revin executanților;
- nivelul de pregătire și capacitatea organizatorică a managerului și subordonaților;
- dispersia teritorială a posturilor ce intră în subordinea managerului etc.

Compartimentul reprezintă o grupare de persoane


REŢINEŢI ! care realizează activități omogene sau complementare, contribuie la
realizarea acelorași obiective și sunt subordonate aceluiași manager.

Compartimentele se clasifică după diferite criterii, astfel:


1. În funcție de obiectivele atribuite, compartimentele sunt:
a) Compartimente operaționale, caracterizate prin faptul că în cadrul lor se
fabrică produse sau părți ale produselor și se furnizează servicii pentru produsele fabricate
( aprovizionare, desfacere, transport, depozitare etc.)
b) Compartimente funcționale, caracterizate prin faptul că pregătesc deciziile
conducerii untății și acordă asistență de specialitate (tehnică, managerială, economică, organizatorică
etc.) tuturor compartimentelor.
2. În funcție de structura internă și de modul de distribuire a competenței
ierarhice, se întâlnesc:
a) Compartimente de bază, care reprezintă o grupare simplă de persoane, asupra
cărora își exercită autoritatea numai șeful respectiv, subalternii având în exclusivitate sarcini de
execuție;
b) Compartimente de ansamblu, care reprezintă o grupare de persoane din care o
parte poate fi subordonată direct șefului de compartiment, iar o altă parte indirect, prin intermediul
șefului unui compartiment de bază.
3. După natura competențelor, compartimentele se împart în:
a) Compartimente ierarhice, în cadrul cărora managerii acestora dispun de
autoritate ierarhică asupra managerilor compartimentelor situate pe o treaptă inferioară și astfel au
dreptul să dea ordine, dispoziții și să fie informați în legătură cu modul în care se transpun în practică
dispozițiile date;
b) Compartimente funcționale, în cadrul cărora managerii acestora dispun de
autoritate funcțională în raport cu alte compartimente, având astfel posibilitatea de a da îndrumări,
instrucțiuni etc. în domeniul în care sunt specializați;
c) Compartimente de stat major, care au rolul de a acorda asistență de
specialitate conducerii unității, elaborând studii, analize, informări ș.a. care să ajute la pregătirea
deciziilor.

Relațiile organizatorice reprezintă relațiile


REŢINEŢI ! structurale ce se stabilesc între diferite subdiviziuni organizatorice
datorită necesității unui schimb permanent de informații.

Relaţiile organizatorice dintr-o unitate economică pot fi:


a) unilaterale, care au loc între două compartimente sau posturi de conducere
când una din părţi are numai obligaţia de a furniza informaţii celeilalte;
b) bilaterale când informaţiile circulă în ambele sensuri între conducător şi
fiecare dintre subordonaţii săi;
c) multilaterale specifice managementului participativ, aceste relaţii se menţin
între membrii unuigrup (organism de management) reprezentând un anumit
domeniu de informaţii.
În funcţie de natura, modul de manifestare a autorităţii şi responsabilităţii cât şi de conţinutul
lor, relaţiile organizatorice se pot grupa în relaţii de:
- autoritate;
- cooperare;
- control;
- de reprezentare.

RELAŢIILE ORGANIZATORICE
Relațiile ierarhice
Relațiile de autoritate
Relațiile funcționale

Relațiile de cooperare Relațiile de stat


major

Relațiile de reprezentare

Relațiile de control
Relațiile de autoritate se instituie ca rezultat al diferitelor acte și norme elaborate de conducerea
unității. Există trei tipuri de relații de autoritate: ierarhice, funcționale, de stat major.
Relațiile ierarhice se stabilesc între două compartimente și decurg din delegarea de competențe
pe care un compartiment le are față de celălalt; aceste legături sunt concretizate în dispoziții, hotărâri,
decizii din partea managerilor compartimentelor ierarhice și răspunsuri din partea managerilor
compartimentelor subordonate.
Relațiile funcționale se stabilesc între două compartimente între care există autoritate
funcțională, acestea asigurând coordonarea unitară a activității de ansamblu; aceste legături sunt
complementare celor ierarhice.
Relațiile de stat major apar atunci când unor persoane sau grupuri li se încredințează de către
managementul unității sarcina soluționării unor probleme care afectează obiectivele unuia sau mai
multor compartimente. Prin urmare, aceste persoane nu acționează ca urmare a posturilor pe care le au,
ci în calitate de reprezentanți ai conducerii unității, care din anumite rațiuni nu intervine direct.
Relațiile de cooperare nu sunt reglementate în mod formal, au un caracter facultativ și se
manifestă în general între posturile situate pe același nivel ierarhic, care aparțin însă unor
compartimente diferite. Aceste relații apar cu scopul unei informări suplimentare în vederea calificării
unor probleme ce apar în activitatea curentă.
Relațiile de reprezentare se stabilesc între compartimente și persoane de pe niveluri ierarhice
diferite și reprezentanții altor întreprinderi sau organizații, ele având rolul de a contribui la
fundamentarea și luarea operativă a unor decizii de conducere.
Relațiile de control apar și funcționează între compartimentele specializate care au ca
atribuții efectuarea controlului ( financiar, tehnic de calitate etc.) și celelalte compartimente ale
unității.

Nivelul ierarhic, ca o componentă principală a


REŢINEŢI ! structurii funcţionale, este format din totalitatea posturilor sau
compartimentelor situate la aceeaşi distanţă ierarhică de managementul
superior al unităţii.

Numărul de niveluri ierarhice existente în structura funcţională a unităţii economice este


influenţat de anumiţi factori, printre care mai importanţi sunt:
- dispersarea teritorială;
- mărimea şi dimensiunea unităţii economice;
- gradul de specializare şi integrarea prelucrării produselor;
- nivelul de pregătire şi experienţa personalului.
Elaborarea unei structuri organizatorice cu un număr optim de niveluri ierarhice, contribuie la
desfăşurarea în condiţii normale a managementului unităţii economice
FIŞĂ DE DOCUMENTARE NR. 2

FUNCTIUNILE ÎNTREPRINDERII
Întreprinderea îsi desfasoara activitatea într-un anumit cadru organizatoric ce
reprezinta ansamblul de activitati dinamice, complexe ce se pot grupa pe anumite
functiuni care se conditioneaza reciproc si a carei integrare permite întreprinderii sa
reactioneze la solicitarile mediului, sa se dezvolte continuu, sa evolueze eficient.
În functie de continut, organizarea firmei îmbraca doua forme principale: organizarea
procesuala si organizarea structurala.

Functiunea reprezinta ansamblul activitatilor omogene


REŢINEŢI ! desfasurate în cadrul întreprinderii în vederea obtinerii unor obiective
partiale, derivate din obiectivele generale.

Activitatea reprezinta multimea actiunilor de aceeasi natura (tehnica, economica, comerciala) a caror
realizare necesita cunostinte dintr-un domeniu determinat de specialitate si are ca rezultat îndeplinirea
unei parti dintr-o anumita functiune.
La proiectarea functiunilor întreprinderii se tine seama de:
 Criteriul identitatii activitatilor grupate într-o functiune
 Criteriul complementaritate – gruparea într-o functiune a unor activitati între
care exista relatii complementare sau de auxiliaritate
 Criteriul convergentei – gruparea într-o functiune a unor activitati diferite
orientate însa spre realizarea acelorasi obiective
Pentru o întreprindere moderna se pot defini 5 functiuni de baza:
1. Functiunea de cercetare - dezvoltare
2. Functiunea de productie
3. Functiunea comerciala
4. Functiunea financiar - contabila
5. Functiunea de personal sau de resurse umane
Functiunea = o serie de caracteristici ce îi confera întreprinderii un rol bine
determinat în ansamblul organelor de conducere si organizare.
Functiunea:
 notiune abstracta – pentru a ordona activitati complexe si diverse ale întreprinderii în scopul
organizarii acesteiaActivitatile reprezinta caracterul concret, masurabil prin rezultatele obtinute
(produse, servicii, documente)
 are un caracter general întîlnindu-se în toate firmele indiferent de domeniul de activitate, de profil
sau dimensiune. (ex: activitatea comerciala în toate întreprinderile, indiferent daca sunt
industriale sau de servicii)
 are o pondere diferita de la o întreprindere la alta în raport de diversa factori – cel mai important
fiind specificul activitatii (ex: cercetarea-dezvoltarea are o pondere mai mare în întreprinderile
care apartin unei ramuri de vîrf)
În cadrul functiunii se suprapun cu activitatile / compartimentele în care se realizeaza aceste activitati.
Functiunea de cercetare - dezvoltare

Functiunea de cercetare - dezvoltare cuprinde ansamblul


activitatilor prin care se studiaza concepte, elaboreaza si realizeaza
REŢINEŢI ! cadrul tehnic-tehnologic, organizarea si economicizarea întreprinderii.

Aceasta functiune si cea comerciala asigura adaptarea întreprinderii la mediul economico-social


exterior.
Se disting 2 grupe de activitate:
I. – cercetare stiintifica, inginerie tehnologica, introducerea progresului tehnic
II. – investitii, modernizari si retehnologizari
În cadrul primei grupe de activitate sunt cuprinse:
 Elaborarea planului si programelor de cercetare stiintifica
 Întocmirea documentatiei tehnico-economice pentru introducerea progresului tehnic –
informatizare, automatizare, robotizare
 Diferite studii, experimentari, încercari pentru asimilarea de noi produse si tehnologii si
modernizarea celei existente
În cadrul celei de a II-a grupa sunt cuprinse activitati privind:
1. Elaborarea planului de investitii
2. Întocmirea documentatiei tehnico-economice pentru investitii
3. Efectuarea diferitelor lucrari de constructii pentru investitiile prevazute si efectuarea probelor.
Functiunea de productie
Functiunea de productie cuprinde o serie de activitati referitoare la:
1. organizarea de ansamblu a întreprinderilor, sectiilor, atelierelor de productie;
2. organizarea desfasurarii în conditii optime a proceselor de productie auxiliare, de deservire si conexe
Functiunea de productie cuprinde totalitatea activitatilor legate nemijlocit de
realizarea productiei:
 Pregatirea productiei care este influentata de gradul de noutate al produsului ce urmeaza a se
fabrica sau un produs nou asimilat sau produs modernizat, sau produs a carui fabricatie se repeta din
acest considerent. Activitatea de pregatire a productiei este legata direct de activitatea de cercetare,
fiind de cele mai multe ori o continuare a celor mai multe actiuni din cadrul cercetarii-dezvoltarii.
 Executarea propriu-zisa cuprinde totalitatea activitatilor întreprinse în scopul realizarii
atributiilor si sarcinilor pentru fabricarea produselor finite.
 Activitatea vizînd lansarea si urmarirea productiei; activitati de întretinere, reparare utilaje,
masini, echipamente; activitati auxiliare.
Volumul activitatilor functiunii de productie depinde de întelegerea clara si ordonata a mediului în
care aceasta functiune se integreaza celorlalte activitati precum si de întelegerea conditiilor în care
acesta contribuie la realizarea activitatii.
Scopul întreprinderii este realizarea de produse conform standardelor de calitate, cu forta de munca,
materii prime, materialele si utilajele, tehnologiile, care se afla la dispozitia firmei.
Odata cu stabilirea productiei, a tehnologiilor, utilajelor, utilitatilor, standardelor de calitate, normelor
de consum, se stabileste costul produsului.
Functiunea comerciala
Functiunea comerciala include activitati care pot fi grupate în trei categorii si anume:
 activitati de aprovizionare tehnico-materiala
 activitati de livrare de produse (desfacere)
 activitati de marketing
În cadrul activitatii de aprovizionare sunt incluse actiuni referitoare la aprovizionarea firmei cu materii
prime, materiale, precum si cele prin care se asigura repartizarea lor în mod organizat fundamentat
stiintific, conform normelor de consum, în cadrul sectiilor, atelierelor – productie, de baza, de
deservire, auxiliare, conexe.
Activitati specifice:
 determinarea normelor de consum specific, de materii prime, materiale, combustibil, energie
 determinarea nivelului diferitelor categorii de stocuri, de resurse materiale, adica stoc initial,
curent, de siguranta
 încheierea contractelor de aprovizionare cu furnizorii
 aprovizionarea propriu-zisa cu resurse, primirea, receptie si depozitarea acestora.
Activitatile privind desfacerea/livrarea produselor se refera la:
 prospectarea pietei pentru stabilirea relatiilor contractuale de desfacere a produselor, lucrarilor
executate/servicii prestate de întreprindere;
 încheierea contractelor pe aceste directii;
 expedierea produselor, executarea lucrarilor/serviciilor, urmarirea încasarilor, drepturilor
financiare ce revin întreprinderii ca urmare a desfasurarii acestor activitati;
 asigurarea rezolvarii reclamatiilor beneficiarilor în cadrul termenelor de garantie;
 asigurarea service-ului.
Functiunea activitatii de marketing cuprinde ansamblul actiunilor de studiere a pietei interne, a
necesitatilor si comportamentului consumatorilor în scopul stabilirii celor mai adecvate modalitati de
orientare a activitatii firmei si de crestere a volumului vînzarilor.
Activitatea de marketing se concretizeaza în:
 Functia de cercetare a pietei si a nevoilor de consum, prin aceasta firma urmareste
prospectarea pietelor prezente si a celor potentiale; studierea nevoilor, necesitatilor solvabile, a
nevoilor de consum în ansamblul lor si a motivatiei consumatorului.
 Functia de adaptare a întreprinderii la dinamica mediului - aceasta presupune promovarea
spiritului novator al managerilor în întreaga activitate a firmei astfel încît sa se asigure înnoirea cu
frecventa limitata a ofertei de marfuri, perfectionarea ofertei de produse si comercializarea,
diversificarea actiunilor publicitare pentru cresterea capacitatii întreprinderii de adaptare operativa si
activa la cerintele pietei .
 Functia de crestere a eficientei economice care se asigura prin realizarea dupa caz a unor
elemente de fundamentare, informatii, criterii de evaluare, de optiune pentru promovarea unor tehnici,
modernizarea si eficientizarea activitatii, tehnicii moderne de promovare a vînzarii.
In prezent marketingul consta într-un pronuntat caracter prospectiv, asigurînd un suport informational
adecvat elaborarii prognozelor si planurilor economice.
Functiunea financiar - contabila
Functiunea financiar - contabila reprezinta activitatea prin care se asigura obtinerea si
utilizarea rationala a mijloacelor financiare necesare desfasurarii activitatilor în
ansamblu ale firmei, evidenta valorica a activitatii comerciale, evaluarea modului de
realizare a rezultatelor economice generale ale firmelor.
Obiective prioritare ale activitatii financiare:
 constituirea, repartizarea, utilizarea si pastrarea mijloacelor banesti, a fondurilor existente la
dispozitia firmei.
Obiective prioritare ale activitatii contabile:
 evidenta întregii activitati economice si a miscarii mijloacelor de baza ale întreprinderii pe
baza de evidenta a rezultatetlor financiare
Executarea activitatilor componente ale functiunii financiar-contabile se face în mod activ prin
stabilirea cadrului financiar al procesului economic ce se desfasoara în firma si în mod pasiv prin
înregistrarea datelor economice ale tuturor activitatilor firmei si a schimbarilor ce se produc în relatia
cu partenerii de relatii economice din afara firmei.
Functiunea de personal/resurse umane
Functiunea de personal / resurse umane cuprinde activitati prin care se asigura
resursele umane necesare realizarii obiectivelor întreprinderii, utilizarea rationala a
acestora, dezvoltarea continua a competentelor personalului, rezolvarea problemelor de
salarizare si sociale.
Activitati specifice pot fi grupate:
 de administrare a personalului - determinarea necesarului de forta de munca, testarea, încadrarea,
evaluarea, promovarea personalului, stabilirea sistemului de salarizare, aplicarea acestuia, calculul
numarului de salariati;
 de prestari servicii pentru salariatii firmei – organizarea pregatirii si perfectionarii profesioanle a
personalului, protectia sociala, asigurarea conditiilor de igiena, protectia muncii;
 activitati administrative, de secretariat, de protocol - în organizarea activitatilor acestor functiuni este
necesar ca managerul sa asigure un echilibru între interesele salariatilor, obiectivele si rezultatele
întreprinderii;
Interdependenta functiunilor întreprinderii
În practica toate functiunile întreprinderii se afla într-o strînsa interdependenta, se întrepatrund si se
completeaza reciproc, formînd sistemul organizarii procesuale a întreprinderii.
Manifestarea corecta a unei functiuni determina manifestarea corecta si a celorlate functiuni; dupa
cum aparitia unei dereglari în o functiune provoaca perturbatii în celellate.
Capitolul privind „Identificarea postului” cuprinde elementele principale definitorii ale acestuia, într-
un format standardizat şi codificat, necesare pentru a putea fi separat şi regăsit cu uşurinţă într-o
mulţime de alte posturi. Elementele componente ale acestui capitol sunt:
1. Denumirea postului - care poate fi denumirea standardizată conform Clasificării
Ocupaţiilor din România – C.O.R., sau o denumire personalizată, specifică
organizaţiei;
2. Cod C.O.R. - codul din şase cifre prezentat în C.O.R., pentru ca postul respectiv să
poată fi introdus într-o ierarhie reglementată oficial a posturilor; vi se cere de către
ITM;
3. Cod intern – codul specific postului respectiv în cadrul organizaţiei; acesta poate avea
încorporat şi codul C.O.R.; dacă nu folosiţi aşa ceva îl puteţi scoate sau trage o linie;
4. Gradul profesional – sumarizarea cifrată care arată pe ce nivel se află postul respectiv
în cadrul general al posturilor oficial reglementate, dar şi din cadrul organizaţiei;
în funcţie de gradul profesional este stabilită recompensarea muncii, şi poate apărea
în trei variante: minim, mediu şi maxim, pentru a realiza o recompensare diferenţiată
faţă de persoanele angajate pe aceeaşi funcţie dar pe posturi diferite;
5. Nivelul de instruire – sumarizează cifric nivelul de pregătire teoretică şi practică a
persoanelor care ocupă sau vor ocupa acel post, necesar pentru a realiza cu succes
sarcinile postului. Nivelele de instruire sunt:
1. 1 - Studii generale;
2. 2 - Studii gimnaziale;
3. 3 - Studii post-gimnaziale;
4. 4 - Studii superioare;
6. Departamentul – structura departamentală în care funcţionează postul;
7. Nivelul ierarhic – conform organigramei, posturile sunt organizate ierarhic, în relaţii de
subordonare, colaborare sau asistenţă, pe nivele şi ramuri; la acest punct trebuie arătat
nivelul în cadrul organigramei (spre exemplu, nivelul 1 pentru posturile de manager
general, nivelul 2 pentru managerii de departamente, nivelul 3 pentru directorii
diverselor compartimente ale departamentelor, nivelul 4 pentru inspectorii subordonaţi
directorilor de compartimente, etc.);
8. Nivelul postului: de conducere sau de execuţie; necesar de stabilit pentru ierarhizarea
şi evaluarea salariaţilor; conform art. 277 Codul Muncii republicat în 2011, funcţiile de
conducere sunt cele definite prin lege sau prin reglementări interne ale angajatorului; de
regulă posturile din cadrul COR de la grupa majoră 1 sunt posturi de conducere;
9.Obiectivele postului – definirea într-o propoziţie a postului, cu sumarizarea sarcinilor
principale ale acestuia
.