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PROCEDURE : ELABORATION, SIGNATURE ELECTRONIQUE ET TRANSMISSION DES CORRESPONDANCES INTERNES A LARGE DIFFUSION
PROCESSUS DOMAINE D’APPLICATION CODIFICATION Méthodes de Surveillance
Management X
Réalisation X TOUTES STRUCTURES DE L’AGENCE Audits et Revues documentaires
Support X

DESCRIPTION PROCEDURE DOCUMENTS ASSOCIES

Synoptique (Quoi ?) Acteurs (Qui ?) Description (Comment ?) Enregistrements Documents
applicables

1. Rédaction de la correspondance 1. Cadre, Assistante, Chef 1. Le rédacteur désigné initie le projet

d’unité, Chargé d’activité,
Chef de Service ou Chef
de Département
Non
2. Approbation du n+i
2. Le n+i du rédacteur
Oui
de correspondance et le soumet avec
les pièces jointes à son chef
hiérarchique (n+i) pour avis, par voie
de messagerie électronique. Toute la
chaine de transmission utilisera la
même voie.
2. Si le projet de correspondance est
approuvé par le n+i, il le transmet au
supérieur hiérarchique. En cas de
modification, il retourne le projet à
l’initiateur avec des instructions y
relatives.

3. Transmission au chef de structure 3. Le n-1 du chef de 3. Le n-1 du chef de structure lui

structure transmet le projet de correspondance
corrigé en mettant en copie son
assistant(e).

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DESCRIPTION PROCEDURE DOCUMENTS APPLICABLES

Cartographie procédure Acteurs Description Enregistrement Instruction
applicable

Vers 1 4. Le Chef de Structure 4. Si le projet de correspondance est

(DGDD, Directeur, Chef validé par le chef de structure, il le
4. Validation d’Etablissement, Délégué transmet à l’Assistant(e) pour
ou DGRP) traitement. En cas de modification, il
Non retourne le projet à l’initiateur avec
des instructions y relatives
Oui

5. Traitement 5. Assistant(e) 5. L’Assistant(e) fait la mise en forme

en mettant les références suivant la
chronologie définie pour la
correspondance, et le transmet au chef
de structure.

6. Signature et cachet 6. L’approbateur (DGDD, 6. L’approbateur appose sa signature

électroniques Directeur ou DGRP) électronique intégrant le cachet sur la
correspondance, le convertit au format
PDF et retourne à l’Assistant(e) le
document signé.
Base de données
7. Assistant(e) 7. L’Assistant(e) procède au correspondance
7. Classement et archivage
classement et à l’archivage
électronique de la correspondance
signée suivant la chronologie établie.

8. Diffusion 8. Assistant(e) 8. L’Assistant(e) diffuse la

correspondance en mettant en copie
son initiateur.

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Maîtrise du document
Rôle Nom et Prénoms Fonction Signature Date Diffusion

Rédacteur Pedro OBAMA RABAGO DTID 23 juillet 2020 DGDD

Vérificateur Aminata SALL née DIOP DSQD 23 juillet 2020 Toutes structures de l’Agence

Approbateur Mohamed MOUSSA DGDD 23 juillet 2020

Historique des modifications

Version Date Justification

A 14/07/2020 Création Nécessité de service

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