ETAPAS DE LA PLANEACION

Propósitos, investigación, premisas, objetivos, estrategias políticas, procedimiento,

programas, presupuestos.

PROGRAMAS
Una vez que se han determinado las anteriores etapas de la planeación, es necesario
elaborar un programa, el cual puede definirse como:
“Un esquema en donde se estableces: la secuencia de actividades específicas que habrán de
realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus
partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.”
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en sí mismo, o bien, puede ser
parte de una serie de actividades dentro de un programa más general. Así, vemos que se
pueden establecer programas que van desde un área general, como mercadotecnia, hasta
actividades más detalladas como la publicidad de un producto.
La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento.
1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.
2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades. Es decir, determinar que actividad debe realizarse
antes de otra, que actividades se dan simultáneamente y, por último, qué actividades
deben efectuarse posteriormente.
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración, así como los recursos
necesarios.
La grafica más comúnmente utilizada para un programa, es la grafica de Gantt (bautizada
con el nombre del autor que la desarrolló, Henry, Lawrence Gantt). Su uso e interpretación
estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad y con el tipo de
actividad a que se refiera.
Un programa establece la ejecución completa de las actividades. El éxito de un programa es
directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su
grado de importancia y a su ejecución en cuanto a la fecha de iniciación y terminación de
cada actividad
CLASIFICACION
Siguiendo el criterio establecido, los programas se clasifican en:
1. Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad;
ejemplo: un programa de producción. La figura 3.15 muestra una gráfica típica de
Gantt, que en este caso se utiliza para la fabricación de tractores.
En la columna de la izquierda aparece una serie de actividades que van desde la iniciación
de planos hasta las entregas sucesivas de los tractores. Las columnas de la derecha indican
los meses de trabajo que involucra la fabricación total. El tiempo en el que se debe realizar
cada una de las actividades, se establece mediante una barra llena que señala desde la fecha
de iniciación, hasta la culminación total de dichas actividades. En esta grafica, se observa
como algunas actividades se llevan a cabo simultáneamente, mientras que otras no pueden
ser iniciadas antes de terminar las anteriores.
2. Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones
de las que consta un área de actividad. Tomando como base el ejemplo del
programa de fabricación de tractores, (véase fig. 3.16).
Nótese que la actividad “fabricación de motores”, descrita como una actividad en el
programa táctico, aparece en la figura 3.16 desglosada en una serie de actividades que, a la
vez, conforman el programa operativo de la fabricación de motores; esto mismo sucederá
con las demás actividades del programa táctico.
El programa operativo es mucho mas especifico que el táctico. La función de este ultimo
consiste en establecer el programa de un área de actividad, así como de coordinar y
supervisar que se realice de acuerdo con lo establecido.
Es necesario aclara que un programa no se da en el nivel estratégico, debido a que en dicho
nivel se establecen lineamientos generales y no específicos. Un programa requiere
demasiado tiempo para su formulación y, obviamente, el dirigente en ese nivel no cuenta
con tiempo para elaborarlo, además no conoce a fondo todas las actividades que se
desarrollan en una empresa.
IMPORTANCIA
La elaboración de los programas es fundamental, debido a que:
 Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
 Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
 Identifican a las responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa
para cada centro de responsabilidad.
 Determinan los recursos que se necesitan.
 Disminuyen los costos.
 Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente
 Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades.
 Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
 Evitan la duplicidad de esfuerzos.
LINEAMIENTOS PARA ELABORAR UN PROGRAMA
Para la elaboración de un programa hay que tener en cuenta las siguientes observaciones:
  Deben participar en su formulación tanto el responsable del programa como
aquellos que intervendrán en la ejecución.
 La determinación de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar
relacionados con las posibilidades de la empresa.
 La aprobación del desarrollo y ejecución del programa debe comunicarse a todos
aquellos que estén involucrados en el mismo.
 Deben ser factibles
 Evitar que los programas se contrapongan entre sí.
 Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fácil comprensión.
 El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten;
asimismo, debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro.

PRESUPUESTOS
Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las
actividades, refiriéndose básicamente al flujo de dinero dentro de la organización; implican
una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos
requeridos para lograr los objetivos.
“El presupuesto es un plan de todas o algunas fases de actividad de la empresa expresado
en términos económicos (monetarios), junto con la comprobación subsecuente de las
realizaciones de dicho plan.”
Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, ya que a través d ellos se
proyectan, en forma cuantificada, los elementos que necesita la empresa para cumplir con
sus objetivos; sus principales finalidades consisten en determinar la mejor forma de
utilización y asignación de los recursos, a la vez que controlar las actividades de la
organización en términos financieros.
“Un presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por
anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y/o no monetarios) el origen y asignacion
de los recursos de la empresa, para un periodo especifico.
CARACTERISTICAS DISTINTIVAS
El presupuesto se diferencia de otras etapas de la planeación en que:
 Es un esquema, pues se elabora en un documento formal, ordenado
sistemáticamente.
 Es un plan expresado en términos cuantitativos.
 Es general porque se establece para toda la empresa.
 Es especifico porque puede referirse a cada una de las áreas en que está dividida la
organización.
 Es diseñado para un periodo determinado.
CLASIFICACION DE LOS PRESIPUESTOS
Loa presupuestos, en relación con el nivel jerárquico para el que se determinen, pueden ser:
1. Estratégicos o corporativos. Cuando se establecen en el más alto nivel jerárquico de
la empresa y determinan la asignación de recursos de toda la organización. Ejemplo:
el presupuesto de resultados.
2. Tácticos o departamentales. Aquellos que son formulados para cada una de las
áreas de actividad de la empresa. Ejemplo: el presupuesto de ventas.
3. Operativos. Se calculan para secciones de los departamentos. Ejemplo: presupuesto
de la sección de mantenimiento.
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO
 Convierte los aspectos de la ejecución de los planes, en unidades de medida
comparables.
 Mide el desempeño de las unidades organizativas y provee metas comparables en
cada uno de los departamentos de la empresa.
 Sirve como estándar o patrón de ejecución en obras monetarias.
 Coordina las actividades de los departamentos y secciones, en forma conjunta.
 Es un medio que permite controlar operaciones.
 Determina el limite y alcance de las erogaciones.
 Establece una base para la acción correcta, ya que las desviaciones son fácilmente
identificadas.
 Estipula, por centros de responsabilidad, quienes son responsables de su uso y
aplicación.
 Genera una comprensión mas clara de las metas organizativas.
 Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades.
 Reduce al mínimo los costos evitando compras innecesarias, despilfarros en
materiales, tiempo, etc.
CONSIDERACIONES QUE SE DEBE OBSERVAR AL ELABORAR ´RESUPUESTOS
Al elaborar presupuestos es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos:
 Hay que mantener una revisión constante de las cifras fijadas.
 Es difícil precisar la estabilidad del dinero, sobre todo en planes a largo plazo.
 Tienen que proporcionar libertad de acción a los dirigentes, por tanto, no deben ser
muy rígidos.
 Deben manifestar el limite y alcance de las cifras establecidas.
 No hay que olvidar que el presupuesto se basa en estimaciones y por ello puede
ocultar defectos.
NOTA:
“La parte de procedimiento no la encontré (o a lo mejor fue que no la ví), en fin, copie las
dos ultimas: planeación y presupuestos. Si algo falta me dicen.”