03/04/2020 Admissão de pessoal digital: como funciona a documentação?

Como funciona a documentação da admissão de

pessoal digital?
O recrutamento e seleção é um dos maiores desafios estratégicos do RH, mas o trabalho não se
encerra na escolha do candidato. Depois de decidir quem será contratado, o departamento ainda
precisa lidar com toda a burocracia do processo de admissão CLT. Para tornar essa tarefa mais
dinâmica, é fundamental implementar a admissão de pessoal digital.

Há alguns anos, toda a entrega da documentação era feita manualmente, o que tornava o
processo muito mais lento, trabalhoso e sujeito a erros. Hoje, com a possibilidade de
digitalização e armazenamento de arquivos na nuvem, tudo é mais simples.

A seguir, você verá como funciona a documentação da admissão de pessoal digital para otimizar
o processo na sua empresa. Se interessou? Continue conosco!

A importância da documentação no processo de admissão

Esta etapa é essencial para que todos os dados do novo contratado sejam registrados pela
empresa e inseridos na folha de pagamento.

Com isso, a organização cumpre todas as exigências legais da CLT e garante que o funcionário
esteja apto a receber salários, benefícios e demais direitos. Depois da entrega da documentação e
das assinaturas necessárias, o contrato de trabalho é impresso e o profissional se torna
oficialmente um membro da empresa.

Entender a importância dessa fase é o primeiro passo para o profissional de RH conduzir

processos de admissão adequados. Com isso em mente, a equipe de gestão de pessoas começa a
pensar em soluções para que a contratação deixe de ser tão formal e passe a ser mais
humanizada.

https://www.xerpa.com.br/blog/admissao-de-pessoal-digital/ 1/4
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Vantagens da admissão de pessoal digital

A melhor maneira de otimizar o processo é investir em admissão de pessoal digital. Afinal, de

nada adianta adotar as práticas mais modernas de recrutamento e seleção se as etapas seguintes
não acompanharem a mesma dinâmica.

Com o software da Xerpa, por exemplo, é possível receber e armazenar documentos online, sem
a necessidade de manter prateleiras e mais prateleiras de papel impresso.

No sistema, os próprios colaboradores preenchem seus dados e enviam todos os documentos

digitalizados para o cadastro de admissão. Na home page, a empresa tem acesso ao panorama
geral de colaboradores em admissão, podendo verificar com poucos cliques a situação de cada
um e todos os detalhes da contratação.

Contar com o apoio de uma boa ferramenta digital é vantajoso tanto para os colaboradores
recém-contratados quanto para o RH. Para o funcionário, a entrega de documentos online torna
a admissão mais rápida, facilitando a vida dele desde antes do primeiro dia de trabalho.

Para a empresa, reunir todas as informações sobre os colaboradores em uma só plataforma ajuda
a reduzir o volume de tarefas operacionais. O acesso às informações fica mais fácil e seguro, o
que ajuda a reduzir o risco de perda de arquivos.

Com uma rotina automatizada, sobre mais tempo para se dedicar a estratégias de gestão de
pessoas que contribuam com o crescimento da organização.

>> A Xerpa elaborou uma Ficha do Processo Admissional. Com ela, você conseguirá guiar
todo esse processo de forma efetiva (e sem deixar nada para trás). Clique aqui e baixe a ficha!

O que diz a lei sobre documentos digitalizados

Para ter sucesso ao implementar a admissão de pessoal digital, é necessário ficar atento às
peculiaridades desse processo. Uma das questões mais importantes para se considerar é a
validade jurídica dos documentos digitalizados.

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De acordo com Medida Provisória 2.200/01, documentos digitalizados só são considerados

válidos quando passam por uma certificação digital regulada pela Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileira (ICP Brasil).

Em outras palavras, quando um documento é criado na versão impressa e depois digitalizado, só

será aceito como prova em ações judiciais se possuir essa validação. Caso contrário, poderá ser
contestado.

Ainda assim, apesar de documentos escaneados e certificados poderem ser usados como provas
em um processo judicial, a lei ainda pode solicitar os documentos originais em suas versões
físicas. Por isso, o descarte dos originais não é permitido nem recomendado.

Documentos nato digitais, que já nascem sendo emitidos e assinados digitalmente, funcionam de
outra maneira. Por serem originalmente virtuais, sua validade jurídica é assegurada caso não
passe por nenhum tipo de alteração.

Porém, a validade só é considerada se o documento tiver sido criado em uma plataforma

regulada pelo ICP Brasil e tiver uma assinatura digital oficial, que deve estar anexada.

Documentos que podem ser digitalizados

Tendo em vista as regras acima, todos os documentos solicitados e gerados no processo de

admissão podem ser digitalizados. No entanto, nem todos podem ter apenas uma versão digital.
Se o documento original for impresso, é necessário mantê-lo em um arquivo físico para uso
futuro caso seja necessário.

Dito isso, confira a lista dos principais documentos que podem ser recebidos virtualmente na
admissão de pessoal digital:

foto 3×4;
cópia da carteira de trabalho (solicitar também a original para registro do profissional);
cópia da CNH (caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida);
RG;
CPF;
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cópia do comprovante de endereço;

cópia do título de eleitor;
cópia do comprovante de escolaridade;
cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe (solicitar também o original);
cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos.

Documentos que devem ser mantidos no arquivo físico

Por outro lado, a maioria dos documentos gerados no ato da contratação, como o atestado de
saúde ocupacional, só pode ser aceita na versão física. Os originais podem ser digitalizados e
armazenados online para consulta, mas não devem ser descartados.

Alguns documentos trabalhistas têm um tempo determinado por lei para serem guardados.
Depois desse período, sua manutenção não é mais necessária. Confira a seguir alguns dos
principais:

rescisão de contrato: 2 anos;

aviso prévio: 2 anos;
pedido de demissão: 2 anos;
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged): 3 anos;
recibos diversos (salários, 13º salário, férias): 5 anos;
controle de ponto: 5 anos;
cadastro no PIS/PASEP: 5 anos;
guia da Previdência Social: 5 anos;
folha de pagamento: 10 anos;
RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): 10 anos;
exames médicos: 20 anos;
FGTS: 30 anos;
contrato de trabalho: prazo indeterminado.

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