Manual SAGI Administrativo 2013 PDF

S.A.G.I.
Software Avanzado de Gestion e Información
S.A.G.I. ADMINISTRATIVO el software ideal para pequeñas y medianas empresas, software

desarrollado para entorno Windows y único que le ofrece punto venta (POS) incluido en la misma
licencia.
Con nuestro programa SAGI ADMINISTRATIVO su empresa podrá tener el control diario e mercancías,
inventario, estados de cartera por cobrar y por pagar, información de clientes, proveedores y
vendedores, así como de tesorería; todo esto gracias a nuestra flexible y ajustable parametrización de
los documentos involucrados en la transacciones del día a día de su empresa, con un entorno
amigable, ágil y fácil de usar garantiza la rápida implementación de su gestión operativa.
S.A.G.I. Punto de Venta P.O.S. Con nuestro programa “SAGI Punto de Venta” su empresa tendrá el
control total de las operaciones y ventas por mostrador de empresas comerciales o de servicios como
almacenes, supermercados, bares, restaurantes, etc. Nuestro entorno amigable, ágil y fácil de usar le
garantiza la rápida implementación de su gestión en ventas.
Nuestro programa “SAGI Punto de Venta” viene incluido en la licencia del programa “SAGI
Administrativo”, por lo tanto la parametrización se hace desde este, con el fin de hacer más ágil el Punto
de Venta (POS).
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Pereira: Calle 20 N. 5 –39 Of. 903 – Tels: 333 0503 – 333 0626 – info@intelsoft.co
Bogotá: Calle 74 N. 15-80 Of. 503 Int II – Tels: 347 2193 – 321 6460 bogota@intelsoft.co
ÍNDICE
1. Acceso al programa
2. Explicación Barra de Herramientas.
2.1. Archivo
2.2. Editar
2.3. Ventana
2.4. Opciones
2.5. Procesos
2.6. Botones Rápidos
2.7. Módulos
3. Empresas
3.1. General
3.2. Otros
3.3. Imágenes
3.4. Periodos
3.5. Recordatorios
3.6. Procesos
4. Maestros
4.1. Gestión
4.1.1. Maestros Gestión
4.1.2. Secciones
4.1.3. Grupos
4.1.4. Marcas
4.1.5. Artículos
4.1.6. Terceros
4.1.7. Zonas
4.1.8. Vendedores
4.1.9. Documentos
4.1.10. Formas de Pago
4.1.11. Impuestos
4.1.12. Almacenes
4.1.13. Tipos de Cartera
4.1.14. Centro de Costos
4.1.15. Intereses
4.1.16. Actividad
4.1.17. Transportadores
4.2. Contabilidad
4.2.1. Plan de cuentas
4.2.2. Terceros
4.2.3. Documentos
4.2.4. Centros de costos
4.2.5. Interface
4.2.6. Movimiento
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4.3. Xpos
4.3.1. T.P.V
4.3.2. Tirilla
4.3.3. Conceptos
4.3.4. Gastos
4.3.5. Despachos
Gestión
5. Compras
6. Ventas
7. Facturación Automática
8. T.R.M.
9. Pagos
10. Pagos Automáticos
11. Saldos
12. Cambios
13. Traslados
14. Devoluciones
15. Remisiones
16. Pedidos
17. Entregas
POS
18. Caja Xpos
Administración
19. Ayudante
20. Inventario
21. Consultas
22. Listados
23. Reportes
24. Creación y validación de Usuarios
25. Interfaz.
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1. Acceso al programa
En el escritorio encontrará el icono de acceso del programa SAGI ADMINISTRATIVO el cual se

ejecuta y aparecerá la siguiente ventana.
Icono Acceso Directo
Validación de Usuarios
Esta ventana presenta un usuario predeterminado el cual es el mismo nombre del

Programa y la clave de acceso es el mismo usuario (XPRESS).
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2. Barra herramientas
2.1. Archivo
Cambiar Empresa: Permite hacer el cambio de una empresa a otra.

Empresas: Permite abrir la ventana de para el manejo de las empresas, donde se podrán crear,
editar y ver toda la información de cada una de las empresas existentes en el sistema. Esta
opción es al misma que se vera en Administración –Empresas.
Usuarios: Permite cambiar de usuarios, y acceder al sistema de administrador de usuarios,
desde aquí se puede dar atributos a los nuevos usuarios del sistema, esto se hace
parametrizando cada uno de los módulos de ventas, compras, pagos etc. para poder tener
acceso a este módulo se debe tener permiso de supervisor general, la primera vez que se entra
al sistema el usuario y la clave del supervisor general son XPRESS.
2.2. Editar
Permite utilizar ediciones de texto cuando se esta digitando algún tipo de dato.
Cortar: Permite cortar el texto seleccionado.

Copiar: Permite copiar un texto.
Pegar: Permite pegar un texto copiado o cortado.
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2.3. Ventana
Las opciones de ventana están divididas en dos partes, orden de ventanas y ventanas activas. Ya
que la aplicación es multiventana lo que quiere decir que se pueden abrir múltiples ventanas y
manejarlas independientemente, es importante saber cuales ventanas se tienen activas y el estado
de ellas, además de poderlas ordenar fácilmente.
Cascada: Permite ver todas la ventanas activas en forma de cascada, con el fin de que se aprecien los
nombres de las ventanas.
Ordenar Horizontalmente: Permite ordenar las ventanas horizontalmente.
Ordenar Verticalmente: Permite ordenar las ventanas verticalmente.
Minimizar Todas: Permite minimizar las ventanas activas.
Arreglar todas: Permite arreglar las ventanas activas.
En la parte inferior aparecen una a una las ventanas que están activas, formando una lista ordenada.
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2.4. Opciones
Navegador: Permite ver el menú de opciones de la parte izquierda en forma de navegador con unos
botones que representan cada una de las opciones.
Show behind
Permite habilitar y generar la consulta SQL para poder exportar los distintos tipos de reportes a Excel.
Habilite esta opción y diríjase al botón Sql.
Recordatorios
Permite ver todos los mensajes recordatorios que hay pendientes, como agregar nuevos mensajes, es
de aclarar que en el momento de ingresar al programa los mensajes recordatorios se activan
automáticamente indicando las tareas que hay pendientes.
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SQL
Permite activar el manejo de consultas SQL, el cual también esta en los botones de acceso rápido. El
SQL, permite que los usuarios hagan consultas más avanzadas, ya que deja que a disposición toda la
base de datos.
El SQL esta dividido en 4 partes, la primera es una barra horizontal de botones rápidos que permiten –
Salir del SQL - Generar un nuevo SQL - Guardar el SQL – Ejecutar el SQL – Imprimir el SQL - Exportar
el SQL a más de 19 formatos.
La segunda parte del SQL es una pantalla donde se escribe la sentencia SQL (Tipo de consulta que se
desea hacer) para poder hacer esto se requiere de una sintaxis especial (ver manual SQL), o es una
solución rápida ya que por medio de personal de IntelSoft, se pueden dar instrucciones vía telefónica.
La tercera parte permite seleccionar los ALIAS o la ruta de directorios donde se encuentran
almacenadas las tablas en el disco duro, para el Xpress existen 2 tipos de alias por empresa, el primero
XP_DEMO que es donde están los archivos maestros de la empresa y el segundo XP_DEMO2003 que
es donde se encuentra el movimiento de dicho año. Al frente del alias se podrá seleccionar la tabla
correspondiente, pudiéndose ver la estructura del archivo con el botón se encuentra enseguida. Por
ultimo esta la opción SQL donde se podrá grabar el tipo de consulta SQL que se hizo.
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Gestión
Por esta parte se puede ir directamente a los módulos de Compras, Ventas, Pagos, Saldos, Cambios,
Traslados, Devoluciones, Remisiones.
Contabilidad
Se dirige directamente al movimiento contable.
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POS
Permite ingresar al Xpos, se recomienda hacerlo por el acceso directo.
Administración
Permite entrar al los módulos de Maestros, Empresas, Ayudantes, Inventarios.
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2.5. Procesos
La opción de procesos consiste en hacer procedimientos de actualización de saldos de inventario y

cartera, se pueden hacer en cualquier momento, solo que se recomienda hacerlo al final de cada mes
antes de imprimir informes, estos procesos permiten verificar la integridad de la información que se ha
digitado, además permite verificar uno a uno todos los documentos de cada módulo.
Permite hacer lo siguiente:
Valorizar Inventarios
El sistema de valoración de inventarios del Xpress se hace por el método de promedio ponderado.
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Este proceso es el más importante para el manejo de los inventarios, ya que hace un recorrido por
todos los movimiento de compras y ventas con la finalidad de tomar los precios de costo uno a uno día
a día y sacar el promedio ponderado de cada producto, además permite sacar el costo de la mercancía
vendida en el momento en que se elaboren las facturas de venta. Este proceso se realiza con el fin de
que si por algún motivo se desea valorar nuevamente los inventarios desde un mes anterior se pueda
hacer, ya que el Xpress permite hacer modificaciones en los meses anteriores, se debe tener en cuenta
que si se modifica algo en Marzo después de estar trabajando la información de Agosto, hay que
valorizar nuevamente debido a que dicha modificación pudo haber afectado el costo del inventario. Los
reportes que reflejan el proceso del Valorizado son el Inventario Final Valorizado, Kardex, y en ventas el
Resumen y movimiento de Costos, el resumen y detallado de Ventas.
El método de promedio ponderado permite hacer lo siguiente:
Referencia Entradas Valor Ud. Saldo unidad Ponderado Total Inv.

X001 5 5.500 5 5.500 27.500
X001 10 6.500 15 6.166.66 92.500
El proceso como su nombre lo indica promedia los costos entre la saldo final en unidades. Este proceso
hace dos pasos importantes, Actualiza las entradas, salidas y saldos en unidades de cada referencia, y
promedia ponderadamente la misma.
Este proceso tarda un tiempo prudente dependiendo de la cantidad de referencias y el volumen de

transacciones en compras y ventas que se tenga, por ese motivo es recomendable hacerlo solo al final
del mes, antes de hacer interfaces a contabilidad o antes de sacar listados que involucren el promedio
de las referencias, si solo se desea consultar el saldo en unidades sin costo de promedio ponderado
basta con hacer el proceso actualizar inventarios solamente, este es más rápido ya que solo
involucra entradas y salidas en unidades sin tener que ponderar la referencia.
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Actualizar Inventarios
Este proceso permite hacer la actualización de saldos de los inventarios sin tener que hacer el proceso
de ponderación de los mismos
Es decir actualiza la cantidad de entradas, salidas y saldo al final de cada mes.

Este proceso se puede omitir en caso de haber hecho la Valorización de Inventarios. Los reportes que
se reflejan después de este proceso son que tengan que ver solo con unidades de entrada y salida sin
costo ponderado solo unidades.
De igual manera se puede escoger el periodo desde donde se desea hacer el proceso.
Reconstrucción de Cartera
De igual forma que los procesos de inventarios tiene opción de valorar y actualizar, la cartera posee
este proceso el cual permite actualizarla (Cuentas por pagar y Cuentas por cobrar) con el fin de conocer
que facturas se han cancelado y cuales no. Cuando se hacen los pagos y se encuentra alguna
incoherencia se procede hacer este proceso.
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Reconstrucción de Series
Para las referencias o artículos del inventario que manejan seriales es necesario hacer este proceso
debido a que permite hacer un recorrido por cada una de ellas y re verificar la entrada y salida
correspondiente del número de serie.
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Verificar Datos
En casos de pérdidas de datos o daños de información se puede ejecutar este proceso, el cual permite
verificar cada uno de los módulos de compras, ventas, pagos, cambios, traslados y remisiones con el fin
de encontrar datos incoherentes, es de aclarar que el tipo de error que se encuentre aquí se corregirá
automáticamente, se puede además escoger la opción de hacerlo para todos los meses o uno en
particular.
Interface
Este proceso permite enviar toda la información del Xpress (Compras, Ventas, Pagos, Devoluciones
etc.) al programa SAGI Contabilidad, esta pantalla permite elegir el periodo del Xpress que se desea
pasar a la contabilidad o el rango de fechas ya que se puede hacer por mes, quincena, décadas, o día a
día, posteriormente pregunta que módulos se quieren pasar si todos o uno por uno, por efectos de
revisión y auditoria se puede hacer una interface independiente para cada módulo en cada mes, luego
en la parte superior en la barra de botones rápidos de la interface se encuentra un botón que permite
generar la interface.
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Boton salir, permite cerrar la ventana de Interfaz Xpress.
Boton Imprimir, visualiza reporte Todo / Descuadrados.
Botón Calculadora, Activa la calculadora predeterminada del Windows.
Permite buscar un documento.
Botón para generar la interfaz del mes seleccionado.
Botón para enviar la interfaz a la contabilidad.
Botón que permite generar la interfaz a un archivo
Botón que permite borrar el documento actual.
Botón que permite eliminar toda la interface.
En la rejillas de datos de la parte inferior se podrá apreciar en la del lado izquierdo la historia de las
interfaces que se han elaborado (numero de interface, periodo del Xpress, periodo destino en
contabilidad, fecha de elaboración, rango de fechas desde y hasta cuando se hizo). En la rejilla de la
derecha (parte superior) muestra todos los documentos de la interface que se tenga seleccionada de la
rejilla anterior que después serán contabilizados permite ver datos como periodo, total débitos, total
créditos, fecha, estado, total registros etc.
Por último en la rejilla de la derecha (parte baja), detalla uno a uno los registros en débitos, créditos,
fecha signo etc. de cada comprobante tal cual quedaran en el movimiento contable.
Con el botón de la impresora se puede imprimir la interface que se esta haciendo, si después si
presenta algún tipo de error, inconsistencia o hace falta algún comprobante, se puede eliminar con el
botón de eliminar toda la interface y posteriormente volver a crearla. Luego de que esta lista la interface
el último paso es trasladarla al SAGI Contabilidad lo cual se hace por el botón de trasladar, después de
esto todos los comprobantes quedaran automáticamente en el programa contable. Es importante tener
en cuenta que antes de hacer la interface debió haber indicado previamente a que cuentas pasara en
contabilidad, esto se puede hacer desde la opción Codificación de la Interface. La interface es 100
confiable en cuanto a los datos que lleva a contabilidad, pero es opcional hacer el proceso.
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Actualizar listas de precios
El Xpress dentro del módulo de artículos o referencias maneja para cada una de ellas una casilla para
el precio de costo el cual se actualiza permanentemente con el valor de la última compra, 5 listas de
precio con sus respectivos factores y una de precio mínimo o de seguridad, el asistente de actualización
de listas actualiza únicamente las 5 listas de precios y el precio de seguridad, lo primero que pregunta
este asistente en sus cinco pasos es seleccionar cual de las 6 listas de precios se desea actualizar
(incluida la de seguridad) todas o una en especifico
Lo segundo es preguntar si se quiere actualizar para una o todas las secciones
Hay que recordar que las referencias están agrupadas por secciones, la tercera pantalla es la más
importante de todas ya que aquí pide la forma de cómo va actualizar esa lista de precio,
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Porcentaje fijo: Toma la lista de precios actual y la incrementa por el porcentaje indicado. Ultimo Costo:
Toma el ultimo costo de la referencia y lo multiplica por el porcentaje. Valor Fijo: Toma la lista de
precios y le incrementa un valor absoluto determinado.
Factores
Toma el precio de costo y le aplica los factores que tiene asociadas las listas de precios. En la cuarta
pantalla se pueden elegir precios sugestivos los cuales permiten hacer aproximaciones de las listas de
precios es decir suben o bajan al 9, 99, 999, 9999 ó al 5, 100, 900 mas cercano se puede tomar la
opción de no actualizar,
Por último en la quinta y ultima pantalla permite elegir si se actualiza la lista de precios de los terceros
que manejan facturación automática, si no se manejan simplemente se desactiva la opción, en caso de
manejarlos se puede elegir también desde que fecha hacia atrás se van a actualizar. En esta pantalla
se encuentra un ultimo botón Ejecutar el cual realizará el proceso de actualización de precios según se
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halla parametrizado la actualización, se debe tener en cuenta que después de haber hecho este
proceso no es posible reversarlo.
Consultas
Desde esta opción es posible acceder a opciones de reportes y consultas por pantalla de datos, como
seriales, aerolíneas etc.
Reportes
Activa la pantalla de reportes, también se puede acceder a ella por el icono de la impresora que esta en
la barra de botones rápidos, ver Reportes
Búsqueda de artículos
Permite hacer consultas avanzadas de SQL sobre los artículos como nombres, precios, códigos,
impuestos etc. Cualquier condición se puede hacer sobre cualquier campo, esta opción esta se puede
activar también por el icono del rayo que está en la pestaña de maestros. Ver Búsqueda Avanzada de
Artículos.
Inventario- Problemas de ponderado
Cuando se valorizan los inventarios con el fin de costearlos, algunas referencias presentan problemas
de costeo, ya que pueden tener ventas y en ningún momento se ha hecho la compra, o presentan la
venta con fecha anterior a la compra, en esta opción se reportan esos casos, en caso de presentar
inconvenientes es bueno analizar esta consulta.
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Búsqueda de series
Los seriales son números que van vinculados a la referencia con la finalidad de identificarla en casos de
garantías, digitando el numero de la serie se puede encontrar todo el movimiento en ventas, compras,
cambios y devoluciones.
X Financiero
Cuando en una empresa se factura por computador ya sea tirilla para punto de venta, factura normal en
hoja blanca o factura preimpresa la que trae todo el diseño previamente hecho y solo se requiere
imprimir los datos de facturación, se requiere sacar el informe diario el cual muestra lo que se ha
facturado clasificado por Formas de pago, secciones e IVA diferenciales, tal como lo solicita la DIAN,
este X financiero lo que permite es sacar el reporte varias veces en el día.
Comprobante Informe Diario (Z)
Contiene la misma información del x financiero, a diferencia que este se permite sacar solo al final de
las labores del día, siendo este informe el que realmente se almacena para mostrar a la DIAN, se debe
tener en cuenta que es de obligación imprimirlo ya que el no tenerlo implicaría sanciones por parte de la
misma.
Aerolíneas (Reporte Ticketes)
Para las empresa que facturan tiquetes de aerolíneas, este reporte es esencial ya que les permite en la
sección escoger la aerolínea en especifico, la fecha desde y hasta donde se quiere consultar y por
ultimo la TRM (Tasa representativa del mercado), arrojando como resultado el numero del tiquete,
pasajero, tasas, IVA, tipo de venta y el valor total en TRM, permitiendo además exportarlo a otro
formato como hojas de calculo con el fin de depurarlo y enviarlo a las aerolíneas.
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2.6. BARRA DE BOTONES RAPIDOS
Esta barra permite tener acceso rápido a algunas opciones de uso más frecuente activándose y
desactivándose dependiendo de las partes del programa que se estén usando.
Los botones están divididos en 5 grupos más uno de los datos de la empresa los cuales que explicarán
seguidamente:
El primer grupo contiene:
Salir
Identificado con una puerta, permite salir de la aplicación en cualquier momento.
Empresas
Permite abrir la ventana de para el manejo de las empresas, aquí se podrá crear, editar y ver toda
la información de cada una de las empresas existentes en el sistema. Esta opción es la misma que se
vera en Administración –Empresas.
Maestros
Permite activar la ventana donde se codificaran todos los archivos maestros, como artículos,
clientes, proveedores, etc. Siendo la misma información que se vera en la en la opción
Administración-Maestros.
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Periodos
Es un botón rápido muy importante ya que permite seleccionar el periodo que se va a trabajar,
dando opciones desde Apertura, Enero.... Diciembre, hasta Cierres. Es importante identificar el periodo
antes de empezar a elaborar transacciones de compras, ventas, pagos pues ahí quedara almacenada
dicha información.
El segundo grupo de botones contiene las opciones de edición de texto:
Cortar
Permite cortar el texto seleccionado
Copiar
Permite copiar un texto.
Pegar
Permite pegar un texto copiado o cortado.
Estas opciones solo se habilitan en casos de ingreso de información o manipulación de texto.
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El tercer grupo contiene las opciones de ventana:
Cascada
Permite ver todas las ventanas activas en forma de cascada, con el fin de que se aprecien los nombres
de las ventanas.
Ordenar Horizontalmente
Permite ordenar las ventanas horizontalmente.
Ordenar Verticalmente
Permite ordenar las ventanas verticalmente.
Esta opción solo se activa cuando se una o más ventanas activas.
El cuarto grupo contiene las opciones de:
Impresión
Botón que permite tener un acceso rápido a todo el sistema de impresión, ya que da las opciones de
imprimir listados (catálogos de artículos, clientes, proveedores, IVA, vendedores etc.) y reportes
(Inventarios, cartera, ventas, compras etc.) además de hacer consultas por pantalla.
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Reportes
SQL
Potente herramienta que permite al usuario hacer una gran cantidad de consultas en cualquiera de los
archivos, además de que permite generar consultas a su gusto.
El quinto grupo es de ayudas.
Calculadora F2
Activa la calculadora predeterminada del Windows.
Acerca de.. F10
Muestra los créditos del software, modos de instalación, datos del sistema y distribuidores autorizados.
Web
Esta novedosa opción permite ingresar a un navegador Web, con el fin de poder consultar nuestra
pagina www.intelsoftenlinea.com además de poderse conectar a Internet sin tener necesidad de salirse
de la aplicación y consultar otras paginas, esta es la ventana con la próximamente se estará haciendo
interfaces con otras aplicaciones a través de Internet. Los botones que muestra esta ventana son los
mismos que muestran los navegadores de Internet como son Salir, Atrás, Adelante, Detener, Refrescar,
Inicio.
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Asistente
Es una de nuestras principales ventajas ya que mediante este asistente o revista el usuario puede
consultar información de retenciones, salarios, tasas representativas del mercado, índices de precios al
consumidor, aportes parafiscales de la actualidad y los últimos años.
Además de un diccionario contable con el cual podrán hacer una gran cantidad de consultas
alfabéticamente. Toda esta información puede ser actualizada totalmente por Internet.
Para consultar el asistente simplemente se hace clic en las opciones de la pantalla de la parte izquierda
y saldrá toda la información en la pantalla de la parte derecha.
Cambio de empresa
Al final de los botones rápidos esta la opción de empresa donde se puede hacer doble clic y aparecerá
una ventana como la siguiente
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Esta ventana está dividida en dos: Empresas, donde se selecciona una nueva empresa y Años donde
se escoge el año en el cual se va a trabajar, después de haber hecho esto en la barra de la parte
inferior aparecerá el nombre de la empresa, NIT, y el periodo en el cual se está trabajando.
BARRA DE ESTADO
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la ventana, esta dividida en cinco partes, en la
primera muestra permanentemente las ayudas del posicionamiento del Mouse, en la segunda muestra
el nombre de la empresa que se esta trabajando, en la tercera parte muestra el NIT, en el cuarto
muestra el mes y el año.
BARRA DE OPCIONES
En la parte izquierda de la ventana se encuentra una barra con las siguientes características:
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Está dividida en tres grupos Gestión, Administración y Pos
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3. EMPRESAS
3.1. General
Al hacer clic en Empresas se desplegará una ventana la cual permite crear adicionar o crear
ilimitado número de empresas.
Se hace clic en el botón de Adicionar, inmediatamente aparecerá una ventana que solicita un código,
con el cual se identificará la empresa; éste puede ser alfanumérico, pero su primer carácter debe ser
una letra y no se deben incluir espacios ni caracteres especiales.
Seguidamente, se llenaran los demás campos con toda la información específica de la empresa que
está creándose. Los demás campos son: Nombre, Nit/C.C., DV, Tipo de Contribuyente (Otro ó Gran
Contribuyente), Dirección, Ciudad, Teléfono, fax, Moneda (PESOS), Fracciones (CENTAVO),
Decimales (0), Código de Contabilidad (Se selecciona el código de la empresa de “SAGI
CONTABILIDAD”), tercero (0), Centro de Costos (0000) Inventario en línea para Compras, Inventario en
línea para ventas, Fracciones, Recordatorios, Acceso al XPOS, % Propina (0.00).
Al hacer clic en el botón aceptar, inmediatamente el programa empezara a generar los archivos
correspondiente de la empresa nueva; observe que en la barra de estado se pueden ver los archivos
que se van creando. Una vez que concluya aparecerá el mensaje: “Nueva Empresa creada
exitosamente”, presione aceptar y habrá quedado lista la empresa para trabajar; el programa se cierra
automáticamente.
Si no se desea crear la empresa, con solo presionar el botón Cancelar en cualquier momento, se
deshace todo lo digitado.
Obsérvese que en la rejilla de datos hay un nuevo registro con el código de la empresa y toda la
información de esta, si se desea ampliar esta rejilla basta con hacer doble clic sobre ella y aparecerá
una ventana con todos los datos que no se ven en esta ventana, para salir de ella, basta con que se
haga clic en Salir o se presione la tecla Enter.
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Empresas
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3.2. Otros
En esta pestaña se completa la información correspondiente a la empresa, datos tales como: Tipo
régimen de la empresa, se escoge si la empresa es Retenedor, Auto-retenedor, Rete-IVA, Rete-ICA,
Administración, Código Administración, Datos del representante legal, Número de resolución DIAN
facturación, Rango Autorizado, Fecha de Vencimiento Resolución DIAN (Para efectos de
Recordatorios).
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3.3. Imágenes
En esta pestaña selecciono el logo de la empresa, presionando el boton Editar, se habilita el botón
cambiar, luego de presionar clic aparecerá una ventana para buscar la imagen (preferiblemente formato
.bmp), se selecciona, da clic en el boton cargar y luego aceptar.
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3.4. Periodos
El Sistema SAGI ADMINISTRATIVO utiliza 14 meses los cuales corresponden a los meses de:
Apertura, Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre,
Diciembre, Cierres. Obsérvese que existe un periodo inicial llamado APERTURA, en el cual
regularmente, van los saldos iníciales (inventario) del año inmediatamente anterior.
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3.5. Recordatorios
Con esta opción usted podrá programar su propia agenda de tal forma que cada vez que se ingrese al
programa, este se encargará de recordarle los eventos que se han programada en esta pestaña; para
lograrlo se debe hacer clic en el botón Adicionar y luego llenar el campo de la fecha o buscar en el
calendario activo, luego indique con cuantos días de anticipación desea que el programa empiece a
notificarle el evento y el mensaje que se desean ver.
Se pueden programar cualquier número de recordatorios.
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3.6. Procesos
En esta pestaña podemos realizar 5 acciones:
Copia de Seguridad: Realizar las copias de seguridad de la Empresa, así como restaurar
información de la misma.
Indexar: Verifica y ordena el contenido de las tablas.
Actualizar: Actualiza los archivos de la empresa, así como verifica las estructuras de la misma.
Saldos: Actualiza los Saldos de la empresa, pasando la información de un año a otro.
Volcado de datos: Graba los datos actuales de los diferentes archivos, haciendo el acceso a
estos más rápido. ADVERTENCIA: Una vez hecho este proceso no se tendrá acceso a los
datos nuevamente. Así mismo debe cerciorarse de haber valorizado los inventarios.
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4. MAESTROS
Es el proceso en el cual se establecen los parámetros de requerimiento de la empresa, tales como

artículos, terceros, tipos de cartera, formas de pago, impuestos, los cuales son necesarios para el
correcto funcionamiento de los módulos de compras, ventas, pagos, etc.
4.1.1. Maestros – Gestión
Al hacer clic sobre maestros, encontramos varias pestañas en donde se despliegan tres
opciones: Gestión – Contabilidad – P.O.S.
Al seleccionar la pestaña Gestión, debajo se despliegan mas pestañas los cuales están comprendidos
entre: Artículos, Secciones, Grupos, Marcas, Terceros, Zonas, Vendedores, Documentos, Formas de
Pago, Impuestos, Almacenes, Tipos de Cartera, Centros de Costos, Intereses, Actividades,
Transportadores.
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4.1.2. Secciones
Cuando se manejan inventarios de productos y/o catalogo de servicios (los cuales no tienen existencia
física), se pueden clasificar en secciones con el fin de poder diferenciar unas referencias de otras, si
una empresa tiene dentro de su inventario 5.000 referencias será mas sencillo dividir ese inventario en
20 secciones en donde cada una puede tener aproximadamente 250 referencias y no uno solo de
5.000, las secciones se pueden crear dependiendo del tipo de la empresa si es una ferretería puede ser
materiales eléctricos, bombilleria, cables, etc. En el caso de una librería serian cada una de las
editoriales, en el caso de una farmacia pueden ser los laboratorios o el tipo de medicamento, lo
importante es buscar dentro de las características del inventario cual es el tipo de clasificación mas
importante y adecuarlo a la sección.
Por defecto el programa siempre tendrá una sección ‘0000’ llamada sección general, la cual se asignara
a todas las referencias que no tengan codificada ninguna, los datos que se requieren al codificar las
secciones son:
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Código: campo alfanumérico.
Nombre: Descripción de la sección.
Descripción de artículos variable: al activar esta opción, permite a las referencias de esta sección,
poderles cambiar el nombre en el momento de estar haciendo la factura, es recomendable usarlas
cuando los artículos cambian de nombre en el momento de venderlos, como en el caso de la venta de
servicios, o alguna descripción adicional muy especifica en el momento de la venta, esto es muy
diferente a la información adicional que se hace en la factura ya que para eso existe un campo aparte.
Afecta inventarios: Por defecto cuando se crea una sección, esta afecta el manejo de los inventarios,
para los servicios y referencias que no lo manejen simplemente se desactiva, estos indica que los
artículos y los servicios deben de ir en secciones diferentes.
General
Se ingresan los datos generales de la sección como:
Tercero: este campo es exclusivo para las agencias de viaje ya que aquí se coloca el NIT de la
aerolínea para los procesos contables, en caso de no ser agencia, se debe dejar vacío sin ningún
carácter, (el espacio en blanco es diferente de vacío).
Operando: si las listas de precio de las referencias se quieren manejar ligadas a las secciones
entonces se escoge el operando que se le aplicara al precio de costo para actualizarlas, puede ser
multiplicación, división, suma o resta, de igual forma se debe indicar el factor para cada una de las
listas, si se tiene un articulo cuyo costo es $10.000.oo se puede determina así:
Operando: multiplicación factor 1.20 el precio de lista será $12.000.oo
Operando: división factor 0.80 el precio de lista será $12.500.oo
Operando: suma $1.500 el precio de lista será $11.500.oo
Operando: resta $1.500 el precio de lista será $8.500.oo
Esto tendrá efecto en el momento de crear cada referencia, además dentro de cada una de ellas se
puede parametrizar los factores y operando por separado.
Contabilidad
Aquí se indica a cuentas de contabilidad ira la venta, el inventario, el costo de ventas, IVA etc. Esta
codificación se puede dejar para hacerla cuando se este revisando la parte de la Interface.
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Notas
Aquí se indica información adicional a cerca de las secciones, no tiene límite de texto.
4.1.3. Grupos
Esta pestaña permite separar los artículos por Grupos, los cuales son útiles al momento de solicitar un
reporte y poder filtrar de acuerdo el grupo que seleccione.
Seleccione la pestaña grupos, clic al botón adicionar le solicita un código, puede ser numérico, o
alfanumérico hasta de 4 caracteres para finalizar de clic en el botón aceptar si desea hacer algún
cambio en cuanto al nombre se ubica en la parte inferior da clic en el botón editar y allí le habilita el
campo para editar el nombre, reclasificar permite tomar toda la información de un grupo y enviarla a
otro.
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4.1.4. Marcas
Esta pestaña permite ingresar la descripción de la marca de un producto. Seleccione la pestaña

marcas, clic al botón adicionar le solicita un código, puede ser numérico, o alfanumérico hasta de 4
caracteres para finalizar de clic en el botón aceptar, si desea hacer algún cambio en cuanto al
nombre se ubica en la parte inferior da clic en el botón editar y allí le habilita el campo para editar el
nombre .
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4.1.5. Artículos
En esta pestaña se realiza la parametrización de los productos, se especifica si el producto maneja IVA,
el precio del costo, el precio de la venta, entre otros, para luego ser solicitados al momento de facturar.
Seleccione la pestaña artículos haga clic al botón adicionar le solicita un código, puede ser
numérico, o alfanumérico hasta de 16 caracteres código de barras si lo maneja, luego elegimos de
que sección, grupo, marca y actividad es el articulo, le solicita la descripción corta si maneja el Touch.
Sección: se escoge la sección a la cual pertenece, campo relacionado con las secciones.
Grupo: se escoge al grupo al que pertenece, campo relacionado con los grupos.
Descripción: Campo alfanumérico donde se digita nombre y/o descripción del producto.
Otros: Campo alfanumérico de 20 dígitos donde se puede colocar información adicional como un
código interno o de fabrica.
Referencia activa: Campo de falso o verdadero en el cual por defecto esta en verdadero cuando se
crean nuevas referencias, cuando en el transcurso del tiempo se quiere sacar una referencia del
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inventario pero no se puede ya que contiene movimientos en algunos periodos, simplemente se escoge
esta opción y se deja en falso.
Series: campo de falso o verdadero que sirve para indicar referencias que tienen ligadas a ellas un
número de serie como electrodomésticos, computadores, partes y componentes electrónicos etc. Las
series permiten al momento de la compra ingresar x cantidad de la misma referencia detallando el mimo
número de veces el serial, con el fin de que cuando se haga la venta se pueda discriminar que
referencia con su serial en específico es la que se vende. Todos los datos quedan en el historial de
series y en el documento efectuado (compra o venta). En consultas – Búsqueda de series se puede
ver el movimiento de una serie especifica, y en procesos – Reconstruir Series, se hace actualiza el
historial. Cuando se manejan series no se pueden manejar Kits (compuesta) y viceversa.
Compuesta: campo de falso o verdadero que sirve para manejar referencias por kits, la función
principal es poder descargar del inventario una referencia la cual incluya automáticamente un grupo de
referencias simples, estos casos se dan en restaurantes en los cuales se descarga un kit llamado plato
xx el cual contiene 5 tipos de ingredientes sencillos, también en el ensamble de computadores donde el
kit es el computador y contiene varias referencias sencillas que son las partes, en las farmacias el kit es
algo llamado comúnmente matrimonio y sus referencias sencillas son cada uno de los medicamentos.
En la tercera pestaña de kits es donde se hace la codificación del número de referencias sencillas de
que contiene cada uno y su cantidad.
Posteriormente vienen 10 pestañas de las cuales 6 son para agregar codificación importante a las
referencias y las otras 4 de consultas.
Pestaña general la cual contiene los siguientes campos:
IVA: campo vinculado al archivo maestro de impuestos, a cada artículo se le asigna por separado el
porcentaje del IVA al cual pertenece, en caso de no tenerlo, existe una opción de 0% llamada no IVA.
La creación de los IVAS se hace por la pestaña de maestros – gestión – impuestos – IVA.
Máximo Descuento: Campo numérico que indica en el momento de la venta el máximo descuento que
se puede hacer por cada referencia, si el valor es 0% deja hacer cualquier tipo de descuento, mientras
si es 5% no deja hacer descuentos por encima del mismo. Otros impuestos: campo vinculado al
maestro de impuestos, existen algunas referencias como los cigarrillos, los licores, los tiquetes aéreos,
que manejan impuestos diferentes al IVA, aquí se pueden crear con un porcentaje que se calculara en
el momento de las compras y las ventas sobre el valor antes del IVA. Para crear más porcentajes se
hace por la pestaña maestros – gestión – impuestos – otros impuestos.
Valor Fijo otro Impuesto: campo numérico que cuando el otro impuesto no se aplica en porcentaje se
aplica en valor ya que no en todos los tipos de otros impuestos funcionan con un porcentaje fijo pero si
con un valor determinado.
En la pestaña artículos, general se le selecciona al articulo si maneja IVA, algún descuento, otros
impuestos, unidades de medida unidades por empaque, peso, stock mínimo y máximo.
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Uds. de medida: Campo vinculado con el que se puede saber cual es el tipo de unidad, litros, kilos,
metros, unidades etc. este campo es de tipo informativo.
Uds. Por Empaque: campo numérico en el que se indica cuantas unidades vienen por cada empaque
o presentación del producto, se exige como mínimo 1, este campo es importante ya que el inventario se
puede manejar por unidades o por unidad de empaque, con esto se pueden determinar inventarios por
fracciones.
Peso Empaque: Campo numérico donde se indica cuanto pesa la unidad de empaque, si en la unidad
de empaque hay 1 entonces es el peso de 1, pero si hay 12 entonces será el peso de las 12 unidades.
Con esta información se puede saber en el momento de la facturación cuanto pesan todos los ítems de
la factura.
Volumen: campo numérico que permite conocer el volumen de la unidad de empaque, es útil en el
momento de hacer una factura y saber cuanto ocupara en el momento del despacho a la empresa de
entregas.
Presentación: campo alfanumérico donde se indica la forma de presentación del producto como Caja
por 12 uds, frasco de 10 oz etc. Este campo es informativo.
Ubicación: Campo alfanumérico donde se informa al Xpress en que stand, peldaño, bodega etc. se
encuentra ubicado el producto, se pueden utilizar convenciones como STD3PL2 que indica stand 3
peldaño 2.
Manejo de inventario: campo selectivo entre unidad o empaque, es muy importante poder determinar
a cual de estos dos pertenece cada referencia, ya que el primero unidad, carga y descarga del
inventario por la mínima unidad de medida sin tener en cuenta para nada la unidad de empaque, es
decir si la unidad de empaque es 12 y se hace una compra por 5, el sistema descarga 5 unidades y no
5 empaques de 12 unidades, si se hace por la segunda opción de empaque se va a poder fragmentar el
empaque, es decir si se podrán vender 5 unidades de empaque y 3 unidades, para esto en el momento
de la compra o la venta se tendrá que indicar si se va a vender por empaque o fraccionado, para que el
sistema diferencie la fracción se hace con un signo negativo (-) en la venta o compra como –5 quiere
decir que se vendieron 5 unidades del empaque. Si el inventario por empaque de la referencia x tiene
12 unidades se poseen 5 empaques, quiere decir que internamente existen 60 unidades, si se venden
dos empaques y 6 unidades simplemente se factura 2 como empaque y –6 como unidades, al consultar
nuevamente el inventario se tendrán 2.5 empaques que equivalen a 30 unidades.
Stock Mínimo: campo numérico que determina cuanto es el mínimo de unidades que se deben tener
en existencia por cada referencia.
Stock Máximo: campo numérico que determina cuanto es el máximo de unidades que se deben tener
en existencia por cada referencia.
Días de reposición: campo numérico que indica el número de días que tarda la mercancía en entrar al
inventario después de haber sido pedida.
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Pestaña precios la cual contiene los siguientes campos:
En el Xpress existen 5 listas de precios de venta en las que se pueden clasificar distintos precios para
cada referencia, si la venta es al por mayor tiene un precio, al de tal tiene otro, de contado, a crédito,
etc. existen precios de costo, precio de mínimo o de seguridad, precio de oferta.
Ultimo costo: Campo numérico que indica el precio de costo de la referencia, este precio se actualiza
automáticamente en el momento de hacer las compras, por lo cual siempre esta indicando el último
precio de la compra, con base en costo se actualizan las listas de precios.
Operando: campo selectivo en el que se puede escoger entre 4 operandos la forma de calcular las
listas de precio, estos pueden ser diferentes para cada referencia pero debe ser el mismo para las 5
listas de precios de cada una de ellas. La función de los operandos es poder calcular las listas de
precios multiplicando, dividiendo, restando o sumando el costo.
Factor1: Campo numérico donde se coloca un factor sea fracción o valor entero para que en conjunto
con el operando seleccionado arroje como resultado la lista de precios 1.
Lista 1: Campo numérico en el cual se identifica la primera lista de precios, esta es el resultado del
operando por el factor1, en caso de no tener datos para hacer este calculo se puede digitar
manualmente.
Este procedimiento se hace de igual manera para factor2, lista2, factor3, lista3, factor4,
lista4, factor5, lista5.
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Si se tiene un costo de $10.000.oo se pueden determinar así las listas de precios:
Operando: multiplicación factor 1.20 el precio de lista será $12.000.oo

Operando: división factor 0.80 el precio de lista será $12.500.oo
Operando: suma $1.500 el precio de lista será $11.500.oo
Operando: resta $1.500 el precio de lista será $8.500.oo
Precio mínimo: campo numérico que permite restringir en el momento de vender hacerlo por un valor
inferior al que aquí se coloque, es importante ya que permite que los administradores del sistema
puedan definir además de las listas de precios un valor de seguridad con el que se garantice que no se
venderá algún producto por valores inferiores a los permitidos por los márgenes de utilidad, si no se
desea manejar entonces se deja en cero (0) el campo.
Factor fracción: Campo numérico que permite almacenar un factor para determinar el valor de la
fracción, es decir, si un producto que se maneja en el inventario por unidades de empaque el cual
consta de 10 unidades, tiene un costo de $10.000.oo, el Xpress toma el costo lo divide por el número de
unidades y luego le aplica el operando seleccionado, o sea ($10.000.oo /12) * 1.2 = $1.000.oo siendo
este el precio de la fracción.
Fracción: campo numérico resultado del factor fracción, operando y factor fracción, en caso de no tener
en cuenta el factor y porcentaje se coloca el precio manualmente de lo que se quiere que valga la
fracción.
Porcentaje Fracción: Campo numérico el cual toma el precio de lista1 lo divide en el número de
fracciones y el resultado lo multiplica por este porcentaje, con el fin de determinar el precio de la
fracción, si el precio lista1 es igual a $12.000.oo dividido 12 unidades da como resultado $1.000.oo por
unidad, pero como se vendió por fracción se incrementa en un 20% o sea el porcentaje fracción, da
como resultado $1.200.oo, muy diferente a los $1.000.oo anteriores. Para que este porcentaje tenga
efecto el precio de la fracción debe de estar en 0.
Existen para algunos tipos de empresas temporadas especiales donde se pretende aumentar las
ventas, como las temporadas escolares, temporadas de vacaciones u otro tipo de temporada donde la
idea principal es hacer descuentos especiales de todos o ciertos productos en específico, para ello el
Xpress tiene unas casillas especiales como son:
En oferta desde: Campo de fecha que indica desde cuando rige el precio de oferta.
Hasta: Campo de fecha que indica hasta cuando rige el precio de oferta.
Precio: Campo numérico donde se almacena el valor especial de la oferta para esa referencia en
especifico.
En el momento de hacer las ventas, el Xpress validara si la fecha de la factura esta dentro del rango de
las fechas de oferta, si esto se cumple, entonces tomara por defecto el precio de oferta de la referencia.
Se debe tener en cuenta que los precios de oferta también se pueden alimenta automáticamente desde
la opción Actualizar listas de precios, teniendo en cuenta el precio de costo de cada referencia, y se
puede hacer por secciones o para todas las referencias.
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Pestaña kits la cual contiene los siguientes campos:
Esta pestaña solo se utiliza cuando se manejan referencias compuestas en el inventario, se debe tener en cuenta
que para poder ensamblar (hacer un kit) una referencia compuesta esta no debe manejar series y debe tener el
atributo de ser compuesta, el kit se arma con los siguientes campos:
Referencia: Campo alfanumérico que permite incluir el código de una referencia no compuesta.
Cantidad: Campo numérico que indica cuantas unidades de dicha referencia utiliza el kit.
Fracciones: campo numérico que indica cuantas fracciones se utilizaran, esto en el caso de que la referencia sea
por unidades de empaque.
Factor %: Porcentaje que según estudios previos, se debe aumentar el costo de la referencia para irle dando un
costo al total del kit.
Se puede adicionar un número ilimitado de referencias sencillas al kit, el precio de costo de este será el resultado
de la sumatoria de los productos de cantidad * precio de costo * factor, en el caso de que un kit tenga 3
referencias su costo total seria así:
Código Cantidad Costo unitario Factor % Parcial
Referencia x 1 1.500.oo 1% 1.515.oo

Referencia xx 3 2.850.oo 1% 8.635.50
Referencia xxx 2 3.500.oo 2% 7.140.oo
=======
Total costo Kit 17.290.oo

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Donde $17.290.oo será el costo total del kit, el costo unitario se tomara del promedio ponderado u ultimo costo de
cada referencia.
En la rejilla de la parte izquierda se puede estar consultando la totalidad de las referencias que agrupa cada kit.
Pestaña Notas la cual contiene los siguientes campos:
Esta pestaña se caracteriza por tener dos campos memos y uno de imagen.
Nota: Campo tipo mensaje alfanumérico en el cual se almacena toda la descripción adicional que se
quiera hacer para cada referencia, las notas es un campo importante ya que pueda almacenar una gran
cantidad de información.
Aviso: Campo tipo mensaje alfanuméricos en el que se almacena una descripción, cuya finalidad es la
de alertar y mostrar el mensaje escrito en el momento de hacer una compra, venta etc. es muy útil en
casos de promociones (por la compra de esta referencia lleve otra etc.).
Imagen: Campo de tipo imagen, donde obviamente se almacena el logotipo del producto, para poder
hacer esto, se debe entrar por la opción de editar, posteriormente se da clic derecho sobre el campo
imagen donde aparece nuevamente la opción editar mediante la cual se accede al explorador de
archivos de imágenes, este pedirá la ruta donde se encuentran almacenas las mismas, los tipos de
archivos que soporta este campo son los que tienen extensión ipg, ipeg, gif, bmp, ico, emf, wmf. Si lo
que se desea es borrar la imagen entonces se recurre a la opción borrar que aparece al dar el clic
derecho.
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Pestaña series la cual contiene los siguientes campos:
Muestra los números seriales que hay disponibles para cada referencia los cuales han ido ingresando
en el momento de las compras y saliendo en las ventas, cuando se ingresan 5 unidades de una misma
referencia en una compra y esta maneja seriales, entonces el Xpress le pedirá en un cuadro aparte los
5 seriales correspondientes así:
Cantidad Seriales
5 ABG0001, ABG002, ABG003, ABG004, ABG005
Luego en esta pantalla mostrara los 5 números de serie. En el caso de referencias que manejen
seriales pero que no se quieran controlar por medio de las compras y ventas sino que solo se requieren
en el momento de hacer la venta, entonces se pueden alimentar manualmente por esta opción con solo
digitarlas en el cuadro teniendo en cuenta que cada referencia debe de una por cada línea.
En la parte derecha del cuadro de los seriales aparecen dos botones el primero ‘Buscar una serie’,
permite hacer la búsqueda de un número de serie en todo el movimiento de compras, ventas,
devoluciones, cambios etc. El segundo permite hacer una limpieza de todos los números seriales de
esa referencia.
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En casos en los cuales existan referencias donde no coinciden, no aparecen o hay distintos números
seriales se debe ir por la opción de Procesos – Reconstruir números seriales, y posteriormente
hacer la consulta.
Pestaña Proveedores la cual contiene los siguientes campos:
Esta es la última pestaña en la cual se requiere codificar información de las referencias, el primer
recuadro permite conocer la fecha, el tipo de documento y número, NIT y nombre del proveedor de la
última compra, actualizándose directamente en el momento de las compras.
Posteriormente se tienen 3 campos de proveedor, donde se le indica al Xpress cuales son los
principales proveedores que suministran esa referencia, estos campos se deben digitar por
independiente.
Las próximas 4 pestañas son de consultas de saldos, movimientos, costos y saldos por almacenes o
bodegas.
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Pestaña de costos
Permite hacer una consulta por cada referencia de su promedio ponderado al final de cada mes desde
el periodo de Apertura, hasta el mes de Diciembre y cierres, en caso de tener problemas con los valores
que allí se aprecian se debe ir a la opción de Procesos – Valorizar inventarios, con el fin de actualizar
el promedio ponderado de cada referencia.
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Pestaña de Saldos
Esta pestaña permite consultar el total de entradas, salidas, saldos en unidades y promedio ponderado
al final de cada mes, además muestra costo total de la referencia. De igual forma que en los costos sise
tiene alguna incoherencia con los saldos, se deben actualizar por la opción Procesos – Actualizar
inventario, el proceso de valorización de inventarios hace dos cosas, actualiza saldos en unidades y
promedia los costos, mientras que el de actualizar inventario solo actualiza las unidades entradas,
salidas, saldos.
En la parte superior de la rejilla aparece una casilla llamada almacén con la cual se puede seleccionar
la consulta para una bodega en especial, por defecto toma < todos > o sea los saldos consolidados por
todas las bodegas o almacenes, el botón que aparece a la derecha del almacén sirve para actualizar el
saldo después de que se cambie el número de la bodega.
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Pestaña de Movimientos
Pestaña que muestra una rejilla en la cual se puede hacer la consulta de los movimientos de entradas y
salidas de la referencia, donde además se aprecia el mes, fecha, tipo y número de documento, precio
de venta o costo según el caso, promedio ponderado a la fecha de la transacción, bodega o almacén,
NIT nombre del cliente o proveedor, en el momento de activar la pestaña, la consulta se hace por
defecto por todos los meses, si se desea ver solo uno en especial entonces se activa la casilla que esta
arriba de la rejilla denominada periodo, donde permitirá cambiarse a un mes determinado además se
puede refrescar la consulta con hacer clic sobre el botón que esta enseguida de la casilla.
Esta consulta de movimientos es especial ya que permite hacer seguimientos de una referencia durante
todo el año, identificando a quien se le compra (proveedores) a quien se le ha vendido (clientes),
existencias, precios de venta, costo y promedios ponderados.
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Pestaña de Almacenes
Permite ver la consulta de saldos acumulados de entradas, salidas y promedio ponderado de la

referencia en todo los periodos, clasificando la por bodegas.
Los datos que muestra son Código de referencia, Código de la bodega de la que muestra el saldo, E00,
S00, V00 equivalentes a salidas acumuladas, entradas acumuladas y promedio ponderado del periodo
de apertura, los E01, S01, V01 pertenecen a enero y así sucesivamente hasta el mes de cierres.
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4.1.6. Terceros
Pestaña que permite hacer la codificación de todos los clientes y proveedores con los que
cuentan en la empresa, contiene 7 pestañas internas de las cuales 5 son de información
básica y adicional y las otras 2 son de consultas.
En los datos generales se tiene:
Código: Campo alfanumérico de 15 dígitos el en el cual se identifica el tercero, puede ser números o
letras, lo mas recomendable es utilizar los números de cedula o Nit de cada uno de ellos sin utilizar
puntos ni comas, en caso de hacerlo así es este el mismo código que se almacena en el campo
siguiente ‘Nit / cc’ que es el que sirve para la impresión de la factura y la interfase a la contabilidad. Solo
es recomendable utilizar códigos distintos a los del Nit en el caso que se tenga un cliente con varias
sucursales que manejen dirección, administrador, cartera, condiciones comerciales por separado,
entonces cada sucursal tendría un código distinto como 001, 002, 003, 004, etc, pero en el campo del
‘Nit / c.c.’ debe de ir la misma cedula o Nit real del cliente, teniendo esta codificación se puede consultar
por el Xpress la cartera, movimientos de ventas, pagos etc, por cada sucursal, y en el momento de
necesitar los consolidados de ventas de este cliente se hace por la parte contable a través del Nit
verdadero. Este caso es muy usual cuando se tienen clientes de cajas de compensación, ya que
poseen varios supermercados en distintas localidades con administradores muy diferentes.
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Nit / C.C: Campo alfanumérico de 15 dígitos en el que se codifica el numero de identificación tributaria
(Nit) o la Cedula de ciudadanía, según sea el carácter legal del cliente o proveedor, al igual que el
código es recomendable no utilizar puntos, comas ni el digito de verificación (dv) en el momento de
crearlo, el DV lo calcula automáticamente el sistema en un campo separado, además es este el mismo
número que pasa al programa SAGI contabilidad. Por lo que no debe estar en 0 o tener un código
incorrecto.
DV: Campo alfanumérico de un solo dígito donde es calculado automáticamente por el Xpress el digito
de verificación que acompaña al Nit, en caso de no manejarlo simplemente se coloca un espacio ( ).
Nombre: Campo alfanumérico de 60 caracteres donde se indica el nombre o razón social del cliente o
proveedor.
Zona: campo vinculado que permite vincular cada tercero a una zona en especifico.
Activo: campo de falso o verdadero que tiene la función de habilitar o deshabilitar los terceros, por
defecto todos están activos, solo se desactivan en caso de que ya no se utiliza el código respectivo.
Posteriormente vienen 7 pestañas de las cuales 5 de ellas son para seguir la codificación:
Pestaña de Generales
Contacto: Campo alfanumérico de 60 caracteres que se utiliza para colocar el nombre del contacto, en
el caso de los proveedores puede ser el vendedor o el encargado de la cuenta, en el caso de los
clientes puede ser algo similar o el nombre comercial de la empresa.
Dirección: Campo alfanumérico de 60 caracteres donde se indica dirección comercial del tercero.
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Ciudad: Campo vinculado con la base de datos de las ciudades o municipios de Colombia, para buscar
una ciudad, basta con escribir las iniciales de ella y luego se digita enter, es importante tener en cuenta
que existen nombres de municipios iguales pero en distintos departamentos, si se tiene alguna duda
entonces se activa el icono de la derecha el cual permite buscarlos mostrando el código del municipio
según el DANE y su respectivo departamento, se debe escoger la búsqueda en orden alfabético. En el
caso de La Unión mostrara lo siguiente:
Municipio Código según DANE Departamento
La Unión 05400 Antioquia

La Unión 52399 Nariño
La Unión 70400 Sucre
La Unión 76400 Valle
Teléfono: Campo alfanumérico de 20 caracteres donde se almacena los teléfonos del tercero, se exige
digitar por lo menos un número, en la parte derecha aparece un botón con el cual se puede marcar
automáticamente, para esto se requiere que el computador tenga modem y este conectado a una línea
telefónica.
Fax: Campo alfanumérico de 20 caracteres donde se almacena el número del fax.
e-mail: Campo alfanumérico de 50 caracteres donde se coloca la dirección electrónica del tercero, se
puede hacer clic en el botón de la parte derecha con el fin de activar el correo electrónico. El método y
los pasos del envío son propios del sistema operativo.
Web: campo alfanumérico de 50 caracteres donde se almacena el Home Page o pagina web del
tercero, se puede hacer clic en el botón de la derecha con el fin consultar la pagina web específica del
tercero.
Clasificación: Campo vinculado con el archivo de clasificaciones donde permite separar el tercero en
grupos diferentes distintos a la zona. Si se desean crear nuevas clasificaciones basta con hacer clic
sobre el icono de la derecha y aparecerá el cuadro don se puede hacer.
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Pestaña de condiciones comerciales:
La mayoría de los datos que a continuación se explican son datos por defecto que se verán en el
momento de hacer la factura de venta o las compras, es importante llenarlos adecuadamente ya que
permitirán sacar un mejor provecho del Xpress, es bueno aclarar que se pueden cambiar totalmente en
el momento de hacer los movimientos.
Lista de Precios: Campo numérico que va desde 1 hasta 5, el cual permite asignarle al tercero tipo
cliente la lista de precios que le corresponde según se parametrizo en Maestros – Gestión - Artículos
– Listas de precio. En el caso de los proveedores no requiere codificación alguna ya que por defecto
en el momento de las compras se toma el precio de costo.
Tipo de Cartera: Campo vinculado con la tabla de tipos de cartera, Maestros – Gestión – Tipos de
cartera, permite indicar si el cliente paga de contado o cuantos días se le dan de crédito.
Cupo del Crédito: Campo numérico en el que se indica el máximo cupo de crédito que se le puede
hacer a cada cliente, este es muy importante en el momento de la venta ya que si la venta excede el
cupo máximo, el Xpress lo notificará automáticamente.
Descuento comercial: campo numérico que permite manejar el porcentaje de descuento que se le da al
cliente por defecto, este descuento es pie factura. Días para descuento financiero: Campo numérico
que indica el número de días para ganar algún descuento financiero.
Porcentaje descuento: Campo numérico donde se coloca el porcentaje del descuento financiero
anterior.
Interés: Campo vinculado a la tabla de intereses, Maestros – Gestión – Intereses, donde se indica que
tipo de interés por mora se va a calcular el cliente. Este interés se genera cuando al elaborar una nueva
factura existen facturas vencidas del cliente, antes de calcularlo el Xpress pregunta si realmente se
quiere cobrar interés de mora en la factura.
Vendedor: Campo vinculado a la tabla de vendedores Maestros – Gestión – Vendedores, donde se
indica de que vendedor es el cliente.
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Fecha de ingreso: Campo de fecha donde quedo registrado la fecha en el cliente ingreso al sistema.
Matrícula: Campo alfanumérico de 40 caracteres donde se puede ingresar algún tipo de información
adicional del cliente, como matriculas, placas de vehículo, pagares, etc.
Fletes: Campo de falso o verdadero que indica si en el momento de la compra o de la venta se debe
activar se cobran los fletes, si el campo es verdadero entonces pedirá el valor del flete y no lo es no
cobrara ningún flete.
Pestaña de tributaria
Permite clasificar los terceros dependiendo de su posición fiscal, actividad comercial, tipo y régimen.
Régimen: Permite seleccionar si el tercero es Régimen común, simplificado o gran contribuyente.
Actividad: se selecciona la actividad económica del tercero entre comercial, industrial, servicios o
financiera.
Tipo: se clasifica entre fabricante, mayorista, distribuidor o agente.
Posición fiscal: Privada, estatal, mixta o sin ánimo de lucro.
Los anteriores campos son de tipo informativo, queriendo decir con ello de que no importa la selección
que se haga, solo es para clasificarlos.
Autoretenedor: Campo de falso o verdadero que indica si al proveedor no se le debe practicar retención
en la fuente, estando en verdadero, cuando se haga la compra, esta no causara retención por compras
automáticamente, si esta en falso si lo hará.
Retenedor de Ind. Y Ccio: Campo de falso o verdadero que indica si esta en verdadero que se le debe
causar el impuesto de industria y comercio al proveedor.
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Practica retención: Campo de falso o verdadero que indica si el cliente va a practicar retención en la
fuente en el momento del pago.
Pestaña de automáticos
Para las empresas que deben generar el mismo tipo de factura para todos los meses o ciclos
especiales, se utiliza estos automáticos, aquí se incluyen tipos de facturación como las de causaciones
de aportes en fondos y cooperativas, facturación de administración en propiedades horizontales,
facturación de rodamientos mensuales o diarios para empresas de transportes, facturación para
empresas de servicios públicos como empresas de aseo etc. La idea de este método es poder asignarle
a cada tercero la o las referencias que se le van a facturar con su respectiva cantidad y valor, este
proceso se le hace a todos los terceros que se les desea facturar, posteriormente por la opción de
Ventas – Generar automáticos, se crearan una a una todas las facturas del ciclo que se haya
seleccionado.
Este método es muy útil ya que omite que el usuario tenga que hacer una por una las facturas sino que
las hace en un solo bloque. Los campos que se piden son:
Referencia: campo vinculado con el archivo maestro de las referencias, en el cual se indica cual
referencia se va a facturar.
Cantidad: Campo numérico en el cual se coloca la cantidad de ítem de esa referencia.
Precio: Campo numérico donde se indica el valor unitario de la referencia a facturar.
Ciclo: Campo numérico correspondiente al número de facturación que se va hacer, este ciclo sirve para
diferenciar una facturación de la otra, es decir si se tienen dos tipos de facturación distinta en el mes
una cada treinta días y otra cada quince, entonces se podrá manejar ciclo 1 y ciclo 2.
Si se requiere hacer modificaciones en una futura facturación, basta con editar el tercero
correspondiente y cambiar las referencias, cantidad, valor o ciclo según sea el caso.
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Pestañas de Movimientos
Permite hacer la consulta de todo el movimiento que ha tenido el tercero como compras, ventas, pagos
etc. Con solo posicionarse en el tercero aparecerá en la en la parte baja de la pestaña cuatro pestañas
que indican cada una lo siguiente
General: Todo el movimiento del tercero especificando el periodo, tipo, número y nombre de
documento, débitos, créditos, fecha de la transacción, forma de pago etc, si se selecciona un
documento tipo factura aparecerá en la segunda pestaña de Detalle toda la descripción de la misma, y
en la tercera pestaña de detalle mostrara con que recibo tiene abonos o fue cancelada. Por último en la
pestaña de Auxiliar muestra todas las transacciones que tienen que ver con cartera. Esta opción
también se puede ver en Consultas – Búsqueda de documentos.
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Pestañas de Notas
Esta pestaña de notas permite contiene dos campos:
Notas: Campo tipo memo que permite agregar información adicional y más especifica del tercero.
Aviso: Campo tipo memo que es mostrado en el momento de hacer compras, ventas, pagos o alguna
transacción al tercero, se puede almacenar un mensaje con el fin de que cuando el cliente vuelva el
sistema muestre el mensaje específico.
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4.1.7. Zonas
Zonas: Permiten clasificar lo terceros (clientes y proveedores) por grupos principales, ubicación
geográfica, tipos de clientes etc, con el fin de poder sacar los estados de cartera por pagar y por cobrar
agrupados por dichas zonas, los campos que se piden en las zonas son:
Código: Campo alfanumérico de 4 dígitos donde va el número de la zona, por defecto el Xpress
maneja una zona 00 llamada ‘Zona General’, en caso de que no se creen nuevas zonas, es
recomendable a l igual que todo lo que emplee códigos utilizar números.
Nombre: Campo alfanumérico de 50 caracteres donde va el nombre respectivo de la zona.
Nombre de Terceros Variable: Campo de selección donde se indica a la zona que se pueden editar el
nombre del tercero en el momento de la compra o la venta. Es importante crear como mínimo una zona
con terceros variable y asignarle un tercero ya que existen momentos en que se hace ventas a
personas o terceros esporádicos y no se requiera tener todos sus datos almacenados pero se necesita
sacar la tirilla o factura con el nombre del mismo, ya que la zona es variable se puede cambiar el
automáticamente, utilizando el mismo código de tercero.
Notas: Campo de tipo memo que permite almacenar una descripción más amplia de la zona.
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Contabilización: Campos donde se parametriza las cuentas en contabilidad, clasificadas por zonas.
Ver interfase.
4.1.8. Vendedores
Pestaña que permite codificar toda la información acerca de los vendedores de la empresa, se pueden
ingresar vendedores externos y vendedores de mostrador, no es obligatorio hacer esta codificación,
simplemente es importante en casos de querer sacar la cartera por vendedor, ventas por vendedor,
comisiones de venta según un porcentaje establecido etc.
Los campos que se piden son los siguientes:
Código: Campo alfanumérico de 15 caracteres donde se identificará cada código del vendedor.
Nit. C.C.: Campo alfanumérico de 15 caracteres correspondiente a la cedula del vendedor.
Teléfono: Campo alfanumérico del teléfono del vendedor.
Nombre: Campo alfanumérico de 60 caracteres donde se identifica el nombre completo del vendedor.
Dirección: Campo alfanumérico de 60 caracteres correspondiente a la dirección del vendedor.
E-mail: Campo alfanumérico correspondiente al correo electrónico del vendedor.
Esta pestaña contiene dos pestañas internas una del Pos y la otra de Notas, en la primera del
Pos se tiene:
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Comisión por Ventas: Campo numérico que permite indicar el valor de la comisión por ventas que se
liquidara al vendedor, estas comisiones se pueden sacar al final de un periodo x, por rango de fechas,
se puede tener el dato por separado de las ventas de mostrador (pos) y las ventas de facturación
externa. Reportes – Ventas – Comisión en ventas.
Comisión por recaudos: En el momento de hacer los pagos el Xpress pregunta que vendedor o quien
hizo el recaudo, con el fin de poder sacar un reporte que indique la fecha de la factura cancelada, la
fecha de pago y la comisión generada por el recaudo. Reportes – Pagos – Comisión en recaudos.
Acceso al Pos: Campo de falso o verdadero el cual permite configurar si el vendedor puede entrar al
Pos (punto de venta) además de darle algunos permisos de manejo, en este caso el vendedor se
convierte en un cajero.
Clave de Acceso: Campo alfanumérico de 20 caracteres que permite asignarle clave al vendedor para
entrar al POS.
Lista de precios: Campo numérico donde va el número de la lista de precio con el cual el vendedor va a
facturar desde el pos.
Cambiar precios: Campo de falso o verdadero donde se indica si el vendedor puede cambiar el precio
de venta en el momento de la venta, este campo es muy importante ya que le da o no la restricción a
los vendedores de cambiar los precios de venta.
Hacer Descuentos: Campo de falso o verdadero donde se le da la posibilidad al vendedor de hacer

descuentos por el sistema Pos.
Supervisor: Campo de falso o verdadero donde el vendedor puede ser un supervisor, el cual puede
tener acceso a todo el sistema Pos sin ningún tipo de restricción.
En la pestaña de Notas se tienen dos campos en los cuales se puede almacenar al igual que en los
artículos y terceros datos adicionales del vendedor como unas notas y un aviso en especifico, estos dos
campos son de tipo memo.
4.1.9. Documentos
Es una de las principales pestañas de configuración ya que permite crear y codificar los documentos los
cuales se van a utilizar en todos los módulos de ventas, pagos, compras etc., en el momento de crear la
empresa el Xpress genera automáticamente una tabla con todos los posibles documentos que se van a
emplear con el fin de agilizar un poco la codificación, en esta opción se pueden crear documentos
nuevos, modificar los existentes o borrar los que no se requieran.
Por defecto el archivo contiene 26 documentos que incluyen saldos iniciales de inventarios, saldos de
cuentas por pagar y por cobrar, ventas, compras, pagos etc. Su codificación esta determinada para los
primeros son saldos iniciales tanto de inventarios como de cartera por cobrar y cartera por pagar, luego
las del módulo de compras como las compras, entradas almacén, ajuste débitos al inventario etc., luego
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vienen las del módulo de ventas como facturas de ventas, salidas de almacén etc. posteriormente los
pagos de clientes como a proveedores. Es importante tratar de mantener este orden en el momento de
crear nuevos documentos.
Código: Campo alfanumérico de 2 caracteres el cual identifica el tipo de documento.
Nombre: Campo alfanumérico de 60 caracteres que permite identificar claramente el nombre del
documento.
Formato1: Campo alfanumérico de 20 caracteres que permite identificar el nombre del archivo en el que
quedara grabado el formato del documento, por defecto el Xpress lo graba como FORMA## donde ##
corresponde al tipo del documento, esto permite que se puedan hacer modificaciones a los formatos y
adecuarlos al tipo que se maneje en la empresa, para poder hacer esto se debe ingresar por el icono de
la izquierda donde aparecerá el asistente diseño de formatos.
Formato2: Campo alfanumérico de 20 caracteres donde se puede identificar un nombre de archivo

permitiendo tener hasta 2 tipos distintos de formatos de documentos para cada uno de ellos.
Posteriormente aparecen 4 pestañas internas de información de documentos.
Pestaña de General: Permite hacer configuraciones generales del documento.
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Tipo: Campo vinculado a un archivo de fuentes de documentos previamente codificado, el cual permite
clasificar el tipo de documento que se esta creando, estos tipos son muy importantes ya que son los
que deciden si un documento puede entrar o no a una opción determinada, además se pueden crear
dos códigos de documentos distintos con la misma fuente, esto para casos de tener dos tipos de
prefijos de facturas de venta entonces se puede crear el código 23 para una y el código 27 para la otra
siendo el tipo de ambas el de VENTAS.
Cuando se hace la configuración inicial del Xpress y la empresa trae saldos de inventarios, cartera por
cobrar y pagar los documentos que se emplean son los asociados a las siguientes fuentes:
Saldos de cartera por cobrar: perteneciente al módulo de Saldos solicita datos como el Nit / C.C. del
cliente, el número de la factura de venta que debe, el valor de la factura, fecha de factura, fecha de
vencimiento etc.
Saldos de cartera por pagar: igualmente perteneciente al módulo de Saldos pide los mismos datos que
el anterior solo que en vez del cliente pide el proveedor.
Entrada Almacén: Documentos para hacer una entrada al inventario diferentes a compras y ajustes (+),
dicha entrada puede manejar impuestos, no afecta cartera, si el precio unitario es mayor que 0 (cero) lo
toma para ponderar el inventario, en caso contrario toma el ponderado que se tenga a la fecha.
Fuentes del módulo de Compras:
Compras: documentos como facturas de compras, afecta inventarios, valoriza el inventario, discrimina
impuestos, y genera un crédito en la cuenta por pagar al proveedor.
Ajustes (+) débito al inventario: Documentos de ajustes al inventario, el precio no valoriza el inventario
ya que el Xpress toma el ponderado a la fecha para hacer el ajuste, no maneja impuestos, no genera
cartera.
Cotización proveedores: no afecta inventario ni cartera, si afecta impuestos y sirve para hacer una
cotización.
Fuentes del módulo de Ventas:
Salidas de almacén: Documentos que indican una salida de inventarios, no afectan costo, cartera,
impuestos etc.
Ventas: Facturas de venta que afectan cartera, impuestos, descargan del inventario a promedio
ponderado, generan un débito a la cuenta por cobrar.
Ajuste (-) crédito al inventario: ajustes cuando se requiere sacar del inventario, no afecta impuestos, ni
cartera.
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Cotización clientes: sirve para hacer una cotización al cliente es igual en parámetros a la factura de
venta a diferencia que las referencias que se indican no se descargan de inventarios, ni afecta la cuenta
por cobrar.
Fuentes de devoluciones:
Devolución de clientes: permite hacer una devolución donde ingresara la mercancía nuevamente al
inventario, y disminuirá la cuenta por cobrar al cliente, maneja impuestos y se requiere tener
previamente una factura de venta.
Devolución proveedor: permite hacer una devolución donde saldrá la mercancía del inventario y
disminuirá la cuenta por pagar al proveedor, maneja impuestos y se requiere tener previamente una
compra.
Fuentes de Pagos:
Anticipo a proveedores: permite hacer anticipos a facturas de proveedores que no se han hecho
previamente, la característica del anticipo es que tiene fecha anterior a la compra, es importante tener
en cuenta que el anticipo se cruza solamente a una factura o sea que el valor del anticipo debe ser
menor o igual al número de la factura de compra.
Anticipo a clientes: funciona exactamente al de proveedores solo que con las facturas de venta.
Comprobante de Egreso: Permite hacer los pagos a los proveedores, cruzándose directamente con la
compra que previamente se ha hecho.
Recibo de Caja: Permite hacer los pagos de los clientes de igual forma se cruza con las facturas de
venta que previamente se han hecho.
Nota Crédito proveedor: Permite llevar un valor mayor a una compra ya efectuada, genera un crédito a
la cuenta por pagar, cruzado a una compra.
Nota Débito proveedor: Permite hacer una disminución a una compra ya efectuada, genera un debito a
la cuenta por pagar, cruzado a una compra.
Nota Débito cliente: Permite llevar un valor mayor a una factura de venta ya efectuada, genera un
débito a la cuenta por cobrar, cruzado a una factura de venta.
Nota Crédito cliente: Permite llevar un valor menor a una factura de venta ya efectuada, genera un
crédito a la cuenta por cobrar, cruzado a una factura de venta.
Ninguna de estas 4 notas afecta inventarios solamente valores.
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- Fuentes de Saldos:
Saldos de cuentas por cobrar.

Saldos de cuentas por pagar.
- Fuentes de Cambios:
Cambios: Permite hacer cambios de mercancías, donde se entra la referencia que se había vendido
previamente y se saca la del cambio, permite calcular la diferencia.
- Fuentes de Traslados:
Traslados entre bodegas: Para las empresas que manejan varios almacenes o bodegas, se permite
hacer este traslado donde se digita una sola vez las referencias, la bodega origen y destino, los precios
que se manejan en estos traslados son a promedio ponderado y los hace internamente el Xpress.
- Fuentes de Remisiones
Remisión a Clientes: No afectan inventario ni cartera, si tienen impuestos, se utilizan con el fin de ir
acumulando servicios o ventas a los clientes y en una fecha determinada convertirlos automáticamente
en una factura de venta.
Remisión a proveedores: No afectan inventario ni cartera, si tienen impuestos, se utilizan con el fin de ir
acumulando servicios o compras hechas por los proveedores y en una fecha determinada convertirlos
automáticamente en una compra.
- Fuentes del POS:
Pos: Documento mediante el cual se hacen las ventas por el POS (Punto de Venta), tiene
características similares a una factura de venta, lo único que no maneja es cartera, es importante tener
en cuenta que las facturas (tirillas) que se hagan por el POS van el Xpress solamente en resúmenes
por rangos de fechas a un documento de VENTAS llamado resumen de ventas por POS.
Terminando las fuentes y siguiendo con los campos de los documentos sigue:
Prefijo: Campo alfanumérico que permite colocar uno números o letras previo a la factura de venta, o
cualquier tipo de documento, para los que no lo manejen el Xpress por defecto coloca un (-) guión.
Consecutivo: Campo numérico donde va el número consecutivo del documento, la primera vez que se
inicia el sistema es 1 (uno), pero dependiendo del consecutivo que se lleve se puede modificar, en el
momento de entrar a un módulo cualquiera el sistema toma el número que aquí se encuentre y lo va
actualizando automáticamente a medida que se van incluyendo nuevos registros.
Manejo de IVA: campo selectivo que permite indicarle al sistema la forma de calcular el IVA para los
documentos que manejen inventarios o servicios e impuestos, como las ventas y las compras, en el
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momento de una venta el sistema pide la referencia, cantidad y valor unitario, es de acuerdo a este
valor que se determina el calculo del IVA así:
Teniendo el caso de un valor unitario de $10.000.oo y un porcentaje de IVA de 16%
Excluido: Toma los $10.000.oo por el 16 % donde el IVA es $1.600.oo, el valor antes de IVA $10.000.oo
y el total $11.600.oo
Incluido: Toma los $10.000.oo dividido por 1.16 donde el IVA es $1.379.oo, el valor antes de IVA
$8.621.oo para un total de $10.000.oo
Sin IVA: sin importar si la referencia tiene o no IVA, simplemente no lo calcula. El Excluido se maneja
mucho en las compras, además de facturación a crédito, el incluido es ideal para puntos de ventas
cuando se habla de precios ya incluido el IVA, los sin IVA se usan para remisiones etc.
Otros impuestos: Campo falso o verdadero que indica si el documento necesita calcular impuestos
como los que manejan los licores y cigarrillos, estos impuestos se calculan antes del IVA, e indican:
Excluido: El valor en el precio unitario no contiene el impuesto al consumo.
Incluido: El valor en el precio unitario contiene el impuesto.
Interfazar: campo de falso o verdadero que indica si este documento se va a pasar a contabilidad. Ver
Interfase.
Costear: Campo de falso o verdadero, cuando se hace la interfase en documentos de ventas o salidas
de inventarios se descarga del inventario como CMV (costo de la mercancía vendida), si este campo
esta en falso pasaría la interfase solamente las ventas contra la cuenta por pagar, mientras si esta
verdadero la pasaría ventas, cuentas por pagar, inventario (costo promedio) y costos de mercancía
vendida.
Notas: Campo tipo memo que permite adicionar información adicional de los documentos.
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Pestaña de detalle
Permite consultar los atributos en específico que tiene cada documento de acuerdo a la fuente que esta
usando, como manejo de inventarios, cartera etc., en esta pestaña no se puede modificar nada,
solamente consultar.
Pestaña de Contabilidad: Ver la opción de interfase.
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Pestaña de Consultas
Permite consultar los documentos en un mes o rango de fechas, para hacerlo basta con hacer clic en
consultas luego en los cuadros desde (fecha inicial) y Hasta (fecha final) colocar las fechas a
correspondientes y por último hacer clic en el botón de Consultar. En la parte de abajo aparecerá una
rejilla mostrando el periodo, tipo, número y prefijo del documento, fecha etc., todos los datos del
documento buscado.
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4.1.10. Formas de Pago
Pestaña que permite determinar cuales son las formas que existen en el momento de hacer la
cancelación de una factura tanto en ventas como en compras, en el momento de elaborar las facturas si
son a crédito entonces no pide forma de pago, pero si no lo es pedirá la forma como se esta cancelando
la factura, en el momento de los pagos siempre pide la forma de pago de cada factura. Dichas formas
se pueden crear y codificar al gusto, por defecto el Xpress genera 5 formas de pago, pero se pueden
crear muchas mas, estas son de crédito, efectivo, tarjeta, consignación, cheque.
Los campos que se manejan son:
Código: Campo alfanumérico de 10 dígitos, donde normalmente se codifican solo 2, el cual identifica el
tipo de forma de pago.
Nombre: Campo alfanumérico de 60 dígitos, el cual permite colocar la descripción de la forma de pago.
Pestaña de General:
Forma de Pago: Campo selectivo que permite identificar si la forma de pago es efectivo, cheque, tarjeta
u otro.
Campos informativos:
Cuenta bancaria, cuenta de contabilidad, cuenta de retención al IVA, cuenta de retención en la fuente
tarjetas, cuentas comisión tarjetas y los respectivos porcentajes.
Notas: Campo tipo memo donde se indica información mas detallada de la forma de pago.
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4.1.11. Impuestos
Esta pestaña de impuestos es bien importante ya que permite codificar y parametrizar todos los tipos de
impuestos, no importa cuando ni cada cuanto cambien los porcentajes de impuestos ya que en este
módulo se pueden crear nuevos, editar los que existen y borrar los que ya no se requieran. Dentro de
los impuestos se tienen IVA, retención en la fuente, industria y comercio, impuestos al consumo etc.
Esta pestaña contiene 5 pestañas internas:
Pestaña de IVA
Permite crear y codificar los diferentes tipos de IVA que se tengan en la empresa:
Código: Campo alfanumérico de 4 dígitos, que indica el tipo de IVA, normalmente se recomienda
colocar el número que es igual al porcentaje, si es 16% entonces el código es 16.
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Nombre: Campo alfanumérico de 60 caracteres en el que se indica la descripción del tipo de IVA.
Porcentaje: Campo numérico de 2 dígitos los cuales indican el porcentaje por el cual se va a calcular el
impuesto.
Símbolo: Campo alfanumérico de 1 dígito que se utiliza para diferenciar los tipos de IVAS diferenciales,
cuando en una factura se manejan varios IVAS se puede colocar al lado del valor del IVA este símbolo
con el fin de conocer a que tipo de IVA pertenece, se recomiendan caracteres especiales como # - $ -
% etc.
Contabilización Cuenta débitos y cuentas créditos: campos vinculados en los que se indica la cuenta en
contabilidad.
Notas: Campo tipo memo en el que se puede ampliar la descripción del tipo del IVA además indicar
desde cuando cumple con ese porcentaje y que tipo de productos afecta.
Pestaña de Retención
Permite crear los diferentes conceptos que se manejan en la retención en la fuente.
Código: Campo alfanumérico de 4 caracteres que permite identificar el tipo de retención.
Nombre: Campo alfanumérico de 60 caracteres que permiten mostrar la descripción de la retención o el

concepto como tal.
impuesto.
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Base: Campo numérico que permite indicar el valor base mínimo sobre el cual se calcularan las
retenciones en la fuente.
Contabilización Cuenta débito y cuenta crédito: campos vinculados donde se indican las cuentas que
van a contabilidad.
Notas: Campo tipo memo que permite indicar una descripción más amplia de la retención.
Pestaña de Calendario
Esta pestaña permite ver el calendario tributario clasificado por IVA y retención y a medida que se
hacen las actualizaciones permite tenerlo clasificado por años.
Estas fechas aparecerán en una pantalla de mensajes recordatorios con el fin de avisar con días de
anticipación el vencimiento del IVA o la retención en la fuente, clasificado por empresas. Ambas
pestañas de IVA y retención permiten que se indique el número de días de anticipación en los cuales
aparecerá en los recordatorios.
Pestaña de otros impuestos
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Existen otros tipos de impuestos diferentes al del IVA como los que manejan los licores y los cigarrillos,
estos impuestos se pueden parametrizar por un valor fijo, el cual se codifica cuando se esta creando la
referencia, o por un porcentaje fijo que es el que aquí se coloca, obviamente también se le asigna a la
referencia en el módulo de a Artículos.
Código: Campo alfanumérico que permite identificar el tipo de otro impuesto que se ha creado.
Nombre: Campo alfanumérico de 60 caracteres en los que se indica la descripción o el nombre

especifico del otro impuesto.
impuesto.
Afecta Costo: Campo de verdadero o falso que permite indicar si el valor del otro impuesto formara
parte del costo del artículo en el proceso de valoración de inventarios, normalmente estos otros
impuestos si forman parte del costo del articulo y conforman el valorizado del inventario, pero se
requiere conocer por aparte el impuesto ya que cuando se calcula el IVA se hace tomando el valor
antes del otro impuesto.
Contabilización cuenta crédito y cuenta débito: Campos de tipo vinculado que permiten conocer las
cuentas contables.
Notas: Campo de tipo memo que permite ampliar la descripción del otro impuesto.
Pestaña de Industria y comercio
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Calcula el impuesto de industria y comercio en el momento de hacer las compras, esto para las
ciudades en las cuales se debe hacer la retención de industria y comercio.
Código: Campo Numérico de 4 caracteres que permite identificar el tipo de industria y comercio, ya que
se pueden hacer por varios porcentajes.
Nombre: Campo alfanumérico de 60 caracteres donde se especifica la descripción del impuesto.
impuesto.
Base: Campo numérico que permite indicar el valor base mínimo sobre el cual se calculará el impuesto
de industria y comercio.
Contabilización cuenta crédito y cuenta débito: Campos de tipo vinculado que permiten conocer las
cuentas contables.
Notas: Campo de tipo memo que permite ampliar la descripción del impuesto.
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RETEIVA
4.1.12. Almacenes
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Cuando en la empresa se manejan bodegas de inventarios estas se pueden clasificar por los
almacenes, la idea de estos es poder digitar y consultar los inventarios agrupados por los mismos. El
Xpress tiene un módulo que permite hacer traslados entre almacenes sin tener que digitar dos veces la
información, simplemente se le indica las referencias y la cantidad y por último el almacén origen y el
destino. Por defecto siempre se maneja el almacén ‘0000’ que es principal.
Código: Campo alfanumérico de 4 caracteres que permite identificar el almacén.
Nombre: Campo alfanumérico de 60 caracteres que permite describir el almacén, como bodega,
principal, centro, o el de algún punto en especifico.
Encargado: Campo alfanumérico de 60 caracteres en el cual se indica el nombre de la persona

encargada de dicho almacén o inventario, esto en caso de que lo tenga.
Dirección: Campo alfanumérico de 60 caracteres que indica la ubicación o dirección del almacén.
Teléfono: Campo alfanumérico de 20 caracteres donde se almacenan los teléfonos del almacén.
Ciudad: Campo vinculado que muestra la ciudad donde esta ubicado el almacén.
Notas: campo tipo memo que permite ampliar la descripción o incluir nuevos datos de cada almacén.
4.1.13. Tipos de cartera
En el momento de hacer las compras y las ventas uno de los puntos mas importantes que se tiene en
cuenta es cuando se va a cancelar dicha factura, si es de contado, a crédito y cuantos días se darán de
plazo, existe otro tipo de cartera que es la que se hace por cuotas, como la de los almacenes de
electrodomésticos y carteras de financiación por plazos donde se cancelara la factura en X número de
cuotas; se debe crear un tipo de cartera para cada una de las formas de cartera existentes en la
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empresa, como contado (0 días), crédito 30 días, crédito 60 días, por cuotas, etc, también indicar si es
cartera tradicional o se hará por cuotas.
Código: Campo alfanumérico de 4 caracteres donde se clasifica el tipo de cartera.
Nombre: campo alfanumérico de 60 caracteres el cual permite hacer la descripción del tipo de cartera
que se tiene.
Número de cuotas: Campo numérico que permite indicarle al Xpress en cuantas cuotas se cancelara la
factura, si la cartera es tradicional, es decir se vende y se da plazo de 30 o mas días entonces el
número de cuotas es 1, sin importar que a los 30 días se haga solo un abono y a los días siguientes se
cancele totalmente la factura. Es importante aclarar que el número de cuotas solo se maneja cuando se
hace financiación o se pacta el pago a más de 2 cuotas y se quiere que el sistema haga la distribución
de las cuotas, un ejemplo seria así:
Fecha factura 01/16/2003

Valor de la factura $5.000.000.oo
Tipo cartera por cuotas 12
El sistema arrojará las siguientes cuotas
#Cuota Fecha pago Valor cuota Saldo
1 02/15/2003 416.667.oo 4.583.333

2 03/15/2003 416.667.oo 4.166.666
3 04/15/2003 416.667.oo 3.749.999
4 05/15/2003 416.667.oo 3.333.332
5 06/15/2003 416.667.oo 2.916.665
6 07/15/2003 416.667.oo 2.499.998
7 08/15/2003 416.667.oo 2.083.331
8 09/15/2003 416.667.oo 1.666.664
9 10/15/2003 416.667.oo 1.249.997
10 11/15/2003 416.667.oo 833.330
11 12/15/2003 416.667.oo 416.663
12 01/15/2004 416.663.oo 0
Esto solo se verá en el momento de hacer la factura, aquí en cuotas solo se le indica el sistema que
maneja mas de 1 cuota.
Días entre cuotas: campo numérico que indica el número de días al cual quedara la cartera, cuando es
la cartera tradicional se coloca 15 si es a 15 días, 30 si es a 30 días y así sucesivamente, ahora para la
cartera por cuotas será el número de días entre cada cuota, si es quincenal entonces es 15, si es
mensual entonces 30, si es por décadas entonces 10, el mas tradicional es el de 30 días.
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Intereses: Campo numérico de 2 dígitos que permite calcular intereses corrientes a cuotas fijas.
Notas: Campo tipo memo con el que se puede ampliar la descripción del tipo de cartera.
4.1.14. Centros de costo
Permite tener centros de costos con el fin de hacer las interfaces a la contabilidad, el centro de costo se
pide en el momento de hacer la compra o la venta.
Código: Campo alfanumérico de 4 caracteres que permite identificar el centro de costo, este
generalmente debe coincidir con el que se tiene en contabilidad.
Nombre: Campo alfanumérico que permite describir el código.
Notas: Campo tipo memo que permite ampliar la descripción del centro de costo.
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4.1.15. Intereses
Esta pestaña de intereses permite codificar el interés que se va al calcular, en caso de mora en las
facturas. Dicho interés se calcula en el momento de hacer una nueva factura abonándole dicho valor,
para calcular el interés se pueden escoger varias formas de hacerlo así:
Código: Campo alfanumérico de 4 dígitos que permite identificar el tipo de interés.
Nombre: Campo alfanumérico de 60 dígitos donde se indica la descripción del interés.
Porcentaje: Campo numérico que contiene el valor en porcentaje sobre el cual se calculará el interés.
IVA: Campo vinculado que indica si el interés tiene cobro de IVA.
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4.1.16. Actividades
En esta pestaña permite crear la actividad a la cual la podemos enlazar a un artículo creado, el
cual nos servirá en el momento del reporte.
Ingrese en el campo notas alguna observación en especial.
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4.1.17. Transportadores
En esta pestaña se puede ingresar la cedula del conductor, sus datos personales, ingresar el
vehículo, placa, esto para fines de llevar un control en modulo de ventas, y saber los datos
ingresados del transportador.
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4.2. Contabilidad
Para ingresar a esta pestaña se debe habilitar en Archivo - Empresas y seleccionar en el campo
Código Contabilidad, la empresa creada en el sistema S.A.G.I. Contabilidad General,
4.2.1. Plan de cuentas

Permite visualizar el plan único de cuentas.
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4.2.2. Terceros
Permite visualizar los terceros de sagi contabilidad.
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4.2.3. Documentos
Permite visualizar los documentos de sagi contabilidad.
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4.2.4. Centro de Costos
Permite visualizar los centros de costos del sistema S.A.G.I. Contabilidad General
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4.2.5. Interface
Permite visualizar la interfaz elaborada.
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2.4.6. Movimiento
Permite visualizar los tipo de documento, el numero de consecutivo, y el movimiento contable

que elaboro la interfase.
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4.3. Xpos
De clic en el botón maestros.
4.3.1. T.PV.
Seleccione la pestaña Pos - T.P.V. - General escoja el almacén el cajero y donde indica maquina
utilice el botón actualizar para que tome el nombre del equipo en el cual está instalado el software, en
la opción base digite el valor.
En la pestaña Pos-Tpv-Visor se configura la pistola para el código de barras.

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En esta pestaña se configura la impresora pos
Al dar clic en el icono aparecerá la siguiente ventana:
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Si usted tiene una impresora de tirilla pos que maneje corte de papel copie el código que le aparece
en la ventana anterior, realice esta misma operación si maneja cajón monedero
En esta pestaña podemos configurar los códigos de barras como la longitud de dígitos y cantidades
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En esta pestaña nos permite activar y configurar la balanza
En esta pestaña nos permite verificar si la caja esta activa
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4.3.2. Tirilla
En la pestaña de Pos –Tirilla - Formatos de clic en editar y podra modificar cada uno de los
documentos y elegir r el numero de copias.
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En la pestaña Pos –Tirilla-- Encabezado seleccione editar y configure las variables que desee que
lleve la tirilla.
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En la pestaña Pos –Tirilla-- Pie seleccione editar y puede configurar la resolución de facturación, el
rango de facturación o alguna observación en especial (Gracias por su compra)
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En la pestaña Pos –Tirilla—Pie2 seleccione editar y puede configurar las propinas
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En la pestaña Pos –Tirilla—Comanda seleccione editar y puede configurar la tirilla solo (touch)
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4.3.3. Conceptos
En la pestaña Pos – Conceptos puede crear o modificar la descripción de facturas anuladas
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4.3.4. Gastos
En esta pestaña cree las descripciones de los gastos
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4.3.5. Despacho
En esta pestaña despacho puede configurar cada una de las terminales de impresión solo aplica para
(touch)
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5. Compras
Ingresar al módulo de compras, en el icono o por Opciones – Gestión – Compras, en este

módulo se elaboran el ingreso de los artículos al inventario, allí se elaboran los documentos de
Inventario inicial, entrada almacén, compras, ajuste (+) db inventario, compras – solo cartera.
En la pestaña General, clic en el botón adicionar, se habilita el clic en el botón de Tipo, despliega la lista
y seleccione el documento, oprima la tecla Enter, el sistema arrojará automáticamente el consecutivo,
escoja un almacén, ingrese la fecha de elaboración del documento, seleccione o adicione el tercero a
quien se elabora el documento, elija el tipo de cartera; en el campo ‘Vence’ el sistema traerá
automáticamente la fecha de vencimiento de acuerdo a la parametrización del tipo de cartera, ingrese
un valor para descuento pie factura (no es un campo obligatorio), seleccione Centro de Costos.
La pestaña Impuestos, se habilitan los botones de Rete-fuente, Rete-ICA, Rete-IVA, de acuerdo a la

parametrización del tercero en las condiciones comerciales, se escoge la retención a ejecutar, y con la
tecla Enter nos dirigimos a la otra pestaña.
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En la siguiente pestaña, elija la forma de pago que se utiliza en el documento, puede escribir un No.
Documento, No Autorización. En los campos de Total Débitos, Total Créditos, y SALDO, me muestra la
información de cartera por pagar a ese tercero.
En la pestaña notas, puedo adicionar información adicional del documento que este realizando
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Luego de registrar e ingresar la información anterior, oprimimos la tecla de TABULACION, e
inmediatamente el clic queda habilitado en el campo de Referencia.
En el campo referencia, seleccionas el artículo creado en maestros, en el icono podemos buscar el

artículo creado en maestros artículos, o de lo contrario podemos crear el artículo utilizando el botón
y aparecerá la siguiente ventana:
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En esta ventana se pueden adicionar los artículos, se ingresa un Código, Nombre, Se enlaza a una
Sección, Grupos, el Costo del articulo, El precio Venta Publico P.V.P. 1, precio mínimo, seleccionar IVA,
otros impuestos, manejo de inventario, y clic en aceptar y terminar.
Luego de crear el artículo, ingresamos la cantidad, el precio, descuento (si esta permitido de acuerdo a
los permisos del usuario), con la tecla Enter, se habilita para seguir ingresando un nuevo articulo al
documento, para finalizar el ingreso de articulo, pulsamos la tecla ESC y habrá finalizado el ingreso de
los artículos al documento.
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Botones adicionales
Botón salir, permite cerrar la ventana de el módulo de compras.
Botón imprimir, permite visualizar la impresión del documento en dos formatos,

Formato 1 Carta completa, Formato 2 Media Carta, según sea el diseño elaborado en la
Pestaña maestros.
Botón Buscar, permite realizar una búsqueda rápida de algún artículo en especifico.
Botón búsqueda de artículos por precio.
Botón filtro, permite traer todos los documentos de todos los periodos.
Botón Actualizar, actualizar y revisar docuementos e inventario.
Botón duplicar, permite realizar una copia del documento seleccionado.
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Botón Anular la factura seleccionada.
Botón cargar pedidos.
Permite modificar los datos básicos del documento seleccionado
Permite la búsqueda y la aplicación de anticipos
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6. Ventas
Ingresar al módulo o por Opciones – Gestión – Ventas, en este módulo se elaboran las
salidas de artículos al inventario, allí se elaboran los documentos de Salidas de Almacén, Factura de
Venta, Ajustes (–) cr inventario, Factura de Venta – Solo Cartera, Resumen de Ventas del POS,
Cotización Clientes.
automáticamente la fecha de vencimiento de acuerdo a la parametrización del tipo de cartera, escoja el
vendedor, si la factura maneja fletes ingresar el valor, ingresar un valor en otros cobros (campo no
obligatorio), seleccione Centro de Costos.

parametrización de la empresa en la que se esté trabajando, se habilita o deshabilita el visto bueno si la
empresa practica retención, rete-ICA o rete-IVA.
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En la siguiente pestaña, elija la forma de pago que se utiliza en el documento, puede escribir un No.
Documento, No Autorización
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En la pestaña Cartera, ofrece información acerca del cupo de crédito del tercero, cual es el saldo
anterior, el número de días, número de cuotas, intereses, mora, total débitos, total créditos, y el saldo
de la factura.
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En la pestaña notas, puedo adicionar información adicional del documento que esté realizando, y
colocar así mismo el A.I.U.

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y seguir los mismos pasos explicados en el módulo de compras.
Luego de crear el artículo, ingresamos la cantidad, el precio, descuento (si esta permitido de acuerdo a
los permisos del usuario), con la tecla Enter, se habilita para seguir ingresando un nuevo articulo al
documento, para finalizar el ingreso de articulo, pulsamos la tecla ESC y habrá finalizado el ingreso de
Botones adicionales
Botón salir, permite cerrar la ventana de el módulo de ventas.

Pestaña maestros.
Botón Buscar, permite realizar una búsqueda rápida de algún artículo en especifico.
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Botón búsqueda de artículos por precio.
Botón Actualizar, actualizar y revisar docuementos e inventario.
Botón Facturación Automática, realiza novedades y genera documentos automáticos.
Botón Cuotas, elabora el cálculo de la cartera asignada al tercero.
Botón duplicar, permite realizar una copia del documento seleccionado.
Botón enviar a compras.
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Permite la búsqueda y la aplicación de anticipos
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7. Facturación automática
El proceso de facturación automática se elabora por el módulo de ventas, corresponde a la generación

de facturas de venta de acuerdo a la parametrización del tercero, Maestros – Terceros –
Automáticos, el objetivo de elaborar facturas automáticas es la de parametrizar a los terceros
especificando los artículos que mes a mes siempre estarán en la factura elaborada para ese tercero.
Para elaborar la facturación automática ingresar al módulo de ventas, clic en el icono
Clic en botón Generar Automáticos, aparecerá la siguiente ventana:
Clic en el botón adicionar, ingrese la fecha de elaboración, ingrese el ciclo, seleccione el tipo de
documento, el sistema arrojará el número del consecutivo, ingresar la fecha de elaboración de las
facturas, escoja el tipo de cartera, la fecha de vencimiento la generará de acuerdo a la parametrización
del tipo de cartera, seleccione el vendedor, habilite o deshabilite el campo intereses, elija almacén,
centro de costo, ingrese la descripción, y adicional puede digitar información en el campo notas, clic en
el botón aceptar y el sistema elaborará automáticamente la facturación.
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Novedades
Para elaborar novedades de la facturación automática, clic en el icono
Clic en el botón novedades y aparecerá la siguiente ventana:
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En el panel izquierdo visualiza la lista de los terceros que se han realizado la facturación automática, en
el panel derecho en el recuadro Automáticos se visualiza los articulo que componen la facturación
automática, en el campo novedades aparecerán los artículos que el cliente desee adicionar para la
próxima elaboración de la facturación.
Clic en adicionar escoger el campo referencia el articulo, ingresar la cantidad y el precio, clic en aceptar
para finalizar la novedad, luego de ingresar las novedades a los terceros clic en el botón para
realizar el proceso de facturación automática.
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8. Manejo TRM
Tasa representativa del mercado, es una opción de conversión, para utilizar esta opción se debe
habilitar en Maestros – Documentos – Selección del Documento y habilitar el campo Moneda
Extranjera.
Ingresar al módulo de ventas, y al momento de ingresar el tercero, se habilita el campo T.R.M. y deberá
ingresar el valor del día de la tasa representativa del mercado.
9. Pagos
Ingresar al módulo de Ventas, en el icono o por Opciones – Gestión – Pagos, en este módulo
se elaboran los documentos de cancelación de cartera por cobrar y por pagar, ingresar anticipos, cruce
de anticipos; allí se elaboran los documentos de Anticipo Proveedores, Comprobante de Egreso, Nota
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Débito Proveedor, Nota Crédito Proveedor, Cruce Anticipo Proveedores, Anticipo de Clientes, Recibo
de Caja, Nota Débito Cliente, Nota Crédito Cliente, Cruce Anticipo de Clientes.
Para elaborar algún documento de pago, clic en el botón adicionar, se habilita el clic en el botón de
Tipo, despliega la lista y seleccione el documento, oprima la tecla Enter, el sistema arrojará
automáticamente el consecutivo, ingrese la fecha de elaboración del documento, seleccione el tercero a
quien se elabora el documento, escoja el centro de costos, seleccione la persona que Recaudó, elija
una forma de pago; ingresa información adicional del documento en el campo Docto y Aut. Oprima la
tecla Enter, y aparecerá la siguiente ventana:
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En esta ventana aparecerá el saldo de la cartera que posee el tercero, en el cual me especifica el tipo
de documento, el numero, la fecha en la que se realizo dicha factura, el valor de la factura y el saldo
actual, clic en el botón de OK, ingresar el valor del pago a la factura, ingresar los datos siguientes solo
si aplica para el documento que este elaborando, el campo descuento, retención, rete-IVA, rete-ICA y
para finalizar el documento presione la tecla ESC.
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Botones adicionales
Botón salir, permite cerrar la ventana de el módulo de pagos.

Pestaña maestros.
Botón búsqueda de documentos.
Botón reprocesar, verifica todos los documentos de modulo de pagos.

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Botón Pagos Automáticos.
Botón cambiar la forma de pago del comprobante.
10. Pagos automáticos
Este proceso permite generar los pagos de la cartera del tercero que se elija, ingresando las fechas de
inicio y fin de la cartera.
Para generar los pagos automáticos ingresamos en el módulo de Pagos, clic en el icono
Clic en el botón Pagos Automáticos, aparecerá la siguiente ventana:
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11. Saldos
Ingresar al módulo de Saldos, en el icono o por Opciones – Gestión – Saldos, en este módulo
se elaboran los documentos de generación de cartera por cobrar y por pagar, generalmente son los
saldos iniciales de la cartera del año anterior, el cual elabora automáticamente al cerrar el año; allí se
elaboran los documentos de Saldos de Cartera por Cobrar y Saldos de Cartera por Pagar.
Para registrar los saldos de cartera por cobrar y por pagar, clic en adicionar, se habilita el campo para
buscar el tercero, Seleccione un tercero de la lista, o adicione uno nuevo por medio del botón e
ingrese los datos, Seleccione el tipo de documento, el programa arrojará automáticamente el
consecutivo, seleccione Vendedor, Tipo de cartera, la fecha del saldo de cartera, ingrese la fecha de
vencimiento, en subtotal digite el valor de la cartera, ingrese los datos en descuento, interés, IVA, y el
programa calculara automáticamente el valor Total, para finalizar el documento presione la tecla ESC.
Botones Adicionales
Botón salir, permite cerrar la ventana de el módulo de Saldos.
Botón buscar
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Botón de reprocesar, permite realizar verificación y actualización de los saldos de cartera.
12. Cambios
Ingresar al módulo de Cambios, en el icono o por Opciones – Gestión – Cambios, este

módulo se utiliza para elaborar el procedimiento de un cambio entre artículos, y el programa me
generara cuanto es la diferencia del valor entre ambos artículos, allí encontramos un documento
llamado Cambios.
Para registrar el documento de Cambios, clic en adicionar, seleccione en tipos el documento Cambios,
el programa arrojara automáticamente el consecutivo, escoja el almacén, ingrese la fecha de
elaboración del documento.
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En la pestaña General, seleccione el vendedor, la forma de pago, despliega la lista y búsqueda del
tercero quien realizará el cambio, en la pestaña notas ingresa información adicional al documento,
presiona la tecla Enter para ubicarse en campo referencia.
En el campo referencia realiza la búsqueda del articulo vendido, e ingrese la cantidad en el campo
Entran, Ingrese el valor del precio de la venta en el campo Precio, si desea manejar descuento ingrese
el valor, el IVA, y el programa generara el valor de subtotal, presiona la tecla Enter para continuar.
El siguiente paso es buscar el articulo por el cual se realizará el cambio, y la cantidad se registra en el
campo Salen, A su vez ingresar el valor del precio, descuento, IVA, el programa calcula
automáticamente TOTAL ENTRADAS, TOTAL SALIDAS Y DIFERENCIA, presione la tecla ESC para
finalizar el documento.
13. Traslados
Ingresar al módulo de Traslados, en el icono o por Opciones – Gestión – Traslados, este

módulo se utiliza para generar un traslado de artículos de un almacén a otro, para poder utilizar este
módulo es necesario tener mas de un almacén, allí encontramos un documento llamado Traslado entre
Bodegas.
Para elaborar un traslado de artículos entre bodegas, clic en adicionar, seleccione el documento
Traslado entre Bodegas, oprima la tecla Enter, el sistema arrojará el consecutivo automáticamente,
ingrese la fecha de elaboración del documento, seleccione el vendedor, ingrese notas, recordatorios en
el campo en blanco, presione la tecla TAB, y selección el articulo que desea realizar el traslado, ingresa
la cantidad, el precio, en el campo Origen, seleccione la bodega en donde se encuentra el articulo, y
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luego en el campo Destino, selecciona la bodega en donde se realiza el traslado, presiona la tecla ESC
para finalizar el documento.
14. Devoluciones
Ingresar al módulo de Devoluciones, en el icono o por Opciones – Gestión –

Devoluciones, este módulo se utiliza para devolver artículos y el valor de la cartera, allí encontramos
un documento llamado Devolución Clientes, Devolución Proveedores.
Para elaborar el documento de devolución de clientes o de proveedores, clic en el botón adicionar,

seleccione el tipo de documento, el programa arrojara automáticamente el consecutivo, seleccione el
almacén, selecciona la fecha de elaboración del documento.
En la pestaña General seleccione el tercero el cual se irá a efectuar la devolución del producto,
seleccione centro de costos, puede incluir el valor del flete (campo no obligatorio), otros descuentos u
otros.
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parametrización del tercero en las condiciones comerciales, se escoge la retención a ejecutar, y con la
tecla Enter nos dirigimos a la otra pestaña.
En la pestaña notas, puedo adicionar información adicional del documento que esté realizando,
motivos, etc.
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15. Remisiones
Ingresar al módulo de Devoluciones, en el icono o por Opciones – Gestión –

Remisiones, este módulo se utiliza para elaborar un documento de prefactura, la cual después de ser
aprobada por el supervisor del sistema, decida enviarla a facturación, allí se encuentra el documento de
Remisión a Cliente, Remisión a Proveedores, Remisión a Clientes con Inventario.
automáticamente la fecha de vencimiento de acuerdo a la parametrización del tipo de cartera, escoja el
vendedor, si la factura maneja fletes ingresar el valor, ingresar un valor en otros cobros (campo no
obligatorio), seleccione Centro de Costos.

parametrización de la empresa en la que se esté trabajando, se habilita o deshabilita el visto bueno si la
empresa practica retención, rete-ICA o rete-IVA.
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En la pestaña Facturación muestra información de si el documento ya fue facturado, periodo de destino,
y el número de la factura a la que fue enviada la remisión.
Notas: Campo tipo mensaje alfanumérico en el cual se almacena toda la descripción adicional que se
quiera hacer para cada referencia, las notas es un campo importante ya que pueda almacenar una gran
cantidad de información.
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y seguir los mismos pasos explicados en el módulo de compras.
Luego de crear el artículo, ingresamos la cantidad, el precio, descuento (si está permitido de acuerdo a
los permisos del usuario), con la tecla Enter, se habilita para seguir ingresando un nuevo artículo al
documento, para finalizar el ingreso de artículo, pulsamos la tecla ESC y habrá finalizado el ingreso de
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Botones adicionales
Botón salir, permite cerrar la ventana de el módulo de Saldos.

Pestaña maestros.
Botón buscar
Botón búsqueda articulo por precio.
Botón Actualizar, revisa documentos e inventario.
Botón Facturación Automática Remisión.
Botón Filtrar las remisiones.
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Facturar Remisiones
Luego de ingresar la remisión, ésta se puede enviar a facturación por medio del siguiente botón:
Clic en el botón Facturar esta remisión, aparecerá la siguiente ventana:
En esta ventana se elije el documento y el periodo al cual se enviará la remisión, clic en aceptar:
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El aplicativo elabora la factura a la cual se envió, e indica el número del consecutivo, y pregunta si
desea imprimir la factura:
En el botón facturar Todas las remisiones aparece la siguiente ventana:
Selecciona el tipo de remisión (Clientes/Proveedores), Seleccione en el botón Tercero – Todos o uno,

ingrese la fecha desde – hasta, elija el periodo, seleccione el documento al cual ira la remisión, el
sistema arrojará automáticamente el consecutivo, ingrese la fecha de elaboración del documento,
puede seleccionar en Facturar detallado o resumido y clic en generar.
Y de esta manera se elabora la facturación de todas las remisiones.
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16. Pedidos
Ingresar al módulo de Pedidos, en el icono o por Opciones – Gestión – Pedidos, este módulo
se utiliza para elaborar pedidos de clientes y proveedores, allí encontramos el documento pedido de
clientes, pedido de proveedores.
quien se elabora el documento, seleccione el vendedor, en el campo ‘Vence’ ingrese la fecha de
vencimiento del pedido, seleccione Centro de Costos.
En la pestaña notas ingrese información adicional del documento, presionar al tecla TAB, seleccionar el
artículo, ingresar la cantidad, el precio, descuento, presione ESC para finalizar el documento.
NOTA: Para aprobar los pedidos se debe ingresar por Archivo – Usuarios – Administrar usuarios,
ingresar con el usuario supervisor Xpress, y habilitar el visto bueno de Aprueba Pedidos.
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Con el botón permite aprobrar o desaprobar pedidos, luego de aprobar el pedido, abrir el módulo
de ventas, adicionar una nueva factura de venta, realizar la búsqueda del tercero el cual se le aplicará
el pedido, al estar ubicado en el campo de referencia se habilita el siguiente botón:
Cargar pedidos, al presionar clic, aparecerá la siguiente ventana
El sistema arrojará los ítems del pedido, clic en el botón Facturar y el programa generará
automáticamente la factura de venta de acuerdo al pedido seleccionado.
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17. Entregas
Ingresar al módulo de Entregas, en el icono o por Opciones – Gestión – Entregas, este

módulo se utiliza para generar un documento de entrega de mercancía, especificando la persona quien
lo entrega, dirección, y llevar así un control especifico, allí encontramos el documento Entrega de
Mercancías.
quien se elabora el documento, Seleccione el campo transportes, Entregado por e ingrese la dirección
de entrega.
En la pestaña notas ingrese información adicional del documento, presionar al tecla TAB, seleccionar el
artículo, ingresar la cantidad, presione ESC para finalizar el documento.
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18. POS
XPOS
En el escritorio encontrará el icono de acceso del programa SAGI POS el cual se ejecuta y aparecerá
la siguiente ventana.
Botón de ingreso al Xpress Botón para realizar cambio de

vendedores
Seleccione el tipo de período Configuración de impresora
Configuración de tipo de fuente
Para ingresar al modulo de pos de clic en el siguiente icono allí le aparecerá la siguiente
ventana.
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Seleccione el año la fecha el vendedor con su clave de acceso la caja (mostrador o caja principal)
Con este botón adicione las ventas
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Para finalizar la factura presione la tecla Esc y le parecerá la siguiente ventana el cual puede
seleccionar el número de copias
Si van a realizar la forma de pago con dos medios selecciona la primera forma de pago y le aparecerá
un mensaje confirmándole q si desea realizar más formas de pago.
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En la siguiente ventana nos muestra las diferentes formas de pago para la factura de venta.
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A continuación nos muestra la copia de de la factura de venta
Este botón verifica la última factura
Permite buscar los artículos
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Imprime la factura de venta
Permite buscar por el código del producto el valor kg
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Permite buscar los artículos por código de barras
Para realizar consultas en SQL Adicionar una nueva factura de venta
Activar o desactivar la impresión Colocar facturas en espera
Ver facturas en espera

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Búsqueda de terceros
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Sirve para que aparezca el cliente en la factura
Búsqueda de vendedores
Busca los vehículos por placa
En la Pestaña sistema se puede

configurar el tipo de fuente, la tirilla de
ventas, pre cuenta, gastos, e inventario.
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• Cambiar lista: permite cambiar las listas de facturación q haya creado en maestros a cada uno
de los artículos.
• Impresora: activar o desactivar la impresión
• Buscar documento: digita el consecutivo de la factura
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• Gastos: generación de gastos por pos
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• Auditoria: ver documentos del día (cajero)
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• Documentos del periodo: muestra las ventas por periodo.
• Ver documentos sin traslados
• Verificar totales de documentos: actualiza los documentos del día.

• Verificar los consecutivos.
• Ítems borrados o eliminados: selecciona la fecha desde hasta y clic en consultar
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• Gastos y recogidas : selecciona la fecha desde hasta y de clic en consultar
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Trasladar: Esta opción se utiliza al terminar la jornada se traslada todas las facturas del pos al
xpress.
X resumen: muestra el total de las ventas del día, IVA y pagos realizados
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Arqueo: realizar un análisis de las transacciones, por fecha cajero y selecciona imprimir
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Propinas: Selecciona la fecha de inicio fecha si quiere puede filtrarlo por un solo cajero o varios y
Selecciona imprimir
Nota: pará poder habilitar las propinas se debe ingresar a o (archivo-empresas, crtl+N)
General darle editar y colocarle el % de la propina.
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Gastos y recogidas: seleccione la fecha inicial y la fecha final y de clic en aceptar
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Seleccione Opciones - Auditoria – Ver documentos Día cajero
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Seleccione fecha inicial, fecha final y cajero
En la siguiente ventana nos aparecen las ventas del día.
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La factura que desee anular selecciónela de clic derecho y seleccione Revisar pago de factura
Ingrese la clave
En la siguiente ventana le aparece la factura seleccionada anterior mente haga clic en espera
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Seleccione el icono de ver facturas en espera
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En esta ventana seleccione la factura en espera, y de clic en borrar, el sistema preguntará si esta
seguro de borrar la factura, clic en si.
Ingrese la clave del supervisor general
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Seleccione el motivo por el cual desea eliminar la factura y clic en salir.
Luego de realizar estos pasos verifique que en auditoria de documentos aparecerá el motivo el cual
escogió para anular el documento.
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19. Ayudante
En el boton se utiliza para ingresar a la pagina de intelsoft www.intelsoft.co
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20. Ajuste de inventario.
El primer paso a seguir en el inventario es actualizar y luego valorizar el inventario:
Después de esto ingresar al módulo del ajuste de inventario, por Opciones - Administración
Inventarios o con el icono .
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En este módulo se ingresan las cantidades del inventario físico que tiene, teniendo en cuenta, que las
referencias que usted no ingrese aquí el programa las tomara con cantidad cero y que no se puede
hacer facturas ni de compra ni de venta con fecha igual o posterior hasta que se termine todo el
proceso de ajuste de inventario es decir si lo ingreso a 1 julio, solo podrá facturar con esa fecha o
posterior cuando termine de realizar el proceso de ajuste de inventario.
Después de ingresar dichas cantidades ejecutara el proceso de los tres botones.
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Selecciona el mes al cual va a realizar el ajuste, luego con el siguiente botón hará el mismo proceso:
De la misma forma se selecciona el mes en el último botón para realizar ya el ajuste:
Después de esto, procedemos con el ajuste que el sistema realiza e indicamos si realizamos primero el
ajuste positivo o negativo:
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21. CONSULTAS
Genera la información necesaria de los módulos, tanto de inventario, cartera, ventas, compras, pagos,
entre otros reportes, para así llevar un control de lo realizado en el programa administrativo.
Para solicitar un reporte clic en Consulta – Reportes, o por el icono en la barra de botones
rápidos, aparecerá la siguiente ventana:
22. Listados
Genera una lista de lo registrado en el botón de maestros, a su vez brinda la opción de filtrarlos por
orden, estado activo o inactivo, agruparlo por sección, grupo, IVA, o mostrar las notas.
Al desplegar en el botón de <<Seleccione un Reporte>> aparecen las siguientes opciones de reporte:
- Lista de precio al público.

- Lista de precios para un PVP.
- Catalogo de artículos.
- Secciones.
- Grupos.
- Catalogo de terceros.
- Información adicional de terceros.
- Zonas.
- Vendedores.
- Listado de documentos.
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- Información de documentos.
- Formas de pago
- Catálogos de IVA.
- Catálogo de retención.
- Listado de almacenes.
- Tipo de cartera.
- Lista de precios para un PVP con CB (2).
- Inventario para muestreo físico.
- Seriales disponibles a la fecha.
- Lista de precios para 2 PVP.
- Lista de precios y existencias.
- 2 lista de precios y existencias.
- Novedades de alumnos.
23. Reportes
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Inventario
Presenta distintos reportes a nivel de inventario, para seleccionar algún reporte despliega el botón
<<Seleccione un Reporte>> en los cuales aparece los siguientes:
- Saldos inventario uds.

- Inventario final valorizado.
- Kardex.
- Saldo inventario uds negativo.
- Inventario valorizado según lista.
- Stock de inventario.
- Rotación de inventarios.
- Inventarios en cero (0).
- Vencimiento de mercancías.
- Saldos de inventarios empaques.
- Saldos de inventario solo positivos.
- Antigüedad de inventario por compras.
Cartera
Visualiza distintos reportes a nivel de cartera por cobrar y cartera por pagar, para seleccionar algún
reporte despliega el botón <<Seleccione un Reporte>> en los cuales aparece los siguientes:
- Saldos de cartera por cobrar.

- Saldos de cartera por pagar.
- Análisis de cartera por cobrar vencida.
- Análisis de cartera por pagar vencida.
- Análisis de cartera por cobrar por vencer.
- Análisis de cartera por pagar por vencer.
- Auxiliar de cartera por cobrar.
- Auxiliar de cartera por pagar.
- Cartera por cuotas detallada vencida.
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- Cartera por cuotas resumida vencida.
- Cartera por cuotas detallada por vencer.
- Cartera por cuotas resumida por vencer.
- Saldos prepago.
- Saldos diarios de cartera prepago.
- Saldos de cartera por cobrar – notas.
- Análisis de cartera por cobrar (días).
- Análisis de cartera por pagar (días).
- Análisis de cartera por cobrar total.
- Análisis de cartera por pagar total.
- Saldos de cartera por cobrar (resumen).
- Saldos de cartera por pagar (resumen).
- Estado de cartera (cuentas de cobro).
- Clientes activos con cartera al día.
- Saldos de cartera por cobrar (IVA discriminado).
Compras
Muestra los distintos reportes del módulo de Compras, para seleccionar algún reporte despliega el
botón <<Seleccione un Reporte>> en los cuales aparece los siguientes:
- Resumen de documentos en compras.

- Movimiento de documentos en compras.
- Compras Artículo - Tercero.
- Compras Tercero – Artículo.
- Compras clasificadas por tipo de cartera.
- Reportes de IVA diferenciales detallado.
- Reportes de IVA diferenciales resumido.
- Resumen de compras por secciones.
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Ventas
Muestra los distintos reportes del módulo de Ventas, para seleccionar algún reporte despliega el botón
- Resumen de documentos en ventas.

- Movimiento de documentos en ventas.
- Resumen de costos.
- Movimiento de costos.
- Margen de ventas – resumen.
- Margen de ventas – detallado.
- Comisión de ventas XPRES.
- Ventas Artículo - Tercero.
- Ventas Tercero – Artículo.
- Ventas clasificadas por tipo de cartera.
- Despacho de mercancías por vendedor.
- Consumo de kits.
- Reportes de IVA diferenciales detallado.
- Reportes de IVA diferenciales resumido.
- POS resumen ventas diario.
- POS ventas por tercero detallado.
- POS ventas por tercero resumido.
- Acumulado de ventas por documento / referencia.
- Despacho de mercancía por transportador.
- Resumen de documento en ventas por almacén.
- Movimiento de documento en ventas por almacén.
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- Resumen de ventas diario por secciones.
- Resumen de ventas por secciones
- POS comisión en venta – detallado.
- POS comisión en venta – resumido.
Pagos
Muestra los distintos reportes del módulo de Pagos, para seleccionar algún reporte despliega el botón
- Resumen de pagos (tesorería).

- Movimiento de pagos (tesorería).
- Comisión por recaudo.
- Resumen de anticipo de clientes.
- Resumen de anticipo de proveedores.
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Varios
Visualiza los diferentes reportes de otros módulos como remisiones, pedidos, devoluciones, para
seleccionar algún reporte despliega el botón <<Seleccione un Reporte>> en los cuales aparece los
siguientes:
- X financiero.
- Comprobante informe diario (Z).
- Movimiento diario.
- Reporte de IVA en devoluciones detallado.
- Reporte de IVA en devoluciones resumido.
- Resumen de remisiones.
- Movimiento de remisiones.
- Resumen de devoluciones.
- Resumen de devoluciones solo cartera.
- Movimiento de devoluciones.
- Recaudos por prepago.
- Resumen recaudos prepago.
- Resumen de pedidos.
- Recordatorio de vencimientos.
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24. Creacion y validación de usuarios
Si desea crear diferentes usuarios y establecer los permisos de seguridad ingrese a la siguiente
ventana:
Clic en adicionar si desea crear un nuevo usuario, ingrese el usuario, clave de acceso, y nombre clic en
aceptar.
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25. interfaz
En la pestaña gestion seleccione los permisos que desea habilitar o deshabilitar en cada uno de
los modulos:
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El proceso de interfaz del sistema S.A.G.I. Administrativo, se utiliza para trasladar los documentos realizados en el Xpress, y
enviarlos al sistema S.A.G.I. Contabilidad, afectando sus respectivas cuentas y el tercero al cual pertenece la factura.
Para poder realizar este proceso, el primer paso a realizar es enlazar la empresa creada en el XPRESS con el código de
contabilidad del sistema SAGI Contabilidad, ingresar al icono empresas o por Archivo – Empresas, o Control+N,
aparecerá la siguiente ventana:
Luego de enlazar la empresa al código de contabilidad, se deben de tener en cuenta las siguientes ventanas, ubicadas en el
botón maestros, los cuales son:
Documentos
Sección
Zonas
Formas de Pago
Impuestos
Ingresar en el botón en la pestaña Gestión, se despliegan las pestañas, seleccione la pestaña secciones.
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Documentos
En esta pestaña, es posible realizar la parametrización completa de la interface, para ingresar las cuentas, ingresar a
Maestros – Gestión – Documentos, Seleccione el documento al cual desea elaborar la interfaz, clic en la pestaña
contabilidad, aparecerá la siguiente ventana:
Documento Destino en Contabilidad se escribe el código del documento en el cual esta creado en el sistema
S.A.G.I. Contabilidad General.
El siguiente paso es ingresar las cuentas contables en los campos que aparecen en la pestaña de contabilidad, clic en el
botón y despliega la ventana el plan de cuentas, seleccione la cuenta y clic en aceptar.
Por el método de parametrización de documentos, es posible realizar la parametrización completa, esto se debe realizar por
cada documento el cual se desee interfazar.
Nota: Si desea ingresar la parametrización especificándolo por inventarios, deberá ingresar la parametrización en la pestaña
secciones, el cual puede especificar de acuerdo al número de secciones, las cuentas a la que pertenece.
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Secciones
Al momento de parametrizar los artículos, se enlaza a una Sección, es en esta pestaña en la cual defino los siguientes
parámetros:
Ventas: Si se realiza una Factura de Venta se enlaza la cuenta del ingreso, la cual afectará el valor del precio de venta sin IVA
del producto.
Dev. Ventas: Al momento de realizar una devolución en ventas, el artículo el cual es devuelto, y su precio, afectará la
cuenta de devolución que se ingrese en este campo.
Inventario: Se ingresa la cuenta a la cual afectara el inventario.
Costo: Se digita la cuenta a la cual pertenece el costo del producto.
Nota: Para que las cuentas de inventario y costo funcionen, debe tener habilitado la opción de afecta inventarios
IVA en compras: Al realizar interface de documentos de tipo compras, si esta factura de compra posee IVA, el sistema
afecta la cuenta que se ingrese en este campo.
IVA devolución en compras: Al realizar interface de documentos de tipo compras, si esta factura de compra posee una
devolución de IVA, el sistema afecta la cuenta que se ingrese en este campo.
IVA en ventas: Al realizar interface de documentos de tipo ventas, si esta factura de venta posee IVA, el sistema afecta la
cuenta que se ingrese en este campo.
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IVA devolución en ventas: Al realizar interface de documentos de tipo ventas, si esta factura de venta posee una
devolución de IVA, el sistema afecta la cuenta que se ingrese en este campo.
Centro: Seleccione el centro de costos el cual afectara los movimientos contables.
Zonas
Si desea manejar distintas cuentas por cobrar o por pagar, puede utilizar esta opción.
Formas de pago
En esta pestaña se puede configurar cada una de las formas de pago y especificar la cuenta a la cual afectará el movimiento
contable.
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Impuestos
En esta pestaña puede crear los distintos tipos de impuestos como lo son IVA, Retención, Otros impuestos, Industria y
Comercio y ReteIVA y configurar sus contables correspondientes.
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Para ingresar las cuentas clic en editar e ingresar las cuentas en los campos que aparecerán a continuación:
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Luego de ingresar las cuentas de contabilidad, realizamos el siguiente proceso para elaborar la interfaz.
Ingresar al sistema S.A.G.I. Administrativo, clic en Procesos – interfase.
Aparecerá la siguiente ventana:
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Seleccione el periodo al cual desea realizar la inferfase.
Clic en el botón para generar la interface.
Luego de generar la interfase presiona clic en el botón y se depliega las siguientes opciones:
En el botón todo muestra toda la interfaz incluyendo documentos descuadrados.
En el botón descuadrado informa sobre los documentos que les hace falta movimiento.
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Luego de verificar que la interfaz este completa y bien parametrizada clic en el botón:
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Aparecerá la siguiente ventana:
Selecciona el mes al cual desea enviar al periodo del sistema S.A.G.I. Contabilidad y quedara completada la interfase.
Luego de enviar la interfaz a S.A.G.I. Contabilidad en la grilla de la parte izquierda deberá aparecer en color negro lo cual
indica que la interfaz ya fue trasladada a contabilidad.
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S.A.G.I.

Software Avanzado de Gestion e Información

S.A.G.I. ADMINISTRATIVO el software ideal para pequeñas y medianas empresas, software

18. Caja Xpos

En el escritorio encontrará el icono de acceso del programa SAGI ADMINISTRATIVO el cual se

Icono Acceso Directo

Esta ventana presenta un usuario predeterminado el cual es el mismo nombre del

Cambiar Empresa: Permite hacer el cambio de una empresa a otra.

Cortar: Permite cortar el texto seleccionado.

Se dirige directamente al movimiento contable.

Permite ingresar al Xpos, se recomienda hacerlo por el acceso directo.

Permite entrar al los módulos de Maestros, Empresas, Ayudantes, Inventarios.

La opción de procesos consiste en hacer procedimientos de actualización de saldos de inventario y

Permite hacer lo siguiente:

El método de promedio ponderado permite hacer lo siguiente:

Referencia Entradas Valor Ud. Saldo unidad Ponderado Total Inv.

Este proceso tarda un tiempo prudente dependiendo de la cantidad de referencias y el volumen de

Es decir actualiza la cantidad de entradas, salidas y saldo al final de cada mes.

Boton Imprimir, visualiza reporte Todo / Descuadrados.

Botón Calculadora, Activa la calculadora predeterminada del Windows.

Permite buscar un documento.

Botón para generar la interfaz del mes seleccionado.

Botón para enviar la interfaz a la contabilidad.

Botón que permite generar la interfaz a un archivo

Botón que permite borrar el documento actual.

Botón que permite eliminar toda la interface.

Lo segundo es preguntar si se quiere actualizar para una o todas las secciones

Inventario- Problemas de ponderado

Comprobante Informe Diario (Z)

Aerolíneas (Reporte Ticketes)

El primer grupo contiene:

Identificado con una puerta, permite salir de la aplicación en cualquier momento.

El segundo grupo de botones contiene las opciones de edición de texto:

Permite cortar el texto seleccionado

Permite copiar un texto.

Permite pegar un texto copiado o cortado.

Estas opciones solo se habilitan en casos de ingreso de información o manipulación de texto.

Permite ordenar las ventanas horizontalmente.

Permite ordenar las ventanas verticalmente.

Esta opción solo se activa cuando se una o más ventanas activas.

El cuarto grupo contiene las opciones de:

El quinto grupo es de ayudas.

Activa la calculadora predeterminada del Windows.

Acerca de.. F10

Se pueden programar cualquier número de recordatorios.

En esta pestaña podemos realizar 5 acciones:

Es el proceso en el cual se establecen los parámetros de requerimiento de la empresa, tales como

4.1.1. Maestros – Gestión

Nombre: Descripción de la sección.

Se ingresan los datos generales de la sección como:

Operando: multiplicación factor 1.20 el precio de lista será $12.000.oo

Operando: división factor 0.80 el precio de lista será $12.500.oo

Operando: suma $1.500 el precio de lista será $11.500.oo

Operando: resta $1.500 el precio de lista será $8.500.oo

Esta pestaña permite ingresar la descripción de la marca de un producto. Seleccione la pestaña

Pestaña general la cual contiene los siguientes campos:

Operando: multiplicación factor 1.20 el precio de lista será $12.000.oo

Código Cantidad Costo unitario Factor % Parcial

Referencia x 1 1.500.oo 1% 1.515.oo

Total costo Kit 17.290.oo

Pestaña Notas la cual contiene los siguientes campos:

Pestaña Proveedores la cual contiene los siguientes campos: