Unidad 1 Etapa 2

Recopilación De La Información

Grupo 102030_56

Presentado Por

Eliana Mercedes Rubiano

Carmen Piedad Rivas

Oscar Soto Castillo

Presentado A

Ingrid Carolina Vega García

Tutora De Curso

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Neiva 2017 – 2
 INTRODUCCIÓN

La organización y métodos, es un servicio de asistencia y asesorías a nivel gerencial de las empresas cuyo

objeto principal es incrementar la eficiencia administrativa mediante la elaboración estudios técnicos

administrativos que busca el mejoramiento de los procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

En esta unidad, encontramos el asesoramiento sobre cómo dividir y agrupar las actividades y diferentes

tareas, según los procedimientos y también el cómo realizar los trabajos administrativos con la mayor

economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados.

Los estudios de organización y métodos, son importantes para cualquier empresa, teniendo en cuenta que el

funcionamiento del sistema, varía de acuerdo con el desarrollo de la organización dentro de la que se ubica,

y con las técnicas a las cuales pueda recurrir para el desarrollo de las funciones de análisis y diagnostico

administrativo y diseño organizacional.

 OBJETIVOS

Objetivo General:

Identificar y conceptualizar la temática relacionada con la fundamentación de organización y

métodos

Objetivos Específicos:

Seleccionar de entre los D.D.T. de la situación actual que reúna todas las condiciones de estructura

de actividades secuenciales y de actividades simultáneas y el tiempo correcto.

Se presenta en un archivo Excel incluido en el archivo comprimido .ZIP

Presentar la Matriz Resumen de Causas y el Diagrama Causa Efecto realizadas en el foro de la

Etapa 2.

Presentar la Matriz de evaluación mediante puntos diligenciado por todos los estudiantes que

participaron en el foro de la Etapa 2.

Presentar las causas críticas resultantes de aplicar la Matriz de evaluación mediante puntos

Presentar una conclusión por cada estudiante que participo.

Archivo 102030_56 Etapa 2.

El D. D. T. situacional seleccionado, es el presentado por el compañero Oscar Soto,

teniendo en cuenta que este cumple con todo lo solicitado en la guía de actividades, y se

encuentra corregido con los aportes y realimentación realizada por la tutora del curso.

Este archivo se encuentra en Excel y será enviado dentro del archivo ZIP del trabajo final.

Presentación de la Matriz Resumen de Causas y Diagrama Causa Efecto totalmente

diligenciados y presentados por los integrantes del grupo:

Presentación de Matriz de evaluación mediante puntos, con la selección de las 6 causas

criticas en archivo Excel.

 MATRIZ RESUMEN DE CAUSAS
Y DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO

Matriz Resumen de Causas

Estudiante: Oscar Soto Castillo.

Funcionario(s)
Tarea involucrado(s)
Redacte la causa Clasificación Efecto
identificada en la tarea que
ha identificado
Tarea 2
Causa 1. Hay que tener en cuenta
El Preventista #2. Preventista # 2 y
Preventista #1. En la tarea 1, el que algunas rutas, se
Realiza su
recorrido en tan Preventista #2 realiza su Mano de Obra identifican por ser más
recorrido en tan solo 197
solo 197 minutos; concentradas que las otras,
minutos; utilizando 58
utilizando 58 y los vehículos que se
minutos menos que el
minutos menos que Preventista 1, el cual
el #1; Este realiza utilizan para el transporte y
realiza las mismas
las mismas actividades en un tiempo recorrido de las rutas,
actividades en un más corto, teniendo en pueden causar también
tiempo más corto, cuenta que las rutas 4, 5
y 6 son más efecto, ya que al ser
teniendo en cuenta
que las rutas 4, 5 y concentradas y con alquilados sus conductores
6 son más distancias menores.
toman algunas
concentradas y con Las actividades, deben recomendaciones de trato y
distancias menores. hacerse en forma
buen uso del vehiculo,
organizada de acuerdo a
lo establecido en un generando más tiempo en
diagrama de sus recorridos.
procedimientos, para que
estas sean secuenciales y
no se repitan, es decir
que no haya duplicidad
de funciones.

Tarea 14

El Preventista #2, Causa 2 El gerente, debe tener un

en su regreso a la cronograma de actividades
Gerente y
Distribuidora, debe En la tarea 2, el
administractivas y
esperar 15 minutos Preventista # 2 Preventista #2 en su Método
a que el Gerente se regreso a la Distribuidora operativas, con el fin de
desocupe, para debe esperar 15 minutos
 poder realizar la a que el Gerente se evitar estos contratiempos.
entrega de las desocupe, para poder
copias y facturas, realizar la entrega de las Un administrador debe
más los dineros copias y facturas, más saber organizar, gestionar
cobrados, y luego los dineros cobrados, y
y administrar.
realizar el archivo luego realizar el archivo
de las facturas. de las facturas.
Para esto, debe contar con
En este proceso, juega la un organigrama
creatividad del gerente empresarial, para la buena
como administrador, gestión de su empresa;
teniendo en cuenta que planificando y gestionando
un buen administrador cada una de las actividades
debe estar pendiente de previstas para el personal
las actividades de los empleado.
funcionarios.

Clasificación De Causas Según Las 5 M:

Causa 1.

Mano de Obra: Las actividades, deben hacerse en forma organizada de acuerdo a lo establecido en
un diagrama de procedimientos, para que estas sean secuenciales y no se repitan, es decir que no
haya duplicidad de funciones.

Causa 2.

Método: En este proceso, juega la creatividad del gerente como administrador, teniendo en cuenta
que un buen administrador debe estar pendiente de las actividades de los funcionarios.

DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO

Estudiante: Oscar Soto Castillo.

Causa 1

Mano de Obra: Las actividades, deben

hacerse en forma organizada de acuerdo a lo
establecido en un diagrama de
procedimientos, para que estas sean
secuenciales y no se repitan, es decir que no
haya duplicidad de funciones.

Efecto

La causa 1: Las actividades, deben

hacerse en forma organizada, de

Causa 2 acuerdo a un diagrama de

procedimientos, para que estas sean
Método: En este proceso, juega la
secuenciales y no haya duplicidad de
creatividad del gerente como
funciones.
administrador, teniendo en cuenta
que un buen administrador debe La causa 2: Encontramos una

estar pendiente de las actividades de descoordinación del ente

los funcionarios. administrador, al no contar con un

cronograma de actividades diarias.

MATRIZ RESUMEN DE CAUSAS

Y DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO
 Matriz Resumen de Causas

Estudiante: Carmen Piedad Rivas Torres:

Funcionario(s)
Tarea involucrado(s)
Redacte la causa Clasificación Efecto
identificada en la tarea que
ha identificado
Tarea 2 Preventista # 2 En la tarea 2 el Método Se debe optimar los tiempos
Preventista # 2 Preventista # 2 recorre teniendo en cuenta que las rutas
-
su ruta y toma los son más cortas y concentradas en
pedidos en una duración Medio Ambiente comparación del Preventista # 1;
de 7 horas, teniendo en Los camiones son alquilados y se
cuenta que esta ruta es debe ahorrar tiempo para tener
más concentrada y con una disminución en el valor del
distancias menores el alquiler y este se vería reflejado
mismo tiempo que utiliza en las ganancias de la empresa.
el Preventista # 1 a pesar Adicionalmente el tiempo debe de
que su ruta es más ser menor al del Preventista # 1
extensa. por las razones expuestas
anteriormente.
El Preventista # 2 debe El Gerente al momento de la
de realizar otra Actividad reunión debe planificar los
Tarea 14 del Método
en la Distribuidora tiempos para la entrega de las
Preventista # 2
Gerente – mientras el gerente se – copias de las facturas, dineros
Preventista # 2 desocupe para que lo cobrados al finalizar el día.
Mano de obra
pueda atender.
El Preventista # 2. Debe
Que se tenga una agenda optimizar su tiempo en otras
donde se planifique la tareas tales como archivo y
hora de entrega para revisión de sus clientes para
evitar retrasos y pérdidas minimizar la pérdida de tiempo
de tiempo en los en esperas.
Preventista.

Diagrama de Causa Efecto

Estudiante: Carmen Piedad Rivas Torres:

MEDIO
AMBIENTE
METODO
El Preventista # 2 recorre su ruta y
toma pedidos en 7 horas, esta ruta es
más concentrada y con distancias
menores a la que recorre el OPTIMIZAR TIEMPOS
Preventista # 1. MEDIANTE UNA BUENA
PLANIFICACIÓN PARA
EL DESARROLLO DE
El Preventista # 2 debe de realizar LAS ACTIVIDADES.
otra Actividad en la Distribuidora
mientras el gerente se desocupe
para que lo pueda atender.
Que se tenga una agenda
donde se planifique la hora
MANO DE
de entrega para evitar
OBRA
retrasos y pérdidas de tiempo
en los Preventista.

MATRIZ RESUMEN DE CAUSAS

 Y DIAGRAMA DE CAUSA EFECTO

Matriz Resumen de Causas

Estudiante: Eliana Mercedes Rubiano Perdomo

Funcionario(s)
involucrado(s) en la
Tarea identificada Redacte la causa Clasificación Efecto
tarea que ha
identificado

Tarea 6

El Auxiliar de Auxiliar de almacén 1 El hecho de tener El hecho de tener que

Almacén # 1, que corregirse o corregir y anular facturas
revisa las facturas,
anular la factura por por parte del auxiliar de
y en caso, que se Auxiliar de contabilidad
tenga que cambiar 1 parte del auxiliar de contabilidad 1 y la
alguna factura contabilidad 1 verificación de existencia
solicita al Auxiliar
ocasiona la pérdida Mano de obra por parte del almacenista
de Contabilidad #
1, llevar a cabo la o improductividad ocasionan que las acciones
anulación y de cinco minutos lo sean improductivas y el
corrección
que indica que el procedimiento de
respectiva. Acción
que toma 5 minutos procedimiento es comercialización sea
para cada uno. ineficiente. ineficaz.

El hecho de que el
almacenista tenga
Tarea 9 Almacenista Método
que verificar las
El Almacenista existencias para
despachar pedido
verifica las
ocasiona la pérdida
existencias y o improductividad
procede a por lo menos de 20
minutos en la tarea,
despachar los
pues se supone que
pedidos. (40 al momento de
minutos). realizar la orden de
despacho se ha
verificado en el
kardex la
existencia.

Diagrama de Causa Efecto

Estudiante: Eliana Mercedes Rubiano Perdomo.

MANO DE
OBRA

El hecho de tener que

corregirse o anular la factura
por parte del auxiliar de
contabilidad 1 ocasiona la
pérdida o improductividad de
cinco minutos lo que indica
que el procedimiento es El hecho de tener que corregir y
ineficiente. anular facturas por parte del
auxiliar de contabilidad 1 y la
verificación de existencia por
parte del almacenista ocasionan
que las acciones sean
METODO improductivas y el procedimiento
de comercialización sea ineficaz.

El hecho de que el almacenista tenga que

verificar las existencias para despachar pedido
ocasiona la pérdida o improductividad por lo
menos de 20 minutos en la tarea, pues se supone
que al momento de realizar la orden de
despacho se ha verificado en kardex la
existencia de stock suficiente artículos de aseo
personal y limpieza en general para suplir los
pedidos.

Las Seis Causas Críticas Mediante La Matriz De Evaluación De Puntos:

Según las calificaciones enviadas por los participantes del grupo, las seis (6) causas que

obtuvieron el mayor puntaje fueron las causas las cuales se denotan como causas críticas.

Causa critica 1: En la tarea 2 el Preventista # Causa critica 2: En la tarea 1, el Preventista

2 recorre su ruta y toma los pedidos en una
duración de 7 horas, teniendo en cuenta que
esta ruta es más concentrada y con distancias
menores el mismo tiempo que utiliza el
Preventista # 1 a pesar que su ruta es más
extensa.
Causa critica 3: En la tarea 2, el Preventista
#2 en su regreso a la Distribuidora debe esperar
15 minutos a que el Gerente se desocupe, para
poder realizar la entrega de las copias y
facturas, más los dineros cobrados, y luego
realizar el archivo de las facturas.
Causa critica 5: El hecho de tener que
corregirse o anular la factura por parte del
auxiliar de contabilidad 1 ocasiona la pérdida o
improductividad de cinco minutos lo que
indica que el procedimiento es ineficiente.
#2 realiza su recorrido en tan solo 197 minutos;
utilizando 58 minutos menos que el Preventista
1, el cual realiza las mismas actividades en un
tiempo más corto, teniendo en cuenta que las
rutas 4, 5 y 6 son más concentradas y con
distancias menores.
Causa critica 4: El Preventista # 2 debe de
realizar otra Actividad en la Distribuidora
mientras el gerente se desocupe para que lo
pueda atender.
Que se tenga una agenda donde se planifique la
hora de entrega para evitar retrasos y pérdidas
de tiempo en los Preventista.
Causa critica 6: El hecho de que el
almacenista tenga que verificar las existencias
para despachar pedido ocasiona la pérdida o
improductividad por lo menos de 20 minutos
en la tarea, pues se supone que al momento de
realizar la orden de despacho se ha verificado
en kardex la existencia de stock suficiente
artículos de aseo personal y limpieza en
general para suplir los pedidos.

CONCLUSIONES
Para concluir, Sabemos que el referente básico de la dimensión objetiva del puesto es el

desarrollo de la misión organizativa.

Esta actividad puede descomponerse en tareas más elementales.

Una o varias de estas tareas pueden constituir lo que denominamos puesto de trabajo, que a

su vez pueden interrelacionarse con otros puestos en función de las tareas que desempeña

en el marco de un proceso.

Según Gallardo Gallardo y Eva Cruz Moreno en la lectura de cómo diseñar una

Organización, Pág. 60. Un puesto de trabajo se constituye, en un conjunto de tareas

susceptibles de ser realizadas de forma permanente por una persona, surgidas a partir de la

división y coordinación del trabajo, y que han sido agrupadas según los principios de

eficacia, eficiencia y coherencia.

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