Sunteți pe pagina 1din 16

Sa intelegem Pivot Tables 1 din 16

EXCEL 2003
PIVOT TABLES

SUPORT DE CURS

2011
Sa intelegem Pivot Tables 2 din 16

Pivot Tables Tabele Pivot sunt o facilitate rapida si


flexibila de a afisa centralizari, totalizari asupra unui tabel voluminos de date.In acest fel putem
analiza , filtra sorta informatiile , concentrandu-ne asupra rezultatelor afisate.

Proiectare Tabele Pivot Pentru ca Tabelel Pivot sunt destinate sa efectueze insumarea datelor
este important sa decidem ce fel de insumari dorim si mai ales care
este forma finala a raportului dorit.

Primul pas 1: Analiza Datelor Avand datele in fisierul Sa intelegem Pivot Tables.xls ne
propunem sa raspundem la intrebarile urmatoare print-un raport
cat mai usor de realizat.

• De cate ori oferim fiecare eveniment in fiecare locatie?


• Ce evenimente oferim pentru fiecare oras (Locatie)?
• Care sunt locatiile aferente fiecarui eveniment ?
• Care este valoarea medie pentru Costul si Spatiul
aferent fiecarui eveniment ?
• Repartitia evenimentelor pe lunile anului.
• Ce avenimente au avut deja loc ? Filtering
• Care este cel mai costisitor eveniment? Sorting

Pasul 2: Proiectarea Tabelului Cum doriti sa fie afisata informatia ? Stabiliti care sunt
campurile care raspund acestor cerinte si mai ales unde vor fi
plasate aceste campuri.

Mai jos avem datele din fisierul Excel - Sa intelegem Pivot Tables.xls
Sa intelegem Pivot Tables 3 din 16

Intrebarea 1: De cate ori oferim fiecare eveniment in fiecare locatie ?

Model 1
Locatia (COLUMN) Count of Eveniment numara
cate evenimente au loc in
fiecare oras.
Eveniment Count Of Eveniment
(ROW) (DATA)

Model 2 Eveniment (COLUMN)

Locatia Count Of Eveniment


(ROW) (DATA)

Observati utilizarea optiunii Wrap text pentru celulele cu denumirea evenimentului.

Intebarea 2 : Ce evenimente oferim pentru fiecare oras (Locatie)

Model 1 :

Locatia Eveniment Count Of Eveniment


(ROW) (ROW) (DATA)
Sa intelegem Pivot Tables 4 din 16

Locatia (COLUMN)
Model 2

Eveniment (COLUMN)

Count Of Eveniment (DATA)

Intrebarea 3 : Care sunt locatiile aferente fiecarui eveniment ?

Model 1 :

Eveniment Locatia Count Of Eveniment


(ROW) (ROW) (DATA)
Sa intelegem Pivot Tables 5 din 16

Model 2 :
Eveniment (COLUMN)

Locatia (COLUMN)

Count Of Eveniment (DATA)


Sa intelegem Pivot Tables 6 din 16

Creare Pivot Tables


Pasii

1. Selectati orice celula in tabelul cu date.


2. Selectati Data -> Pivot Table and Pivot Chart Report
3. Indicati ca datele pentru Pivot Table se afla in sheetul Excel, click Next

4. Verificati ca este selectst intregul domeniu de celule din tabelul


Excel sau daca nu doriti tot domeniul selectati numai portiunea dorita .
5. Click Next

6. Specificati daca doriti ca Pivot tables sa apara pe un sheet nou sau


pe acelasi sheet cu datele.

Plasand pivot table pe un alt sheet va permite formatarea si


manipularea datelor mult mai usor
Sa intelegem Pivot Tables 7 din 16

Zona ROW Zona PAGE Zona COLUMN

Zona DATA Aceasta apare pe ecran. Acum vom folosi functia Drag and Drop a
butonului stang al mousului , tinem apasat butonul stang al mousului
pe Eveniment din fereastra Pivot Table Field List si tragem campul
respectiv in zona Drop Row Fields Here (Zona ROW).

Analog tragem Locatia in Zona COLUMN si Eveniment in Zona


DATA, asa va arata Raportul :

IMPLICIT daca introduceti in zona DATA un camp NUMERIC Excel


va realiza functia de SUM insumare, iar daca introduceti un camp de
tip TEXT in zona DATA Excel va realiza functia COUNT .
Puteti sa modificati functia implicita dand dublu click pe pe denumirea
campului din tabel si veti alege functia dorita.

Modificarea formei Dupa ce ati creat un Pivot Table este foarte usor sa modificati forma
acestuia. Pur si simplu trageti denumirea campului (culoare gri) si
veti muta campul din zona ROW in zona COLUMN. Puteti
introduce alte campuri din fereastra Pivot Table Field List.
Puteti elimina definitiv un camp din tabel pur si simlu tragandu-l in
afara.

Zonele ROW/COLUMN/DATA Aceste zone le veti incaraca cu campurile aferente conform


raportului dorit. Campul Eveniment si Campul Locatia au o sageata
mica in partea dreapta.
Sa intelegem Pivot Tables 8 din 16

Daca doriti sa afisati numai anumite evenimente din sageata din


dreapta campului Evenimente veti scoate bifa de la evenimentele
nodorite. Pentru a le reafisa punem bifa la loc. All se refera la
reafisarea tuturor evenimentelor. Analog se procedeaza pentru oricare
camp cap de coloana sau cap de rand.

Summary Field Properties – Proprietatile campului Suma


Putem sa modificam ce fel de calcul dorim pentru zona DATA .
1. Selectati o celula din zona DATA (click dreapta) si alegeti Field Settings…

2. Scrieti in caseta Name : Numar de evenimente

Observati ca in caseta Summarize by : apare Count pentru ca avem un camp de tip Text in Zona
DATA.

Butonul Number ne permite sa facem formatari iar butonul Hide permite ascunderea campului
respectiv.

Daca am avea camp de tip numeric in zona DATA am putea sa modificam calculele sa facem
valoarea medie alegand Average, sau valoarea maxima alegand Max.

Semnificatia Functiilor :
Sum Realizeaza suma valorilor numerice.
Count Numara cate celule nu sunt goale - contin informatie.
Average Calculeaza valoarea medie.
Max Reda valoarea maxima .
Min Reda valoarea minima.
Product Realizeaza produsul a dua sau mai multe campuri numerice.
Count Nums Returneaza numarul celulelor numerice din domeniul respectiv.
StdDev Standard deviation pe un esantion.
StdDevp Standard deviation pe toata populatia.
Var Variatia datelor pe un esantion
Varp Variatia datelor pe intreaga populatie.

Exercitii : Valoarea medie a costurilor pentru fiecare eveniment


Sa intelegem Pivot Tables 9 din 16

Remarcati in campul Grand Total pe orizontala avem valoarea medie (500+250)/2=375


In acest raport am tras Costul in zona DATA si am ales Average – valoarea medie.

Valoare medie a spatiului ocupat de fiecare eveniment

Remarcati in campul Grand Total pe orizontala avem valoarea medie (50+100)/2=75


In acest raport am tras Spatiu in zona DATA si am ales Average – valoarea medie.
Sa intelegem Pivot Tables 10 din 16

Lectia 2 : Particularizari

Obiective :

• Elementele barei de instrumente Pivot Table Toolbar


• Explorarea optiunilor Pivot Table
• Introducerea Zonei PAGE
• Lucrul cu gruparea datelor
• Exercitii

Elementele barei de instrumente


Pivot Table Toolbar
Pentru ca sa apara automat bara de instrumente Pivot
Table Toolbar dati click in orice celula din Tabelul Pivot.
.

Buton Descriere
Furnizeaza un meniu de optiuni aditionale : camp calculat
si alte optiuni generale
Formatari automate , borduri, umbre.
Creeaza automat un grafic pe baza tabelului pivot existent
si il plaseaza intr-un sheet nou.
Afiseaza Pivottale Wizard pentru a putea efectua corecturi .
Ascunde/Afiseaza Detalii – expandeaza/comprima grup de
informatii
Refresh- improspateaza tabelul pivot cu ultimele date
introduse in tabelul din care s-a creat Pivot Table
Afiseaza Pivot Table Field Box pentru campul selectat
Sa intelegem Pivot Tables 11 din 16

Pivot Table Options Dim bara de intrumente Pivot Table Toolbar , dati click in sageata de
la Pivot Table si veti gasi Table Options , apare acesata fereastra :

Optiune Efect
Grand Totals for Daca este bifat afiseaza Total General la sfarsitul fiecarui rand sau
Columns/Rows coloana.
Implicit este bifat si permite aplicarea unor formate predefinite.
AutoFormat Table Coloanele care contin date numerice sunt automat largite la largimea
potrivita dupa aplicarea optiunii Refresh.
Daca aveti incarcata zona Page , puteti decide daca doriti sau un sa fie
Subtotal Hidden Page Items
incluse toate articolele paginii in subtotaluri.
Merge-Labels Concateneaza celulele rand exterior si etichete de coloana.
Repeat Item Labels on Each
Campul rand exterior se va repeta la inceputul fiecarei pagini
Printed Page
Pastreaza toate formatarile individuale (celule si font) pe care le-ati
Preserve Formatting
aplicat , chiar daca ati aplicat Refresh ( din semnul de exclamare rosu)
Determina unde se afiseaza Zona Page daca contine mai multe
Fields per column
campuri. Lucreaza impreun acu optiunea Page Layout.
For errror Values Show Tastati valoarea dorita a se afisa in caz ca in aceste celule apare eroare.
For empty Cells Show Tastati ce valoare sa fie afisata in celulele goale.
Stabiliti titlu de rand sau coloana ce sa apara la fiecare salt la pagina
Set Print Titles
noua.
Save Data With Table Se aplica numai cand datele pentru tabelul pivot se afla in alt fisier
Layout excel.
Permite ca dand dublu click pe o celula de insumare sa afiseze toate
Enable Drilldown
randurile care participa la formarea acelei sume(din celula).
De fiecare data cand deschidem fisierul tabelul pivot este automat
Refresh On Open
actualizat (Refresh).
Sa intelegem Pivot Tables 12 din 16

Page Fields
Zona PAGE ofera inca o sansa pentru filtarea datelor. De exemplu la
intrebarea : Ce evenimente oferim pentru fiecare oras (Locatie)? Dar
ati dori sa vedeti numai un singur oras odata, puteti introduce Locatia
in zona PAGE

Trageti campul Locatia in Zona PAGE , campul Eveniment in Zona


ROW, campul Eveniment in zona DATA si raportul va arata astfel

Sageata de langa All ne permite sa selectam o anumita localitate sau


anumite localitati.
Sa intelegem Pivot Tables 13 din 16

Gruparea Datelor

Text Groups Gruparea dupa text

De exemplu doriti sa vedeti evenimentele grupate dupa by Business sau


by Management.

1. Realizati un Pivot Table cu evenimentele pe zona ROW si cu Locatia


in Zona COLUMN, in zona DATA introduceti Evenimentul.
2. In stanga selectati un vniment referitor la Marketing , tineti apasat
CTRL si selectati inca un eveniment referitor la Marketing. Din
meniul Data -> Group and Outline -> Group .
3. Apare un antet Group1 . Click dreapta pe aceasta celula Field
Settings si schimbati numele.Pentru a expanda sau a desface un grup
dublu –click pe celula cu numele grupului. Analog pe coloana, putem
grupa dateva orase intr-un grup.

Remarcati in Group1 avem : Bucuresti, Dorohoi si Suceava.

Date Groups Puteti grupa datele dupa zi, luna an,

1. Creati un tabel pivot . Introduceti Eveniment in zona ROW si Start in


zona COLUMN.
2. Click dreapta pe o celula cu data calendaristica si urmati Group and
Show Detail -> Group
Sa intelegem Pivot Tables 14 din 16

3. Selectati in ce mod doriti gruparea datelor si click OK.

Aici aveti rezultatul gruparii dupa luna si an.

Exercitii de transformare Pivot Tables:

Tragem Cost in zona gri Sum of Spatiu


Sa intelegem Pivot Tables 15 din 16

Tragem Data peste Total , iata rezultatul :

Avem un raport unde vedem pentru fiecare eveniment spatiul total si costul total.

Voi trage campul Cost din Pivot Table Field List in zona DATA si fiecare zona o voi
particulariza, astfel avem Max of Cost, Sum of Cost, Average of Cost si putem sa mai
introducem inca odata Cost sa creem Min of Cost.
Sa intelegem Pivot Tables 16 din 16

Atentie !! Remarcati chenarul brazdat care inconjoara zona DATA numai aici introducem Cost
si nu mai sus. Apoi dam click dreapta pe orice celula noua inserare alegem
Field Settings si din fereastra care apare alegem functia dorita , dupa cum vedeti am ales
Average , valoarea medie. Daca in caseta Name as introduce un text acesta va apare in loc de
Average of Cost 2.