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MÓDULO 2
“REDACCION DE DOCUMENTOS OFICIALES: DEFINICIÓN,
PROPÓSITO, CARACTERÍSTICAS, CUALIDADES Y REGLAS”
Indice
2.5.4 Circular………………………………………………………………………………………………………………………………….14
BIBLIOGRAFIA ……………………………………………………………………………………………………………………………….20
2
INTRODUCCIÓN
La redacción de documentos oficiales no es una tarea sencilla para el
personal que desempeña funciones administrativas pues no se trata
solamente de elegir y usar un formato adecuado, sino de expresar de
manera correcta un mensaje lingüístico claro inteligible y coherente.
Y para esto es imprescindible que se cuente con una formación sólida y
con las habilidades que le permitan conceptualizar, caracterizar y definir
una estructura y estilo para redactar de manera correcta los diferentes
documentos oficiales, ofreciendo de esta forma ventajas al redactor y al
destinatario.
En este módulo 2 se revisa el concepto y funciones de los documentos https://www.google.com/search?q=imagen
es+referentes+a+redacci%C3%B3n+de+docu
administrativos-oficiales. Se establecen como funciones la formativa, mentos+administrativos&rlz=1C1HLDY
comunicativa y de constancia. Así mismo se analizan las características fundamentales y complementarias,
entre ellas la sencillez, claridad, precisión, cortesía, concisión y propiedad de los documentos oficiales. Se hace
referencia a las reglas y criterios para su buena redacción. Algunos de los criterios son: Se pueden, y deben,
incorporar elementos que faciliten la comprensión del texto, tales como ciertos tipos de letra, formatos,
colores. Y combinarlos con márgenes y espacios en blanco… Es decir, que hay que aprovechar aquellos recursos
gráficos que nos ofrecen los medios electrónicos e informáticos para el diseño de los impresos.
Si el impreso dispone de varias copias, habrá que distinguir en cada una al destinatario (para la Administración,
para el interesado, para el banco, etcétera).
Así mismo se estudia el concepto, estructura y recomendaciones para la elaboración de los documentos
administrativos: Agenda, acuerdo, oficio y circular. También se identifican dichos elementos en documentos
ya elaborados.
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PROPÓSITOS DEL MÓDULO 2
• Conocerá las características fundamentales y criterios para una correcta redacción de documentos
oficiales y las identificará en documentos ya elaborados.
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CUADRO DE ACTIVIDADES MÓDULO 2
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2.2 CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LA REDACCIÓN MODERNA PARA LA
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS -OFICIALES.
A. CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES:
Precisón
Cortesia
Expresa los
conceptos, con Expresa con
todos los datos amabilidad los
necesario para que conceptos que así
se comprendan las
ideas .
lo requieren,
Propiedad
Consición
Para redactar se
Se expresa con emplean las palabras y
el menor los terminos de
numero de acuerdo a su
significado, escritura y
palabras pronunciación.
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B. CARACTERÍSTICAS COMPLEMENTARIAS
POSITIVISMO
MOTIVACIÓN El lenguaje positivo descarta
expresiones de reproche y omite
La fuerza motivadora de un
frases de estructuea negativa
mensaje lo hace realmente eficaz
fy recurre a sus equivalentes
positivos.
NATURALIDAD Y SENCILLEZ
CREATIVIDAD
El mensaje debe ser vivo ,
Redacte de forma reflexiva
natural, siempre directo y sin
después de un análisis, para
rebuzcamientos literarios.
que exprese sus ideas de
Evita la ambigüedad para serr
forma original.
comprendido
DISCRECIÓN
Exprese en forma discreta y
diplomática en relación
directa con el rol del
interlocutor.
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2.3 CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES
1. Disposición adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad corporativa (símbolos, fuentes
y tamaño o cuerpo de la letra, colores, etcétera).
2.Se deberá disponer el texto en párrafos breves y utilizando un lenguaje comprensible para los ciudadanos.
3.Se evitarán saludos y despedidas, así como otras fórmulas de cortesía, que no tienen cabida en el lenguaje
administrativo.
4.En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un título. Es un recurso formal que
facilita la comprensión del mensaje por su receptor. El título denomina el tipo de acto que contiene
(notificación, diligencia, nota interior, etcétera).
5.Únicamente se requerirán del ciudadano los datos imprescindibles para la tramitación correspondiente,
evitando solicitar datos ya conocidos o en poder de la Administración.
6.El centro o unidad de procedencia estará debidamente identificado, con la dirección postal completa,
número de teléfono y correo electrónico, para que el destinatario pueda ponerse en contacto.
7. Se evitará el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se atenderá a la forma femenina de
títulos, profesiones y cargos. Sustantivos no marcados, desdoblamientos y dobletes son posibles, siempre y
cuando no se alargue la frase hasta hacer incomprensible el mensaje.
.8. La primera vez que se incluyan siglas deben ir precedidas de la denominación completa. Se evitarán siempre
las abreviaturas.
9. En los formularios, los datos han de seguir un orden lógico y distinguiendo los espacios destinados para que
rellene el interesado.
10. Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensión del texto, tales como ciertos tipos
de letra, formatos, colores. Y combinarlos con márgenes y espacios en blanco… Es decir, que hay que
aprovechar aquellos recursos gráficos que nos ofrecen los medios electrónicos e informáticos para el diseño
de los impresos.
11. El impreso dispone de varias copias, habrá que distinguir en cada una al destinatario (para la
Administración, para el interesado, para el banco, etcétera).
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2.4. ESTRUCTURA BÁSICA Y REGLAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
ADMINISTRATIVOS- OFICIALES.
Una de las dificultades más recurrentes que se plantean a la hora de elaborar un documento administrativo es
la confusión en la estructura. Así, se confunde la diligencia (Hago constar) con el certificado (Certifico); la nota
interior con el oficio, o incluso con la carta; el anuncio con el aviso; la solicitud con el recurso; la notificación
con la resolución, etcétera. Y es que es fundamental que el destinatario de un DA pueda identificarlo
rápidamente, a primera vista, sin necesidad de bucear en el texto hasta averiguar qué le quieren decir.
La estructura es el modo en que se organiza el documento administrativo, es decir la forma en que se
distribuyen ordenadamente las distintas partes del texto. Esta ordenación se realiza mediante la separación de
párrafos. En general los textos administrativos presentan una estructura básica, s según la naturaleza del
documento.
Motivación o
justificación del
acto
Identificación
del emisor se
refiere a la Parte dispositiva
autoridad que ESTRUCTURA o resolución
dicta el acto
admon.
Inclusión final de
la fecha y otros
elementos del
acto
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B. Reglas para la elaboración de documentos administrativos- oficiales
1. En la elaboración de los documentos administrativos, por regla general, quienes redactan no firman:
redactor y emisor no coinciden en la misma persona.
2. Esta circunstancia constriñe la libertad de expresión del redactor, que recurrirá a fórmulas y modelos
consensuados. En este sentido, cualquier propuesta de cambio requerirá la aceptación del firmante.
3. El estilo administrativo viene determinado por fórmulas que inician, prolongan o finalizan:
Casi todos los actos administrativos se expresan en documentos mediante fórmulas. El abuso en el
empleo de esas fórmulas puede considerarse como uno de los defectos de estilo del lenguaje
administrativo. La parte menos honesta y con riesgo a no redactar documentos sin originalidad, es el
uso de copia/pega, que dará lugar a verdaderos disparates.
4. La estructura de los documentos administrativos vendrá determinada por el emisor (la Administración
o el ciudadano), la tipología (documentos resolutorios, informativos o de los ciudadanos) o incluso el
medio por el que se ponga a disposición del destinatario (electrónico o en papel). Y todo conjugado con
el principio de inteligibilidad (que el DA pueda ser entendido), lo que exige, a su vez, un buen uso del
español y una clara legibilidad (aspecto físico).
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2.5 LA REDACCIÓN DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS- OFICIALES: SU
DEFINICIÓN, ESTRUCTURA Y ELABORACIÓN.
Los documentos administrativos tienen una estructura general que contempla los elementos:
1. Leyenda
2.Encabezamiento:
A. Cabecera, escudo y logotipo
B. Identidad de organismo
C. Titulo
D. Datos de identificación
E. Destinatario
3. Cuerpo
A. Texto del documento
4. Pie:
A. Datación
B. firma
2.5.1 Agenda
La palabra agenda proviene del latín agenda que significa “cosas que se han de hacer”. Se define como el
programa que contiene ordenadamente un conjunto de temas, tareas o actividades para su realización en un
periodo de tiempo determinado, puede hacer referencia a una serie de asuntos, compromisos u obligaciones
que una persona ha dispuesto ordenado y planificado para tratar en periodo de tiempo específico, o bien a la
lista de temas que serán abordados durante una reunión. Tiene como objetivos: comunicar y obtener
información sobre algo, decidir sobre algo, planificar y generar ideas.
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Es importante anotar quien es el responsable de la reunión y de la persona que va a liderar cada tema; asimismo
es útil revisar la agenda, previo a la reunión el orden del día y si es necesario modificarla.
La agenda se estructura de:
1. Titular del tema a tratar
2. Temas a tratar
3. Tiempo total de asignación a cada tema
4. Objetivo general a lograr de la reunión y de cada tema.
2.5.2 Acuerdo
El acuerdo es una comunicación que contiene un orden o resolución firmada por una autoridad legalmente
capacitada para ello.
El acuerdo es una decisión tomada en común acuerdo por dos o más
personas, o por una junta, asamblea, tribunal o escuela. Es un pacto,
tratado, convención o resolución tomada en el seno de una institución.
Es la manifestación de una convergencia de voluntades (decisión por
concenso con la finalidad de producir efectos jurídicos.
La validez jurídica de un acuerdo exige que el consentimiento de los
otorgantes sea válido y su objeto sea cierto y dettrminado
Existen varios tipos de acuerdos como los acerdos judiciales, de
marco, de cooperacion , de amistad,etc.
El acuerdo contiene:
1.Ttulo del acuerdo
2. Numero de acuerdo
Ihttps://www.google.com/search?q=imagenes
3. Lugar y fecha +referentes+a+redacci%C3%B3n+de+documen
tos+administrativos&rlz=1C1HLDY
4.Cuerpo: partes que intervienen, a que se dedican, motivo, servicio.
5. Clausula
6 Firma o firmas.
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El contenido del acuerdo debe reflejar, como mínimo, los aspectos contractuales básicos: identificación de los
participantes, del dominio de la cooperación (campo de actividad o función empresarial) y de la legislación
aplicable.
Los puntos fundamentales que debe contener el acuerdo se reflejan en el contrato a través de diversas
cláusulas. Éstas variarán dependiendo del modelo de contrato que se va a efectuar. Sin embargo, hay una serie
de aspectos que son comunes a todos ellos.
2.5.3. Oficio
El oficio es un documento formal, su contenido es variable pudiendo ser
amplio,(de una o varias cuartillas) además debe ser detallado, es relativo a
la comunicación interna. Es el documento más común dentro de la
correspondencia administrativa y por tanto esencial en la comunicación
escrita interpersonal de la administración.
En la comunicación externa que son todos aquellos oficios que salen de la
institución: su redacción varia, siendo en algunas ocasiones breve y en otras
amplia.
Los oficios deben elaborarse en papel membretado.
Ihttps://www.google.com/search?q=image Hay dos aspectos que distinguen al oficio: el asunto y el lema político. El
nes+referentes+a+redaccion+de+un+oficio
primero es un resumen claro del asunto a tratar y el segundo es el slogan
&rlz=1C1HLDY_stración 1
empleado por cada organización particular.
Su estructura:
1. Encabezamiento, contendrá la cabecera, el título y los datos generales de identificación. En el espacio
reservado a la referencia deberá indicarse la del órgano emisor y la del órgano destinatario, cuando se
conteste a alguno de sus escritos. Los datos del destinatario se pueden situar de acuerdo a 2
posibilidades.
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2. Cuerpo. En esta parte se expondrá el objeto de comunicación. Los principios que deben observarse son:
➢ Redacción concisa y formal, dentro del tono neutro característico de este documento.
➢ Claridad y brevedad, sin recurrir a formulismos, expresiones superfluas anticuadas o invariables
como adjunto remito para su conocimiento, por la presente, etc.
➢ Rigor y propiedad de los términos utilizados.
➢ En las referencias del texto a las personas, no deben emplearse (ILmo,Excmo) y si se trata de
cargos basta con expresar la denominación orgánica.
➢ Ordenación lógica y coherente del contenido
➢ Estructuración en párrafos breves y separados.
3. Pie En esta última parte se incluirá la datación, si no se ha expresado en el encabezamiento y los datos
que identifican al emisor y que sirven para formalizar el documento: cargo, rúbrica y nombre completo.
4. Se puede incluir al final del documento información adicional relacionada con la documentación que se
acompaña.
2.5.4 Circular
La circular es un documento que se utiliza tanto en la comunicación interna, como en la externa. Un elemento
que la distingue es el lemapolítico. En este documento siempre se trata un asunto que interesa por igual a varias
personas, y sirve para transmitir información, notificar órdenes o bien, proporcionar avisos formales. Se realiza
en papel con membrete.
https://www.google.com/search?q=imagenes+referentes+a+redacci%C3%B3n+de+documentos+administrativos&rlz=1C1HLDY
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La circular comunica noticias de interés actual exponiendo las causas de las mismas, debe contener
numeración, el asunto, las indicaciones DE, PARA.
1. Denominación del documento. A partir del margen superior de dos a tres interlíneas se ubica la palabra
CIRCULAR con mayúscula sostenida, centrada y destacada con negritas o espaciada.
2.1 Definición y Actividad 4: Elabora • Lee con cuidado las páginas web y el texto
un resumen sobre citados en la bibliografía, así también el
funciones de los
planteamientos manual del participante e identifica los
documentos teóricos en relación
oficiales planteamientos centrales sobre los
a la redacción de
documentos oficiales en relación a:
documentos
administrativos-
oficiales 1. Definición
2. Funciones
3. Características
2.2 Características 4. Criterios para su elaboración.
fundamentales de la
redacción moderna • Con base en la identificación y
para la elaboración de comprensión de las ideas centrales de la
documentos definición, funciones y características de
administrativos- los documentos administrativos oficiales
oficiales. elabora un resumen que explique cada
uno de los puntos.
.
• Realiza una lectura cuidadosa deL
Actividad 5:
2.3Criterios para la texto:“Manual Redacción de documentos
Redacta un escrito
elaboración de administrativos” y la página
en donde exprese
documentos oficiales-
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administrativos. sus reflexiones webcursos/escritura/redaccion-de-
sobre la documentos-administrativos-oficiales-y-
importancia de personales-t6457.poniendo atención en:
2.4
Estructura básica y conocer y analizar ➢ Los criterios necesarios para la
reglas para la marcos teóricos elaboración de documentos
elaboración de para mejorar la oficiales subrayando y haciendo
documentos redacción de
notas al margen del texto.
administrativos- documentos
➢ La estructura básica para elaborar
oficiales. oficiales y lo
documentos oficiales.
recupera para su
➢ Reglas para redactar los
participación en el
foro. (FORO documentos administrativos.
• Identifica los planteamientos importantes
de cada tópico y explícalos en una ficha
de trabajo.
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MODULO 2 “REDACCIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES: DEFINICIÓN,FINALIDAD,
CARACTERÍSTICAS, REGLAS Y CRITERIOS”
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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