CADRUL CONCEPTUAL ŞI METODOLOGIA AUDITULUI CALITĂŢII

Auditul calităţii este definit ca reprezentând un proces sistematic şi independent, efectuat

pentru a determina dacă activităţile şi rezultatele lor, referitoare la calitate, corespund
dispoziţiilor prestabilite, dacă aceste dispoziţii sunt efectiv implementate şi corespunzătoare
pentru relizarea obiectivelor. În prezent, aceasta definiţie este cea mai larg acceptată.
Auditul calităţii este întreprins în scopul obţinerii de dovezi de audit şi evaluarea lor cu
obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit.
Pe baza rezultatelor auditului calităţii vor fi definite acţiunile corective necesare.
Aceste acţiuni au în vedere identificarea şi eliminarea cauzelor neconformităţilor constatate, în
scopul prevenirii repetării lor. Acţiunile corective pot implica modificări în proceduri şi în
sistemul calităţii, astfel încât să se asigure îmbunătăţire a calităţii în fiecare din etapele
traiectoriei produsului.
Nu trebuie confundat auditul cu activităţile de supraveghere a calităţii, sau cu cele de
inspecţie, care au ca scop tinerea sub control a unui proces, respectiv acceptarea unui anumit
produs.

DEFINIREA ŞI IMPORTANŢA AUDITULUI CALITĂŢII

Semnificatiile conceptelor de baza

Auditul calităţii este un proces sistematic, independent şi documentat în scopul

obţinerii de dovezi de audit şi evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care
sunt îndeplinite criteriile de audit.
Dovezi de audit reprezintă înregistrări, declaraţii ale faptelor sau alte informaţii care
sunt relevante în raport cu criteriile de audit şi verificările.

1
 Înregistrări sunt documente care furnizează dovezi ale activităţilor realizate sau prin
care se declară rezultate obţinute.
Criteriile de audit sunt constituite din ansamblul de politici, proceduri sau cerinţe
utilizate ca referinţă.
Neconformitate reprezintă neîndeplinirea unei cerinţe.
Acţiune corectivă este acţiunea de eliminare a cauzei unei neconformităţi detectate sau
a altei situaţii nedorite.

Prin auditurile calităţii se evaluează:

Sistemul de management al calităţii în ansamblu al unei firme sau elemente ale

acestuia.
Procesele dintr-o organizaţie.
Rezultatele proceselor (produse sau servicii)
Această evaluare se realizează în raport cu standardele în vigoare, cu manualul calităţii,
cu procedurile şi instrucţiunile de lucru pentru a stabili măsura în care ele sunt respectate dar şi
eficacitatea dispoziţiilor în realizarea obiectivelor propuse în domeniul calităţii.
Pe baza rezultatelor auditului calităţii se vor întreprinde acţiuni corective pentru
eliminarea cauzelor neconformităţilor constate în scopul prevenirii repetării lor şi Acţiunile
corective trebuie să fie adecvate efectelor neconformităţilor apărute.
Acţiunile corective pot conduce la modificări în proceduri şi în Sistemul de
management al calităţii în vederea îmbunătăţirii calităţii în fiecare din etapele obţinerii
produsului. Auditul nu trebuie confundat cu activitatea de supraveghere a calităţii sau cu cele
de inspecţie ce au ca scop ţinerea sub control a unui proces, respectiv acceptarea unui anumit
produs. Eficacitatea auditurilor depinde de competenţa şi experienţa auditorilor. Prin auditor se
înţelege o persoană ce are competenţa necesară pentru a efectua audituri ale calităţii.
Obiectivele generale şi importanţa auditului calităţii sunt:
2
 Evaluarea conformităţii proceselor şi rezultatelor lor (produse sau servicii) cu
un anumit standard sau alt document normativ.
Evaluarea conformităţii unor elemente ale SMQ sau a sistemului în ansamblu
cu cerinţele specificate
Evaluarea eficacităţii SMQ al firmei privind realizarea obiectivelor stabilite.
Identificarea punctelor critice, surse ale deficienţelor în desfăşurarea activităţii
din firmă.
Formularea măsurilor corective şi de îmbunătăţire necesare privind procesele
şi rezultatele acestor proceduri.
Urmărirea aplicării măsurilor corective şi de îmbunătăţire stabilite.
O organizaţie stabileşte singură necesitatea efectuării unor audituri periodice în
scopurile arătate mai sus. Dacă aceste audituri sunt corect planificate şi programate şi sunt
efectuate de auditori calificaţi se poate ajunge la micşorarea continuă a abaterilor şi implicit la
creşterea gradului de satisfacere a cerinţelor.

Clasificarea auditurilor calitate

După obiectul lor se deosebesc trei tipuri de audituri:

· auditul de produs/serviciu;
· auditul de process;
· auditul de sistem.

După scop se deosebesc două tipuri de audituri:

· audituri interne – au ca scop evaluarea acţiunilor corective sau de
îmbunătăţire necesare în cadrul propriei organizaţii fiind efectuate de însăşi firma respectivă
numite audituri „primă parte”.
3
 · audituri externe – au ca scop principal obţinerea de dovezi privind capacitatea
furnizorului de a asigura obţinerea calităţii cerute, dar şi în vederea certificării SMQ a unei
organizaţii. Ele pot fi efectuate de beneficiari ai firmei prin auditorii proprii în scopul evaluării
sistemului de management al calităţii numite audituri „secundă parte”
În cadrul auditului extern sunt cuprinse doua forme de audit: Auditul “Secunda parte”
şi Auditul “Terta parte”. Auditul efectuat de o terţa parte, în scopul certificării, se numeşte
audit de certificare.

PREGĂTIREA ŞI DESFĂŞURAREA AUDITULUI

Auditurile sistemelor de management al calităţii se efectuează pentru:

4
 · determinarea conformităţii elementelor sistemului calităţii cu cerinţele specificate în
documentele de referinţă
· determinarea eficacităţii sistemului calităţii privind realizarea obiectivelor stabilite în
domeniul calităţii
· îmbunătăţirea sistemului calităţii firmei audiate
· satisfacerea unor cerinţe reglementare
· înregistrare/ certificarea sistemului de management al calităţii firmei auditate.

Metodologia Auditului de Sistem

5
 PREGĂTIREA ŞI DESFĂŞURAREA AUDITULUI

Pregătirea auditului

Iniţierea auditului – desemnarea auditorului şef; definirea obiectivelor,

domeniului şi criteriilor auditului în cauză; 6
determinarea fezabilităţii auditului;
Desfăşurarea auditului
stabilirea contactului iniţial cu auditatul pentru obţinerea acordului asupra
Şedinţa
scopului de deschidere
auditului, standardelor etc.; vizita preliminară efectuată de auditorul şef;
Rezultatele auditului
Comunicarea
Analiza în timpul– auditului
documentelor o analiză prin intermediul relevante
a documentelor şedinţelorale
echipei de de
sistemului
audit;
Pregătirea,
management, roluri aprobarea
şi responsabilităţi
şi distribuirea
a înregistrărilor, aleraportului
ghizilorde
inclusiv determinarea şiaudit;
observatorilor;
gradului de conformitate al
documentarea constatărilor; investigaţii; colectarea şi verificarea
acestora;
Închiderea auditului
informaţiilor; – păstrarea
documentarea documentelor şi finalizare;
constatărilor;
Pregătirea auditului la faţa locului – planificarea activităţilor auditului;
Efectuarea
Pregătirea
planificarea auditurilor
concluziilor
documentelor de urmărire
auditului;
de lucru; repartizarea– sarcinilor
verificareaîn cadrul
acţiunilor
echipei de
corective, preventive, de îmbunătăţire
audit şi stabilirea datei de începere a auditului. şi a altor detalii.
Şedinţa de închidere;
Pregătirea auditului constă în efectuarea următoarelor activităţi:
1. Stabilirea obiectivelor, domeniului şi limitelor auditului
2. Analiza preliminară a documentelor de referinţă (standard, manual, proceduri).
3. Formularea de concluzii şi decizii privind abordarea auditului.
4. Efectuarea de vizite şi/sau şedinţe prealabile (dacă este cazul).
7
 5. Întocmirea planului de audit (ce trebuie să cuprindă):
– obiectivele şi domeniul auditului
– componenţa echipei de audit
– documentele de referinţă (standard, manual, proceduri)
– datele şi durata activităţilor de audit
– compartimente, funcţii şi persoane auditate
– sarcinile membrilor echipei de audit
– şedinţele cu participarea conducerii
– cerinţele de confidenţialitate
– lista şi termenul de difuzare a raportului
– punerea de acord a planului, cu organizaţia auditată
6. Elaborarea documentelor de lucru.
– chestionare şi liste de verificări
– formulare de consemnare a constatărilor, observaţiilor, neconformităţilor, a
dovezilor obiective
– Alte documente (ghiduri, rapoarte, etc.)

Executarea auditului necesită parcurgerea următoarelor etape:

1. Reuniunea (şedinţa) de deschidere. Se recomandă să aibă o durată de circa 30 minute.
la faţa locului, imediat înainte de începerea auditului
prezentarea obiectivelor, a domeniului şi a metodelor auditului
prezentarea echipei de audit şi cunoaşterea reprezentanţilor celui auditat
precizarea detaliilor auditului (program, şedinţe, însoţitori, utilităţi, acceptarea
neconformităţilor.
2. Examinări sistematice
se urmează planul, utilizând listele de verificări, chestionarele, formularele

8
 se observă activităţile desfăşurate, documentele utilizate, echipamentele
implicate şi înregistrările realizate
se discută iniţial cu şeful sectorului auditat (dacă este posibil)
se discută cu câte o singură persoană
se abordează aspectele esenţiale ale activităţii şi numai în cazul în care apar
probleme se intră în detalii, pentru lămurire
informaţiile obţinute prin interviuri se verifică utilizând surse (documente,
măsurări, observaţii)
neconformităţile aparente se notează şi se caută dovezi obiective pentru
conformare sau infirmare (acţiuni de urmărire)
observaţiile se reţin în scris
a) Înregistrarea neconformităţilor.
se identifică clar zona, faptul, cerinţa, cu dovezi obiective.
se notează în formularul (raportul) de neconformităţi şi se ia semnătura şefului
compartimentului sau persoanei însoţitoare
raportul de neconformităţi este validat de către auditorul şef.
b) Reuniuni intermediare
la sfârşitul fiecărei zile
analiza rezultatelor, decizii
3. Reuniunea (şedinţa) de închidere
se prezintă constatările şi observaţiile (auditorul şef şi membrii echipei)
se prezintă neconformităţile (raport) (model Anexa 3)
se prezintă concluziile echipei, cu privire la obiectul auditului
se răspunde la întrebări
se stabileşte termenul de rezolvare a acţiunilor corective ºi eventual, se planificã
reauditarea

9
 Raportul de audit cuprinde:
obiectivul şi domeniul de aplicare al auditului
planul calendaristic de audit, data, participanţii
echipa de audit
standardul de referinta si nominalizarea documentelor de referinţă ale auditului
(manualul calităţii, standardul sistemului calităţii, etc.)
aprecieri privind gradul în care sistemul calităţii este conform standardelor de
referinţă, cum este el descris în documente şi calitatea acestora, cum se respecta prevederile
din documente
aprecieri privind eficacitatea sistemului de management calităţii şi atingerea
obiectivelor calităţii
observaţii cu privire la neconformităţile constatate, detaliate în raportul
neconformităţilor, care trebuie semnat şi de către şeful laboratorului auditat
eventualele propuneri sau un plan de verificare a îndeplinirii acţiunilor
corective ale neconformităţilor constatate
Rapoartele au un rol esenţial în angajamentele de audit şi asigurare, deoarece ele
comunică verdictul auditorului.
Finalizarea auditului se realizează odată cu predarea raportului de audit.

10