INFORME LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

TANIA ALEXANDRA VASQUEZ CACERES

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

APRENDIZAJE SENA
YOPALCASANARE
202
 LA IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Hablaremos del proceso de gestión documental y la importancia de la conservación de los

archivos, según la ley 594 de 2000 este proceso está dado por el conjunto de documentos

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el

transcurso de su gestión conservarlos respetando el orden para servir como testimonio e

información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos. Establece

además que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende

procesos tales como la producción, la recepción, la distribución, la consulta, la

organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Se puede decir que los archivos o documentos constituyen una herramienta indispensable

para la gestión administrativa, económica y social de una entidad; es decir son un

testimonio de los hechos y de las obras de esa entidad que permiten documentar a las

personas.

Dentro del marco de la ley se les da facultad a las entidades privadas para que elaboren

programas de gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y

soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Por su parte la importancia del archivo dentro de las entidades radica en que son clave para

la conservación de los documentos de la empresa, los cuales deben ser debidamente

clasificados y ordenados para que las empresas puedan tomar decisiones acertadas.

Otro aspecto a destacar es la globalización y las condiciones actuales del mercado, esto ha

llevado a que las empresas privadas y públicas, valoren y gestionen adecuadamente la

gestión ir la documentación ya que esto les permite mejorar los procesos de las entidades,

permitiendo así una mejor toma decisiones que les permitan ser competitivas.

Para finalizar puedo decir que lo establecido dentro del marco del decreto 2609 del 2012 y

la ley 594 de 2000. Es de gran importancia, ya que ha permitido que las entidades públicas

o privadas reglamente la gestión documental esto con el fin que sus procesos vayan

encaminados a concentrar sus esfuerzos en prestar un mejor servicio a los ciudadanos. Y de

esta forma contribuir a conservar el orden, la paz y la identidad cultural de un estado.