BAZE DE DATE ACCESS

O bază de date reprezintă o colecţie de date, cu o organizare bine determinată, în vederea

obţinerii rapide de informaţii referitoare la subiectul pentru care a fost creată. Ea conţine o colecţie
de tabele, formulare, rapoarte etc.
Datele dintr-un tabel sunt identificate prin perechea atribut-valoare. Atributele reprezintă coloanele
tabelului, valorile sunt informaţiile din tabel. Fiecare linie a tabelului reprezintă o înregistrare. La crearea
unui tabel se specifică structura lui (numele asociat atributelor/câmpurilor şi caracteristicile lor). De
exemplu, entitatea Angajat este formată din atributele: nume, vârstă, ani vechime, care au diferite valori.

Accesul la datele memorate se face la nivel de înregistrare. La un moment dat este permis accesul
la o singură înregistrare, numită înregistrare curentă.

Un sistem de gestiune a bazelor de date (SGBD) este un pachet de programe care realizează
gestiunea şi prelucrarea complexă a datelor dintr-o bază de date, asigurând independenţa programelor
de aplicaţie faţă de modul de structurare a datelor. Un SGBD trebuie să aibă următoarele funcţii:
- descrierea datelor - SGBD trebuie să permită definirea, crearea şi introducerea datelor în baza
de date;
- prelucrarea datelor - SGBD trebuie să permită căutarea rapidă a datelor, modificarea, ştergerea,
sortarea, extragerea unei înregistrări, tipărirea unei baze de date;
- utilizare - SGBD trebuie să ofere o înterfaţă cât mai atractivă şi performantă între utilizator şi
baza de date
Pentru gestiunea bazelor de date SGBD-ul existent în pachetul Microsoft Office este Access.

O bază de date în Microsoft Access 2007 este un fişier cu extensia .accdb (ACCess DataBase)
care conţine datele din bază, descrierea lor, şi obiecte pentru manipularea acestora. Un fişier bază de date
poate conţine:
 tabele – conţin informaţiile din baza de date;
 interogări – conţin condiţii impuse unor linii din tabele pentru a fi incluse în rezultat;
 formulare – conţin obiecte de control care permit introducerea şi modificarea datelor din tabelele
din baza de date;
 rapoarte – sunt obiecte ale bazei de date care permit obţinerea unei liste, mai mult sau mai puţin
complexe, care conţin liniile şi coloanele din tabelele bazei de date;

Deschiderea aplicaţiei
Start/Toate programele/Microsoft Office/Microsoft Access

Crearea unei baze de date

I. După lansarea Microsoft Access 2007:
a. Butonul Bază de date necompletată
b. La Nume fişier, se specifică discul, calea şi numele bazei de date  Butonul
Creare.

II. Creare ulterioară intrării în Microsoft Access:

a. Butonul Office  Nou.

b. Se procedează ca mai sus.

1
 Un tabel dintr-o bază de date Access este organizat pe rânduri (numite înregistrări sau articole) şi
coloane (numite câmpuri).
Tabelele pot fi considerate, într-o oarecare măsură, analoage cu foile de calcul dintr-un registru
Excel iar baza de date analoagă cu întregul registru.
Câmpurile, împreună cu tipurile de date stabilite pentru ele, reprezintă structura tabelului.
Câmp 1 Câmp 2 Câmp 3 ... Câmp n
Structura Nume Prenume Data_n ... Telefon
Articol 1
Articol 2

Spre deosebire de tabelele din Word sau Excel, unde se putea introduce orice valoare în orice
celulă, în Access trebuie specificat de la început ce fel de valori se vor introduce în fiecare coloană, urmând
ca Access să interzică, ulterior, introducerea valorilor de alt tip decât cel stabilit. Această comportare se
concretizează în conceptul de tip de dată.

Tipuri de date Microsoft Access

Tip de dată Descriere şi proprietăţi
Text Un câmp de tip Text poate conţine cel mult 255 de caractere.
Memo Se foloseşte pentru a adăuga într-un câmp texte mai lungi de 255 de caractere (maxim
65.535 sau texte care diferă foarte mult ca lungime de la o înregistrare la alta).
Număr Pentru datele numerice sunt disponibile mai multe subtipuri:
 Octet – valori întregi, 0...255;
 Întreg – valori întregi cuprinse între –32.768 şi +32.767;
 Întreg lung – valori întregi cuprinse între –2.147.483.648 şi +2.147.483.647;
 Simplă precizie – valori cu maxim 7 zecimale, în intervalul ±3.4*1038;
 Dublă precizie – valori cu maxim 15 zecimale, în intervalul ±1.797*10308;
 ID reproducere – Identificator global unic (16 octeţi);
 Zecimal – valoare numerică cu număr cu fix de zecimale, în intervalul ±10 28...1028.
Monedă Tip cu precizie de 4 zecimale, conceput pentru a permite operaţiile de contabilitate.
Auto Un câmp de tipul AutoNumerotare conţine o valoare întreagă pe care Access o
Numerotare completează automat pentru fiecare înregistrare adăugată la tabel.
Completarea se poate face în două moduri:
 Incremental – creşte cu 1 de la un articol la următorul;
 Aleator – fiecare articol primeşte o valoare aleatoare pentru acel câmp.
Nu pot exista două câmpuri de tip AutoNumerotare în acelaşi tabel, chiar dacă se
folosesc valori distincte pentru ele.
Da/Nu Câmpurile de tip Da/Nu sunt folosite pentru a exprima cazuri în care nu există decât
două situaţii: DA sau NU, de exemplu: Adevărat/Fals, Da/Nu, Activat/Dezactivat.
Indiferent de variantă, Access consideră un astfel de câmp drept câmp numeric, folosind
valoarea 1 pentru DA şi 0 pentru NU.
Dată/Oră Pentru date calendaristice, în domeniul 1 ianuarie 100...31 decembrie 9999.
Obiect OLE Câmpurile obiect OLE creează imagini bitmap ale documentului original, apoi afișează
acea imagine în câmpurile din tabel și în controalele raportului sau formularului.
Documentul poate fi un desen, un fişier audio, o foaie de calcul etc.

Crearea unui tabel

Crearea tabelului înseamnă descrierea structurii tabelului, adică specificarea următoarelor
elemente pentru fiecare câmp:

2
 nume;
 tip de dată;
 lungime.
Definirea structurii unui tabel se face astfel:
1. Se deschide fereastra bazei de date în care se va crea
tabelul.
2. Meniul Creare  fila Tabele  butonul Tabel.
3. Creare tabel în modul Vizualizare proiect -
Access va deschide fereastra pentru descrierea
structurii noului tabel.
4. În această fereastră se specifică pentru fiecare
câmp următoarele:
 în coloana Nume câmp se va introduce numele fiecărui câmp; acesta este folosit la
identificarea ulterioară a câmpului, poate avea maxim 64 de caractere şi poate conţine şi spaţii;
 la Tip de date se alege tipul de date pentru câmpul respectiv.
- În cazul tipului Text, Access propune lungimea de 50 de caractere, valoare care poate
fi modificată la Dimensiune câmp.
- În cazul tipului Number, subtipul se alege de la Dimensiune câmp.

Caracteristicile opţionale pentru câmpul curent pot fi specificate în partea inferioară a ferestrei, în
zona Proprietăţi câmpuri:
 Dimensiune câmp– numărul maxim de poziţii ce pot fi memorate în acel câmp;
 Format – formatul de afişare ulterioară a datelor, cum ar fi:

 Zecimale – numărul de poziţii din partea zecimală (pentru câmpurile numerice);

 Mască intrare – o machetă prin care putem impune un anumit format de introducere
a datelor în câmp; în acest caz, pentru fiecare caracter (poziţie) din câmp, la introducere, se
poate specifica unul din caracterele următoare:
Caracter Efect
# Permite orice cifră, un semn (+/-) şi un spaţiu
L Permite numai litere în poziţia respectivă
? Permite o literă sau nimic
A Numai literă sau cifră
9 Numai cifre
a Orice literă sau cifră sau nimic
 Legendă – permite specificarea unui nume atribuit câmpului când acesta este folosit într-
un raport sau un formular;
 Valoare implicită – valoarea care se atribuie, automat, câmpului, când utilizatorul
nu introduce nici o valoare pentru acel câmp;
 Regulă de validare – un criteriu care trebuie îndeplinit de valoarea câmpului
pentru a putea fi acceptată;
 Text de validare – textul care se va afişa în bara de mesaje când valoarea introdusă
în câmp nu se respectă criteriul specificat la Regula de validare;
 Obligatoriu – dacă este activată, utilizatorul nu va putea trece de acel câmp fără să-l

3
 completeze;
 Se permite lungimea zero – se permit sau nu valori vide în câmpurile text sau
memo;
 Indexat – se creează sau nu un index pentru acel câmp.

5. La închiderea ferestrei, dacă se dorește salvarea tabelului, se va afişa un dialog în care trebuie să
se introducă numele noului tabel.

După aceşti paşi, în lista afişată în fereastra principală a bazei de date, la folosirea butonului
Tabele, se va afişa, ca pictogramă, noul tabel.

Introducerea datelor
Se selectează numele tabelei de completat. Se completează grila.

Adăugarea unei înregistrări.

Se adaugă pe ultima linie a grilei, marcată cu *.

Ștergerea unei înregistrări

Se selectează înregistrarea de şters. Din meniul contextual se alege opţiunea Stergere înregistrare.

Ștergerea unui câmp

Se selectează coloana de şters. Din meniul contextual se alege Stergere Coloană.

Inserarea unui câmp

Se selectează coloana în faţa căreia se va face inserarea. Din meniul contextual se alege Inserare
Coloană.

Căutarea/înlocuirea unei înregistrări

Se selectează coloana în care se face căutarea. Se alege din meniul Pornire opţiunea Găsire. Se
indică valoarea de căutat şi se specifică modul de căutare (comparare cu valoarea întregului câmp sau
numai cu începutul lui).

Modificarea structurii tabelelor

Câmpurile se pot şterge/insera/rearanja din Vizualizare în mod proiectare (design view). În modul
Vizualizare proiect, fiecare rând reprezintă unul dintre câmpurile care apar ca o coloană în Vizualizare
foaie de date. Operaţia de ştergere/inserare a câmpurilor se poate face şi în modul Vizualizare foaie de date.

Modificarea conţinutului tabelelor

Fiecare înregistrare poate fi modificată prin editare în modul Vizualizare foaie de date. Acest mod
permite şi ştergerea înregistrărilor. După ştergerea unei înregistrări nu mai este posibilă refacerea sa.

Sortarea datelor
Access poate sorta datele ascendent sau descendent. Pentru a sorta date dintr-o coloană, se execută
clic în câmpul care conţine valorile de sortat şi se alege Sortare ascendentă/Sortare descendentă.
Opţiunile există şi în meniul Pornire/Sortare și Filtrare.
Căutarea datelor
Pentru a căuta informaţii într-un tabel se utilizează opţiunea Găsire, din meniul Pornire. Operaţia
se poate utiliza pentru a căuta doar într-un singur câmp sau în întreg tabelul.

4
Exerciţii:
1. Creați o bază de date cu numele FARMACII.

2. Creați tabela MEDICAMENTE, cu structura: farm, medicament, cant, pret, data_exp, um, reteta,
prospect, aspect:
- farm – este codul farmaciei; trebuie să fie de forma fx (de exemplu f1, f5 etc.);
- medicament – numele medicamentului; maxim 50 de caractere;
- cant – cantitatea existentă în farmacie; număr întreg pozitiv, mai mic sau egal cu 250;
valoare implicită 0;
- pret – preț unitar în lei; valori cu maxim 2 zecimale; între 5 și 1000 lei;
- data_exp – data expirării medicamentului; dată scurtă; valoare implicită 31.12.2020;
- um – unitatea de măsură; valori posibile g, mg, bucata, fiola, cutie (tip Informații
legate/Lookup Wizard);
- reteta – da/nu;
- prospect – prospectul medicamentului, memorat ca document Word (obiect OLE);
- aspect – ambalajul medicamentului, memorat ca imagine (obiect OLE).

3. farm este cheia primară a tabelei.

4. Introduceți în tabelă înregistrările de mai jos. Pentru un medicament oarecare, creați un document
Word care va reprezenta prospectul și salvați o imagine cu medicamentul respectiv (aspect).

5. Sortați medicamentele alfabetic după nume.

6. Adăugați o coloană nouă, cod – autonumerotare, pe care o setați cheie primară în locul numărului
farmaciei.

7. Înlocuiți automat (Ctrl+F) valorile f5 cu f3 în câmpul farm și paracetamol cu parasinus în câmpul

medicament.

5
6