Codul PS-03 PROCEDURA GENERALĂ

Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 AUDIT INTERN

PROCEDURA GENERALĂ

“AUDITUL INTERN”

Procedura PS-03: AUDITUL INTERN corespunde clauzei 8.2.4

din SR EN ISO 9001:2008, ales ca model de referinţă pentru
implementarea sistemului de management al calităţii în cadrul
PRIMĂRIEI MUNICIPIULUI SATU MARE

Nr. exemplar: _____

Copie controlată □ Copie necontrolată □

Elaborat Avizat Aprobat

R.M.C.: Viceprimari: PRIMAR,

Natalia Covaci, Marcela Papici, Dr. Coica Costel Dorel

Dr. Radu Roca

Prezentul document a fost aprobat la data de ................................ si este proprietatea PRIMARIEI SATU MARE
Este interzisǎ multiplicarea şi transmiterea documentului fǎrǎ acordul elaboratorului, copiile fiind controlate şi numerotate.

Pagina 1 / 7
Codul PS-03 PROCEDURA GENERALĂ
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 AUDIT INTERN

CUPRINS

1 SCOP ............................................................................................................................................... Pag. 3

2 DOMENIU DE APLICARE ......................................................................................................... Pag. 3
3 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ ................................................................................................ Pag. 3
4 TERMINOLOGIE ŞI ABREVIERI .......................................................................................... Pag. 3
4.1 Terminologie ......................................................................................................................... Pag. 3
4.2 Abrevieri ................................................................................................................................ Pag. 4
5 DESCRIEREA PROCESULUI .................................................................................................... Pag. 4
5.1 Programare audituri interne................................................................................................. Pag. 4
5.2 Planificarea auditului ........................................................................................................... Pag. 4
5.3 Efectuarea auditului............................................................................................................... Pag. 5
5.4 Elaborarea raportului de audit ........................................................................................... Pag. 5
5.5 Încheiere audit ....................................................................................................................... Pag. 5
5.6 Stabilire şi implementare corecţie şi acţiuni corective ...................................................... Pag. 5
5.7 Verificarea si raportarea aplicãrii corecţiei şi a eficacităţii acţiunilor corective ............ Pag. 6
5.8 Monitorizarea procesului............................................. ........................................................ Pag. 6
6 RESPONSABILITĂŢI ................................................................................................................... Pag. 6
7 ÎNREGISTRĂRI ............................................................................................................................. Pag. 7
8 ANEXE.............................................................................................................................................. Pag. 7

Pagina 2 / 7
Codul PS-03 PROCEDURA GENERALĂ
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 AUDIT INTERN

1. SCOP
Prezenta procedură are ca scop stabilirea modului de planificare şi desfăşurare a auditurilor interne ale
calităţii din cadrul Primăriei municipiului SATU MARE, pentru a se determina dacă SMC este conform
cu măsurile planificate, referitoare la standardul SR EN ISO 9001:2008, şi dacă SMC este implementat,
menţinut eficace şi îmbunătăţit continuu.
2. DOMENIU DE APLICARE
Procedura se aplică pentru toate procesele, departamentele şi funcţiile incluse în cadrul SMC al
Primăriei municipiului SATU MARE, cât şi pentru toate clauzele aplicabile ale SR EN ISO 9001: 2008.
3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ
SR EN ISO 9001: 2008 – Sisteme de management al calităţii. Cerinţe
SR EN ISO 19011: 2011 – Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/sau de mediu
Manualul calitǎţii – MSMC-01
Decizii organizatorice, privind componenţa echipelor de audit intern
4. TERMINOLOGIE ŞI ABREVIERI:
4.1 Terminologie

Audit Proces sistematic, independent şi documentat în scopul obţinerii de dovezi de audit

şi evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite
criteriile de audit.
NOTA – Auditurile interne, uneori denumite şi audituri de primă parte, sunt conduse
de sau în numele organizaţiei însăşi pentru scopuri interne şi pot constitui baza
pentru o organizaţie pentru declaraţia pe propria răspundere a conformităţii.

Program de Ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un anumit interval de timp şi
audit orientate spre un scop anume.

Criterii de audit Ansamblul de politici, proceduri sau cerinţe utilizate ca o referinţă.

Dovezi de audit Înregistrări, declaraţii ale faptelor sau alte informaţii care sunt relevante în raport cu
criteriile de audit şi verificabile.

Constatări ale Rezultatele evaluării dovezilor de audit colectate, în raport cu criteriile de audit.
auditului NOTA - Constatările de audit pot indica fie conformitatea sau neconformitatea cu
criteriile de audit, fie oportunităţi pentru îmbunătăţire.

Concluzii ale Rezultatele unui audit furnizate de echipa de audit, după luarea în considerare a
auditului obiectivelor auditului şi a tuturor constatărilor de audit.
Auditat Organizaţie care este auditată.
În contextul prezentei proceduri, auditatul poate fi un departament, o structurã
organizatorică din cadrul unui departament (compartiment) sau o zonã dintr-un
departament.
Auditor Persoană care are competenţa de a efectua un audit.

Echipa de audit Unul sau mai mulţi auditori care efectuează un audit.

Competenţă Abilitatea demonstrată de a aplica cunoştinţe şi aptitudini.

Pagina 3 / 7
Codul PS-03 PROCEDURA GENERALĂ
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 AUDIT INTERN

Acţiune Acţiune de eliminare a cauzei unei neconformităţi detectate sau a altei situaţii
corectivă nedorite.

Acţiune Acţiune de eliminare a cauzei unei neconformităţi potenţiale sau a altei posibile
preventivã situaţii nedorite.

Corecţie Acţiune de eliminare a neconformităţii detectate.

4.2 Abrevieri

SMC Sistem de management al calitǎţii

RMC Reprezentantul conducerii cu managementul calităţii
RA Responsabili de activitate
AI Auditor intern
CEA Coordonatorul echipei de audit
EA Echipa de audit
RNC Raport de neconformitate

5. DESCRIEREA PROCESULUI
5.1. Programare audituri interne
Programarea auditurilor interne se realizează la începutul fiecărui an şi se documentează prin elaborarea
Programului anual de audituri interne, cod PS-03 / F1, astfel încât fiecare compartiment implicat în
SMC să fie auditat cel puţin o dată pe an.
Programul anual de audituri interne este transmis tuturor departamentelor care urmează a fi auditate, prin
Nota interna, pe care responsabilii de activitate implicaţi (viitorii auditaţi) au obligatia de a o inregistra
in Registrele de intrare-iesire.
Se pot iniţia audituri interne neplanificate, în oricare din următoarele situaţii:
− în funcţie de rezultatele auditurilor anterioare,
− atunci când intervin modificări importante în structura organizatorică,
− când se constată disfuncţionalităţi majore în realizarea proceselor,
− dacă se constată creşterea numărului de reclamaţii de la cetăţeni sau alte organizatii etc.
5.2. Planificarea auditului
Prin decizii organizatorice, primarul/viceprimarul stabileşte componenţa echipei de audit astfel încât atât
CEA, cât şi auditorii interni să fie independenţi de activitatea auditată.
Echipa de audit este formată din:
− CEA,
− minim 1 auditor.
Membrii echipei de audit trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:
− studii suficiente pentru a dobândi cunoştinţe şi abilităţi generice pentru auditori sistem de
management al calităţii, care să dovedească menţinerea şi îmbunătăţirea competenţei;
− experienţă relevantă în efectuarea auditurilor interne, astfel încât să poată evalua corect şi obiectiv
activitatea auditată;
− vechime relevantă în cadrul organizatiei;
− să nu-şi auditeze propria activitate.

Pagina 4 / 7
Codul PS-03 PROCEDURA GENERALĂ
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 AUDIT INTERN

Pe baza Programului anual de audituri interne se întocmeşte Planul de audit, cod PS-03 / F2, şi se
transmite responsabilului de activitate care va fi auditat, cu cel putin o săptămână înainte de efectuarea
auditului.
5.3. Efectuarea auditului
Auditurile interne se desfăşoară conform prevederilor SR EN ISO 19011: 2003.
Auditul se desfăşoară sub formă de interviu avându-se în vedere următoarele:
− conformitatea SMC cu cerinţele standardului SR EN ISO 9001: 2008 şi identificarea zonelor de
îmbunătăţire potenţială a SMC;
− documentele şi înregistrările SMC;
− conformarea cu cerinţele legale şi alte reglementări aplicabile;
− rezultatele auditurilor anterioare.
Pentru efectuarea auditului intern se pot utiliza Chestionare de audit, cod PS-03/F3, pregatite in
prealabil de EA.
În chestionarele de audit se înregistrează atât constatările pozitive, cât şi neconformităţile constatate
referitoare la activitatea auditată.
Neconformităţile constatate de catre EA sunt documentate clar, concis şi sprijinite de dovezi; ele sunt
comunicate RA supus auditării spre a fi analizate de către acesta.
5.4. Elaborarea raportului de audit
După efectuarea auditului EA se întruneşte şi revizuieşte constatările tuturor membrilor si, pe baza
acestora, CEA întocmeşte raportul de audit, cod PS-03/F4.
Pentru fiecare neconformitate constatată CEA întocmeşte câte un raport de neconformitate (RNC), cod
PS-03/F5 care se anexează la raportul de audit.
Constatările din raportul de audit împreună cu rapoartele de neconformitate sunt comunicate de către
CEA în cadrul şedinţei de închidere a auditului, tuturor responsabililor de activitate auditaţi.
5.5. Încheiere audit
După reuniunea de inchidere si prezentarea concluziilor de catre CEA, auditul se consideră încheiat.
In acest sens se întocmeşte Dosarul auditului, care conţine următoarele documente
− Programul de audit,
− Plan de audit,
− Chestionar de audit – dupa caz,
− Raportul de audit,
− Rapoarte de neconformitate,
Originalele acestor documente se află la CEA, iar copii ale Programului anual de audit, Planului de
audit, Raportului de audit şi RNC se difuzeaza la toţi responsabilii de activitate auditaţi.
5.6. Stabilire si implementare corecţie şi acţiuni corective
Pentru îmbunătăţirea continuă a SMC, pe baza neconformităţilor constatate, responsabilul de activitate
auditat stabileşte în RNC (atât pe copia sa, cât şi pe originalul de la CEA):
− corecţia – pentru eliminarea neconformităţii;
− acţiunea corectivă necesară – pentru eliminarea cauzelor care au generat neconformitatea;
− data pentru aplicarea corecţiei şi acţiunii corective.
Corecţiile şi acţiunile corective trebuie aplicate până la data planificată în RNC.

Pagina 5 / 7
Codul PS-03 PROCEDURA GENERALĂ
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 AUDIT INTERN

5.7. Verificarea şi raportarea aplicării corecţiei şi a eficacităţii acţiunilor corective

La expirarea termenului planificat în RNC, CEA verifică dacă corecţia şi acţiunile corective stabilite au
fost implementate, completându-se constatările în RNC, atât pe exemplarul original existent la CEA, cât
şi pe copiile de la responsabilul de activitate auditat.
În situaţia în care, la verificarea corecţiilor/acţiunilor corective se constată că acestea nu au fost aplicate,
se poate stabili un nou termen de aplicare.
Verificarea eficacităţii acţiunilor corective din RNC se efectuează înaintea analizei efectuate de
management.
În situaţia în care acţiunile corective nu au fost eficace RNC sunt supuse analizei primarului /
viceprimarilor pentru stabilirea altor acţiuni corective.
În urma verificării implementării şi eficacităţii acţiunii corective, rezultatele sunt raportate
responsabilului de activitate auditat şi RMC.
5.8. Monitorizarea procesului
Datele referitoare la efectuarea auditurilor şi eficacitatea acţiunilor corective sunt analizate statistic şi
sunt prezentate în Analiza efectuată de management, conform PO-02.
6. RESPONSABILITĂŢI
6.1. Primarul
− nominalizează prin decizie pe CEA şi aprobă componenţa EA;
− stabileşte/aprobă acele acţiuni corective/preventive care depăşesc limitele de competenţă ale
angajaţilor din subordine;
− aprobă programul de audit asigurând toate condiţiile necesare desfăşurării auditului la data
planificatǎ;
− participă la şeditele de deschidere şi închidere a auditului.
6.2. Viceprimarii
− nominalizează prin decizie pe CEA şi aprobă componenţa EA, în lipsa primarului sau în cazul
comandării unor audituri neplanificate pentru procesele de care sunt responsabili;
− participă la şeditele de deschidere şi închidere a auditului stabilind acţiunile corective/preventive in
limitele de competenţa alocate
6.3. Coordonatorul echipei de audit (CEA)
− întocmeşte programul de audit la începutul fiecărui an calendaristic, supunându-l spre aprobare
primarului, si-l difuzează catre toţi RA implicaţi;
− întocmeşte planul de audit pe care-l difuzează tuturor RA care vor fi auditaţi
− alcǎtuieşte EA şi o instruieşte cu privire la scopul, domeniile ce vor fi auditate, criteriile de audit etc.
− conduce auditul intern, asigurându-se că sunt respectate toate prevederile prezentei proceduri şi a EN
ISO 19011: 2003.
− redactează raportul de audit şi RNC, prezentându-le în şedinta de închidere tuturor RA auditaţi;
− la expirarea termenului stabilit în RNC, verifică dacă neconformităţile descoperite au fost rezolvate;
− păstrează şi arhivează dosarul auditului în original pe perioada menţionată în prezenta procedura.
6.4. Membrii echipei de audit
− auditează procesele care le-au fost repartizate prin planul de audit, asigurându-se de relevanţa,
completitudinea şi corectitudinea datelor culese de la auditaţi;

Pagina 6 / 7
Codul PS-03 PROCEDURA GENERALĂ
Ediţia/Revizia 2/0
Data reviziei 01.12.2013 AUDIT INTERN

− prezintă constatările pozitive şi propunerile de neconformitate la AS, în vederea redactării raportului

de audit.

6.5. RA auditat
− are obligaţia de a prezenta toate datele cerute de auditori şi de a răspunde tuturor întrebărilor acestora
pentru a demonstra modul în care se desfăşoară procesul care este auditat.

7. ÎNREGISTRĂRI

Gestionare
Nr.
Înregistrare Cod Perioada de Observaţii
anexǎ Funcţia Mod de păstrare
păstrare
Note, consemnări,
- – Auditor intern Min. 1 an Îndosariate Notiţe
dovezi
Program anual de
1 PS-03/F1 RMC 3 ani Îndosariate Formular
audituri interne
2 Plan de audit PS-03/F2 CEA 3 ani Îndosariate Formular
Chestionar de
3 PS-03/F3 Auditor intern 3 ani Îndosariate Formular
audit
Raport de audit
4 PS-03/F4 CEA 3 ani Îndosariate Formular
intern
CEA
5 RNC PS-03/F5 3 ani Îndosariate Formular
RA implicati
Înregistrări ale Îndosariate +
- – Auditat Min. 1 an
SMC format electronic

8. ANEXE
Formularele utilizate pentru înregistrări, reprezintă anexe la prezenta procedură.

Pagina 7 / 7
 PROGRAM ANUAL DE AUDITURI INTERNE
ANUL: .....................

CRITERII DE AUDIT: ISO 9001

DEPARTAMENT ian feb mar apr mai iun iul aug sept oct nov dec

Data: .....................

Aprobat, Elaborat,

PS 03 - F1,ed: 2rev.0 din 01.12.2013 pag. 1/1

 PLAN DE AUDIT
Nr.
OBIECTIVUL AUDITULUI: Evaluarea conformităţii cu cerinţele aplicabile din ISO 9001:2008

DOMENIUL AUDITULUI: PRIMARIA SATU MARE

CRITERII DE AUDIT: ISO 9001: 2008, toate procedurile de sistem şi de proces (PS, PP)
întocmite în conformitate cu cerinţele standardelor respective, PL.

PERIOADA DE DESFĂŞURARE :

COMPONENŢA ECHIPEI DE AUDIT: Auditor sef

Auditor

REPREZENTANTUL
DEPARTAMENTULUI AUDITAT:

Clauza din Clauza din Denumire proces

SR EN ISO SR EN ISO
9001:2008 14001: 2005
1, 4.1, 4.2 Stabilire SMC
4.1+6.1, 6.2, Asigurare resurse
6.2.1, 6.3, 6.4
5.1, 5.2, 5.3, Angajamentul, Orientare catre client, Stabilire autoritate şi
5.5.1, 5.5.2, responsabilităţi
5.5.3
5.3, 5.4. Stabilirea politicii privind calitatea şi siguranţa alimentară
Stabilirea obiectivelor calităţii
Planificarea SMC
4.2.3 Controlul documentelor; Elaborare documente
4.2.4 Controlul înregistrărilor
5.5.3, 7.2.3 Comunicare internă şi externă
5.6 Analiza efectuată de management
6.6.2 Instruire, conştientizare, competenţă
7.1, 7.2 Planificarea realizarii produsului, Identificarea şi analiza cerinţelor
clienţilor
7.3 Proiectare si dezvoltare
7.4 Aprovizionare
7.5.1, 7.5.3 Control furnizare serviciu (Validare procese speciale, Identificare şi
trasabilitate produs, Întreţinere şi reparaţii,)
7.5.5 Manipulare, depozitare şi livrare produs
7.6 Controlul echipamentelor de măsură şi control
8.1, 8.2.1 Masurare analiza si imbunatatire, Evaluare satisfacţie clienţi
8.2.2 Audituri interne

PS 03-F2,ed: 2 rev.0, din 01.12.2013 pag. 1/2

 PLAN DE AUDIT
Nr.
8.2.3 Măsurare şi monitorizare procese
8.2.4 Măsurare şi monitorizare produs
8.3 Control produs neconform
8.4 Analiză date
8.5.1 Îmbunătăţirea continuă a SMC
8.5.2 şi 8.5.3 Acţiuni corective şi preventive
1.1, 7.2 Identificare şi acces la prevederi legale şi alte cerinţe

Elaborat, Data:
Auditor sef

PS 03-F2,ed: 2 rev.0, din 01.12.2013 pag. 2/2

 CHESTIONAR DE AUDIT Nr.........
Nr. Cerinta Clauza SR EN ISO Constatări Conformitate
crt. 9001:2008 DA NU
Denumire proces

Departament auditat: Data : ………..

Criterii de audit:

Auditori Auditaţi
Nume şi prenume Semnătura Nume şi prenume Funcţia Semnătura

PS 03 - F3, ed: 2, rev.0 din 01.12.2013 pag. 1/1

 RAPORT DE AUDIT INTERN
Nr...............
OBIECTIV:
DEPARTAMENTUL AUDITAT:
RESP. DEPARTAMENT AUDITAT:
ECHIPA DE AUDIT: Nume Semnătura
- -
- -
- -
CRITERII DE AUDIT:

CHESTIONAR DE AUDIT NR:

CONSTATARI POZITIVE:

NECONFORMITĂŢI CONSTATATE

RECOMANDĂRI:

Auditor sef: ................................................ DATA:

PS 03-F4, ed: 2rev.0 din 01.12.2013 pag. 1/1

 RAPORT DE NECONFORMITATE
NR..........

A. DEPARTAMENT:
RAPORT DE AUDIT NR.:
NECONFORMITATEA CONSTATATĂ:

Denumire proces
Clauza SR EN ISO 9001:2008
…………………………………………
…………..
AUDITOR SEF: DATA :

B. STABILIRE: DATA PLANIFICATĂ PENTRU

APLICARE:
CORECŢIE:

..../....../.....

ACŢIUNE CORECTIVĂ:
..../....../.....

RESP. DEPARTAMENT AUDITAT: DATA :

C. VERIFICAREA APLICĂRII CORECŢIE ŞI ACŢIUNII CORECTIVE

AUDITOR SEF: DATA :

D. EFICACITATE ACŢIUNE CORECTIVĂ:

DA NU

AUDITOR SEF: DATA :

PS 03 - F5, ed: 2rev.0 din 01.12.2013 pag. 1/