Ejecución y presentación del informe de la auditoria administrativa

Jeimy Andrea Segura Bustos

Cristian David Cardona Vega,
Laura Nathaly Velez Ramirez
Jair Ricardo Zamora

Fundación Universitaria Areandina.

Facultad de ciencias administrativas, económicas y financieras

Auditoria Administrativa

Septiembre 2020
 Introducción

La auditoría administrativa es una parte importante del proceso administrativo de toda

organización, pues permite hacer un seguimiento del cumplimiento de la gestión que se hace de
la empresa.

En base a lo anterior se realizó una auditoría a la empresa Postobon S.A.S, con el fin analizar el
funcionamiento de la organización, así como evaluar y analizar su estructura organizacional para
identificar oportunidades que permitan mejorar la competitividad y calidad de sus bienes o
servicios.

En dicha auditoría se realizó un diagnóstico minucioso en las áreas de Almacén General y

Calidad, donde nos permitió conocer a fondo el manejo de sus procesos, para identificar si
cumplen con los objetivos propuestos en los planes de organización, dirección y control de
acuerdo a sus necesidades. En el presente informe se detallará todo lo realizado en la auditoría,
como los hallazgos encontrados, recomendaciones, plan de mejora y plan de seguimiento.
 Ítem Característica

Título, naturaleza y objeto del Postobón S.A

proceso
Almacén general y control de calidad

¿A quién va dirigido? Gerente de la planta auditada

(Almacén general y control de calidad)

Periodo y alcance Almacén general: Fecha inicio 04/09/2020 Fecha

finalización 24/09/2020
control de calidad: Fecha inicio 08/09/2020 Fecha
finalización 28/09/2020

El alcance de la empresa auditora tiene un límite de

ejecución, ya que la empresa debe validar las
conclusiones y recomendaciones para tomar medidas que
mitiguen las no conformidades.

Breve descripción de las ⮚ El contrato que se estableció para el desarrollo

condiciones contractuales de la auditoria, fue por prestación de servicios,
ya que este es el más factible de acuerdo al
tiempo de duración de la misma.
⮚ El lugar para realizar dicha auditoria es la
planta en la ciudad de Bogotá, se realiza en las
instalaciones con todos los protocolos de
seguridad.
⮚ Se realizan visitas físicas, también se
ejecutaron reuniones virtuales con el grupo de
auditores, en conjunto con los jefes de área
para la validación de documentos de cada
proceso.
⮚ Se ejecutan investigaciones para conocer
actividad comercial de la empresa en el sector.

Identificación de la parte La empresa auditora LCLJ es la responsable de realizar la

responsable y determinar las auditoria a la compañía Postobon S.A y el equipo auditor
responsabilidades del equipo expresara las conclusiones a las que hubo lugar.
auditor
 Identificación de las partes de
haber restricción de información y
los propósitos para los cuales fue
preparado dicho informe
Documentación base con la que se
contó
Detalle de los estándares bajo los
cuales se llevó a cabo el contrato
Se sugiere que esta información sea socializada con cada
área mencionando los hallazgos sin novedad y los
procedimientos o lineamientos que no se están llevando
adecuadamente, y así dar a conocer los planes de mejora y
que puedan ser ejecutados por la respectiva jefatura.
● Alcance (4.3)
● Política de calidad (5.2)
● Recursos para el seguimiento y la medición
● Normas establecidas para el manejo de la
● recepción control y almacenamiento de materias
● primas proporcionas por el jefe de almacén
● Manual de procesos para el almacén general
● Indicadores que rigen el proceso de almacén
general
● Normas establecidas en el proceso de calidad,
proporcionadas por el jefe de calidad
● Informe plataforma SAP
Los estándares utilizados para la recolección de
información para la Auditoria, fue a través del Análisis
factorial que nos permitió buscar distintas variables
capaces de explicar el máximo de información contenida
en los datos, también se realizó un control total de calidad
 que no ayudo a la recolección y análisis de datos de las
áreas a auditar iniciar una acción correctiva adecuada.

Criterios ⮚ Norma de control en la recepción de materias

primas y empaques. (ver anexo 1)

⮚ Norma entrada de materiales al almacén

(ver anexo 2)

⮚ Mapa de procesos (ver anexo 3)

Desarrollo de los puntos centrales

Se logró identificar que se está realizando la

ejecución de acuerdo con el proceso planeado en las áreas

asignadas, cada responsable cumple con lo debido en la

planeación.

Almacén general: lo que busca es identificar el

proceso y la manipulación de las materias primas teniendo

en cuenta diferentes factores como lo son. Control en la

recepción, almacenamiento, ingresos a plataforma SAP,

seguimiento de tomas físicas, el valor de las materias

primas y el consumo a producción. Lo que se identifica en

el informe bajado de la plataforma SAP es que se

encuentran algunos productos con precios muy elevados a

los cuales se les da muy poca rotación.

 Calidad: se identifica que se está cumpliendo con

lo planeado en la calidad al recepcionar las materias

primas y sus diferentes protocolos al momento de ser

trasladados de planta a planta, los diferentes empleados

cuentan con el conocimiento y respectiva capacitación al

realizar sus traslados al área de producción en óptimas

condiciones. Se está buscando mitigar la falta de personal

calificado para el área contratando nuevos colaboradores

con experticia en el tema.

Conclusión De acuerdo a la auditoría realizada en las áreas

anteriormente mencionadas, se encuentran los
siguientes puntos a tener en cuenta, para mejorar los
procesos en la recepción.

⮚ Baja rotación en materias primas

⮚ Reducción de personal y baja contratación
⮚ No cuentan con termómetros para el respectivo
almacenamiento de las pulpas

Recomendaciones ● Se recomienda generar estrategias de venta para

darle salida a dichos productos que tienen baja
rotación y no generar costos adicionales en las
perdidas por fechas
● Se recomienda revisar el presupuesto para la
respectiva contratación o poder tener una segunda
opción y no sobre cargar los empleados de tareas y
 así no generar traumatismos en los procesos.
● Se recomienda verificar presupuestos para poder
dar cumplimiento a la norma de manipulación
teniendo los utensilios necesarios para la
recepción ya que no se encontró un termómetro.
● Se sugiere que estas recomendaggciones pueden
replantearse a un mes.

Fecha del informe Almacén general:30/09/2020

Nombre de cada uno de los
integrantes y del coordinador del
equipo y el lugar
Calidad: 30/09/2020
Jeimy Andrea Segura Bustos
Cristian David Cardona Vega,
Laura Nathaly Vélez Ramírez
Jair Ricardo Zamora

Auditoria Administrativa_721

La auditoria se realiza a la empresa Postobón, S.A la cual

tiene sede en la ciudad de Bogotá, es allí donde se realizó
la respectiva validación de los procesos en la recepción de
materias primas, a cargo del área de calidad y el almacén
general.

Anexos Se anexa la documentación que la empresa facilita

 CONCLUSIÓN

La auditoría administrativa surge de la necesidad de la administración de examinar o evaluar el

desempeño de la organización y buscar oportunidades de mejora para convertirlas en una ventaja
competitiva. Por tanto, el objetivo de la misma será siempre mejorar, fortalecer o corregir los
procesos actuales. Además, dependiendo del alcance se debe realizar a cualquier área, y a todos
los colaboradores que hacen el proceso para certificar el mismo.

Por último, como se puede ver, sin importar la naturaleza de la organización la auditoria ayuda a
mejorar los procesos internos y en gran medida a lograr certificar procesos, que le traen
beneficios tanto a empleados como a la organización misma.
Anexos

file:///C:/Users/jhonx/OneDrive/Escritorio/CRISITIAN/AUDITORIA
%20ADMINISTRATIVA/CONTROL%20EN%20LA%20RECEPCION%20DE%20MATERIAS
%20PRIMAS%20Y%20EMPAQUES.pdf

file:///C:/Users/jhonx/OneDrive/Escritorio/CRISITIAN/AUDITORIA
%20ADMINISTRATIVA/ENTRADA%20DE%20MATERIALES%20AL%20ALMACEN.pdf

file:///C:/Users/jhonx/OneDrive/Escritorio/CRISITIAN/AUDITORIA
%20ADMINISTRATIVA/SISTEMAS%20INTEGRADOS.pdf
Bibliografía

Duque, O,(2020). Auditoría administrativa, Caso de estudio en Colombia relacionado con la

auditoría administrativa,file:///C:/Users/trivinoserrato.5/Downloads/Desktop/OTRO/cristian
%20cardona/142_eje2.pdf

Duque,O,(2020) Auditoría administrativa, Algunos ciclos y métodos aplicables a la auditoría

administrativa.file:///C:/Users/trivinoserrato.5/Downloads/Desktop/OTRO/cristian
%20cardona/142_eje3%20(1).pdf.
Compañía,(2020). Gobierno Corporativo. https://www.postobon.com/la-compania/gobierno-
corporativo

Rodríguez, (2019). Marco legal del impuesto a las bebidas azucaradas en

Colombia.https://www.dejusticia.org/publication/marco-legal-del-impuesto-a-las-bebidas-
azucaradas-en-colombia/

Sostenibilidad. (2019) Informes de Sostenibilidad.

https://www.postobon.com/sostenibilidad/informe-sostenibilidad

Postobón. (2011). Sistema de Gestión de Almacenes - POSTOBON S.A

http://warehousemanagementsystem-ceipa.blogspot.com/2011/03/sistema-de-gestion-de-
almacenes.html?m=1

Betancourt, D. F. (13 de septiembre de 2016). ISO 9001 y el alcance del sistema de gestión de

calidad. Recuperado el 13 de septiembre de 2020, de Ingenio Empresa:
www.ingenioempresa.com/iso-9001-alcance-del-sistema-gestion-calidad

Ramos, (2018). ISO 9001:2015 – Ítem 5.2.1 Estableciendo la política de la calidad

https://blog delacalidad.com/iso-90012015-item-5-2-1-estableciendo-la-politica-de-la-calidad-
parte-1/