SgamiMaarchCourrier PDF

Table
of Contents
Introduction 1.1
Glossaire 1.2
Jeu de données de la VM de formation 1.3
Rafraichissements fonctionnalités 17.06 1.4

Evolutions depuis la 17.06 vers la 19.04 1.5
Guide utilisateur 1.6
Présentation du guide utilisateur 1.6.1

Enregistrement et validation du courrier 1.6.2
Les flux entrants 1.6.2.1

Enregistrement d'un courrier 1.6.2.2
Enregistrement d'un courrier départ spontané 1.6.2.3
Validation des courriers 1.6.2.4

Envoi des accusés de réception 1.6.3
Traitement des courriers, édition des réponses, avis et redirection 1.6.4
Traitement des courriers 1.6.4.1

Export des listes de résultats et fiches de liaison 1.6.4.2
Gestion des avis 1.6.4.3
Créer un projet de réponse 1.6.4.4

Le traitement, un outil puissant 1.6.4.5
Visa, signature, cloture et envoi 1.6.5
Circuit de visa 1.6.5.1

Signer, annoter dans le Maarch Parapheur ! 1.6.5.2
Envoyer le courrier via Maileva et cloturer le projet 1.6.5.3
Envoyer le courrier via un courriel et cloturer le projet 1.6.5.4
Envoi et suivi de plis numériques 1.6.6

Envoi du pli numérique 1.6.6.1
Réception du pli numérique 1.6.6.2
Suivi du pli numérique 1.6.6.3

Export vers le système d'archivage 1.6.7
L'archivage des courriers 1.6.7.1
Traiter les courriers archivés dans maarchRM 1.6.7.2

Suivi des archives depuis Maarch Courrier et purge 1.6.7.3
Pour aller plus loin 1.6.8
Enregistrement d'un document de GED 1.6.8.1

Cas de l’envoi d’un AR de prise en charge SVE signé 1.6.8.2
Guide administrateur fonctionnel 1.7
Gestion des utilisateurs 1.7.1
1
Interfaces de gestion 1.7.1.1
Ajouter un compte utilisateur 1.7.1.2
Gestion des absences 1.7.1.3
Gestion des accès aux corbeilles des groupes secondaires 1.7.1.4
Gestion des groupes 1.7.2

Gestion des fonctionnalités 1.7.2.1
Gestion des accès 1.7.2.2
Plan de classement 1.7.3

Gérer les chemises 1.7.3.1
Gérer les sous-chemises 1.7.3.2
Gérer les types de documents 1.7.3.3
Arborescence du plan de classement 1.7.3.4

Historique 1.7.4
Historique de l'application 1.7.4.1
Historique des batchs 1.7.4.2

Gestion des statuts 1.7.5
Gestion des actions 1.7.6
Les pages d'actions système 1.7.6.1

Mise à jour des statuts des courriers 1.7.7
Gestion des priorités 1.7.8
Gestion des contacts 1.7.9

Gérer les types de contacts 1.7.9.1
Gérer les dénominations des adresses 1.7.9.2
Gérer les contacts 1.7.9.3

Gérer les adresses 1.7.9.4
Gérer les doublons 1.7.9.5
Arborescence des contacts 1.7.9.6
Complétude des informations contacts 1.7.9.7

Gestion des espaces de stockage 1.7.10
Gestion des bannettes 1.7.11
Gestion des entités 1.7.12

Administration des entités 1.7.12.1
Gérer les types de liste de diffusion 1.7.12.2
Gérer les modèles de liste de diffusion 1.7.12.3

Arborescence des entités 1.7.12.4
Gestion des modèles de documents 1.7.13
Les Sources de données 1.7.13.1

Répertoire des champs de fusion 1.7.13.2
Gestion des modèles d'envois postaux 1.7.14
Gestion des notifications 1.7.15
2
Configuration des scripts de notifications 1.7.15.1
Gestion des états et éditions 1.7.16
Gestion des paramètres 1.7.17
Gestion du serveur E-mail 1.7.18
Gestion des mots-clés 1.7.19

Gestion du plan de classement organisationnel 1.7.20
Gestion des natures 1.7.21
Configuration de la génération des imagettes 1.7.22

Trucs et astuces 1.7.23
Pouvoir choisir un statut depuis l'indexation 1.7.23.1
Gestion des sécurités 1.7.24
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Introduction
Documentation d'administration fonctionnelle

MaarchCourrier 19.04 pour le Ministère de l'Intérieur
Plan de formation
J1 - matin : rafraîchissement des connaissances
tour de table
présentation de la société Maarch
vision de l'entreprise, historique et modèle d'affaires
typologie des clients
organisation et effectifs Maarch
méthodes de travail et ingénierie logicielle
présentation du groupe Archiveco
vision du projet industriel Archiveco / Maarch
présentation générale des concepts de la gestion du courrier
gestion des correspondances
dématérialisation des flux
apporter des réponses
pilotage de l'activité
rappel fonctionnalités principales utilisateur Maarch Courrier 17.06
enregistrement et validation du courrier
traitement des courriers, édition des réponses et redirection
visa, AR SVE, signature, réconciliation, cloture et envoi
export SAE
questions diverses 17.06
rappel administration fonctionnelle 17.06
entités
groupes
utilisateurs
paramétrage d'un workflow (statut/action/bannette)
gestion des contacts
autres paramétrages
questions diverses 17.06
J1 - après midi : Présentation nouveautés
18.04 https://community.maarch.org/t/changelog-maarch-courrier-18-04/397
Appropriation utilisation 19.04
démonstration 19.04 à partir du guide visite :
https://docs.maarch.org/gitbook/html/MaarchCourrier/19.04/guu/guu_general/home.html
manipulations à partir des VM de démo
focus réconciliation
présentation Maarch Parapheur
J2 : Appropriation administration 19.04
Formation admin fonctionnelle 19.04
Echanges et questions / réponses 19.04
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Introduction
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Glossaire
Glossaire
Utilisateur
Un utilisateur est une personne physique disposant de droits d'accès à l'application.
Son identifiant de connexion associé à un mot de passe personnel lui permet de se connecter.
Il appartient à un ou plusieurs groupes et à une ou plusieurs entités.
Entité
Une entité est une structure composée d'attributs, représentant un composant identifiable d'un domaine fonctionnel, et
potentiellement en relation avec les autres entités du domaine.
Elle correspond le plus souvent à un pôle, un service (Ressources humaines, direction financière, éducation...).
Un utilisateur peut appartenir à plusieurs entités (une entité primaire et éventuellement une ou plusieurs entités secondaires )
L'entité régit le périmètre documentaire des utilisateurs.
Groupes
Le groupe est un ensemble d’utilisateurs exerçant les mêmes fonctions au sein de l'organisation indifféremment des entités
auxquels ils appartiennent.
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Glossaire
Par exemple : administrateur fonctionnel, Manager, agent...
Le groupe régit les fonctionnalités et services accessibles aux utilisateurs.
Courriers & documents

Élément central d'une GED, le document électronique est la fusion d'un fichier informatique et d'un ensemble de donnée textuelle
qui le définit.
On parle aussi de courrier dans l'idée qu'un document part d'un émetteur et transite vers un destinataire dont le contenu est le
document à indexer. Il existe plusieurs catégories de document dans Maarch Courrier :
Les courriers arrivés
Ces courriers viennent de l'extérieur vers l'intérieur de l'organisation
Les courriers départs
Ces courriers vont de l'intérieur vers l'extérieur de l'organisation
Les courriers internes
Ces courriers transitent à l'intérieur de l'organisation
Les documents de sous-dossier
Il s'agit de document n'ayant pas de notion d'expéditeur ou de destinataire.
Bannette électronique
Structure qui regroupe des documents liés par un état (à traiter, à valider, ...).
La bannette électronique est l’équivalent de la corbeille papier ou « bannette » présente dans l'organisation qui réceptionne,
expédie et transmet en interne des documents papier.
Chaque utilisateur possède une liste de bannettes.
Les bannettes dépendent du groupe auquel appartient l'utilisateur.
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Glossaire
Plan de classement
Un plan de classement est la représentation sous forme de hiérarchie de l'organisation des documents. Il s’agit du référentiel
utilisé pour réaliser des classements physiques (papier ou autres).
Dans un usage électronique, le plan de classement constitue donc la représentation de l'organisation des documents dans le
système.
Dans Maarch Courrier, il convient de modèliser l'existant dans un système de classement prédéfini. On parle alors de dossier et
sous-dossier, de chemise et sous-chemise et de document.
Ce classement permet d'affecter à chaque type de document des règles de traitement (Délais, SVA, SVR) et des règles d'archivage.
(Conservation, sort final)
Exemple d'arborescence du plan de classement sur Maarch Courrier :
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Glossaire
Affaire
Une affaire est un regroupement de plusieurs courriers ayant un point commun (objet, sujet abordé). L'affaire est caractérisée par
un numéro d'affaire un libellé d'affaire et une description.
Une affaire possède une fiche détaillée accessible via le menu de recherche.
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Glossaire
Les caractéristiques d'une affaire permettent de faire une recherche sur l'affaire. Le résultat de cette recherche affiche la liste des
courriers contenus dans l'affaire.
Plusieurs actions sont possibles dans une affaire :
Clôture : aucun courrier ne peut plus être enregistré dans l'affaire

Suppression : ne supprime pas les courriers contenus dans l'affaire.
Modification : seul le libellé et la description peuvent être modifiés.
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Jeu de données de la VM de formation
Les entités
Le Master représente l’organisation minimaliste d’une préfecture. Le rôle de l’Administrateur fonctionnel sera de l’adapter à
chaque instance.
Niveau Type d'entité
1 Direction centrale
2 Zone
3 Secrétariat de la zone
Les groupes
Groupe Numérisation
Nom Profil Numérisation
Objectif Profiler les utilisateurs chargés de l'injection et de la qualification des documents
Utilisateurs
Agents du service courrier
concernés
Utilisateurs tests Jean Courrier (jecourrier)
Accès aux L'utilisateur a accès aux documents de son entité et de ses sous-entités, sauf les documents
documents confidentiels
Services attribués :
11
12
13
14
Bannettes disponibles :
15
Groupe Autorité
Nom Profil Autorité
Objectif Profiler les utilisateurs ayant une fonction d'autorité
Utilisateurs concernés Préfet Directeur de cabinet, Directeur de zone, agents chargés de leur secrétariat personnel
Jean Prefet (jeprefet)

Utilisateurs tests
Jean Autorite (jeautorite)
Accès aux documents L'utilisateur a accès à tous les documents de la Préfecture
16
17
18
19
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Groupe Encadrement
Nom Profil Encadrement
Objectif Profiler les utilisateurs ayant une fonction d'encadrement
Utilisateurs
Directeurs de la Préfecture ou de zone
concernés
Jean Directeur (jedirecteur)

Utilisateurs tests Jean Directeur1 (dir1)
Jean Directeur 2 (dir2)
Accès aux L'utilisateur a accès à tous les documents de son service et des ses sous-services, n'a pas accès aux
documents courriers confidentiels
21
22
23
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26
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Groupe Rédacteur
Nom Profil Rédacteur
Objectif Profiler les utilisateurs chargés de l'instruction des documents
Utilisateurs
Agent de la Préfecture ou secrétaires des zones
concernés
Jean Agent (jeagent)

Utilisateurs tests Jean Secretaire-un (je1)
Secretaire-deux (je2)
Accès aux L'utilisateur a accès à tous les documents de son service ou tous ceux qu'il a créé, n'a pas accès aux
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Groupe Administrateur
Nom Profil Administrateur
Objectif Profiler les administrateurs de la solution
Utilisateurs
Membres du projet courrier
concernés
Utilisateurs tests Jean Administrateur (jeagent)
Accès aux L'utilisateur a accès à tous les documents de son service et des ses sous-services, n'a pas accès aux
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Les utilisateurs
le mot de passe est identique pour tous ces utilisateurs : maarch.
Nom Jean COURRIER
Identifiant jecourrier
Fonction Agent gestionnaire du courrier de la Préfecture
Entité Direction centrale
Groupe utilisateur Profil Numérisation
Nom Jean PREFET
Identifiant jeprefet
Fonction Préfet
Groupe utilisateur Profil Autorité
Nom Jean AUTORITE
Identifiant jeautorite
Fonction Directeur de Cabinet du Préfet
Groupe utilisateur Profil Autorité
Nom Jean DIRECTEUR
Identifiant jedirecteur
Fonction Directeur de Préfecture
Groupe utilisateur Profil Encadrement
Nom Jean AGENT
Identifiant jeagent
Fonction Agent rédacteur de la Préfecture
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Groupe utilisateur Profil Rédaction
Nom Jean ADMINISTRATEUR
Identifiant jeadministrateur
Fonction Administrateur de la GEC
Groupe utilisateur Profil Administrateur
Nom Jean DIRECTEUR1
Identifiant dir1
Fonction Directeur de la zone 1
Entité Zone 1
Nom Jean DIRECTEUR2
Identifiant dir2
Entité Zone 2
Nom Jean SECRETAIRE-UN
Identifiant je1
Entité Secretariat DZ1
Nom Jean SECRETAIRE-DEUX
Identifiant je2
Entité Secretariat DZ2
L'utilisateur superadmin (mdp : superadmin) a accès à toutes les fonctionnalités de l'application sauf les bannettes.
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Rafraichissements fonctionnalités 17.06
Rafraichissements fonctionnalités 17.06

rappel fonctionnalités principales utilisateur Maarch Courrier 17.06
enregistrement et validation du courrier
traitement des courriers, édition des réponses et redirection
visa, AR SVE, signature, réconciliation, cloture et envoi
export SAE
rappel administration fonctionnelle 17.06
entités
groupes
utilisateurs
paramétrage d'un workflow (statut/action/bannette)
gestion des contacts
autres paramétrages
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Evolutions depuis la 17.06 vers la 19.04

18.04 https://community.maarch.org/t/changelog-maarch-courrier-18-04/397 Résumé :
refonte de l’administration
mise en avant du numéro chrono
refonte de l’impression des listes de résultats
BAN et formatage des adresses
gestion des PJ
gestion des visas / avis
gestion des modèles de documents
délégation des bannettes
gestion des listes de diff
modèles d'enregistrement à l'indexation
autres
modification métadonnées indexation (destinataire, attributaire)
refonte page d'accueil
QRCode fiche liaison pour réconciliation
gestion des mots de passe (ANSSI)
règles d’authentification en cas de connexion LDAP défaillante
connexion à plusieurs LDAP
complétude des contacts
intégration parapheurs du marché
publipostage
nouveaux process de traitement
paramétrage du tri par défaut sur les bannettes
modification mécanique enregistrement
nouvelles possibilités admin fonctionnelle
refonte ergo
suppression des bannettes et donc worklfow de dossiers
nouveau produit Maarch Parapheur
refonte liste de résultats
export et fiches de liaison
clic droit contextuel dans listes
actions de masse en v2
nouveautés admin fonc
AR en masse
intégration Maileva
visu doc original et pdf
message paramétrable sur page de connexion
nouvelle ergo
connectivité Maarch Parapheur
intégration xParapheur
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40
Guide utilisateur
Guide de l'utilisateur
Maarch Courrier est un système complet de Gestion Électronique de Documents (GED) et de Gestion Électronique de Courrier
(GEC).
Il traite le courrier Arrivée, Départ, Interne, ainsi que les documents de GED avec une grande richesse fonctionnelle.
Maarch Courrier est prêt à l'emploi, entièrement libre, et utilisable pour les besoins simples comme pour les plus complexes.
Ce guide est adapté à la démonstration en ligne du SGAMI-SO : http://IPSERVER/maarch190407/demo-A/
Si besoin, le jeu de données standard du produit est accessible depuis : https://demo.maarchcourrier.com.
Il présente l'application paramétrée pour la gestion du courrier et des documents d'une Préfecture. Procédez dans l'ordre de façon à
ne pas perdre le guide !
Vous trouverez sur nos sites de nombreuses informations utiles pour faire plus ample connaissance avec Maarch Courrier :
depuis note site de la communauté Maarch : https://community.maarch.org.
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Présentation du guide utilisateur
Présentation du guide de l'utilisateur

Ce guide d'utilisation est destiné à montrer les possibilités du produit dans un contexte de gestion de courrier :
enregistrement d'un courrier ;

accusé de réception ;
traitement ;
circuit de visa sortant ;
signature ;
envoi des courriers via Maarch2Maarch ;
méthodes de recherche ainsi que les possibilités annexes proposées par la solution.
Scénario standard de traitement du courrier

Enregistrement
Numérisation du courrier unitaire ou par lot ;

Qualification / Indexation ;
Envoi en validation.
Validation
Validation de l'enregistrement avant envoi dans le workflow ;

Révision de la liste de diffusion ;
Instructions de traitement ;
Annotations dans le Maarch Parapheur.
Accusé de réception
Préparation des accusés de réception ;

Envoi des accusés de réception en masse par voie électronique ou courrier postal.
Traitement
Notification du service destinataire ;

Prise en compte par le service ;
Création d'affaire ou rattachement à une affaire existante ;
Envoi d'accusé de réception, suivi des délais de réponse ;
Demandes d'avis ;
Élaboration de la réponse, redirection, demande de visa, de signature (dans Maarch Courrier ou Maarch Parapheur);
Envoi de la réponse par email, Maarch2Maarch, Maileva ou courrier postal.
Clôture
Finalisation du traitement et archivage.
Prise en main de l'outil

Connexion
RAPPEL : Le mot de passe des utilisateurs du jeu de données est toujours « maarch » en minuscules, sauf pour l'administrateur «
superadmin », dont le mot de passe est « superadmin ».
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Ecran d'accueil
1. Menu comprenant l'ensemble des fonctions disponibles pour les profils d'appartenance de l'utilisateur. Le menu apparaît au
passage de la souris.
2. Zone de recherche rapide (sur objet, n°GED, n°chrono, notes, n°chrono pièces jointes)
3. Bannettes de workflow ou de supervision
4. Raccourcis pour les fonctions usuelles
5. Rappel des 5 derniers courriers sur lesquels est intervenu l'utilisateur connecté
6. Affichage message d'accueil paramétrable (Administration fonctionnelle / paramètres / homepage_message)
Les bannettes sont suivis d'un compteur de document.
Si vous voyez apparaître un cadenas sur la ligne du document, c'est que vous êtes allé trop vite pour le système de verrouillage !
Attendez un peu en tapant F5 pour que le cadenas disparaisse.
Présentation du fonctionnement des listes de résultats

Des listes de résultats personnalisables
Vidéo de présentation du mécanisme de filtres des bannettes
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Enregistrement et validation du courrier
Enregistrement et validation des courriers

Cette partie dont le sujet traite de l'enregistrement des courriers et plus globalement du circuit des courriers entrants est
principalement destinée aux personnes travaillant au service courrier et aux utilisteurs amenés à enregistrer des courriers.
Dans un service courrier, on retrouve généralement les profils suivants :
l'opérateur de numérisation ;
le superviseur du service courrier.
L'opérateur de numérisation
L'opérateur de numérisation est en charge de la bonne réception des courriers, de leur ouverture, de leur numérisation et de leur
saisie dans l'application Maarch Courrier.
Pour résumer, il a à sa charge les tâches suivantes :
reccueil des courriers arrivés ;

ouverture des plis ;
préparation à la numérisation ;
numérisation ;
saisie et qualification ;
correction éventuelle des erreurs de saisie.
Le responsable du service courrier

Le responsable du courrier s'assure de la qualité de la saisie, de la bonne diffusion des courriers dans les services.
C'est un rôle de superviseur, il pilote la charge de travail et propose des solutions pour fluidifier la transmission des courriers
entrants dans les services.
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Les flux entrants
Les flux entrants

Il existe différents flux entrants au sein du service courrier et dans une application de gestion du courrier en général.
Les différents outils ou protocoles présentés dans ce chapitre disposent de la documentation nécessaire à leur compréhension et
déploiement sur https://docs.maarch.org.
Le courrier papier
Le plus représenté est le courrier papier.
Pour le faire entrer dans Maarch Courrier, il y a plusieurs possibilités :
numérisation de masse ;
numérisation unitaire.
Numérisation de masse
La numérisation de masse est généralement centralisée en un point, au service courrier.
Elle s'impose pour des volumes supérieurs à 200 courriers/jour. Grâce à la vitesse du scanner et à la capacité du bac de
chargement, on rattrape le temps perdu à la préparation.
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Les flux entrants
Ce travail préparatoire est indispensable : à l'aide de séparateurs (ex : une feuille comprenant un code à barres, une étiquette pré-
imprimée), on indique au scanner quand commence un nouveau courrier.
Une fois cette numérisation de masse effectuée, tous les courriers sont alors envoyés (via Maarch Capture) dans une bannette de
Maarch Courrier dédiée à la qualification.
Les opérateurs du service courrier peuvent alors saisir les métadonnées des courriers et les diffuser dans les services concernés.
On peut également par ce canal récupérer les courriers numérisés sur des
photocopieurs multifonctions.
Numérisation unitaire
La numérisation unitaire est utile si l'on ne souhaite pas centraliser l'acquisition des courriers.
C'est une solution bon marché, robuste et rapide pour les volumes ne dépassant pas 50 courriers par jour et par poste de travail.
Contrairement à la numérisation de masse, on numérise et saisit les courriers de façon unitaire et au fil de l'eau.
Les courriels
Ce mode de correspondance dématérialisé s'impose de plus en plus, en envoi direct ou via un formulaire Web transformé en
courriel. Les courriels sont traités par un processus Maarch Capture, qui récupère les corps de messages ainsi que leurs pièces-
jointes.
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Les flux entrants
Comme pour la numérisation de masse, Maarch Capture adresse le résultat de la capture dans une bannette qualification Maarch
Courrier.
On peut également par ce canal récupérer les fax car les serveurs de fax sont en capacité de
rediriger les fax entrants sur des boites mails.
Cela fonctionne également pour les photocopieurs multifonctions en mode unitaire car ces
derniers sont en capacité de faire du scan2mail.
Les flux en provenance de votre portail internet

Certaines organisations disposent d'un portail internet permettant de faciliter les demandes de leurs usagers. On parle alors de
GRC (Gestion de la Relation Citoyen) ou GRU (Gestion de la Relation Usager).
Maarch Courrier dispose nativement de nombreux webservices permettant de récupérer ces demandes et d'effectuer les opérations
de backoffice dans Maarch Courrier. Une intégration spécifique plus poussée est présente pour les GRU Entr'Ouvert et Docapost
Localeo. Dans ce dernier par exemple, les contacts sont synchronisés entre les deux systèmes.
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Enregistrement d'un courrier

Accès à l'enregistrement
Utilisateur jecourrier
Mot de passe maarch
Enregistrement d'un courrier arrivée

Saisie du courrier
Après s'être connecté avec ce profil, cliquer sur le bouton de raccourci Enregistrer un courrier/doc pour afficher le formulaire
d'indexation :
Remplir le formulaire, les champs marqués d'une étoile * étant obligatoires :
1. Choisir un fichier PDF en cliquant sur le bouton "Parcourir…".
2. Sélectionner la catégorie "Courrier Arrivée". Vous remarquerez que si vous changez de catégorie celle-ci conditionne les
champs du formulaire.
3. Sélectionner le type de courrier "Réclamation".
La liste des types de document est classée dans un plan de classement et conditionne le délai de traitement et de relance :
la date limite de traitement est complétée automatiquement en fonction du type.
Vous pouvez maintenant saisir le texte recherché dans la liste
En choisissant d'autres types (par exemple «Facture ou avoir»), vous verrez apparaître des champs de saisie
complémentaires : ces champs sont paramétrables en fonction du type de document.
Certains types renvoient sur des formulaires qu'il faut renseigner
4. Choisir une priorité : "Très urgent"
Une priorité autre que « Normal » remplace le délai de traitement associé au type par celui associé à la priorité. Dans le
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cas de « Très urgent », le délai passe à 4 jours ouvrés.

5. "Courrier confidentiel" Positionné par défaut à « Non ».
6. Entrer la "Date du courrier". Cette date est laissée vide par défaut pour forcer l'utilisateur à mettre la date figurant sur la
correspondance.
7. "Date d'arrivée" Positionnée par défaut à la date du jour.
8. Saisir l’expéditeur
Il n'existe pas d'expéditeur dans la démo (sauf pour M2GEC).

cliquer sur le crayon et saisir sa fiche puis valider (voir 3.2 ci-après)
Si un autre courrier du même expéditeur a été enregistré dans les 5 derniers jours, un message le signale et vous propose
un rattachement.
9. Choisir la nature "Lettre suivie"
10. Saisir l'objet du courrier
Si le PDF contient le texte il est possible de faire un glisser/déplacer du PDF vers la zone de saisie (avec Acrobat
standard, sinon vous pouvez procéder par copier/coller).
11. Sélectionner le service traitant "Direction centrale"
Chaque service présente une liste de diffusion par défaut avec destinataire principal et personnes ou services en copie.
La liste est modifiable.
12. La date limite de traitement est activée.
Le service Courrier peut transmettre le document numérisé directement au service concerné, ou bien signaler le
courrier pour qu'il soit instruit par un responsable (Profils Superviseur Courrier ou Directeur). Pour le guide de
visite, choisir le statut « Courrier signalé ».
1. Informations complémentaires et mots-clés Vous pouvez saisir des informations complémentaires pour classer plus finement
votre courrier.
Résultat de l'enregistrement
Cliquer sur "Valider" en haut de l'écran pour Enregistrer le courrier : la fiche détaillée apparaît.
50
Auparavant, cliquer sur le "+" du haut pour enregistrer cette saisie en tant que modèle, et aller encore plus vite sur les prochains
courriers du même type !
Remarquez la génération automatique du n° de chrono.
À partir de l'écran principal dans le menu général de l'application cliquer sur "Déconnexion".
Focus sur la création d'un nouveau contact

Maarch Courrier gère une structure de contact à 3 niveaux : 1. Type de contact (ex : Administration, Association, Entreprise, ...)
2. Contact (ex : Maarch) 3. Point de contact, ou adresse (ex : le service support) Les types de contact (niveau 1) sont
administrables par un administrateur fonctionnel. Au moment de saisir le contact dans l'enregistrement du courrier, commencez
par taper les premiers caractères : Maarch Courrier propose les contacts existants par auto-complétion.
Si le contact n'existe pas, il faut le créer : cliquer sur l'icône stylo et saisir le contact (niveau 2).
51
Après validation, Maarch vous propose de saisir l'adresse, ou le point de contact (niveau 3). En effet, une même personne peut
disposer de plusieurs fonctions : vous pouvez vous adresser à un député-maire en tant que maire ou en tant que député. De même,
au sein d'une organisation, vous pouvez disposer de plusieurs points de contact.
52
Maarch Courrier utilise, s’il est configuré pour cela, le référentiel national des adresses ( BAN ou Base Adresse
53
Nationale - https://adresse.data.gouv.fr/ ) pour sécuriser la saisie des adresses par les utilisateurs et permettre
notamment leur exploitation pour le publipostage selon la norme NF Z10-011 « Règles de présentation du
courrier de petit format pour son traitement automatisé ». La version de démonstration en ligne propose le
département 75.
Vous remarquerez des champs encadrés verts dans la page de création des adresses contact. Ce sont les champs
attendus en saisie, et qui entrent dans le calcul du taux de complétion de la fiche contact.
Saisir par exemple le début de l’adresse « 99 av des cham» :
Cliquez sur les choix proposés, l’adresse sera renseignée automatiquement dans les rubriques correspondantes.
Ce qu'il faut retenir

Il existe plusieurs catégories dans la gestion de courrier (Arrivée, Départ, Interne, Document) : l'écran de saisie s'adapte
dynamiquement en fonction de la catégorie.
Les types de courriers sont affichés dans l’arborescence du plan de classement. Le type de courrier conditionne le mode
(document ou formulaire), le délai de traitement, les index complémentaires.
La priorité permet d'outrepasser le délai associé au type de courrier.
Maarch Courrier gère un annuaire de contacts administrable. Les contacts sont organisés par type, contact, et point de
contact. Une fois créés, ils sont retrouvés par auto-complétion.
Maarch Courrier recherche des courriers reçus du même contact dans une période donnée et vous propose de les lier.
Pour aller plus loin

Par rapport à ce que nous avons explicité dans le paragraphe relatant des différents flux possibles de courriers, tous amènent à cet
écran d'enregistrement et de qualification du courrier. Rappel des flux possibles :
En connectant à Maarch Courrier un scanner personnel (par exemple de type Fujitsu ScanSnap), l'appui sur la touche « Scan
54
» du scanner fait directement apparaître l'écran d'indexation, avec le courrier numérisé au format PDF indexable.
A l'aide des outils de capture Maarch, vous pouvez aussi utiliser des imprimantes multifonctions, des scanners de masse, ou
encore aspirer des courriels sur un serveur de messagerie.
Le logiciel Maarch Capture utilisé pour interfacer les scanners de bureau peut aussi servir à capturer les courriels dans la
messagerie électronique.
Dans les environnements exigeants, des processus adaptés permettent de traiter des arrivées massives de courriers (> 1.000
courriers/jour) : séparation par lot, étiquettes de séparation/identification des courriers unitaires, OCR et LAD côté serveur,
gestion des files de traitement, etc.
55
Enregistrement d'un courrier départ spontané
Enregistrement d'un courrier départ spontané

Utilisateur jeagent
Mot de passe maarch
Maarch Courrier facilite la création des correspondances spontanées au Départ.
Cliquer sur Enregistrer un courrier/doc.
Sélectionner la catégorie Départ puis compléter la fiche descriptive : le logiciel va ensuite directement sur le module de
génération de document.
Après avoir validé, Maarch Courrier vous oriente sur l'attachement d'une pièce jointe, cette
dernière étant affichée par défaut dans les écrans de traitement.
56
Validation des courriers

UNIQUEMEMENT DEPUIS LA DEMO EN LIGNE : https://demo.maarchcourrier.com
Dans certain cas, on peut avoir besoin de demander une validation de la feuille de route du courrier avant d'envoyer le courrier en
traitement dans le service.
La pré-affectation opérée par le service courrier peut demander à être affinée : c'est le rôle du Superviseur. En général, on valide
le courrier pour :
modifier la liste de diffusion ;

changer la priorité ;
ajouter des notes de traitement.
L'étape de validation permet de prendre connaissance du courrier et de valider les informations saisies lors de
l'enregistrement, particulièrement au niveau de la liste de diffusion.
Cliquer sur la bannette Attributions à vérifier pour afficher la liste :
Cliquer sur le document pour afficher le formulaire de validation :
57
On accède à l'ensemble des informations saisies et à la liste de diffusion. Dans les actions situées au dessus du document, le
validateur peut créer des notes, des pièces jointes, des liens entre documents.
Le Secrétaire Général va aussi affiner la liste de diffusion, par exemple pour ajouter un utilisateur à la liste des destinataires en
copie.
Pour cela dans la liste de diffusion cliquer sur Modifier la liste.
Pour ajouter un utilisateur en copie il faut :
58
1. Taper les premières lettres de la personne

2. Affecter un rôle (ici en copie), puis valider en cliquant sur l’icone « Ajouter »
3. Après avoir ajouté cette personne en copie, cliquer sur « Valider » pour confirmer le choix de la liste de diffusion et revenir à
la fenêtre de la validation du courrier.
il suffit ensuite de cliquer sur Valider après avoir choisi l'action Attribuer au service pour envoyer le courrier dans le service
défini par la liste de diffusion, avec une dernière chance d'y insérer une note de traitement.
Le courrier quitte la corbeille des Attributions à vérifier et se trouve maintenant dans la corbeille des courriers à traiter du
destinataire principal et dans la corbeille des courriers en copie de tous ceux qui sont en copie dans la liste de diffusion.
Cas de l'annotation dans le Maarch Parapheur

Avant de diffuser le courrier dans le service attributaire, vous avez la possibilité d'envoyer le courrier arrivé dans le Maarch
Parapheur pour annotation.
Pour cela, il faut utiliser l'action Envoyer pour annotation (Maarch Parapheur) à la place de l'action précédement utilisée pour
envoyer le courrier en traitement dans le service traitante.
Se référer à la documentation sur le parapheur électronique pour valider ou refuser le courrier entrant et sa fiche de liaison à
annoter dans le parapheur.
Si vous utiliser l'action refuser dans le Maarch Parapheur pour le courrier à annoter, le courrier
sera par exemple alors placé dans la bannette des retours courriers.

Dans la liste des courriers à valider on peut filtrer l'affichage par entité, par catégorie de courrier, par contact. Les
icônes caractérisent le statut du courrier, et leur couleur varie selon le degré d'urgence.
L'étape de validation est une étape optionnelle, utilisée en général pour le courrier signalé. Nous avons fait le choix
dans cet exemple de paramétrage de bloquer le courrier signalé tant qu'il n'a pas été vu par le superviseur.
Lors de la validation l'utilisateur peut modifier/corriger des infos saisies lors de l'enregistrement, dont la liste de diffusion.
Un courrier n'a qu'un destinataire principal, le nombre d’utilisateurs en copie n'est pas limité, et l'on peut mettre tout un
service en copie.
L’arrivée d’un courrier à valider ou à traiter, ainsi que virtuellement tous les événements du système (ajout de notes, ajout
d’une personne en copie, suppression d’un courrier, …) peuvent faire l’objet de notifications par courriel. Ceci demande un
paramétrage avancé sur le serveur, ainsi que la saisie des courriels des utilisateurs, voir l'administration des notifications.
59
Envoi des accusés de réception
Accusés de réception
Maarch Courrier vous propose d'envoyer vos accusés de réception en masse via deux canaux :
l'AR électronique ;
l'AR papier.
Cette fonctionalité d'AR en masse est disponible depuis les listes de résultats des bannettes :
AR en masse : non envoyés ;

AR en masse : transmis.
Votre courrier fraichement enregistré tombe dans la bannette AR en masse : non envoyés lorsque :
vous êtes attributaire du courrier ;

que c'est un courrier entrant non clos ;
que vous n'avez pas encore généré d'AR.
Et il attérri dans la bannette AR en masse : transmis à partir du moment où :
vous êtes attributaire du courrier ;

que c'est un courrier entrant non clos ;
que vous avez généré un AR. Les courriers sortent automatiquement de la bannette AR en masse : transmis à partir du
moment où ces derniers sont clos.
Toutes les actions effectuées dans ce chapitre, peuvent être exécutées à partir de plusieurs
courriers dans la liste et en mixant AR électroniques et AR papiers.
Accès à la
génération des AR
ccharles (Charlotte CHARLES) Agent du Pôle Technique seulement depuis démo en ligne :
Utilisateur
https://demo.maarchcourrier.com
Mot de passe maarch
AR électroniques
Les AR électroniques sont générés par défaut à partir du moment où votre contact comporte une adresse email.
Pour générer les AR électroniques, il faut se rendre dans votre bannette AR en masse : non envoyés.
60
Sélectionner dans la liste les courriers candidats à la génération d'un AR et choisir l'action Générer les accusés de réception.
Vous pouvez ajouter une annotation complétant votre projet de courrier et valider la génération de l'AR.
Une fois généré, l'AR est automatiquement envoyé par mail au contact. Le courrier a basculé dans la bannette AR en masse :
transmis.
Vous pouvez visualiser l'AR en vous rendant sur la fiche détaillée du courrier. Et en cliquant sur l'onglet correspondant aux envois
pour courriel.
61
Vous pouvez distinguer ici les courriels usuels et les AR électroniques. En cliquant sur l'oeil, vous pouvez alors accéder aux
détails de l'AR électronique envoyé.
Et ainsi consulter l'AR électronique transmis.
AR papiers
Les AR papiers sont générés à partir du moment où votre contact ne comporte pas d'adresse email.
Pour générer les AR papiers, il faut se rendre dans votre bannette AR en masse : non envoyés.
62
Sélectionner dans la liste les courriers candidats à la génération d'un AR et choisir l'action Générer les accusés de réception.
Vous pouvez ajouter une annotation complétant votre projet de courrier et valider la génération de l'AR.
Une fois généré, l'AR vous est proposé sous la forme d'un PDF prêt à être imprimé. Il faut alors l'imprimer pour que vous
puissiez le mettre sous pli et procéder à l'envoi via un courrier postal classique. Au moment de la génération du PDF, le courrier a
également basculé dans la bannette AR en masse : transmis.
63
Reprise sur erreur ou Confirmer l'impression papier

Depuis la bannette AR en masse : transmis, vous pouvez tant que le courrier n'est pas clos regénérer les AR si par exemple la
première impression n'était pas satisfaisante.
64
Il vous suffit alors de sélectionner le courrier en question et de choisir l'action Re-Générér les accusés de réception papier si pb
impression.
Vidéo de présentation des AR en masse
65
66
Traitement des courriers, édition des réponses, avis et redirection
Traitement des courriers, édition de réponses, avis et

redirection
Cette partie est dédiée au traitement du courrier.
Le traitement du courrier correspond dans la grande majorité des cas à apporter une réponse à un courrier entrant.
Nous allons voir les opérations suivantes :
demande d'avis ;
rédaction d'un projet de réponse ;
redirection à un collaborateur ;
co-rédaction.
Les profils suivants sont concernés :
l'agent ;
le directeur.
67
Traitement des courriers

Accès au traitement
Utilisateur jeagent
Mot de passe maarch
L'utilisateur Jean Agent reçoit le courrier dans sa corbeille Courriers à traiter. Le traitement consiste à :
demander un avis ;
envoyer un AR ;
laisser des instructions ;
faire circuler le courrier ;
créer un projet de réponse.
Cliquer sur la corbeille Courriers à traiter pour voir la liste des courriers à traiter, puis cliquer sur la demande d'intervention.
68
Dans ce formulaire il est possible de :
Consulter les Informations générales : index saisis lors de la qualification et la validation, non modifiables.
Gérer la ou les pièces jointes, réponses effectuées : notes de traitement, types de réponse et pièce(s) jointe(s) associée(s).
Gérer les mots clés : tous les mots clés associés au document lors de l'enregistrement et de la validation.
Consulter l'affaire : détails de l'affaire à laquelle le courrier est potentiellement rattaché ou attacher le courrier à une
nouvelle affaire.
Consulter le rattachement à un dossier : nom du dossier/sous dossier dans lequel le courrier est potentiellement rangé (plan
de classement).
Consulter l'historique : piste d'audit complète du document depuis son enregistrement, on peut filtrer la liste par utilisateur,
par action ou par période.
Consulter les notes : annotations saisies par les personnes impliquées dans le traitement (destinataire principal et en copie),
on peut filtrer les notes ou en rajouter. Des modèles d'instruction sont disponibles pour faciliter la saisie.
Consulter la liste de diffusion, copies : liste des personnes et services en copies pour information.
Consulter le circuit d’avis : liste des personnes pour avis
Consulter le circuit de visa : liste des personnes pour visa et signature
Consulter les liaisons du document : liste des liaisons du courrier avec d'autres courriers. On peut ajouter une nouvelle
liaison.
Envoyer des courriels : centralisation de l'envoi de courriels relatifs à l'affaire.
69
Export des listes de résultats et fiches de liaison
Export de listes et fiches de liaison

Maarch Courrier vous propose deux fonctionnalités majeures depuis les listes de résultats des bannettes :
l'export ;
la génération des fiches de liaison.
Vous pouvez donc accéder à ces deux fonctionnalités à partir de n'importe quelle bannette.
Accès aux bannettes de traitement
Utilisateur jeagent
Mot de passe maarch
Vous trouverez ces deux fonctionnités adossés au bouton Actions sous la forme de deux icones.
Toutes les actions effectuées dans ce chapitre, peuvent être exécutées à partir de plusieurs courriers
dans la liste. Tant que vous n'avez pas sélectionner de courrier dans la liste, ces deux boutons sont
grisés.
Export de listes
Pour exporter un ou plusieurs courriers, il vous suffit d'effectuer une sélection dans liste puis de cliquer sur le bouton Exporter les
données.
Une interface est alors affichée. Elle vous propose de paramétrer votre export.
Vous pouvez y choisir :
le format d'export : CSV ou PDF ;

les données à afficher dans votre export.
Exemple du paramétrage d'un export CSV :
70
Lorsque vous cliquez sur Exporter, votre export est alors généré et un fichier (CSV ou PDF) vous est alors proposé par le
navigateur web.
Exemple d'un export CSV :
Apperçu du fichier CSV généré :
Exemple du paramétrage d'un export PDF :
71
Exemple d'un export PDF :
Le dernier paramétrage d'export de liste est sauvegardé afin qu'il soit à nouveau proposé
lors de votre prochain export.
Fiches de liaison
Les fiches de liaison sont notamment utiles pour aider à la validation de courriers (feuille de route) car on y retrouve toutes
informations du courrier.
La fiche de liaison peut aussi servir à la réconcialition d'une réponse signée à la main via le QR
code qu'elle comporte. Elle est alors utilisée comme séparateur lors de la numérisation.
72
Pour générer la fiche de liaison d'un ou plusieurs courriers, il vous suffit d'effectuer une sélection dans liste puis de cliquer sur le
bouton fiche(s) de liaison.
Une interface est alors affichée. Elle vous propose de paramétrer vos fiches de liaison.
Vous pouvez y choisir :
les données à afficher ;

l'ordre des données affichées ;
la présence ou non du QR code.
Exemple du paramétrage d'un export CSV :
Lorsque vous cliquez sur Générer les fiches de liaison, vos fiches de liaison sont alors générées et un fichier PDF vous est
proposé par le navigateur web.
Exemple d'une fiche de liaison générée :
73
Vidéo de présentation des exports de liste
74
Vidéo de présentation de génération des fiches de liaison
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Gestion des avis
Gestion des avis
Demander un avis
Utilisateur jeagent
Mot de passe maarch
Revenons maintenant au courrier créé initialement.
Jean Agent prend connaissance du courrier et doit préparer un projet de réponse. N'ayant pas une connaissance approfondie de
l'affaire et du contexte politique, il souhaite demander un avis à son responsable.
En haut de l'écran de traitement figure une liste des actions disponibles pour l'utilisateur. Sélectionner l'action « Envoyer pour avis
» puis cliquer sur Valider.
76
Gestion des avis
1. Saisir une date limite d'avis, puis un motif de demande, que l'on peut copier à partir d'un modèle.
2. Il faut ensuite sélectionner les personnes auxquelles demander un avis.
3. Cliquer sur Modifier la liste de diffusion Choisir Jean Directeur.
4. Cliquer sur le bouton Valider
Emettre un avis
Utilisateur jedirecteur
Mot de passe maarch
Jean Directeur est notifié de la sollicitation de Jean Agent. Il consulte sa bannette des avis à émettre.
Dans la page de traitement, prendre connaissance de la demande d'avis, (Cliquer sur l’icone "Crayon").
Sélectionner l'action « Donner un avis ». Entrer un avis et valider. Le courrier reste dans la bannette des avis à donner tant que le
gestionnaire n'obtient pas tous les avis escomptés.
77
Gestion des avis
Valider les avis

Utilisateur jeagent
Mot de passe maarch
Jean Agent prend connaissance de l'avis laissé par le directeur, dans la bannette Mes avis reçus ou dont le délais est dépassé.
Dans la vue de la bannette, cliquer sur l’icône "Conversation" pour visualiser les avis émis.
Il considère que sa réponse est suffisante pour traiter le courrier, et sélectionne l'action Remettre en traitement pour replacer le
courrier dans sa bannette de traitement.
78
Créer un projet de réponse

Utilisateur jeagent
Mot de passe maarch
Dès lors que l'avis est obtenu, Jean Agent se penche sur la rédaction d'un projet de réponse.
Dans la bannette de traitement Courriers à traiter, cliquer sur le courrier pour obtenir à nouveau l'écran de traitement.
Cliquer sur l’icone Trombone pour afficher les pièces jointes
Cliquer sur le bouton Créer une pièce jointe.
Sélectionner le type d'attachement Projet de réponse, puis au choix le modèle lettre_perso_sign, puis cliquer sur Éditer.
Le modèle choisi s'ouvre avec le logiciel installé sur le poste client.
79
Compléter le modèle, enregistrer et fermer.
Après validation, la nouvelle pièce jointe apparaît :
80
Le traitement, un outil puissant
Le traitement, un outil puissant
Ce qu'il faut retenir du traitement dans Maarch Courrier

Maarch dispose d'un workflow souple et puissant facilitant la circulation du courrier.
Le système d'annotation propose des modèles d'instruction type.
La gestion des modèles est centralisée : elle permet d'administrer les modèles de réponse, de courriel, d'annotations, d'alerte
et de relance.
La rédaction collaborative du projet de réponse se fait de façon sécurisée au travers d'une application Java Web Start
compatible avec les politiques de sécurité des nouveaux navigateurs. Les champs du modèle sont automatiquement
complétés avec les informations du courrier. La communication vers les tiers est normalisée et contrôlée.
81
Visa, signature, cloture et envoi
Visa, signature, cloture et envoi

Cette partie est dédiée au visa et à la signature du courrier.
Le visa du courrier correspond au workflow du courrier sortant. Avant d'être signé le courrier doit être approuvé par la hierarchie
dans un workflow déterministe.
Une fois validé, le courrier pourra être signé soit à l'aide d'une griffe simple, soit à l'aide d'une signature électronique qui à
caractère engageant contrairement à la griffe.
Le courrier, validé et signé pourra être envoyé par courriel ou pli postal selon le moyen de communication privilégié avec le
correspondant.
Enfin, la réponse transmise nous pourrons clôturer le courrier.
Nous étudierons les sujets suivants :
validation ;
signature ;
envoi ;
cloture.
Et nous trouverons les profils d'utilisateurs :
le directeur ;
le préfet.
82
Circuit de visa
Circuit de visa
Préparer le circuit visa

Utilisateur jeagent
Mot de passe maarch
Pour compléter la réponse de et envoyer une demande de visa, connectons-nous avec le profil jeagent.
Cliquer sur la corbeille Courriers à traiter pour afficher la liste des courriers à traiter :
On remarque que la corbeille propose quelques actions directement à partir de la liste de résultat :
Annotations
Pièces jointes
Liste de diffusion / workflow
Au passage de la souris sur l'icône d'informations, Maarch Courrier affiche une imagette du courrier.
Cliquer sur le courrier, nous allons maintenant définir un circuit de visa pour la validation du projet de réponse.
Pour cela cliquer sur l’icône Circuit de visa.
Utilisez le circuit suivant :
Jean Directeur en viseur ;

Jean Prefet en signataire.
83
Circuit de visa
Pour changer l'ordre, glisser/déplacer par les poignées de droite.
Nous allons faire valider ce projet de réponse par le directeur puis par le Prefet.
Au sein d'un circuit de visa, le dernier acteur est le signataire par défaut, tandis que les acteurs
précédents ne font que viser.L’ordre et les rôles sont paramétrables par l’utilisateur.
Une fois le circuit défini, sélectionner l'action Envoyer pour visa et signature.
Viser
Accès au visa
Utilisateur jedirecteur
Mot de passe maarch
Les viseurs procèdent dans l'ordre spécifié dans le circuit.
Jean Directeur dispose d'une bannette Mes courriers à viser contenant notre document.
Cliquer sur la bannette puis sur le courrier pour afficher le parapheur électronique :
Les courriers à viser sont listés dans le panneau de gauche. Pour passer d'un courrier à l'autre, vous pouvez utiliser les flèches
haut/bas ou cliquer directement sur un item.
Maarch Courrier affiche sur les deux panneaux principaux respectivement le courrier original et la conversion PDF de la dernière
version du projet de réponse (celle à viser).
84
Circuit de visa
Si le projet de réponse n'est pas satisfaisant, le décideur peut renvoyer le courrier en traitement ou bien
mettre à jour directement le projet de réponse en cliquant sur le stylo. (Cercle Bleu Modifier la pièce
jointe).
Pour viser, sélectionner l'action Viser et poursuivre le circuit.
Les courriers sortent de la bannette et sont transférés à la prochaine étape qui est celle de la signature électronique chez le Prefet.
Préparer sa signature
Accès à mon profil
Utilisateur jeprefet
Mot de passe maarch
Il faut dans un premier temps ajouter la signature de l’utilisateur. Depuis le menu Mon Profil, dans l'onglet Mes paramètres,
choisir Mes signatures (parapheur) puis ajouter une signature au format image à partir de votre ordinateur.
Signer
Accès au parapheur
Utilisateur jeprefet
Mot de passe maarch
Une fois la signature créée, retourner la page d'accueil de Maarch Courrier et cliquer sur la bannette Mes courriers à signer.
85
Circuit de visa
Cliquer sur le courrier à signer. Les courriers apparaissent en mode côte à côte comme sur le parapheur pour visa :
Nous allons procéder dans ce guide de visite à une signature par griffe.
Cela consiste à apposer une image de signature sur le courrier départ à la place de la zone rectangulaire grise : c'est l'emplacement
de la signature.
Cliquer sur l'image de la signature pour remplacer le rectangle gris par la griffe de Monsieur le Prefet.
La réponse est affichée avec sa signature et un symbole indique que la pièce est signée.
Ensuite choisir l'action en haut à droite Transmettre la réponse signée.
Attention, la signature ne change pas le statut du courrier. Jean Prefet doit maintenant transférer
depuis l’écran du parapheur le courrier signé à l’aide de l’action Transmettre la réponse signée.
Il est alors dirigé vers la bannette Mes courriers signés du dernier agent rédacteur (Jean Agent).
86
Circuit de visa
La signature électronique probante nécessite un dispositif physique contenant votre certificat, ainsi
que le module partenaire DISPDFSigner. Ce module ne figure pas dans le logiciel libre Maarch
Courrier car il demande des éléments sous licence propriétaire.

Maarch Courrier inclut nativement un parapheur électronique à griffe, qui ne génére pas de signature qualifiée. Cette
dernière n'est pas requise pour le courrier administratif.
La griffe électronique est rapide et est créée par le serveur : aucune installation n'est requise sur le poste client.
Pour la signature électronique, il faut installer le mécanisme de signature sur le poste client. A ce jour cela ne
fonctionne que sur des postes équipés de Windows et du module DISPDFSigner, qui va apposer une contre-signature RGS**
sur les PDF griffés.
87
Signer, annoter dans le Maarch Parapheur !

A propos du Maarch Parapheur

Le Maarch Parapheur est un nouveau produit chez Maarch permettant de :
annoter vos courriers entrants avant diffusion dans vos services ;

signer vos courriers sortants avant l'envoi vers vos correspondants ;
réaliser ces actions en mobilité depuis votre tablette préférée.
Sur la démonstration en ligne, des comptes utilisateurs de Maarch Courrier ont des courriers en attente de retour du parapheur, soit
pour une annotation, soit pour une signature.
Voici la liste des comptes (login/mot de passe) ayant des courriers dans la bannette Courriers en circuit de visa/signature :
ssaporta / maarch
rrenaud / maarch
bbain / maarch
ccharles / maarch
ppruvost / maarch
sstar / maarch
Liste des courriers en attente d'annotations / signature dans le

Maarch Parapheur
Accès à la bannette
Utilisateur rrenaud (Robert Renaud) DGS
Mot de passe maarch
Accédez à la bannette Courriers en circuit de visa/signature :
Vous pouvez visualiser un des courriers en attente d'actions sur le Maarch Parapheur en cliquant sur une des lignes de la bannette :
88
Rendez-vous sur le Maarch Parapheur

Pour annoter ou signer les courriers en attente, rendez-vous sur http://demo.maarchparapheur.com avec votre tablette.
Pour une expérience optimale, munissez-vous d'un stylet professionel.
Accès au Maarch Parapheur
Utilisateur jjane@maarch.com (Jenny Jane)
Mot de passe maarch
89
Vos bannettes du parapheur

Deux bannettes vous attendent :
Annotations
Paraphe
Les annotations correspondent à vos courriers entrants dans Maarch Courrier en attente d'annotations.
Le paraphe correspond à vos courriers sortants dans Maarch Courrier en attente de signature.
90
Signer un courrier
Cliquez sur la bannette Paraphe et sélectionnez un courrier à signer.
91
A l'aide des flêches << gauche et >> droite, vous pouvez passer les pages du courrier et atteindre également la pièce jointe du
courrier à signer (généralement le courrier entrant nécessitant la réponse à signer).
92
Pour signer le courrier, cliquez sur le bouton Signature. Cela vous donne accès à une interface vous permettant de choisir une de
vos signatures ou d'en créer une nouvelle.
93
Pour créer une nouvelle signature, cliquez sur Créer une nouvelle signature. Cela vous donne accès à l'interface dédiée.
94
Pour signer le courrier, il vous suffit de sélectionner une de vos signatures en tapotant deux fois dessus.
Par défaut la signature se positionnera en bas à droite. Vous pouvez la déplacer à l'endroit voulu à l'aide du menu contextuel
l'encadrant.
Vous pouvez également ajouter un mot d'accompagnement à votre signature en cliquant sur la zone souhaitée. L'interface
d'annotation apparaîtra alors.
95
Une fois signé, vous pouvez alors valider le courrier signé.
Le parapheur, vous confirme la bonne prise en compte de votre action.
96
Mise à jour de la bannette

Lorsque vous avez validé votre courrier signé, le parapheur passe automatiquement au courrier suivant dans votre bannette de
paraphe.
Vous pouvez voir que le compteur de courriers à parapher diminue.
Annoter des courriers

Cliquez sur la bannette Annotations et sélectionnez un courrier à annoter.
Ici vous retrouvez par exemple vos courriers entrants en attente d'annotation avant diffusion dans vos services.
97
Pour annoter un des courriers, cliquez sur une des lignes de la bannette.
98
Pour annoter le courrier, cliquez sur la zone souhaitée. L'interface d'annotation s'ouvre alors.
99
Vous pouvez ici saisir votre annotation à l'aide de la boite à outils proposée.
100
Vous pouvez alors valider l'annotation.
101
102
Mise à jour de la bannette

Lorsque vous avez validé votre courrier annoté, le parapheur passe automatiquement au courrier suivant dans votre bannette
d'annotation.
Vous pouvez voir que le compteur de courriers à annoter diminue.
103
Visualisation des courriers signés et annotés dans Maarch

Courrier
Un batch dans Maarch Courrier permet de récupérer automatiquement les courriers signés ou annotés dans le Maarch Parapheur.
Sur la machine de démonstration, ce dernier est lancé toutes les minutes.
Accès à la bannette des envois
104
Utilisateur rrenaud (Robert Renaud) DGS
Mot de passe maarch
La bannette des courriers à envoyer permet de visualiser les courriers signés dans le Maarch Parapheur.
En cliquant sur le trombone, vous pouvez voir votre réponse signée.
Choisir la pièce-jointe Réponse signée.
105
Envoyer un courrier à Maarch Parapheur

Dans la bannette des courriers à traiter, sélectionner un courrier dans la liste de résultat
106
Choisir l'action Envoyer à Maarch Parapheur
Sélectionner l'attributaire et son rôle (Annotation ou signature) puis cliquer sur valider.
Retrouver le courrier dans Maarch Parapheur
Synchroniser vos signatures Maarch Courrier avec le Maarch

Parapheur
Vous pouvez depuis Maarch Courrier ajouter vos nouvelles signatures dans le Maarch Parapheur.
Pour cela, il faut aller dans mon profil > Mes paramètres > Mes signatures (parapheur).
Sur la droite un bouton vous est proposé pour envoyer vos signatures dans votre compte Maarch Parapheur.
107

Maarch Parapheur est un nouvel outil développé par Maarch permettant d'annoter et de signer des courriers avec mobilité.
Vous pouvez envoyer des courriers à Maarch Parapheur avec l'action Envoyer vers Maarch Parapheur.
Retrouver la documentation de Maarch Parapheur sur https://docs.maarch.org.
108
Envoyer le courrier via Maileva et cloturer le projet
Envoi des courriers réponses via Maileva

Maarch Courrier vous propose de réduire vos coûts et d'optimiser l'envoi de vos plis postaux via la plateforme Maileva
https://www.maileva.com.
A l'aide de cette fonctionnalité vous aurez accés à un service vous proposant :
la réduction de vos frais ;

l'impression de vos courriers ;
et leur mise sous pli.
Paramétrage des modèles d'envois postaux

Avant d'utiliser cette fonctionnalité, vous devez la paramétrer : Gestion des modèles d'envois postaux.
Un compte Maileva est nécessaire si vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité en production.
Afin de maîtriser complétement le déploiement de cette fonctionnalité, les modèles d'envois

postaux sont paramétrés par entité de votre organigramme.
Transmettre la réponse signée

Accès au parapheur électronique
Utilisateur ppetit (Patricia PETIT) Maire
Mot de passe maarch
Pour accéder à l'action d'envoi d'un pli postal par Maileva, il faut tout d'abord que votre courrier soit signé et transmis depuis le
parapheur Maarch Courrier vers l'attributaire du courrier.
Donc une fois votre courrier signé, dans le parapheur Maarch Courrier, sélectionner l'action Transmettre la réponse signée.
109
Envoi via Maileva

Courriers à envoyer
Utilisateur ccharles (Charlotte CHARLES) Agent du Pôle Technique
Mot de passe maarch
Depuis la bannette des Courriers à envoyer, l'attributaire du courrier peut choisir la pièce-jointe candidate à l'envoi.
Vous pouvez ensuite déclencher l'action Envoyer un pi postal Maileva en sélectionnant le courrier dans la liste.
Une interface vous est alors proposée, vous pouvez :
choisir votre modèle d'envoi ;

ajouter une annotation accompagnant votre projet de courrier ;
visualiser le courrier à envoyer ;
visualiser le tarif indicatif de la prestation.
110
Le courrier envoyé au service Maileva, vous pouvez alors vérifier via votre compte Maileva (se connecter à l'interface dédiée) que
la demande de prestation a bien été réceptionnée.
Vous pouvez alors procéder à l'action Acter l'envoi.
111
La bannette Courriers transmis via Maileva permet d'avoir un rappel de tous les courriers
(non cloturés) dernièrement envoyés via cette plateforme.
Cloturer le courrier
Depuis la bannette des Courriers à traiter, vous pouvez alors clôturer le courrier.
112
113
Envoyer le courrier via un courriel et cloturer le projet
Envoyer le courrier et cloturer le projet
Envoi par courriel

Accès à mes courriers signés
Utilisateur jeagent
Mot de passe maarch
Le courrier signé et prêt à l'envoi se trouve dans la bannette Mes courriers signés :
Aller dans la fiche détail et cliquer sur l'onglet Eléments envoyés. Icône Enveloppe
Cliquer sur l'icône Nouveau message.Icône Enveloppe
On peut envoyer le document avec les pièces jointes associées par courriel, en choisissant l'adresse courriel d'expédition parmi la
sienne ou celle de ses services. Dans la liste des attachements, sélectionner celle identifiée en tant que PDF signé, puis
sélectionner un modèle de courriel pour l'accompagnement.
114
Envoyer le courrier via un courriel et cloturer le projet
Clôturer le courrier
La clôture a pour effet d'inscrire une date de traitement sur la fiche courrier.
Choisir l'action Cloturer un document.
Le courrier sera accessible depuis la recherche avancée.
115
Envoi et suivi de plis numériques
Envoi et suivi de plis numériques

Une des grandes nouveautés de Maarch Courrier, c’est la possibilité de pouvoir envoyer des courriers via un pli numérique et
d’avoir un suivi sur le traitement de ce dernier.
Maarch Courrier offre notamment la possibilité de pouvoir communiquer avec d’autres instances Maarch Courrier.
Cette fonctionnalité vous permettra :
d’économiser les frais postaux ;

d’accélérer les temps de transmission ;
d’améliorer le suivi de vos demandes.
116
Envoi du pli numérique

Mot de passe maarch
Imaginons une Mairie souhaitant écrire à sa Préfecture.
Ces deux institutions, étant équipées de Maarch Courrier, elles peuvent communiquer via le protocole imaginé par les équipes
Maarch.
Dans ce guide, nous prendrons l’exemple d'une préfecture souhaitant écrire à une autre préfecture.
Enregistrement d'un courrier départ

Il est important de saisir le contact Préfecture B par exemple car ce dernier comporte un moyen de communication permettant
de contacter directement par webservices l’instance Maarch Courrier de la Préfecture B.
117
118

Une fois le courrier enregistré, depuis la fiche détaillée ou un écran de traitement, cliquez sur le bouton représentant une
enveloppe.
Vous accédez ainsi à l’interface de gestion des éléments envoyés.
Cliquez ensuite sur le bouton Nouveau pli numérique.
L’interface d’envoi de plis numériques s’ouvre alors :
Il faut ici sélectionner votre fichier joint : votre courrier réponse et compléter le message accompagnant l’envoi.
119
Lorsque le pli est réceptionné dans l’instance Maarch Courrier de la Préfecture B, alors apparaît la ligne suivante :
120
Réception du pli numérique
Réception du pli numérique

Mot de passe maarch
En nous connectant en tant que Jean Courrier dans l’instance Maarch Courrier de la Préfecture B nous pouvons accéder à la
bannette des Plis numériques à qualifier.
Depuis cette bannette, nous accédons à tous les courriers envoyés via plis numériques depuis d’autres instances Maarch Courrier.
Jean Courrier peut alors y qualifier ces demandes et les faire circuler dans Maarch Courrier comme pour un courrier papier que
l’on aurait dématérialisé.
Nous pouvons qualifier ce courrier et voir le suivi de ce courrier depuis l’interface Maarch Courrier de la Préfecture A.
121
Suivi du pli numérique
Suivi du pli numérique

Utilisateur jeagent
Mot de passe maarch
Depuis l’interface Maarch Courrier de la Préfecture A, vous pouvez à tout moment suivre l’avancement de votre courrier à la
Préfecture B.
Depuis la fiche détaillée ou un écran de traitement, retournez sur l’interface des éléments envoyés et cliquez sur le pli numérique
que vous avez transmis à la Préfecture.
Vous pouvez alors visualiser le suivi de votre demande :
122
Export vers le système d'archivage
Export vers le système d'archivage

Maarch Courrier dispose d’une nouvelle fonctionnalité vous permettant d’exporter vos courriers vers un système d’archivage
électronique.
Pour ce guide, nous vous proposons de verser les courriers que vous avez clôturés dans Maarch RM. (https://demo-
ap.maarchrm.com/)
L’export Seda est donc un module de Maarch Courrier qui permet l'archivage de courriers dans un SAE (système d'archivage
électronique) au formalisme du standard d'échange de données pour l'archivage - SEDA2.
Pour en savoir plus sur le module export SEDA : https://wiki.maarch.org/Maarch_Courrier/latest/fr/Tutorials/Archivage
123
L'archivage des courriers

Accès à l'archivage
Utilisateur ggrand (Georges Grand) Service des Archives
Mot de passe maarch
Maarch courrier dispose d'une bannette des courriers à archives.
Cette bannette permet de sélectionner, de générer le bordereau de versement et de transférer au SAE les courriers en fin de cycle.
Elle propose deux modes de versement :
automatique ;
manuel.
Pour retrouver des courriers dans cette bannette, il faut au préalable les clôturer.
Une fois connecté l’utilisateur ggrand accède à la bannette des courriers à archiver.
Il dispose d’une action dans la liste lui permettant d’effectuer l’export au format SEDA vers Maarch RM.
Choisir l’action Transférer au système d’archivage.
Il dispose alors d’une interface permettant de préparer ce transfert.
124
Saisissez le titre du paquet et cliquez une seule fois sur le bouton Transférer Bordereau.
Au bout de quelques secondes, apparaît le message confirmant l’export vers Maarch RM.
125
Traiter les courriers archivés dans maarchRM

Pour valider que le transfert a bien été effectué, nous vous proposons de vous connecter à la démo de la sphère publique de
Maarch RM : https://demo-ap.maarchrm.com/
Accès à maarchRM
Utilisateur bblier (Bernard Blier) Service des Archives
Mot de passe maarch
Utilisez le menu de gauche pour vous rendre sur la page Transferts Entrants >> Transferts à traiter.
Pour visualiser l’archive transférée, vous devez cliquez sur l’œil à droite de la liste.
126
127
Suivi des archives depuis Maarch Courrier et purge
Suivi des archives depuis Maarch Courrier et purge

Accès au courriers archivés
Utilisateur ggrand (Georges Grand) Service des Archives
Mot de passe maarch
De retour dans Maarch Courrier avec l’utilisateur ggrand vous pouvez visualiser la liste des courriers en cours d’archivage
depuis la bannette éponyme.
A l’aide d’un batch, il est possible de demander à Maarch RM où en est l’archivage des courriers transférés.
Ainsi lorsque ces derniers sont transférés vous pouvez notamment supprimer les courriers correspondants de l’application Maarch
Courrier.
128

Voici dans ce chapitre quelques fonctionnalités complémentaires au guide de visite.
129
Enregistrement d'un document de GED
Enregistrement d'un document de GED

Utilisateur rrenaud (Robert RENAUD) Directeur Général des Services
Mot de passe maarch
Maarch Courrier est un logiciel de Gestion électronique de documents (GED) spécialisé dans le courrier.
Les organisations peuvent avoir besoin de classer simplement des documents de référence, sans les faire circuler, Maarch Courrier
peut remplir ce besoin.
Robert RENAUD (rrenaud) clique sur le raccourci Enregistrer un courrier/doc et sélectionne la catégorie Document GED.
C'est une catégorie simplifiée où nous avons retiré toute la partie circulation, pour ne laisser que le classement.
Il faut saisir tous les champs obligatoires, et sélectionner en bas le statut Clos / fin du workflow si l'on veut figer le document, ou
le statut Nouveau Courrier pour le service si on veut le faire circuler comme du courrier.
Notons la présence d'un thésaurus hiérarchique administrable, vide dans le jeu de démonstration.
Contactez Maarch pour un thésaurus contenant 5.000 entrées.
130
Cas de l’envoi d’un AR de prise en charge SVE signé

Utilisateur ccharles (Charlotte CHARLES) Agent du Pôle Technique
Mot de passe maarch
L'ordonnance du 6 novembre 2014 donne le droit aux usagers de saisir l'administration par voie électronique. L’État et les
établissements publics ont mis en place les procédures SVE à partir du 7 novembre 2015 (par exemple, toutes les préfectures sont
équipées de Maarch Courrier avec un paramétrage SVE).
C'est maintenant au tour des collectivités qui doivent traiter de façon formelle les saisines électroniques avant le 7 novembre 2016.
Le traitement formel consiste dans les grandes lignes à envoyer par voie électronique un premier AR de réception de la
demande (pris en charge par la messagerie ou le portail), puis un AR de prise en charge, mentionnant :
le n° de la demande (généré sur le 1er AR)

le délai au bout duquel il y a acceptation ou refus automatique en cas de silence (SVA ou SVR)
les coordonnées du service traitant
les voies de recours
Maarch Courrier identifie les modes de traitement associés aux types de document, impliquant des priorités, des délais de
traitement, des codes couleur spécifiques, ainsi que des types de modèles de réponse et d'AR adaptés.
Voyons concrètement comment cela fonctionne :
Pour illustrer le processus SVE, imaginons que nous avons reçu un courriel pour une demande de buvette, cette demande étant de
la responsabilité de Charlotte CHARLES. Créer un nouveau courrier en mentionnant le type de couriier Silence vaut Acceptation
(SVA) "Autorisation de buvette", à destination du pôle technique.
Dans la page de traitement, nous allons créer un nouveau document de type AR SVA. Aller dans l'écran de traitement en cliquant
sur la ligne de la demande de buvette.
Pour ajouter une réponse, cliquer sur l'icône Trombone, puis cliquer sur Créer une pièce jointe. On obtient un formulaire qui
permet de préciser le type de réponse et d'attacher ou de générer (à partir de modèles prédéfinis) une ou plusieurs pièces jointes.
Sélectionner le type d'attachement SVA. Ce type d'attachement n’apparaît que parce que le type de document Demande de
buvette suit un mode de traitement SVA.
Sélectionner le modèle AR SVA LO. LO vaut pour LibreOffice. Si vous n'avez pas installé cette suite libre et gratuite vous
trouverez un modèle Microsoft moins pertinent dans le type d'attachement projet de réponse.
Cliquer sur Editer.
131
Le modèle d'AR SVA apparaît. Il est pré-renseigné avec toutes les informations connues de l'application. Modifier le document et
le fermer pour prise en compte dans Maarch Courrier. Une fois l’AR créé, nous vous conseillons d’utiliser le workflow visa
présenté plus-haut pour signer l’AR et l’envoyer.
Envoyer un AR de prise en charge simple :

Pour la plupart des organisations, un simple courriel suffit pour signifier la prise en charge.
Dans la bannette des courriers à traiter, sélectionner l'action Envoyer un AR. Cette action a ceci de spécifique qu'elle renseigne
une date d'envoi de l'AR de prise en charge en même temps qu'elle propose l'envoi d'un courriel. Cette date est importante pour
la conformité aux chartes Marianne ou Qualiville.
132
Guide administrateur fonctionnel
Guide de l'administrateur fonctionnel

Ce manuel est destiné aux personnes habilitées à administrer le système de gestion électronique de courrier Maarch Courrier.
L’administration d’un système signifie son usage avancé et en particulier son évolution dans le paramétrage pour en assurer sa
bonne marche :
Ajout / suppression d’entités, d’utilisateurs

Modification du profil des utilisateurs en fonction de son appartenance à un service, à
un niveau hiérarchique.
Gestion des types de document
Gestion des modèles de document
Ajout / suppression de dossier
Accès à des fonctionnalités spécifiques de suivi et de supervision du système.
Prise en main de l'administration

Accès à l'administration
Menu Administration
L'accès au panneau d'administration est disponible soit depuis la page d'accueil de MaarchCourrier soit depuis son menu.
Pour accéder à un item d'administration, il faut cliquer sur l'un des pictos.
133
Liste de résultats des panneaux d'administration

Lorsque vous accédez à l'adminstration d'un item, vous arrivez dans la grande majorité des cas sur une liste de résultats vous
permettant :
d'accéder aux éléments à administrer

d'effectuer des actions d'adminstration
Agir sur les éléments afficher
Depuis cette liste vous pouvez filtrer les éléments affichés via :
le champ de recherche
Vous pouvez naviguer dans la liste via la pagination :
Vous retrouverez également dans toutes les listes la possibilité de trier par colonne :
Effectuer une action

La liste de résultats propose des actions pour intéragir avec les éléments existants ou pour en créer de nouveaux.
Picto Action
Ajouter
134
Suspendre
Supprimer
Lors de la suppression, une interface peut vous proposer de réaffecter l'éléments

supprimé à un autre.
135
Gestion des utilisateurs

Le schéma de sécurité Maarch Courrier est basé sur du filtrage en accès, pour un groupe donné :
Lorsqu'un utilisateur se connecte, la liste des groupes auxquels il appartient est constituée. Chaque groupe dispose d'accès à une
ou plusieurs collections documentaires, et se voit filtrer l'accès à la collection documentaire par une clause SQL de restriction.
Par exemple, un groupe Service pourra uniquement voir les documents dont l'indicateur de confidentialité est positionné à faux,
alors que le groupe Direction pourra tout voir.
Pour un utilisateur donné, il faut :
A. Définir le profil d'utilisation (Fonction)
Le profil d'utilisation est l'inventaire des capacités de l'utilisateur à manipuler les fonctions proposées par la couche de
présentation de l'application.
Maarch Courrier dispose de modules proposant des fonctionnalités exposées en tant que services.
Dans l'interface d'administration, les services de nature "utilisateur" (et non "système") peuvent être affectés à un groupe, afin que
les utilisateurs de ce groupe puissent en tirer parti.
L'application Maarch Courrier propose elle aussi les services qui lui sont propres.
Les autorisations sont cumulatives : elles s'ajoutent les unes aux autres en fonction des groupes d'appartenance de l'utilisateur.
B. Définir le positionnement dans l'organisation (Organisation)
Il s'agit ici de définir l'organisation hiérarchique appliquée dans l'entreprise, afin de savoir où chacun se situe, et d'impacter la
gestion de la sécurité en conséquence.
En particulier, la position dans l'organisation (ex: l'appartenance à une direction, un service ou un bureau particulier) va permettre
de gérer strictement :
les accès au périmètre documentaire, si la sécurité des documents dépend de leur relation à un service rédacteur ou traitant
le contenu des corbeilles, si celles-ci constituent un moyen de transférer un document d'un service à l'autre
les autorisations de redirection de service à service ou utilisateur
136
137
Interfaces de gestion
Afficher la liste des utilisateurs
Menu Administration Bouton Utilisateurs
Depuis cette liste, vous pouvez :
Bouton Action
Ajouter un compte utilisateur
Afficher / Modifier les informations du compte utilisateur
138
Désactiver un compte utilisateur.

L'utilisateur n'apparait plus dans les listes où il pourrait être sélectionné
Supprimer le compte utilisateur (suppression logique)
Réactiver le compte utilisateur
139

Bouton Action
Créer un nouvel utilisateur
Il convient ensuite de renseigner les informations suivantes :
(les rubriques précédées d'un étoile sont obligatoires, les autres sont facultatives)
Les rubriques
Requis Intitulé rubrique Donnée
Désignation unique de l'utilisateur sur l'application.

Identifiant
Caractères alphanumériques (A-Z, a-z, 0-9) et ( _ @ - . )
Nom Nom de l'utilisateur
Prénom Prénom de l'utilisateur
Initiales Initiales de l'utilisateur
Numéro de
Numéro de téléphone de l'utilisateur
téléphone
Courriel Adresse de courriel
Empreinte
Non fonctionnel
numérique
Compte de Permet à l'utilisateur de se connecter à l'application seulement via webservice, et non
140
webservice via l'interface
Le mot de passe par défaut attribué à tout nouveau compte utilisateur est "maarch". En cas de choix de
la méthode d'authentification Maarch, il sera demandé à l'utilisateur de choisir un mot de passe
personnel.
En cas de réinitialisation du mot de passe, le mot de passe attribué à l'utilisateur est "maarch". A la
prochaine connexion, l'utilisateur sera invité à indiquer un nouveau mot de passe comme dans le cas
d'une première connexion.
Il convient ensuite d'affecter l'utilisateur à une entité d'appartenance (positionnement au sein de l'organisation) et à un groupe
(rôle fonctionnel).
Un utilisateur est associé à une ou plusieurs entités et à un ou plusieurs groupes. Parmi les entités et les groupes, l'utilisateur
possède une entité primaire et un groupe primaire. L'entité primaire est le service de référence de l'utilisateur dans l'organisation.
Le groupe primaire correspond au rôle principal de l'utilisateur.
Affectation à un groupe
Action
Ajouter l'utilisateur à un ou plusieurs groupe(s) fonctionnel(s)

Action à refaire pour chaque groupe souhaité
En cas d'appartenance à plusieurs groupes, l'utilisateur cumule les droits afférents à

chacun.
Choisir le groupe dans la liste des groupes disponibles :
La rubrique "Rôle" permet de préciser le rôle de l'utilisateur au sein du groupe sélectionné. (Donnée facultative)
141
Les groupes choisis apparaissent sur la fiche utilisateur.
Le premier groupe choisi est défini comme groupe primaire.
le groupe indiqué par la flèche est le groupe primaire de l'utilisateur
Sélectionner la case à cocher devant le nom du groupe pour :
Enlever l'utilisateur du groupe sélectionné
Affectation à une entité

Action
Ajouter l'utilisateur à une ou plusieurs entités organisationnelles

Action à refaire pour chaque entitée souhaitée
En cas d'appartenance à plusieurs entités, il faudra définir une entité primaire et une ou
142
plusieurs entités secondaires.

Cela détermine le périmètre documentaire accessible et les clauses des corbeilles
accessibles.
Choisir l'entité dans la liste des entités disponibles :
La rubrique "Rôle" permet de préciser le rôle de l'utilisateur au sein de l'entitée sélectionnée. (Donnée facultative)
Les entitées choisies apparaissent sur la fiche utilisateur.
La première entitée choisie est définie comme entitée primaire.
l'entité en gras est l' entité primaire de

l'utilisateur
Définir l'entitée sélectionnée comme

entité primaire
143
144
Gestion des absences

Bouton Action
Editer la fiche utilisateur
Gérer les absences
Lorsqu’un collaborateur est absent , pour ne pas bloquer le circuit du courrier qui lui serait destiné, ce dernier peut transférer son
courrier vers un autre destinataire. Ce transfert de courrier se fait par une redirection de corbeilles.
Les corbeilles des groupes auxquels est affilié l'utilisateur sont affichées. Il faut indiquer, pour chacune d'elle si nécessaire, le nom
(ou l'identifiant) de l'utilisateur qui traitera le courrier en l'absence du titulaire du compte. Il est possible de rediriger chaque
corbeille sur des utilisateurs différents.
La validation de la saisie se fait par autocomplétion des rubriques "Rediriger vers"
145
La redirection est effective dès la validation de l'écran de redirection.

ll est possible de déléguer les corbeilles de groupes primaire ou secondaire à des
utilisateurs distinct.
Pour annuler les redirections de corbeilles d'un utilisateur, éditer sa fiche :
Bouton Action
Annule les redirections de

corbeilles paramétrées.
Un dialogue de confirmation est
affiché.
146
Gestion des accès aux corbeilles des groupes secondaires

Un utilisateur appartient à un ou plusieurs groupes. Parmi les groupes qui lui sont affectés, l'utilisateur possède un groupe
primaire. Il hérite des corbeilles associées à son groupe primaire. vous pouvez donner à l'utilisateur un accès aux corbeilles de
ses groupes secondaires.
Bouton Action
Editer la fiche utilisateur
Accès aux corbeilles des groupes secondaires
L'utilisateur doit avoir au moins un groupe secondaire ayant des corbeilles pour
accéder à cette fonctionnalité.
Valider l'ajout au groupe puis valider la fiche utilisateur pour avoir accès aux nouvelles
corbeilles
Une fenêtre vous présente les corbeilles que vous pouvez alors rajouter.
Cochez les corbeilles que vous souhaitez ajouter à l'utilisateur et validez.
L'utilisateur aura alors accès aux corbeilles sélectionnées des groupes secondaires auxquels il appartient.
147
148
Gestion des groupes
Gestion des groupes

La gestion des groupes permet de définir l'accès aux différentes fonctionnalités de Maarch.
En effet, suivant le profil de l'utilisateur et suivant le besoin de votre structure, certaines fonctionnalités ne sont pas nécessaires et
peuvent être désactivées pour « épurer » l'interface de l'utilisateur.
Liste des groupes

Afficher la liste des groupes
Menu Administration Bouton Groupes
La gestion des groupes permet de définir l'accès aux différentes fonctionnalités de Maarch.
En effet, suivant le profil de l'utilisateur et suivant le besoin de votre structure, certaines fonctionnalités ne sont pas nécessaires et
peuvent être désactivées pour « épurer » l'interface de l'utilisateur.
Les métadonnées à saisir

Les métadonnées permettant de paramétrer un groupe sont :
identifiant identifiant du groupe
description description du groupe
149
Gestion des groupes
Une gestion en deux parties

L'écran d'administration des groupes est découpé en deux parties :
Sur la gauche, la liste des services. Cette partie représente ce que je peux faire dans l'application en terme d'accès aux
fonctionnalités.
Sur la droite, la liste des accès. Cette partie représente ce que j'ai le droit de voir en terme d'accès aux documents.
150
Gestion des fonctionnalités

Ici je paramètre la liste des fonctionnalités auxquelles le groupe aura accès. Au niveau technique, ce sont les services de
MaarchCourrier.
*Pour l'accès aux services d'adminstration il faut cocher Administration (menu).
Application Maarch
Administration (menu) Accès à l'administration
Rechercher (Menu) Pouvoir rechercher un courrier
Enregistrer un courrier/doc Pouvoir enregistrer un courrier. Il faut également associer une corbeille d'indexation au
(Menu) groupe. (voir partie gestion des corbeilles)
Rechercher un contact
Pouvoir rechercher des contacts
(Menu)
Utilisateur (Administration*) Gestion des utilisateurs dans l'administration.
Groupe d'utilisateurs
Gestion des groupes dans l'administration.
(Administration)
Plan de classement
Gestion des plans de classement dans l'administration.
(Administration)
Historique (Administration) Gestion de l'historique dans l'administration
Historique des batchs

Affichage de l'historique des batchs dans l'administration
(Administration)
Statuts (Administration) Gestion des statuts dans l'administration
Actions (Administration) Gestion des actions dans l'administration
Contacts (Administration) Gestion des contacts dans l'administration
151
indexation/qualification Création des contacts depuis les pages d'enregistrement de documents
Mes contacts (Menu) Permet de consulter la liste des contacts créés par l'utilisateur depuis le menu
Tous les contacts (Menu) Permet de consulter la liste de tous les contacts disponibles depuis le menu
Mise à jour contact depuis

Permet de consulter la fiche d'un contact dans la fiche détaillée du courrier
indexation/qualification
Changement de statut de
Permet de modifier le statut d'un courrier
courrier (Administration)
Zones de stockage
Gestion des zones de stockage des documents numérisés dans l'administration
(Administration)
Voir les informations Permet de voir les informations techniques sur le document numérique (taille, type,
techniques empreinte numérique, etc.) depuis la fiche détaillée du document
Modifier un document dans la

Modifier un document dans la fiche détaillée
fiche détaillée
Supprimer un document dans

Supprimer un document dans la fiche détaillée
la fiche détaillée
Voir l'historique des actions

Permet de consulter l'historique des actions sur un document dans l'onglet historique
sur le document
Voir l'historique complet du

Permet de consulter l'historique détaillé d'un document dans l'onglet historique
document
Envoyer le document en
Permet de changer le statut d'un document depuis la fiche détaillée venant d'être indexé
validation depuis la page
afin de l’envoyer en validation via un bouton dans l'onglet détails
détails
Ajouter des liaisons Permet de lier les documents entre eux (nouvel onglet liaison)
Gérer les paramètres

Gestion des paramètres dans l'administration
(Administration)
Imprimer la fiche de liaison Permet d'imprimer une fiche récapitulative du document avec sa liste de diffusion depuis
depuis la fiche détail la fiche détaillée via un bouton dans l'onglet détails
Imprimer les fiches de

Permet d'imprimer une fiche récapitulative de chaque document présent dans la liste des
liaisons depuis les listes de
résultats. L’icône d'impression se trouve au dessus du tableau des résultats
résultats
Pièces jointes
Pour permettre de créer des pièces jointes à un document depuis la fiche détaillée dans l'onglet
Créer des pièces jointes
Pièces jointes
Modifier les pièces

Pour permettre de modifier des pièces jointes en ligne
jointes
Supprimer les pièces

Pour permettre à l'utilisateur de supprimer une pièce jointe qu'il a modifié
jointes
Corbeilles
Corbeilles (Administration) Gestion des Corbeilles dans l'adminstration
Mes corbeilles (Menu) Permet d'avoir la liste des corbeilles du groupe depuis le menu et la page d’accueil
152
Affaires
Mise à jour d'affaires Permet de modifier des affaires existantes
Permet de classer un document enregistré à une affaire depuis la fiche

Attacher des courriers aux affaires
détaillée (nouvel onglet affaire)
Attacher des courrier aux affaires

Permet le classement de masse depuis une corbeille
(corbeille de traitement)
Clôturer des affaires Permet la clôture d'affaire
Créer des affaires Permet la création d'affaire
Entités
Entités (Administration) Gestion des entités dans l'administration
Types de liste de diffusion

Gestion des types de liste de diffusion dans l'administration
(Administration)
Modèle de diffusion
Pour avoir la gestion des modèles de liste de diffusion dans l'administration
(Administration)
Permet d'ajouter des personnes en copie depuis la page de traitement :
Ajouter des personnes en

copie dans le traitement
Interdire la modification du
Permet de bloquer le changement du destinataire principale du document depuis la liste de
destinataire dans la liste de
diffusion
diffusion
Permet de pouvoir modifier la liste de diffusion depuis l'onglet liste de diffusion de la

page détails :
Mettre à jour la liste de

diffusion depuis la fiche
détails
Imprimer les séparateur par

Permet d'imprimer les séparateurs afin d'utiliser le scan de masse
service (Menu)
Dossiers
153
Rechercher un dossier (Menu) Pour avoir le menu de recherche des dossiers
Consulter un dossier (Menu) Pour avoir le menu de consultation des dossiers
Modifier les index d'un dossier Permet de modifier les indes d'un dossier (nom du dossier, type du dossier etc)
Rattacher un document à un dossier Permet d'afficher l'index dossier dans les pages de traitement
Supprimer un dossier Permet de supprimer un dossier
Type de dossier (Administration) Permet de définir des types de dossiers
Créer un dossier (Menu) Permet de créer un dossier à partir du menu
Geler un dossier Permet de geler un dossier
Clôturer le dossier Permet de clore le dossier
Notes
Restreindre les notes à vote service Permet de limiter par défaut la vue des notes à son service
Notifications
Notifications (Administration) Permet d'administrer les différents événements à notifier
Modèles de document
Modèles de document (Administration) Permet de gérer des modèles de documents (réponses, notes, pièces jointes …)
Etats et Editions
Etats et éditions (Administration) Permet de gérer les états et statistiques en fonction des groupes d'utilisateur
États et éditions (Menu) Permet d'accéder aux différents états associés
Activer l'affichage graphique Permet d'avoir l'affichage graphique des statistiques
Gestion du cycle de vie
Politique d'archivage (Administration) Permet de gérer les cycle de vie des docservers
Gestion des Versions de document
Ajouter une nouvelle version de document Permet de créer des nouvelle version de document
154
Mots-clés
Mots-clés (Administration) Permet de gérer les mots-clés associés au document
Voir les mots-clés des documents Permet de consulter les mots-clés associés à un document
Créer des mots clés Permet de créer des mots-clés
Associer les Mots-clés disponible à un document Permet de pouvoir associer des mots clés à un document
Supprimer des Mots-clés à une ressource Permet de supprimer un mot-clé
Envoi de courriels
Permet d'envoyer des courriels depuis la fiche détaillée d'un

Envoi de courriels
courrier
Utiliser les courriels de ses services en tant Permet d'afficher l’adresse mail du serveur lors des envoi de
qu'expéditeur mail
Plan de classement
Plan de classement organisationnel

Permet de gérer les plans de classement organisationnel
(Administration)
Permet de ranger un document dans le plan de classement

Classer des documents
organisationnel défini
Plan de classement personnel (Menu) Permet d'accéder à son plan de classement personnel depuis le menu
Gestion du circuit de visa
Permet de pouvoir configurer un circuit depuis les pages de

Configuration du circuit de visa
traitement
Configuration de circuit de visa depuis la fiche

Permet de pouvoir configurer un circuit depuis la fiche détaillée
détaillée
Permet de pouvoir choisir les personnes de ce groupe dans le

Viser les projets de réponses
circuit
Permet aux personnes de ce groupe de pouvoir signer les

Signer les documents
documents
Gestion du circuit d'avis
Configuration du circuit d'avis Configuration du circuit d'avis
Configuration de circuit d'avis depuis la fiche détaillée depuis Permet de pouvoir configurer un circuit depuis la fiche
155
Donner son avis Permet de pouvoir choisir les personnes de ce groupe

dans le circuit
Gestion du thesaurus
Thesaurus (Mots-clés) (Administration) Permet de gérer le thésaurus depuis l'administration
Afficher le thésaurus dans les pages de traitement Permet d'afficher l'index thésaurus sur les pages de traitement
Pouvoir associer des termes aux différents documents Permet de pouvoir lier des termes à un document
156
Gestion des accès
Gestion des accès

Ici je paramètre les accès aux documents enregistrés dans MaarchCourrier. Cela s'apparente au périmètre documentaire. Au niveau
technique, c'est la "clause where" de MaarchCourrier.
Afin de bien configurer l'accès aux ressources documentaires, il est impératif de bien définir
l’arborescence des entités ! En effet la plupart des mots clés présents dans la where clause du groupe
font références aux entités
Présentation de l'interface
Cet écran résume les accès aux documents dont dispose le groupe d'utilisateurs. Les actions suivantes sont disponibles via les
boutons :
modifier accès ;
supprimer accès ;
ajouter accès.
On peut également avoir un aperçu du paramétrage de l'accès depuis le bouton :
157
Gestion des accès
Modifications et détails d'un accès
Cet écran permet de définir le périmètre documentaire du groupe (quels documents le groupe aura le droit de consulter).
Les métadonnées
Les métadonnées permettant de paramétrer un accès aux documents sont :
Intitulé
Requis Donnée
rubrique
Permet de choisir la collection dans lequel le groupe peut voir les documents (courrier,
Collection
facture, documents business)
Description Permet de choisir un nom à cet accès (purement informatif)
Clause Permet de sélectionner quels documents doit être visible pour ce groupe. Cette condition se
where base sur une sélection basé sur le langage SQL
Permet d'autoriser la suppression ou la modification d'un document depuis la fiche détaillée

Actions du courrier. La modification et la suppression est alors permanente, quelque soit l'état du
courrier (en cours de traitement, clos etc)
On peut également définir un accès provisoire qui ne sera effectif que sur une période
Période
déterminée
Les accès
Nous proposons 4 grands accès aux documents (where clause)
Type accès Commentaires
Accès Total 1=1 ou DESTINATION Le groupe aura un accès total aux documents
IN (@all_entities) enregistrés (utilisé strictement pour l'administrateur)
Le groupe n'aura aucun accès aux documents

Interdiction Totale 1=-1
enregistrés (Peu utilisé)
158
Gestion des accès
Accès utilisateur régulier Le groupe ne verra que les documents en destination

DESTINATION in (@my_entities) de son/ses entité(s)
Accès responsable DESTINATION Le groupe ne verra que les documents en destination

IN (@subentities[@my_entities]) de son/ses entité(s) et des sous-entités rattachées
159
Plan de classement
Plan de classement
Accès à la gestion du plan de classement
Menu Administration Bouton gestion du plan de classement
Un plan de classement est un ensemble de termes hiérarchisés logiquement les uns par rapport aux autres. Il s’agit du référentiel
utilisé pour réaliser des classements physiques (papier ou autres).
Dans un usage électronique, il devient possible d’affecter plusieurs termes du plan de classement à un même document, ce qui
donne autant de « clés » pour le retrouver, une catégorisation multiple. Le plan de classement constitue donc la représentation de
l'organisation des documents dans le système.
Le plan de classement permet essentiellement de définir une typologie documentaire.
Les types de documents sont associés aux notions de chemises et de sous-chemises.
Le plan de classement s'organise en 3 sous-gestions :
les chemises ;
les sous-chemises ;
les types de documents.
160
Gérer les chemises
Gérer les chemises

Accès à la gestion des chemises
Bouton gestion du plan de

Menu Administration Bouton gérer les chemises
classement
La chemise est le premier maillon du plan de classement.

Les métadonnées permettant de paramétrer une chemise sont :
Intitulé
Requis Donnée
rubrique
description description de la chemise
La chemise doit porter un nom qui peut être colorisé lors de l'affichage des types de
documents grâce à des noms de classes css : default_style, red_style, blue_style (on peut
161
Gérer les chemises
style
rajouter _big pour une plus grande police)
type de On doit également associer la chemise à un type de dossier (en prévision d'archivage
dossier physique)
162
Gérer les sous-chemises

Accès à la gestion des sous-
chemises
Bouton gestion du plan de

Menu Administration Bouton gérer les sous-chemises
classement
La sous-chemise est le deuxième niveau du plan de classement.
Les métadonnées permettant de paramétrer une sous-chemise sont :
Intitulé
Requis Donnée
rubrique
description description de la sous-chemise
La sous-chemise doit porter un nom qui peut être colorisé lors de l'affichage des types de
documents grâce à des noms de classes css : default_style, red_style, blue_style (on peut
classe css
163
rajouter _big pour une plus grande police)
chemise On doit également associer la sous-chemise à une sous-chemise)
164
Gérer les types de documents

Accès à la gestion des types de
documents
Bouton gestion du plan de Bouton gérer les types de

Menu Administration
classement documents
Le type de document est le dernier niveau du plan de classement.

Les métadonnées permettant de paramétrer un type de document sont :
Intitulé
Requis Donnée
rubrique
sous-
On doit associer le type de document à une sous-chemise
chemise
collection obligatoirement "collection de courriers"
archivage : détermine le sort final du courrier au bout de sa durée d'utilité courante :

sort final
conservation ou destruction
règle de
archivage : code permettant de définir la règle de conservation du courrier
conservation
sort final archivage : exprimée en mois, définit la DUA
165
libellé nom du type de document
délais de alerte : exprimé en jour, délais alloué au traitement de ce type de document, sera utile pour
traitement calculer si un courrier est en retard et qu'une alerte est nécessaire
délais alerte : exprimé en jour, délais alloué avant terme de la date de traitement à une éventuelle
relance 1 relance
délais alerte : exprimé en jour, délais alloué après terme de la date de traitement à une éventuelle
relance 2 relance
Le mode de traitement est une propriété du type de courrier, pouvant servir à définir un
mode de processus particulier (ex : SVE/SVA), et qui permet de déduire une priorité. La liste des
traitement modes de traitement figure dans le fichier de configuration
./apps/maarch_entreprise/xml/entreprise.xml
L'utilisateur va choisir un fichier qui est stocké sur son espace personnel. Les fichiers
fichier
supportés sont : PDF, TXT, TXT, MAARCH, JPG, JPEG, JPE, GIF, HTM, HTML, HTML,
importé
HTML
L'utilisateur va choisir parmi les modèles créés dans maarch (voir gérer les modèles de
fichier documents. Vous pouvez également ajouter d'autre champs « custom » dans le formulaire
généré d'enregistrement des documents. Il vous suffit d'ajouter dans le fichier xml
apps/maarch_entreprise/xml/index_letterbox.xml les différents champs voulus *
Les métadonnées complémentaires pour un courrier
Ces métadonnées sont associées à un type de courrier et apparaitront dans le formulaire d'enregistrement d'une correspondance.
exemple :
166
On peut en ajouter en éditant un fichier XML sur le serveur.
index_letterbox.xml
Si ce fichier n'existe pas dans votre custom (CUSTOM_ID), il faut le copier depuis le fichier original de l'application.
cp /var/www/html/MaarchCourrier/apps/maarch_entreprise/xml/index_letterbox.xml /var/www/html/MaarchCourrier/cus
tom/CUSTOM_ID/apps/maarch_entreprise/xml/index_letterbox.xml
Puis l'éditer :
nano /var/www/html/MaarchCourrier/custom/CUSTOM_ID/apps/maarch_entreprise/xml/index_letterbox.xml
Pour ajouter de nouvelles métadonnées disponibles pour les types de documents, il suffit d'ajouter des blocs INDEX. Ex :
<INDEX>
<column>custom_t4</column>
<label>Mon nouveau champ</label>
<type>string</type>
<img>arrow-right</img>
</INDEX>
Types de colonnes
On a 4 types de champs possibles :
string
date
integer
float
Colonnes adressables nativement
Vous pouvez nativement adresser les plages de champs suivants :
custom_t1 -> custom_t15 (string)

custom_d1 -> custom_d10 (date)
custom_n1 -> custom_n5 (integer)
custom_f1 -> custom_f5 (float)
Pour la balise image
<img>
indiquer la désignation du caractère Font Awesome version 4 souhaité. (ne pas saisir le préfixe fa-)
Pour les champs de type texte (string -> custom_t), vous pouvez également provisionner des listes de valeurs.
En exemple, une liste de quartiers :
<INDEX>
<column>custom_t2</column>
<label>Quarties</label>
<type>string</type>
<img>default_string.gif</img>
<values_list>
<value>
<id>zac_est</id>
167
<label>ZAC de l'Est</label>
</value>
<value>
<id>centre</id>
<label>Centre ville</label>
</value>
<value>
<id>vieux_centre</id>
<label>Le vieux centre</label>
</value>
...
</INDEX>
168
Arborescence du plan de classement

Accès à l'aborescence du plan de
classement
Bouton gestion du plan de Bouton Arborescence du plan de

Menu Administration
classement classement
169
Cet écran permet d'avoir sous la forme d'un arbre, la vue d'ensemble du plan de classement.
Il faut saisir en premier lieu le type de dossier, dans la grande majorité des cas, ce sera toujours "Les courriers".
On peut cliquer sur le dernier niveau d'une branche pour accéder à l'administration du type de document.
170
171
Historique
Historique
Deux types d'historique sont possibles :
historique de l'application
historique des batchs
172
Historique de l'application
Historique de l'application
Accès à l'historique de l'application
Menu Administration Bouton Historique
Vous pouvez depuis cet écran voir toutes les actions réalisés au sein de l'application (connexion utilisateur, actions effectués sur
les documents, administrations diverses, etc.)
Vous disposez de filtres sur :
Actions Actions des workflows ou de l'administration
Modules Grande fonctionnalité
Utilisateur Un utilisateur de l'application
Depuis - Jusqu'à Une période
173

Accès à l'historique de l'application
Menu Administration Bouton Historique
Vous pouvez depuis cet écran voir le résultat d'exécution de batchs de MaarchCourrier.
Certains modules nécessitent l'exécution régulière de scripts (envoi des notifications, mails, autoimport, etc.).
Ce gestionnaire permet de déterminer d'éventuel dysfonctionnement.
À chaque exécution, le résultat de l'exécution s'inscrit dans l'historique des batchs.
Cet écran est pratique pour voir si un des batchs s'exécutant en arrière plan est tombé en erreur.
On peut également voir la cause de l'erreur avant d'investiguer plus en allant consulter sur le serveur les logs du batch en question.
Vous disposez de filtres sur :
Nom batch Nom du batch
Modules Grande fonctionnalité
Depuis - Jusqu'à Une période
Seulement avec erreurs Flag indiquant si l'on souhaite retrouver les traces des batchs en erreur
174
Gestion des statuts
Gestion des statuts

Accès à la gestion des statuts
Menu Administration Bouton statuts
Un document enregistré dans maarch possédera toujours un état au préalable.
Un document sans statut ne sera pas visible dans l'application. Les statuts permettent de faire des filtres de consultation.

Les métadonnées permettant de paramétrer un statut sont :
identifiant Un identifiant (composé en général de 3 lettres sans caractères spéciaux)
description Une description plus lisible
recherche Le statut peut être ajouté dans les critères de recherche avancée
modification des On peut autoriser la modification des index d'un document pour un statut
index particulier
statut de dossier Le statut peut également être associé à un dossier plutôt qu'un document
image associée La liste des icônes permet d'associer une icône à un statut
175
Gestion des actions
Gestion des actions

Accès à la gestion des actions
Menu Administration Bouton actions
L'action permet principalement d'affecter un statut à un document.
Un document qui circule dans un workflow subit différentes actions qui modifieront ses caractéristiques telles que :
changer son statut

changer son service destinataire
etc.

Les métadonnées permettant de paramétrer une action sont :
Intitulé
Requis Donnée
rubrique
description le nom de l'action
statut associé état que prend le document après avoir réalisé l'action
action système réalisée par cette action : 4 actions systèmes sont susceptibles d'être
action réalisée
souvent utilisées
tracer l'action l'action va être inscrite dans l'historique
action de
l'action sera disponible si le workflow des dossiers est mis en place
dossier
176
Gestion des actions
Une fois l'action spécifiée, on choisit pour quelle catégorie l'action est disponible. Toutes les catégories
spécifiées dans le fichier apps/maarch_entreprise/xml/config.xml sont accessibles dans la liste. Si aucune
catégorie n'est choisie, l'action est disponible pour toutes les collections.
177
Les pages d'actions système
Paramétrer les actions : les pages d'actions système
Paramétrer une action disponible en bannette ou en vue liste de bannette consiste à :
indiquer le libellé de l'action suffisamment explicite pour les utilisateurs

affecter ou non un statut à associer (l'action affectera ce statut au courrier)
indiquer l'action système réalisée (l'action ouvrira une page de traitement spécifique)
indiquer un mot clé permettant pour certaines actions de différencier le traitement.
Pour chaque action système, nous indiquerons ci-dessous si :
il faut choisir ou non un statut à associer
il faut choisir ou non un mot-clé associé
il faut choisir une vue compatible avec l'action dans le paramétrage d'action de la bannette
Administration Bannettes / Modifier une bannette / Groupe / Actions choisies / Action sur la Page d'actions / Action sur la
liste de résultats
A noter :
Certaines actions ne sont fonctionnelles que dans une vue donnée (Page d'action : Qualification ou traitement ; Liste de
résultats : bannette)
Les actions disponibles sur les listes de résultats permettent d'effectuer l'action sur une sélection de courriers.
(Ordre alphabétique)
Activer la persistance
Statut : inchangé / Mot-clé : aucun / Toutes vues
Permet de marquer un courrier pour qu'il reste visible dans une corbeille quel que soit son statut (la clause de la corbeille doit le
prévoir). Table basket_persistent_mode
Ajouter en copie
Statut : inchangé / Mot-clé : aucun / Page d'actions
Permet de modifier la liste de diffusion sans possibilité de changer l'attributaire.
Aucune page
Statut : associer/ Mot-clé : aucun / Toutes vues
178
Aucune page n'est associée à l'action.
Clôturer un courrier
Permet de modifier l'état du courrier (état clos). Mets à jour de la date de clôture (closing_date)
Clôturer un courrier avec pièce jointe

Statut : associer/ Mot-clé : aucun / Page d'actions
Permet de modifier l'état du courrier (état clos) si et seulement si une note ou une pièce jointe précède la clôture. Mets à jour la
date de clôture (closing_date)
Clôturer un courrier et lancer l'indexation

Permet de modifier le statut du courrier, Mets à jour de la date de clôture (closing_date) et redirige vers l'écran d'indexation
(banette système indexing_basket)
Confirmation et mise à jour de la date de départ

Mise à jour de la rubrique Departure_date avec confirmation (annotation)
Confirmation simple
Permet d'avoir une étape de confirmation sur une action
Générer et envoyer les AR

Statut : associer/ Mot-clé : aucun / Liste de résultats
A partir de la sélection courante, si le modèle est disponible (fonction de l'entité et du type de document simple, SVA, SVR), si le
contact est renseigné (Courriel sinon adresse qualifiée), génére les Accusés de Réception correspondants. (Courriels par défaut,
Fichier PDF téléchargé sinon) Mets à jour la table acknowledgment_receipts. Courriels : maj des rubriques creation_date (date) et
send_date (date). PDF : maj de la rubrique creation_date (date). Pour la mise à jour de send_date dans le cas d'un fichier pdf (AR
papier), voir l'action "Mettre à jour les dates d'envoi AR" Nécessite un paramétrage spécifique disponible dans l'administration.
Désactiver la persistance
Permet d'enlever le marquage d'un courrier de l'action "Activer la persistance"
Emettre un avis (parallèle)

Permet à un utilisateur de donner un avis si celui-ci a été sollicité
179
Emettre un avis (séquentiel)

Permet à un utilisateur de donner un avis si celui-ci a été sollicité. Mets à jour Process_date
Envoyer au contact
Renvoi sur la formulaire d'envoi de courriel de l'application
Envoyer au contact avec pièce jointe obligatoire

Renvoi sur la formulaire d'envoi de courriel de l'application si au moins une pièce jointe est attachée au courrier
Envoyer des courriers à annoter vers Maarch Parapheur

Permets de transmettre des courriers vers des utilisateurs Maarch parapheur pour Annotation
Envoyer des données vers un parapheur externe

Envoi les pièces jointes "intégrées au parapheur" du courrier sélectionné dans un parapheur tiers compatible ou Maarch Parapheur
(Voir documentation)
Envoyer des données via Web Service

Envoi des données paramétrées à un serveur distant (non documenté)
Envoyer le document via Web Service

Envoi le document maitre à un serveur distant (non documenté)
Envoyer pour visa

Permet de soumettre le courrier à un circuit de visa défini au préalable
Envoi vers Maileva

Envoi via Web service vers le fournisseur Maileva des éléments nécessaires à l'acheminement postal (Adresses destinataire,
documents PDF). Mise à jour de la Table shippings, rubrique creation_date. Nécessite un paramétrage spécifique disponible dans
l'administration.
180
Envoyer une demande d'avis (parallèle)

Permet de d'indiquer une liste d'utilisateurs dont l'avis est sollicité
Envoyer une demande d'avis (séquentiel)

Permet de mettre un courrier dans un circuit d'avis séquentiel
Indexer un fichier
Statut : associer / Mot-clé : indexation / NA
Permet de créer un nouveau document.
Interrompre le circuit de visa

Statut : associer / Mot-clé : aucun / Page d'actions
Permet d'interrompre un circuit de visa précédemment défini à n'importe quelle étape de ce circuit.
Marquer comme lu
Permet de marquer un courrier comme "lu". Table res_mark_as_read.
Renseigne la date d'envoi des AR PDF

Statut : inchangé / Mot-clé : aucun / Liste de résultats
Mise à jour de la date d'envoi des accusés de réception "papier". Mets à jour la rubrique send_date si elle est vide de la table
acknowledgment_receipts uniquement pour les types d'AR PDF. Clause de bannette exemple : dest_user = @user AND res_id
IN(SELECT distinct res_id FROM acknowledgement_receipts WHERE format='pdf' AND send_date is null)
Nécessite un paramétrage spécifique disponible dans l'administration.
Poursuivre le circuit de visa

Permet de viser le courrier depuis le Parapheur Maarch Courrier et de transmettre le document au viseur / signataire suivant défini
dans le circuit
Purger le courrier après l'archivage

Permet de supprimer le courrier une fois ce dernier archivé
Nécessite un paramétrage spécifique disponible dans l'administration
Rediriger
181
Statut : associer / Mot-clé : rediriger / Toutes vues
Permet de transmettre le courrier à une nouvelle entité ou à une nouvelle liste de diffusion
Rediriger à l'entité initiatrice

Permet de transmettre le courrier à l'entité ayant enregistré le courrier (initiator). Recharge la liste de diffusion de l'entité
initiatrice. Garde les rôles de la liste initiale en copie
Refuser le visa - retour au précédent viseur

Permet de renvoyer le courrier au viseur précédent dans le circuit de visa défini
Refuser le visa - retour rédacteur

Permet de remettre le courrier en traitement à l'attributaire / rédacteur initial du courrier
Remise à zéro du circuit de traitement

Permet de remettre le courrier dans la corbeille "Courrier à archiver"
Traiter
Permet d'ouvrir la page de traitement d'un courrier
Transférer vos courriers

Déclenche l'archivage des courriers. Choix entre le mode automatique et manuel
Transmettre réponses signées

Permet la transmission de la réponse à l'attributaire / rédacteur pour envoi
Valider la demande d'avis (parallèle)

Permet de valider une demande d'avis pour une liste précédemment définie.(Rôle pour avis de la liste de diffusion)
Valider/Qualifier
182
Statut : associer/ Mot-clé : indexation / Page d'actions
Permet d'ouvrir la page de qualification d'un document avec méta-données modifiables
Vérification de l'accusé de réception

Valide la bonne réception du paquet d'informations par l'application Maarch RM. Elle doit être accompagnée d'un accusé de
réception (envoyé par Maarch RM).
Vérification de la réponse au transfert

Valide la fin du traitement côté Maarch RM. Elle doit être accompagné d'une réponse au transfert (envoyé par Maarch RM).
Action inutile en mode automatique
Viser le courrier
Statut : inchangé / Mot-clé : aucun/ Page d'actions
Permet d'ouvrir la vue du parapheur intégré de Maarch Courrier
Voir le courrier
Statut : inchangé / Mot-clé : aucun/ Page d'actions
Permet de visualiser le document dans un nouvel onglet du navigateur. Mets à jour le nombre de vues du document
183
Mise à jour des statuts des courriers
Mise à jour des statuts des courriers

Accès à la mise à jour de statuts
Menu Administration Bouton Changement de statut de courrier
Vous pouvez depuis cet écran modifier le statut d'un courrier.
Par exemple, réouvrir le traitement pour un document clôturé va consister à passer du statut "END" au statut "COU"
A chaque étape dans la navigation, l'administrateur fonctionnel est capable de modifier l'état d'un courrier pour lui attribuer un
statut particulier.
Après avoir renseigné le numéro GED ou le numéro chrono, il faut choisir dans la liste quel statut on souhaite attribuer au
courrier.
Il faut bien tenir compte du circuit du courrier qui permet d'identifier l'étape à laquelle le courrier sera accessible.
Les métadonnées à saisir sont :
N° chrono Numéro chrono du courrier
N° ged Numéro GED (res_id) du courrier
Statut Statut à positionner sur le courrier
Vous pouvez changer le statut du courrier soit en saisissant son numéro de chrono soit en saisisant son numéro ged (identifiant
technique : res_id).
184
Gestion des priorités
Gestion des priorités

Accès à la gestion des priorités
Menu Administration Bouton priorités
Il est possible de modifier les priorités de traitement des documents dans l'administration des priorités.
Pour ce faire, aller dans l'administration de l'application puis cliquer sur le bouton priorité.
Lors de l'enregistrement d'un courrier, par défaut les délais de traitement sont fonctions du type de
document. Si vous associez un délais de traitement à une priorité depuis cet écran de traitement, c'est alors
le délais de traitement de la priorité qui aura le dernier mot sur celui associé au type de document.
Cet écran permet de créer, modifier, supprimer des priorités.
Dans chaque priorité, vous devez lui donner un nom, une couleur et lui fixer une date de délai de traitement.
Vous avez également la possibilité d'indiquer si c'est un délai calculé au format jours ouvrés ou calendaires.
Ce délai de traitement prendra le dessus par rapport au délai des types de documents.
La couleur choisi sera visible dans les listes de résultats de courriers, l'icône du statut du courrier prendra la couleur de la priorité.
185
Gestion des contacts
Gestion des contacts

Accès à la gestion des contacts
Menu Administration Bouton contacts
L'administration des contacts permet de gérer :
les types de contacts ;

les dénominations des adresses ;
les contacts ;
les adresses ;
les doublons ;
la vue des contacts par arborescence ;
la complétude des informations contacts.
186
Gérer les types de contacts

Accès à la gestion des types de
contacts
Menu Administration Bouton contacts Bouton gérer les types de contacts
Ce gestionnaire permet de gérer des types de contact.
Le type de contact est le premier classement des contacts.
Le type de contact permet de regrouper des contacts selon une spécificité.
Pour l'ajout d'un nouveau type de contact.

Les métadonnées permettant de paramétrer un type de contacts sont :
libellé libellé du type de contacts
187
188
Gérer les dénominations des adresses

Accès à la gestion des
dénominations
Menu Administration Bouton contacts Bouton gérer les dénominations
Ce gestionnaire permet d'ajouter des nouvelles dénominations d'adresse pour un contact.
Comme exemple, le contact « Société Maarch » peut avoir une adresse de livraison et une autre adresse de facturation.
On peut lui créer pour cela deux dénominations.

Les métadonnées permettant de paramétrer une dénomination :
libellé libellé de la dénomination
La dénomination est obligatoire pour la création d'une adresse de contact
189
190
Gérer les contacts
Gérer les contacts

Accès à la gestion des contacts
Menu Administration Bouton contacts Bouton gérer des contacts
Ce gestionnaire permet de visualiser, de créer ou modifier des contacts enregistrés dans l'application.
On peut avoir des contacts personnes physiques ou des contacts personnes morales.
Personne morale
Les métadonnées permettant de créer un contact moral :
type de contact type du contact
structure structure du contact (nom de l'entrerpise ou de l'organisation)
sigle sigle de la structure
informations complémentaires informations complémentaires du contact
Personne physique
191
Gérer les contacts
Les métadonnées permettant de créer un contact physique :
type de contact type du contact
structure structure du contact (nom de l'entrerpise ou de l'organisation)
sigle sigle de la structure
civilité civilité du contact
nom nom du contact
prénom prénom du contact
fonction fonction du contact au sein de la structure
informations complémentaires informations complémentaires du contact
Depuis la liste des contacts, il est possible d'exporter les contacts sous format csv
Depuis la liste des contacts, il est possible d'accéder directement à la gestion des
adresses
192
Gérer les adresses
Gérer les adresses

Accès à la gestion des adresses
Menu Administration Bouton contacts Bouton gérer des adreseses
Ce gestionnaire permet d'ajouter des nouvelles adresses pour un contact.
Tout contact est associé à une ou plusieurs adresses. Seuls les contacts possédant des adresses sont accessibles.
Lors de la validation d'un contact l'écran ci-dessous apparaît.

Les métadonnées permettant de paramétrer une adresse :
dénomination dénomination de l'adresse
service service associé à l'adresse
civilité civilité de la personne associée à l'adresse
193
Gérer les adresses
nom nom de la personne associée à l'adresse
prénom prénom de la personne associée à l'adresse
fonction fonction de la personne associée à l'adresse
étage,burea, porte précisions sur l'adresse
n° numéro de la voie
voie nom de voie
complément complément de description de la voie
code postal, si remplie manuellement, remplie automatiquement la ville. Assisté

code postal
par autocomplétion
ville, si remplie manuellement, remplie automatiquement le code postal. Assisté

ville
par autocomplétion
pays pays
téléphone téléphone
courriel courriel, peut être très utile pour identifier de façon unique un contact
site internet site internet
informations
informations complémentaires
complémentaires
coordonnées
coordonnées confidentielles
confidentielles
formules de politesse formules de politesse utiles dans les modèles de courrier
La dénomination est obligatoire pour la création d'une adresse de contact
Lorsque qu'une fiche est déclarée confidentielle, seule la personne qui a créé le contact pourra
avoir accès à la fiche contact (notion de propriétaire).
Les champs désignants l'adresse postale, téléphone et l'adresse mail seront cachés lors de la
consultation du contact
Cette méthode de gestion de contact permet d'avoir une ou plusieurs adresses pour un contact.
Un contact ne sera accessible dans les pages d'indexation que s'il possède au moins une adresse.
Après avoir créé un contact, il faut s'assurer que ce contact possède une adresse.
A la suppression d'un contact ou d'une adresse du contact, vous devez réaffecter les documents attribués à ce contact.
Il est possible, si on le souhaite d'exporter la liste des contacts depuis la liste des contacts.
194
Gérer les doublons
Gérer les doublons

Accès à la gestion des doublons
Menu Administration Bouton contacts Bouton gérer les contacts
Depuis l'écran d'administration des contacts, vous pouvez accéder à la gestion des doublons.
La gestion des doublons permet de détecter les contacts enregistrés à plusieurs reprises.
Par la gestion des doublons, on peut supprimer un contact et réaffecter les courriers qui lui sont rattachés à un contact homonyme.
195
Arborescence des contacts
Arborescence des contacts

Accès à l'arborescence des contacts
Menu Administration Bouton contacts Bouton arborescence des contacts
Cet écran permet d'avoir sous la forme d'un arbre, la vue d'ensemble des contacts.
On peut cliquer sur un niveau de l'arborescence pour accéder à l'administration du type de contact ou du contact.
196
Complétude des informations contacts
Complétion des informations relatives aux contacts
197
Gestion des espaces de stockage
Gestion des zones de stockage

Accès à la gestion des zones de stockage
Menu Administration Bouton zone de stockage
Maarch est un système de référencement et d'indexation de ressources électroniques, quelque soit leur
format. Ces ressources sont entreposées séparément de la base de référencement, dans des zones de
stockage gérées par le logiciel au niveau logique, et par le matériel au niveau physique
N'importe quel système de stockage peut être utilisé, à partir du moment où celui-ci présente un « système de fichiers » à accès
direct. Ce peut être le cas d'un attachement direct ou indirect de type NFS sur une baie SAN, NAS, ou pour les cas simples un
ensemble de disques RAID.
Les notions de « Worm logique » ou de paquets d'archivage exigées par les normes sont ici entièrement gérées au niveau logique
par le SAE. Il n'est de fait pas indispensable d'acquérir du matériel spécialisé du type EMC Centera ou Hitachi HCP. Maarch
n'offre d'ailleurs pas à ce jour de support du CAS Centera, mais est pleinement compatible avec des worm logiques firmware
comme HCP.
Ce gestionnaire permet de gérer les zones de stockage des documents associés aux méta-données (pdf, txt, etc.).
Lieux de stockage
198
Type de stockage
Zone de stockage
199
Les priorités des zones de stockage déterminent vers quel répertoire les documents sont stockés après
l'enregistrement. Les zones de stockage pour l'enregistrement manuel doivent avoir les priorités les
plus élevées
200
Gestion des bannettes

Accès à la gestion des bannettes
Menu Administration Bouton bannette
Les bannettes sont utiles pour les workflows

Une bannette est une structure qui regroupe des documents liés par un état (à traiter, à valider, en cours de visa ...).
La bannette électronique est l'équivalent de la bannette papier ou "bannette" présente dans toute organisation qui réceptionne,
expédie, et transmet en interne des documents papiers.
Chaque utilisateur possède une liste de bannettes.
201
La bannette se comporte comme une vue sur la collection. Elle liste un ensemble de documents filtrés grâce à une clause de
bannette.
Cette clause est appelée vue sur la table.
Exemple de clause :
status = 'VAL' and type_id = 11
Une fois la bannette définie, il faut affecter celle-ci à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs, et pour chaque paire (groupe-
bannette), définir une liste d'actions associées. Les actions seront disponibles depuis la bannette définie.
Le principe d'une bannette est d'exécuter divers changements sur les documents numérisés (statut, service destinataire, etc.) et
ainsi de pouvoir définir un workflow documentaire.
Création d'une bannette
Les métadonnées permettant de créer une bannette :
collection saisir collection des courriers
identifiant identifiant de la bannette
libellé libellé de la bannette, apparaitra sur la page d'accueil des utilisateurs
202
description description de la bannette
vue sur la table requête sql permettant de filtrer la vue sur la tables des courriers
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ | | | On
peut définir une bannette uniquement pour la recherche. La bannette de recherche n'est pas visible dans la liste des bannettes d'un
utilisateur. Elle permet d'étendre le périmètre de visibilité sur les documents (dans les pages de recherche). | |
| On peut définir une bannette de dossier. Elle permet de faire un filtre sur les dossiers
(peu utilisé dans un cas classique de gestion de courrier). | | | On peut également définir si
la bannette créée fait parti des bannettes dont le nouveau contenu est notifié automatiquement aux utilisateurs |
Comment paramétrer la vue sur la table

La vue sur la table constitue la fin de la requête SQL exécutée sur la table des courriers, c'est la clause where. Il est possible
d'utiliser des mots clés afin d'aider au paramétrage de cette requête.
Voici un tableau faisant un récapitulatif de tous les mots clés utilisables :
Mots clés Descriptions
@user id de l'utilisateur connecté
@email email de l'utilisateur connecté
@my_entities toutes les entités rattachées à l'utilisateur connecté. N'inclue pas les sous-entités
@my_primary_entity entité primaire de l'utilisateur connecté
sous-entités de la liste d'argument, qui peut aussi être @my_entities ou

@subentities[('entity_1',...,'entity_n')]
@my_primary_entity
@parent_entity['entity_id'] entité parente de l'entité en argument
203
@sisters_entities['entity_id'] toutes les entités du même niveau que l'entité en argument
@entity_type['type'] toutes les entités du type mis en argument
@all_entities toutes les entités (actives)
@immediate_children['entity_1',...,
sous-entités immédiates (n-1) des entités données en argument
'entity_id']
entités ancètres de l'entité donnée en argument jusqu'à la profondeur demandée

@ancestor_entities['entity_id']
en second argument (ou la racine si aucun argument 2 fourni)
Exemple dans la définition de la sécurité d'un groupe (where clause) : accès sur les ressources concernant le service
d'appartenance principal de l'utilisateur connecté, ou les sous-services de ce service.
where_clause : (DESTINATION = @my_primary_entity or DESTINATION in (@subentities[@my_primary_entity]))
Comment paramétrer les actions

Une fois la bannette définie, il faut affecter celle-ci à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs, et pour chaque paire (groupe-
bannette), définir une liste d'actions associées. Les actions seront disponibles depuis la bannette définie.
| ------------------------------------ | ------------------------------------------------------------ | | |
Pour les actions possédant le mot-clé "Indexation" il est possible de définir l'ordre d'apparition des statuts à attribuer au document
dans la liste sur la page d'indexation :
204
| |
| Il est possible de définir plusieurs action pour la bannette d'indéxation. Attention

toutefois, seules les actions définies avec l'action système "Confirmation simple" seront focntionnelles.
Paramétrer la liste de résultats

La liste de résulats est configurable par bannette et par groupe via l'administation des bannettes.
Vous pourrez choisir les données à afficher dans la ligne d'informations secondaires (ligne bleue). Les données de la ligne
principale, telles que le numéro chrono, l'objet et les boutons d'actions ne peuvent pas être modifiés.
Un maximum de 7 élements peuvent être affichés à la fois.
205
Liste des informations disponibles
Priorité
Catégorie
Type de courrier
Attributaire
Destinataire
Expéditeur
Date de création - Date limite de traitement
Circuit de visa
Signataire(s)
Date de mise à jour
Date limite d'envoi des avis
Nombre d'avis donnés
En conclusion
Une bannette est défini comme suit :
La bannette filtre les documents grâce à la vue sur la table que l'on a défini.
La bannette est associée à un groupe utilisateur
Pour chaque groupe, la bannette est caractérisée par :
une liste de résultats

une action par défaut (avec d’autres actions supplémentaires)
L'action par défaut est celle effectuée en premier plan. Lorsque je clique sur une ligne de la liste de résultat
de la bannette, je déclenche l'action par défaut. (Les actions supplémentaires sont soit disponibles dans la
liste de résultats, soit disponibles dans la page déclenchée par l'action par défaut.)
206
Gestion des entités
Gestion des entités

Accès à la gestion des entités
Menu Administration Bouton entités
L'administration des entités permet de gérer :
les entités ;
la vision de l'organigramme ;
les types de liste de diffusion ;
les modèles de liste de diffusion.
207
Administration des entités

Accès à la gestion des entités
Menu Administration Bouton entités Bouton gérer les entités
Une entité est un niveau hierarchique de l'organigramme.

Les métadonnées permettant de paramétrer une entité sont :
Intitulé
Requis Donnée
rubrique
identifiant souvent l'abréviation du service (ex : cabinet du maire → CAB)
nom nom du service (ex : Cabinet du Maire)
si le nom est trop long, cela permet de rendre plus lisible l'entité (si le nom n'est pas long,
nom court
mettre le même que pour le Nom)
(direction, service ou bureau) ce champ est à caractère informatif, il n'influera sur aucune
Type de l'entité
autre fonction de l'application
archivage : identifiant unique du service en vue d'un versement à une instance

n° de siret
d'archivage
convention
archivage : contrat de données avec l'entité vers qui on déverse les archives
d'archivage
208
service archivage : identifiant unique du service d'archive correspondant

d'archive
Type de l'entité : Le paramétrage de la liste des types d'entité disponible se fait dans un fichier XML côté
serveur. Vous pouvez modifier cette liste dans le fichier modules/entities/xml/typentity.xml. Après
modification d'un fichier XML, penser à se reconnecter de l'application pour que les modifications soient
prises en compte
Les autres champs (Adresse, code postal, ville, pays, email) peuvent être complétés mais ne sont pas
indispensables et non obligatoires
La liste de diffusion associée
Pour chaque entité créée, il est possible de lui associer une liste de diffusion.
Ce paramétrage est déterminant pour déclancher les workflows courrier lors de l'enregistrement de ces derniers.
En effet, à l'enregistrement, lorsque l'on saisi une entité, une liste de diffusion nous est proposée.
C'est celle paramétrée ici dans l'administration des entités.
209
Gérer les types de liste de diffusion

Accès
Bouton
Menu Administration Bouton Entités
Dans cette rubrique, vous pourrez configurer un type de diffusion lors d'un enregistrement. Ainsi on peut décider du type de
diffusion lors de la création des listes de diffusion.
Pour la collection courrier, le modèle de diffusion par défaut est la diffusion aux services.
La diffusion aux services associe 2 rôles système : destinataire et en copie. C'est-à-dire un destinataire et une ou plusieurs
personnes en copie.
Une entité entière peut aussi être en copie. L'ordre du rôle dans la liste multiple sera le même dans la liste déroulante proposée aux
utilisateurs.
Il est par ailleurs possible d'ajouter des rôles supplémentaires, préalablement définis dans l'administration des groupes.
210
211
Gérer les modèles de liste de diffusion
Gérer les modèles de liste de diffusion

Accès
Bouton
Menu Administration Bouton Entités Gérer les modèles de liste de
diffusion
Vous pourrez ici paramétrer les utilisateurs associés à la liste de diffusion définie :
On sélectionne le modèle de diffusion (ici diffusion au service) ;

On sélectionne le service pour lequel on souhaite créer une liste de diffusion ;
On sélectionne les utilisateurs.
Chaque service ne peut avoir qu'une seule liste de diffusion associée. La liste de diffusion est
obligatoire pour l'enregistrement du document. Il est important que chaque entité ait une liste de
diffusion qui lui soit associée.
212
Arborescence des entités
Arborescence des entités

Accès à l'arborescence des entités
Menu Administration Bouton entités Bouton arborescence des entités
Cet écran permet d'avoir sous la forme d'un arbre, la vue d'ensemble de l'oganigramme.
Il faut saisir en premier lieu l'entité racine souhaitée.
On peut cliquer sur un niveau de l'arborescence pour accéder à l'administration de l'entité correspondante.
On peut également cliquer sur un utilisateur rattaché à un niveau de l'arborescence pour accéder à l'administration de cet
utilisateur.
213
Gestion des modèles de documents

Accès à la gestion des modèles de documents
Menu Administration Bouton Modèles de documents
Utilité des modèles

Les modèles dans MaarchCourrier sont utiles à différents endroits :
réponses aux courriers ;

notifications d'alertes par courriels ;
types de documents ;
annotations ;
envoi de courriels;
envoi d'accusés de réception.
C'est une fonctionnalité centrale utilisée par différents modules de l'application.
Exemple : dans la partie « Gérer les types de documents », nous avons vu qu'on pouvait choisir un type
de fichier généré. Ce fichier généré est en fait un modèle de document qu'on peut créer grâce à l'éditeur
html que propose l'application.
Création d'un modèle de document
Les métadonnées permettant de créer un modèle :
214
Requis Intitulé Donnée

rubrique
nom nom du modèle
description description du modèle
cible cible du modèle : PJ, notifications, types de doc, notes, email, accusé de réception
type
d'accusé
uniquement si la cible 'Accusé de réception' est sélectionné
de
réception
type de
format du modèle : office, html, txt
modèle
nature uniquement si type de modèle office sélectionné, "c'est le modèle de modèle"
Permet d’extraire des informations sur les documents enregistrés et de fusionner le modèle.
(Ex : pouvoir avoir le nom du l'utilisateur et les méta-données liées au courrier de cet
source de
utilisateur. « Bonjour [recipient.firstname] [recipient.lastname], ... »). Ainsi on peut par
données
exemple récupérer les informations sur un document enregistré et écrire une réponse à partir
d'un modèle préalablement défini.
correspond aux services de l'organigramme des entités, permet de restreindre l'accès des
services
modèles aux services sélectionnés.
Si le type de modèle office est sélectionné, il faut obligatoirement éditer le modèle pour l'enregistrer.
L'édition se fait via le lancement d'un progamme jnlp (java) sur votre poste. Le jnlp exécutera alors votre
éditer de documents préféré.
Pour éditer les modèles de documents de type OFFICE, vous devez installer la JRE v8 sur votre poste
puis LibreOffice ou MS Office selon votre choix.
Si toutefois, vous rencontrez des soucis pour éditer un modèle de documents de type OFFICE sur votre
poste, nous vous conseillons de prendre contact avec l'administrateur de votre parc informatique.
Dans le cas des accusés de réception, vous pouvez renseigner un modèle HTML (envoi électronique) et/ou
un modèle OFFICE (envoi papier). Pour une entité, vous ne pourrez associer qu'un seul modèle par type
d'accusé de réception (AR simple, AR SVA et AR SVE).
Editer un modèle de document

Choix du modèle de modèle
Pour éditer un modèle de document, vous partez d'une base correspondante aux choix que vous avez fait sur le champ "Nature du
modèle". Il s'agit du modèle de modèle, vous pouvez soit partir d'un modèle déjà présent sur le serveur, soit à partir d'un modèle
que vous uploadez à partir de votre disque dur pour l'occasion.
Pour mettre à jour la liste des modèles de documents présents sur le serveur, il faut le déposer sur votre serveur applicatif
acceuillant MaarchCourrier :
cd /var/www/html/MaarchCourrier/custom/CUSTOM_ID/modules/templates/templates/styles
215
Si ce répertoire n'existe pas encore, il faut le créer.
Vous pourrez alors y déposer vos modèles de modèles qui seront disponibles dans la liste "Nature du modèle" de l'interface WEB.
Vous ne verrez alors plus les modèles de démonstration proposés par défaut, seulement ceux
que vous avez déposés dans le répertoire.
Pour utiliser à la volée un modèle de modèle depuis votre disque dur, il faut utiliser l'icone représentant un trombone à côté du
champ "Nature du modèle".
A propos des variables de fusion

Lors de l'édition d'un modèle de document, vous pouvez y inclure différentes variables qui seront utilisées pour afficher les
Ces variables sont identifiables par des crochets [ ]. Elles doivent être renseignées lors de la création du modèle de document.
Vous avez la possibilité d'utiliser les variables pour les contacts externes, contacts interne et les informations du courriers.
Retrouver l'ensemble des variables de fusion ici.
216
Les Sources de données
Préambule
La fusion du modèle de document avec des données variables nécessite de fournir ces informations au moteur de fusion.
L'application livre des sources de données de base (voir plus bas) mais la fusion requiert souvent d'autres données en lien avec
l'action ou la procédure qui utilise le modèle.
Par exemple, la génération d'une réponse à un courrier nécessite de récupérer les informations relatives au courrier initial, au
contact (émetteur ou destinataire du courrier), les notes de traitement, etc...
Cette fonction est remplie par un script spécifique appelé source de données. Il collecte les données complémentaires par des
requêtes dans la base ou des fonctions de l'application. Pour ce faire, il doit recevoir certaines variables qui sont fournies au
moment de l'appel au moteur de fusion (page de traitement, batch de notification...).
Par exemple, la source de données pour la fusion d'une réponse à un courrier doit recevoir le numéro GED de celui-ci (res_id)
ainsi que la collection (coll_id) et la vue pour la requête (res_view).
Les sources de données sont déclarées par l'administrateur dans le fichier de configuration
modules/templates/xml/datasources.xml :
<datasource>
<id>letterbox_attachment</id>
<label>Pièce jointe ou réponse</label>
<script>modules/templates/datasources/letterbox_attachment.php</script>
</datasource>
Ce système implique que :
les variables utilisées par la source de données complémentaire sont bien renseignées avec les identifiants et clés nécessaires
pour que le script fonctionne (res_id, coll_id, res_view par exemple).
les informations collectées par la source correspondent bien aux données fusionnées dans le modèle auquel il est rattaché
Syntaxe
Chaque source de données est identifiée par un nom (contenant des caractères 'a' à 'z', des chiffres et tiret bas '_').
Le plus souvent le nom de la source correspond au nom de la table dont sont extraites les données.
La source de données est un tableau dont chaque colonne est aussi nommée. Le nom des colonnes est défini dans le script de
source, mais dans la plupart des cas il correspond au nom de la colonne de la table ou vue dont est extraite la donnée.
Par exemple, le script "Pièce jointe" fournit des valeurs pour le courrier maître, rassemblées dans une source nommée
res_letterbox et dont les colonnes sont 'res_id', 'subject', 'doc_date', etc.
Insertion de zone
L'instruction de base permet d'insérer une donnée provenant d'une source :
[nom_source.nom_colonne{;block=limite_bloc}{param1}]
217
Zone simple
Pour une zone simple, on fournit le nom de la source et le nom de la colonne à insérer. Par exemple, pour insérer le sujet du
courrier maître dans une réponse, l'instruction sera la suivante :
[res_letterbox.subject]
Liste ou tableau
La source peut contenir plusieurs lignes, auquel cas il faut préciser sur au moins une des instructions du bloc la balises
d'encadrement de la ligne par le paramètre 'block'. Ceci permettra au moteur de fusion de boucler pour produire une liste.
Par exemple, pour insérer la date et le texte des notes ajoutées au courrier maître dans une réponse sous la forme d'une liste à
puces, l'instruction sera placée après une puce et précisera la balise :
[notes.note_text;block=li] ([notes.date_note])
Formatage
On peut modifier le format d'une zone, par exemple la date, avec le paramètre 'frm'.
Par exemple, une date fournie dans une source sous la forme '31-01-2013 00:00:00.000' peut être affichée sous la forme
'31/01/2013' par le formatage suivant :
[notes.date_note;frm=dd/mm/yyyy]
Valeur de remplacement si vide

Pour une colonne, on peut préciser la valeur de remplacement par :
[res_letterbox.subject;ifempty=--Sans objet--]
Pour un bloc (liste ou ligne de table) il faut ajouter sur une ligne complémentaire :
[notes.note_text;block=li] ([notes.user_id] le [notes.date_note;frm=dd/mm/yyyy])

[notes;nodata]Aucune note
Insertion de fichier
Il est possible d'intégrer le contenu d'un fichier au début ou à la fin de la fusion, par exemple un bloc de texte externe, un style css
ou même un autre modèle qui sera aussi fusionné !
[onload;file=chemin_fichier]
218
Répertoire des champs de fusion

Lors de l'édition d'un modèle de document, vous pouvez y inclure différentes variables qui seront utilisées pour afficher les
Ces variables sont identifiables par des crochets [ ]. Elles doivent être renseignées lors de la création du modèle de document.
Contacts (externes)
Libellé Champs de fusion
Type de contact [contact.contact_type_label]
Structure [contact.society]
Sigle de la structure [contact.society_short]
Nom du contact [contact.contact_lastname]
Prénom du contact [contact.contact_firstname]
Adresse Dénomination [contact.contact_purpose_label]
Adresse Service [contact.departement]
Adresse Civilité [contact.title]
Adresse Nom [contact.lastname]
Adresse Prénom [contact.firstname]
Adresse Fonction [contact.function]
Adresse formatée pour tri mécanisable

Conforme à la norme AFNOR Z10-011 norme 38 sous réserve d'utiliser la complétion [contact.postal_address]
via la BAN intégrée.
Adresse Etage, bureau, porte [contact.occupancy]
Adresse N° [contact.address_num]
Adresse Rue [contact.address_street]
Adresse Complément [contact.address_complement]
Adresse Code Postal [contact.address_postal_code]
Adresse Ville [contact.address_town]
Adresse Pays [contact.address_country]
Adresse Téléphone [contact.phone]
Adresse Courriel [contact.email]
Adresse Site internet [contact.website]
Formule de politesse de début de courrier [contact.salutation_header]
Contact externe : Formule de politesse de fin de courrier [contact.salutation_footer]
Contacts (internes)
219
Nom [user.lastname]
Prénom [user.firstname]
Transmissions
Emetteur :
Nom [transmissions.currentContact_lastname]
Prénom [transmissions.currentContact_firstname]
Titre [transmissions.currentContact_title]
Fonction [transmissions.currentContact_function]
Contact :
Nom [transmissions.lastname1]
Prénom [transmissions.firstname1]
Titre [transmissions.title1]
Fonction [transmissions.function1]
Courrier / Document
Courrier: Service Traitant (identifiant) [res_letterbox.destination]
Courrier : Service traitant (libellé) [res_letterbox.entity_label]
Courrier: Type de document [res_letterbox.type_label]
Courrier: Catégorie [res_letterbox.category_id]
Courrier: Nature [contact.contact_lastname]
Prénom du contact [res_letterbox.nature_id]
Courrier: Date d'arrivée [res_letterbox.admission_date]
Courrier: Date du courrier [res_letterbox.doc_date]
Courrier: Date limite de traitement [res_letterbox.process_limit_date]
Courrier: Notes de traitement [res_letterbox.process_notes]
Courrier: Date de clôture [res_letterbox.closing_date]
Courrier: Objet [res_letterbox.subject]
Courrier: Numéro chrono entrant [res_letterbox.alt_identifier]
Réponse : Numéro chrono de la réponse [attachments.chrono]
Document: Auteur [res_letterbox.author]
220
Document: Date d'enregistrement [res_letterbox.creation_date]
Special: Date du jour [datetime.date]
Utilisateur courant (session)
Nom [user.lastname]
Prénom [user.firstname]
Initiales [user.initials]
Téléphone [user.phone]
Mail [user.mail]
Rôle de l'utilisateur dans le service (Primaire) [user.role]
Identifiant de l'entité (Primaire) [user.entity_id]
Nom long de l'entité (Primaire) [user.entity_label]
Nom court de l'entité (Primaire) [user.short_label]
Adresse 1 de l'entité (Primaire) [user.adrs_1]
Code postal de l'entité (Primaire) [user.zipcode]
Ville de l'entité (Primaire) [user.city]
Email de l'entité (Primaire) [user.email]
Identifiant de l'entité parente (Primaire) [user.parent_entity_id]
Nom long de l'entité parente (Primaire) [user.parent_entity_label]
Nom court de l'entité parente (Primaire) [user.parent_short_label]
Type de l'entité (Primaire) [user.entity_type]
Arborescence de l'entité (Primaire) [user.entity_path]
Service initiateur
Identifiant de l'entité [res_letterbox.initiator_entity_id]
Nom long de l'entité [res_letterbox.initiator_entity_label]
Nom court de l'entité [res_letterbox.initiator_short_label]
Email de l'entité [res_letterbox.initiator_email]
Identifiant de l'entité parente [res_letterbox.initiator_parent_entity_id]
Nom long de l'entité parente [res_letterbox.initiator_parent_entity_label]
Type de l'entité [res_letterbox.initiator_entity_type]
Arborescence de l'entité [res_letterbox.initiator_entity_path]
221
Nom complet de l'entité [res_letterbox.initiator_entity_fullname]
Code postal de l'entité [res_letterbox.initiator_zipcode]
Ville de l'entité [res_letterbox.initiator_city]
Pays de l'entité [res_letterbox.initiator_country]
Identifiant LDAP de l'entité [res_letterbox.initiator_ldap_id]
Service d'archivage de l'entité [res_letterbox.initiator_archival_agence]
Convention d'archivage de l'entité [res_letterbox.initiator_archival_agreement]
Numéro de SIRET de l'entité [res_letterbox.initiator_business_id]
Pièces jointes
Image du code barre pour les documents

[attachments.chronoBarCode;ope=changepic;tagpos=inside;adjust;unique]
réponses
Annotations
date [notes.note_date1]
note [notes.note_text1]
Utilisateurs du circuit VISA (viseur et signataire)
prénom du signataire [visa.firstnameSign]
nom du signataire [visa.lastnameSign]
entité du signataire [visa.entitySign]
prénom du 1er viseur [visa.firstname1]
nom du 1er viseur [visa.lastname1]
entité du 1er viseur [visa.entity1]
Les informations sur les personnes ou services en copie
Libellés Champs de fusion
prénom de l'utilisateur en copie numéro 1 [copies.firstname1]
nom de l'utilisateur en copie numéro 1 [copies.lastname1]
entité de l'utilisateur ou du service en copie numéro 1 [copies.entity1]
Utilisateurs du circuit AVIS
222
prénom de la 1ère personne qui donne son avis [avis.firstname1]
nom de la 1ère personne qui donne son avis [avis.lastname1]
rôle de la 1ère personne qui donne son avis [avis.role1]
entité de la 1ère personne qui donne son avis [avis.entity1]
annotation de la 1ère personne qui donne son avis [avis.note1]
Les informations renseignées vont concerner les modèles de documents qui ont comme source de données
: [réponse] informations du courrier entrant. Ceci concerne les courriers arrivés. Pour les courriers
départs, vous devez choisir l'option courrier départ spontané.
Signature XParapheur
Cette balise est fusionnée UNIQUEMENT au moment de l'envoi de la pièce jointe dans le parapheur externe XParapheur.
Elle désigne l'emplacement où sera positionée la signature.
Emplacement des signatures xParapheur [xParaphSignature]
223
Gestion des modèles d'envois postaux
Gestion des modèles d'envois postaux Maileva

Accès à la gestion des envois postaux via Maileva
Menu Administration Bouton shipping
Utilité des modèles

Les envois postaux dans MaarchCourrier sont utiles à différents endroits :
réponses aux courriers ;

envoi d'accusés de réception.
La documentation pour envoyer un pli postal est disponible ici. Cette fonctionnalité pourra être utilisée par les organisations
disposant d'un compte chez Maileva. https://www.maileva.com/
Création d'un modèle d'envoi
Les métadonnées permettant de créer un modèle :
Intitulé
Requis Donnée
rubrique
224
Gestion des modèles d'envois postaux
Libellé Libellé du modèle d'envoi
Description Description du modèle d'envoi
Option de
Option de mise en page : Couleur, Recto verso, Page porte adresse
mise en page
Mode d'envoi Mode d'envoi
Tarifs
Les informations renseignées permettront le calcul indicatif du coup de l'envoi
indicatifs
Compte
Identifiants de connexion du compte Maileva pour envoi
Maileva
correspond aux services de l'organigramme des entités, permet de restreindre l'accès du

services
modèle d'envoi aux services sélectionnés.
225
Gestion des notifications

Accès à la gestion des notifications
Menu Administration Bouton notifications
Principe général
Ce module permet d'envoyer des notifications par e-mail aux utilisateurs de l'application sur la base de tout événement tracé, tel
que l'ajout d'un nouveau courrier, la validation d'un document, la modification d'un paramétrage, l'ajout d'une note de traitement,
etc.
La configuration permet de choisir quels événements doivent être notifiés parmi toutes les actions et les événements système ;
l'application se charge de les intercepter pour créer une file d'attente de messages qui seront envoyés au moment souhaité par un
traitement d'arrière-plan.
Le contenu des messages utilise les modèles de documents Maarch Courrier et un système de fusion avec n'importe quelle donnée
de l'application.
Enfin, l'envoi des notifications est assuré par des procédures d'arrière-plan (batch) qui doivent être planifiées par l'administrateur
système.

Les métadonnées permettant de paramétrer une notification sont :
Intitulé
Requis Donnée
rubrique
226
description apparaît comme le sujet du mail de notifications
Cette option sert dans le cas où cette notification a déjà été configurée dans le script. On peut
autorisé
la désactiver ici sans passer par le script (se trouvant coté serveur)
Permet de sélectionner le « déclencheur » de la notification. Vous pouvez choisir de

déclencher une notification au moment où l'utilisateur effectue une action (enregistrer un
événement
document, rediriger, supprimer, etc.) ou plutôt se baser sur des « états systèmes », par
exemple de déclencher une notification au moment où l'utilisateur à un courrier à traiter
Le modèle sert à paramétrer le corps du message (ex : « Bonjour Mme X, vous avez 2
modèle nouveaux courriers à traiter ... » (voir « Gérer les modèles de document » pour plus de
précision)
type de
Permet de sélectionner à qui sera envoyé la notification (au destinataire ? Aux personnes en
liste de
copie ?)
diffusion
Joindre le
Permet d'envoyer le document numérisé en pièce jointe dans le mail
document
la notification dynamique
Cette notification particulière permet d'envoyer un mail informant des nouveaux documents présents dans les différente bannettes
des utilisateurs.
Il faudra également "activer" la notification pour les différentes bannettes voulues en cliquant sur l’icône :
dans l'administration des corbeilles.
Dans ce mode, le paramètre événement de la notification ne servira pas car cela va être en fonction des documents présents dans
les bannettes utilisateurs.
la notification manuelle
Elles servent à définir des notifications sur des événements particuliers tel que l'annotation de document par exemple.
227
Configuration des scripts de notifications

Cette section a pour but de maîtriser le paramétrage en tâche planifiée d'une nouvelle notification Maarch.
Prérequis
L'administrateur fonctionnel doit vous communiquer l'identifiant de la nouvelle notification.
Configuration de l'envoi
L'envoi des notifications est configuré dans le fichier modules/notifications/batch/config/config.xml (si il n'existe pas, renommer
config.xml.default en config.xml. La configuration comporte 4 parties principales :
<CONFIG> # Chemins, URL et nom de l'application

<COLLECTION> # collection pour les notifications (uniquement letterbox_coll)
<CONFIG_BASE> # Connexion à la base de données
<MAILER> # Utilitaire d'envoi d'e-mail, adresse de l'émetteur, compte SMTP, etc.
Exemple de configuration pour le serveur gmail :
<MAILER>
<path_to_mailer>/apps/maarch_entreprise/tools/mails/htmlMimeMail.php</path_to_mailer>
<path_to_phpmailer>PHPMailer_v5.1</path_to_phpmailer>
<type>smtp</type>
<smtp_host>ssl://smtp.gmail.com</smtp_host>
<smtp_port>465</smtp_port>
<smtp_user>user@gmail.com</smtp_user>
<smtp_password>motdepasse</smtp_password>
<smtp_auth>true</smtp_auth>
<smtp_secure>ssl</smtp_secure>
<charset>utf-8</charset>
<domains>gmail.com</domains>

<x-mailer></x-mailer>
<mailfrom>notifications@maarch.org</mailfrom>
</MAILER>
Localisation du script
Deux options sont possible :
1. La notification s'est générée automatiquement lors de la création de la notification, il vous suffit de la retrouver.
2. Vous devez créer le script vous-même.
(cas 1) Génération automatique du script

Elle devrait se situer dans :
modules/notifications/batch/scripts/
Elle devrait être de la forme notification[nom du custom][identifiant de la notification].sh
ex : notification_cs_maarchcourrier_9.sh
(cas 2) Création du script

Vous pouvez créer vous même le script de notification grâce à l'identifiant qui a été communiqué par l'administrateur fonctionnel
de l'application.
Rendez-vous dans le répertoire :
modules/notifications/batch/scripts/
Pour la notification des bannettes

Créez le script [nom du script].sh ou [nom du script].bat selon l'OS et ajoutez le contenu suivant :
sous linux
cd /var/www/html/maarch_courrier/ cd "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modul
php "C:\xampp\php\php.exe
/var/www/html/maarch_courrier/modules/notifications/batch/basket_event_stack.php "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modules\notification
-c /var/www/html/maarch_courrier/modules/notifications/batch/config/config.xml -n -c "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modules\notifica
[identifiant_notification]
/var/www/html/maarch_courrier/modules/notifications/batch/process_email_stack.php "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modules\notification
-c /var/www/html/maarch_courrier/modules/notifications/batch/config/config.xml -c "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modules\notific
Les chemins sont à adapter suivant la configuration de votre serveur.
Pour les notifications des relances

sous linux
cd /var/www/html/maarch_courrier/ cd "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\m
229
php
/var/www/html/maarch_courrier/modules/notifications/batch/process_letterbox_alerts.php "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modules\notifica
-c /var/www/html/maarch_courrier/modules/notifications/batch/config/config.xml -n -c "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modules\no
[identifiant_notification]
php
/var/www/html/maarch_courrier/modules/notifications/batch/process_email_stack.php -c "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modules\notifica
/var/www/html/maarch_courrier/modules/notifications/batch/config/config.xml "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modules\no
Pour les notifications manuelles

sous linux
cd /var/www/html/maarch_courrier/ cd "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modul
"C:\xampp\php\php.exe
php
"C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modules\notification
/var/www/html/maarch_courrier/modules/notifications/batch/process_email_stack.php
-c "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modules\notifica
-c /var/www/html/maarch_courrier/modules/notifications/batch/config/config.xml
/var/www/html/maarch_courrier/modules/notifications/batch/process_email_stack.php "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modules\notification
-c /var/www/html/maarch_courrier/modules/notifications/batch/config/config.xml -c "C:\xampp\htdocs\maarch_courrier\modules\notific
Planification du script
Il ne reste plus qu'à planifier ce script à intervalle régulier :
sous linux sous windows
Faites démarrer, et cherchez "Planificateur de

connecter vous avec l'utilisateur root puis
tâches"
Une fois ouvert, vous pourrez créer une tâche

crontab -e
pour le script en question
ajouter la ligne suivante
0 8 * root /.../modules/notifications/batch/scripts/[nom_du_script].sh
la notification sera lancée tous les jours 8h du matin (remplacer ... par
le chemin complet de l'application)
230
Gestion des états et éditions

Accès à la gestion des états et éditions
Menu Administration Bouton états et éditions
Maarch propose diverses statistiques qui peuvent être accessibles en fonction des groupes utilisateurs.
Principes de paramétrage des états

Les états sont associés aux groupes d'utilisateurs. Dans le gestionnaire d'administration , vous devez activer le menu "Etats et
Editions" pour le groupe d'utilisateur souhaité.
Il faut ensuite définir quel état on souhaite associer au groupe défini.
Toujours dans le gestionnaire d'administration, le module "Etats et Editions" permet d'indiquer à quel groupe on affecte quel état.
231
Paramétrage des états de type dossiers

Nombre de dossiers consultés : Le nombre de dossiers consultés par tous les utilisateurs de l'application
Paramétrage des états de type entités

Volume des courriers par entité : Nombre de courriers enregistrés par service.
Volume de courrier en retard par entité : Nombre de courrier dont la date limite de traitement a été dépassé.
Délai moyen de traitement par entité : Le nombre de jour moyen que met le service à traiter le courrier (différence entre la
date de création et la date de clôture d'un document).
Paramétrage des états de type application générale (supervision)

Liste des accès à l’application par agent : Savoir quel utilisateur s'est connecté et à quel moment.
Délai moyen de traitement par type de courrier : Le nombre de jour moyen que met un type de courrier à être traité
(différence entre la date de création et la date de clôture d'un document).
Délai moyen de traitement : Le nombre de jours moyen par le traitement.
Le nombre de jours moyen par le traitement : Le nombre de courriers en fonction du type pour une période donnée.
Volume de courriers par catégorie par période : Le nombre de courrier en départ, en interne, en arrivée sur une période
donnée.
232
233
Gestion des paramètres
Gestion des paramètres

Cette section permet de définir certains paramètres affectant le fonctionnement de l'application.
Identifiant Description Type Exemple de valeur
Chaîne
Numéro de version de
Database_version de 19.04.1
l'application
caractères
Département par défaut

defaultDepartment sélectionné dans le formulaire Entier 75
des adresses
Nombre d'utilisateur autorisé à

user_quota Entier 10
être créé dans l'application
Chaîne
thumbnailsSize Résolution des imagettes de 750x900
caractères
Si activé (1), mets le

destinataire en copie de la liste Entier (0
keepDestForRedirection 1
de diffusion lors d'une action ou 1)
de redirection
- Bienvenue dans votre <b>G</b>estion

Message de la page d'acceuil,
<b>E</b>lectronique du
mettre un espace pour Chaîne
<b>C</b>ourrier
homepage_message supprimer la banière. Il est de
- <a
possible de mettre des balises caractères
href=https://maarchcourrier.com/>Maarch
html dans le message.
Courrier</a>
Texte apparaissant sur la page Découvrez votre

Chaîne
de login. Il est possible de
loginpage_message de application via le guide de
mettre des balises html dans le
caractères
message. visite en ligne
Si activé (1), ajoute

"Maarch_" dans le contenu des
QrCode générés. (Utilisable à Entier (0
QrCodePrefix 1
partir de MaarchCourrier ou 1)
19.04.2 et MaarchCapture
>= 1.4)
234
Gestion du serveur E-mail
Configuration du serveur d'envoi de mail

Accès à la gestion du serveur e-mail
Menu Administration Bouton serveur E-mail
Principe général
Ce module permet de configurer le serveur de mail afin de pouvoir envoyer des courriels directement depuis l'application Maarch
Courrier.
Il est possible de paramétrer directement le serveur smtp, ou de passer par un relai smtp.
Il est également possible de faire un test d'envoi afin de vérifier que la configuration soit bien correcte et que le courriel arrive
bien jusque dans la boite de réception.

Les métadonnées permettant de paramétrer l'envoi de courriels sont :
Configuration Interne : l'envoi de courriel utilisera les informations renseignées ci-

Type de
dessous. Sendmail, Qmail : Cela nécessite de configurer le relai smtp directement sur
configuration
le serveur
Méthode
Méthode de connexion avec le serveur smtp
d'authentification
Hôte Adresse du serveur smtp
Port Port du serveur smtp
235
Gestion du serveur E-mail
Activer
A activer si le serveur smtp nécessite une authentification
l'authentification
Identifiant Obligatoire si l'authentification est activée. Identifiant du compte sur le serveur smtp
Obligatoire si l'authentification est activée. Mot de passe du compte sur le serveur

Mot de passe
smtp
Adresse d'envoi Si renseigné, cette adresse sera l'adresse expéditrice de tous les mails.
Test d'envoi
Après avoir fait la configuration, vous pouvez vérifier que celle-ci soit correcte et fonctionnelle.
Pour cela, cliquez à gauche sur le bouton "Vérifier l'état du serveur" qui fera apparaitre le panneau latéral à droite.
Il suffit d'indiquer une adresse email vers laquelle vous voulez faire le test, et cliquez sur l'icone "Avion" (commencer le test)
Après quelques secondes, le message "Envoi réussi" apparaitra, et vous pourrez vérifier que le message soit bien arrivé dans votre
boite mail.
236
Gestion des mots-clés

Accès à la gestion des mots clés
Menu Administration Bouton mots-clés
Ce gestionnaire permet de consulter, modifier ou supprimer les mots-clés associés à un document.
Les mots-clés peuvent être rajoutés à l'enregistrement ou lors de la consultation des documents.
Un mot-clé est un index de regroupement des documents.
Gestion d'un mot clé depuis l'administration
Les métadonnées permettant de gérer un mot-clé :
identifiant généré automatiquement lors de la création du mot-clé
237
nom nom du mot-clé
visible par filtre la visibilité du mot-clé selon les entités de l'organigramme sélectionné
Il est possible de fusionner le mot-clé avec un autre afin d'éviter les doublons. Les courriers
rattachés au mot-clé fusionné sont également raccrochés au mot-clé cible de la fusion.
238
Gestion du plan de classement organisationnel
Gestion du plan de classement organisationnel

Accès à la gestion du plan de classement organisationnel
Menu Administration Bouton plan de classement organisationnel
Ce gestionnaire permet de créer des plans de classement publiques.
Un plan de classement est une arborescence de classeur qui permet de ranger les courriers selon une architecture bien définie.
Les documents rangés dans le plan de classement sont accessibles selon le périmètre de consultation de ce document.
Un document rangé dans un classeur reste dans le workflow.
239
Gestion des natures
Gestion des natures
Description générale du champ

Depuis la page d'indexation et de qualification, il est possible de choisir une nature de courriers.
Par défaut, la liste suivante est proposée :
Courrier simple
Courriel
Courrier avec AR
Pli numérique
Demande interne
Veille de quartier
Téléphone
Visite
Mise à jour de la liste des natures

Il est possible de mettre à jour cette liste depuis un fichier XML présent sur le serveur applicatif hébergeant MaarchCourrier.
Il faut d'abord s'assurer que ce dernier est bien présent dans votre custom. Sinon il faut le copier depuis celui présent par défaut
dans l'application :
cp /var/www/html/MaarchCourrier/apps/maarch_entreprise/xml/entreprise.xml /var/www/html/MaarchCourrier/custom/C
USTOM_ID/apps/maarch_entreprise/xml/entreprise.xml
Puis vous pouvez l'éditer afin d'ajouter, modifier ou supprimer des natures :
nano /var/www/html/MaarchCourrier/custom/CUSTOM_ID/apps/maarch_entreprise/xml/entreprise.xml
<mail_natures>
<nature with_reference="false">
<id>simple_mail</id>
<label>Courrier simple</label>
</nature>
<id>email</id>
<label>Courriel</label>
</nature>
<nature with_reference="true">
<id>registered_mail</id>
<label>Courrier avec AR</label>
</nature>
<id>plinum</id>
<label>Pli numérique</label>
</nature>
<id>demint</id>
<label>Demande interne</label>
</nature>
240
Gestion des natures
<id>veille</id>
<label>Veille de quartier</label>
</nature>
<id>phone</id>
<label>Téléphone</label>
</nature>
<id>visite</id>
<label>Visite</label>
</nature>
<default_nature>simple_mail</default_nature>
</mail_natures>
Pour ajouter une nouvelle nature il faut copier le bloc suivant puis l'éditer :
<id>id_de_votre_nature</id>
<label>Votre nature</label>
</nature>
D'autres éléments de paramétrage sont présents dans ce fichier. Il faut ici ne toucher qu'aux
éléments présents entre la balise "mail_natures".
Une référence complémentaire à la nature

L'attribut with_reference, s'il est positionné à true, il fait alors apparaître un champ complémentaire dans l'interface d'indexation /
qualification permettant de saisir une référence. Ex : pour un courrier recommandé, il faut saisir le n° de recommandé.
241
Configuration de la génération des imagettes
Génération des imagettes

Une imagette est une image dont la taille est réduite par rapport à l'original.
L'affichage de l'imagette permet de visualiser rapidement un courrier sans l'ouvrir.
Les imagettes sont générées à la volée, dès que l'on enregistre le document.
Zone de stockage
Aller dans Administration --> zones de stockage
La zone de stockage doit déjà exister. Si ce n'est pas fait, créer une zone de stockage en précisant un chemin de répertoire. Le
chemin doit exister au préalable.
Après avoir enregistré un courrier, les imagettes sont créées dans le docserver défini.
On peut les consulter en passant la souris sur l'icône "Voir le document" :
242
Configuration de la génération des imagettes
243
Trucs et astuces
Trucs et astuces
244
Pouvoir choisir un statut depuis l'indexation

Il peut être utile dans votre workflow MaarchCourrier de laisser le choix à l'utilisateur de pouvoir décider dans quel statut il va
pouvoir enregistrer son courrier.
Pour se faire il existe un paramétrage vous permettant d'arriver à proposer une liste de statuts sur la page d'indexation.
Retirer le statut par défaut de l'action d'indexation

Depuis l'interface d'administration des actions, allez sur l'action d'indexation. Puis choisissez "Statut inchangé".
Choix des status pour la bannette d'indexation

Depuis l'interface d'administration de la bannette "Courriers à indexer", il faut pour les groupes souhaités, paramétrer l'action par
défaut "Enregistrer" et mettre à jour la liste des statuts souhaités.
245
246
247
Gestion des sécurités
Gestion des sécurités

Accès à la gestion des sécurités
Menu Administration Bouton sécurités
Cet écran permet de gérer les différentes règles de sécurité.
Les différents paramétrages concernant les mots de passe sont :
la défininition d'une taille minimum (ex : 6 "maarch")

l'obligation de mettre au moins une majuscule (ex : "Maarch")
l'obligation de mettre au moins un chiffre (ex : "maarch123")
l'obligation de mettre au moins un caractère spécial (ex : "maarch!")
les 4 règles sont combinables à souhait (ex : "Maarch123!")
Il est possible de définir un nombre de tentatives de connexions maximum avant qu'un compte utilisateur ne soit bloqué.
Le temps de blocage est lui aussi définissable en minutes.
Il est possible de définir un nombre de réutilisations des mots de passe.

Si ce nombre est par exemple initialisé à 2, les utilisateurs ne pourront pas utiliser leurs 2 derniers mots de passe lors du
changement de celui-ci.
Il est aussi possible de configurer le délai en jours avant que les utilisateurs ne doivent obligatoirement changer leurs mots de
passe.
Si ce nombre est par exemple initialisé à 90, les utilisateurs devront changer leurs mots de passe tous les 90 jours au maximum.
248

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Table

Jeu de données de la VM de formation 1.3

Rafraichissements fonctionnalités 17.06 1.4

Guide utilisateur 1.6

Présentation du guide utilisateur 1.6.1

Les flux entrants 1.6.2.1

Validation des courriers 1.6.2.4

Traitement des courriers 1.6.4.1

Créer un projet de réponse 1.6.4.4

Circuit de visa 1.6.5.1

Envoyer le courrier via un courriel et cloturer le projet 1.6.5.4

Envoi et suivi de plis numériques 1.6.6

Réception du pli numérique 1.6.6.2

Suivi du pli numérique 1.6.6.3

L'archivage des courriers 1.6.7.1

Traiter les courriers archivés dans maarchRM 1.6.7.2

Pour aller plus loin 1.6.8

Enregistrement d'un document de GED 1.6.8.1

Guide administrateur fonctionnel 1.7

Gestion des utilisateurs 1.7.1

Gestion des accès aux corbeilles des groupes secondaires 1.7.1.4

Gestion des groupes 1.7.2

Gestion des accès 1.7.2.2

Plan de classement 1.7.3

Gérer les sous-chemises 1.7.3.2

Gérer les types de documents 1.7.3.3

Arborescence du plan de classement 1.7.3.4

Historique des batchs 1.7.4.2

Les pages d'actions système 1.7.6.1

Gestion des contacts 1.7.9

Gérer les contacts 1.7.9.3

Arborescence des contacts 1.7.9.6

Complétude des informations contacts 1.7.9.7

Gestion des bannettes 1.7.11

Gestion des entités 1.7.12

Gérer les types de liste de diffusion 1.7.12.2

Gérer les modèles de liste de diffusion 1.7.12.3

Gestion des modèles de documents 1.7.13

Les Sources de données 1.7.13.1

Gestion des modèles d'envois postaux 1.7.14

Gestion des notifications 1.7.15

Gestion du serveur E-mail 1.7.18

Gestion des mots-clés 1.7.19

Gestion des natures 1.7.21

Configuration de la génération des imagettes 1.7.22

Pouvoir choisir un statut depuis l'indexation 1.7.23.1

Gestion des sécurités 1.7.24

Documentation d'administration fonctionnelle

Il appartient à un ou plusieurs groupes et à une ou plusieurs entités.

L'entité régit le périmètre documentaire des utilisateurs.

Par exemple : administrateur fonctionnel, Manager, agent...

Le groupe régit les fonctionnalités et services accessibles aux utilisateurs.

Courriers & documents

Les courriers arrivés

Ces courriers viennent de l'extérieur vers l'intérieur de l'organisation

Les courriers départs

Ces courriers vont de l'intérieur vers l'extérieur de l'organisation

Les courriers internes

Ces courriers transitent à l'intérieur de l'organisation

Les documents de sous-dossier

Il s'agit de document n'ayant pas de notion d'expéditeur ou de destinataire.

Chaque utilisateur possède une liste de bannettes.

Les bannettes dépendent du groupe auquel appartient l'utilisateur.