1.

Prezentarea programului Microsoft Project Manager

Obiective:
Familiarizarea cu programul Microsoft Project Manager
Cunoaşterea butoanelor din toolbaruri
Prezentarea vizorilor din listă în special Gantt View şi Calendar View

Microsoft Project Manager este un program care asistă utilizatorul în procesul de

proiectare, implementare şi conducere (gestiune) proiectelor.
Un proiect poate fi definit ca un ansamblu de activităţi înlănţuite necesare pentru
realizarea unui obiectiv, activităţi care trebuie îndeplinite după o anumită planificare
având la dispoziţie un set predefinit de resurse.
Aplicaţia Microsoft Project 2000 este lansată în execuţie prin selectarea Start|Programs|
Microsoft Project. După lansarea în execuţie va apare fereastra aplicaţiei formată din linia
de menu, liniile de toolbar (de butoane), spaţiul de lucru, linia de stare.
Linia de menu

Figura 2. Meniul principal al programului Project Manager

Selecţia unei opţiuni din meniu se face utilizând mouse-ul prin executarea unui click sau
prin intermediul tastaturii prin apăsarea tastei ALT şi literei care este subliniată.

Liniile de toolbar
Programul Project Manager oferă 13 linii de toolbar dar doar două apar predefinit. Aceste
două linii sunt toolbar-ul Standard şi toolbar-ul Formatting.

Figura 3.ToolbarStandard şi Formatting

Dacă deplasăm cursorul mouse-ului deasupra unui buton din toolbar se va afişa un text
care va indica semnificaţia butonului respectiv, adică ce urmează acest buton să execute
dacă este apăsat.
Unele din butoanele din toolbar-ul standard sunt clasice pentru aplicaţiile Microsoft.
Aceste butoane sunt New, Open, Save, Print, Print Preview, Cut, Copy, Paste, Undo,
InsertHyperlink.
Celelalte butoane din toolbar-ul standard sunt:
Link Task-înlănţuie activităţile (operaţiile) după anumite criterii
(Finish to Start, Start to Finish)
Unlink Task- distruge legăturile deja realizate între activităţi
Split Task- divide o activitate în două sau mai multe părţi
Task Info- afişează informaţii despre activitatea selectată
Task Notes- afişează observaţiile utilizatorului asupra activităţii
 selectate
Assign Resources- afişează ferestra de resurse asociate cu
activitatea respectivă
Group by- permite gruparea activităţilor după anumite criterii, după
durată de exemplu
Zoom in, Zoom out – afişarea mai detaliată sau mai puţin detaliată
a ferestrei respective
Go to selected task- permite examinarea detaliată a activităţii
selectate
Copy Picture- permite salvarea unei copii a ecranului sub formă de
fişier gif
Office Assistant- afişează fereastra de ajutor ce permite interactiv
afişarea informaţiilor referitoare la o întrebare adresată sistemului

Toobar-ul Formatting pe lângă butoanele tradiţionale Microsoft de formatare şi de

aliniere a textului oferă următoarele butoane specifice:

Outdent- promovează cu un nivel o activitate

Indent- activitatea respectivă devine subactivitate a celei de
deasupra
Show subtasks – expandează nivelul de detalii pentru activitatea
curentă permiţând vizualizarea subactivităţile asociate acesteia
Hide subtasks- ascunde toate sub activităţile din care este formată
activitatea curentă
Filter- afişează filtrele disponibile proiectului respectiv
Autofilter-
Gantt Chart Wizard- formează interactiv modul de afişare a
diagramei Gantt asociate activităţilor proiectului

Vizori.
Un vizor afişează anumite informaţii din proiect într-un format particular. Lista vizorilor
disponibili se găseşte în partea stângă a ecranului aplicaţiei Microsoft Project Manager.
La pornirea aplicaţiei automat se intră în modul de afişare Gantt Chart View, vizor care
permite crearea, modificarea şi vizualizarea activităţilor planificate pentru realizarea
proiectului.
Schimbarea modului de vizualizare a proiectului ( a vizorului) se face prin alegerea unui
alt vizor prin intermediul mouse-ului din lista de vizori disponibili ce se află în partea
stângă sau prin alegerea din meniul View a vizorului dorit.

Calendar View.
Vizorul calendar permite afişarea activităţilor proiectului sub formă de calendar. N acest
format se poate vedea foarte uşor care activităţi sunt planificate în anumite zile,
săptămâni, luni etc. Activităţile sunt afişate sub formă de dreptunghiuri ce se desfăşoară
pe durata planificată de timp ( ore, zile, săptămâni luni). Prin urmare Calendar View se
utilizează atunci când se doreşte:
- Vizualizarea activităţilor planificate într-o dată calendaristică anume;
 - Crearea unui proiect simplu prin introducerea activităţilor şi a duratei estimate de
timp pentru fiecare activitate;
- Asocierea resurselor la o activitate;
Pentru a utiliza acest vizor trebuie să se execute un clic pe butonul din stânga mouseului
deasupra pictogramei Calendar View, sau să fie selectată opţiunea Calendar View din
meniul View.
Schimbarea modului de afişare a calendarului se face selectând din meniul Format
opţiunea Timescale.

Gantt Chart View.

Graficele Gantt sunt denumite după persoana care le-a inventat. Ele permit vizualizarea
grafică a perioadei de timp în care activităţile sunt planificate să se execute şi a relaţiilor
ce există între activităţi. Fiecare activitate este reprezentată la o anumită scară de timp
printr-o zonă rectangulară. Lungimea zonei rectangulare indică durata activităţii
respective, iar poziţia acesteia este în funcţie de relaţiile şi legăturile cu celelalte
activităţi. Pentru activarea acestui vizor se execută clic pe pictograma ce indică Gantt
Chart View din lista de vizori sau se selectează opţiunea View|Gantt Chart din linia de
menu.

Figura 4. Vizorul Gantt Chart

Afişarea în acest vizor este împărţită în două zone denumite panouri (panes). Panoul din
stânga denumit Task Details conţine informaţii despre activităţile din proiect afişându-le
sub formă tabelară. Panoul din dreapta afişează activităţile sub formă de grafic Gantt
folosind o scară de timp aleasă. Frontiera între cele două panouri se poate modifica prin
intermediul mouse-ului. Se deplasează cursorul mouse-ului deasupre frontierei între cele
două panouri, până când acesta se schimbă în split arrow.
Se execută clic apoi drag până când dimensiunile ajung la mărimea dorită.
2. Realizarea unui proiect utilizând programul Microsoft
Project Manager

Pentru a putea realiza o planificare a activităţilor folosind Microsoft Project Manager,

acesta are nevoie de informaţii cheie ce trebuiesc furnizate de către utilizator. Dacă acesta
nu furnizează aceste informaţii programul le iniţializează la valori predefinite, de
exemplu pentru data de start a proiectului predefinit este ziua curentă.
Crearea unui nou proiect se face prin selecţia opţiunii File|New din meniul principal. Din
fereastra de dialog care apare se alege un model pentru noul proiect, apoi se apasă
butonul OK.
Dacă deja există un proiect încărcat se alege opţiunea Project|Project Information din
meniul principal. Va apare fereastra de dialog Project Information ca în figura de mai jos.

Figura 5. Fereastra de dialog ce permite specificarea informaţiilor generale despre proiect

Aceasta cere ca utilizatorul să furnizeze informaţiile generale despre proiect cum ar fi:
Start Date: Data de început a proiectului
Finish Date: Data de sfârşit a proiectului. Trebuie introduse numai una din aceste date
urmând ca programul să o calculeze pe cealaltă după ce toate datele referitoare la
activităţi au fost introduse.
Schedule from- ce are opţiunile Project Start Date şi Project Finish Date este fixat
automat la introducerea datei de start sau datei de sfârşit a proiectului.
Current Date- Fixează data curentă astfel încât programul poate să stabilească când
proiectul devine activ
Status Date- trebuie schimbat din N/A doar atunci când se doreşte utilizarea foii de calcul
Earned Value. De regulă acest câmp nu trebuie modificat.
Calendar- Tipul de calendar utilizat de proiect. Calendarul inculde zilele lucrătoare şi
zilele nelucrătoare precum şi orele de lucru n zilele lucrătoare. Se poate crea un calendar
propriu după care lucrează firma dacă cele deja existente nu se potrivesc. Calendarul
poate fi fixat şi ulterior
Priority- prioritatea relaivă a proiectului curent faţă de celelalte, valabil când se folosesc
mai multe proiecte pentru planificare. Prioritatea este importantă mai târziu în faza de
alocare a resurselor.

Durata totală proiectului este calculată de Project Manager utilizănd informaţiile furnizate
de dumneavoastră. De asemenea consumarea resurselor se face în funcţie de orele şi
zilele lucrătoare. De aceea unul din primele lucruri este indicarea unui calendar care
stabileşte timpul de muncă pentru proiect. Mai mult unele resurse necesită calendare
separate. Astfel se pot defini pentru proiect unul sau mai multe calendare de lucru.
Fixarea timpului de lucru se face prin selecţia opţiuni Tool|Change Working Time din
meniul principal. Apare o fereastră de dialog aşa cum apare în figura 6.

Figura 6. Fereastra de dialog ce permite specificarea calendarului de lucru

Predefinit, atunci când ferestra de dialog apare pentru prima oară, ziua de lucru este fixată
de la ora 8:00 la 12:00, apoi o oră de pauză pentru masă şi apoi de la 13:00 până la 17:00.
Zilele lucrătoare sunt fixate de luni până vineri, zilele nelucrătoare sunt fixate ca fiind
Sâmbăta şi duminca. Acest model de calendar de lucru este denumit standard. Predefinit
mai sunt două modele de calendar de lucru 24 Hours, sau Night Shift (de luni noaptea
până sâmbătă dimineaţa între orele 23:00-8:00 cu pauză de o oră între 3:00-4:00). De
foarte multe ori acesta nu se potriveşte profilului firmei şi dorim un altul. Pentru crearea
unui nou calendar se acţionează butonul New din ferestra de dialog Change Working
Time. Va apare o fereastră de dialog denumită Create New Base Calendar ( figura 7). În
zona de editare Name: se va introduce numele calendarului de lucru. Este recomandat ca
acest nume să fie sugestiv pentru a fi găsit apoi foarte uşor. De exemplu poate fi numele
firmei dumneavoastră sau “Schimbul 1”, “ Schimbul 2”, etc. Din grupul de butoane de
selecie este preferabil să se selecteze opţiunea “Make a Copy of “ selectând un calendar
deja existent în listă. Acesta va fi luat drept bază pentru noul calendar creat şi va fi
modificat astfel încât să reflecte orele şi zilele lucrătoare specifice activităţilor din
proiectul dumneavoastră. Se acţionează butonul OK. De îndată ce un nou calendar a fost
creat trebuie să fixăm orele şi zilele lucrătoare pentru acest nou calendar. Pentru aceasta
se selectează opţiunea “Use Non Default working time“ din grupul de butoane de
opţiune, apoi se selectează zilele lucrătoare care respectă acest orar prin execuţia unui clic
pe headerul cu numele zilelor săptămânii apoi operaţia de drag pe zilele din săptămână
dorite. În zonele de editare “From” şi “To” se va introduce orarul sărind peste orele de
pauză.

Figura 7. Fereastra de dialog ce permite crearea unui nou calendarului de lucru

Schimbarea zilelor lucrătoare pentru anumite zile care în mod normal ar fi lucrătoare ( de
exemplu atunci când se fac operaţii de întreţinere, reparaţii etc.) se face prin selectarea,
utilizând clic şi drop, a zilelor dorite prin navigarea cu ajutorul Scroll bar-ul dacă acestea
nu sunt vizibile, apoi selecţia opţiunii “Non working time” din grupul de opţiuni.
Asocierea unui calendar la proiectul curent se face din ferestra de dialog Project
Information ce se vizualizează prin selecţia din meniul principal a opţiunii Project|Project
Information.

Statisticile asociate unui proiect se vor afişa într-o ferestră denumită Statistics (figura 8).
Aceasta este afişată prin acţionarea butonului Statistics din ferestra Project Information.

Figura 8. Fereastra de dialog Project Statistics

Informaţiile conţinute în această fereastră sunt grupate în două zone. O secţiune situată la
partea superioară a ferestrei de dialog denumită Time Date se referă la planificarea
activităţilor şi dacă acestea sunt realizate la timpul indicat sau nu. Semnificaţia liniilor
este următoarea
Current – afişează data curentă pentru proiect
Baseline- reprezintă datele de referinţă fiind afişat după ce toată munca de planificare a
fost făcută, proiectul urmând să înceapă. Baseline reprezintă modelul după care se se
execută lucrările pentru proiectul respectiv. Când proiectul deja a început şi se
monitorizează performanţele realizate efectiv, Project Manager va compara
performanţele efective cu modelul de referinţă, determinând dacă activităţile sunt
terminate mai devreme, la timp sau mai târziu decât datele planificate.
Actual - datele efective înregistrate la realizarea proiectului;
Variance – Afişează diferenţele dinte planificat şi realizat pentru data curentă
Start and Finish –coloane pe care sunt afişate datele de start şi sfârşit pentru proiect
bazate pe datele înregistrate despre activităţi
Cost data – costul total calculat pentru proiect, bazat pe datele introduse pentru durata
activităţilor şi pe resursele necesare execuţiei activităţii respective.
Remaining- comparaţia în durată, cost, muncă între estimat şi realizat;
Percent Complete – afişează stadiul proiectului în procente.

Atributele unui proiect se sunt vizualizate prin fereastra de dialog Project Properties.
Orice proiect salvat pe disc i se asociază proprietăţi ce ajută la o mai rapidă identificare a
proiectului sau a variantei corecte de proiect atât de către cel care a creat respectivul fişier
sau de către alţi utilizatori . SE poate folosi fereastra de dialog pentru a salva informaţii
esenţiale despre proiect. Pentru a examina atributele unui proiect se selectează din meniul
principal opţiunea File|Properties. Va apare fereastra de dialog Project Properties
asemănătoare cu cea prezentată în figura 9.

Figura 9. Fereastra de dialog Project Properties

Această fereastră de dialog conţine mai multe pagini. Iniţial pagina activă este pagina
Summary. Ea conţine mai multe câmpuri (atribute) care pot fi completate şi salvate pe
disc atunci când se salvează pe disc fişierul. Hyperlink Base este locaţia de bază pentru
fişierele proiectului atunci când se doreşte partajarea informaţiilor referitoare la proiect.
Aceasta adresă de html ajută pe cei ce doresc să găssească uşor sub formă html
informaţiile dorite. O altă pagină importantă este Contents (figura 10). Aceasta afişează
informaţiile asociate proiectului curent (data de start, de sfârşit, durata estimată a
proiectului, etc.).

Figura 10. Fereastra de dialog Project Properties-pagina Contents

Salvarea proiectului periodică a proiectului este bine să se facă destul de des pentru a
împiedica pierderea informaţiilor asociate proiectului în cazul în care calculatorul pe care
se lucrează are probleme. Aceasta se va face utilizând opţiunile referitoare la salvare din
meniul File (SAve şi Save as). Astfel la început, dacă proiectul este nou, când se doreşte
salvarea proiectului trebuie să alegeţi un nume şi o locaţie ( un director de pe calculatorul
local, sau din reţea, pe un floppy disc sau pe hard- disc) unde proiectul va fi salvat. Astfel
comportarea opţiunii File|Save este identică cu a opţiunii File|Save as. Dacă proiectul a
fost deja salvat sau a fost încărcat un proiect deja existent alegerea opţiunii File|Save va
actualiza fişierul deja existent pe disc cu ultimele modificări făcute. Opţiunea File|Save as
permite schimbarea numelui fişierului asociat proiectului, sau salvarea acestuia sub altă
formă ( Web page, Microsoft Access database, etc.) O altă opţiune este File|Save as Web
Page care permite salvarea proiectului într-o formă ce poate fi vizibilă pe Intranet sau
Internet.

Crearea şi modificarea activităţilor (task-uri)

Elementele de bază pentru un proiect sunt activităţile (operaţiuni, lucrări, faze, etape,
task-uri, etc.). Orice proiect trebuie divizat în mai multe activităţi, fiecărei activităţi i se
atribuie o durată estimată de timp şi i se poate asocia resurse. Cea mai rapidă cale pentru
a introduce informaţiile asociate activităţilor este folosirea vizorului Gantt Chart. Acesta
are avantajul de a vizualiza şi relaţiile dintre activităţi.
Deşi panoul din stânga al vizorului Gantt Chart afişează unele din informaţiile asociate
activităţilor, vizualizarea tuturor informaţiilor asociate activităţilor se face din fereastra
de dialog Task Information (figura 11). Afişarea acestei ferestre de dialog se poate face în
mai multe moduri:
1. din vizorul Gantt Chart se execută dublu click în panoul din stânga pe activitatea
dorită;
2. se alege din toolbar-ul Standard butonul ;
3. se alege din meniul principal opţiunea Project| Task Information;
4. se apasă combinaţia de taste Shift+ F2.

Figura 11. Fereastra de dialog Task Information- pagina General

Fereastra de dialog Task Information este divizată în cinci secţiuni (pagini). Prima pagină
este General, care oferă informaţile generale despre activitatea selectată. Acestea sunt:
Name- numele activităţii. Recomandare, numele activităţii trebuie să fie foarte clar şi să
sugereze activitatea fără a fi necesare alte informaţii suplimentare. În general este bine ca
aceasta să conţină un verb şi un substantiv.
Duration- durata activităţii
Percent Complete-valoare ce indică procentajul îndeplinirii activităţii, predefinit această
valoare este la zero
Priority- un număr între zero şi 1000, unde 1000 este prioritate mare, o este prioritate
redusă. Alegerea acestei priorităţi va afecta modul în care Project 2000 va rearanja
funcţie şi de resursele disponibile (operaţie ce se numeşte Resource Leveling)
Start and Finish Dates- datele de început şi sfârşit ale activităţii selectate. Este bine ca
utilizatorul să nu introducă nici o valoare în aceste câmpuri pentru a lăsa această sarcină
programului Microsoft Project Manager.
Atunci când se introduc valorile pentru activităţi acestea încep în aceiaşi zi. Se poate
introduce data de start a activităţii curente dar nu este recomandat. Important este doar
introducerea unei valori pentru durata activităţii respective.
Introducerea duratei se face prin execuţia unui click pe butonul din stânga mouse-ului pe
câmpul Duration din panoul din stânga al vizorului Gantt Chart urmat de creşterea sau
descreşterea valorii afişate prin acţionarea săgeţilor asociate câmpului, sau introducerea
directă de la tastatură a valorii.
Predefinit unitatea de măsură a duratei este D de la day (zi ) dar aceasta se poate schimba
cu una din următoarele unităţi:
M- minute;
Hr- ore;
D- zile;
Wk- săptămâni;
Mon- o lună de zile.
Unitatea de măsură a duratei poate să fie prefixată de caracterul E sau urmată de
caracterul ?. Caracterul E provine de la Elapsed time (timpul scurs) adică durata totală
necesară îndeplinirii activităţii incluzând şi zilele nelucătoare. De exemplu o activitate
care durează două zile dacă începe vineri ea se va finaliza luni. Prin urmare durata totală
este 4 zile. Caracterul ? semifică timpul estimat pentru îndeplinirea activităţii. Spre
exemplu 1emon?, indică o durată totală estimată de o lună incluzând şi zilele
nelucrătoare. Estimarea duratei se face după formula:
timpul necesar pentru executia activitatii
durata  .
resursele disponibile
Astfel zugravirea unui perete poate lua două zile dacă lucrează un singur zugrav sau
poate să dureze o zi dacă lucrează doi zugravi.
Estimarea duratei activităţilor este foarte importantă şi este necesar să se cunoască mai
multe despre modul în care se execută activitatea respectivă, pentru a estima durata cât
mai corect.
O formulă bună pentru estimarea timpului necesar de execuţie a unei activităţi este:
O  P  4M
E ;
6
unde E – durata estimată;
O - durata estimată cea mai optimistă de finalizare a activităţii;
P – durata estimată cea mai pesimistă;
M – durata estimată cea mai probabilă.

Introducerea activităţilor se face în secvenţă logică. De exemplu la construirea unei case

nu se poate zidi pereţii casei dacă nu s-a turnat fundaţia. Sau la realizarea unui program
nu se poate codifica algoritmul dacă nu s-a proiectat algoritmul. O fază sau o etapă a unui
proiect grupează mai multe activităţi înrudite. De exemplu la construirea unei case putem
să avem o etapă denumită “realizarea fundaţiei construcţiei”. Această etapă poate fi
compusă din mai multe activităţi cum ar fi măsurarea suprafeţei, marcarea planului,
săparea şanţurilor, turnarea betonului, uscarea betonului etc. Adesea între activităţile unui
proiect este nevoie să plasăm anumite puncte de reper (referinţă sau de bilanţ, milestone
în engleză), care ajută la urmărirea proiectului. De exemplu la construirea unei case se
poate fixa un punct de reper după turnarea fundaţiei (denumit . Deşi nu este o activitate
un punct de reper ne ajută să monitorizăm data efectivă de execuţie a fundaţiei care este
obiectivul de realizat. Prin urmare un punct de reper evidenţiază obiecivul propus pentru
faza respectivă. Fixarea unui punct de reper se face prin introducerea valorii zero în
câmpul Duration (durată) pentru o anumită activitate. În vizorul Gantt Chart va apare un
simbol special () ce indică faptul că este un punct de reper. Deşi un task de durată zero
este automat marcat drept reper, de fapt orice task poate deveni reper prin selectarea
numelui task-ului şi apoi pe Task Information|Advanced tab şi se alege opţiunea Mark
Task as milestone.

Unele activităţi au un caracter periodic, adică se realizează după trecerea unei anumite
perioade de timp. Aceste activităţi care se repetă cu regularitate se numesc recurrent task
(activităţi recurente). Decât să le inserăm pe fiecare individual este mai bine să le
combinăm pe toate într-o singură activitate şi doar pentru aceasta să specificăm toate
caracteristicile. Pentru a insera o activitate recurentă în planul proiectului se selectează
din meniul principal opţiunea Insert|Recurring Task. Va apare fereastra de dialog
Recurring Task Information ca în figura 12

Figura 12. Fereastra de dialog Recurring Task Information

Fereastra de dialog Recurring Task information permite specificarea atributelor

activităţilor recurente cum ar fi:
Task Name – numele activităţii recurente
Duration- durata acestei activităţi
Recurence Pattern – periodicitatea activităţii. Aceasta se selectează executând click cu
butonul din stânga mouse-ului pe grupul de butoane din stânga. Implicit modelul de
repetabilitate este fixat la Weekly (săptămânal). Asociat cu acest model în partea dreaptă
se pot fixa caracteristicile acestui model (figura 13) de exemplu modelul de repetabilitate
este în fiecare săptămână vinerea. Prin urmare se selectează every şi se bifează Friday.
 Figura 13. Zona Weekly Recurence pattern
Dacă se alege opţiunea daily (zilnic) apare o altă zonă de selecţie (figura 14):

Figura 14. Zona Daily Recurence pattern

Aici se poate selecta dacă ziua este zi lucrătoare sau poate fi şi nelucrătoare şi frecvenţa
( în fiecare zi, o dată la două zile, o dată la trei zile).
Pentru opţiunea Monthly zona modelului de periodicitate este prezentată în figura 15:

Figura 15. Zona Monthly Recurence pattern

Se permite specificarea periodicităţii fie indicându-se exact numărul zilei din lună (a 26-a
zi în fiecăre lună), fie prin specificarea numelui zilei din săptămână. De exemplu prima
vinere din lună selectându-se First Friday of every month.
Pentru periodicitate anuală zona de specificare a modelului de recurenţă apare ca în
figura 16:

Figura 16. Zona Yearly Recurence pattern

Frecvenţa se indică specificându-se o dată anume, de exemplu 26 martie (26 March) sau
se indică specificându-se ziua din săptămână şi luna, de exemplu primul miercuri din
martie ( First Wednesday March).
După specificarea modelului de repetabilitate se indică şi numărul de repetări în zona
Range of Recurrence. Astfel se indică data de start pentru activităţile periodice şi data de
sfârşit, dacă se alege opţiunea End by, sau numărul de repetări dacă se alege opţiunea
End after. Se poate asocia un calendar specific activităţilor periodice în zona Calendar for
scheduling this task. După inserarea activităţii periodice în lista activităţilor din vizorul
Gantt Chart se va observa un simbol ce precede această activitate.
Modificarea informaţiilor referitoare la activităţile deja introduse se face direct prin
modificarea caracterelor din câmpurile specificare în listă dacă se utilizează vizorul Gantt
Chart, sau prin intermediul ferestrei de dialog Task Manager (vezi secţiunea anterioară
pentru afişarea acestei ferestre).
Modificarea unui priorităţii activităţii este importantă pentru faza de Resources Leveling.
Aceasta este un proces de ajustare a activităţilor cu resursele asociate atunci când
resursele sunt subdimensionate şi îi sunt atribuite mai multe activităţi decât poate să
execute. Project 2000 are două metode de rezolvare a acestei probleme: amână
executarea activităţii până când resursa devine disponibilă sau divide activitatea astfel
încât o parte se execută la momentul planificat iar cealaltă în momentul când resursa
devine disponibilă. Ajustarea activitătilor şi a resurselor se poate face automat de către
program funcţie de prioritatea fiecărei activităţi. Prioritatea unei activităţi este un număr
cuprins în intervalul [0,1000].
Interval Semnificatie Descriere
0-100 Lowest aceste activităţi sunt ajustate primele
101-200 Very Low activităţi ajustate după Lowest
201-300 Lower activităţi ajustate după Very Low
301-400 Low activităţi ajustate după Lower
401-500 Medium activităţi ajustate după Low
501-600 High activităţi ajustate după Medium
601-700 Higher activităţi ajustate după High
701-800 Very High activităţi ajustate după Higher
801-999 Highest activităţi ajustate după Very High
1000 Cannot be activităţile nu sunt ajustate
leveled

Inserarea unei noi activităţi se face prin selecţia activităţii înaintea căreia urmează
inserarea şi alegerea opţiunii Insert|New Task din meniul principal sau apăsarea tastei
INSERT.
Selectarea unei activităţi se face prin executarea unui click pe butonul din stânga mouse-
ului pe numărul de identificare al activităţii. Selectarea unui grup de activităţi se face
asemănător cu selecţia unui bloc de celule în Excel. Prin intermediul mouse-ului se face
prin selectarea primei activităţi, păstrarea butonului mouse-ului apăsat în timp ce se
deplasează mouse-ul şi eliberarea butonului când s-a selectat activităţile dorite. Prin
intermediul tastaturii se face prin apăsarea simultană a tastelor Shift sau Ctrl şi a tastelor
de poziţie. Selectarea unor activităţi neadiacente se face prin intermediul tastei CTRL şi
clic pe numărul de identificare a activităţii dorite.
Ştergerea unei activităţi sau a unui grup de activităţi se face prin selectarea acestora şi
apăsarea tastei Delete, sau selectarea opţiuni Edit|Delete din meniul principal.
Anularea ultimei acţiuni de ştergere a unei activităţi sau unui grup de activităţi se face
prin apăsarea combinaţiei de taste CTRL+Z, selecţia opţiunii Edit|Undo sau selecţia
butonului Undo din toolbar-ul Standard.
Dacă anumite activităţi din lista de activităţi nu sunt în ordinea dorită acestea se pot muta.
O modalitate simplă este prin intermediul operaţiunii de drag and drop se poate muta o
activitate la poziţia dorită. Astfel se selectează activitatea prin clic pe numărul de
identificare. Apoi se ţine apăsat butonul din stânga al mouseului în timp ce se deplasează
cursorul până la locaţia dorită. Pentru a indica poziţia în care se va deplasa activitatea
apare pe ecran un indicator denumit moving bar.
O altă modalitate de a muta o activitate este selecţia acesteia apoi apăsarea butonului Cut
din toolbarul Standard sau selecţia opţiunii Edit|Cut din menu sau combinaţia de taste
CTRL+X, apoi se selectează activitatea înaintea căreia dorim să o mutăm şi se apasă
butonul Paste din toolbar-ul Standard sau se selectează opţiunea Edit|Paste din menu
sau se apasă combinaţia de taste CTRL+V.

Realizarea legăturilor între activităţi

Predefinit atunci când se specifică activităţile în lista de activităţi din panoul din stânga a
vizorului Gantt Chart, toate activităţile încep la aceiaşi dată.
O modalitate pentru fixarea secvenţei logice de executare a activităţilor este folosirea
ferestrei de dialog Task Information. Din acestă fereastră de dialog se va selecta secţiunea
(pagina) Predecessor.

Figura 17. Secţiunea Predecessor pentru fixarea secvenţei activităţilor

Fixarea acticităţii anterioare celei curente se poate face în mai multe moduri. O astfel de
modalitate este cea care utilizează câmpul ID astfel: Se execută click pe câmpul ID, apoi
se specifică numărul de identificare al activităţii anterioare. Se apasă tasta TAB sau
execută click pe butonul din stânga al mouse-ului pentru luarea în considerare. Imediat se
afişează numele activităţii în câmpul Task Name iar în câmpul Type va apare automat
valoarea Finish-to-Start (FS).
Activităţile specificate în listă trebuie sa fie realizate de către cineva utilizând deiverse
materiale. De exemplu la turnarea fundaţiei unei case trebuie să fie cineva care sapă
şanţurile, şi să existe uneltele necesare. Prin urmare este nevoie de resurse. Aceste resurse
se pot specifica utilizând vizorul specializat Resource Sheet dar pot fi specificate şi din
fereastra Task Information secţiunea Resources (figura 18). Resursele sunt asociate prin
alegerea numelui acesteia din lista de opţiuni ce apare executând clic în câmpul Resource
Name, sau poate fi introdusă direct prin tastarea numelui în câmpul Resource Name.
 Figura 18. Secţiunea Resources pentru asocierea resurse-activităţi

Adăugarea de restricţii activităţii curente se poate face deasemenea utilizând ferestra

Task Information secţiunea Advanced (figura 19).

Figura 19. Secţiunea Advanced pentru asocierea de restricţii activităţi curente

Ori de câte ori este posibil este indicat să nu specificaţi nici o restricţie activităţilor pentru
a permite programului să calculeze o bună planificare pentru activităţile specificate. Dar
uneori acest lucru nu este posibil şi datorită unor factori externi (cerinţele beneficiarilor
sau a furnizorilor de materiale) trebuie să restricţionăm activitatea respectivă. Există 8
tipuri de restricţii în Project, din care 6 sunt strâns legate de Constraint date. Pentru a
permite programului o maximă flexibilitate în organizarea planificării, cel mai adesea se
folosesc restricţiile ASAP (As Soon As Posisible) şi ALAP ( As Late As Possible).

Tipul activităţii este o altă proprietate importantă ce trebuie folosită cu atenţie deoarece
poate conduce la rezultate greşite şi neaşteptate. Predefinit tipul activităţii este Fixed
Units în care schimbarea cantităţii de muncă asociată activităţii duce la modificarea
duratei activităţii. Opţiunea Fixed Duration va face ca la schimbarea unitaţilor de resurse
va schimba cantitatea de muncă astfel că se poate ajunge la subalocare sau supraalocare
de resurse. Opţiumea Fixed Work face ca la schimbarea duratei unei activităţi schimbă şi
numărul de unităţi de resurse alocate pentru executarea activităţii respective.

Figura 20.Opţiunile pentru tipul activităţii

Notele asupra activităţilor nu sunt obligatorii dar este bine să se documenteze cât mai
bine activitatea astfel încât sa se înţeleagă ceea ce se face în această activitate.