Ghid rapid de înregistrare a contractelor în Sistemul de

Gestiune a Documentelor (SGDoc - Direcţia Comercială)

prin integrarea cu Sistemul de Evidenţă a
Corespondenţei (SEC)
Scop

Acest document este destinat persoanelor care vor încărca în sistemul informatic (SGDoc-
Comercial) contractele de furnizare a energiei electrice cu tot setul de documente corespunzătoare.
Contractele sunt înregistrate în sistemul SEC ca scrisori de intrare cu tema Returnare contract,
urmând ca ulterior să fie încărcate în SGDoc pe adresa spre mapa clientului generată de sistemul
SEC.

Descriere

Datorită faptului că procesul de contractare se realizează în SEC prin 2 metode, mai jos vor fi
descrise acţiunile necesare de realizat pentru fiecare dintre ele.

Metoda I – constă în înregistrarea contractelor în SEC ca scrisori cu tema Returnare contract şi

încărcarea setului de documente în sistemul SGDoc. Se consideră că setul de documente este
format din contractul semnat de client şi documentele necesare încheierii contractului.
a) Se înregistrează în sistemul SEC scrisoarea cu tema Returnare contract.
b) Drept urmare, sistemul SEC generează adresa spre mapa clientului din SGDoc unde va
trebui de încărcat setul de documente.

c) Apăsăm pe adresa din câmpul Cale spre document. În rezultat, trebuie să se deschidă într-o
fereastră nouă mapa clientului din sistemul SGDoc, unde va trebui de încărcat documentul
scanat.
Note:
1. Dacă la accesarea adresei din Cale spre document nu se deschide mapa clientului, va fi
necesar de căutat clientul în SGDoc după Cod client.
2. În cazul în care nici în sistemul SGDoc clientul nu poate fi identificat, documentul se va
scana și se va plasa în mapa CNT sub denumirea cod_client.pdf..

d) Scanăm documentul apoi apăsăm şi din caseta obţinută alegem cu butonul

Browse documentul scanat. Apăsăm OK.

e) Salvăm documentul în sistem prin apăsarea butonului Save.

2
f) În rezultat, documentul va fi încărcat în sistemul SGDoc.

g) Închidem fereastra din SEC cu scrisoarea înregistrată cu tema Returnare contract.

3
Metoda II – din punct de vedere procedural este asemănătoare metodei I. Deosebirea constă în
faptul că, în cazul dat va fi necesar de unit într-un singur document: contractul semnat din
scrisoarea de intrare cu tema Returnare contract şi documentele necesare contractării, document
înregistrat în SEC ca scrisoare de intrare cu tema Contractare (prezentarea documentelor) în
momentul când clientul a expediat documentele pentru perfectarea contractului.

Îmbinarea acestor documente se va face cu ajutorul aplicaţiei PDF Split and Merge care trebuie să
fie instalată pe computer.
a) Scanăm contractul cu semnătura clientului.
b) Identificăm în SEC scrisoarea de intrare cu tema Contractare (prezentarea documentelor) ce
conţine lista documentelor transmise de client pentru perfectarea contractului. Consultăm în
Consumatori, lista de scrisori înregistrate pe NLC indicat pe contract şi identificăm
scrisoarea cu tema Contractare (prezentarea documentelor)

c) Deschidem scrisoarea şi salvăm documentul scanat pe discul local.

4
d) Deschidem aplicaţia PDF Split and Merge şi alegem opţiunea de Imbinare/Extagere. Cu
butonul Adaugă alegem documentele ce trebuie unite (contractul semnat de client şi
documentul extras pe disk-ul local la pasul anterior).
e) În rezultat documentele selectate vor fi afişate în lista de îmbinare.

f) Selectăm adresa destinaţie cu ajutorul butonului Navigare şi indicăm denumirea fişierului

final (numărul complet al scrisorii Returnare contract). Apăsam Open.

g) Apăsăm butonul Execută pentru îmbinarea fişierelor.

5
h) Deschidem scrisoarea de intrare cu tema Returnare contract şi accesăm adresa indicată în
câmpul Cale spre document.

i) Urmăm paşii (c-f) descrişi în Metoda I.