SERVICIUL ADMINISTRATIV, SECRETARIAT SI ARHIVA

Nr.171073/22.07.2016

CAIET DE SARCINI
Servicii de intreținere si reparatii rețea informatică si echipamente IT

Caietul de sarcini face parte integrantă din Documentaţia de atribuire şi constituie ansamblul
cerinţelor pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant Propunerea tehnică.
Caietul de sarcini este elaborat în concordanţă cu necesităţile obiective ale autorităţii
contractante şi cu respectarea regulilor de bază precizate în Documentaţia de atribuire.
Aplicandu-se criteriul de evaluare a ofertelor “preţul cel mai scăzut”, se precizează, în mod
expres, faptul că cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale.

OBIECTUL CAIETULUI DE SARCINI

Obiectul caietului de sarcini este acela prin care autoritatea contractanta isi propune sa
achizitioneze „Servicii de intreținere si reparatii rețea informatică si echipamente IT”, pentru sediul din
Splaiul Independenței, nr.202E, sector 6, București - punct de lucru fix și cel din str.Ernest Juvara,
nr.3-7, sector 6, București - la cerere, respectiv:
 Servicii de reparare si intretinere a fotocopiatoarelor
 Servicii de reparare si intreținere a perifericelor informatice
 Repararea si intreținerea echipamentelor informatice
 Reparare si intreținere server de date si e-mail si a retelei IT
 Servicii informatice
Serviciile menționate, se vor realiza prin următoarele operații:
 asigurarea serviciilor de întreţinere şi reparaţie pentru echipamentele informatice din dotarea
Ministerului Energiei, echipamente prezentate în ANEXA 1;
 mentenanţă preventivă echipamente IT (desktop, laptop, multifuncţionale);
 mentenanţă preventivă – corectivă UPS-uri;
 asigurare suport baza de date si conturi e-mail pentru salariații ministerului;
 gestionarea relației cu furnizorul de servicii de date internet

Obligatii minime ale prestatorului in realizarea obiectului contractului:

I. Asigurarea serviciilor de intreținere si reparatii rețea informatică si echipamente IT
pentru echipamentele informatice din dotarea Ministerului Energiei, echipamente prezentate în
ANEXA 1:

BUCUREŞTI, Splaiul Independenţei, nr. 202E, sector 6

CUI: 33933936
1
 SERVICIUL ADMINISTRATIV, SECRETARIAT SI ARHIVA

Intervenţiile în caz de defecţiune, au ca scop remedierea defecţiunilor apărute ca urmare a unor

dereglări hardware ale echipamentelor şi remedierea acestora.
Reparaţiile curente constau din:
 constatarea/diagnosticarea defecţiunii;
 evaluarea pieselor de schimb necesare;
 remedierea echipamentului defect, cu înlocuirea componentei defecte (dacă este cazul), costul
componentei fiind asigurat de Autoritatea contractantă iar montarea va intra în costul
abonamentului lunar;
Remedierea defectelor se face cu păstrarea, eventual creşterea, în nici un caz diminuarea,
caracteristicilor tehnice ale echipamentului original.
 efectuarea de revizii de întreținere ( diagnosticarea, reglaje, degresare, gresare, aspirare,
depanare, etc) în scop preventiv astfel încât toate echipamentele sa fie supuse controlului de
către prestator, cel puțin o dată în perioada de desfășurare a contractului. La finalizarea
reviziei, prestatorul va întocmi un raport al activității de întreținere cât și cu propunerile
tehnice pentru remedierea eventualelor defecțiuni.
 respectarea timpilor de intervenție de la sesizarea de către angajații instituției, după cum
urmează:
 termenul de răspuns la sesizari va fi de maxim 4 ore;
 termenul de remediere va fi de maxim 6 ore, după caz ;
 termenul de înlocuire a pieselor/echipamentelor defecte cu cele achiziționate va fi de
maxim 24 ore, după caz, de la recepția în gestiune.
 pentru reparațiile complexe ce nu pot fi efectuate la sediul beneficiarului, prestatorul poate
dispune preluarea echipamentelor semnalate cu defecțiuni pentru diagnosticare si reparație, în
baza unui proces verbal de predare-primire cu beneficiarul;
 prestatorul va propune, în baza unui deviz de reparație, piesele de schimb necesare, după caz;
 întocmirea unor fișe de intervenție la sesizări, semnate de către ambele părți, cu cel puțin
urmatoarele specificații: locația, data reviziei, modelul si tipul echipamantului, operațiile
efectuate, problemele constatate, recomandări pentru remediere;
 întocmirea unor rapoarte lunare ale evenimentelor survenite;
 asigurarea de asistență/suport tehnic necesar eventualelor configurații de echipamente IT
pentru procedurile de achiziție din cadrul Ministerului Energiei;
 în situația în care prestatorul constată necesitatea unei aplicații informatice (licență) pe care
achizitorul nu o deține, reprezentantul prestatorului va emite “note de necesitate” care vor
cuprinde justificarea achiziției aplicației necesare, tipul și costul estimat al acesteia.

II. Servicii de mentenanță software și anume:

 instalare, setare, depanare software a sistemelor de lucru a aparatului Ministerului Energiei;
 urmărirea si respectarea modalităților de setare recomandată de beneficiar referitoare la setări
acces intralan, instalări de soft, salvări/mutări date;
 securizarea acceselor pe bază de utilizator și parolă, conturi de administrator/utilizator;
 administrare si mentenanță server de e-mail, adrese de e-mail pentru angajații din cadrul
Ministerului Energiei;

BUCUREŞTI, Splaiul Independenţei, nr. 202E, sector 6

CUI: 33933936
2
 SERVICIUL ADMINISTRATIV, SECRETARIAT SI ARHIVA

 monitorizarea și administrarea continuă a serverului, a rack-urilor, a rețelei și a sistemelor de

calcul pentru intervenția sau prevenirea incidentelor;
 aplicarea și respectarea politicilor de securitatea la nivel de unitate organizatorică: antivirus,
anti-malware, politici de acces la resurse-security policies, etc;
 acțiuni de scanare / devirusare a echipamentelor IT;
 urmărirea si respectarea modalităților de setare recomandată de beneficiar referitoare la
salvarea de date utilizator;
 reinstalarea de pachete de programe de bază – sisteme de operare, pachete antivirus, Office
etc. acolo unde din diverse motive variantele instalate initial nu mai funcționează
corespunzător;
 consultanță si acordarea de asistență tehnică software pentru toate tipurile de aplicații agreate
de către Ministerul Energiei;

Observatii:

In cazul in care, in timpul derulării contractului de prestări servicii de intreținere si reparații

rețea informatică si echipamente IT ce se va incheia in urma procedurii de achiziție directă, apar si
alte echipamente noi sau alte categorii de echipamente noi, ce nu sunt cuprinse in ANEXA 1, se va
asigura intreținerea acestora, fără alte costuri suplimentare la contract.

Pe toată perioada contractului ofertantul va organiza un sistem de suport şi asistenţă tehnică

specializată, care va deservi autoritatea contractantă.
Ofertantul va ţine evidenţa stării echipamentelor supuse activităţii de service şi va propune
autorităţii contractante decizii de mentenanţă şi întreţinere rezultate din analiza informaţiilor colectate.
Scopul serviciului este acordarea de suport la nivel de expertiză pentru autoritatea contractantă în
acţiunile acestuia vizând, în principal, utilizarea eficientă a echipamentelor şi îmbunătăţirea
performanţelor acestora.
Activităţile desfăşurate vor include dar nu se vor limita la următoarele direcţii:
 Definirea, propunerea şi implementarea, cu acordul autorităţii contractante, a unor soluţii de
utilizare mai eficientă a echipamentelor care fac obiectul prezentului contract,
 Stabilirea oportunităţii şi elaborarea de propuneri de upgrade şi update pentru echipamentele
cuprinse în contractul de service.
Asistenţa tehnică se va acorda în urma unor solicitări exprese ale autorităţii contractante pentru
probleme concret formulate, dar se poate iniţia şi din proprie iniţiativă atunci când expertiza
ofertantului pune în evidenţă modalităţi de utilizare mai eficientă sau creştere a performanţelor
echipamentelor.

PERIOADA DE DERULARE A CONTRACTULUI

Durata contractului este de la 1 Septembrie – 31 Decembrie 2016, cu posibilitatea de

prelungire în primele 4 luni ale anului 2017 în conformitate cu prevederile art.165 alin.(1) HG nr.
395/2016, cu modificările și completările ulterioare şi presupune achiziţia de servicii de întreţinere şi
reparaţie a echipamentelor IT ieşite din garanţie la data încheierii contractului, dar şi a celor cărora pe
parcursul contractului le va expira perioada de garanţie.

BUCUREŞTI, Splaiul Independenţei, nr. 202E, sector 6

CUI: 33933936
3
 SERVICIUL ADMINISTRATIV, SECRETARIAT SI ARHIVA

CERINŢE MINIME OBLIGATORII

Asigurarea cu personal si logistica:

Furnizorul va trebui să aloce, pentru asigurarea activității de intreținere si reparatii rețea

informatică si echipamente IT, la solicitarea Beneficiarului, următoarele:
a) Minim două persoane, in zilele de luni, marti, miercuri, joi, 8 ore/zi in intervalul 8.30-17.00, și
vineri in intervalul 8.30-14.30. Pentru cazuri excepționale, la cerere, acest număr să poată fi
suplimentat.
b) Minim un telefon mobil cu număr special alocat pentru aceste activități de service, in relația cu
Beneficiarul.
c) Aparatura de măsură si control specializată pentru verificarea rețelei.
d) Furnizorul va trebui ca, la cerere, in situații exceptionale, să aibă disponibilitatea de a lucra in
afara orelor de program si a zilelor normale de lucru.
e) Furnizorul trebuie să demonstreze că are un punct de lucru operaţional în Bucureşti.
f) Furnizorul trebuie să facă dovada că resursele umane desemnate au participat la activităţi
similare şi că au competenţe în ceea ce priveşte sarcinile pe care urmează să le îndeplinească,
prin indicarea nivelului de certificare.
g) Pentru a dovedi capacitatea de a livra serviciile la nivelul de calitate solicitat de Beneficiar,
Furnizorul trebuie să aibă implementat un sistem de management al calităţii pentru activităţile
de service, respectiv ISO 9001.
Se vor prezenta documente emise de organisme naţionale sau internaţionale acreditate, care
confirmă certificarea sistemului de management al calităţii pentru activitatea de service, respectiv ISO
9001 sau echivalent.
h) Având în vedere caracterul confidenţial al informaţiilor, prestatorul va păstra confidențialitatea
datelor cu caracter personal și se va obliga să nu utilizeze informațiile și documentele obținute
sau la care are acces pe perioada de derulare a prezentului contract, în alt scop decât acela de
a-și îndeplini obligațiile contractuale.

Cerinţe privind prezentarea ofertei tehnice:

Se va avea în vedere faptul că numărul echipamentelor care ar putea beneficia de acest tip de
servicii, la finele contractului, poate fi mai mare decât cel iniţial, dar şi că, pe parcursul acestei
perioade echipamentele mai vechi de 5 ani care au fost amortizate, pot intra în procedură de casare.
Orice echipament IT a cărui perioadă de garanţie va expira pe parcursul prezentului contract,
va beneficia de serviciile de întreţinere şi reparaţie, ofertate.
Aceste condiţii sunt aplicabile tuturor echipamentelor şi sunt valabile pe toată durata
desfăşurării acestui contract.
Propunerea tehnică precum şi cerinţele Caietului de Sarcini sunt cerinţe minime obligatorii, iar
neîndeplinirea acestora va duce la respingerea ofertei ca fiind neconformă.

BUCUREŞTI, Splaiul Independenţei, nr. 202E, sector 6

CUI: 33933936
4
 SERVICIUL ADMINISTRATIV, SECRETARIAT SI ARHIVA

Cerinţe privind prezentarea ofertei financiare:

Oferta financiară va fi făcută pentru toată perioada de derulare a contractului de „Servicii de

intreținere si reparații rețea informatică si echipamente IT”.
Piesele de schimb necesare, achiziționate de autoritatea contractantă nu fac obiectul
contractului.

Criteriul de atribuire a contractului este <<preţul cel mai scăzut>>.

PLATA FACTURILOR
Abonamentul lunar plătit de către Ministerul Energiei (Beneficiar) va fi condiţionat de
primirea proceselor verbale de recepție reprezentând confirmarea prestărilor de servicii care fac
obiectul contractului.
Plata furnizorului pentru serviciile prestate si recepționate se va realiza în contul deschis la
Trezorerie, în termen de 30 zile de la primirea facturii de către Beneficiar, prin ordin de plată.
Facturile lunare vor fi emise la inceputul lunii urmatoare, fiind însoţite de procesele verbale de
intervenţie.

Intocmit,
Sef Serviciu Administrativ, Secretariat si Arhivă

BUCUREŞTI, Splaiul Independenţei, nr. 202E, sector 6

CUI: 33933936
5