Géné6

2– Gérer
son
Entreprise
GE-006

CONTENU D’UN MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION

COMMERCIALE

SOMMAIRE

1 – CONTEXTE ET JUSTFICATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES

2 – PRESENTATION GENERALE DE L’ENTREPRISE

3 – PROCEDURES DE GESTION COMMERCIALE

1. CONTEXTE ET JUSTIFICATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES

Le règlement relatif au droit comptable de l’UEMOA oblige les entreprises à établir une documentation
décrivant les procédures d’enregistrement, de contrôle et d’organisation comptable. Cette
documentation est appelée manuel de procédures.

Ainsi, si les articles 14 à 24 traitent de l’organisation comptable, l’article 69 du règlement relatif au droit
comptable dans les Etats de l’UEMOA précise quant à lui que « L’entreprise détermine, sous sa
responsabilité, les procédures nécessaires à la mise en place d’une organisation comptable
permettant aussi bien un contrôle interne fiable que le contrôle externe (par l’intermédiaire, le cas
échéant, de commissaires aux comptes) de la réalité des opérations et de la qualité des comptes, tout
en favorisant la collecte des informations »

Le présent manuel des procédures a donc pour but :

 de connaître les informations générales sur l’entreprise (forme, siège social, capital), son
activité, son organigramme général ;
 de fournir (notamment à un contrôleur externe) les éléments de compréhension du
système d’information
 de donner au personnel de l’entreprise les moyens de formaliser les circuits d’information au
sein de l’entreprise ;
 d’assurer la permanence des méthodes de travail ;
 et de préciser les limites des responsabilités de chacun.

Ce manuel de procédures doit être mis à jour et conservé aussi longtemps qu’est exigée la
présentation des états financiers.
2. PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

RUBRIQUES RENSEIGNEMENTS

Dénomination de l’entreprise

Forme juridique

Capital social

Répartition du Capital social

Date de création

Directeur Général

N° Registre du commerce

N° compte contribuable

Activité principale

Relevé d’identité bancaire

Adresse géographique

Adresse postale

Adresse téléphonique/Fax

Description des activités

Effectifs

Evolution des principaux indicateurs de gestion

(chiffre d’a, bénéfices, masse salariale, niveau
d’endettement, comptes clients,…)

Organigrammes (il s’agit de dessiner le schéma

des différents organigrammes de l’entreprise :
organigramme général, organigramme détaillé par
départements ou grandes directions,.)
3. PROCEDURES DE GESTION COMMERCIALE

Il s’agit des procédures tendant à organiser le fonctionnement des activités et taches suivantes :

 La promotion commerciale
 La prospection commerciale
 La prise de commande et la facturation
3.1 – LA PROMOTION

RAPPEL DES TACHES

La promotion comporte deux parties :

 Promotion de l’entreprise
 Promotion des produits et services de l’entreprise
PGP P-01 PROMOTION DE L’ENTREPRISE

DONNEES CONTENU

BUTS Cette procédure a pour but d’indiquer les moyens pour assurer la promotion
POURSUIVIS institutionnelle de l’entreprise

DESCRIPTION 1
DE LA L’entreprise doit être connue par le grand public et par les spécialistes de son
PROCEDURE secteur comme étant l’une des plus performante dans son domaine.

2
A cet effet des plaquettes de présentation doivent être confectionnées pour
présenter l’entreprise, ses effectifs, ses installations, ses équipements, ses
produits et ses services.

En outre, il est souhaitable de confectionner tous les ans des agendas, des
éphémérides et divers gadgets publicitaires qui seront distribués aux clients lors
des foires et expositions des opérateurs économiques du secteur.

3
L’entreprise doit saisir toutes les occasions (foires ou expositions des spécialistes
du secteur) pour faire la promotion de l’institution.

4
Un ou deux publi-reportage par an permet de faire connaître l’institution
entreprise

Des actions de sponsoring des activités socioculturelles des étudiants et élèves

sont les bienvenues.
PGP P-02 PROMOTION DES PRODUITS ET DES SERVICES DE L’ENTREPRISE

DONNEES CONTENU

BUTS Cette procédure a pour but d’indiquer les moyens pour assurer la promotion des
POURSUIVIS produits de l’entreprise

DESCRIPTION 1
DE LA Les produits et services de l’entreprise doivent être connus des potentiels clients
PROCEDURE
2
A cet effet des prospectus doivent être confectionnés sur chacun des services
pour présenter les conditions techniques et financières de mise en œuvre ainsi
que sur les références de l’entreprise en la matière.

3
L’entreprise doit organiser des cérémonies de présentation des prestations en
Côte d’Ivoire et dans la sous région ouest africaine à l’endroit des clients
potentiels (cocktails de présentation)

4
La mise en œuvre de la promotion commerciale est de la responsabilité de la
Direction Commerciale et Marketing.
3.2 – LA PROSPECTION COMMERCIALE

RAPPEL DES TACHES

La prospection commerciale comprend les taches suivantes :

 Elaboration et tenue du fichier client

 Visites commerciales systématiques
PGP P-03 ELABORATION ET TENUE DU FICHIER CLIENT

DONNEES CONTENU

BUTS Cette procédure a pour but d’indiquer le contenu du fichier client

POURSUIVIS

DESCRIPTION 1
DE LA Le Service Commercial a pour mission d’élaborer un fichier des clients actuels et
PROCEDURE des clients potentiels de l’entreprise.

2
Le fichier client doit comprendre les informations suivantes :

 La dénomination du client
 Ses adresses : géographique, téléphoniques, Email, fax, postales
 Le nom des responsables : Directeur, Responsable Technique, Responsable
financier ou Agent Comptable
 Le domaine d’activités
 L’historique de nos relations commerciales : commandes passées par
périodes (natures de prestations, quantités, valeur,…), et les incidents
commerciaux (impayés, mauvaises qualités de prestations,…)
 Les prévisions de besoins

3
Le fichier client est régulièrement mis à jour et tenu à la disposition du Directeur
Général et des Directeurs de Département
PGP P-04 VISITES COMMERCIALES SYSTEMATIQUES

DONNEES CONTENU

BUTS Cette procédure a pour buts d’organiser les prospections commerciales et les
POURSUIVIS visites systématiques des clients.

DESCRIPTION 1
DE LA La règle de base est que tous les clients actuels ou les clients potentiels doivent
PROCEDURE faire l’objet d’une visite systématique selon une programmation précise.

2
La Direction Commerciale et Marketing doit établir le programme de visite
systématique et le soumettre à l’approbation du Directeur Général qui peut selon
son calendrier l’accompagner pour la rencontre des clients actuels ou des clients
potentiels.

3
En ce qui concerne les clients potentiels, après la 1 ère visite, ils doivent faire
l’objet d’une relance systématique. La 1ère visite doit permettre de remplir la fiche
signalétique client qui contient outre des informations de base, des informations
sur les besoins prévisionnels du client.

4
Nous signalons que tous les Directeurs de Département sont des commerciaux
permanents lors de leurs visites extérieures. Toutes rencontres avec un client
potentiel doivent être répercutées sur la Direction Commerciale et Marketing.
3.3 – LA PRISE DE COMMANDE ET LA FACTURATION

La prise de commande et la facturation comprennent les taches suivantes :

 Prise de commande
 Livraison
 Facturation
PGP P-05 PRISE DE COMMANDE

DONNEES CONTENU

BUTS Cette procédure a pour but d’indiquer les étapes de la confirmation d’une
POURSUIVIS commande.

DESCRIPTION 1
DE LA La règle de base est que toute prestation doit être précédée d’un bon de
PROCEDURE commande.

2
Au terme d’une prospection commerciale fructueuse, la Direction Commerciale et
Marketing établit une pro forma ou un devis à la demande du client. Ce devis est
soumis à l’appréciation du Département qui aura à exécuter les travaux ou
prestations.

La facture pro forma ou le devis sont établis en 3 (trois) exemplaires dont deux
adressés au client, 1 conservé dans le dossier du client et 1 pour le Département
qui aura à exécuter la commande.

3
L’acceptation de la proposition commerciale (devis ou facture pro forma) est
matérialisée par l’établissement d’un bon de commande au niveau du client.

4
Le bon de commande, sert de base à la réalisation de la prestation et à
l’établissement d’une facture.
PGP P-06 FACTURATION

DONNEES CONTENU

BUTS Cette procédure a pour but d’indiquer les étapes de la facturation ainsi que le
POURSUIVIS contenu des factures.

1
DESCRIPTION
La règle de base est que l’établissement d’une facture est obligatoire avant toute
DE LA prestation.
PROCEDURE
2
Les factures sont établies par le Service Commercial et soumises à la lecture du
Département qui aura à exécuter les travaux et à celle du responsable de la
Direction Commerciale et Marketing.

2
Les factures sont établies en 5 exemplaires :
 1 ex pour la comptabilité
 1 ex pour l’agent chargé du recouvrement
 1 ex pour le dossier du client
 2 ex pour le client

3
Les factures établies sur papier entête de l’entreprise doivent indiquer
clairement :

 Les références de la commande

 Les références du client : nom, adresse
 La date d’établissement
 Le détail des prestations
 Les prix unitaires
 Les montants HT
 Le montant des taxes
 Le montant TTC en chiffre
 Le montant TTC en lettres

4
Les factures transmises au client doivent être accompagnées du double du bon
de commande ou du contrat de marché.