SISTEMA DE CONTABILIDAD PARA X

Esta Fundación se dedica a la enseñanza técnico profesional

ofertando cursos de bares y restaurantes entre otros

3
Por el Lic. José Natera Febles
NDICE
Introducción................................................................. 1
PARTE NO.1 .............................................................. 2
Característica Generales de la Fundacion:
a) Constitución
b) Dirección
c) Tipo de Negocio de Realizar
d) Tipo de Empresa
e) Historial del Capital
f) Marco Legal
g) Cierre del Periodo Fiscal

i) Definición de Sistemas y los Componentes que lo

integran.
PARTE NO.2 ............................................................. 7
Catalogo de Cuentas
a) Definición
b) Diseño del Catalogo
c) Descripción y uso de la Cuenta
PARTE NO. 3 ............................................................ 24
Manual de Funciones
a) Definición
b) Diseño del Catalogo

3
c) Otros Puestos
PARTE NO.4 ............................................................. 28
Diseño de Libro y Registro
a) Definición
b) Hoja de Entrada de Diario
c) Diario General
d) Libro de Inventario
e) Mayor General
f) Mayores Auxiliares
g) Diario Especializados
h) Mayor de Cuenta
i) Explicaciones
PARTE NO.5 ............................................................ 44
Diseño de Formulario e Instrucciones
a) Definición
b) Explicaciones

PARTE NO 6 ........................................................ 59
Formato de los Estados Financieros
a) Definición
b) Balance General
c) Estado de Resultado
d) Estado de costo de venta
e) Estado de costo de venta
g) Estado de cambio en la Situación financiera
PARTE NO 7 ........................................................ 64
Procedimiento de Control Interno
a) Definición
b) Recomendación de Control
c) Otros recomendaciones

3
3
 INTRODUCCIÓN

Desde tiempo muy remoto el hombre de una forma u otra se

ha visto en la necesidad de llevar por lo menos un control de
su negocio o empresa, naturalmente cuando hablamos de
control, las personas en cierta forma emplean lo que es parte
de la contabilidad.
En la misma forma en que se ha diversificado el negocio o
empresa la contabilidad ha sido participe de ello.
En este caso en particular el objetivo nuestro es de presentar
un sistema de contabilidad para una Fundación, MIS
PRIMEROS PASOS.
Como es natural trataremos de explicar en que consiste un
sistema de contabilidad y como manejarlo, así como explicar
el uso del catálogo de cuentas, principal estructura del
sistema, y todo lo relacionado con el buen funcionamiento
administrativo y contable de la Fundación.

3
 Fase No. 1

CARACTERÍSTICA GENERALES DE LA FUNDACION

A) Constitución
B) Dirección
C) Tipo de Negocio a realizar
D) Tipo de empresa
E) Historial de Capital
F) Marco Legal
G) Cierre del Periodo Fiscal
H) Definición del Sistema y los Componentes del mismo.

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 CARACTERÍSTICAS GENERALEION MIS PRIMEROS
PASOS

CONSTITUCIÓN

El (043) de Agosto del año 2013 fue constituida la

Fundación “ Mis Primeros pasos,.”, según los dispone la
resolución No. 0046-2014 de fecha 14de Abril del 2014,
mediante la cual el procurador General de la Republica
concede el beneficio de incorporación

DIRECCIÓN

Fundación Mis Primeros Pasos,.”, esta situada en la casa

No. 26 de la calle Juan de Acosta del Sector Placer Bonito de
la Ciudad de San Pedro de Macorís. A la fecha no posee
sucursales, pero esta en poder de hacerlo en otro lugar
cuando la oportunidad así lo requiera.

3
 TIPO DE NEGOCIO A REALIZAR

La Fundación Mis Primeros Pasos”, se dedica a la

capacitación de la educación técnico profesional y educación
formal en general y cualquier actividad de licito comercio
relacionada o no con el mismo.

3
 TIPO DE EMPRESA

Como hemos vistos, por su condición, La Fundación Mis

Primeros Pasos ”, viene a clasificar en una Fundación sin
fines de Lucro, Ong, es bueno señalar que el momento de
elaborar este sistema la fundación solo se dedica a la
capacitación técnico profesional ofertado los servicios de:
camarero de restaurante, camarero de habitación, Bartender,
informática , ventas almacén entre otros.

HISTORIAL DE CAPITAL

El capital social esta compuesto por la aportaciones del

propietario fundador.

3
 MARCO LEGAL

La Fundación Mis Primeros Pasos”, al igual que todas las Ongs o

Fundaciones establecidas en el territorio dominicano, se rigen por la ley

122_05 de acuerdo al Art. 60 y 61 de la ley 127/64., están exentas de pago
de impuestos.

1) Ley 122-05 del Impuesto sobre la venta (código tributario)

a) Infotep
b) Itbis
c) Patentes y permisos

2) En materia de seguridad social

a) Seguro Social
b) Póliza de Accidente de trabajo

3) En materia Administrativas
a) Código de Comercio

4) En materia Laboral
a) Código de Trabajo

3
5) En materia Sanitaria
a) Certificado de Salud (SESP)

CIERRE DE PERIODO FISCAL

El ejercicio contable significa el tiempo que por principio

contable requiere una empresa para conocer la situación
financiera y sus resultados.

Toda empresa debe verificar mensualmente su situación

financiera pero su cierre tiene que realizarse anualmente de
acuerdo a lo establecido en el código tributario para
determinar sus resultados.

La Cooperativa La Imperial, su periodo fiscal empieza el

primero (1) del mes de enero y termina el (31) de diciembre de
cada año.

3
 SISTEMA DE CONTABILIDAD

Podemos definirlo como la recolección y ordenación

organizada de las actividades de una empresa a través de
formularios, libros y reportes con el objeto de obtener de ellos
informaciones necesarias para la administración.

COMPONENTES DEL SISTEMA

Entre los principales componentes que integran un

sistema y por con siguiente lo que utilizaremos en este están
los siguientes:

1) Características Generales de la Empresa,

2) Catalogo de cuentas
3) Manual de Funciones
4) Diseño de Libros y Registros
5) Diseño de Formularios e instrucciones para su uso
6) Formato de Estados y Reportes
7) Procedimiento de Control Interno.

3
 PARTE NO. 2

CATALOGO DE CUENTAS

A) Definición e Importancia
B) Diseño del Catalogo
C) Descripción y uso de la Cuenta

CATALAGO DE CUENTAS

A) DEFINICIÓN E IMPORTANCIAS

Consiste en confeccionar una lista de los nombres y

números de cuentas que integran el sistema.

El catalogo de cuentas juega el papel importante en el

desempeño de las actividades que realiza la empresa, esto se
debe a que cada actividad guarda relación directa o indirecta
con algunas cuentas y por tanto cada cuenta debe figurar con
una listas ordenadas y secuente, en el catalogo aparecen las
cuentas clasificadas por grupos mas o menos análogos y por
números.

3
 El ordenamiento de las cuentas en un código nos
proporciona numerosas ventajas entre las cuales se pueden
citar.
a) Sirve de estructura para el diseño del sistema contable
b) Sirve de guía para efectuar análisis y comparaciones
c) Sirve de base para preparar los estados financieros
d) etc

LA PRINCIPAL CLASIFICACIÓN

1) Activos
2) Pasivos
3) Capital
4) Ingresos
5) Costos y gastos

Esta clasificación representa los grupos de cuentas

dentro de los estados financieros.

3
 La primera sub-clasificación representa los nombres de
las cuentas controles en la codificación y están clasificadas
por (3) dígitos.

100 efectivo en caja

101 efectivo en banco
102 Inventarios(empresa comercial)
103 Cuentas por cobrar
104 Otros circulantes
110 Inversiones
120 Propiedades, Planta y Equipos, etc.

La segunda sub-clasificación representa los nombres de

las sub-cuentas o cuentas auxiliares. Están codificadas por
cinco dígitos, separados de tres en dos por un guión.

3
Ejemplos

100 Efectivo en caja

00 Caja General
100- Efectivo en caja
01 caja chica
101- Efectivo en Banco
00 Banco de Reservas
101- Efectivo en Banco
00 Banco Popular
102- Inventarios
01 Inventarios de Mercancías
102- Inventarios
01 Inventarios de Suministros
103- Prestamos por cobrar
00 Cuentas por cobrar empleados
103- Cuentas por cobrar
01 cuentas por cobrar clientes.

3
B) CATALOGOS DE CUENTAS

DESCRIPCIÓN Y USO DE LA CUENTAS

MANUAL DE FUNCIONES

a) Definición
Es donde se describe todas las actividades a desarrollar en
cada uno de los puestos.

1.- Asamblea General de Socios

Está conformada por la totalidad de los socios. Es la
autoridad suprema de la cooperativa y sus acuerdos obligan a
todos los asociados presentes y /o ausentes, siempre que se
hubieren tomado de conformidad con los estatutos y
reglamentos.

Dichos acuerdos tomados en la asamblea recae sobre el

consejo de administración, quien a su vez puede delegar en
los ejecutivos que manejan la parte operativa.

3
2.-Consejo de Administración
Es el órgano ejecutivo de la organización tendrá la
representación de la asamblea en la sociedad. Esta unidad
administrativa ocupa un lugar importante en cuanto a
dirección y control de las operaciones desplegadas por la
empresa en la prestación de los servicios de ahorros y
créditos. Este consejo generalmente lo integran cinco
personas con sus respectivos suplentes y es el ejecutor de las
decisiones de la asamblea General de Socios y responde ante
esta de la buena mala administración de la cooperativa. Este
consejo se elije generalmente por un periodo de un año, pero
su mandato termina a l reunirse la siguiente asamblea
Ordinaria.

3
3.- Comité Ejecutivo
Representara al Consejo de Administración y será el ejecutor
material de sus resoluciones. Estará integrado por el
presidente, secretario y tesorero. Dos miembros de este
comité harán quórum.
El Gerente será miembro ex oficio del mismo. Podrá reuniré
según las circunstancias lo demanden.

Serán funciones de este comité los siguientes:

a) Gestionar, controlar o adquirir los elementos necesarios

para los servicios de la cooperativa de acuerdo con los
lineamientos trazados por el consejo de administración.
b) Preparar su plan de trabajo y presupuesto anual, el
cual deberá ser aprobado por el consejo de
Administración, ver que se lleve un sistema de
contabilidad ordenado y actualizado.
c) Se facultara este comité para que delegue en el
Administrador General el derecho de atender préstamos.

3
6.- Comité de Educación.

7.- Gerencia General

El Gerente General es el titular responsable ante el
consejo de Administración de la buena marcha de los
negocios de la Fundación.
Este ejecutivo e s el responsable final de todas las
actividades realizadas por la fundación junto al consejo
de administración.
El objetivo principal del gerente general es coordinar con
el consejo de Administración, la aplicación de las
prácticas

3
 ASESOR LEGAL

Es la persona encargada de asesorar a la fundacion en todos

los asuntos legales, un abogado.

CONTADOR

Es la persona responsable de los registro contable, entre sus

funciones principales son las de dirigir y controlar los
registros de las transacciones contables y financieras de la
empresa y asegurarse que ésta se ajusten al sistema de
control interno y políticas establecidas, siempre apegado a los
principios de contabilidad generalmente aceptados.

RESPONSABILIDAD DEL CONTADOR

1) Registrar todas las operaciones de la fundacion de acuerdo

a las normas establecidas.
2) Preparar los Estados Financieros
3) Asegurarse que la documentación contable se conserven
bien archivada protegida y en forma accesible.

3
4) Realizar o verificar las conciliaciones mensualmente
5) Supervisar en forma constante las secciones que están a
su cargo como auxiliar de cuenta por cobrar, cuenta por
pagar, encargado de nomina.
6) Supervisar la preparación de los cheques mediante los
cuales se dispone los fondos de la fundacion, y su
verificación.
.

CAJERA

Es la persona encargada de registrar en la caja todo el dinero

recibido, ya sea por venta o cualquier otro concepto.

RESPONSABILIDADES DE LA CAJERA

1) Recibir todos los ingresos

2) Preparar el informe diario de ingresos
3) Preparar los depósitos bancarios
4) Cuidar diariamente la caja y velar por el buen
funcionamiento de la misma.

3
 SECRETARIA

Es la responsable de las siguientes funciones

1) Mantener bien archivadas toda la documentación de la
fundación así como los expedientes de créditos
2) Archivar y custodiar la documentación original de socios,
clientes y de la fundación
3)Pasar a computadora los trabajos asignados
4) Recibir o hacer la llamada telefónica de socios, clientes y
relacionados.
5) Coordinar las labores de secretariado general de la
gerencia y demás departamentos si lo hubiere.
6) Tramitar invitaciones para reuniones de los consejos

C) OTRAS FUNCIONES

Además de las funciones vista anteriormente, existen

funciones secundaria en la fundación que también son muy
importante para todo el buen funcionamiento de la misma.

3
 CAPITULO No.4

DISEÑO LIBRO Y REGISTRO

a) Definición
b) Hoja de Entrada de Diario
c) Diario General
d) Libro de Inventarios
e) Mayor General
f) Mayores Auxiliares
g) Diario Especializados
h) Mayor de Cuenta
i) Explicaciones

3
 DISEÑO DE LIBROS Y REGISTROS

a) Definición

Consiste en diseñar los formatos concernientes a los libros

que la empresa va a utilizar para registrar sus operaciones.
Los formularios en la fundación son diseñados dependiendo
del tamaño de las mismas y claro, de acuerdo a las
actividades que se dedique.

Clasificación de los formularios:

Existen una series de formularios que a nuestro juicio son
esenciales para el logro de los objetivos propuestos, así como
también para promover la eficiencia y fortalecimiento de los
controles establecidos.
Estos se clasifican de acuerdo al departamento o al área de la
empresa donde son utilizados, en el caso de fundación,
podemos clasificarlos de la siguiente manera:

3
1.- Para Operaciones Pasivas

2.-Para Operaciones Activas

Pagares
Prestamos en proceso (control desembolso)
3.- De Control Administrativos
Cheques Prenumerados de imprenta
Comprobante de caja chica

4.- De Control Contable

Los libros de registros se clasifican en dos:

1)Libros Legalizados
a) Diario General

b) Libro de Inventario

2) Libros no Legalizados a) Mayor General

3
 b) Mayores Auxiliares
c) Diario Auxiliares

b) Hoja de entrada de diario

Este formulario permite agrupar cada una de las

transacciones por tipo, previo análisis, cuya finalidad
consiste en no registrar los documentos uno a uno, sino de
manera agrupada, lo que a su vez facilita los registros de
manera resumida en los libros con mayor exactitud.

La hoja de entrada de diario es el formulario donde primero

se registran las operaciones previamente clasificadas por su
tipo y condición. Anexo HED-1.

c) Diario General

Es un libro obligatorio, exigido por el código de comercio en la

Rep. Dom. Donde deban registrase de manera resumida las
transacciones que realiza la empresa, describiéndose a su
vez, debajo de cada registro el detalle del mismo.

Este libro debe poseer las siguientes características;

3
 a) Foliado. Cada página debe estar numerada
b) Rubricado. La primera y última página deben estar
selladas por un juzgado de paz indicando la cantidad de
página que contiene, de tal manera que el mismo no se
produzcan alteraciones.
c) Sellado. Cada página debe contener encima del folio (#)
el sello del juzgado de paz donde fue legalizado.

Después de realizar las entradas en las hojas de entrada de

diario, estas a su vez son registradas en el diario general.
Anexo LDG-2

d) Libro de Inventarios

Es el libro donde se registran los movimientos de la

mercancía que una empresa comercializa. Al final de cada
periodo deben registrarse en el libro de inventario la
existencia de la mercancía, así como el contenido de los
estados financieros de manera resumida.

3
Este libro debe cumplir con las mismas condiciones legales
señaladas en el diario general.

El formato de este libro no es estándar, sino que puede variar

de una empresa a otra, en todo caso puede ser un libro de
record de dos o más columnas. Anexo 11-3

e) Mayor General

Es el libro donde se registran de manera resumida todas las

transacciones registradas en el diario general. Debe
ordenarse con los números de cuentas, según aparezcan en el
catalogo de cuentas.

La principal función del mayor general es resumir los

movimientos de las cuentas a través de los débitos y créditos
para elaboración de los estados financieros con el balance de
cada una de la cuentas. Anexo LMG-4.

3
f) Mayores Auxiliares

Son aquellos que contienen cuentas detallistas, cuyos totales

aparecen resumidas en cuentas controles, tales como:
cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc. Anexo LMA-5.

3
g) Diarios Especializados

Son diario con columnas especiales para aquellas cuentas

que se cargan y se acreditan frecuentemente. Anexo DE-6.

h) Mayor de Cuenta T

Los formatos de los libros mayores que vimos anteriormente

corresponden a la estructura que generalmente emplean las
empresas en la práctica contable, pero para simplificar las
soluciones de los problemas se acostumbra representar las
cuentas de un mayor mediante una (T) mayúscula grande,
eliminando el rayado a que no hemos referidos anteriormente.
Anexo MCT-7.

3
i) Explicaciones
DÉBITOS Y CRÉDITOS
En la terminología, la casilla del lado izquierdo se utiliza para
registrar los débitos y en lado derecho se registran los
créditos. Al débito o cargo, al lado derecho se le llama crédito
o abono. En ambos casos no presenta situaciones
desfavorables o no desfavorables, sino que es el
comportamiento contable de las cuentas.

3
 ANEXO HED-1

MIS PRIMEROS PASOS

HOJA DE ENTRADA DE DIARIO

No. ____________________________

Al_______de____________20_______

NÚMERO DESCRIPCIÓN AUXILIAR DEBITO CREDITO

CUENTA

3
Preparado por: __________________ Revisado por: _____________

3
 ANEXO LDG-2

DIARIO GENERAL (DEDOS COLUMNAS)

FECHA DESCRIPCIÓN NÚMERO MAYOR GENERAL

DEBE HABER
DE CAT.

TOTAL

3
 ANEXO LI-3

MIS PRIMEROS PASOS

LIBRO DE INVENTARIO

Material _______________ Ref. ______________ Método _________

FECHA DETALLE CANTIDAD COSTO VALOR COSTO

PROMEDIO

3
Unidad ________________________ Límite a reponer__________

3
 ANEXO LMG-4

MAYOR GENERAL

HOJA No. ____________________

CUENTA No. ___________________

NOMBRE:________________________________

FECHA DESCRIPCION REF. DEBITO CREDITO BALANCE

3
 ANEXO LMA-5

MAYOR AUXILIAR DE CUENTA POR COBRAR

NOMBRE: _____________________________ HOJA No. ____________

DIRECCIÓN: ___________________________ HOJA No. ____________

FECHA DETALLE REF. DEBITO CREDITO BALANCE

3
 ANEXO LMA-5

MAYOR AUXILIAR DE CUENTA POR PAGAR

NOMBRE: _____________________________ HOJA No. _____________

DIRECCIÓN: ___________________________ CTA. No. ______________

FECHA DETALLE REF. DEBIDO CREDITO BALANCE

3
 CAPITULO No.5

DISEÑO DE FORMULARIOS EINSTRUCCIONES

a) Definición
b) Explicaciones

DISEÑO POR USUARIOS E INSTRUCCIONES

a) Consiste en elaborar de manera coordinada los formularios

que utiliza una empresa para anotar sus operaciones. Aquí
diseñamos algunos de los formularios más usados en una
fundación, pero es bueno señalar que los formularios se van
diseñando a medida que la necesidad lo requiera.

Aquí podemos ver lo siguientes:

Recibo de Ingresos, Factura de Contado, Factura de Crédito,
Solicitud de Cheque, Cheque, Nomina de Pago, Sobre de
Pago, Desembolso de Caja Chica, Reposición de Caja Chica,
Tarjeta de Control de Activos.

3
 RECIBO DE INGRESOS

No. ________________
_______de _________ 19 ___________

Hemos recibido de: _________________________________________

La suma de: __________________________________RD$ _________
Por concepto de: ____________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________

Recibido por: _________________________

Cajera (o)

3
 MIS PRIMEROS PASOS

FACTURA DE CONTADO ______DE _______19___________

VENDIDO AL: ___________________________________________
DIRECCIÓN: ____________________________________________

CANT. ARTICULOS PRECIO TOTAL

TOTAL GENERAL

Recibido por:

Revisado por:

3
 MIS PRIMEROS PASOS

No. 0001
FACTURA DE CREDITO

FECHA: __________________

Vendido a: ____________________________________________________
Dirección: ____________________________________________________
Condiciones: __________________________________________________
Código: ___________________________
Orden de Compra No. Orden de Conduce No.
Cantidad Unidad Descripción Precio Total

Sub-total....
Facturado
Recibidopor:
por:
Descuento....

3
 Itbis 16%......
Total General....
Distribución:
Original: Cta. p/cobrar (para el cobro)
1ra.Copia: Contabilidad (Registros en libros)
2da. Copia. Cliente
3ra. Copia: Archivo Fact.

3
 MIS PRIMEROS PASOS
SOLICITUD DE CHEQUE

_____ del mes __________20___

A nombre de:_________________________ RD$ _______________
(___________________________________________________Pesos oro
Concepto: ___________________________________________________________
______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Cuenta Nombre de la Cuenta Auxiliar Debito Crédito
No.

Solicitado por: Autorizado por: Aprobado por:

3
Cheque No. ___________ Banco: ______________________

3
Cheque
Concepto Valor $

NOMBRE DE LA COMPAÑÍA No. 0001

_____de ______19____

Páguese Contra Este

Cheque a la Orden de: ____________________________RD$________________
___________________________________________________Pesos Oro moneda
de curso legal.

Firma Autorizada Firma Autorizada

0.1.100.1 001-100-0

Código Nombre de la Auxiliar Debito Crédito

Cuenta

3
Preparado por: Aprobado por: Folio No. Diarizado por:

3
 SOBRE DE PAGO

Fecha __________de ______________ 19 __________

Nombre del Empleado: __________________________
CODIGO No.

Sueldo Normal $ __________________

Horas extras _____________________
Total ganado $ ___________________
DEDUCCIONES:
Cta. Empleado $ ___________________
S/Social __________________________

Imp. S/R._________________________
Ig. Médica ________________________
Otra Ded. _________________________
TOTAL DEDUCCIONES. $ _____________________
TOTAL A COBRAR $ _____________________

Encargado de Pago

3
 DESEMBOLSO DE CAJA CHICA

_____De ___________19 ____________

Pagado a: ________________________________________________
La Suma de: ______________________________ RD$ _________
Con Cargo a: __________________________________________
Por Concepto de: _______________________________________
_________________________________________________________
_________________________________________________________

_______________ ___________________
Aprobado Recibido

Cuenta No. _________________ Cédula __________ serie _____

ANEXO No. 5

3
3
 REPOSICIÓN DE CAJA CHICA

FECHA: ____________________________

CUENTA SUB DESCRIPCIÓN RECIBO VALOR

NÚMERO CUENTA

Desembolso: __________________________ Total: ________

Efectivo en Caja: ____________________ Enc. del ______
Del Fondo: ____________________________

Revisado: ________________________

3
 ORDEN –CONDUCE
MIS PRIMEROS PASOS
No. 00001

3
 ORDEN DE COMPRA

No.__________________________
FECHA: _____________________

SEÑOR (ES): __________________________________________

Favor despachar con cargo a nuestra cuenta los artículos

que a continuación detallamos:

FECHA DESCRIPCION COSTO UNITARIO VALOR

Envíese copia de la factura

Inmediato para su cobro,
Para su cobro presente el
original.

3
 CAPITULO No.6

FORMATO DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

a) Definición
b) Balance General
c) Estado de Resultado
d) Estados de Utilidades Retenidas
e) Estado de lujo de Efectivo
FORMATO DE ESTADOS FINANCIEROS

a) Consiste en esquemas preelaborados concernientes a la

forma de presentación de los estados financieros.
b) Balance General

3
 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

a) Definición
Consiste en descubrir de manera ordenada la forma de
cómo la empresa va a desarrollar cada una de sus
actividades, atendiendo a sus políticas generales para
salvaguarda de los activos.

b) Recomendaciones de control

Ingreso del Efectivo:

En toda empresa es de vital importancia para la prevención
de errores, un manejo correcto de los fondos recibidos,
ninguna otra persona que no sea la cajera debe recibir
efectivo en la compañía, puesto que ésta es la única

3
 responsable, hasta la entrega a la administración. Todo
ingreso de efectivo estará amparado o respaldado por su
correspondiente recibo. Estos recibos deben ser pre-
enumerados.

El dinero recibido en cheque deberá estar a nombre de la

cooperativa y de inmediato estampado al dorso,
preferiblemente con un sello goniógrafo, el cual debe tener
la leyenda (para depositar en la cuenta de la cooperativa La
Imperial
La cajera cuadrará la caja diariamente al finalizar su
jornada llenando una hoja de resumen diario o el control
establecido, siempre bajo una revisión.
El efectivo debe ser depositado lo más pronto posible e
íntegramente.
Control Interno del Efectivo.
Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de
monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del
efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos,
garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:
 División del trabajo
 Delegación de autoridad
 Asignación de responsabilidades
 Promoción de personal eficiente
 Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

3
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de
depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente
contenido por:
 Efectivo en caja
 Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y
pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
 Operaciones en el mostrador (ventas)
 Ingresos ejecutados por cobradores
 Remesas por correos
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
 Caja y Banco
La caja se divide en dos:
 Caja chica
 Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la
misma que no requieren uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
 Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica.
Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
 Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o
para su eliminación.
 Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
 La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad,
ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
 La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
 El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se
especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar
aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el
monto pagado.

La Caja General
Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga
con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en

3
Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo,
cheques o vales que se encuentran en la Caja.
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un
lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo
recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra
físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los
controles internos se están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos
asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a
la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en
una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas
y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre
del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y
Ganancias".

La Conciliación Bancaria
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de
nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados
de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las
correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es
común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los
de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:
 Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
 Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por
haber cerrado.
 Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
 Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
 Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
 Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
 Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.
 Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro concepto
 Errores u omisiones por parte de los Bancos

Control Interno de las Cuentas por Cobrar

3
El total de las cuentas individuales debe ser conciliado periódicamente con la cuenta
control en el mayor general.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.
Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:
1. Otorgar descuentos especiales
2. Pagar saldos acreedores
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
1. Todas las funciones de efectivo.
2. Verificación de facturas y Notas de créditos.
3. Pases a cuentas control.
4. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.

Control Interno Propiedad Planta y Equipos

Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales.
Controles físicos adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad.
Asignación de números de identificación a cada activo de planta.
Conteo periódico de los activos fijos y su conciliación con el departamento de
contabilidad.
Verificar si los equipos de recientes adquisición sustituyen activos existentes.
Analizar los ingresos provenientes de la eliminación de activos e ingresos misceláneos
para detectar recibos de venta de activos.

Control Interno de Cuentas por Pagar y documentos por pagar

 Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las
de autorización de pagos y emisión de cheques.
 Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos
relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el
cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de
recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.
 Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por
suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.
 Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener
conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

Control Interno de Capital

Personal independiente debe llevar los registros de los títulos.

3
Conciliar periódicamente el registro de acciones con la cuenta de control.
Efectuar pagos de dividendos a través de una cuenta bancaria especial.

Desembolsos
Los desembolsos constituyen erogaciones de efectivo, para
ello es necesario que se lleven a cabo una serie de
procedimiento que garantizan a la administración de que
sus bienes están debidamente protegidos y que las
operaciones se realizan eficientemente. Es por ello la
importancia de crear un adecuado sistema de control
interno para los egresos.

Todos los desembolsos se harán por medio de cheque a

nombre de su beneficiario, salvo lo pagos de menor cuantía
que deben ser pago por caja chica.

Los cheques deben estar prenumerados, los cuales deberán

ser requeridos mediante una requisición de cheque, luego
ser aprobada se confeccionará el cheque y este pasará a ser
firmado por las personas autorizadas.

3
Los cheques deben tener por lo menos dos copias, además
deben estar respaldados por los comprobantes anexo.

Es necesario conciliar mensualmente el balance el banco

para saber de cuanto disponemos para la emisión de
cheques.

Los desembolsos de caja chica deben tener un formulario

que indica como debemos manejarlos, bajo previa
autorización.

C) OTRAS RECOMENDACIONES
Es necesario que todos los documentos se mantengan
archivados en orden alfabético, para tales fines se debe
poseer de los archivos necesarios para haya mas
sumadora, etc.

Habilitar el departamento de contabilidad con todo lo

necesario, adquirir máquina sumadora, etc.

3
 Hemos dado una pequeña síntesis de lo que es control, lo
hemos hecho algunas partidas que consideramos
importante. Lo que queremos significar que no basta con
tener una compañía o negocio, basta con tener una
compañía con los controles suficientes y necesarios para
que se mantenga rentable y productiva.

Control Interno de las Inversiones

 Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona independiente
o el banco.
 El registro debe estar al día, cotejado periódicamente con los certificados de
acciones.
 Llevar cuenta y razón de los ingresos provenientes de este concepto.
 Las transacciones de valores deben se autorizadas por el Consejo
Administrativo.
 Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorización de cuando
menos dos funcionarios.

Control Interno de las Cuentas por Cobrar

El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta
control en el mayor general.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores.
Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:
3. Otorgar descuentos especiales
4. Pagar saldos acreedores
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:

3
 5. Todas las funciones de efectivo.
6. Verificación de facturas y Notas de créditos.
7. Pases a cuentas control.
8. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.

Control Interno de Documentos por Cobrar

Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos,
variarlos, renovarlos o darlos de baja.
Estos documentos deben ser registrados detalladamente.
Conciliar, cuando menos una vez< al mes, el auxiliar con la cuenta control.
Registrar el descuento de documentos.
Revisar periódicamente los pagos vencidos.
El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división de
funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables
por:
 Control de los pedidos de los clientes
 La aprobación del crédito
 La entrega de mercancía
 La función del despacho
 La función de facturación
 La verificación de la factura
 El manejo de cuentas control
 El manejo de los libros mayores de los clientes
 La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas
 la autorización de castigos en cuentas incobrables

Control Interno Propiedad Planta y Equipos

Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales.
Controles físicos adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad.
Asignación de números de identificación a cada activo de planta.
Conteo periódico de los activos fijos y su conciliación con el departamento de
contabilidad.
Verificar si los equipos de recientes adquisición sustituyen activos existentes.
Analizar los ingresos provenientes de la eliminación de activos e ingresos misceláneos
para detectar recibos de venta de activos.

Control Interno de Cuentas por Pagar y documentos por pagar

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  Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las
de autorización de pagos y emisión de cheques.
 Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos
relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el
cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de
recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.
 Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por
suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.
 Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener
conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago.

Control Interno de Capital

Personal independiente debe llevar los registros de los títulos.
Conciliar periódicamente el registro de acciones con la cuenta de control.
Efectuar pagos de dividendos a través de una cuenta bancaria especial.