Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
DANA PARASCHIV
CORESPON
DENTA
IN ADMINISTRATIE
SI SECRETARIAT
Clasa
a XI-a
FILIERA
TEHNOLOGICĂ
PROFILUL
SERVICII
Editura
Tipografie
MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII ŞI TINERETULUI
DANA PARASCHIV
CORESPONDENŢA
ÎN ADMINISTRAŢIE
ŞI SECRETARIAT
Filiera tehnologică
profil Servicii
Clasa a XI-a
Calificarea profesională
Tehnician în administraţie
1
Manualul a fost aprobat prin Ordinul Ministrului Educaţiei, Cercetării şi
Tineretului nr. 1342/19,06,2007 în urma evaluării calitative şi este realizat în
conformitate cu programa analitică aprobată prin Ordin al Ministrului
Educaţiei şi Crcetării nr.... din.................
Referenţi: .
Editura „OSCAR PRINT“
Bucureşti, b-dul REGINA ELISABETA nr. 71, sector 5
Tel./Fax.: 021 315.48.74, mobil: 0722.308.859 sau 0722.723.139
E-mail:
contact@oscarprint.ro Web:
www.oscarprint.ro
Tehnoredactare computerizată: RĂZVAN BĂLAŞA
Coperta: RĂZVAN BĂLAŞA
Bibliogr.
ISBN 978-973-668-170-7
651.7:352(075.8)
2
CUPRINS
1. Clasificarea corespondenţei................................................................5
1.1. Importanţa şi clasificarea corespondenţei...........................................6
2. Particularităţile stilistice specifice corespondenţei administrative 13
2.1. Limbajul corespondenţei oficiale....................................................... 14
2.2. Particularităţile stilului........................................................................ 14
3. Structura scrisorii oficiale.................................................................22
3.1. Elaborarea scrisorii oficiale...............................................................23
3.2. Elementele componente ale scrisorii................................................. 24
3.3. Menţiunile de la începutul scrisorii....................................................26
3.4. Conţinutul scrisorii............................................................................. 28
3.5. Menţiunile specifice finalului scrisorii.................................................30
4. Tipuri de scrisori................................................................................ 36
4.1. Scrisoare iniţială................................................................................37
4.2. Scrisoare de răspuns........................................................................38
4.3 .Scrisoare de revenire........................................................................40
4.4. Cerere de ofertă................................................................................43
4.5. Ofertă................................................................................................45
4.6. Reclamaţie........................................................................................49
4.7. Contesţia, întâmpinare, plângere......................................................51
5. Categorii de cereri............................................................................. 55
5.1.Cereri oficiale.....................................................................................56
5.2. Cereri personale............................................................................... 59
6. Conţinutul scrisorii oficiale............................................................... 66
6.1. Planul scrisorii oficiale....................................................................... 67
6.2. Elementele structurale ale scrisorii oficiale........................................71
6.3. Forma grafică şi estetică de prezentare............................................73
7. Documente oficiale uzuale................................................................ 78
7.1. Documente oficiale uzuale cu caracter juridic................................... 79
7.2. Acte doveditoare............................................................................... 92
7.3. Documente oficiale uzuale cu caracter intern.................................... 96
8. Expedierea corespondenţei............................................................106
8.1. Sortarea corespondenţei de expediat.............................................. 107
8.2. Modalităţi de expediere...................................................................108
8.3. Sisteme de înregistrare a corespondenţei....................................... 110
8.4. Clasarea corespondenţei................................................................ 114
8.5. Arhivarea corespondenţei............................................................... 116
9. Teste rezolvate....................................................................................121
Bibliografie.............................................................................................122
3
Prefaţǎ
4
1
Clasificarea
corespondenţei
Competenţe specifice:
C1.Analizează corespondenţa
5
1.1. IMPORTANŢA ŞI CLASIFICAREA
CORESPONDENŢEI OFICIALE
Noţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe care o iau relaţiile
dintre două sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori).
După cum scrisorile se adresează unor persoane juridice sau fizice,
acestea alcătuiesc obiectul corespondenţei oficiale sau private.
REŢINEŢI
6
REŢINEŢI
Clasificarea corespondenţei
7
Corespondenţa oficială se poate clasifica
după mai multe criterii:
a) după scopul ei :
corespondenţa de solicitare
(cererea economică, juridică etc.);
corespondenţa de informare
(oferta, reclama, raportul, darea de
seamă etc.);
corespondenţa de constatare
(procesul verbal etc.);
corespondenţa de decizie,
îndrumare, control (ordinul, Fig. 1.2. Aplicarea
decizia); principiilor corespondenţei
corespondenţa de reclamaţie (reclamaţia economică, juridică);
corespondenţa însoţitoare de acte.
8
b) după modul de întocmire:
documente tipizate fără regim special (adeverinţa, comanda,
avizul de însoţirea a mărfii etc. );
documente netipizate (majoritatea scrisorilor)
c) după valoarea juridicǎ:
originalul (primul exemplar care
se trimite destinatarului);
copia simplă (de arhivă sau de
dosar) se scrie odată cu originalul la
indigo sau se printează 2 exemplare
la imprimantă;
duplicatul originalului pierdut se
eliberează numai după publicarea
anunţului pierderii originalului în
Monitorul Oficial. Duplicatul este
eliberat tot de unitatea care a
eliberat şi originalul. Pe actul nou
eliberat se menţionează „duplicat”;
are puterea juridicǎ a originalului;
copia după original – se copiază
exact textul de pe original; se scrie Fig. 1.3. Documente cu
„copie”, „locul sigiliului” (LS) şi „s-a valoare juridică
semnat” (SS); ea poate fi:
copia certificată – are confirmarea că este valabilă; se semnează
şi se eliberează de secretariatul unităţii care păstrează originalul.
După colaţionare se scrie „conform cu originalul”, „pentru
conformitate”. Obligatoriu, copia poartă semnătură şi ştampilă;
copia legalizată – este eliberată de notariat. Ea conţine
reproducerea exactă a conţinutului actului, dactilografiată în şir
indian (textul este compact, fǎră paragrafe) sau xerox, precum şi
încheierea de legalizare, sub semnătura notarului şi ştampila
biroului notarial. Documentele legalizate se înscriu într-un registru
special, la notariat;
fotocopia – are valoare numai în cazul legalizării de notariat;
extrasul – constituie copia unei părţi, a unui pasaj dintr-un act de
dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este conditionata de
certificare.
d) după etapa din procesul comunicării:
scrisoarea iniţială este scrisoarea care deschide ciclul de scrisori,
stabilind anumite relaţii între expeditor şi destinatar;
de răspuns urmează scrisorii iniţiale, din necesitatea de a respecta
angajamentele contractuale, pentru a nu crea prejudicii, pentru a
respecta cerinţele legale privind termenele de formulare a
răspunsurilor;
de revenire este o repetare a unei scrisori iniţiale pentru un anumit
motiv şi într-o formă oarecum diferită, în funcţie de motivul care a
determinat-o .
e) după natura actului ׃
cererea este o scrisoare de
iniţiativă prin care se solicită un
drept legal.
contestaţia este o formă a cererii
oficiale prin care se solicită
amânarea, anularea, suspendarea
unei hotărâri administrative.
plângerea se formulează
împotriva procesului verbal de
contravenţie.
întâmpinarea exprimă dreptul
pârâtului de a prezenta apărarea
sa şi probele pe care se sprijină,
după ce reclamantul şi-a formulat
obiectul acţiunii sale, pretenţiile şi
probele sale. Fig. 1.4. Portofoliu de documente
adeverinţa este un act emis de o organizaţie la cererea unei
persoane fizice prin care se atestă un drept, un fapt , o situaţie.
delegaţia este un act care atestă delegarea unei persoane pentru a
rezolva o anumită problemă, pe o perioadă limitată.
chitanţa este un înscris prin care se atestă predarea-primirea unei
sume de bani.
certificatul este actul doveditor eliberat de un organ de stat
specializat, prin care se atestă drepturi sau fapte deosebite
(certificat de naştere, certificat de studii, certificat de căsătorie)
2p.
III. Precizaţi valoarea de adevăr pentru următoarele afirmaţii :
1. Fotocopia are valoare juridicâ numai în cazul legalizării de notariat.
2. Contestaţia se formulează împotriva procesului verbal de contravenţie.
3. Scrisoarea iniţială este scrisoarea care deschide ciclul de scrisori.
4.Actele oficiale emise de organele puterii de stat sunt hotărârile şi
ordonanţele emise de Guvern. 2p.
IV. Precizaţi tipul de documente clasificate în funcţie de modul de întocmire.
1p.
Notǎ: Se acordǎ un punct din oficiu
Evaluare
Competenţe specifice:
C1.Analizează corespondenţa
1
2.1. LIMBAJUL CORESPONDENŢEI OFICIALE
14
Stilul scrisorilor oficiale
reprezintă forma specifică de
exprimare a ideilor, modul de folosire
al lexicului în comunicarea ideilor prin
intemediul corespondenţei.
Stilul corespondenţei oficiale
are caracteristicile stilului oficial-
administrativ.
Stilul oficial-administrativ se
întâlneşte în textele şi activităţile
administrative, juridice, diplomatice şi
economice.
Este mai conservator decât
celelalte stiluri; este realizat
îndeosebi în forma scrisă monologată,
dar poate lua şi forma dialogului (în
corespondenţa oficială, în negocieri) Fig. 2.1. „Culoarea“ imprimatǎ
se desfăşoară într-un cadru, local şi corespondenţei oficiale
temporal, precis. modifică stilul conservator
15
Formele stilului pot fi:
normative (legi, decrete, hotărâri, ordonanţe, instrucţiuni, circulare
etc),
de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluţia,
contractul etc.),
de informare (anunţul, declaraţia, înştiinţarea, notificarea,
formularul de înscriere),
de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma),
de corespondenţă (scrisoarea, oferta etc).
Stilul corespondenţei oficiale prezintă anumite particularităţi
lexicale, morfologice, sintactice şi stilistice:
16
limbii, iar în sens
restrâns, un cuvânt străin,
împrumutat recent
g.Terminologia de asigură textelor concizie condiţia de „franco depozit
specialitate furnizor“ arată că
beneficiarul mărfurilor
plăteşte în întregime
costul transportului.
2. Terminologia folosită în corespondenţa oficială se grupeazǎ în
două categorii:
terminologia creată în practica lucrărilor de secretariat şi
corespondenţă (este limitată la anumite denumiri de operaţii,
lucrări, obiecte etc., folosite în munca de birou). De exemplu:
antet, adresă, adeverinţă, alineat, anexe, arhivare, borderou,
clasarea corespondenţei, deviz, indicativ, îndosariere, parafă,
procură, procesare, rezoluţie, rezolvarea corespondenţei,
scăderea corespondenţei, şnuruire etc.
terminologia creată în diferite domenii de activitate.
Terminologia de specialitate este destul de variată, îndeosebi în
domeniile de activitate cu un pronunţat caracter de tehnicitate
17
Rezolvarea corespondenţei – operaţia de înscriere a rezoluţiei pe
corespondenţă;
Scăderea corespondenţei – operaţie scriptică prin care o scrisoare este
dată celui ce trebuie să formuleze răspunsul;
Clasarea corespondenţei – ordonarea corespondenţei în dosare pentru a
fi arhivată;
Indicativ – simbol stabilit pentru fiecare problemă şi dosar ;
Nomenclatorul actelor – tabel prin care se organizează clasarea
corespondenţei ;
Indicativul de păstrare – listă cu termenele legale de păstrare pentru
corespondenţǎ
2. Particularităţi morfologice
REŢINEŢI
În redactarea corespon-
denţei oficiale se respectă
formele gramaticale prevăzute
de gramatica limbii române.
Specificul stilului
corespondenţei constă şi în
folosirea anumitor particularităţi, şi Fig. 2.2. Dicţionarul bază de redactare
anume: corectă a corespondenţei
se foloseşte pluralul în loc de singular la pers. I , utilizarea
pluralului autorităţii: „Vă rugăm să…”, „Confirmăm primirea
ofertei dv….”;. La persoana a II-a se utilizează pronumelui
personal „dumneavoastră”: „Dv. veţi primi”,
se foloseşte neconcordanţa între timpul real şi cel
gramatical, de ex.: „marfa se livrează la data …” în loc de ,,…
se va livra”
se foloseşte reflexivul pasiv în locul diatezei pasive:
,,expoziţia s-a deschis...” nu ,,expoziţia a fost deschisă”;
reflexivul impersonal înlocuieşte diateza activă: ,,se certifică
vechimea în funcţie ...” ,,se aplică regulamentul ...”.
gerunziul folosit la început de frază: acesta este la prezent
sau la trecut, se raportează întotdeauna la subiectul
propoziţiei principale.: ”Mulţumindu-vă pentru scrisoarea dv.,
vă rog să primiţi ...”
se evită folosirea imperativului şi a expresiilor imperative.,
de exemplu,,a se urmări îndeplinirea formalităţilor” şi viitorul cu
18
valoare de imperativ ,,Serviciul Personal va aduce la îndeplinire
...”, ,,Vor fi sancţionaţi …” etc.
abundenţa construcţiilor cu genitivul şi dativul
frecvenţa mare a substantivelor, mai ales a celor provenite
din infinitive lungi), a pronumelor nepersonale (oricine, toţi,
fiecare etc) a prepoziţiilor şi conjuncţiilor, şi utilizarea
singularului (învinuitul, proprietarul, reprezentantul are
dreptul…).
4. Particularităţi stilistice
Principalele caracteristici ale stilului corespondenţei oficiale Tabel 2.2
Particularităţi Conţinut
stilistice
Corectitudinea impune respectarea întocmai a normelor, formelor şi
regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaţie, de
fonetică.
Claritatea se asigură şi prin evitarea tuturor cuvintelor,
expresiilor şi a formelor gramaticale care nu au
circulaţie generală sau care exprimă aproximaţii,
îndoiala, înţelesuri alternative, echivocul
Concizia presupune fixarea ideilor în propoziţii şi fraze scurte,
grupate logic în paragrafe şi prin folosirea obligatorie
a terminologiei de specialitate; se elimină
cuvintele şi explicaţiile inutile, a perifrazelor
Precizia se asigură prin utilizarea terminologiei de
specialitate şi a exprimărilor cantitative şi valorice
Sobrietatea şi sunt impuse de faptul că actele oficiale trebuie să
caracterul oficial aibă un caracter obiectiv, impersonal
19
Politeţea şi stilul corespondenţei trebuie să fie prin definiţie un
demnitatea stil al politeţii şi demnităţii, presupune folosirea
pluralului autorităţii, al pronumelor de politeţe
Naturaleţea şi stilul corespondenţei este şi trebuie să fie direct şi
simplitatea firesc, nesofisticat
APLICAŢII
1. Precizaţi sensurile următoarelor cuvinte polisemantice :
a) acord b) adunare
c) angaja d) cadru
e) sarcină f) răspunde
g) probă h) condiţie
i) bază j) grad
20
7. Folosiţi particularităţile de formă gramaticală ale corespondenţei
pentru a corecta următoarea scrisoare oficială :
„Eu vă confirm primirea scrisorii dumneavoastră numărul 541 din data de 5
aprilie 2007 prin care ne anunţi că nu s-au respectat prevederile
contractului numărul 204 din 24 februarie 2007, privind cantitatea de marfă
livrată în anul curent. Eu menţionez că numărul coletelor livrate corespunde
cu cel prevăzut în anexa 1 a contractului. Te rog să verifici şi să rezolvi
această neconcordanţă conform cu prevederile articolului 54 din contractul
specificat anterior.
8. Pentru textul dat anterior precizaţi ce particularităţi morfologice nu
s-au respectat.
Evaluare
21
CĂTRE
Primăria Sectorului II
Ĩn atenţia domnului director comercial
Ref.: ofertă de produse de papetărie
De mulţi ani, deţinem un loc important pe piaţa Municipiului Bucureşti, prin
reprezentarea celor mai renumite mărci de produse de papetărie.
Ĩn vederea iniţierii unor relaţi de vânzare-cumpărare de produse de papetărie, din
oferta noastră, nu ezitaţi să ne contactaţi, pentru relaţii suplimentare, telefonic sau
prin fax.
Vă aşteptăm deasemenea la Târgul internaţional de la ROMEXPO, Standul 23,
Pavilionul 28, în perioada 5- 7 iunie 2007.
Cu stimă,
Director, Vasilescu Petre
22
Test de autoevaluare
I. Pentru fiecare dintre cerinţele de mai jos (1-4), scrieţi pe foaia de test
litera corespunzătoare răspunsului corect:
1. O regulă de alegere a vocabularului pentru redactarea corespondenţei
oficiale este:
a) utilizarea corectă a sinonimelor
b) folosirea numai de cuvinte şi expresii din limbajul general
c) interzicerea folosirii terminologiei de specialitate.
2.Paronimele sunt cuvinte :
a) cu formă identică dar cu mai multe sensuri
b) cu formă sonoră asemănătoare şi înţeles diferit
c) similare ca înţeles , diferite ca formă.
3. Rezoluţia este:
a) ştampilă cu diferite destinaţii
b) hotărâre a managerilor de rezolvare a unei scrisori
c) document oficial elaborat de organizaţie
4.Concizia stilului corespondenţei presupune:
a) utilizarea terminologiei de specialitate
b) evitarea cuvintelor care exprimă aproximări
c) formularea ideilor în propoziţii şi fraze scurte. 4 p.
II.Realizaţi corelaţii între termenii de specialitate folosiţi în
corespondenţa oficială din coloana “A “şi conţinutul acestor termeni
din coloana “B”: 2p.
A. Termeni de specialitate Conţinuturi
pentru corespondenţă
1. sigiliu a. simbol fixat pentru fiecare dosar
2. parafă b. document oficial emis de instituţie
3. şnuruire c. document care recunoaşte un
drept
4. adresă d. ştampila propriu-zisă a firmei
5. indicativ e. legare specială pentru dosare în
vederea sigilării lor
f. ştampilă cu diverse destinaţii
Competenţe specifice:
C1. Analizează corespondenţa
2
3.1. ELABORAREA SCRISORILOR OFICIALE
23
plic se pliază în trei, cu antetul deasupra, Fig. 3.1. Estetica aduce bani
pentru a fi vizibil prin fereastra plicului.
Menţiunile înscrise pe plic sunt :
pe faţa plicului, în partea dreaptă, se trece denumirea şi adresa
destinatarului, nr.de ieşire al scrisorii, menţiunile speciale:
„confidenţial“ , „în atenţia“ etc.
denumirea şi adresa expeditorului pot fi plasate în colţul din
stânga sus sau pe verso.
24
scrierea „INDENTED FORM” (primul rând al paragrafului este
început cu 1 cm în interior, faţă de celelate rânduri din paragraf )
Marginea din stânga este de minim 2-3 cm.
Intre paragrafe se lasă unul sau două rânduri libere.
Paragrafelor li se pot atribui titlu sau un număr, pentru a asigura claritate
scrisorii.
Punctuaţia
Se foloseşte pentru a-l ajuta pe destinatar, să citească şi să
înţeleagă mesajul transmis prin intermediul scrisorii.
REŢINEŢI
3.2. ELEMENTELE
COMPONENTE ALE
SCRISORII
Tabel 3.2. Aşezarea în pagină a elementelor componente ale scrisorii :
Elementele scrisorii Amplasare
Antetul (date de identificare a expeditorului) 1
Destinatarul –denumire , sediu social 2
Zona referinţelor: Ref. d-voastre= referitor la scrisoarea la 3
care se răspunde; Ref. noastre = referinţe ale scrisorii pe care
o expediem: iniţialele celui ce a redactat scrisoarea, nr. înreg.
şi data
Obiectul scrisorii rezumă în câteva cuvinte conţinutul 4
scrisorii
Locul, numărul de înregistrare şi data 5
Formula de adresare faţă de destinatar 6
Conţinutul scrisorii cu cele trei părţi: introducere, cuprins, 7
încheiere
Formula de politeţe din finalul scrisorii, care reia formula 8
de adresare
Semnăturile emiţătorilor şi ştampila organizaţiei 9
Post-scriptum (P.S.) se redactează întotdeauna sub 10
semnătură, de dorit a se evita în redactarea corespondenţei
comerciale
ANEXE: documente care însoţesc scrisoarea 11
Iniţialele celor care au elaborat şi redactat scrisoarea 12
Menţiunile : „Secret”, „Strict secret”, „Confidenţial” 13
1.S.C. FAVISAN S.A.
Str. Libertăţii, Nr.52
Lugoj, România
C.U.I. RO128453
Tel/ Fax : 0256-356696
E-mail :favisan @ mail.dnttm.ro
5. Nr. Inreg. 268/ 5 aprilie 2007
3.Ref. voastre : CD/ 125/ 23 martie 2007
Ref. noastre: PL/ 268/ 5.04.2007
CĂTRE
2. S.C. ADIMEX INTERNAŢIONAL S.R.L.
Bd. M. Kogălniceanu, Nr. 49, Bucureşti
6. Domnule Director,
4.Ref. Solicitare documente
7. Am primit scrisoarea d-voastră nr. 125/23 martie 2007, prin care ne prezentaţi un prospect
publicitar.
Suntem realmente interesaţi de produsele din oferta d-voastră.
Vă rog să ne trimiteţi prin fax documentaţia care să detalieze oferta din prospectul publicitar
trimis, în ceea ce priveşte cantitatea disponibilă pentru livrare, condiţiile de livrare şi de plată.
Aşteptăm un răspuns, din partea dumneavoastră, cât mai curând posibil, pentru a vă formula
o comandă.
8. Vă rog să primiţi, domnule director, salutul nostru cordial.
9.Director, L.S.
Vasile Angelescu
11. ANEXĂ: pliant prezentare firmă
12. PL/ AM
2exemplare
3.3. MENŢIUNILE
DE LA ĨNCEPUTUL SCRISORII
ANTETUL
În general, hârtia folosită pentru corespondenţă are antetul imprimat
sau gravat, plasat în partea superioară, pe mijloc sau în partea stângă a
paginii.
REŢINEŢI
Antetul cuprinde:
elementul grafic (sigla sau
logo-ul) ;
denumirea organizaţiei, scrisǎ
cu majuscule;
forma sa juridică şi capitalul
social; Fig. 3.2. Economie
de timp şi bani
sediul social (se indică strada,
numărul, localitatea, codul
poştal, ţara);
numărul de înregistrare la Registrul Comerţului;
codul unic de înmatriculare (C.U.I.);
contul bancar şi banca unde societatea are deschis contul
respectiv;
numărul de telefon, numărul de fax, e-mail-ul.
Exemplu de antet:
S.C.D ESING SRL
Şos.Mihai Bravu nr. 45, Bucureşti, Sector 2
Nr. înreg. Registrul Comerţului J40/5082/1991
C.U.I. RO 1533521
Cont 542327682 BCR-sector 1
Tel/Fax: 021/ 2347777, e-mail: desing@gmail.com
NUMĂRUL ŞI DATA
Numărul şi data înregistrării determină identitatea scrisorii,
momentul de la care curg obligaţiile şi stă la baza clasării corespondenţei,
pentru îndosariere şi arhivare.
Numărul şi data se scriu în general sub antet sau în dreapta
scrisorii în partea opusă antetului, în dreptul rândului al doilea al acestuia.
De asemenea, în cazul unor documente, înainte de dată se indică şi locul
emiterii acestora; ele se separă prin virgulă.
Exemplu: Nr. înreg. : 512/ 22 martie 2007
REFERINŢELE se plasează de obicei în partea stângă a colii de hârtie
sau în acelaşi rând cu data, în partea dreaptă. Referinţa se notează prin
abrevierea „Ref.” şi include iniţialele angajatului care a redactat scrisoarea,
precum şi numărul de înregistrare al scrisorii la care se răspunde sau un
număr de îndosariere.
Există uzanţa includerii în scrisoare şi a celor ale firmei destinatare
(Ref. d-voastrǎ) în scopul identificării cu uşurinţă a corespondenţei
anterioare.
Exemplu: Ref. d-voastre : VN /315/ 19.03.2007 ;Ref. noastre: PD/
512/ 22.03.2007
DENUMIREA ŞI ADRESA DESTINATARULUI
Se plasează fie în partea stângă a colii de hârtie (pentru formatul BLOCK),
fie în partea dreaptă (pentru formatul „INDENTED FORM”) şi se scrie după
sistemul block.
Cele mai utilizate formule de adresare sunt:
1) unei persoane din firmă sau
instituţie ne adresăm cu numele
său complet. Numele va fi
precedat de formula de politeţe
„Domnului”, „Doamnei” precum şi
de funcţiile oficiale sau onorifice
ale persoanei respective.
Exemplu: Domnului Mihai Fig. 3.3. Formule protocolare
Popescu – Director ASIROM S.A. de adresare
2) unui funcţionar al cărui nume nu îl cunoaştem sau unui serviciu
din cadrul unei instituţii, ne adresăm denumind funcţia acestuia
sau serviciul. „În atenţia Directorului General / Serviciului Import
– Export”;
3) unei instituţii, firme, ne putem adresa menţionând doar numele
acesteia.
Iată două exemple des întâlnite în corespondenţă:
Domnului Nicolae Nicescu, Manager
SC DESING SRL
Şos. Mihai Bravu. 45
Bucureşti, România
Sau
CATRE
S.C. DESING SRL
Şos. Mihai Bravu 45, sector
2 Bucureşti, România
În atenţia Directorului General sau
În atenţia Serviciului Relaţii
publice
FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE)
Plasată de la margine sau de la alineat, formula de adresare se
scrie pe rând separat. Se plasează aproximativ la trei spaţii sub adresa
destinatarului. După formula de salut se pune virgulă şi nu se recomandă
abrevierea cuvintelor din formula de salut. Formula cea mai uzitată este
„Domnule …” sau „Doamnă …”, dacă destinatarul exercită o funcţie,
denumirea acesteia se adaugă: „Domnule primar”, „Domnule director”,
„Domnule Ministru” etc.
Formula de politeţe urmată de denumirea funcţiei nu trebuie
completată şi de numele persoanei titulare a postului indicat.
Ştiaţi că…
MESAJUL (CUPRINSUL)
Cuprinsul include mai multe paragrafe , care expun metodic şi în detaliu
faptele enunţate în introducere.
Mesajul poate să cuprindă mai întâi o motivare şi apoi o concluzie(este
metoda clasică, directă, de redactare). Dacă problema cuprinsă în
scrisoare nu necesită explicaţii (motivarea), conţinutul scrisorii se
concretizează în chiar concluzia acesteia.
Exemplu:
„Prin prezenta Domnul … ,este împuternicit sǎ contracteze fondul de marfă
pe semestrul II – 2007 şi concilierea litigiilor generate de restanţele în
livrările pe primul semestru.”
REŢINEŢI
3.5. MENŢIUNI
SPECIFICE FINALULUI
SCRISORII
APLICAŢII
I. Se dau următoarele documente :
a) Scrisoare iniţială
S.C.E OL S.R.L.
Bd.C.A. Rosetti nr. 39, Bucureşti, Sector 2
Nr. înreg. Registrul Comerţului J40/1923 / 1996
C.U.I. RO 1286391
Tel/Fax: 021/ 3134768, e-mail: eol @gmail.com
Nr. înreg. 214/ 29 martie 2007
CATRE
S.C. DINAMIC DEPOZITE S.R.L.
Şos. Colentina, Nr. 24, Bucureşti
Stimaţi domni,
Director, L.S.
Petre Anghel
....................... .............................
ANEXĂ: pliant de prezentare firmă
Cerinţe :
1. Pe baza scrisorii iniţiale prezentate, analizaţi situaţia profesională
dată , răspunzând la următoarele întrebări :
a) Cine a redactat scrisoarea ? Ce rol îndeplineşte ?
b) Cui îi este adresată scrisoarea ? Ce rol îndeplineşte ?
c) Care este obiectul scrisorii ? Cum a fost redactat acest obiect ?
d) Ce se solicită prin scrisoare?
e) Ce trebuie să facă destinatarul scrisorii ?
Evaluare
CATRE
S.C. DINAMIC DEPOZITE S.R.L.
Şos. Colentina, Nr. 24, Bucureşti
Ĩn atenţia domnului director comercial
Ref. comandă
Oferta dumneavoastră pe care ne-aţi trimis-o în data de 5 aprilie 2007, ne-a reţinut
atenţia.
Ĩn consecinţă, avem plăcerea de a vă comanda următoarele produse :
- 3 imprimante laser Canon , cu preţul unitar de 550 lei;
- 3 cartuşe toner , cod 535, cu preţul unitar de 164 lei.
Dorim să ne livraţi aceste mărfuri, la sediul nostru , în cel mai scurt timp posibil.
Conform condiţiilor dumneavoastră de plată, vom achita valoarea facturii , prin
ordin de plată, emis în ziua livrării bunurilor comandate prin această scrisoare.
Vă rugăm să primiţi, domnule director comercial, expresia sentimentelor noastre
distinse.
Director, L.S.
Petre Anghel
....................... .............................
4
De iniţiativă: scrisoare iniţială, scrisoare de
Competenţe specifice:
C2.Redactează scrisori oficiale
3
4. TIPURI DE SCRISORI
4.1. SCRISORI INIŢIALE
Din punct de vedere al iniţiativei trimiterii scrisorilor, se disting
următoarele tipuri de scrisori :
iniţiale
de răspuns
de revenire
Fiecare dintre ele au caracteristici proprii de formulare, limbaj şi stil.
Scrisoarea iniţială (din propria iniţiativă) este prima scrisoare din
ciclul de corespondenţă între două firme, stabilind anumite relaţii între
expeditor şi destinatar. Acestui tip de scrisoare îi sunt specifice formule
proprii de introducere, adaptate ocaziei cu care se trimit aceste scrisori.
Scrisoare iniţială
Ref. voastre : -
Ref. noastre: BG/ 281/ 6.04.2007
CATRE
S.C BIROTICA S.R.L.
Calea Griviţei , Nr. 24, Bucureşti
Ĩn atenţia domnului director comercial
37
4.2. SCRISORI DE RĂSPUNS
CATRE
S.C ACTIV S.R.L.
B-dul 1 Decembrie 1918,
Nr.12, Bl. L35 A, Bucureşti
Ĩn atenţia domnului director comercial
38
Scrisoarea de revenire – constituie o repetare a unei scrisori
iniţiale, pentru un anumit motiv şi într-o formă oarecum diferită, în funcţie
de motivul care a determinat-o.
REŢINEŢI
39
În principiu, scrisorile de
revenire nu sunt indicate,
deoarece constituie risipă de timp şi
cheltuieli materiale inutile, iar uneori
produc perturbări în rezolvarea
problemelor.
Cauzele care dau naştere la
reveniri pot să aparţină
expeditorului sau destinatarului,
după cum urmează: Fig. 4.1. Revenire asupra scrisorii
a) din cauze subiective sau iniţiale incomplete
nejustificate :
− reveniri din cauza (vina) expeditorului
− reveniri din vina destinatarului
b) reveniri din cauze obiective sau justificate: De exemplu, când a
intervenit o dispoziţie legală nouă, când au apărut situaţii sau fapte noi,
când au apărut motive de anticipare sau întârziere a răspunsului solicitat.
Ştiaţi că….
40
Scrisoare de revenire
CATRE
S.C BIROTICA S.R.L.
Calea Griviţei , Nr. 24, Bucureşti
Revenim la scrisoarea noastră nr. 281 din data de 6 aprilie 2007 prin care vă
rugam să ne trimiteţi lista de preţuri pentru piese de mobilier de birou, inclusiv
pentru scaune ergonomice.
Am primit această listă de preţuri prin scrisoarea d-voastră nr. 326/ 16 aprilie
2007, dar fără să includeţi şi preţurile pentru scaunele ergonomice, deşi ele fac
parte din oferta firmei BIROTICA S.R.L.
Vă rugăm să ne trimiteţi, în cel mai scurt timp posibil, prin fax, preţurile şi pentru
mobilierul specificat.
Director,
Bogdan Georgescu ...............................
BG/ CI
2exemplare
APLICAŢII
1. Realizaţi planul celor trei scrisori: iniţială, de răspuns, de revenire, date
ca exemplu în paginile anterioare.
CATRE
S.C ANA S.R.L.
B-dul Decebal, Nr.12
Bl. L35 A, Bucureşti
Ĩn atenţia domnului director comercial
Cerere de ofertă
Primăria Sectorului 2
Str. Chiristigiilor,Nr.11-13 Nr. înreg.1256/ 17aprilie 2007
Sector 2, Bucureşti
Tel : 021/2096000
Fax: 021/ 2096282
Ref. voastre : -
Ref. noastre: BL/ 1256/ 17.04.2007
CĂTRE
S.C. COMUNICAŢII MEDIA S.A.
Bd. Primăverii, nr.12, Bucureşti
Ĩn atenţia domnului director comercial
REŢINEŢI
Tipuri de ofertă
Din punct de vedere comercial,
deosebim patru categorii de oferte Fig. 4.3. Prezentarea ofertei prin fax
şi anume: şi e-mail
1) oferta iniţială – este o
scrisoare trimisă din proprie
iniţiativă de furnizor
2) ofertă solicitată – ca răspuns la o
cerere de ofertă;
Sincere salutări,
Director economic:
Mirela Drăgoi
CERINŢE:
1. Identificaţi elementele componente ale unei oferte.
2. Elaboraţi o cerere de ofertă către acest furnizor.
3. Redactaţi un răspuns favorabil pentru această ofertă.
4. Redactaţi o scrisoare de refuzare a ofertei.
4.6. RECLAMAŢIA
În practică, apar însă, o serie de dificultăţi în derularea contractelor ,
care pot constitui cauza primirii sau înaintării de reclamaţii.
REŢINEŢI
Contestaţie - model
Data:
REF
(nr. de înregistrare dosar, numele şi prenumele candidatului)
Cu stimă,
Nume :...............................
Semnătură:........................
Domnule Preşedinte,
Subsemnatul [...], domiciliat în [...],în calitate de pârât în dosarul nr.[...], cu termen
la[.. .], depun prezenta
Intâmpinare
Prin care vă solicităm respingerea cererii de chemare în judecată formulată de
reclamantul[. ].
Motivele intâmpinarii:
În fapt, arătăm că, prin cererea de chemare în judecată formulată de[...], s-a
solicitat[...]
Având în vedere faptul că ( se arată mai întâi excepţiile )[...], solicităm respingerea
acţiunii.
In ceea ce priveşte cererea reclamantului, situatia în fapt şi în drept este cu totul
alta (se răspunde la fiecare capăt de cerere cât şi la elementele de drept invocate
în cerere)[...]
În drept, imi intemeiez cererea pe dispozitţile art.115-118 Codul de procedură
civilă
Dovada cererii înţeleg să o fac cu : acte( trebuie enumerate şi depuse copii de pe
acestea), interogatoriul reclamantului, martori ( trebuie arătat numele şi adresele
acestora), expertiza( trebuie arătate obiectivele acesteia şi ce anume vrea să se
dovedească cu ea).
Depun întâmpinarea şi actele de care am făcut vorbire în [...]exemplare, unul
pentru instanţă şi [...] pentru a fi comunicate reclamantului.
Data [..............................]
Semnatura[….................]
APLICAŢII
1. Precizaţi ce elemente tip poate conţine o cerere de ofertă .
2. Precizaţi ce tip de ofertă a fost dat ca exemplu. Motivaţi răspunsul dat.
Evaluare
5
Oficială: de aprobări şi autorizaţii, de remitere de
Competenţe specifice:
C2.Redactează scrisori oficiale
5
5. CATEGORII DE CERERI
REŢINEŢI
56
OFICIUL REGISTRULUI
COMERŢULUI DE PE LÂNGĂ
TRIBUNALUL
.....................
II.
C E R E R E ELIBERARE ACTE
III.
Formular nr. 9
Nr. intrare: ............................................
Data : ....................................................
TAXĂ SUPLIMENTARĂ*):
� 48 de ore – 50%
IV.
1. Solicitant
...................................................................................................................................denumir
e firmă, nr de ordine în reg .comerţului sau cod unic de înregistrare / nume, prenume)
cu sediul/domiciliul în ....................................., str. ..........................................., nr..........,bl.
......., sc. ...., etaj ....., ap. .…, judeţ/sector .................., tel........................., fax................, e-
mail ............................................,prin ......................................., în calitate de
................................................., conform ........................................, cu domiciliul în
...........................................,str. .............................................., nr. ........, bl. .........., sc.........,
etaj ....., ap. ….., judeţ/sector....................................,
2. pentru firma: ......................................................................................................................
având număr de ordine în registrul comerţului ....................................., cod unic de
înregistrare ..................…..............................;în temeiul Legii nr. 26/1990 privind
registrul comerţului, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, solicit:
3. Obiectul cererii:
3.1. �Certificat constatator pentru: � licitaţie � bancă � obţinere viză � leasing �
notariat
� SAPARD � fonduri IMM � CAS ................................
� altele**): ...........................................................................................................................
Tipurile de date cuprinse în certificat**): � date de identificare � durata de funcţionare
declarată � activitatea principală
� activităţi secundare � capital social � asociaţi / acţionari � administratori / persoane
împuternicite � cenzori
� auditori � subunităţi / alte sedii secundare � mărci, brevete � activităţi autorizate �
societatea de registru independent
�dobândirea de către societate a unui bun de la un fondator/acţionar
� persoană fizică sau juridică: ...........................................................................................
�asociat / acţionar � persoană împuternicită în firme înregistrate în registrul comerţului
�date din situaţiile financiare anuale pe anul..................� cifră de afaceri � profit brut �
profit net � număr salariaţi
�toţi indicatorii � alţi indicatori:
.....................................................................................................................................
3.2. �Extras de registru
3.3. �Copii certificate: � dosar complet � actele:
..............................................................................................................
57
4. Număr exemplare solicitate: .......... 5. Formulare răspuns în: � limba română �
limba engleză
Data: .................................... Semnătura ..................................
VI.
Termen ......................................................................... Confirmare primire …………
Întocmit ........................................................................ Nr. şi data ieşirii ...................
Verificat .......................................................................
V. Persoana şi domiciliul ales pentru comunicări, potrivit art.28 din Legea nr.26/1990,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare:
1. Nume şi prenume:
......................................................................................................................
2. Adresa: localitatea .................................., str.........................................................,
nr. ..................., bloc......., scara.............., etaj.............., ap..........,
judeţ/sector....................,
cod poştal................, telefon ................fax........................, e-mail ........................................
.
3. � Solicit comunicarea prin: � poştă � e-mail � biroul eliberări, la sediul instituţiei
58
2. (aceleaşi date), denumită în continuare partea 2, constatăm că între noi a intervenit
un litigiu izvorât din contractul nr. ........ din........, litigiu având următorul obiect:
Partea 1 pretinde că.........(expunerea pe scurt a pretenţiilor)
Partea 2 susţine că...........(expunerea pe scurt a obiecţiilor).
Subsemnaţii convenim ca acest litigiu să fie soluţionat prin procedura de arbitraj
simplificată a Curţii de Arbitraj Comercial Internaţional de pe lângă Camera de Comerţ şi
Industrie a României, în conformitate cu Regulile de procedură ale acestei Curţi.
Hotărârea arbitrală pronunţată în acest litigiu este definitivă şi obligatorie.
Părţile vor mai adăuga obligatoriu, una din următoarele menţiuni:
1. „Tribunalul arbitral va fi compus din dl.........................în calitate de arbitru unic.”
sau
„ Tribunalul arbitral va fi compus dintr-un arbitru unic numit de preşedintele Curţii de
Arbitraj Comercial Internaţional de pe lângă Camera de Comerţ şi Industrie a României”
sau
„ Tribunalul arbitral va fi compus conform Regulilor de procedură arbitrală”.
Incheiat în dublu exemplar, la ...... , astăzi ………. .
59
se fac cereri de: pensionare, cereri de obţinere de carnete auto,
diplome şcolare etc.
în cazul în care cetăţenii doresc să li se stabilească drepturi sau
obligaţii determinate de către administraţia publică: cerere de
stabilire a obligaţiei administrative a unei persoane de a plăti
impozitele pe venit, pentru locuinţe sau mijloace de transport
personale; cerere de atribuire a unui teren pentru construcţia de
locuinţă proprietate personală, cererea de autorizaţie, de certificare
a unei anumite meserii;
în cazul în care cetăţenii doresc să obţină anumite drepturi:
cerere de primire a copiilor în grădiniţe, cereri de ajutor social,
cerere de stabilire a unei succesiuni;
în cazul în care o persoană se consideră lezată în drepturi,
constată o încălcare a legii, intervin cereri adresate organelor de
justiţie şi parchetului :cererea de chemare în judecată.
REŢINEŢI
60
CERERE-TIP
Prin prezenta formulez o cerere conform Legii nr. 544/2001 .Doresc să primesc o copie de
pe următoarele documente (petentul va enumera cât mai concret documentele sau
informaţiile solicitate)
…………………………………………………………………………………………………………
Doresc ca informaţiile solicitate să îmi fie furnizate, în format electronic, la următoarea
adresă de e-mail (opţional): ................................... .
Sunt dispus să plătesc taxele aferente serviciilor de copiere a documentelor solicitate.
Vă mulţumesc pentru solicitudine, ...............................
(semnătura petentului)
Numele şi prenumele petentului .......................
Adresa ..................................................
Profesia (opţional) .....................................
61
A. N. R.C.
B-dul Libertăţii, 14, sect 5,
Bucureşti, 050706
Tel+4021 3075400
Fax: +:4021 30754 02 De acord,
Preşedinte,
Dan Cristian GEORGESCU
62
Model de cerere de certificare a unei specializări
63
64
CERERE PENTRU ACORDAREA Nr. din
PENSIEI PENTRU LIMITĂ DE VẬRSTĂ
PENSIE ANTICIPATĂ
PENSIE ANTICIPATĂ PARŢIALĂ
65
Model de cerere pentru trecerea la o altă categorie de angajare
DOMNULE PREŞEDINTE
DOMNULUI PREŞEDINTE
AL AGENŢIEI NAŢIONALE DE REGLEMENTARE ĨN COMUNICAŢII
DOMNULE PREŞEDINTE,
Vă mulţumesc
Popescu Maria
Data :15.10.2007
Evaluare
1 concluzii
Elemente structurale: titlu, număr propriu de
2 ordine, obiectul, scopul emiterii, acte doveditoare,
analiza faptelor, funcţia semnatarului, ştampilă,
număr de exemplare.
Competenţe specifice:
C2.Redactează scrisori oficiale
6
6. CONŢINUTUL SCRISORII OFICIALE
6.1. PLANUL SCRISORII OFICIALE
REŢINEŢI
67
B. Elaborarea cuprinsului scrisorii :
Acesta reprezintă conţinutul principal al scrisorii şi se constituie
dintr-o înşiruire de paragrafe , structurate conform temei scrisorii .
Aceste paragrafe expun metodic şi în detaliu faptele enunţate în
introducere .
REŢINEŢI
C. Redactarea concluziei:
Are ca scop indicarea
comportamentului sau acţiunilor
destinatarului pe care şi le doreşte
expeditorul.
Concluzia se formulează ca o frază
scurtă. Ea are ca scop atragerea
atenţiei destinatarului, pentru ultima
oară, asupra a ceea ce se aşteaptă de
la el ca atitudine şi comportament.
REŢINEŢI Fig. 6.1. Tehnoredactarea corespondenţei
68
b) utilizarea următoarelor două formule care pot fi folosite în orice situaţie
curentă: „Vă rugăm să primiţi salutul nostru distins“ şi „Vă rugăm să
acceptaţi expresia sentimentelor noaste distinse“
APLICAŢII
1. Pornind de la frazele introductive următoare , precizaţi subiectul fiecărei
scrisori .Indicaţi apoi dacă ele sunt formulate pe baza unei situaţii
anterioare.
a) Am primit scrisoarea dvs. nr. … din data ….., prin care ne
semnalaţi întârzierea prestării serviciilor contracte.
b) Vă rugăm să aveţi amabilitatea de a participa la Simpozionul cu
tema „Protecţia consumatorilor”.
c) Am aflat din surse autorizate că firma dumneavoastră nu are
capacitate de producţie suficientă, pentru a realiza în bune condiţii
lucrarea pe care doriţi s-o contractaţi.
2. Elaboraţi câte o frază introductivă referitoare la fiecare din situaţiile
următoare, adresând totodată mulţumiri:
a) trebuie să se formuleze un răspuns la scrisoarea de cerere a unui
loc de muncă primită de la un tânăr absolvent;
b) trebuie să se trimită copia de pe un ordin de plată care să ateste
plata contravalorii unei facturi proforma utilizată pentru cumpărarea
prin virament a unor materiale consumabile de birou.
3. Completaţi următoarele fraze,din cuprinsul unei scrisori oficiale, cu
cuvinte tranzitorii ca: deoarece, în consecinţă, ca efect, pe de o parte şi pe
de altă parte:
a) Regretăm că nu putem accepta cererea dumneavoastră
………………. nu mai prestăm aceste servicii pentru populaţie.
b) Vă rugăm să respectaţi clauzele contractului nr…. din data…..
privind plata anticipată a serviciilor noastre ,……………… dorim să
achitaţi în cel mai scurt timp posibil contravaloarea facturii nr.
254/…………..
c) Ca răspuns la comanda d-voastră nr.548/23.02.2008 vă anunţăm
……/……/…/………….. că serviciile respective nu mai sunt
subvenţionate de primărie, dar ………/……/……/.................vă
informăm că puteţi beneficia de subvenţionarea altor servicii, în
aceleaşi condiţii.
d) Nu putem considera finalizată construcţia …../..............al neprimirii
procesului-verbal de recepţie iniţială.
69
4. Propuneţi alte două formulări pentru fraza dată din cuprinsul unei scrisori
oficiale:
Vă rugăm să ne trimiteţi în cel mai scurt timp posibil , prin curier,
instrucţiunile dumneavoastră privind prestarea serviciilor pe care le
solicitaţi.
5. Dezvoltaţi cuprinsul unei scrisori oficiale folosind următoarele idei:
- nu suntem în măsură să participăm la licitaţie la data anunţată
- explicăm motivele obiective care ne împiedică să dăm curs invitaţiei
- propunem să participăm la a doua şedinţă de licitaţie
- vom prezenta în plic închis condiţiile noastre, pe care le considerăm
acceptabile, pentru a închiria spaţiul comercial propus de primărie
6. Corectaţi concluzia următoare:
„Aşteptând cu nerăbdare să primim informaţiile solicitate, vă rugăm,
domnule, să primiţi sincerele noastre salutări.”
7. Redactaţi o frază pentru concluzionarea unei scrisori , plecând de la
următoarele situaţii:
a) solicitarea unei documentaţii
b) rezolvarea unei reclamaţii pe care aţi formulat-o în cuprinsul
scrisorii
8. Dumneavoastră lucraţi cu şeful compartimentului resurse umane, care
vă roagă să redactaţi conţinutul a două scrisori .
Planul scrisorii nr.1
Obiect: verificarea referinţelor unui funcţionar
Introducere: solicitarea informaţilor despre funcţionarul X, care va
ocupa un post
Cuprins: verificarea faptului cǎ a fost angajat în acea instituţie
Concluzie: trimiterea unei aprecieri detaliate datorită importanţei
postului vizat
Formulă de politeţe
Planul scrisorii nr.2
Obiect: refuz de candidatură
Introducere: aţi analizat scrisoarea de candidatură şi C.V.-ul anexat
Cuprins : alt candidat corespunde mai bine cerinţelor postului vacant,
dar veţi păstra documentele în baza de date
Concluzie: vă returnăm copiile actelor de studii şi fotografia
Formulă de politeţe
70
6.2. ELEMENTE
STRUCTURALE ALE
SCRISORII OFICIALE
Scrisoarea, ca tip de text are particularităţi evidente datorate situaţiei şi
canalului de comunicare specifice.
Ştiaţi că…
Stilurile epistolare se evidenţiază mai ales prin asocierea dintre formulele
fixe (iniţiale, finale) şi zonele de mai mare libertate.
REŢINEŢI
71
Fig. 6.2. Corespondenţă comercială
72
Scrisorile trebuie să fie adresate direct şi personal („D-sale d-lui
primar al municipiului Z.../ Domnule primar, ...“ )
În cuprinsul scrisorilor oficiale frapantă este reducerea la
minimum a formulelor de politeţe. Mulţumiri pot fi adresate şi
persoanelor care cer sfaturi, referinţe, mostre sau chiar cuiva care
face reclamaţii .
Se recomandă pentru a îmbunătăţii exprimarea politicoasă ,
folosirea unor formule de tipul: „Am onoarea a vă informa...“; „Ne luăm
libertatea de a vă preveni...“; „Mă veţi îndatora foarte mult dacă veţi avea
amabilitatea să...“ etc.
În corespondenţa oficială impusă după 1950, formula de
adresare este impersonală, aceasta se referă la instituţie, enunţurile
fiind: „vă informăm că...“, „vă remitem...“, „vă solicităm... “. Scrisoarea de
răspuns începe, pe un ton neutru, în mod rigid: „Ca răspuns la...“; „Ca
urmare la...”.,”n considerarea adresei dvs.“ etc. Singura marcă de politeţe
întrebuinţatǎ adesea, rămâne obişnuitul „vă rog“.
Se recomandă evitarea oscilării între singularul şi pluralul
persoanei I, între tonul de rugăminte personală şi cel de adresă
oficială, prin care se trimit indicaţii şi dispoziţii
Finalul scrisorii oficiale,
administrative ori comerciale s-ar
putea formula firesc printr-o formulă de
tipul „Cu stimă“, „Cu consideraţie, ...“.O
formulă de încheiere răspîndită, dar nu
foarte potrivită în orice situaţie este şi
„Vă mulţumesc pentru sprijinul
acordat“. Bazată pe anticiparea reacţiei
favorabile,aceastǎ formulǎ, folosită
destul de des pentru situaţii cînd
răspunsul ar putea să nu fie favorabil,
73
pare mai puţin politicoasă decât altele Fig. 6.3. Expediere scrisoare oficială
de tipul „Sper că veţi examina cu
bunăvoinţă cererea mea“) .
În fine, nu e lipsită de semnificaţie nici simpla semnătură: funcţia precede
numele (DIRECTOR – şi, dedesubt, Ion Vasile) de cea în care numele
apare pe primul loc .
REŢINEŢI
74
APLICAŢII
APLICAŢII
Evaluare
2 puncte
Competenţe specifice:
C3.Editează documente oficiale uzuale
7
7. DOCUMENTE OFICIALE UZUALE
7.1. DOCUMENTE OFICIALE
UZUALE CU CARACTER
JURIDIC
79
dispoziţii sau îndrumări. Circulara este un document cu dublă
semnificaţie:
- este un act, prin care un manager transmite subordonaţilor anumite
sarcini;
- este o ofertă tipizată folosită pentru publicitate.
O caracteristică de tehno-
redactare a scrisorii circulare constă
în aceea că ea se scrie în mai
multe exemplare, adresa destina-
tarului completându-se pe fiecare
exemplar separat. Copiile, având
valoarea originalului, se expediază
cu semnătura conducătorului şi
ştampila unităţii.
Scrisorile de acest tip au un titlu, ca
80
în cazul actelor, şi un număr propriu FIg. 7.1. Discutarea unui acord
de ordine (ex.: ,,Instrucţiune nr…”,
,,Circulara nr….”).
La destinatar ele primesc rezoluţia ,, în evidenţă”, pentru a fi
avute permanent în vedere. Ele au o singură semnătură – a directorului.
d) Acordul
Acordurile reprezintă puncte de vedere comune sau un
consimţământ dat de un organ al administraţiei competent, unui alt
organ al administraţiei care are competenţa de a emite un act.
Acordurile pot fi prelabile, concomitente sau posterioare
emiterii actului administrativ.
Ca element al corespondenţei interne, acordul de principiu nu are o
formă specifică, el putându-se manifesta prin:
- aviz favorabil prealabil pe un referat supus aprobării. Există
situaţii în care acest aviz este obligatoriu pentru asigurarea valabilităţii unei
decizii.;act distinct, care va purta titlul de ,,acord de principiu”;
- adresă în care obligatoriu se întâlneşte fraza ,,ne exprimăm
acordul de principiu faţă de …..”.
Aceste documente reprezintă de fapt răspunsuri la alte
elemente ale corespondenţei interne.
e) Avizele sunt opinii exprimate de un funcţionar administrativ sau un
organ al administraţiei publice, exprimate la cererea organului sau
funcţionarului administrativ ce urmează să emită un act administrativ.
Solicitarea de avize este prevăzută în diferite acte normative.
Avizele sunt acte preparatorii premergătoare emiterii actului
administrativ. Ele pot proveni din interiorul sau exteriorul unei organizaţii.
81
REŢINEŢI
ROMÂNIA
MINISTERUL EDUCAŢIEI SI CERCETĂRII
CABINET MINISTRU
Str. G-ral Berthelot 28-30, Bucuresti; Tel. 021/ 313.33.15; Fax: 021/412.47.19
ORDIN
cu privire la aprobarea componenţei Comisiei Naţionale de evaluare a
candidaturilor unităţilor de învăţământ preuniversitar înscrise în competiţia
pentru obţinerea Certificatului „Scoală Europeană”
MINISTRU
Mihail HĂRDĂU
Bucureşti
Nr: 858/ data: 04.04.2007
D E C I Z I A NR. 134, din 23.04.2004
privind notificarea Consiliului Local Oradea in vederea obţinerii
autorizǎrii ajutorului de stat ce urmeazǎ a se acorda
Regiei Autonome Apǎ Canal Oradea
PREŞEDINTE
MIHAI BERINDE
S.C.VICTORIA S.A.
Direcţia Comercială
Reşiţa, Str…......,
Nr….
CĂTRE
Serviciul aprovizionare
Directorul Direcţiei Comerciale a S.C.VICTORIA S.A.
Director,
Marinescu George
ROMÂNIA
Municipiul Bucureşti
Primăria Sectorului 2
Str. Olari, Nr. 11-13
Data …………….......
ACORD DE PARTENERIAT
Acest acord stabileşte relaţiile de cooperare între:
Data : ..................................................
Se aprobă.
Secretar de stat
.......................................................
(pentru minister)
AVIZ DE MEDIU
Director,
..................... Şef reglementări,
..........................
Întocmit,
..................................
ROMÂNIA
JUDEŢUL MUREŞ
CONSILIUL JUDEŢEAN
HOTĂRÂREA NR. 25
din 16 februarie 2007
privind modificarea componenţei comisiei de amenajare a teritoriului şi
urbanism,comisiei social-culturale şi a comisiei juridice, ordine publică şi
integrare europeană
hotărăşte:
Data
Director,
Numele şi prenumele
Semnătura şi ştampila
DELTA INTERNATIONAL GROUP SRL
Bvd. Magheru nr. 9, bl. Eva, sc. 4, et. 1, ap. 130, sector 1, Bucureşti
Tel / Fax : 01 / 313.60.77RC: J 40/6279/2001
Cod Fiscal R 14008950 cont bancar: 0000106748-770 Demirbank
DELEGAŢIE
APLICAŢII
…………………………………………………
(Asociaţia/Fundaţia/Unitatea de învăţământ)
Nr. /
ADEVERINŢĂ
DE ABSOLVIRE A STUDIILOR
DIRECTOR,
Ştiaţi că….
REŢINEŢI
DARE DE SEAMĂ
REFERAT de necesitate
Viză de certificare,
Întocmit,
Şef structură organizatorică solicitantă,
numele, funcţia, numele în clar
semnătură solicitant
Dată..................................................
Viză de certificare,
(după completarea rubricilor cu *)
Administrator Şef Facultate,
- produsele de referinţă sunt cuprinse în: Planul strategic 2004-2007, Planul operaţional pe anul 2007 şi
Programul anual estimativ al achiziţiilor publice pe anul 2007- procedura de achiziţie a Programului
anual estimativ al achiziţiilor pe anul 2007 este cea specificata in ultima coloana din tabel;- valoarea
totală estimată este corectă (dacă nu, se trece valoarea reală);
Am predat, Am primit,
…………………………. ………………………………………….
Evaluare
furnizor.
2 puncte
5. Indicaţi tipurile de procese-verbale. 1 punct
4 Clasare: cronologică,
zecimală, alfanumerică
alfabetică, numerică,
106
8.1. SORTAREA CORESPONDENŢEI
DE EXPEDIAT
107
Corespondenţa expediată de o
organizaţie cuprinde răspunsuri la
scrisorile primite sau scrisori iniţiale sau
de revenire.
După tehnoredactare,
scrisorile împreună cu materialul
documentar sunt prezentate
conducerii, în vederea semnării,
folosind mapa de corespondenţă.
Secretara verifică dacă au fost
semnate toate scrisorile din mapă,
dacă acestea au anexele necesare şi
după care aplică ştampila pe Fig. 8.1. Prezentarea mapei
semnătura managerului. de corespondenţă
REŢINEŢI
108
8.2. MODALITĂŢI DE EXPEDIERE
A CORESPONDENŢEI
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din ..............
Formular nr. 3
Instituţia
(Regie autonomă,
Societate...........
)
Formular nr. 3
REGISTRU DE EVIDENŢĂ
A INTRĂRILOR – IEŞIRILOR UNITĂŢILOR ARHIVISTICE
INTRĂRI
Nr. Data Denumi Datele Nr.do Nr. Nr. Dată Unde Denumire
crt intrării rea extrem sar dosare dosare ieşiri s-au a actului
compar e ale după primite rămase pre de
timentu docum inven efectiv efectiv dat predare,
lui entului tar nr. şi
data
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
:
BIBLIOGRAFIE