Une rénunion

efficace

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Introduction
● Fait réunion
Une par:
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 KETTANIMOHAMMED-AYMAN
Les différents types de réunions
●
Laconduite
SAROUIde réunion
ABDELAZIZ
Les qualités principales de l’animateur
 ZOUGRAR ANOUR
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Préparation de la réunion
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Le déroulement d’une réunion
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La rédaction du compte rendu Encadré par:
●
Conditions pour avoirMme.BETTIOUI AICHA
des réunions efficaces
●
Idées pour améliorer vos réunions
●
Conclusion
Plan:
 

Introduction :
Aujourd’hui organiser des réunions est devenu un art , de nos jours
assembler les bonnes personnes aux bons moments et aux bons
endroits nécessite du talent . C’est à cause de la mobilité et du fait que
la plupart des gens sont très occupés et que les réunions s’organisent à
très grands termes.
On va donc faire attention à toutes sortes de petites choses , l’une des
choses les plus importantes à savoir est l’heure à laquelle la réunion se
termine c’est le premier point . Deuxiement quel est le but de la
réunion ? autrement dit est-il bien nécessaire de se réunir ? Ne
pourrait-on pas régler les choses par téléphone ou par e-mail ? Faut-il
vraiment que les personnes invitées soient là ? Connait-on la valeur
ajoutée de chaque participant ?
 
Une réunion
Une assemblée de personnes :
C’est à-dire un regroupement d’individus qui forment un groupe plus
ou moins homogènes , Même à l’intérieur d’une assemblée considérée
comme homogène les personnes sont différentes en raison de leurs
besoins, de leurs intérêts, de leurs idées, de leur condition
socioéconomique, etc., et ce, malgré qu’elles soient réunies dans une
même salle et qu’elles poursuivent un but commun.
Un événement :
Une réunion est un événement. Elle se situe dans le temps, à
l’intérieur d’une certaine dynamique . En conséquence aucune réunion
ne ressemble à une autre, même lorsqu’il s’agit des mêmes personnes
rassemblées au même endroit. Tout y est mouvement, action, réaction.
La réunion donne lieu à des distances et à des rapprochements, à des
reculs et à des progrès.
Un outil :
La réunion demeure un outil, un cadre de travail pour atteindre des
objectifs. Or, un outil fonctionne bien quand il est bien utilisé. La
réunion n’existe que pour atteindre un but ou poursuivre un ou des
objectifs. Il est important, d’une part, que les participants sachent
pourquoi ils sont là et pourquoi le groupe existe et, d’autre part, qu’ils
sentent qu’ils peuvent contribuer à la mission ou à l’action du groupe.
 

Conduite de réunion: un métier qui s’apprend

La conduite de réunion ne s'improvise pas. Pour atteindre les objectifs
fixés et éviter la réunionite, quelques bonnes pratiques sont à maîtriser.
Quels sont les différents types de réunion ? Quels outils et méthodes
pour animer efficacement ? Quelles sont les différentes phases d'une
rencontre ?
En tant que manager, la conduite de réunion est un art auquel vous ne
pourrez échapper . En effet, le management d'équipe requiert des
échanges plus ou moins réguliers avec vos collaborateurs. Echanges qui
se matérialisent, entre autres, par l'organisation et le pilotage de
réunions de travail plus ou moins formelles. Il s'agit là de la base d'une
communication managériale efficace, un pilier de l'intelligence
collective.
Par ailleurs, des échanges avec vos différents interlocuteurs
professionnels, notamment dans le cadre de la gestion de projet, sont
cruciaux pour atteindre les objectifs fixés et mener le projet à son
terme.
Pour conduire une réunion de travail efficacement, vous devez ainsi
parfaitement maîtriser les techniques d'animation et connaître les
différents outils à votre disposition.
« C’est en forgeant qu’on devient forgeron »
Ce vieux dicton s’applique très bien à la conduite de réunion. S’il est
utile d’en connaître les techniques, il est plus important encore d’en
maîtriser la pratique…en pratiquant!
La personne qui occupe le poste de président a appris bien des
choses, à faire ou à ne pas faire, en voyant les autres présider les
nombreuses réunions auxquelles elle a participé. Ses expériences lui
renvoient inévitablement des images plus ou moins positives de ce
qu’est une réunion.
Ce bagage d’images peut servir n’importe quel président, si peu
expérimenté soit-il, en les visualisant et en sachant en tirer parti en
diverses circonstances. Avec un minimum de confiance en soi et une
bonne préparation, un président (animateur) peut réussir à conduire
convenablement une réunion.
 
 

Cerner le sujet de la réunion  :

C'est vraiment la phase préparatoire par excellence. Un problème
existe mais il n'est pas clairement identifié. Dans cette phase ,
l'animateur :
● Recueille un maximum de données,
● Trie, regroupe, synthétise les informations reçues,
● Commence à analyser le problème posé,
● Evalue assez rapidement si le problème peut être résolu en une
séance ou s'il est nécessaire de constituer un groupe de travail (et donc
de planifier une série de réunions pour traiter la question), ● Contacte
les personnes susceptibles de résoudre le problème.
Définir les objectifs de la réunion
Définir les objectifs de la réunion avec rigueur est certainement le
point le plus important et le plus difficile que rencontre tout animateur.
Un objectif correctement rédigé évite au groupe de s'égarer et permet
à l'animateur de recentrer les débats lorsqu'il constate une dérive du
groupe.
 

Programmer la réunion  :
Quel que soit le contexte dans lequel vous organisez votre réunion de
travail, l'objectif de la rencontre ainsi que les personnes invitées, une
préparation rigoureuse est essentielle à son bon déroulement. Par
ailleurs, cela vous assurera une efficacité renforcée.
Fixation des objectifs, sélection des participants, compilation des
documents utiles... Il est crucial de vous assurer que tout sera prêt le
moment venu afin de maximiser la productivité individuelle et
collective.
Le jour J, quelques vérifications de dernière minute sont toutefois à
prévoir, notamment quant au matériel disponible (bon fonctionnement
des différents appareils qui seront utilisés - rétroprojecteur, connexions
internet, etc.).
Si vous êtes sujet au trac et/ou que vous n'êtes pas très à l'aise avec la
prise de parole en public , apprenez à prendre confiance en vous et
apprivoiser votre appréhension pour la transformer en énergie positive.
Vous pourrez ainsi appréhender sereinement la conduite de réunion.
Le jour et l’heure.
Planifier la progression du groupe
Une progression logique sert de fil conducteur à la réflexion, elle ne
doit pas être cependant un carcan (le groupe doit pouvoir
éventuellement en changer en cours de réunion).
L'animateur doit prévoir, pour chaque point du débat, une durée
approximative afin de pouvoir réguler la progression du groupe (et
vérifier par la même occasion si l’ordre du jour n’est pas trop
ambitieux).
 
 
 
Le succès ou l’échec d’une réunion se joue souvent dans le premier
quart d’heure. Le rôle de l’animateur est donc prépondérant lors de
cette phase de démarrage.
Opter pour le bon format de réunion
Définissez le format que vous souhaitez adopter pour votre rencontre.
Selon la thématique abordée, les objectifs attendus ainsi que le
contexte dans lequel vous piloterez cette réunion, différents types de
réunion sont possibles :
réunion d'information : vous transmettez un/des message.s à votre
auditoire qui le reçoit de manière "passive".
réunion de revue : rencontre formelle que l'on retrouve fréquemment
dans le cadre de gestion de projet lors de laquelle toutes les personnes
concernées par le sujet/projet participent activement afin de faire le
point sur l'avancée des choses.
réunion d'échange : tous les participants échangent activement sur un
sujet donné.
réunion de résolution de problème : l'objectif est clairement de
débloquer une situation qui s'enlise, trouver une solution à un
dysfonctionnement, gérer un conflit...
réunion de prise de décision : vous réunissez différents acteurs afin
d’entériner une décision quant à une problématique précise.

Choisir un style d'animation

Optez pour une animation énergique et adaptée. Il est important
d'instaurer une certaine dynamique de groupe pour une productivité et
une efficacité renforcées. Différentes postures sont possibles en
matière d'animation, parmi lesquelles :
facilitateur : les participants échangent librement sous le contrôle
discret de l'animateur.
coordinateur : les protagonistes échangent sur un sujet précis,
l'animateur structure les échanges et les débats.
directif : peu d'espace laissé aux participants. Ture de la réunion
Les différentes étapes du déroulement d'une réunion sont
généralement les suivantes :

● Le tour de table
● Définition de la règle du jeu
● Présentation des objectifs de la réunion et du plan de travail
Les échanges
Le rôle de l’animateur :
● L'animateur est un arbitre
● Il fait appliquer la discipline dans le groupe
● Il structure la progression du groupe vers l'objectif grâce à des
questions, des reformulations, des synthèses
● Il régule les tensions interpersonnelles dans le groupe Le rôle des
participants :
● Ils acceptent les règles du jeu définies par l'animateur
● Ils participent à l'atteinte des objectifs

La clôture des débats

Le groupe doit se séparer sur des conclusions claires pour tous. Un
accord s'est dégagé, certaines actions sont prévues : il est nécessaire
d'en définir les modalités pratiques d'application pour rendre la
décision opérationnelle (plan d’action).

Rédaction du compte rendu

Le compte rendu de la réunion est destiné aux participants et aux
personnes intéressées par les conclusions du groupe. Ce résumé doit
être suffisamment complet et explicite (une personne qui n'a pas
assisté à la réunion doit être capable de saisir la logique des débats et
les fondements de la décision finale). Il doit être court et facile à lire. Ce
document est rédigé par l'animateur ou par un « secrétaire de séance »
à partir des points reformulés tout au long de la réunion.
 
Il doit être rédigé le plus rapidement possible, pour éviter de perdre
des informations, pour contribuer à l'application des décisions prises,
etc.
● Avant de diffuser le compte rendu, il est parfois nécessaire de le
faire valider par les participants (ou par la hiérarchie) qui peuvent ainsi,
au préalable, le vérifier ou l'amender.
● La rédaction d’un compte rendu de réunion est primordial pour
l’avancée d’une équipe de travail. Il permettra de contrôler l’avancée
du travail mais aussi de repérer ce qui se jouent comme relations entre
ses membres. La qualité de la transcription des débats permettra à
l’animateur de mieux connaître les personnes avec lesquelles il travaille
et pourra donc améliorer l’animation de ses réunions.
 

Conditions pour avoir des réunions efficaces

● Se réunir si c’est le moyen le plus efficace
● Ne réunir que les personnes concernées
● Tendre à un nombre optimum de participants
● Se réunir sur un objectif clair et précis
● Favoriser la préparation des réunions
● Favoriser la participation active de tous
● Introduire de la rigueur dans le travail
● Eliminer tout contact avec l’extérieur

Idées pour améliorer vos réunions

 Ces idées peuvent vous êtres utiles aussi bien dans le rôle
d'animateur de la réunion que dans celui de participant ... actif et
intelligent :
1. Passer de la « réunionite » à la réunion utile
Si les réunions sont bien souvent vécues comme des fardeaux
professionnels, des impératifs pour lesquels on est prêt à inventer
toutes les bonnes raisons pour ne pas y participer, elles n’en restent
pas moins des outils incontournables de management, de
communication.
Les réunions doivent leur « mauvaise réputation » à des écueils
fréquemment rencontrés :
Des ordres du jour inexistants ou non respectés,
Des réunions qui n’en sont pas, pour lesquelles aucun objectif n’est
défini,
Des manques flagrants de préparation de l’animateur comme des
participants,
Des temps de paroles pas respectés ou pas équilibrés,
Des fréquences trop soutenues à tel point que l’on se demande parfois
si l’on est payé à participer à des réunions ou à produire…
Des durées qui frisent l’insupportable, pouvant atteindre 9 heures avec
une pause plateau-repas de 30 minutes (et oui, ça existe !),
Et pour finir le clou des réunions, celles pendant lesquelles on assiste à
des règlements de compte inter services où la règle du jeu consiste non
pas à construire ensemble mais à démolir les autres…
Bref, avec ce lourd passif, on comprend mieux pourquoi les réunions
sont si mal perçues. Par ailleurs, les réunions restent un moyen efficient
de parvenir à diffuser un message ou encore pour trouver des réponses
à des problématiques.
Il convient donc d’éviter ces écueils pour parvenir à tenir des réunions
qui en sont, des réunions constructives qui permettent de soutenir le
progrès en s’appuyant sur la richesse humaine, sur le partage de la
connaissance.
Cela commence par considérer la réunion comme un outil régi par des
codes, des règles et des méthodes.
2. Les étapes nécessaires à la conduite de réunions efficaces
2.1 La préparation
Quelle soit qualité, stratégique, de direction, commerciale, de
production, une réunion efficace est une réunion bien préparée par
l’animateur mais aussi par les participants, parce que se préparer c’est
se donner les moyens d’atteindre ses objectifs.
L’utilisation de la méthode « TOP » permet de se donner les moyens de
conduire des réunions au top !
T : définir clairement le THEME de la réunion, c’est-à-dire « de quoi
allons-nous parler ? »
O : définir l’OBJECTIF à atteindre à l’issue de la réunion, c’est-à-dire «
devons-nous trouver des solutions, présenter uniquement les
problématiques, présenter des résultats, … ? »
P : définir avec précision le PLAN, l’ordre du jour, les points à aborder
pour atteindre l’objectif.
Toutes ces informations doivent ensuite être retranscrites dans un
ordre du jour présentant :
Le TOP,
La liste de participants (il est possible et même recommandé, d’y faire
figurer le rôle de chacun, la raison de sa présence, qui ne tient pas
forcément compte que de sa fonction mais aussi de la valeur ajoutée
qu’il pourra apporter dans la réunion),
Les aspects matériels tels que le lieu, l’heure de la réunion, la durée,
etc…
On ne s’interdit pas non plus de fournir aux participants des éléments
de préparation qui seront évoqués lors de la réunion (synthèses,
analyse, graphiques, conclusions des précédentes réunions, …
Vient enfin la préparation des éléments logistiques (souvent négligés)
tels que le tableau blanc, rétroprojecteur, matériel audiovisuel, les
feutres, etc… On s’assurera aussi du bon fonctionnement des
équipements parce qu’il n’y a rien de plus agaçant que de patienter 15
minutes à attendre que l’animateur trouve un feutre qui marche…
2.2 L’animation de réunion
Voici quelques recommandations utiles, permettant de favoriser la
tenue de réunions performantes :
Commencer à l’heure prévue et s’imposer de ne pas accepter les
retardataires, ils éviteront ainsi d’être en retard les prochaines fois
(vous me direz s’il s’agit du big boss, ce n’est pas évident, mais
heureusement, il n’y a qu’un patron dans l’entreprise…),
Afficher le thème, l’objectif, le plan et la durée durant toute la réunion.
Chacun pourra ainsi se repérer pendant la réunion.
Préciser en introduction les méthodes de travail, l’organisation de la
réunion,
Faciliter les interactions entre les personnes et favoriser la
participation, équilibrer les temps de parole,
Recentrer les discussions en cas de débordement, être le « time keeper
», le gardien du temps. Certains utilisent le principe de la boule de
papier ; seul celui qui dispose de la boule prend la parole, celui qui
souhaite intervenir le fait savoir et réclame la boule. Cela peut paraître
une peu scolaire mais animer une réunion relève parfois du défi tant les
collaborateurs sont indisciplinés, ne s’écoutent pas les uns les autres, se
coupent la parole.
Reformuler et pratiquer des synthèses intermédiaires, pour parvenir
plus rapidement à la conclusion de la réunion, c’est-à-dire au moment
où l’on s’assure que les objectifs de la réunion ont été atteints.
2.3 La conclusion de la réunion
Principe n°1 : une bonne réunion est une réunion qui s’achève à l’heure
! Une fois le chrono écoulé, il est temps de conclure :
A la fin de la réunion : en résumant les points clés et en précisant la
suite à donner en terme de responsabilité et d’action (qui doit faire
quoi pour quand ? auquel on peut ajouter, comment le vérifiera-t-on ?)
Après la réunion : en diffusant le compte rendu de la réunion : rappel
du/des sujet(s) et objectif(s), des participants, des décisions prises, des
échéances et des points à aborder à la prochaine réunion. Ce point
sous-entend qu’un secrétaire doit être nommé pour chaque réunion.
Deux règles d’or à l’issue des réunions :
Pour l’animateur : se remettre en question après chaque réunion
animée, réaliser un auto-bilan des points forts de la réunion et des
points moins maîtrisés. Cela demande de l’ouverture d’esprit et un peu
de temps, mais c’est la seule façon d’améliorer les prochaines réunions.
Pour les participants : imposer de la rigueur quant au respect des
engagements pris par les participants. Il n’y a rien de moins constructif
et de plus démotivant que se retrouver de réunion en réunion pour
observer que rien n’a bougé…
3. Favoriser un climat propice à l’échange
3.1 Définir les rôles de chacun
C’est par la participation de chaque membre du groupe que les
objectifs peuvent être atteints. Le travail de groupe permet en outre de
motiver, d’impliquer et de responsabiliser les équipes.
Lors d’une réunion les barrières hiérarchiques doivent être gommées,
chacun doit pouvoir librement s’exprimer et proposer des idées. Il est
cependant nécessaire de définir les responsabilités (qui ne découlent
pas forcément de l’organigramme) associées à la réunion :
L’animateur doit être choisi en fonction de ses compétences sur le sujet
abordé, de sa capacité d’écoute, d’implication et de leadership. En
outre, l’animateur doit être disponible, observateur, objectif,
chaleureux et disposer de qualités de négociateur, de facilitateur. Les
participants doivent disposer des compétences suffisantes par rapport
au sujet abordé, être responsable des éventuelles décisions qui seront
prises, être intéressés au sujet.
3.2 Encadrer le groupe dans sa réflexion
Il convient de fournir aux participants les clés leur permettant de
contribuer au succès de la réunion. Pour cela il faut :
Préciser les règles du jeu, expliquer les enjeux, les problématiques,
Fournir et expliquer les méthodes et outils de résolution de problèmes
utilisés (QQOQCCP, Diagramme Cause-effet, approche 5M, …),
Aider à la formalisation des plans d’actions concrets quand une décision
est prise (qui, quoi, quand, comment),
Aider les participants à développer chaque idée (remue-méninges) en
s’interdisant de censurer certaines idées.
Prenez soin de ne pas oublier de valoriser le travail du groupe, ses
succès, ses efforts, ses difficultés et de célébrer l’atteinte des objectifs.
3.3 Identifier le chef de file et « utiliser » son aura
Le chef de file (leader, en anglais) se distingue par sa faculté d’obtenir
aisément le respect et la confiance des autres. Il a de l’influence. Il faut
donc faire en sorte que cette influence aille dans le sens de l’animateur
et des objectifs de la réunion. A défaut, c’est le blocage assuré. De
même que si plusieurs leaders se manifestent durant la réunion, il est
important de veiller à ce qu’ils ne rentrent pas en conflit. En cas de
blocage, il faut toujours privilégier les solutions constructives.
L’animateur doit rester le « maître de la cérémonie ». La réussite d’une
réunion repose en grande partie sur son animation. Il faut donc intégrer
ce fait dans le choix des candidats à l’animation des réunions.
En conclusion, la réunion peut être un outil performant de
communication, d’implication et/ou de prise de décision sous réserve
qu’elle soit tenue dans des conditions maîtrisées en respectant des
règles définies de préparation, d’animation et de suivi.
Il y a d’autres idées comme :
● Commencez la réunion à l'heure.
● Au début de la réunion : rappelez les objectifs, l’ordre du jour,
l’horaire prévu, les règles du jeu.
● Intégrez éventuellement de nouvelles propositions sur
l'organisation de la réunion. si cela vous semble souhaitable et
possible.
● Aménagez l'espace: tables, tableaux. disposition de chacun
dans la salle.
Idées pour améliorer vos réunions
● Prévoyez une durée pour chaque point à traiter et une marge
pour les imprévus.
● Faites enregistrer ce qui se dit: compte-rendu par un secrétaire de
séance et utilisation du tableau.
● Pour chaque point de l'ordre du jour, recensez les
informations disponibles et faites préciser les positions. opinions ou
sentiments en présence.
● Provoquez les échanges les plus larges entre participants, évitez
que la discussion soit monopolisée par quelques-uns et sollicitez la
participation de ceux qui s'expriment le moins.
Idées pour améliorer vos réunions
● Favorisez le développement d'un climat d'écoute mutuelle et
d'ouverture à autrui.
● Utilisez de façon positive les oppositions et les conflits comme
sources de progrès: faites qu'on s'attaque aux problèmes, pas aux
personnes.
● En cas de désaccord important, dédramatisez et faites expliquer
les thèmes en présence, afin de cerner les points de divergence et les
points de convergence.
● Acceptez les variations de rythme, les silences, les phases de
piétinement ou de blocage et sachez les traverser en gardant votre
confiance dans les capacités du groupe à surmonter les difficultés qu'il
rencontre.
Idées pour améliorer vos réunions
● Soyez sensible aux déviations "hors sujet" et aux apartés, et
cherchez à les récupérer ou à les intégrer "en douceur" en recentrant si
nécessaire.
● Faites des synthèses partielles afin de dégager les acquis de la
discussion et de préciser l'état d'avancement par rapport à l'ordre du
jour.
● Surveillez régulièrement et rappelez parfois le temps passé et le
temps disponible.
● Que vous vous impliquiez ou non dans le débat sur le fond, gardez
suffisamment de recul pour ne pas perdre de vue l'ensemble de la
dynamique du groupe et de la réunion.
● Vérifiez que l'analyse de la situation est suffisante avant que les
conclusions soient tirées ou les décisions prises.
● Terminez la réunion à l'heure.
● Ne levez pas la séance sans une conclusion ou une synthèse finale

Conclusion
● On peut résumer cet exposé en disant que le succès d’une
réunion repose sur les trois mots : le climat créé par le groupe, le
contenu les procédures.
● La vie du groupe se situe sur ces trois plans et le président doit
être attentif à chacun d’eux. Chaque animateur a tendance à donner de
l’importance à l’une ou l’autre de ces dimensions. Dans sa préparation
mentale, le président doit se rappeler qu’elles ont chacune leur
importance.
● La conscience de ce qui se passe dans le groupe sur chacun de ces
trois plans démontre que le président maîtrise la fonction d’animateur.