Ciclul de viață al unui proiect

Administrarea unui proiect poate să pară o sarcină dificilă ce necesită multă experienţă,
cunoştinţe şi practică. Poate să pară greu de înţeles, de realizat şi de finalizat. Totuşi, într-un anume
fel, oricare dintre noi este un manager de proiect cu normă întreagă în viaţa de fiecare zi. Iată
câteva exemple de proiecte complexe şi totuşi cotidiene: cumpărăturile, organizarea unui meci de
fotbal, pregătirea pentru un examen, planificarea vacanţei; etc.

O privire atentă a acestor activităţi ne arată că ele sunt proiecte cu un manager individual
de proiect. Există câteva elemente comune ale acestor sarcini de rutină. Pentru a răspunde la
aceste întrebări, organizaţiile întreprind evaluări. Înainte de orice evaluare însă, informaţia
relevantă trebuie colectată în mod sistematic, ceea ce reprezintă procesul de monitorizare.

Evaluarea este aprecierea cât mai sistematică şi mai obiectivă a unui proiect, a unui
program sau a unei politici în curs de derulare sau încheiate, din perspectiva planificării, a
implementării şi a rezultatelor sale. Scopul urmărit este de a determina gradul de relevanţă şi de
realizare a obiectivelor, dezvoltării, eficacităţii, eficienţei, a impactului şi a sustenabilităţii.
Evaluarea trebuie să asigure informaţia credibilă şi utilă care să abiliteze atât finanţatorii, cât şi
organizaţiile finanţate, în procesul decizional.

Un program poate fi definit ca o serie de proiecte intercorelate, ale căror obiective

contribuie împreună la îndeplinirea unui obiectiv comun general, de obicei relevant la nivel de
sector, ţară sau chiar la nivel internaţional. (În anumite contexte, conceptul de program este
înţeles ca un cadru instituţional care permite mai multor proiecte să fie implementate cu scopul
de a îndeplini un obiectiv sau o misiune globală).

Este evident că scopul şi impactul unui program sunt mai cuprinzătoare decat în în cazul
unor proiecte individuale. Proiectele şi programele diferă prin amplitudinea resurselor
întrebuinţate, prin anvergura în timp, cât şi din punctul de vedere al formulării obiectivelor, al
structurilor manageriale şi al rolului pe care îl au membrii echipei şi al concentrării pe diferite tipuri
de evaluări. Cu toate acestea, principiile şi abordarea managementului de proiect se aplică în
ambele cazuri. Proiectele individuale sunt parte dintr-un proces ciclic, fiecare contribuind, pe
terment lung, la realizarea priorităţilor ţării.

1
Ce este un proiect?
Un proiect este:
• un efort concret, practic, orientat spre un rezultat;
• direcţionat spre soluţionarea unei probleme sau chestiuni relativ complexe;
• activitate cu obiective clare şi rezultate anticipate;
• limitat atât de timp cât şi de resursele financiare, tehnice şi umane;
• planificat din timp şi evaluat la sfârşit.

Definiţie proiect:
Grup de activitati intreprinse intr-o succesiune logica pentru a atinge un obiectiv stabilit.

CARACTERISTICILE PROIECTULUI

Ce este managementul? Câteva definiţii posibile pot fi date:

• Persoana sau persoanele care administrează o afacere, o organizaţie sau o instituţie ;
Efortul planificării, organizării şi mobilizării oamenilor şi resurselor pentru un scop dat;
Procesul desfăşurat de unul sau mai mulţi indivizi de a coordona activităţile celorlalţi.
Ce este proiectul ?
• Proces dinamic, condus in contextul unui set de constrangeri prin care se organizeaza si
utilizeaza resurse adecvate intr-un mod controlat si structurat cu scopul de a se realiza
anumite obiective clar definite

2
Deci ce este managementul proiectului?
Este limpede, o combinaţie a celor două concepte: “proiectul” defineşte cadrul
obiectivelor, al rezultatelor aşteptate şi al resurselor - umane, financiare şi altele. Atingerea
obiectivelor, urmărirea fazelor de lucru şi organizarea activităţilor cad în sarcina managementului.
Diferenţe: management de proiect si cel institutional
Management de proiect: personal nepermanent, atributii nepermanente. Constrangeri adesea
mai mari in managementul de proiect (plan, termene, buget bine stabilite fata de managementul
institutional la care constrangerile pot fi mai vag definite)

Ciclu de viata al unui proiect - prezentarea conceptului.

Propunerea si respectiv lansarea unui proiect impune inainte de orice cunoasterea
obiectivelor proiectului, modul de utilizare a rezultatelor proiectului pe intreaga lor durata de viata
tinind cont de mediul extern al proiectului in care rezultatele vor putea fi situate. Realizarea unui
proiect impune in primul rind o interactiune corecta intre parametri tehnico- economici ai acestuia
si o buna conexiune cu tehnologiile noi. Trebuie avut in vedere o buna analiza a vitezei de lucru in
cadrul proiectului si rapiditatea cu care se adopta deciziile la momentele importante in timpul
derularii proiectului.

Ciclul de viata al unui proiect este definit ca perioada de timp in care are loc desfasurarea
proiectului, respectiv dupa cum urmeaza: marketing; elaborare propunere de proiect; cistigare
concurs de finantare; cercetare pentru realizare tematica proiectului; proiectare pentru realizare
tematica proiectului; productie cu realizarea propiuzisa a tematicii proiectului; evaluarea
rezultatelor proiectului; comercializarea rezultatelor proiectului cu obtinerea de beneficii;
reutilizare si reciclare a unor rezultate ale proiectului.
Realizarea proiectului impune, trecerea lui prin toate etapele ciclului de viata.

Variante de realizare ale proiectului

In cadrul realizarii proiectului trebuie avut in vedere evitarea confuziei dintre viteza de
lucru si rapiditatea cu care se adopta deciziile. Pentru a evita aceasta confuzie este importanta
detalierea proiectului subprograme/pachete de lucru si activitati/faze cu studierea de la inceput,
in fiecare activitate a diferite variante de realizare. Aceasta are drept scop gasirea variantei
optime pentru realizarea proiectului in activitatea respectiva. Aceste variante trebuie sa fie cel
putin in numar de trei si anume:
- varianta normala;
- varianta de risc;
- varianta de retragere si relansare.

3
Metode si instrumente pentru conducerea corecta a unui proiect:
Tinind cont de ciclul de viata al unui proiect, se au in vedere urmatoarele metode si
instrumente tehnico-economice pentru conducerea corecta a unui proiect:
a. studiu de prefezabilitate si fezabilitate al carui obiectiv este de a transforma cit mai bine
posibil, nevoile utilizatorilor (valori calitative) in specificatii de performanta (valori calitative si
cantitative);
b. conceptie si dezvoltare ce cuprind:
- alocarea parametrilor de baza ai produsului (efecte sociale, cultirale, politice, economice sau
marimi tehnice precum putere, fiabilitate, cost, greutate, volum,…) avind ca obiectiv verificarea
si impartirea valorilor specificate intre diferitele sale elemente constitutive (ansambluri,
subansambluri, componenete);
- simulari si calcule ale parametrilor medii si de dispersie;
- simulari si calcule de fiabilitate;
- simulari si calcule ale costului global al proiectului;
c. productie ce are ca obiectiv realizarea fizica a produsului conform specificatiilor stabilite;
d. comercializare ce cuprinde vinzarea ,distributia si instalarea produsului;
e. utilizarea ale carei obiective sunt:
- masurarea conformitatii cu specificatiile prin masurari pe teren a tuturor parametrilor tehnico-
economici simulati si calculati in faza de conceptie si dezvoltare;
- masura satisfacerii nevoilor prin anchete;

Metode si instrumente pentru gestiunea proiectului

Pentru a asigura gestiunea proiectului, subprogramele/pachetele de lucru,
activitatile/fazele si evenimentele din cadrul unui proiect se definesc dupa cum urmeaza:
a) Subprogramul/Pachetul de lucru delimiteaza un grup de activitati bine definite intr-o
perioada bine definita. Activitatile sint/pot fi in interdependenta;
b) Activitatea/Faza este o perioada de timp delimitata pe parcursul careia proiectul
avanseaza. Caracterizeaza evolutia in timp a proiectului. Daca o activitate/faza se opreste,
proiectul se poate deasemenea opri;
c) Evenimentul este un moment in timpul caruia proiectul este oprit voluntar.
Intreruperea de moment nu provoaca oprirea proiectului; el delimiteaza spatiul ocupat la
momentul considerat. Reprezinta momentul fixat de Managerul/Directorul de proiect pentru a
masura distanta in raport cu obiectivul si a decide continuarea sau nu a proiectului.
Evenimentele corespund:
- sedintelor de proiect care sunt analize profunde, cu dezbateri contradictorii, pentru a verifica
fezabilitatea proiectului, aptitudinea societatii de a realiza proiectul din punct de vedere uman,
tehnic si economic.

4
- sedintelor de decizie, care reprezinta momentele de decizie privind continuarea sau oprirea
proiectului, in functie de rezultatele obtinute in legatura cu:
• directia impusa de proiect;
• precizia fata de aceasta directie, tinind cont de faza de avansare;
• studiul necesar prevenirii prospective;
• realizarea conform obiectivului stabilit;
• studiul necesar prevenirii active;
- auditului extern ce stabileste ca starea proiectului este corecta sau ca trebuie repusa in
conformitate cu manualele si procedurile luate ca referenta.

Elementele componente ciclului de viata a proiectului

Ciclul de viata al unui proiect cuprinde urmatoarele elemente caracteristice:
1. Identificare, Analiza, Formulare.
2. Pregatire, Estimare (functie de criteriile stabilite), Asumare
Cuprinde urmatoarele:
• Specificarea obiectivelor si rezultatelor;
• Identificarea resurselor disponibile pentru proiect;
• Identificarea resurselor necesare pentru proiect;
• Distributia proiectului pe activitati;
• Conceperea formei finale si planificarea proiectului.

Implementare, Monitorizare, Raportare

Cuprinde urmatoarele:
• Mobilizarea resurselor pentru fiecare sarcina si obiectiv;
• Marketingul proiectului - comunicarea continua cu comitetul decizional si potentiali
beneficiari (membrii echipei proiectului) privind:
- asteptarile acestora legate de proiect si cum evolueaza
acestea in timpul implementarii proiectului;
- furnizarea de informatii despre dezvoltarea proiectului pe tot parcursul desfasurarii acestuia;
- adaptarea conceperii si implementarii proiectului functie de asteptarile potentialilor beneficiari;
• Monitorizare permanenta si forme de raportare (ofera informatia necesara unui
management corespunzator);
• Identificarea problemelor;
• Identificarea esecurilor si solutiilor care sa conduca la eliminarea acestora (prin negociere,
inlocuirea persoanelor responsabile, o evaluare independenta sau in cazuri extreme prin oprirea
proiectului);
• Modificarea rezultatelor planificate si obiectivelor proiectului cu unele posibil de realizat.

5
Reprezintă luarea deciziei în legătură cu relevanţa proiectului (ce idei ar trebuii selectate pentru a
fi studiate ulterior în faza de formulare). In faza de identificare, sunt identificate şi trecute în revistă
idei specifice referitoare la programele şi proiectele din cadrul stabilit de documentul de strategie
al ţării. Din acest punct de vedere, sunt analizate problemele, nevoile şi interesele posibililor factori
interesaţi.

4. Evaluare finala
Cuprinde urmatoarele:
• Evaluarea indeplinirii integrale de catre contractor a sarcinilor incredintate (se face de obicei
de catre o structura de evaluare independenta de contractor sau autoritatea contractanta);
• Identificarea celor mai bune solutii pentru proiecte viitoare pe baza experientei cistigate;
• Identificarea resurselor necesare pentru viitor (se are in vedere corectarea aprecierii acestora
functie de suficienta sau insuficienta acestora in proiectul desfasurat);
• Identificarea necesitatilor pentru proiecte viitoare.
Reprezintă dezvoltarea ideilor de proiect în proiecte operaţionale de către beneficiari şi grupuri
de influenţă, realizarea calendarului de implementare, incluzând şi cadrul logic
O dată ce s-a luat o decizie privind ce idee să fie urmărită, în timpul acestei faze de design/
formulare, ideea respectivă de proiect devine o propunere de proiect.
Sunt luate în considerare elemente cheie de calitate, iar principalii factori interesaţi sunt direct
implicaţi în procesul de elaborare şi analiză a proiectului.
Este elaborată matricea cadru logică a proiectului, care include elementele strategice majore,
obiective, rezultate, indicatori, riscuri şi ipoteze, împreună cu instrumentele de planificare
esenţiale, precum grafice de implementare, grafice de resurse. Acestea sunt folosite pentru a
evalua elementele cheie care ajută la previzionarea impactului proiectului: relevanţa, fezabilitate
şi durabilitatea.
Rezultatul este o decizie privind înaintarea sau nu a propunerii pentru finanţare UE.