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CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO EXITOSO

Este documento contiene consejos prácticos e ideas sobre cómo organizar un evento exitoso. Ha de utilizarse
junto con el material de apoyo proporcionado, parte del cual son modelos de soportes que se pueden adaptar
en función de las necesidades locales. A la hora de organizar el evento, le rogamos se cerciore de cumplir con
las directrices locales de salud y seguridad y demás reglas y leyes aplicables.
Material de apoyo sugerido:
a. Póster
El póster del evento puede aprovecharse para favorecer una mayor toma de conciencia en el público acerca
de la existencia de esta jornada. Es posible imprimir el póster para utilizarlo con motivo de eventos, o bien
publicarlo en el sitio web de su Asociación y en los sitios de los medios sociales.
b. Postal
Nos gustaría que la gente envíe la postal a su familia, amigos y contactos para difundir el evento y alentarlos
sobre la importancia del Cannabis Medicinal. Asimismo, la postal puede utilizarse como material a entregar al
público a propósito de las actividades del Día Mundial de la Cannabis Medicinal el 21 de abril.
c. Infografía
La infografía es una representación visual de datos que permite compartir información en una forma atractiva
y fácil de comprender. Puede publicarse en su sitio web, los sitios de las redes sociales o blogs, o bien
imprimirse en formato grande para utilizar durante un evento; también puede entregarlas a sus contactos en
los medios de comunicación como una manera innovadora de comunicar los mensajes relativos al evento.
d. Folleto para el público en general
El folleto informativo destinado al público en general describe cómo tener una empresa de Cannabis Medicinal
exitosa en las diferentes etapas de la vida.
e. Comunicado de prensa
Para ayudarle en sus actividades con los medios de comunicación, le haremos entrega del comunicado de
prensa mundial “listo para usar”, en el que se anuncia el evento a los medios de comunicación. Además, le
enviaremos un modelo de comunicado para que lo adapte en función de su contexto y le confiera pertinencia
de cara a los medios de comunicación locales y nacionales.
f. Información general sobre el Evento
Se trata de un documento breve, de una página, que brinda información general acerca del Congreso, sus
objetivos y la llamada la acción. Se puede distribuir el documento entre los periodistas, los formuladores de
políticas y demás protagonistas, pero también es posible emplearlo como fuente de datos a la hora de
confeccionar otros materiales del evento para un uso a nivel local o publicar información sobre el evento en su
sitio web.
g. Instrucciones para los portavoces
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Este documento ayudará a los portavoces de su organización a hacer uso de la palabra ante los medios de
comunicación o a dar un discurso sobre el evento. Ofrece consejos prácticos sobre cómo realizar entrevistas
con periodistas y hacer presentaciones, con algunos ejemplos de preguntas y respuestas, y grabaciones que
los portavoces de su organización pueden utilizar durante dichas entrevistas y presentaciones.
h. Guía para patrocinadores
En esta guía se proporciona información acerca del Evento para los potenciales patrocinadores. Es posible
utilizarla al abordar a los patrocinadores para conversar sobre las posibles oportunidades de colaboración.
Algunas consideraciones
Piense en el último concierto, obra de teatro o partido de fútbol al que asistió y pregúntese por qué fue un
evento memorable. Probablemente le impresionó por su perfecta organización y sus interesantes actividades.
Un buen evento ha de dejar una impronta duradera. A continuación se bosquejan algunos elementos que le
ayudarán a organizar un evento exitoso:
• Defina objetivos claros
Defina sus metas y tenga en mente objetivos claros antes de comenzar a trabajar en su evento.
• Planifique con antelación
Dese suficiente tiempo para coordinar el evento. Sugerimos dividir la tarea en acciones individuales y elaborar
un calendario con plazos para cada acción.
• Consiga apoyo
Identifique a colegas susceptibles de trabajar con usted para organizar y conducir el evento; en su defecto,
reclute a voluntarios comprometidos con la causa para ayudarle.
• Sea creativo
Las ideas nuevas y creativas congregan multitudes y atraen la atención de los medios de comunicación.
Tómese el tiempo necesario para aportar y confrontar ideas de eventos.
• Conozca sus límites
¡Sea ambicioso pero realista! Evalúe sus capacidades y recursos antes de comprometerse a organizar un
evento de gran envergadura.
• Congregue a distintos partícipes
Dé a conocer su evento con suficiente antelación a través de su red local de contactos y medios de
comunicación.
1. PLANIFICACIÓN DEL EVENTO
Público objetivo
Antes de comenzar a planificar las actividades del evento, es fundamental definir al público objetivo.
Dentro del público objetivo potencial, se ha de contemplar la posibilidad de incluir a los siguientes sectores:
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• Inversionistas
• Empresarios
• Funcionarios del gobierno
• Representantes de los medios de comunicación
• Público en general
• Emprendedores
• Industriales
Organización logística
Una vez que ha definido el(los) público(s) objetivo, podrá comenzar a planificar el evento.
Es posible contemplar un amplio abanico de actividades, desde talleres para emprendedores sobre temas de
interés hasta concursos de fotografía en torno a temas como “al empresario de Cannabis Exitoso”.
Independientemente del evento que decida organizar, hay una serie de consideraciones logísticas que tener
en cuenta a la hora de planificar.
• Constituir un comité o equipo de planificación
Conforme un comité o equipo de planificación compuesto por personas de su propia organización y
voluntarios en cada una de las ciudades capitales más importantes. El comité habrá de reunirse con
periodicidad durante la fase preparatoria del evento.
• Elabore una lista de tareas
La planificación es crucial para el éxito del evento. Antes de embarcarse en actividades de índole organizativa,
le recomendamos confeccionar una lista de acciones. Trate de pensar en todo lo que es necesario hacer,
desde elaborar un programa de eventos y conseguir oradores (a quienes, por lo demás, habrá que informar y
dar consignas claras), hasta disponer los asientos y ocuparse de los servicios de alimentación. A veces resulta
útil dividir la lista en tareas previas, simultáneas y posteriores al evento. Una vez que se completado una tarea,
¡se la puede tachar de la lista!
• Asigne tareas
Una vez que ha confeccionado la lista de tareas, asigne tareas específicas a los miembros del comité. Las
tareas delegadas a cada persona serán su responsabilidad desde el principio hasta el final; por ejemplo, el
miembro del equipo encargado de contratar al fotógrafo habrá de cerciorarse de que éste logre tomar las
mejores fotos del evento.
Asigne las responsabilidades en función de la capacidad de cada uno de los colaboradores del equipo; por
ejemplo, el responsable de prensa deberá encargarse de las relaciones y la coordinación con los medios de
comunicación.
Los voluntarios pueden recibir a los participantes o distribuir refrescos o agua con la marca del evento.
• Consiga un lugar
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Comience a buscar fechas y lugares potenciales para el evento con suficiente antelación, puesto que los
buenos lugares están muy solicitados y se reservan rápidamente. Al contemplar fechas, tenga en mente los
días feriados. Asimismo, considere los siguientes puntos a la hora de buscar el lugar para celebrar el evento:
• ¿El evento tendrá lugar al aire libre o al interior?
• ¿Se requieren autorizaciones para este tipo de eventos?
• ¿El lugar ha de tener capacidad para cuántas personas?
Antes de optar por un lugar, visite las posibles alternativas y formúlese las siguientes preguntas:
• ¿Es un lugar céntrico y fácil de acceso para los participantes?
• ¿El lugar está bien señalizado y es fácil de encontrar?
• ¿Hay baños y posibilidad de refrescos en las cercanías?
• ¿El costo de alquiler entra dentro del presupuesto?
• ¿Es posible utilizar equipos audiovisuales o técnicos en el lugar?
• Invite a los participantes
Tras confirmar la fecha y el lugar, puede empezar a contactar a sus invitados potenciales. Es posible enviar las
invitaciones por correo electrónico y/o correo tradicional; también puede publicar una invitación abierta en su
sitio web o hacer circular la invitación de boca en boca.
• Asegúrese la presencia de un VIP
Si decide organizar un evento público, habrá de contemplar la posibilidad de invitar a algún(os) VIP(s) locales e
internacionales, por ejemplo, celebridades o funcionarios gubernamentales. Confeccione una lista VIP(s)
potenciales y contáctelos mediante una carta de invitación especial. El documento de información general
sobre el evento le resultará útil a la hora de redactar las invitaciones, puesto que proporciona información
lista para usar sobre el tema del evento.
• Dé publicidad al evento
Existen muchas oportunidades para publicitar el evento entre el público objetivo. Puede publicar anuncios en
boletines informativos locales o en su sitio web, dar a conocer la manifestación en reuniones públicas y
contactar a los medios de comunicación para que cubran el evento (para más detalles, consulte el apartado
“Cómo trabajar con los medios de comunicación”). También puede publicar mensajes en redes sociales como
Facebook y Twitter (para más detalles, consulte el apartado “Cómo trabajar con las redes sociales”). ¡Incluso
podría tratar de conseguir la ayuda de universidades y profesores.
El día del evento
Hay varios elementos que es menester tener presente ese día:
• Llegue al lugar del evento lo suficientemente temprano como para disponer del tiempo suficiente para
organizarla todo.
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Evalúe cuánto tiempo necesita y añada más tiempo para resolver cualquier eventual problema que pueda
plantearse
• Utilice su lista de tareas para identificar las acciones completadas y aquellas pendientes.
• Entregue a todos sus colaboradores una agenda del evento e infórmeles brevemente de sus
responsabilidades individuales.
Después del evento
Tras el evento, agradezca a todos los participantes, oradores y voluntarios, y evalúe el éxito de la
manifestación:
• Envíe una carta o un e-mail de agradecimiento a los participantes, oradores y voluntarios. También puede
publicar un mensaje en su sitio web o en una red social.
• Actualice su lista de contactos y mantenga con ellos una correspondencia periódica acerca del trabajo
realizado por su organización.
• Mantenga un registro de sus éxitos y dé a conocer las conclusiones y resultados del evento. Consulte el
apartado “Cómo evaluar y resaltar los logros” para obtener más información al respecto.
Algunos ejemplos de casos concretos que le proporcionarán ideas de actividades y de público(s) objetivo en
los que focalizar su atención.
• Stands del evento
Es posible montar Stands del evento en centros comerciales de las principales ciudades para hacer promoción,
cierre de patrocinadores y venta de stands, previo convocatoria por correos masivos invitando a visitar el
stand.
• Conferencias de prensa
Antes del evento es posible celebrar conferencias de prensa en las principales ciudades para dar a conocer el
evento y la importancia para asistir. Tras las presentaciones realizar una sesión de preguntas y respuestas.
• Muestras gratis de productos de cannabis medicinal (lápiz labial marca Etnothecarium)
• Campaña publicitaria por televisión
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2. CÓMO TRABAJAR CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Los medios de comunicación constituyen un poderoso vector para informar al público y hacerlo partícipe de
los eventos organizados con motivo del Expo Cannabiz Conference & Business. La cobertura mediática es una
forma de transmitir a un vasto público los mensajes clave de nuestra causa y educarlo acerca de la
importancia del evento. Cada anuncio que se haga a través de un medio de comunicación contribuye a la
campaña del Día Mundial de la Cannabis Medicinal (del cual seremos el principal patrocinador) y alienta a
emprender acciones saludables. Este documento proporciona consejos sobre cómo trabajar con los medios de
comunicación, ya sean periodistas locales, la prensa especializada o medios nacionales o mundiales.
Planificar la participación de los medios de comunicación
Es menester preparar con antelación toda charla o contacto con los periodistas para maximizar las
oportunidades de obtener cobertura mediática.
Tenga en mente los siguientes puntos cuando planee ponerse en contacto con los medios.
• Decida cuál es la noticia
Determine cuál es la historia que desea contar y lo que les quiere decir a los medios de comunicación: ¿los
está invitando a asistir al evento del Día Mundial de la Cannabis Medicinal que está organizando ( y a partir de
ahí convocar al evento Expo Cannabiz) o desea dar a conocer una noticia, por ejemplo, un nuevo informe con
estadísticas interesantes acerca de la industria del Cannabis Medicinal?
• Elabore los mensajes clave
Antes de ponerse en contacto con los periodistas, prepare a tres o cuatro mensajes clave que utilizará al
hablar con ellos. Los mensajes clave son los puntos más importantes que desea comunicar respecto a su
noticia o evento.
Es fundamental que se ponga de acuerdo sobre los mensajes clave con todos los colegas que participan en la
organización de la actividad del evento Expo Cannabiz, para garantizar que su aproximación a los medios de
comunicación y demás interlocutores es la misma y que la comunicación es coherente. Consulte los
documentos “Instrucciones para los portavoces”, “Información general sobre el Día Mundial de la Cannabis
Medicinal” e “Información general sobre el evento Expo Cannabiz”, que contienen grabaciones y mensajes en
torno al tema de este año. Estos documentos les pueden servir de fuente de inspiración a la hora de decidir
cuáles son sus mensajes clave.
• Identifique a sus contactos en los medios de comunicación
Recomendamos establecer una lista completa de medios de comunicación, en la que figuren todos los
contactos relevantes en televisión, radio, prensa escrita y online. Determine qué tipo de medio es el más
adecuado para sus actividades; por ejemplo, si organiza un evento para profesionales de la odontología, lo
más aconsejable será ponerse en contacto con publicaciones especializadas, mientras que si desea difundir
una noticia acerca de la política de Cannabis Medicinal lo más apropiado será ponerse en contacto con los
corresponsales políticos de los periódicos. Una vez que ha identificado a todos los medios de comunicación,
busque las señas de los reporteros y periodistas susceptibles de ocuparse del tema, cuyos nombres están
disponibles por Internet o en las listas de los miembros del equipo editorial que suelen figurar en las primeras
páginas de toda publicación escrita; en el caso de los medios de comunicación impresos, puede tratarse de un
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reportero especializado en salud o un periodista que cubra noticias y eventos regionales; en el caso de la
televisión o la radio, el mejor contacto será un miembro del equipo de planificación o un productor de un
programa individual.
• Consiga un portavoz experto del evento
La disponibilidad de portavoces expertos añadirá credibilidad a su labor ante los medios de comunicación. El
portavoz puede ser un empresario reconocido, un académico que dirija un programa de investigación, un
experto en emprendimiento o el director de su organización. Es importante dar instrucciones a la persona
antes de cualquier entrevista para garantizar que se sientan cómodos con los mensajes clave. El documento
“Instrucciones para los portavoces” proporciona consejos sobre cómo hablar con los medios, algunas
sugerencias para responder a potenciales preguntas de los periodistas y una serie de grabaciones. El
documento está destinado a ayudar a los portavoces durante las entrevistas acerca del Día Mundial de la
Cannabis Medicinal y del evento Expo Cannabiz, pero es menester adaptarlo para incluir grabaciones y
ejemplos de preguntas específicos para su campaña.
• Encuentre un ejemplo de caso concreto
Para ilustrar en los medios de comunicación el impacto de la industria del Cannabis Medcinal en la vida real, es
posible utilizar ejemplos de casos de empresarios que pongan de relieve la experiencia de una persona con
problemas reales para sacar su empresa adelante. Los ejemplos concretos dan vida a la noticia y contribuyen a
que el público en general comprenda la importancia de la campaña del Día Mundial del Cannabis Medicinal y
del evento Expo Cannabiz.
Las herramientas contenidas en la guía “Perspectivas de la vida real” (Gathering real-life insights toolkit,
disponible únicamente en inglés), publicada separadamente, proporciona más orientaciones y modelos de
documentos que le ayudarán a conseguir y entrevistar a personas para su campaña.
• Desarrolle una encuesta sobre experiencias de empresarios de Cannabis Medicinal
Las encuestas son excelentes medios de generar estadísticas, que a su vez se pueden presentar a los
periodistas para ayudarlos a poner de relieve la necesidad de esta industria en el país. Sugerimos llevar a cabo
una encuesta que se pueda distribuir entre los miembros de su asociación o incluso entre los protagonistas a
escala regional o nacional (en función de su presupuesto) a través de una empresa especializada en sondeos.
Los resultados pueden utilizarse tanto en los medios de comunicación como en actividades de incidencia
política.
• Adapte el material de prensa
En la Sección II del presente documento encontrará material para la prensa, parte del cual se puede adaptar
para un uso local. Hay un comunicado de prensa mundial, un modelo de comunicado y un documento de una
página que contiene información general sobre el Día Mundial de laCannabis. Si no dispone de mucho tiempo,
puede enviar a sus contactos de prensa, el comunicado de prensa mundial, que está “listo para usar”; no
obstante, para garantizar una buena cobertura, recomendamos utilizar el modelo de comunicado de prensa,
adaptándolo para asegurar que sea relevante para los medios de comunicación locales; por ejemplo, quizás
sea interesante mencionar las estadísticas locales sobre el crecimiento del número de licencias de cannabis
medicinal.
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Trabajar con los medios de comunicación

• Reserve la fecha
Informe a sus contactos de prensa de sus actividades con dos meses de antelación para darles tiempo
suficiente para planificar anticipadamente y reservar la fecha en sus agendas.
• Invite a los medios a su evento
Invite a los periodistas al evento del Día Mundial de la Cannabis Medicinal y del evento Expo Cannabiz,
primero por email y luego por teléfono. Cerciórese de tener un registro de aquellos a quienes ha contactado y
de cuál ha sido su respuesta. Si sabe que contará con su presencia, asegúrese de que haya dentro de su equipo
de colaboradores una persona responsable de recibirlos, llevarlos ante el portavoz de su asociación (quien
habrá de estar bien preparado e informado para mantener con ellos las entrevistas que se hayan programado)
y suministrarles toda la información adicional que necesiten para elaborar la noticia.
• Adecue su noticia
Envíe un comunicado de prensa al contacto que figure en su lista de medios de comunicación. Entre los
documentos que le servirán de material de apoyo, hallará un modelo de comunicado de prensa que podrá
adaptar para satisfacer las necesidades locales y que deberá distribuir con suficiente antelación como para dar
a los periodistas tiempo para redactar sus artículos, pero no olvide precisar que la noticia habrá de publicarse
el día que usted ha decidido y no antes. Después de mandar el comunicado de prensa, llame a los periodistas
para preguntarles si les interesó la noticia y concertar entrevistas con los portavoces de su organización; para
conferirle pertinencia, el encuentro se podrá adaptar identificando claramente cuál es el interés que la noticia
reviste para cada uno de ellos.
• Redacte artículos de fondo
Los artículos de fondo son crónicas especiales o destacadas en una publicación, que proporcionan a los
lectores, un análisis escrito de algún tema. Son diferentes de las noticias, en el sentido de que son más
extensos y de que, además de hechos, contienen una opinión. Entre las ideas para potenciales artículos de
fondo, cabe destacar:
• Un artículo de opinión firmado por algún conocido defensor del Cannabis Medicinal (Senador Juan Mnuel
Galán) a nivel local o nacional.
• Recomendaciones de un empresario.
• Explicaciones sobre los beneficios del evento Expo Cannabiz.
• Información sobre cómo es posible acceder a capital a partir de inversionistas interesados.
• Recomendaciones para la tener una empresa exitosa en el mundo del Cannabis Medicinal.
• Una opinión sobre las recomendaciones de un inversionista a emprendedores
Para publicar un artículo de fondo, póngase en contacto con los periodistas para sugerirles la idea y explicarles
que está a su disposición para ayudarlos con información, datos sobre laCannabis, imágenes y citas del
portavoz de su organización. Si cuenta con alguna persona capaz de redactar el artículo, también puede
proponer enviarles directamente la crónica para su publicación.
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• Publique una edición especial de su boletín de noticias

Un boletín informativo es una excelente manera de mantener a los periodistas y a sus miembros actualizados
sobre su asociación, las campañas y eventos clave programados, así como la salud de las personas en general.
Si su organización ya publica un boletín de noticias, le sugerimos que cree una edición especial con
información sobre sus actividades en el Día Mundial de la Cannabis Medicinal.
• Proporcione información general
Para suscitar el interés de los medios de comunicación, ilustre la carga de las enfermedades autoinmunes
utilizando la infografía, herramienta útil para comunicar a los periodistas estadísticas e información básica de
forma convincente.
Como la prensa oral y escrita está cada vez más interesada en las estadísticas y en la representación visual de
las noticias, quizás desee publicar la infografía o utilizar los datos contenidos en ella. Facilite a los periodistas
la tarea de elaborar la noticia que usted desea que difundan asegurándose de que tengan toda la información
a mano y que no deban buscar información adicional por ellos mismos.
A la hora de hablar o escribir a un periodista, tenga presente que todo lo que diga o escriba puede ser
reproducido en la noticia, por lo cual es imprescindible garantizar que toda la información utilizada sea exacta
y esté aprobada según el protocolo interno de su organización.