ACTIVIDADES DE INFOME DEL CONOCIMIENTO:

EVIDENCIA 3: INFORME “ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL

ANA ISABEL MOLINA MANJARRES

1.193.433.392

MAYO 2020
INFORME DEL CONOCIMIENTO
De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad
de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del paso a paso
para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de
cinco documentos de diferente contexto.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución
debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos
por una persona natural o jurídica.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo
tradicional, correo electrónico, página web, otros.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).
RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los
términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
 Impresión de rótulo de la radiación.
 Registro impreso de planillas de radiación y control.
REGISTRO DE DOCUMENTOS
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo.
 Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060
de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad
Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radiación Nombre
del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), entre otros.
 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales
despachadas.EJEMPLOS1/,
CUENTAS DE COBRO

EJEMPLOS
 Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción
revisándolos datos más importantes como fecha, número de
documento, anexos y también las copias (si se trata de una
cuenta de cobro son dos copias, una que reposará en el archivo
de la oficina y una dirigida a la Secretaría de Hacienda del
distrito).
 Una vez realizada la revisión se procede a recepcionar el
documento a través de un formato donde se registran los datos
más relevantes como la fecha de recepción, tipo de documento,
nombre y firma de la persona que entrega el documento.
 Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el
documento.

 La persona encargada de la recepción de la documentación que

en este caso es la asistente en ventanilla procede a guardar la
documentación ya nexos si fuera el caso en una carpeta (si se
trata de una cuenta de cóbralos documentos se trasladan a otras
dependencias de la secretaría de Hacienda para hacer efectivo
el pago de la misma). Determine si la comunicación se genera
de forma interna o externa. La comunicación dentro de la oficina
se genera de forma interna y externa.

CONCLUSIÓN
Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones
o9ciales internas, que se reciban o envíen en entre cualquiera de
sus dependencias del nivel central y local, a través de los
centros de recepción y distribución de comunicaciones es el
objetivo primordial de este informe") administración documental.