UNIVERSITATEA ŞTEFAN CEL MARE DIN SUCEAVA

FACULTATEA DE INGINERIE ALIMENTARĂ

PROTECȚIA CONSUMATORULUI ȘI A MEDIULUI

AUDITUL MEDIULUI
-REFERAT -

Cadru didactic:
Lect. De. Hoffman Dan

Student:
DRELCIUC IONUȚ
Program de studii: PCM
Anul: III

SUCEAVA, 2020
Auditul propriu-zis
Fiţi atenţi ca echipa de audit sa funcționeze ca un tot; nu un membru va decide dacă
există sau nu conformare cu referinţa folosita - este o decizie a echipei ! Membrii echipei de
audit nu trebuie să aducă la cunoştinţa reprezentantului obiectului auditat constatările lor,
înainte de întâlnirea de închidere. Toate informaţiile trebuie tratate în regim de
confidenţialitate. Auditul propriu-zis cuprinde:
− vizitarea amplasamentului;
− colectarea dovezilor;
− tehnici de audit;
− verificarea conformităţilor;
− înregistrarea neconformităţilor;
− comunicarea neconformităţilor (ședința de închidere).

Ședinţa de deschidere

Întâlnirea de deschidere este primul pas important şi activează faza de lucru a auditului
(auditul propriu-zis). Scopul întâlnirii este de a introduce echipa de audit, de a prezenta o
privire de ansamblu a obiectivelor auditului, metodologia folosită şi forma de raportare.
Conducătorul de audit este organizatorul întâlnirii. În cadrul întâlnirii sunt prezente persoane
cheie cum ar fi: reprezentantul conducerii obiectului auditului, persoana responsabilă pentru
problemele de mediu şi şefii diferitelor departamente/secţii. Se stimulează punerea de
întrebări. Personalul obiectului supus auditului trebuie să aibă posibilitatea de a pune întrebări
pentru o mai bună înţelegere. Este important ca şedinţa de deschidere să se desfăşoare în
prezenţa directorului general, întrucât acesta are capacitatea de a impune subordonaților săi să
ofere ajutor echipei de audit. Întâlnirea, în mod obişnuit, ar trebui să dureze maximum 45
minute.

Echipa este pregătită pentru efectuarea auditului iar activitatea iniţială este
şedinţa de deschidere unde conducătorul echipei, în calitate de lider, va:
− Prezenta echipa.
− Confirma motivele şi scopul auditului (prezentarea – scrisă în prealabil – include activităţile
şi departamentele auditare şi detaliază/aprofundează auditul).
− Prezintă cerinţele standard ce vor fi folosite ca bază pentru audit.
− Detaliază cine şi ce va face.
−Explică noţiunea de neconformitate şi felul în care va fi raportată şi clasificată
(minoră/majoră).
− Agrea starea documentelor de sistem ale auditatului, care vor fi folosite pe durata auditului.
− Asigură ca activităţile prevăzute în Planul de Audit sunt cunoscute şi le va puncta pe scurt.
−Anunţă unde vor avea loc şedinţele echipei de audit, precum şi şedinţele cu reprezentanţii
auditatului.
− Verifică dacă personalul organizaţiei auditare cunoaşte că auditul are loc.
− Confirmă aspectele logistice necesare (transport, comunicaţii, copiere, etc.).
− Organizează dacă este necesar o prezentare sau vizitare a organizaţiei.
− Explică necesitatea si rolul şedinţei de închidere, detaliile acesteia, planificarea timpului şi
scopul şedinţei.
− Răspunde la întrebările asistenţei referitoare la desfăşurarea auditului.
Precizări:
− conducătorul echipei de audit prezidează şedinţa şi deţine controlul desfăşurării ei (cu
politeţe, tact şi respect);

2
− întâlnirile de legătură trebuie ţinute în pauzele de masă sau după orele de program pentru a
asigura folosirea eficientă a timpului.

Vizitarea amplasamentului

Vizitarea amplasamentului are ca scop familiarizarea echipei de audit cu amplasamentul

şi cu operaţiile, pentru o primă impresie. Planificaţi traseul vizitei, înainte de a începe; cereţi o
hartă a amplasamentului sau un plan şi asiguraţi-vă ca aveţi la dispoziţie echipament
personal de protecţie. De obicei, vizita amplasamentului durează o oră şi jumătate
până la două ore. Membrii echipei ar trebui să-şi noteze observaţiile în decursul vizitei pentru
o cunoaştere mai aprofundată şi pentru discuţii ulterioare.

Colectarea dovezilor

În timpul unui audit este colectată foarte multă documentaţie, fie prin intermediul
chestionarului în faza de pre-audit, în timpul interviurilor şi în timpul inspecţiilor. Este foarte
important ca toată documentaţia să fie arhivată corespunzător, înregistrată imediat după
primire şi accesibilă tuturor membrilor echipei. Pot fi distinse următoarele tipuri de dovezi
obiective:
a. dovezi fizice, care se obţin prin:
- observare directă;
- dezvoltarea aptitudinilor de a observa şi analiza critic zonele susceptibile ecologic;
- dovezi documentate, care se obţin prin: verificare prin sondaj a procedurilor, documentelor
şi înregistrărilor.
b. dovezi verbale, care se obţin prin:
- interviuri;
- este necesar a fi susţinute de dovezi fizice, documentate sau dovezi verbale suplimentare de
la o altă sursă;
c. dovezi circumstanţionale :
- coroborate cu informaţii suplimentare.
Auditorul trebuie să păstreze notele detaliate ale auditului pentru a face referire în orice
moment din cursul auditului şi pentru a demonstra că dovezile sunt bazate pe fapte şi sunt
obiective. Aceste înregistrări vor fi utilizate în auditurile ulterioare.

Înregistrările auditorului trebuie să cuprindă:

- numerele de referinţă pentru documentele analizate;
- observaţii;
- numele persoanelor intervievate;
- răspunsurile la întrebările cheie;
- note despre elementele care necesită a fi verificate ulterior în cursul auditului.
Primul pas pentru auditul de la locul amplasamentului în ceea ce priveşte documentaţia, este
revizuirea chestionarului şi a documentaţiei asociate pentru ca informaţia să aibă un caracter
complet şi înţelegerea cu persoana care furnizează informaţia.

3
 În tabelul 1 este prezentat un model de chestionar de audit:

Tabelul 1-Model de chestionar de audit

Următorul pas îl constituie compararea documentaţiei furnizate cu referinţa auditului.

Constatările trebuie să fie consemnate şi cunoscute de către toţi membrii echipei, acestea constituind
una dintre sursele de informaţii ce reprezintă baza investigaţiei ulterioare. În decursul interviurilor şi
inspecţiilor succesive se furnizează de către auditat o documentaţie suplimentară.

Asiguraţi-vă de faptul că toate documentele primite sunt arhivate şi

înregistrate !
Interviuri
Interviurile sunt organizate pentru a înţelege în profunzime organizarea, managementul,
practicile operaţionale, tehnologiile etc. care sunt folosite de către auditat. Pregătiţi-vă din timp pentru
interviu şi studiaţi informaţiile furnizate de intervievaţi. Completaţi zilnic toate rapoartele interviurilor
în aşa fel încât informaţiile să poată fi folosite de către alţi membrii ai echipei în următoarea zi.
Pentru pregătirea şi conducerea interviurilor trebuie reţinute următoarele recomandări:
- creaţi o atmosferă relaxată în relaţia cu auditatul;
- fiţi politicos;
- fiţi prietenos, dar profesional;
- nu dezaprobaţi;
- nu lăudaţi;
- de câte ori este posibil daţi un exemplu;
- definiţi rezultatul dorit al interviului şi stabiliţi o succesiune
logică a întrebărilor;
- când este necesar, conduceţi discuţia în zona de activitate a
intervievatului;
- încercaţi să aveţi interviuri “unu la unu” şi faceţi ca
intervievatul să fie implicat în cea mai mare parte a discuţiilor;
- puneţi întrebări clare şi evitaţi să faceţi presupuneri sau să puneţi întrebări conducătoare;
- dacă documentele trebuie să fie consultate de către intervievat în altă parte, amânaţi acest lucru
pentru sfârşitul interviului sau cereţi intervievatului să furnizeze aceste informaţii ulterior;
- păstraţi tăcerea pentru a permite intervievatului să-şi formuleze întrebările şi răspunsurile;
- asiguraţi timpul corespunzător şi nu depăşiţi limita de timp fără a obţine acordul unei prelungiri.
Persoanele auditate vor oferi atât informaţii irelevante cât şi informaţii relevante. Auditorii trebuie să
poată să facă diferenţa între cele două şi să aducă persoanele auditate din nou la subiect dacă se
îndepărtează de acesta. Uneori este necesar a repeta o întrebare dacă nu s-a răspuns
la ea.
Fiţi insistenţi dar nu vă pierdeţi niciodată cumpătul !

4
 Evitaţi a fi atraşi în discuţii care vă îndepărtează de scopul auditulu își vă pot cauza pierderea
unui timp valoros.
La sfârşitul interviului, sau oricând aţi ajuns la o concluzie definită, prezentaţi rezumatul
constatărilor dvs. persoanelor auditate pentru a verifica dacă ambele părți sunt de acord şi că au
înţeles. Explicaţi constatările dvs. clar şi simplu. Cel mai bun mod de a evita conflictele cu persoanele
auditate este de a fi sigur de dovezile Dvs. şi de a vă asigura că persoanele auditate au înţeles pe deplin
neconformităţile şi observaţiilor identificate de Dvs.

Dacă apare un conflict, verificaţi-vă dovezile – rămîneţi calmi şi

politicoşi !

Tehnica interogării
Pot fi distinse urmă toate tipuri de întrebări:
− întrebări deschise ;
− întrebări închise;
− întrebări orientate;
− întrebări capcană (ambigue).
În tehnica interogării se consideră că auditorul se poate baza
pe următorii
şapte “prieteni”:
- cine ?
- ce ?
- unde ?
- când ?
- cum ?
- de ce ?
- arătaţi-mi !
Inspecţii
Inspecţiile sunt destinate verificării informaţiilor furnizate de către auditat. Este imposibil, în
general, să se inspecteze toate părţile instalaţiei. În planul de audit echipa de audit trebuie să decidă
care informaţii sunt cruciale în legătură cu referinţa auditului şi să determine pe baza recoltării de
probe ce părţi din instalaţie trebuie să fie inspectate pentru a verifica informaţiile furnizate. În timpul
auditului (inspecţii şi interviuri) pot să apară aspecte care să necesite o atenţie specială (mai mult decât
se aşteaptă în faza iniţială ). Decizia de schimbare a planului de audit se va lua de către toţi membrii
echipei de audit.
Comunicarea în timpul auditului
Liderul echipei de audit trebuie să se asigure că în timpul auditului comunicarea are loc
eficient atât în interiorul echipei de audit cât şi cu auditatul. Echipa de audit ar trebui să se întâlnească
în mod regulat pentru a compara şi împărtăşi constatările şi pentru a se asigura că toate activităţile
planificate au fost efectuate în întregime. Comunicarea cu auditatul trebuie să fie clară şi concisă,
relevantă şi frecventă. Odată ce există suficiente dovezi despre o problemă, aceasta trebuie
comunicată, astfel încât să nu apară surprize la şedinţa de închidere.
Comunicarea în cadrul echipei de audit se poate asigura prin:
− întruniri/discutarea constatărilor;
− împărtăşirea informaţiilor între membrii echipei de audit;
− asigurarea că activităţile planificate sânt îndeplinite.
În mod obişnuit efectuarea auditurilor are loc pe o perioadă mai mare de o zi. În planul de audit ar
trebuie planificate întâlniri periodice ale echipei de audit cel puţin odată pe zi. În timpul întâlnirilor
echipei, de obicei la sfârşitul zilei, sânt discutate în plen observaţiile fiecărui membru al echipei şi sunt
elaborate constatările preliminare. Pe baza experienţei împărtăşite de membrii echipei, planul de audit
poate să necesite o revizie (obiecte ale inspecţiei, persoane pentru a fi intervievate, întrebări specifice

5
etc.). Înainte de întâlnirea de închidere este convocată o întâlnire specială a echipei pentru a elabora
concluziile finale şi pentru a pregăti materialele necesare pentru întâlnirea de închidere.
Organizarea timpului

Managerii ocupaţi nu vor aprecia dacă întârziaţi jumătate de

oră la un interviu deoarece aveţi o discuţie extrem de interesantă
într-un atelier !

În mod egal membrii echipei Dvs. nu vor fi încântaţi dacă

întârziaţi la o întrunire a echipei.
Încercaţi să evitaţi pauzele lungi de prânz şi cafea, care vă consumă
din timpul disponibil pentru audit !
Când aveţi interviuri, este important să ştiţi când să vă opriţi. Aceasta are loc de obicei când
aveţi suficiente dovezi despre conformitatea sau neconformitatea unui anume punct de pe lista Dvs. de
verificări. Uneori, totuşi, este imposibil de a ajunge la o concluzie în timpul disponibil şi va trebui să
lăsaţi un punct fără răspuns pentru a acoperi alte subiecte. Dacă auditul a fost planificat bine, iar
auditorul utilizează în cel mai bun mod timpul disponibil, nu ar trebui să constituie o problemă
ajungerea la o concluzie în perioada de timp planificată.
Organizarea timpului:
− să ştiţi când să vă opriţi;
− evitaţi subiectele “domestice”;
− fiţi punctuali, aşteptarea irită !
Şedinţa de închidere
La sfârşitul auditului de pe amplasament în cadrul întâlnirii de închidere, sunt comunicate auditatului,
de obicei verbal, constatările. Această întâlnire este din nou convocată de către auditorul şef. În
principiu, cei care sunt prezenţi la întâlnirea de deschidere sunt de asemenea invitaţi şi la întâlnirea de
închidere. Este important ca persoana responsabilă de instalaţie (obiectul auditat) să fie prezentă la
întâlnire. Notaţi orice comentariu din timpul întâlnirii, arătaţi bună-voinţă pentru a discuta toate
constatările, în detaliu, deoarece este necesar să se asigure o deplină înţelegere, oricum nu
argumentaţi.
Înainte de şedinţa de închidere echipa de audit se întâlneşte pentru a prezenta verbal constatările şi
concluziile auditului:
− fiecare membru expune propriile rezultate echipei;
− echipa evaluează aceste rezultate;
− se confirmă categoria neconformităţilor găsite;
− se determină acţiunile ce se vor lua ca rezultat al tuturor cercetărilor;
− se elaborează, în schiţă, raportul final.

6
 În tabelul 2 se prezintă un model de fişe cu neconformităţi, care intră în structura
raportului de audit (ca anexă).

Tabelul 2-Model de fișă cuprinzând neconformități

Şedinţa de închidere este prezidată tot de conducătorul echipei de audit, pentru prezentarea
datelor legate de acţiunile colective impuse şi pentru determinarea acţiunilor de supraveghere.
Şedinţa va include:
- mulţumiri pentru ajutorul acordat de auditat;
- rezumat al scopului auditului;
- clarificarea motivelor, obiectivelor şi metodelor folosite pe parcursul auditului;
- reluarea prezentării echipei (dacă este cazul);
- declaraţie prin care se menţionează că sunt prezentate în raport numai neconformităţile, nu şi
ceea ce era conform. De asemenea o declaraţie că nu toate neconformitățile existente au fost
descoperite;
- rugămintea de a lăsa discuţiile şi întrebările pentru final;
- prezentarea de către fiecare membru al echipei a
neconformităţilor pe elemente şi /sau zone auditate (doar fapte);
- concluzie care să cuprindă recomandările pe care conducătorul echipei de audit le va face
către organizaţie (opţional);
- invitaţie către reprezentanţii auditatului pentru discuţii specifice;
- obţinerea acordului asupra datelor pentru acţiuni corective;
- explicare, unde este necesar, a acţiunilor de supraveghere;
- furnizarea tuturor neconformităţilor în parte şi a datei de prezentare a raportului final
(dactilografiat/editat).