De când scrisorile s-au transformat într-o specie pe cale de dispariție (dar nu și

protejată), ne-am obișnuit să comunicăm pe e-mail. E simplu: scrii ce ai de scris, dai

send și gata, mesajul tău a ajuns la destinatar. Asta este tot? Ei bine, ca orice canal
de comunicare, și e-mailul are regulile sale de politețe pentru ca lucrurile să meargă
bine pentru toată lumea implicată. Iată care sunt acestea:

1. Completați întodeauna subiectul e-mailului. Sintetizați în câteva cuvinte

subiectul emailului și completați conștiincios câmpul respectiv. De subiectul e-
mailului depinde de multe ori rapiditatea cu care este citit sau, în cazul în care
destinatarul nu vă cunoaște personal, dacă va fi sau nu deschis. În plus, îl faceți mult
mai ușor de găsit în căsuța de e-mail a celui care îl primește.

2. Acordați atenție sporită ortografiei și formulărilor. Recitiți e-mailul înainte de a

da send pentru a vă asigura că nu există greșeli de gramatică. Vă mai amintiți cât de
mult se muncea la o scrisoare? Ei bine, chiar dacă e-mailul este mai rapid, aceasta
nu înseamnă că trebuie scris în grabă. Scrieți o ciornă, recitiți și de-abia după aceea
dați send. Dacă vi se pare complicat, gândiți-vă că datorită tehnologiei trecerea de la
“ciornă” la “curat” nu se mai face cu stiloul.

3. Folosiți formule de salut. Regulile de politețe simple nu trebuie omise în

comunicarea prin e-mail. Absența unor formule de salut ca “Bună ziua!”,
“Mulțumesc”, “O zi ușoară!” denotă lipsa de politețe și de profesionalism a celui care
trimite e-mailul.

4. Acordați atenție felului în care arată mailul. Este important ca e-mailul pe care
îl trimiteți să fie ușor de citit. Folosiți același tip de caractere (ca formă, dimensiune,
culoare) în tot e-mailul, aliniați paragrafele și spațiați-le corespunzător (mai ales
atunci când scrieți un e-mail lung).

5. Nu scrieți niciodată numai cu majuscule sau numai cu litere mici. Literele

mari echivalează în comunicarea scrisă cu țipetele din comunicarea verbală. În plus,
un text scris numai cu majuscule este greu de citit. Tot ilizibil este și un text scris
numai cu litere mici, așa că respectați regulile de gramatică ale limbii române și
începeți frazele și propozițiile cu litere mari și continuați cu litere mici.

6. Evitați abrevierile și emoticonurile. Nu toată lumea este familiară cu abrevierile

importate din limba engleză sau cu emoticonurile apărute destul de recent în
comunicarea scrisă. Încercați să exprimați clar prin cuvinte ceea ce vreți să
transmiteți.

7. Evitați glumele în scris. Pentru că e-mailul nu transmite tonul vocii sau expresia
facială din clipa în care faceți o glumă sau spuneți o ironie, aveți șanse ca intențiile
voastre să fie interpetate greșit. Așa că păstrați glumele pentru întâlnirile față în față.

8. Nu folosiți adresele colegilor de serviciu sau ale partenerilor de afaceri

pentru a le trimite glume sau emailuri în lanț. Riscați să fiți percepuți ca
neprofesionaliști.
9. Verificați întotdeauna adresa destinatarului. Nimeni nu își dorește ca un e-mail
furios sau, din contră, foarte prietenos, trimis soțului, să ajungă în căsuța unui coleg
de serviciu. Așa că verifcați cu atenție înainte de a apăsa send.

10. Nu atașați fișiere foarte mari, cu excepția cazurilor în care cel căruia i le
trimiteți le-a solicitat sau a fost anunțat de sosirea lor. Riscați să blocați căsuța de e-
mail sau computerul destinatarului. De asemenea, asigurați-vă că fișierele atașate
sunt corect denumite și că cel căruia îi sunt destinate are un program cu care le
poate deschide.

11. Setați-vă o semnătură care să apară automat la sfârșitul emailurilor pe care

le expediați. Ideal ar fi ca, la sfârșitul e-mailurilor pe care le trimiteți, să apară
numele vostru și numele companiei la care lucrați, sau, dacă nu este vorba de e-
mailuri trimise în interes de serviciu, datele de contact la care puteți fi găsit.

12. Verificați-vă clientul de mail și asigurați-vă ca la expeditor să vă apară numele,

nu adresa de e-mail și în niciun caz un loc gol.