Le Contrôle Interne

Principes et Etapes d’appréciation

Par : Mr. BACHA Saïd

2013
principes et repères d’appréciation 3

INTRODUCTION :

La loi portant des entreprises publiques économiques rend obligatoire le contrôle

annuel des comptes, ce contrôle va devoir être effectué par un auditeur
indépendant et externe à l’entreprise (commissaire aux comptes) qui s’appuiera
nécessairement sur le contrôle interne en vigueur dans les entreprise.

Si le contrôle interne dans ces entreprises est bâti sur les conditions requises, si
la préparation du bilan de clôture s’effectue dans les conditions de sécurité
appropriées, si la vérification des documents de synthèse s’opère de manière
exhaustive et selon une méthodologie appropriée, alors le degré de fiabilité
serait très élevé et la confiance qui sera placée dans les informations sera très
grande.

Malheureusement, ce n’est pas toujours le cas dans toutes nos entreprises qui,
par le manque d’expérience et l’incompétence, font la différence entre l’idéal et
le réel.

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principes et repères d’appréciation 4

CHAPITRE I : INITIATION AU CONTRÔLE INTERNE :

1)- DEFINITION DU CONTRÔLE INTERNE :
- Définition donnée par le comité des procédures d’audit de l’institut américain
des experts comptables :
« Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de
l’entreprise. Il a pour but d’assurer d’un coté, la protection, la sauvegarde du
patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’appréciation des
instructions de la direction et de favoriser l’amélioration de performance. Il se
manifeste par l’organisation des méthodes et les procédures de chacun des
activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle ci ».

- Définition donnée par l’ordre des experts comptables français :

« Le contrôle interne ce défini comme « une décline » généralisée de gestion
orientée vers le strict respect des procédures, lois et règlements, de même qu’une
action aboutissant à la concrétisation des principes normaux de confiance ».

Le contrôle interne comprend le plan d’organisation et l’ensemble des méthodes

et mesures adoptées l’intérieur d’une entreprise pour protéger ses actifs, assurer
la précision et la fiabilité des informations financières et comptables,
promouvoir l’efficacité des opérations et favoriser l’application de la politique
définie par ma direction.

2)- CARACTERISTIQUES DU CONTROLE INTERNE :

Il existe déférentes méthodes et techniques pour réaliser un bon contrôle interne
et il est illusoire de vouloir les énumérer toutes.
Elles peuvent, en effet, varier d’une entreprise à une autre, d’un secteur à un
autre, mais il existe un tronc commun de caractéristiques qui peuvent être
résumées en :

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principes et repères d’appréciation 5

- L’existence d’un plan d’organisation qui prévoit une séparation

appropriée des fonctions et responsabilités ;
- L’existence de procédures d’autorisations, d’approbations et
d’enregistrement qui fournissent un contrôle raisonnable sur différents
actifs, les engagements et les paiements ;
- La présence d’un personnel qualifié et compétent pour un meilleur
accomplissement des taches et une prise en charge des responsabilités ;
- L’existence d’une documentation adéquate recouvrant la production des
informations fiables et de qualité et leur conservation ;
- La disponibilité des protections matérielles appropriées, notamment pour
certaines fonctions (caisse, magasin, parc…) ;
- Le développement de la fonction d’audite intense pour vérifier en
permanence l’efficacité des éléments précédents.

3)- OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE :

Avec le développement de la taille des entreprises, il est impossible aux
directions d’avoir un contrôle direct sur les moyens et les hommes.
Le recours à la délégation des taches et de pouvoir implique que soient mis en
place les éléments de contrôle interne donnant aux entreprises les assurances
afin de réaliser leurs objectifs qui sont :
- La protection et la sauvegarde de leur patrimoine ;
- La précision et la fiabilité de leurs données comptables et financières ;
- L’efficacité opérationnelle et l’application de la politique définie par leur
direction ;
- Réduire les erreurs ;
- Eliminer les négligences ;
- Eviter les fraudes.

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principes et repères d’appréciation 6

CHAPITRE II : LES REGLES DE BASE DE CONTRÔLE

INTERNE :
Défini comme le moyen le plus sûr de s’assurer des informations fiables, le
contrôle interne repose sur un certain nombre de principes de base, sans lesquels
il n’existerait pas les sécurités nécessaires à un bon déroulement des actes de
gestion.

1ERE REGLE : LA PREUVE ECRITE

La comptabilité dans une entreprise enregistre les opérations, les traduit en
chiffres, les éclaircis, les ajustes et permet, grâce à un système de compte adapté
aux caractéristiques de l’entreprise et fonctionnant selon une logique propre,
d’apprécier l’activité et de la mesure avec précision.
Seulement la comptabilité ne peut prendre en charge un enregistrement sans que
celui ci ne soit appuyé par des justificatifs écrits, servant de preuves, en cas de
contrôle.
« Le créancier doit apporter la preuve de l’obligation et le débiteur celle de la
libération », article 323 du code civil.
Ainsi, tout enregistrement devra être appuyé d’un écrit probant, lisiblement
rédigé, signé par le responsable du service, comme il devra être suffisamment
détaillé et complet, puisqu’il constitue la base du contrôle interne.

2EME REGLE : ENREGISTREMENT RAPIDE ET CHRONOLOGIQUE

DES FAITS PROUVES
Le meilleur moyen pour ne rien omettre dans l’enregistrement des faits
comptables, est de le faire rapidement, sans laisser accumuler les pièces, qui
peut entraîner des pertes de documents ou des omissions.
L’enregistrement rapide des faits comptable et important en terme de contrôle
interne, puisqu’il permet de positionner rapidement les écritures en connaissant
leurs dates d’enregistrement.

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Le code de commerce oblige l’enregistrement chronologique dans l’article n°11

« le livre journal et le livre d’inventaire sont tenus chronologiquement sans
blanc ni altération d’aucune sorte… ».

3EME REGLE : DIVISION DU TRAVAIL ET CONTROLE MUTUEL

En principe, aucune personne ou département ne peut avoir la complète
responsabilité pour la gestion de l’ensemble des phases d’une transaction, et si
possible la division des responsabilités doit distinguer :
- Les opérations de gestion ;
- Les opérations de conservation ;
- Les opérations comptables ;
Le principe fondamental dans la mise en œuvre du contrôle interne repose sur un
organigramme détaillé, ramifié, délimitant avec précision des taches de chaque
échelon de même que ses propres responsabilités.
La séparation de fonction devrait à chaque fois que possible distinguer les trois
phases d’une transaction :
- L’autorisation de la transaction ;
- L’enregistrement de la transaction ;
- La conservation des actifs objets de la transaction.
a) Respect du principe de séparation de fonctions :
Nul ne doit exercer simultanément plus d’une des fonctions suivantes :
- Fonctions opérationnelles (Achat, vente, production) ;
- Fonction de détention de bien (Caisse, magasin) ;
- Fonction d’enregistrement comptable et d’établissement de la paie (tenue
des journaux auxiliaires et financières) ;
- Fonction de contrôle (vérification, pointage).

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principes et repères d’appréciation 8

b) Définition écrite des taches, pouvoir et responsabilité de chacun :

Cette seconde mesure se réalise par l’application d’organigramme où chaque
fonction est décrite de façon détaillée, de même que ses consignées sa place et
sa position hiérarchique au sein de l’organigramme lui-même.
- Les procédures doivent être préciser les pouvoir et la responsabilité de
chacun ;
- Désignation nominative des personnes habilitées à ordonner des
paiements et précision du montant maximum qu’elles peuvent ordonner ;
- Désignation nominative des personnes habilitées à gérer des fonds et
précision des modalités de cette gestion et des responsabilités de chaque
opérateur.
c) Des méthodes et des procédures appropriées avec mise en place des
contrôles réciproque :
Des procédures devront codifier le fonctionnement « les points chauds » de
l’entreprise
- Achats – fournisseurs ;
- Ventes – clients ;
- Stocks ;
- Caisse – liquidités ;
- Banque – chèques – effets ;
- Investissements.

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principes et repères d’appréciation 9

4EME REGLE : SPECIALISATION ET CONTROLE DU PERSONNEL

« Les principes n’ont de valeur qu’en fonction des hommes qui ont la charge de
les appliqués ».
A ce titre, le personnel de l’entreprise devra être adapter au poste de travail
occupé par une politique de formation spécifique.
En plus de spécialité au poste de travail, le personnel devrait avoir une culture
propre à l’entreprise, constituer un esprit du groupe, une équipe animée par des
objectifs identiques.
a) Un personnel qualifié :
Règle importants consiste à faire le travail par des personnes qualifiées pour ce
travail. Dans la pratique, ce principe est souvent oublié et bien des infractions
sont commises par l’incompétence.
En plus, de la compétence « technique », ce personnel doit avoir à sa
disposition, la documentation nécessaire et toutes les procédures existantes de
travail. Le personnel exerçant au niveau des fonctions sensibles doit être souvent
réuni et sensibilisé à l’importance de sa tâche et la vigilance constante dont il
doit faire preuve.
Une autre cause de dysfonctionnement, la rotation à certain niveau des
documents de travail et des procédures. Ce contrôle interne gagnerait en
efficacité si les documents et les procédures de travail connaissent au sein de
l’entreprise la diffusion normale qu’il faut.
b) Des protections matérielles sûr :
tous les biens appartenant à l’entreprise doivent être protégés :
- Les magasins doivent être inaccessibles après les heurs de travail ;
- Les articles ne doivent pas présenter des désordres après les heurs de
travail ;
- Les bureaux doivent être fermés à clef, et interdit au personnel en dehors
des heurs de travail ;

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principes et repères d’appréciation 10

- Le local utilisé comme caisse de l’entreprise présentera des sécurités

supplémentaires ;
- L’entreprise, de façon générale, sera gérée 24h/24h par une équipe de
sécurité ayant la formation et l’expérience requises.
c) Une saine maîtrise des risques par la mise en place de toutes les sécurités
juridiques et contractuelles possibles :
- Les transports de fonds importants doivent être couverts par une assurance
et autant que possible escortés ;
- Les différentes assurances (incendies, responsabilité civile) doivent être
établies.
d) Organisation des documents de travail :
Une autre cause fréquente de fraude à été la non-inclusion de l’aspect contrôle
dans la conception de documents.
Il y a lieu de prévoir dans les documents utilisés les informations utiles au
contrôle et celles qui permettent de l’exercer facilement :
- Le pré-numérotage ;
- Les souches ;
- Les documents annulés (numéros) doivent être conservés et classés pour
qu’ils pissent faire l’objet d’un contrôle ou d’une vérification ;
- Un contrôle régulier de séquence chronologique et un moyen de
dissuasion et de vérification efficace ;
- Les carnets et les souches épuisés doivent être conservés dans l’ordre des
numéros, dans un endroit sûr au même titre pour les archives financières
et comptables, la disposition ou la destruction des archives assimilables à
un délit.
5ème règle : mise en œuvre des moyens informatiques ou le traitement de
l’information et des données
L’introduction de l’outil informatique dans la gestion entraîne une véritable
révolution des méthodes utilisées.

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principes et repères d’appréciation 11

La rapidité de traitement des informations, de même que la rapidité de

confection des états financiers et comptables nécessaires, sont largement
conditionnés par le traitement informatique des données.
Le développement de logiciels extrêmement sophistiqués à travers les différents
volets de la gestion constitue un rapport certain au contrôleur interne, puisqu’il
sera débarrassé de plus en plus des fastidieux travaux de pointage, de
comparaison et de consultation de données que l’ordinateur fournira
immédiatement.
La connaissance des principes qui fondent la théorie comptable s’avère
nécessaire à une bonne intelligence interne. En effet, si la comptabilité est un
réservoir de données pour l’activité du contrôle interne, il est important de
savoir sur quelles bases fondamentales est bâtie cette technique qui consiste à
traduire de manière chiffrée l’activité de l’entreprise.

CHAPITRE III : LES PRINCIPES COMPTABLES

1)- LES PRINCIPES COMPTABLES GENERALEMENT
ADMIS :
L’internationalisation de la production et des relations commerciales a entraîné
une certaine harmonisation des règles comptables entre payes, l’élaboration des
règles internationales se réalise au sein de l’I.A.S.C (International Accounting
Standard Committee).
Ces principes, généralement admis, sont au nombre de huit :

1er principe : coût historique

La comptabilité enregistre les transactions au coût qui est le leur Au moment de
leur survenance. Aucune opération ne peut être transcrite avec un coût futur, ni
avec un coût passé, elle doit être saisie à la valeur actuelle et réelle ou à la valeur
du moment de son appréhension.
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principes et repères d’appréciation 12

2ème principe : la réalisation

Une transaction (un produit ou une charge) sera réalisée quand la livraison de la
marchandise ou la fourniture de service ont été effectuées.

3ème principe : objectivité

Les opérations enregistrées dans la comptabilité doivent être appuyées par des
preuves, ce principe est essentiel en manière de contrôle interne.

4ème principe : information complète

Pour ne pas laisser une place à aucune ambiguïté, ni prêter à confusion les
documents à la base de la saisie comptable doivent être clairement établis et
supporter au besoin des commentaires ou des notes explicatives.

5ème principe : cohérence

Les états financiers et comptables doivent pouvoir être comparés d’un exercice
sur l’autre, afin d’analyser les évolutions. Cette nécessité oblige la permanence
des méthodes de comptabilisation.

6ème principe : importance relative

Rien ne sert d’avoir une comptabilité précise si, par exemple, des provisions
réelles n’ont pas été constituées. L’attention ne devra pas être centrée
uniquement sur les détails, mais intégrer l’ensemble de l’activité.

Les états financiers doivent relever toutes les opérations dont l’importance peut
affecter les évaluations et les décisions, si un élément est négligeable dans son
contexte, il n’est pas nécessaire d’en tenir compte. Les règles comptables et leur

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principes et repères d’appréciation 13

application sont d’autant plus inflexibles que le montant à un caractère

significatif.

7ème principe : Autonomie des exercices

Il est indispensable, pour déterminer le bénéfice, de déduire de l’exercice que les
dépenses et les coûts des produits qui correspond à ce dernier. Les charges du
compte de résultats représentent le coût des produits vendus ou les coûts de la
période.

8ème principe: Prudence

Entre deux évaluations possibles, la rigueur comptable recommande de retenir
celle qui ne risque pas de surévaluer le bénéfice ou l'actif social.
La théorie et la pratique comptable en cours, pensent en principe que cheque fois
que le saisie et la présentation d'une donnée ne sont pas évidentes, on peut
choisir entre plusieurs traitements.

Le choix du comptable doit se faire en faveur de la solution donnant l'évaluation

la plus faible de la valeur ou du résultat. Il faut éviter toute surestimation.
Ces huit (08) principes généralement admis cités ci dessus se reposent sur quatre
(04) postulats de base.

2)- POSTULATS DE BASE

a)- Postulat d'entité
Il est admis, que le patrimoine d'une entreprise, constitue une entité. A cet effet,
la comptabilité ne devra retracer que le patrimoine, les charges et les produits de
cette entreprise à l'exclusion de toute autre situation ne lui revenant pas.

Ce patrimoine est pour l'entreprise défini par ses statuts, pour les groupes, il est
défini par les règles de consolidation.

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principes et repères d’appréciation 14

La comptabilité d'une entreprise ne comportera aucun élément patrimonial

propre aux propriétaires ou aux actionnaires.

L'entreprise an tant que personne morale est au centre des préoccupations du

système de comptabilité générale.

C'est ainsi que le code civil défini la personne morale comme suit :
« La personne morale jouit dans les limites déterminées par la loi, de tous les
droits à l'exclusion de ceux qui sont propres à la personne physique ».
« La personne morale jouit dans les limites déterminées par la loi, de tous les
droits à l'exclusion de ceux qui sont propres à la personne physique ». Elle a
notamment
- Un patrimoine ;
- Une capacité, dans les limites déterminées dans l'acte constitutif ou,
établies par la loi ;
- Un domicile qui est le lieu où se trouve le siège social de son
administration.
- Un représentant pour exprimer sa volonté.

b)- Postulat de continuité

Il est généralement admis de considérer que l'entreprise poursuit son activité
dans un avenir prévisible.
Il est admis que l'entreprise n'a ni l'intention ni l'obligation de se mettre en
liquidation ou de réduire sensiblement l'entendue de ses activités.
La clôture d'un exercice s'établit toujours en prenant en considération une
activité qui n'a aucune raison de s'arrêter dans un avenir prévisible.

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principes et repères d’appréciation 15

c)- Postulat de mesure monétaire

La comptabilité ne saisit et n'intègre que les transactions susceptibles d'être
qualifiées monétairement.
Si des opérations ne sont pas valorisées, il est impossible d'en rendre compte au
moyen de la comptabilité.
d)- Postulat d'autonomie des exercices
A chaque exercice devra être rattachés ses charges et ses produits. Le postulat
prend tout son importance au moment de clôture un bilan à travers ces travaux
d'inventaires des charges et des produits.
Chaque exercice se caractérise par un résultat propre, qui ne peut être identifié
que si chaque exercice supporte ses charges et se voit affecter ses produits.

CHAPITRE IV : ÉVALUATION DU CONTRÔLE INTERNE

Le rôle important dévolu au contrôle interne dans la gestion de l'entreprise
notamment en matière de recherche de sécurité dans l'exécution des tâches à
tous les niveaux opérationnels et de fiabilité des informations élaborées et
traitées par les différentes structures nécessite une appréciation permanente de
son efficacité pouvant être exercée par une surveillance et une évaluation de
l'ensemble du système.

D'une part l'entreprise par l'intermédiaire de sa structure d'audit interne surveille

et vérifie de manière permanente son système de contrôle interne afin :
- D'évaluer son porté et son efficacité ;
- De le compléter et de l'améliorer pour lui assurer une efficacité
maximum ;
- De l'adopter de manière régulière à l'évolution de son activité et la
réglementation le régissant ;
- D'introduire les techniques nouvelles en la matière.
-

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principes et repères d’appréciation 16

Cette évaluation du contrôle interne qui se traduit par l'appréciation de son

évolution, de son adaptation et son efficacité contribue à l'augmentation du
degré de confiance que lui accordent les dirigeants de l'entreprise. Cette
confiance impliquera de leur part un plus grand intérêt aux informations de
gestion en général et aux données comptables et financières en particulier
émises et traitées par les structures de l'entreprise.

D'autre part, le commissaire aux comptes, professionnel chargé entre autre de

certifier la régularité et la sincérité des comptes, doit s'assurer que ces derniers
traduisent une image fidèle des résultats et de la situation patrimoniale de
l'entreprise, comme il doit apprécier le fonctionnement des procédures et de
contrôler le respect des dispositions législatives et réglementaires régissant le
domaine d'activité relevant de l'objet social de l'entreprise.
Pour atteindre ces objectifs, le commissaire aux comptes doit vérifier et traiter
une masse importante de données résultantes de nombreuses opérations dans un
laps de temps court.

Pour concilier cette contrainte de temps avec l'obligation de qualité de travail et

rendre « un jugement » motivé et objectif basé sur les résultats de contrôle
significatifs, le commissaire aux comptes procède avant tous à l'évaluation du
contrôle interne (évaluation des points forts et des points faibles de
l'organisation et des procédures).

Cette évaluation permet de mesurer le niveau de confiance à accorder au

contrôle interne et d'établir un programme de vérification (examen d'un nombre
réduit d'opérations) qui permettra par ses résultats de formuler un jugement
adéquat sur le contenu des comptes.

16
principes et repères d’appréciation 17

Cette évaluation est accomplie aujourd'hui d'une manière générale par

application spécifique dont il est présenté un descriptif suivant le plan ci-après :
1- Schéma d’ensemble d'évaluation du contrôle interne ;
2- Appréciation du système (organisation et procédures) ;
3- Diagramme de circulation ;
4- Questionnaire du contrôle interne ;
5- Programme de vérification (tests) ;
6- Particularité de l'évaluation par la structure d'audit interne.

17
 principes et repères d’appréciation 18

SCHEMA D’ENSEMBLE D’ÉVALUATION DU CONTRÔLE

INTERNE :

ACTION ET TECHNIQUES
SCHEMA
D’ÉVALUATION

CONNAISSANCE DE L'ENTREPRISE - Examen des organigrammes

(plan d’organisation) et des
EXISTENCE ET DESCRIPTION DU
SYSTÈME manuels de procédures ;

VÉRIFICATION DÉ LAPPLICATION - Etablissement des diagrammes

DU SYSTEME
de circulation ;
PREMIERE ÉVALUATION DE
CONTRÔLE INTERNE
- Réalisation des testes de
conformité synthèse des
ÉLABORATION DU
QUESTIONNAIRE DU CONTRÔLE constatations ;

POINTS FORTS POINTS FAIBLES

- Traitement des questionnaires de

VEREFICATION DU EXAMEN
FONCTIONNEMENT contrôle interne ;
- Réalisation des testes
BONNE FAIBLESSE
APPLICATION D’APPLICATION d’application (de performance) ;

AVIS ET
RECOMMANDATION

- Lettre de recommandation ;

ÉVALUATION DEFINITIVE
DU CONTRÔLE INTERNE - Document de synthèse.

18
principes et repères d’appréciation 19

-
1)- EXAMEN DES ORGANIGRAMMES
Les organigrammes sont la représentation graphique des relations fonctionnelles
et hiérarchiques entre les différentes structures de l'entreprise. Son utilité
première est la définition des responsabilités, la séparation des taches et la
définition des dépendances entre les structures et entre les employés de
l’entreprise.

L'auditeur doit examiner et interpréter les organigrammes afin de s'assurer que

les responsabilités sont correctement réparties (notamment au regard des
incompatibilités de cumul des tâches) et bien définies pour chaque structure
créée par l'entreprise. Il doit également vérifier si chaque organigramme est
suffisamment détaillé (indiquant l'ensemble des structures voire le nombre des
employés) pour facilité sa compréhension et sa mise en place permettant un
fonctionnement efficace du système d'organisation.

Il établira en conclusion de cet examen une synthèse mettant en relief les points
forts et surtout les points faibles de l'organisation.

2)- MANUELS DE PROCÉDURES

Les manuels de procédures constituent de par la d'élimination et la précision des
tâches attribuées pour chaque opérateur et définies par chaque opération, une
continuité nécessaire de l'organisation pour assurer une exécution correcte et
harmonieuse des actes de gestion à tous les niveaux, une même compréhension
par l'ensemble des intervenants et une fiabilité des informations. Ils décrivent la
nature et les éléments des contrôles à effectuer.

L'auditeur vérifiera l'existence de procédures écrites pour l'ensemble des

fonctions de l'entreprise et apprécier leur cohérence d'ensemble, leur portée et
19
principes et repères d’appréciation 20

leur adaptation à l'activité et à l'évolution de l'entreprise. Pour ce faire, il s'assure

que les procédures sont :
- Rendues d'une application obligatoire par une décision de l'autorité
dûment habilitée ;
- Distribuées à l'ensemble du personnel concerné ( chacun par la ou les
parties qui le concernent ) ;
- En adéquation avec la réglementation en vigueur au sein de l’entreprise et
annulent ou modifient expressément celles qu’elle remplace ou complète ;
- Adaptées à l’objectif recherché et respecte les principes du contrôle
interne (définition des responsabilités, séparation précise des tâches,
instauration des contrôles).
L’auditeur devra après cet examen consigner ses conclusions dans une note de
synthèse additive à celle établie après examen de l’organisation. Elle fait
ressortir à l’instant de la première les points forts et les points faibles dans le
domaine de l’application des procédures.

3)- FICHE DESCRIPTIVES DE POSTE

Pour chaque poste de travail, il est établi une fiche qui décrit les tâches à réaliser
et les vérifications ou contrôles à opérer. Elle détermine pour chaque agent sa
position dans la hiérarchie de sa structure et éventuellement de l'entreprise ( ce
qui permet de connaître de qui il dépend et qui sont ses subordonnés ), les tâches
qu'il doit exécuter et les contrôles éventuels qu'il doit effectuer, auxquels son
travail est soumis.

L'auditeur doit s'assurer que les fiches sont bien établies, cohérentes avec les
répartitions des responsabilités et les décisions d'organisation des structures
précises et complètes dans la définition des tâches et disponibles au niveau des
agents concernés. Il relèvera tout écart constaté.

20
principes et repères d’appréciation 21

Élaborer un rendement de synthèse globale dans le quel il sera noté les points
forts et les points faibles que l'on peut qualifier de " théorique " du système.
Cette synthèse constitue la première évaluation du contrôle interne et servira de
base à l’auditeur pour
- Formuler ses avis et recommandations premières dans la lettre de
contrôle ;
- Établir son questionnaire de contrôle interne voir les premiers éléments du
programme de vérification ;

4)- DIAGRAMMES DE CIRCULATION

Les diagrammes de circulation sont des cadres où des tableaux dans lesquels
sont décrites sous la forme graphique ou schématique un ensemble d'opérations
traitées dans le cadre d'un cycle de transaction ou d'un cycle de relations entre
les différentes structures assurant les fonctions de l'entreprise.

Ils sont également désignés par les termes " graphiques d'acheminement " ( de
l'Anglais Flow chart) qui matérialisent sous la forme d'une présentation
graphique le cheminement des biens,, des documents, des taches ( travail) depuis
leur origine jusqu'à leur destination tout en respectant l'ordre logique et
chronologique du traitement.

a)- Objet du diagramme :

La technique des diagrammes de circulation peut être utilisée à plusieurs fins, il
est retenu à ce niveau son utilisation comme moyen de présentation et
d’évaluation de l’organisation et des procédures adoptées et mises en place par
l’entreprise. Pourtant il est un moyen d’évaluation du contrôle interne.

21
principes et repères d’appréciation 22

b)- Établissement d’un diagramme :

L'auditeur doit d'abord définir avec précision les cycles des transactions relevant
des opérations objet de sa mission et établir ensuite, pour chaque cycle un
diagramme complet retraçant le cheminement des documents utilisés au niveau
du cycle et ce depuis l'origine jusqu'à la destination finale en précisant le nombre
d'exemplaire et le sort de chaque exemplaire.

L’établissement du diagramme nécessite l’utilisation des symboles et le choix du

type de tracé.

5)- LES SYMBOLES :

Il n’existe pas une liste unique exhaustive et universelle des symboles
susceptibles d’être utilisés dans l’élaboration des diagrammes. Plusieurs tables
ont été élaborées et peuvent être utilisées les unes aussi bien que les autres.

Cependant, si le choix d’une table n’est pas fondamental, il est important dans
un souci d’homogénéité et d’interprétation, par contre, de recevoir au sein de
l’entreprise une seul liste des symboles à l’utiliser par l’ensemble de ses secteurs
et notamment par le personnel de la structure d’audite.

Cette liste qui doit bénéficier d’une large diffusion comme elle doit être
constamment mise à jour.

En générale certains symboles, à quelques modifications prêtes, sont repris par

un grand nombre d’utilisateur de la technique des diagrammes dont la liste est
élaborée comme suite :

22
principes et repères d’appréciation 23

SYMBOLES INTERPRETATION

- Document ;

- Création de document ;

- Copie ;

- Bon de réception en 3 exemplaires ;

- Cheminement (circulation de document) ;

- Phase suivante ;
- Disparaît du diagramme ;

- Alternative

- Classement de documents, classement

A permanent alphabétique ;

- Classement permanent numérique ;

N

D - Classement permanent chronologique ;

A - Classement provisoire alphabétique ;

- Classement provisoire numérique ;

N

23
principes et repères d’appréciation 24

D - Classement provisoire chronologique ;

- Réunion de document ;

- Séparation de document ;

- Contrôle effectué ;

- Visa du document ;
V

- Signature du document ;
S

- Document comptable journal-grand livre ;

- Exemplaire unique de document ;

- Plusieurs copies de document ;

- Indique une opération ;

- Indique un contrôle ;

- Apparition d’un document (origine) ;

- Destruction d’un document ;

- Prise d’une information ;

- Une alternative du système (séparation).

24
principes et repères d’appréciation 25

6)- TYPE DE PRESENTATION :

La présentation des diagrammes est susceptible de varier en fonction de
l’utilisation et des auditeurs mais reste en générale masquée par l’un des deux
modèles présentés ci-dessus, dénommés diagramme vertical et diagramme
horizontale.

a)- Diagramme vertical :

Ce diagramme est dénommé « verticale » du fait qu’il la présentation est la
description des opérations par palier. Chaque palier est réservé au traitement des
documents au niveau d’une même structure (service, département, direction) et
change de palier chaque fois que les documents changent de structure.
Le tracé du diagramme peut être présenté comme suite :

Entreprise : Structure d’audite : Numéro :

Système : Auditeur : Date :
Visa :
Description Numéro
Description graphique
narrative d’opération

b)- Diagramme horizontal :

Le diagramme horizontal décrit par un mouvement horizontal le cheminement
des documents entre les structures et/ou les agents intervenant successivement
dans le cycle de l'opération il permet de visualiser les rapports entre structures
et/ou agents et de situer les différents contrôles prévus et opérer par les
différentes parties du système intégré.
25
principes et repères d’appréciation 26

L'auditeur détermine par simple visa les points forts et les lacunes qui peuvent
résulter du traitement d'un cycle.
Le diagramme horizontal peut être tracé comme suit :

Entreprise : Structure d'audit : Numéro :

Système : Auditeur : Date :
visa :
Service A Service B Service C Service D Service E Service F

7) PRÉPARATION DU DIAGRAMME :
L'auditeur doit recenser l'ensemble des actions qui seront entreprise dans le
cadre du cycle de l'opération examinée en utilisant les procédures et les
organigrammes élaborés et mis en place par l'entreprise. Ensuite il consigne de
manière claire et précise les tâches qui seront effectuées dans le cadre de ce
cycle et décrites par les différents responsables concernés interviewés à cet effet.
Il faut que le choix des agents â interviewé doive être judicieux et doit être guidé
par le souci de couvrir l'ensemble du cycle.

Une fois ce recueil d'informations terminé, l'auditeur doit traduire l'ensemble de

ces données dans des diagrammes tracés selon l'une des deux formes présentées
précédemment. Il est préconisé que la présentation des diagrammes soit
normalisée au niveau de la structure d'audit.

Entre autre, certains principes doivent être observés pour assurer une qualité et
une efficacité des résultats obtenus, dans l'établissement des diagrammes, il
s'agit notamment :
26
principes et repères d’appréciation 27

- De faire la relation entre le contenu des manuels de procédures et la

description des tâches telle que présentée par les agents interviewés ;
- D'être bref et précis dans la description des faits ;
- De débuter les phrases par les verbes (vérifie, ordonne, contrôle...).
- D'identifier pour chaque tâche, le nom et la qualité de l'agent qui en a la
charge afin d'apprécier en particulier la répartition des taches et de noter les
faiblesses éventuelles. ;
- D'utiliser une présentation et des symboles normalisés au sein de la
structure ;
- De s'assurer d'un lien étroit entre les points des diagrammes et les
explicatives ou de contrôles établis en annexe (application des même
références) ;
- D'identifier avec précision l'origine, le nombre d'exemplaires, la destination,
les contrôles, le classement et la destruction éventuelle de chaque document.

8) AVANTAGE DU DIAGRAMME :
L'utilisation des diagrammes incita l'auditeur à une connaissance détaillée et
complète du dispositif étudié. Cette connaissance qui l'aide à déceler rapidement
et sans une vérification globale les points forts et les points faibles de tout
système examiné.

Les diagrammes mettent en évidence et par simple visa toute discontinuité dans
le traitement des informations et toute insuffisance, voir absence dé contrôle.
L'ensemble de ces avantages sont des éléments constitutifs d'une approche
d'évaluation première du contrôle interne.
La détermination des points forts et des points faibles de l'organisation et des
procédures sont des bases sûres d'élaboration du questionnaire de contrôle
interne et du programme de vérification

27
principes et repères d’appréciation 28

CHAPITRE V : QUESTIONNAIRE DE CONTRÔLE INTERNE

Le questionnaire de contrôle interne est une méthode, basée sur le recensement
d'une série de questions précises relatives à la description d'un fonctionnement
normal et efficace d'un système, qui permet par une analyse des réponses de
déceler les points forts et les points faibles de ce système.
1)- OBJET :
Le questionnaire de contrôle interne qui complète la technique des diagrammes
de circulation vise comme objectif principal la détermination ou la localisation
des points forts et des points faibles du système étudié en particulier et du
contrôle interne en général.
2)- PREPARATTON ET EXAMEN DU QUESTIONNAIRE DE
CONTRÔLE :
Le questionnaire de contrôle interne doit être préparé et réalisé avant les travaux
de réalisation comme il doit être le plus complet possible.

Cette exhaustivité doit signifier plus une qualité des questions formulées que
leur nombre. Ces dernières doivent être conçues de manière à amener une
réponse courte et précise telle que: Oui - Non - Appliqué - Non appliqué -
Correct - Défaillant.

Tout commentaire doit être annoncé sur papier séparé. Il est cependant
indispensable que chaque auditeur doit adapter le questionnaire aux spécificités
des systèmes qu'il aura à auditer.

L'appréciation des réponses ainsi faite met en évidence les points forts et les
points faibles qui permettent d'orienter et d'adapter le programme de vérification
des données.

28
principes et repères d’appréciation 29

Pour atteindre les résultats souhaités, à savoir la compréhension et l'évaluation

du contrôle interne, l'auditeur doit se comporter avec tact et discrétion et ne doit
pas solliciter auprès des responsables concernés de la structure à auditer des
informations de détaille.

En outre, il doit user, des ses réflexes et de son bon sens pour apprécier les
situations particulières car le questionnaire de contrôle interne n'est qu'un outil et
ne peut prévoir tout.

3)- TESTS :
L'appréciation de tout système ou méthode implique généralement une
vérification de l'existence des éléments constitutifs du système ou de la méthode
et une vérification et leur compréhension et de leur application concrète.
L'auditeur procédera pour sa part à des tests sélectifs qui lui permettront de
confirmer ou infirmer l'existence réelle des éléments constitutifs du système de
contrôle interne et le degré de leur application. Il vérifie donc si les procédures,
décisions et instructions sont bien comprises et correctement appliquées.

4)- PORTE DES TESTS :

L'auditeur, sur la base des synthèses des diagrammes, des circulations et des
questionnaires de contrôle interne arrête, délimite et sélectionne les cycles des
opérations ou de transactions à tester.

Le choix sera compliqué dans le cas ou l'entreprise est gérée de manière

décentralisée implique l'utilisation d'une même procédure par plusieurs
structures. Dans ce cas, l'auditeur prendra option sur l'étendue du test ( nombre
d'échantillon, nombre de structure...) en fonction du temps en parti à cette tâche
en s'assurant cependant de la représentativité de l'échantillon, de la convertibilité

29
principes et repères d’appréciation 30

de l'ensemble du cycle et de la signification de' résultat éléments motivants son

jugement.
Dans la pratique, les tests choisis porteront essentiellement voir exclusivement
sur la vérification du fonctionnement des points forts mis en évidence par les
diagrammes de circulation et par les questionnaires de contrôle interne.

5)- MISE EN OEUVRE DES TESTS :

L'auditeur vérifie étape par étape, la réalité du fonctionnement des procédures
adoptées pour le cycle d'opérations examinées (du début à la fin du cycle). Un
test partiel du cycle est fortement déconseillé, comme il est déconseillé
d'extrapoler sur cette base pour formuler un jugement sur l'ensemble du cycle.
De manière pratique, les tests peuvent être abordés de deux manières.

6)- OBSERVATION DIRECTE :

L'auditeur vise par contact direct avec les exécutants de tâche intervenant dans le
cycle auquel est destinée la procédure, à vérifier l'existence réelle des éléments
matérialisant la mise en œuvre du système et son bon fonctionnement
notamment existence d'imprimé prévu, d'un cachet matérialisant une
vérification, visa sur des documents déjà traités...).
Il demandera à ces interlocuteurs de présenter au fur et à mesure, les éléments
ou supports prévues par les procédures qu'ils décrivent. Il examinera avec
attention ces éléments ou supports pour en tirer une première conclusion sur
l'application des procédures.
7)- OBSERVATION A POSTERIORI :
Dans ce cas, l'auditeur opérera à partir des dossiers déjà traités et sélectionnés,
une vérification minutieuse de la bonne exécution des prérogatives de chaque
intervenant dans le cycle. Il s'attellera à visualiser l'existence dans les dossiers de
l'ensemble des éléments matériels ou supports matérialisant une tâche ou un
contrôle prévu par les procédures.

30
principes et repères d’appréciation 31

Dans la pratique, il détermine sur la base des diagrammes de circulation la

nature des tâches et des contrôles prévus à chaque niveau de traitement, note
leur mode matérialisation et s'assure ensuite en examinant dossier par dossier
leur existence ou leur application adéquate.

8)- ÉTENDUE DES TESTS :

En principe l'auditeur procède à la vérification de l'ensemble des transactions
pour émettre un jugement motivé.
Ce pondant l'existence d'un contrôle interne limite la vérification à un
échantillon de dossiers, qui permettent de s'assurer de son bon fonctionnement
(détermine le niveau de confiance que l'on accorde au contrôle interne). Sans
altérer la motivation du jugement.
L'étendue des tests est principalement tributaire :
- De l'existence d'un contrôle interne développé ;
- Plus l'impact est important et plus l'étendue du test est grande (l'impact
des éléments à tester sur les comptes et les étapes financières de
l'entreprise) ;
- De la complexité des relations entre les structures de l'entreprise ( plus les
relations sont complexes et multiples et plus les tests sont nombreux et
variés) ;
- De la sensibilité du domaine concerné par les vérifications au risque
fraude ou de manipulation ( plus le domaine est sensible et plus
l'échantillon est important exemple trésorerie - stocks ...) ;
- De la nature du teste lui-même; L’échantillon est sensiblement réduit
quand l'auditeur procède à une vérification de conformité, d'existence
réelle d'une procédure d'écrêté, il est par contre plus étendue quand il
procédera à la vérification de la bonne application périodique des
procédures.

31
principes et repères d’appréciation 32

9)- TYPES DE TESTS:

Dans le cadre de l'évaluation du contrôle interne, l'auditeur réalisera deux types
de tests :
a) Tests de conformité ‘Test of Design’- TOD
Ce sont les tests « légers» qui ont pour principal objectif de vérifier que le
système de contrôle interne (organisation et procédures ) et plus particulièrement
les supports et les éléments matériels existant réellement. (Exemple : examiner
un registre d'enregistrement et la date de la dernière opération enregistrée,
visualiser l'existence d'un cachet et son apposition sur quelques documents
récents...).
Ces tests permettent à l'auditeur de verrouiller les informations recueillies et
notées sur les diagrammes de circulation ou renforcer ainsi sa compréhension du
système de contrôle interne et d'émettre des recommandations premières pour
remédier aux points faibles constates.
b) Tests d'application ‘Test of Effectiveness’- TOE
L'auditeur doit s'assures que le système de contrôle interne en général et que les
procédures en particuliers fonctionnent correctement et régulièrement. Ces tests
permettent de confirmer l'efficacité des procédures et des enregistrements ou de
détecter d'autres points faibles.
En plus des points faibles relevés par les diagrammes de circulation, les
questionnaires de contrôle interne et les tests de conformité, les résultats des
tests d'application (de permanence) permettent à l'auditeur de procéder à
l'évaluation définitive du contrôle interne.
Cette évaluation lui permet de mesurer l'impact des points faibles sur la
régularité et la sincérité des comptes. Il élaborera après les tests d'application
une synthèse globale récapitulant ses conclusions sur l'évaluation du contrôle
interne.

32
principes et repères d’appréciation 33

CHAPITRE VI : PARTICULARITÉS DE L'ÉVALUATION PAR

LA STRUCTURE D'AUDIT INTERNE

1)- STRUCTURE D'AUDIT INTERNE :

L'audit interne est qualifié souvent comme « le contrôle des contrôles »,
qualificatif qui se justifie par la mission de mesures et apprécier pour le compte
des responsables l'efficacité de l'application des procédures et des autres
contrôles et ce en privilégiant le contrôle préventif.
Il apparaît par conséquent que l'audit interne est la fonction au sein de
l'entreprise qui rassure la direction sur le bon fonctionnement des systèmes et
procédures en vigueur. L'appréciation de cette dernière et obtenue par des
actions d’évaluation permanente menée par la structure d'audit.
Des actions qui peuvent être résumées par les points suivants
2)- PLAN DE L'ORGANISATION ET DES PROCEDURES :
a)- Vérification de l'existence d'une organisation et de manuel de
procédures :
Faisant partie de l'entreprise, l'audit interne doit limiter ses vérifications à
l'appréciation de l'organisation et des procédures propres au domaine objet de la
mission.
L'auditeur doit s'assurer de l'existence d'une décision de structuration de l'entité
auditée identifiant avec précision les structures la composant et précisant les
responsabilités et les missions de chacune et de chaque agent. Il doit également
vérifier que les procédures existent et qu'elles sont mises en place suite aux
décisions émanant de la direction. Pour atteindre cet objectif, il utilisera les
techniques d'évaluation définies ci-dessus.
Cette étape de vérification permet à l'auditeur de s'assurer de l'existence d'un
système de contrôle interne au sein de l'entité auditée, que ce contrôle interne est

33
principes et repères d’appréciation 34

cohérent avec celui de l'entreprise et en adéquation avec la réglementation en

vigueur.
b)- Vérification de l'application pratique des procédures et de la mise en
œuvre réelle des décisions d'organisation :
L'auditeur procédera par des tests de conformité à la vérification de la mise en
œuvre de l'organisation décidée (création des structures, nomination des
responsables) et à l'évaluation de sa compréhension par tous.

Il procédera également à la vérification de l'application correcte des procédures

par les intervenants.

Pour ce faire, il effectuera des contrôles directs auprès des exécutants afin de
visualiser les éléments matérialisant les tâches ou les contrôles conformément
aux dispositions des procédures.

L'auditeur utilisera également les techniques d'évaluation citée; pour mettre en

relief les points faibles du système de contrôle interne, il établira à ce niveau une
lettre de contrôle interne reprenant toutes les insuffisances relevées notamment
en matière de :
- Inadéquation de l'organisation de l'entreprise avec le plan d'organisation
de l'entreprise ;
- Confusion dans l'accomplissement des tâches pouvant présenter de
risques de fraudes ou d'erreurs ;
- Absence de décision d'habilitation des agents à engager ou représentant
l'entreprise ;
- Absence de fichiers descriptifs des postes de travail et formulera les
recommandations nécessaires.
c)- Programme de vérification :

34
principes et repères d’appréciation 35

Partant des conditions précédentes l'auditeur établira un programme détaillé de

vérification afin de mesurer l'ampleur des points faibles et leur impact, sur les
comptes de l'entreprise et de vérifier si les points forts fonctionnent
convenablement et en permanence. Ces vérifications seront opérées sur un
échantillon de dossiers traitées et choisis de manière à couvrir l'ensemble du
domaine objet de la mission et assurer un contrôle significatif des opérations
traitées.

d)- Appréciation du contrôle interne

Faisant partie du rapport de mission, l'appréciation du contrôle interne de l'entité
doit être précisé clairement et des recommandations doivent être formulées afin
d'aider l'entité auditée à prendre les mesures nécessaires pour y remédier.
L'auditeur pourra présenter dans une synthèse à part son appréciation définitive
du contrôle interne.
3)- BILAN DE LA STRUCTURE D'AUDIT :
En plus des outils et des techniques d'évaluations présentées aux chapitres
précédents l'élaboration d'un bilan des actions d'audit internes contribuera à
renforcer l'appréciation et le développement du contrôle interne.
CONTENU DU BILAN
Le bilan doit fidèlement reprendre l'activité de la structure d'audit de l'entreprise,
pour se faire, il doit comprendre les parties suivantes
a)- Recensement des missions accomplies :
Il s'agit de recenser les entités de l'entreprise ayant été auditées et les domaines
et ou les fonctions ayant été examiné, ces données assurant une meilleure
appréciation de la porté des constatations relatées.

b)- Principales constatations :

Cette partie est réservée aux insuffisances constatées lors des missions d'audit et
ayant un impact sur le système d'information et sur la sincérité et la régularité

35
principes et repères d’appréciation 36

des comptes et sur le respect des principes de contrôle interne. Elle est
subdivisée en sous parties reprenant successivement les faiblesses constatées
dans le domaine de l'organisation, dans le domaine des procédures, et celles
relevées par les tests de permanence.
Enfin ces constatations seront classées par domaine d'activité voire par opération
spécifique et le tout regroupé par fonction de manière à situer les responsabilités
et faciliter leur prise en charge.

c)- Recommandations :
Partant des constatations précédentes, il est recommandé une série de mesures
pour y remédier, ces mesures consistent en :
- Des projets de décision à caractère de procédure pour préciser et instaurer
les contrôles ou pour prévoir les séparations de tâches... Afin d'éliminer
certains points faibles ;
- Des recommandations relatives aux actions d'organisation que doivent
entreprendre certaines entités de l'entreprise ;
- Des recommandations de développement ou d'adaptation des procédures
de travail de caractère générale ou spécifique pour renforcer l'efficacité du
système de contrôle interne.
A ces recommandations d'ordre " matériel "il serait souhaitable de consacrer un
point particulier à l'appréciation des compétences du facteur humain et
éventuellement de proposer des actions de recyclage, de formation, de
recrutement voire de remplacement des agents relevant des structures auditées.

36
principes et repères d’appréciation 37

CAS PRATIQUE

I- PRÉSENTATION DE L'ENTREPRISE " X "

a) Date de création :
L'unité " Y " sujette à la présente étude a été créée le 10 janvier 1988.
b) Activité dé l'unité :
Cette unité exerce deux (02) activités à savoir
- La production des produits A et B ;
- La commercialisation de A et B.
c) Effectif de l'unité :
L'effectif de l'unité " Y " est de 732 employés.

II- DIAGNOSTIC DE L'ORGANISATION STRUCTURELLE

L'organigramme de l’unité" Y " a été reconstituée en 1991 soit trois années
après sa création.
La non mise à jour de cet organigramme suivant les nouvelles données soit la
création d'une antenne commerciale fonctionnant avec le personnel et les
investissements de l'unité " Y " mais qui dépends directement de la D.G
- Le rattachement des services laboratoire et informatique directement à la
direction du complexe ;
- Absence d'un service financier réel au département finance et
comptabilité ;
- Absence d'une comptabilité analytique réelle malgré qu'elle été prévue par
l'organigramme avec la comptabilité matière ;
- Absence de service « recouvrement » et « clients » malgré leur utilité
incontestable ;
- Absence d'un département marketing et étude de marché à l'effet
d'améliorer, voire accroître le chiffre d'affaire ;
- Discordance du nombre de services d'un département à un autre ;

37
principes et repères d’appréciation 38

- Absence d'un département informatique et information malgré les

avantages qu'ils offrent dans l'exécution et la qualité des travaux ;
- Absence d'organigramme propre à l'antenne commerciale ;
- Absence de coordination entre les services et Départements de l'unité.
a)- L'effectif :
- La discordance du nombre de l'effectif prévu dans l'organigramme et le
nombre réel dans l'unité soit (organigramme 846 personnes / réel = 719
personnes) ;
- La surcharge des effectifs dans quelques services et le manque du
personnel dans d'autres (services sociaux 27 personnes / service contrôle
de gestion 3 personnes) ;
- L'incompétence de quelques-uns uns et le manque d'expérience chez
d'autres ;
b)- Moyens matériels :
- Absence de moyens adéquats au besoin des services ( un seul micro
ordinateur pour le service comptabilité générale) ;
- Insuffisance et vétusté des machines à calculer, voire leurs
endommagements très avancés ;
- Insuffisance de bureaux et d'armoires pour la conservation des archives et
la facilité des tâches quotidiennes ;
- Mauvaises répartition des bureaux (mobiliers) sur le personnel de la
comptabilité ( regroupement des agents dans un seul bureau alors que
d'autres bureaux sont restés inoccupés de manière raisonnable ).
c)- Procédures formelles :
- Absence de procédures de travail pour tous les services et départements ;
- Absence de manuel comptable ;
- Absence des fiches de taches dans tous les départements et service de
l'unité "Y" ;

38
principes et repères d’appréciation 39

- Absence de coordination entre l'unité et la DFC centrale. En effet, nous

avons constaté que l'unité n'est pas assistée par la DFC / C par écrit à
l'occasion du traitement de certaines opérations particulières ;
d)- Documentation :
- Absence de documentation comptable suffisante hormis le code des
impôts, code de commerce tarifs des douanes, règlement intérieur ;
- Absence de journal officiel au département finance et comptabilité ;
- Absence de bibliothèque interne à l'unité susceptible de contribuer à
l'amélioration des connaissances théoriques et pratiques du personnel.
e)- Conservation des documents :
- Absence de salle d'archives adéquate et suffisante (petite salle de
1,5M/3,5 M) ;
- Entassement des archives dans les bureaux et sur les armoires ;
- Absence de sécurité et d'hygiène dans la petite salle d'archives vu le
nombre énorme des boites, cartons et leur entassement par terre jusqu'au
plafond ;
- Le risque d'incendie dans la salle d'archives vu que les néants et les
lampes sont très proches des archives ;
- Absence d'extincteurs dans les salles, bureaux et les couloirs de l'unité
pour éviter tout incendie ;
- Absence de personne qualifiée pour classement des archives et le suivi
des mouvements des documents d'où la présence d'énormes obstacles pour
le retrait des documents à l'occasion des contrôles internes et externes ;
- Absence de procédures concernant la tenue, le classement et les limites de
conservation des archives.

39
principes et repères d’appréciation 40

III- LES DYSFONCTIONNEMENTS RELEVES :

Constat Incidences

Département finance et comptabilité :

Les principaux dysfonctionnements
relevés dans l’organisation du
département finance et comptabilité sont
les suivants :
- La non-préparation annuelle du - Risque d’existence d’écarts
budget d’investissement ; considérable entre le budget réel
- La non-approbation du budget par et le budget prévisionnel ;
le conseil d’administration ;
- Inexistence d’une politique écrite - Risque de sous-estimation ou
connue par le personnel comptable surestimation des investissements
faisant la distinction entre valeurs ainsi que leur dotation ;
capitalisable et charges ;
- La non-comparaison des demandes - Risque d’existence d’écarts
émises concernant les considérable entre les
investissements d’acquérir pour investissements et leur budget ;
s’assurer l’existence de leur
budget ;
- Les immobilisations en cours ne - Risque de sous-estimation ou sur
sont pas analysées périodiquement ; estimation des immobilisations en
cours ;
- La non-identification des - Risque de vol et perte ;
investissements entrés par une
immatriculation ;
- Absence d’organigramme du - Cumul de fonction et risque
service finance et comptabilité ; d’erreur ;

40
principes et repères d’appréciation 41

- L’effectif du département n’est pas - Risque d’omission et d’erreur ;

adéquat ;
- Absence de manuel comptable ; - Risque d’omission et d’erreur ;
- Absence de procédures permettant - Risque d’omission et d’erreur ;
la mise à jour de toutes les copies
(plan comptable) ;
- Absence de calendrier pour les - Risque d’omission et d’erreur ;
différents travaux comptables ;
- Absence de procédure de - Risque d’omission et de perte ;
classement ;
- La non-interdiction au caissier - Risque de fraude ;
l’accès aux documents comptables ;
- Les recettes en espèces ne sont pas - Risque de fraude ;
déposées intactement en banque ;
- Les pièces de banque ne sont pas - Risque d’omission et de perte ;
pré-numérotées ;
- Les pièces de caisse ne sont pas - Risque de fraude ;
établies à l’encre ;
- Le montant des demandes - Risque de fraude ;
d’alimentation n’est pas égale au
montant des dépenses effectuées
depuis la dernière alimentation
(caisse) ;
- Les demandes d’alimentation ne - Risque de fraude ;
sont pas accompagnées des pièces
justificatives ;
- Les pièces justificatives ne sont pas - Risque de fraude ;
annulées lors de la signature du
chèque d’alimentation ;

41
principes et repères d’appréciation 42

- Le caissier ne détient pas les - Risque d’omission et de perte ;

spécimens de signatures des
personnes habilités à autoriser des
paiements ;
- Absence de police d’assurance - Risque de vol et perte
courant :
 Vols et pertes dus aux agents
de la société ;
 Vols et pertes dues au tiers ;
 Autre risque.
- Une contre signature n’est pas - Risque de fraude ;
exigée pour les paiements
supérieurs à un montant déterminé ;
- Les stocks de chèque en blanc ne - Risque de fraude ;
sont pas gardés par une personne
responsable ;
- Les ordres de virement ne sont pas - Risque d’omission et de perte ;
pré-numérotés ;
- La non-interdiction de la signature - Risque de fraude ;
des chèques à blanc ;
- Le rapprochement bancaire n’est - Risque de fraude ;
pas préparé par une personne
indépendante à la section
trésorerie ;
- Les rapprochements de banque ne - Risque de fraude ;
sont pas revus et visés par un
responsable concerné.
Département commercial :
- Les non-approbations des factures - Risque de fraude ;

42
principes et repères d’appréciation 43

par un responsable ;
- Un responsable ne s’assure pas de - Risque de fraude ;
l’existence des documents
d’exécution et leur exactitude
(Tarifs- contrat- exactitude
arithmétique) ;
- Les avoirs ne sont approuvés les - Risque d’omission et d’existence
responsables concernés ; d’écart entre le physique et le
comptable ;
- Les écritures des opérations - Risque de double emploi ou
diverses ne sont pas approuvées par d’erreurs d’omission ;
un responsable qualifie ;
- Le service comptable n’exerce pas - Risque d’omission et d’erreur ;
de contrôle sur le suivi des
réclamations faites aux
fournisseurs ;
- Les factures fournisseurs ne sont - Risque de fraude ;
pas reçues directement par le
service comptable ;
- Les copies des factures ne sont pas - Risque de double emploi ;
empilées « duplicata » ;
- Les factures ne sont pas listées ou - Risque de perte et d’omission ;
enregistrées dés leur arrivées au
service comptable ;
- Les contrôle sur les factures ne sont - Fuite de responsabilité et risque
pas matérialisées par le visa des d’erreur ;
personnes ayant effectués ce
contrôle ;
- Une fois les chèques signés, les - Risque de double règlement ;

43
principes et repères d’appréciation 44

facture et les autres documents

justificatifs ne sont tamponnés par
le signataire des chèques ;
- Les relevés de compte ne sont pas - Risque d’omission et d’erreur
exigés des fournisseurs ; d’imputation;
- Absence de procédures de relance - Risque d’omission.
des fournisseurs pour les livraisons
en retard.
Département personnel :
- Le choix du candidat n’est - Risque d’incompétence et de
documenté par des copies de mauvaise gestion ;
diplômes et référence exigée pour le
poste à pouvoir ;
- Une personne indépendante du - Risque d’incompétence et de
service personnel ne contrôle pas mauvaise gestion ;
périodiquement les dossiers du
personnel ;
- Le journal « paie » n’est pas - Risque d’omission et d’erreur ;
approuvés par une personne
responsable ;
- La liste des salaires non payés n’est - Risque d’omission et de double
pas préparée et envoyée au service emploi ;
comptabilité pour comptabilisation ;
- Une balance par âge des créances - Risque d’omission et d’erreur ;
n’est pas établie régulièrement ;
- Cette balance n’est pas examinée - Risque d’erreur ;
par un responsable qualifié ;
- La non relance des clients en retard - Risque de non-paiement et
de paiement ; d’omission ;

44
principes et repères d’appréciation 45

- Absence de politique approuvée par - Risque d’omission ;

la direction concernant
l’établissement de provisions pour
créance douteuses ;
- Absence de service réception - Risque de fraude ;
indépendant ;
- Un document n’est pas adressé au - Risque d’omission et de double
service comptabilité ; emploi ;
- Le non-rapprochement des - Risque d’omission et de double
statistiques avec les ventes emploi ;
effectivement comptabilisées.
Département approvisionnement :
- Absence de service achat ; - Cumul de fonction ;
- Absence de procédure écrite des - Risque d’omission et d’erreur ;
achats ;
- Absence de procédure écrite - Risque de fraude ;
désignant les personnes autorisées à
signer les bons de commande et les
limites de leur pouvoir ;
- Les dossiers achats ne sont pas - Risque de fraude ;
revus périodiquement par une
personne indépendante du service
achat, pour s’assurer que les achats
ont été faits dans les meilleures
conditions ;
- La fonction « réception » des - Cumul de fonction et risque de
marchandises n’est pas fraude ;
indépendante des fonctions
magasinages et comptabilité ;

45
principes et repères d’appréciation 46

- Absence des procédures pour le - Risque d’omission et de double

suivi et la mise à jour des emploi ;
rémunérations dues.

IV- RECOMMANDATIONS :
- Actualisation de l’ancien organigramme suivant les fonctions et l’effectif
actuel de l’unité ;
- Etablissement d’un organigramme adéquat à l’antenne commerciale ;
- Détachement de service informatique ;
- Instauration d’un service réel avec ses deux sections (Trésorerie et
Budget) ;
- Instauration d’un service recouvrement ;
- Instauration d’un service client ;
- Instauration d’une cellule d’audit ;
- Instauration d’un département marketing et d’étude du marché ;
- Instauration d’un département informatique et information ;
- Etablissement d’un organigramme pour tous les départements ;
- Encouragement de l’esprit de coordination entre les départements et
service d’unité ;
- La prise en charge de toutes les incohérences et anomalies relevées dans
tous les cycles et département de l’unité.

46