Sunteți pe pagina 1din 7

Tema 8.

Inventarierea și rolul acesteia în contabilitate

8.1 Noțiunea, importanța și tipurile inventarierii.


8.2 Modul de efectuare a inventarierii.
8.3 Determinarea rezultatelor inventarierii și contabilizarea acestora.

8.1 Noțiunea, importanța și tipurile inventarierii


Printre cerințele de bază față de informația contabilă sunt realitatea și
exactitatea ei. Acest lucru se realizează cu ajutorul inventarierii.
Inventarierea reprezintă procedeul de control și autentificare documentară a
existenței elementelor contabile care aparțin şi/sau se află în gestiunea temporară a
entității.
Inventarierea are următoarele sarcini:
 determinarea existenței efective a elementelor patrimoniale (active
nemateriale, mijloace fixe, stocuri de mărfuri şi materiale, creanțe, mijloace
bănești, datorii etc.);
 controlul asupra stării activelor prin compararea realității cu informația
furnizată de contabilitate;
 depistarea valorilor care şi-au pierdut parțial calitățile inițiale sau sunt
învechite din punct de vedere moral;
 verificarea respectării regulilor şi condițiilor de păstrare a stocurilor de
mărfuri şi materiale, mijloacelor bănești, precum şi a mașinilor, utilajelor şi a altor
mijloace fixe;
 verificarea realității valorii de bilanț a elementelor patrimoniale.
Numărul inventarierilor pe parcursul anului, momentele efectuării acestora şi
lista elementelor patrimoniale ce trebuie supuse inventarierii se stabilesc de către
conducătorul entității, cu excepția cazurilor când efectuarea inventarierii este
obligatorie în conformitate cu legislația în vigoare.
Inventarierea patrimoniului se efectuează în mod obligatoriu în următoarele
cazuri:
 la începutul activității;
 cel puțin o dată pe an, de regulă, la sfârșitul anului;
 în caz de înlocuire a gestionarului;
 în caz de furt, delapidare, sustragere sau abuz, precum și în caz de deteriorare a
bunurilor;
 în caz de incendiu sau calamitate naturală (inundație, cutremur de pământ etc.);
 la reevaluarea mijloacelor fixe, a stocurilor de mărfuri și materiale etc.;
 în cazul reorganizării, lichidării sau încetării activității;
 în cazul modificării prețurilor;
 în baza hotărârii organelor de control, în cazul efectuării unui control, sau în
baza hotărârii altor organe prevăzute de lege.
Inventarierea se clasifică după următoarele criterii:
În dependență de gradul de cuprindere al elementelor supuse inventarierii:
 inventariere totală (integrală), cuprinde toate elementele contabile. Se
efectuează cel puțin o dată pe an (la finele anului), în legătură cu întocmirea
situațiilor financiare;
 inventariere parțială, cuprinde unele categorii de elemente contabile ale
entității (de exemplu, inventarierea mijloacelor bănești). Se efectuează de
câteva ori pe an în scopul asigurării exactității datelor contabilității,
prevenirii pierderilor, abuzurilor etc.
După caracterul inventarierii:
 inventariere planificată – se efectuează periodic conform graficului întocmit
anterior, reieșind din posibilitățile și raționalitatea înfăptuirii ei;
 inventariere inopinată – se efectuează pe neașteptate și nu se anunță în
prealabil. Se efectuează la decizia conducătorului entității, a organelor
fiscale, în urma calamităților naturale, la schimbarea gestionarului etc.
Responsabilitatea pentru efectuarea corectă și oportună a inventarierii o
poartă conducătorul entității. Contabilul-șef împreună cu conducătorii
subdiviziunilor și serviciilor sunt obligați să verifice respectarea regulilor de
efectuare a inventarierii.

8.2 Modul de efectuare a inventarierii


Efectuarea inventarierii presupune parcurgerea a trei etape:
1) pregătirea pentru efectuarea inventarierii;
2) efectuarea propriu-zisă a inventarierii;
3) reflectarea rezultatelor inventarierii.
La etapa de pregătire se creează comisia de inventariere, în componența
căreia se includ reprezentanți ai administrației, lucrători ai serviciului contabil şi
alți specialiști. Membri ai comisiei de inventariere nu pot fi gestionarii a căror
valori materiale sunt supuse inventarierii şi contabilii care efectuează evidența
contabilă a sectorului supus inventarierii, cu excepția entităților mici.
Componența comisiei de inventariere se aprobă prin ordinul conducătorului
entității în care se mai stabilesc termenele de efectuare a inventarierii,
subdiviziunile (depozitele, secțiile de producție, sectoarele) și valorile supuse
inventarierii.
La entitățile mari şi mijlocii comisia de inventariere trebuie să fie compusă
minimum din cinci persoane, iar la entitățile mici – din trei persoane. Apoi comisia
cere de la gestionar o declarație scrisă prin care el confirmă faptul dacă are sau nu
în gestiune bunuri care nu aparțin entității, dacă are documente de primire-predare
a bunurilor care nu au fost predate în contabilitate, precum şi numărul şi data
ultimului document de intrare şi de ieșire a bunurilor.
Tot la această etapă se sigilează încăperile unde se află bunurile supuse
inventarierii, se sistează operațiile de intrare-ieșire a bunurilor din gestiune, se
verifică starea de funcționare a aparatelor de măsură a greutății, iar serviciul
contabil efectuează reflectarea în conturile contabile şi în evidența analitică a
tuturor faptelor economice efectuate până la inventariere, verificarea corectitudinii
şi exactității înregistrărilor prin confruntarea informațiilor din contabilitate cu cele
din evidența operativă şi prin întocmirea balanțelor de verificare sintetice şi
analitice; se ridică de la gestiuni toate evidențele operative şi să le vizeze cu
mențiunea „până la inventariere” acestea servind drept temei pentru determinarea
stocurilor la începutul inventarierii.
Efectuarea propriu-zisă a inventarierii presupune stabilirea stocurilor faptice
prin numărare, cântărire sau calcule tehnice. Inventarierea se efectuează pe fiecare
loc de depozitare şi pe fiecare gestionar cu condiția prezenței gestionarului şi a
tuturor membrilor comisiei de inventariere. În caz contrar rezultatele inventarierii
se declară nevalabile. Bunurile supuse inventarierii se înscriu în listele de
inventariere cu indicarea denumirii, codului, unității de măsură, indicilor calitativi,
cantității lor şi prețului la care se ține evidența lor.
Listele de inventariere se întocmesc pe locuri de depozitare, pe categorii de
bunuri şi pe gestionari. De asemenea se întocmesc liste de inventariere separate
pentru bunurile aflate în custodie (bunuri care nu aparțin entității dar se află la
păstrare) sau arendate. În listele de inventariere nu se admit ștersături, spațiile
libere se barează.
Bunurile aflate în ambalaje se despachetează şi se verifică prin sondaj. Dacă
despachetarea lor duce la deteriorarea lor, atunci acestea nu se despachetează.
Bunurile de volum mare (cement, beton, producția agricolă), inventarierea cărora
necesită cheltuieli mari, se inventariază prin efectuarea de calcule tehnice şi
matematice. Bunurile intrate pe parcursul efectuării inventarierii se recepționează
de către gestionar în prezența membrilor comisiei de inventariere, iar pe
documentele de intrare se face mențiunea „primite în timpul inventarierii”.
Eliberarea bunurilor pe parcursul inventarierii se interzice. În cazuri
excepționale, la depozitele mari, inventarierea cărora necesită o perioadă mai
îndelungată de timp se permite eliberarea bunurilor numai cu acordul în scris a
conducătorului şi a contabilului-șef. Eliberarea acestora se efectuează de către
gestionar, în prezența membrilor comisiei de inventariere, iar pe documentele de
ieșire se face mențiunea „eliberate în timpul inventarierii”.
Elementele patrimoniale pentru care nu este posibilă verificarea fizică se
verifică pe baza datelor contabilității. Acest procedeu se aplică în cazul bunurilor
entității, dar care se află în afara acesteia (mijloacele fixe transmise în arendă,
materiale transmise la păstrare sau prelucrare etc). Inventarierea creanțelor şi
datoriilor se efectuează în baza extraselor de cont confirmate de debitori şi
creditori. Pentru aceste elemente patrimoniale este important de verificat momentul
apariției şi termenele de încasare şi de plată.
Listele de inventariere se semnează de către membrii comisiei şi gestionari,
iar pe ultima filă gestionarul face mențiunea prin care confirmă că bunurile au fost
verificate în prezența sa, că nu are pretenții față de membrii comisiei de
inventariere şi că bunurile incluse în listele de inventariere se află la el în gestiune.

8.3 Determinarea rezultatelor inventarierii și contabilizarea acestora


Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor înscrise în
listele de inventariere cu cele contabile. Diferențele dintre rezultatele inventarierii
și datele contabile se înscriu în Registrul de verificare a rezultatelor inventarierii.
În corespundere cu Regulamentul privind inventarierea, comisia de
inventariere:
 solicită explicații scrise privind diferențele constatate de la persoanele
gestionare;
 stabilește diferențele dintre rezultatele inventarierii bunurilor și datele contabile;
 elaborează propuneri privind înregistrarea rezultatelor inventarierii;
 înregistrează rezultatele inventarierii în procesul-verbal, care se semnează de
către toți membrii comisiei de inventariere, de către fiecare gestionar, de către
contabilul care ține evidența subdiviziunii (depozit, secție etc.).
Din momentul finisării inventarierii, procesul-verbal al comisiei de
inventariere, listele de inventariere, calculele și alte documente se transmit în
termen de 3 zile lucrătoare conducătorului entității în vederea informării și luării
deciziilor. Conducătorul entității cu avizul contabilului-șef și șeful serviciului
juridic, după caz, în termen de 5 zile lucrătoare ia decizia referitor la rezultatele
inventarierii.
Rezultatele inventarierii se reflectă în contabilitate în luna când aceasta a
luat sfârșit. În conformitate cu art. 42 al Legii contabilității şi p. 107 al
Regulamentului privind inventarierea diferențele, depistate în timpul inventarierii
se reglementează şi se înregistrează în evidența contabilă în felul următor:
1. Plusurile constatate cu ocazia inventarierii se evaluează astfel:
a) imobilizările necorporale şi corporale, stocurile şi alte active curente – la
valoarea justă la data constatării;
b) creanțele, datoriile, mijloacele şi documentele bănești – la valoarea nominală.
La valoarea plusurilor constatate se dă formula contabilă:
Dt 123, 132, 211, 212, 213, 216, 217, 241 etc. Ct 612
2. Lipsurile şi pierderile din deteriorarea bunurilor se evaluează:
a) imobilizările necorporale şi corporale – la valoarea de bilanț la momentul
constatării acestora;
b) stocurile şi alte active curente – la valoarea de bilanț (cost efectiv, valoare de
intrare, valoarea realizabilă netă);
c) bunurile deteriorate parțial – la suma pierderilor efective stabilite de comisia
de inventariere sau experți independenți;
d) creanțele, datoriile, mijloacele şi documentele bănești – la valoarea nominală.
3. Se permite compensarea reciprocă a plusurilor cu lipsuri pentru aceeași perioadă
de gestiune, același gestionar, aceeași subdiviziune şi la aceeași denumire.
Comisia de inventariere prezintă propuneri privind posibilitatea efectuării
compensării reciproce. Decizia definitivă o ia conducătorul entității în baza
propunerilor prezentate. În contabilitate plusurile de active obținute în urma
compensării lipsurilor cu plusurile se înregistrează:
a) imobilizările necorporale şi corporale, activele curente – ca majorare
concomitentă a imobilizărilor corporale, activelor curente (de exemplu: debit
123, 211, 213, 215, 216, 217 sau alte conturi respective) şi a veniturilor curente
(credit 612.4);
b) creanțele, mijloacele şi documentele bănești – ca majorare concomitentă a
creanțelor, datoriilor, mijloacelor şi documentelor bănești (de exemplu, debit
221, 225, 226, 231, 234, 241, 246) şi a veniturilor curente (credit 612.4); sau ca
corectare a rezultatelor anilor precedenți (credit 331).
4. Lipsurile de bunuri care depășesc normele perisabilității naturale, precum şi
prejudiciul cauzat prin deteriorarea lor se recuperează de către persoanele
vinovate, în conformitate cu prevederile Codului muncii. Recuperarea de către
persoanele vinovate se înregistrează concomitent ca majorare a creanțelor (Dt
226.2 sau 234.2) şi veniturilor curente (Ct 612.3).
În cazul când nu sunt stabilite persoanele vinovate, lipsurile care depășesc
normele perisabilității naturale şi/sau pierderile cauzate din deteriorarea
bunurilor se trec la cheltuielile perioadei. În contabilitate lipsurile şi pierderile se
înregistrează astfel:
a) imobilizările necorporale şi corporale, activele curente – ca majorare
concomitentă a cheltuielilor curente (debit 714.4) şi diminuare a
imobilizărilor necorporale şi corporale, activelor curente (credit 123, 211,
213, 215, 216, 217 sau alte conturi respective).
b) creanțele, mijloacele şi documentele bănești – ca majorare concomitentă a
cheltuielilor curente (debit 714.4) şi diminuare a creanțelor, mijloacelor şi
documentelor bănești (credit 221, 225, 226, 231, 234, 241, 246), iar valoarea
recuperabilă – ca majorare concomitentă a creanțelor (debit 221, 225, 226,
231 etc.) şi veniturilor curente (credit 612.4);
c) datoriile – ca majorare concomitentă a cheltuielilor curente (debit 714.7), sau
ca corectare a rezultatelor anilor precedenți (debit 331) şi majorare a datoriilor
(credit 521, 532, 534, 544 sau alte conturi respective).
d) în cazul când mărfurile au fost asigurate, se înregistrează ca majorare
concomitentă a cheltuielilor excepționale (debit 723) şi diminuare a activelor
curente (de exemplu, 123 sau 217). Și recuperarea de către compania de
asigurări se înregistrează concomitent ca majorare a numerarului (debit 242)
şi veniturilor excepționale (credit 623).
5. În scopuri fiscale suma T.V.A aferentă bunurilor materiale, care nu sunt stabilite
persoanele vinovate se restabilește, dacă la procurarea lor T.V.A a fost trecută în
cont. Deoarece art.102 alin (4) din Codul Fiscal prevede, că dacă în procesul
activității de întreprinzător valorile materiale au fost sustrase, atunci T.V.A. nu
se trece în cont şi se raportează la cheltuielile perioadei. La aceste sume se
înregistrează formula contabilă (debit 713.3 și credit 534.4).
6. Lipsurile și pierderile din deteriorarea elementelor contabile care urmează a fi
recuperate de persoanele culpabile sunt calificate drept ieșiri și se impozitează
cu T.V.A. în baze generale. În acest caz, T.V.A. se include în suma creanțelor
aferente persoanelor vinovate.
Modul de reflectare în contabilitate a sumelor prejudiciului material depinde de
modalitatea recuperării acestuia de persoanele culpabile: benevol sau prin
instanța judecătorească.
În cazul achitării benevole, salariatul poate recupera prejudiciul integral sau
parțial. La înțelegerea părților, se admite recuperarea prejudiciului în rate.
Pentru aceasta salariatul prezintă un angajament scris cu indicarea termenelor
concrete de achitare. La eliberarea din serviciu în perioada respectivă, datoria
neachitată se restituie în modul stabilit de legislație.
Faptele economice și formulele contabile privind recuperarea benevolă a
prejudiciului material sunt:
1) reflectarea creanței persoanei vinovate privind recuperarea prejudiciului
material (valoarea contabilă a lipsurilor și T.V.A. restabilită la buget de la
această sumă):
a) în anul curent: Dt 226 Ct 612;
b) în anii de gestiune ulteriori: Dt 226 Ct 535, 424.
2) restabilirea T.V.A. la buget de la valoarea contabilă a lipsurilor:
Dt 713 Ct 534
Recuperarea prejudiciului prin instanța judecătorească se efectuează în cazurile
când:
 persoana vinovată nu-și recunoaște vina și suma care urmează a fi reținută
depășește salariul mediu lunar al acesteia;
 s-a omis termenul de o lună prevăzut pentru emiterea termenului de
recuperare;
 persoana vinovată nu respectă ordinea de recuperare a prejudiciului.
Faptele economice și formulele contabile privind recuperarea prin instanța
judecătorească a prejudiciului material sunt:
I. Până la decizia instanței judecătorești:
1) reflectarea sumei creanțelor contingente ale persoanelor vinovate privind
recuperarea prejudiciului previzionat: Dt 226 Ct 535;
2) restabilirea T.V.A. la buget de la valoarea contabilă a lipsurilor de elemente
contabile: Dt 713 Ct 534.
II. După decizia instanței judecătorești:
1) reflectarea sumelor prejudiciului material adjudecat conform deciziei instanței
judecătorești: Dt 226 Ct 226;
2) reflectarea sumelor prejudiciului material care urmează a fi încasate de la
persoanele vinovate în perioada curentă: Dt 535 Ct 612;
3) achitarea creanțelor de către persoana vinovată: Dt 241, 242, 531 Ct 226.
Dacă persoana a fost recunoscută drept nevinovată de lipsuri, atunci are loc
decontarea sumei creanțelor contingente: Dt 535 Ct 226.