Tema 7.

Documentația ca procedeu al metodei contabilității

7.1 Noțiunea, funcțiile și clasificarea documentelor.

7.2 Modul de completare, verificare şi prelucrare a documentelor.
7.3 Registre şi forme ale contabilității.
7.4 Metode de corectare a erorilor în contabilitate.

7.1 Noțiunea, funcțiile și clasificarea documentelor

Una din particularitățile distinctive ale contabilității este urmărirea și
reflectarea totală şi permanentă a operațiunilor economice în scopul obținerii
datelor necesare pentru ținerea contabilității curente și exercitarea controlului
asupra acestora. Aceasta se realizează prin intermediul documentației care este un
procedeu al metodei contabilității ce asigură reflectarea completă și permanentă a
faptelor economice în scopul obținerii datelor necesare despre ele, pentru a ține
evidența curentă și a înfăptui controlul asupra acestora.
Orice operație economică referitoare la existența şi mișcarea elementelor
patrimoniale al întreprinderii, pentru a putea fi înregistrată în conturi, trebuie să fie
consemnată mai întâi într-un document care atestă înfăptuirea ei.
Documente – acte scrise în care se consemnează conținutul faptelor
economice în momentul și locul înfăptuirii lor.
Documentul primar servește pentru confirmarea documentară (pe suport de
hârtie sau în formă electronică) care justifică efectuarea operațiunii economice,
acordă dreptul de a o efectua sau certifică producerea unui eveniment.
Documentele primare se întocmesc în timpul efectuării operațiunii, iar dacă
aceasta este imposibil – nemijlocit după efectuarea operațiunii sau după producerea
evenimentului. Cerințele de bază privind întocmirea documentelor sunt stipulate
în Legea contabilității nr. 113-XVI din 27.04.2007.
Cu ajutorul documentelor are loc:
o colectarea și prelucrarea datelor;
o circulația informației;
o sinteza și generalizarea datelor;
o păstrarea informației.
Entitatea utilizează formulare tipizate de documente primare, aprobate de
Ministerul Finanțelor. În lipsa formularelor tipizate sau dacă acestea nu satisfac
necesitățile entității, entitatea elaborează şi utilizează formulare de documente,
aprobate de conducerea ei.
În funcție de natura operațiunii economice pe care o reflectă, documentul
conține un set de elemente specifice operațiunii respective. Totodată, Legea
contabilității stabilește elementele obligatorii pe care trebuie să le conțină orice
document justificativ:
  denumirea şi numărul documentului;
 data întocmirii documentului;
 denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al entității în numele căreia este
întocmit documentul;
 denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al destinatarului documentului, iar
pentru persoanele fizice – codul personal;
 conținutul faptelor economice;
 etaloanele cantitative şi valorice în care sunt exprimate faptele economice;
 funcția, numele, prenumele şi semnătura, inclusiv digitală a persoanelor
responsabile de efectuarea şi înregistrarea faptelor economice.
Importanța documentelor contabile rezidă din funcțiile pe care acestea le
îndeplinesc:
1) Funcția de consemnare – prevede consemnarea (înregistrarea) letrică și cifrică,
cantitativă și valorică a faptelor economice desfășurate în cadrul entității;
2) Funcția de justificare – constă în faptul că documentele constituie acte
justificative care confirmă desfășurarea faptelor economice înregistrare în ele;
3) Funcția informativă – datele conținute în documente constituie o sursă de
informație pentru utilizatorii interni și cei externi;
4) Funcția controlului economic și financiar – prin intermediul documentelor are
loc urmărirea activității economico-financiare a entității;
5) Funcția de asigurare a integrității patrimoniale – documentele asigură
integritatea patrimoniului atât din punct de vedere al existenței bunurilor
economice, al apariției drepturilor și obligațiunilor, precum și din punct de
vedere al responsabilității administrării patrimoniului entității;
6) Funcția de calculație – permit calculul costurilor de producție, a cheltuielilor și
veniturilor, a rezultatelor financiare;
7) Funcția juridică – servesc ca mijloace de probă în justiție în cazul unor litigii,
expertize, fraude etc.
Diversitatea faptelor economice care pot avea loc la entitate şi a
documentelor cu care acestea se confirmă impune clasificarea lor după diferite
criterii, şi anume:
După destinație (caracterul și funcția pe care o îndeplinesc):
 documente de dispoziție, reprezintă documentele care conțin dispoziții
privind efectuarea faptelor economice: ordine, dispoziții de încasare şi de plată, foi
de parcurs, bonuri de lucru în acord. După efectuarea operațiunii majoritatea
documentelor de dispoziție devin justificative. În același timp unele documente de
dispoziție nu certifică realizarea faptelor economice, dar conțin numai dreptul ori
indicațiile privind efectuarea acestora, de aceea astfel de documente, cum
sunt ordinele, dispozițiile, procurile etc., nu pot servi drept temei pentru reflectarea
operațiunilor în contabilitate.
 documente justificative, cuprind documentele care certifică efectuarea
faptelor economice: acte, facturi, rapoartele gestionarilor, facturile de expediție şi
fiscale etc.
 documente de perfectare contabilă, se întocmesc de contabilitate, de
regulă, în baza documentelor de dispoziție şi justificative. Aceste documente
cuprind: situațiile cumulative; calculele uzurii mijloacelor fixe; calculațiile
costului efectiv al produselor fabricate; documente speciale, destinate întocmirii
formulelor contabile privind faptele economice efectuate. Aceste documente
servesc în calitate de mijloace tehnice la realizarea procesului contabil.
 documente mixte (combinate), sunt documentele în care se îmbină
caracteristicile câtorva tipuri de documente: de dispoziție şi justificative,
justificative şi de perfectare contabilă etc. Drept exemplu de document mixt poate
să servească decontul de avans, care se întocmește de către titularii de avans, în
care se îmbină funcțiile documentului justificativ, ce confirmă cheltuielile
efectuate şi ale documentului de perfectare contabilă, care conține formule
contabile.
După locul de întocmire și circulație:
 documente externe, sosesc la entitate de la terți – de la diferiți parteneri în
afaceri, organe fiscale şi alte organizații de stat. Aceste documente cuprind
conturile spre plată, facturile fiscale, facturile de expediție, certificatele calității şi
alte documente, care însoțesc valorile materiale şi mărfurile sosite de la
furnizori, dispozițiile de plată, care confirmă primirea banilor de la cumpărători
etc.
 documentele interne, se întocmesc nemijlocit la entitate. Acestea sunt
documentele întocmite la entitate.
După conținut şi rolul lor în cadrul procesului informațional:
 documente primare, consemnează faptele economice în momentul şi la
locul producerii lor. Ele îndeplinesc rolul de documente justificative, de
exemplu: extrasul de cont, factura furnizorului etc.
 documente centralizatoare, se întocmesc pe baza documentelor primare în
scopul grupării şi cumulării operațiilor de același fel, dintr-o anumită perioadă.
După numărul operațiilor pe care le cuprind:
 documente singulare, reflectă o singură operație economică, de
exemplu bonul de consum.
 documente cu multiple operații, conțin date privind mai multe fapte
economice de același fel, de exemplu fișa-limită pentru ridicarea materialelor –
document care reflectă eliberarea multiplă a materialelor de la depozit.
 După forma de prezentare:
 documente tipizate, se întocmesc pe formulare-tip, strict determinate. Ele
au un text şi o formă prestabilită, fiind obligatorii pentru toate entitățile din
economia națională.
 documente netipizate, sunt documentele forma cărora este elaborată de
către entitate de sine stătător, reieșind din specificul şi necesitățile acesteia.
În funcție de gradul de reglementare a modului de perfectare documentară a
faptelor economice:
 documente fără regim special, se utilizează la perfectarea faptelor
economice care poartă, în fond, un caracter intern ( dispoziții de încasare şi de
plată, facturi, deconturi de avans etc.)
 documente cu regim special, sunt destinate perfectării faptelor economice
legate de transportarea mărfurilor, utilizarea mijloacelor de transport auto, primirea
materialelor de la furnizor, achiziționarea materiilor prime de la producători contra
numerar. Aceste operațiuni se efectuează în afara entității şi necesită un control
riguros din partea organelor de drept, fiscale şi a altor organe de stat, scopul cărora
îl constituie prevenirea sustragerii valorilor materiale şi mărfurilor, abuzurilor în
consumul mijloacelor, eschivarea de la achitarea impozitelor indirecte etc.
Din documentele cu regim special fac parte:
 factura fiscală;
 anexa la factura fiscală
 factura de expediție;
 anexa la factura de expediție;
 foaia de parcurs (pentru autocamioane, autoturisme, autobuze);
 delegația;
 bonul de plată;
 actul de achiziție a mărfurilor;
 fișa de recepţie-calculaţie (achiziție) a bovinelor, păsărilor şi iepurilor; a
laptelui şi produselor lactate; a strugurilor şi altor tipuri de producție
agricolă etc.;
 actul de achiziție a serviciilor de locațiune şi a cheltuielilor aferente.
Modul de utilizare a documentelor cu regim special este reglementat de
Instrucțiunea privind evidența, eliberarea, păstrarea şi utilizarea formularelor
tipizate de documente primare cu regim special şi Instrucțiunea cu privire la
eliberarea delegațiilor pentru ridicarea valorilor în mărfuri şi materiale, aprobate
prin Hotărârea Guvernului Republicii Moldova nr. 294 din 17 martie 1998.
Păstrarea formularelor cu regim special se efectuează în conformitate cu normele
de păstrare a mijloacelor bănești.
7.2 Modul de completare, verificare şi prelucrare a documentelor
Documentele trebuie să fie întocmite la momentul efectuării faptelor
economice, iar dacă aceasta nu este posibil – nemijlocit după finalizarea acesteia.
Documentele se întocmesc de persoanele responsabile în termene
determinate în conformitate cu cerințele şi regulile stabilite. Documentele se
îndeplinesc pe formularele stabilite cu completarea obligatorie a tuturor
elementelor necesare.
După desfășurarea faptelor economice toate documentele primare se
transmit la contabilitate în modul stabilit, unde se supun unui control minuțios.
Verificarea documentelor se efectuează după formă, aritmetic şi de fond.
Verificarea documentelor după formă are scopul de a stabili dacă
documentul s-a întocmit pe formularul corespunzător operațiunii pe care o reflectă,
dacă s-au completat toate elementele, precum şi existența semnăturilor persoanelor
responsabile.
Verificare aritmetică constă în controlul exactității calculelor efectuate în
document.
Verificare de fond stabilește realitatea, necesitatea, oportunitatea, legalitatea
operațiunilor consemnate în documentul respectiv. Verificarea realității operației
economice are ca scop să descopere dacă fapta economică s-a efectuat la data,
locul şi condițiile prevăzute în document. Necesitatea şi oportunitatea operației se
apreciază din punct de vedere al efectului pe care aceasta îl are asupra activității
entității. Legalitatea operației se apreciază în raport cu actele normative care
reglementează genul dat de fapte economice, astfel încât fapta economică să nu
contravină lor.
După completare şi verificare documentele se supun prelucrării. Prelucrarea
documentelor în contabilitate presupune parcurgerea următoarelor etape:
 taxarea;
 gruparea;
 contarea;
 înregistrarea în registrele contabile.
Taxarea (evaluarea) constă în transformarea etaloanelor naturale şi de muncă
în etalon valoric (bănesc).
Gruparea reprezintă selectarea documentelor omogene după anumite criterii.
De exemplu, documentele extrasele bancare pot fi grupate după conturile bancare
la care acestea se referă.
Contarea constă în indicarea în documentele primare a conturilor
corespondente, adică întocmirea formulelor contabile.
 Înregistrarea documentelor în registrele contabile se efectuează în scopul
centralizării informației din documentele primare şi calcularea indicatorilor
necesari (rulaje şi solduri).
Faza finală pe care o parcurg documentele este clasarea lor la dosar. Prin
clasare se înțelege aranjarea documentelor într-o anumită ordine, strict determinată,
în scopul asigurării păstrării lor în bune condiții şi pentru a fi ușor găsite în vederea
obținerii informației necesare.
Pe parcursul anului documentele se păstrează în arhiva curentă a
contabilității, iar după expirarea anului toate documentele primare, registrele
contabile şi rapoartele se predau arhiva entității, unde acestea se păstrează în
termenele prevăzute de legislație. După expirarea termenului de păstrare
documentele se scot din arhiva entității şi se predau în arhiva statului, dacă prezintă
interes, iar dacă nu – se lichidează în modul stabilit.
Răspunderea pentru organizarea păstrării şi integritatea documentelor
contabile o poartă conducătorul entității. Persoanele care întocmesc şi semnează
documentele primare poartă răspundere pentru oportunitatea şi corectitudinea
întocmirii acestora, veridicitatea datelor conținute în acestea, precum şi pentru
prezentarea acestora la contabilitate în termenele stabilite de către șeful serviciului
contabil în vederea reflectării în contabilitate.

7.3 Registre şi forme ale contabilității

Datele privind faptele economice care se produc în activitatea unei entități,
consemnate în documentele justificative, sunt înregistrate în ordine cronologică,
grupate și sistematizate în cadrul unor formulare denumite registre.
Registrele contabile sunt documente specifice cu ajutorul cărora se
realizează înregistrarea faptelor economice și financiare în conturi și furnizarea, pe
aceasta bază, de informații privind situația și mișcarea patrimoniului. Ele se
prezintă sub forma unor caiete, foi volante, fișe sau documente informatice cu
conținutul și structura adecvate scopului pentru care s-au deschis.
Teoria si practica contabilă au generat o diversitate de forme privind
conținutul registrelor. Astfel, din punct de vedere al modului de înregistrare a
faptelor economice și financiare în cadrul sistemului de conturi, registrele pot fi
pentru:
- evidența cronologică;
- evidența sistematică;
- realizarea combinată a celor două feluri de evidențe.
Evidența cronologică, organizată cu ajutorul registrelor, se realizează prin
intermediul unui jurnal, ce servește la înregistrarea faptelor economice în ordinea
în care au fost efectuate în timp. În practică, în acest scop se utilizează documentul
numit "Registrul jurnal", precum și "Nota de contabilitate".
Evidența sistematică prin intermediul registrelor, înseamnă înregistrarea
faptelor economico-financiare în funcție de natura lor, pe elemente patrimoniale de
activ, de pasiv sau procese economice sub forma de cheltuieli și venituri. În
asemenea registre se înscriu operațiile care au fost deja înregistrate, cronologic, în
registrul jurnal.
Registrele pentru evidența combinată se utilizează la entitățile mici, care nu
folosesc multe conturi și în care se efectuează înregistrările, atât în ordine
cronologica, cât si în mod sistematic (Exemplu: Jurnal - Cartea mare).
După sfera de cuprindere a datelor, registrele de evidență contabilă se împart
în:
1) Registre pentru evidența sintetică – sunt destinate pentru obținerea
informațiilor generalizatoare despre elementele contabile. Reflectarea faptelor
economice în registrele respective se efectuează în etalon valoric, fără text sau cu
text succint, specificând numărul documentului, sumele faptelor economice și
formulele contabile aferente. La ele se referă toate registrele sintetice (de exemplu,
fișa contului 211 ,,Materiale”).
2) Registre pentru evidența analitică – sunt destinate pentru obținerea
informațiilor detaliate despre elementele contabile ale entității. În ele se indică
conținutul faptelor economice, direcțiile de intrare și/sau de ieșire a elementelor,
caracteristicile calitative ale acestora. Informația poate fi prezentată în etaloane
naturale și valorice. La ele se referă cărțile, fișele, foi (de exemplu, fișa de evidență
a mișcării mijloacelor fixe).
3) Registre pentru realizarea combinată a celor două forme de evidență.
Modelele registrelor de contabilitate sunt stabilite de Ministerul Finanțelor.
Registrele de contabilitate se utilizează în strânsă concordanță cu destinația acestora și se
prezintă în mod ordonat completate, astfel încât să permită în orice moment, identificarea și
controlul faptelor economico-financiare efectuate.
Formele de înregistrare contabilă. Din momentul înregistrării datelor în
documentele primare si până la prezentarea lor spre analiza organelor de conducere, ele
trec prin anumite etape succesive, dintre care cele mai importante sunt următoarele:
 consemnarea faptelor economice în documentele primare, ceea ce se mai numește
culegerea datelor informaționale;
 prelucrarea documentelor justificative (sortarea, verificarea, contarea) și înregistrarea
acestora în sistemul de conturi;
 verificarea exactității datelor înregistrate în conturi cu ajutorul balanței de verificare;
 verificarea realității datelor înregistrate în contabilitate cu ajutorul inventarierii;
 sintetizarea și generalizarea informațiilor contabile, în vederea cunoașterii de ansamblu a
activității economice a entității, prin intermediul documentelor contabile de sinteză
(bilanțul contabil).
Îmbinarea și executarea etapelor din cadrul ciclului de prelucrare a datelor se
realizează prin forma de înregistrare contabilă, denumită și forma de contabilitate.
Dintre formele de înregistrare contabilă folosite în prezent menționăm:
- forma de înregistrare contabilă memorial-order;
- forma de înregistrare contabilă pe jurnale;
- forma de înregistrare contabilă în condițiile folosirii mijloacelor tehnice de
calcul, denumită și forma automatizată.
Fiecare formă de înregistrare contabila se distinge prin modul de prelucrare a
datelor și prin structura registrelor contabile folosite pentru redarea înregistrării
cronologice și sistematice.
Forma de înregistrare contabilă memorial-order prevede întocmirea în baza
documentelor primare a borderourilor de grupare și sistematizare, în care
înregistrările se grupează după criterii omogene (de exemplu, intrări și ieșiri de
bunuri, numerar în casierie etc.). în continuare, în baza acestor borderouri se
completează un registru de evidență sintetică numit memorial-order. Exemplu de
memorial-order:
Memorial-order la contul 241 ,,Casa” pentru luna octombrie 2020
Nr.
Conținutul faptelor economice Debit Credit Suma, lei
crt.
Extragerea numerarului din contul curent
1 241 242 12 000
în monedă națională
2 Restituirea avansului neutilizat 241 226 600
Etc.
În baza memorial-orderului se completează Cartea mare. În scopul verificării
datelor evidenței analitice cu cele sintetice se întocmesc balanțele de verificare. La
finele perioadei de gestiune, după verificarea datelor balanței de verificare cu
Cartea mare, se întocmește Bilanțul.
Forma de înregistrare contabilă pe jurnale are ca trăsătură esențială
utilizarea jurnalelor pentru înregistrarea cronologică și sistematică a creditului
fiecărui cont în corespondență cu conturile debitoare respective. Pentru evidența
analitică sunt prevăzute fișe sau foi libere. Pentru unele conturi, cum ar fi 241, 242,
234, 226, 532, 521 etc. evidența analitică și sintetică se îmbină în unul și același
registru. În aceste registre, verificarea datelor analitice cu cele sintetice se obține
deodată, fără întocmirea suplimentară a balanțelor de verificare. Pentru conturile
cu un număr mai mare de obiecte de evidență, cum ar fi 123, 211, 216 etc. se
întocmesc separat registre de evidență sintetică și analitică. Exemplu de jurnal:
 Jurnal-order la contul 521 ,,Datorii comerciale curente” pentru luna
octombrie 2020
Din creditul contului 521 în debitul
Nr. Denumirea Nr.
Data conturilor Total
crt. furnizorului document.
211 213 534 Etc.
1 SA ,,Bucurel” 0001467 08.10.20 11 200 2 040 13 240
2 SA ,,Indatro” 0042129 12.10.20 7 200 1 840 9 040
Etc.
La finele perioadei de gestiune datele din jurnale se trec în Cartea mare, în
baza căreia se întocmește Bilanțul.
Forma de înregistrare contabilă în condițiile utilizării tehnicii de calcul
(automatizată) se bazează pe adaptarea concepțiilor metodologice ale formelor de
înregistrare contabilă caracterizate anterior, cu deosebirea că toate lucrările
specifice se realizează prin utilizarea calculatorului electronic. Instrumentele de
lucru sunt, în general, aceleași ca și în cazul formelor de înregistrare contabilă
abordate anterior, dar cu un conținut informațional specific, adaptat necesitaților de
prelucrare automată a datelor.
În cadrul acestei forme de înregistrare, ciclul contabil de prelucrare a datelor
are ca punct de pornire formula contabilă, stabilită pe baza documentelor
justificative sau notelor de contabilitate, și prin programe specifice de prelucrare
(de exemplu, 1C-Contabilitate).

7.4 Metode de corectare a erorilor în contabilitate

Înregistrările în documente se efectuează cu stilou, pix sau cu ajutorul
computerelor. Înscrierile în documente trebuie să fie clare, fără ștersături şi răzuiri.
Uneori, însă, în contabilitate pot fi comise erori. Cauzele apariției acestor
erori pot fi diferite, și anume:
 erori la scrierea cifrelor;
 erori la trecerea datelor din documentele primare în registrele contabile;
 erori aritmetice, de calcul;
 formule contabile întocmite greșit.
Înscrierile eronate pot fi corectate prin două metode: corectare și înregistrare
suplimentară.
Metoda corectării se folosește în cazul erorilor de scris comise în timpul
perfectării documentelor primare sau completării registrelor contabile. Acest
procedeu constă în anularea înscrierii incorecte. Anularea se face prin tăierea
textului sau a sumei greșite cu o linie, în așa fel, încât să se poată citi ce a fost
greșit, iar apoi se scrie textul sau suma corectă cu indicarea datei corectării şi
confirmarea corectărilor prin semnăturile persoanelor care au semnat inițial
documentul.
 În documentele primare care justifică operațiunile de casă, bancare, de
livrare şi achiziție a bunurilor economice şi a serviciilor nu se admit corectări.
Dacă la completarea documentului de casă sau de bancă s-a comis vreo eroare el se
lichidează şi se întocmește un document nou. Dacă greșeala s-a comis la
completarea cecului bănesc pentru ridicarea numerarului acesta rămâne în carnetul
de cecuri, însă pe el se indică că cecul este anulat. Apoi se completează alt cec.
Metoda înregistrărilor suplimentare se folosește în cazul când în registre s-
au calculat totalurile și s-au trecut datele în Cartea mare. În acest caz se întocmesc
note contabile care reflectă formulele contabile suplimentare. Datele din notele
contabile se trec în toate registrele care conțin erorile respective.
Înregistrările suplimentare pot fi de două tipuri:
1) Corectarea sumei faptelor economice – se efectuează în cazul când lipsește o
sumă oarecare sau s-a înregistrat o sumă mai mică decât cea prevăzută în
documentele respective. Pentru aceasta se întocmește formula contabilă
suplimentară în mărimea sumei care n-a fost inclusă prealabil.
De exemplu, s-a încasat numerar din vânzarea mărfurilor în sumă de 16 000 lei.
În conturi, însă, s-a înregistrat suma de 6 000 lei: Dt 241 Ct 611 – 6 000 lei. În
acest caz, se întocmește formula contabilă suplimentară la diferența de 10 000
lei (16 000 – 6 000) și anume: Dt 241 Ct 611 – 10 000 lei.
2) Corectarea formulelor contabile greșite – se efectuează în cazul când s-a
înregistrat o sumă mai mare decât cea prevăzută în documentele respective sau
formulele contabile sunt înscrise incorect. Eroarea se corectează cu ajutorul
înregistrărilor de stornare, adică sumele înscrise anterior greșit se scad din total,
apoi se efectuează înregistrările corecte. În așa mod se corectează și formulele
contabile greșite.
De exemplu, s-a încasat numerar din vânzarea mărfurilor în sumă de 16 000 lei.
În conturi, însă, s-a înregistrat suma de 26 000 lei: Dt 241 Ct 611 – 6 000 lei. În
acest caz:
1. Se înscrie încă odată aceeași formulă contabilă cu reflectarea sumei greșite în
paranteze: Dt 241 Ct 611 – (26 000) lei.
2. Se întocmește formula contabilă corectă la suma efectivă de 16 000 lei: Dt
241 Ct 611 – 16 000 lei.
Responsabilitatea pentru întocmirea corectă a documentelor contabile o
poartă persoana/persoanele răspunzătoare pentru ținerea contabilității și raportarea
financiară din cadrul entității.