INDEX
                                    

CHAPTER 1 Company Profile

• Introduction of Axis Bank
• Vision,Core Values and Mission
• Organisational Structure
• SWOT analysis of Axis Bank'
• Business of Axis Bank
• Major Achievements of Axis Bank

CHAPTER 2 Credit Management An Overview

• Credit Scenario In India
• Functions of Credit Department
• Credit Products offered by Axis Bank

CHAPTER 3 Steps of Lending

• Borrowers
• Credit application form & Initial scrutiny
• Preparation of Credit Proposal
• Sanction & Noting
• Documentation
• Disbursement
• Recovery
• Guarantees
• Solvency Certificate

CHAPTER 4

• Objective of the study
• Introduction about SMEs
• Scope of study
• Research Methodology
 • Limitations of study
• Findings of the study
• Conclusion

CHAPTER 5

• References
• Appendix

                                                              

                                                           

  
    

  
                                                         CHAPTER 1   
                COMPANY PROFILE

Introduction of Axis Bank

                 Axis Bank was the first of the new private banks to have begun operations in 
1994, after the Government of India allowed new private banks to be established. The Bank 
was promoted jointly by the Administrator of the specified undertaking of the Unit Trust of 
India   (UTI   ­   I),   Life   Insurance   Corporation   of   India   (LIC)   and   General   Insurance 
Corporation   of   India   (GIC)   and   other   four   PSU   insurance   companies,   i.e.   National 
Insurance Company Ltd., The New India Assurance Company Ltd., The Oriental Insurance 
Company Ltd. and United India Insurance Company Ltd.The Bank today is capitalized to 
the extent of Rs. 357.71 crore with the public holding (other than promoters) at 57.49%. The 
Bank's   Registered   Office   is   at   Ahmedabad   and   its   Central   Office   is   located   at 
Mumbai.Presently, the Bank has a very wide network of more than 671 branch offices and 
Extension Counters. The Bank has a network of over 2764 ATMs providing 24 hrs a day 
banking   convenience to its  customers. This  is one of the largest ATM networks in the 
country.The Bank has strengths in both retail and corporate banking and is committed to 
adopting the best industry practices internationally in order to achieve excellence.

VISION AND CORE VALUES

VISION  :  To be the preferred financial solutions  provider excelling in customer delivery 

through insight, empowered employees and smart use of technology 

CORE VALUES : 

• Ethics 
• Transparency 
• Teamwork 
• Ownership 
 • Customer Centricity

MISSION :  

• Customer Service and Product Innovation tuned to diverse needs of individual 
Corporate clientele.
• Continuous technology up gradation while maintaining human values.
• Progressive globalization and achieving international standards.
• Efficiency and effectiveness built on ethical practices.
ORGANIZATIONAL STRUCTURE OF AXIS BANK :

CEO &
Chairman

                                                                                             
                  

ED Technology
ED Corporate & Business
ED Corporate Strategy Processes
Banking

PRESIDENT
PRTESIDEN INTL VICE PRESIDENT
SUPPORT
T BANKING SERVICES
TREASURY
PRESIDENT
PRESIDENT FIN &
PRESIDEN RETAIL ACCT SVP
BANKING
T CREDIT IT
PRESIDENT
H.R.
PRESIDENT PRESIDENT PRESIDENT
BUSINESS INSP & AUDIT COMPIANCE
BANKING
SVP
PROJECT

SVP SVP
SVP
CAPITAL RISK TREASURY
MARKET OPS
SVP
LEGAL

SVP
ADVANCES SVP CORP
BNKG OPS
ZONAL
HEADS

SWOT ANALYSIS OF AXIS BANK :

STRENGTH:

1. Support of various promoters.
2. High level of services includes Corporate Credit,Retail Banking,etc.
3. Knowledge of Indian Market.
4. Strong Technology.

Weakness :

• Number of branches are still low. 

Opportunities :
• The market is continuous growth driven by new products and services. So lot of 
potential is there.

Threats :
• Increase in the number of foreign players would pose a threat to the PSB as well 
as the private players.
Business Of AXIS BANK

(1) SAVINGS BANK BUSINESS

(a) EASY ACCESS ACCOUNT  ­ The basic savings account product of the Bank is 
called the EASY ACCESS and its features are as
 follows:

• Multi­city At par cheque Book­ Limit of Rs. 50,000/­

• Anywhere Banking

• International Visa Debit Card

• Tele Banking

• iConnectTM Internet Banking

• Mobile Banking

• Free Quarterly Account Statement

• Interest paid on a quarterly basis

• AQB ­ Rs. 5,000/­ in metro and urban centers, Rs. 2,500/­ in semi urban centers and 
Rs. 1,000/­ in rural centers.

        Easy Access is a primary product to acquire large number of new­to­bank customers for 
the bank.

         (b)PRIME SAVINGS ACCOUNT ­  An intermediary product targeted towards the mid­
income   segment   customer   base   helping   to   bridge   the   gap   between   the   base   product   and 
priority offering. It is a value based savings  product with customized features enhancing the 
customer value.

Product Features:

• At PAR cheque book – Enhanced Limit of Rs. 1,00,000/­

• Free Issuance of International Visa Debit Card
 • Free Pass Book

• Free monthly statement of account

• No charges on intercity clearing cheques

• Free DD/ PO, drawn on Axis Bank Centers

• Higher cash deposit/withdrawal limits

• Free withdrawal from any Visa ATM in India (upto six transactions per quarter)

• Average Quarterly Balance­Rs. 25000/­ for metro/urban/semi urban branches and Rs.
10,000/­ for rural branches.

         (c)SENIOR PRIVILEGE ACCOUNT ­ 
             Eligibility: 
• Savings Bank customers (Male & Female) with 60 years of age or above as on the
 date of account opening.

• AQB Criteria: Rs.10, 000 for Metro/Urban Branches & Rs. 5,000 for Semi­urban/Rural 
Branches.

• Scheme Code: SBSPA
 

         (d)SAVINGS ACCOUNT FOR THE TRUST/NGOS SEGMENT ­ 
              Eligibility:  
• Savings Bank customers (Male & Female) with 60 years of age or above as on the
 date of account opening.

• AQB Criteria: Rs.10, 000 for Metro/Urban Branches & Rs. 5,000 for Semi­urban/Rural 
Branches.

• Scheme Code: SBSPA

         
        (e)SMART PRIVILEGE ACCOUNT ­ 
             Eligibility: 
• Women customers wanting to open a value added savings bank account

• AQB Criteria: Maintenance of an Average Quarterly balance of Rs. 10,000/­ at
 Metro/Urban Branches and Rs. 5000/­ at Semi­Urban Branches.

         
        (f)PRIORITY BANKING ­
            Eligibility: 
• A minimum average quarterly Balance of Rs. 1 lakh in the savings bank account
• A minimum average quarterly Balance of Rs. 5 lakhs in an Encash 24 (Flexi) Account
         
        (g)POWER SALUTE SALARY ACCOUNTS ­ Defence Salary Account from Axis Bank 
is a product designed keeping in mind how tough a life in the Defence Forces is.Not only does 
it come absolutely free, no minimum balance iS required either.A person can also access the 
entire Axis Bank network, no matter where he is posted. For the defence forces their salary 
accounts are converted into pension accounts post retirement.

(2)DEPOSITS
 
    LOAN BUSINESS

         (a) HOME  LOANS – Purpose of these loan are 
                        
• Purchase of a plot of land and Construction of a house thereon

• Construction of a house on plot of land already owned
• Purchase of a new house / flat

• Purchase of old house / flat which is not more than 15 years old (Home Acquisition 
Plan)
• Extend /Renovate/Repair of a house or flat already owned by self

• (Improvement/Extension Plan)

•  Take­over of existing Housing Loan with additional refinance

•  Take­over of existing Housing Loan with additional Finance (Top­Up) Loan against 
property

•   Pre­allotment Booking finance

•   Loans to NRI

•   Loan take­over with additional refinance

             
                   Loan Amount

                       Minimum: Rs.1 lac
                       Maximum: Rs.50 lacs

         (b)PERSONAL   LOAN ­  Purpose of these loan is to meet personal expenses.
                       

                 Loan Amount

                     Minimum:Rs.100, 000/­

                     Maximum:Rs.10,00,000/­for Salaried Individuals

• Rs.15, 00,000/­ for Salaried Professional Individuals.
•  Rs.10, 00,000/­for Self­Employed Individuals and Self­Employed Professional 
Individuals.       
• Rs.20, 00,000/­for Doctors.

   

         (c)LEASE RENT DISCOUNTING  ­ This is another variant of Loan against 
Commercial Property where future rental receivables are discounted and finance is extended 
to the owner of the property.
Maximum Loan amount: Rs.5 Cr.

         
         (d)EDUCATIONAL  LOAN  ­ Its Purpose is to provide financial support to students for 
pursuing higher education in India and abroad. To be provided to students who have obtained 
admission to different courses.

         (e)LOAN AGAINST SECURITIES – It is Loan against Shares/ Mutual Funds and its 
purpose is for personal use.

         (f)OVERDRAFT AGAINST PROPERTY ­ An overdraft limit is granted to resident 
borrowers against a residential/commercial property owned by him.

         (g)REVERSE MORTGAGE LOAN  ­ Targeted at Senior Citizens (above 60 years of 
age) having an owned residential property.

         (h)MEDICAL EQUIPMENT 
    LOAN 
    ­ Its Purpose is loan for purchase of Medical 
Equipments.And its target customers are Self employed Doctors.

         (i)JEWELLERY LOAN  ­ It is Offered only to Smart Privilege Customers (Non­working 
House­wives) to buy jewellery.
         (j)TWO WHEELER LOAN ­ To purchase a two wheeler.

 
(3)INSURANCE BUSINESS

                 (a)  BANCASSURANCE  ­ In the sales of insurance products through the Banking 

channel, wherein a Bank enters into a tie up with an insurance company. The Bank is paid a 
commission by the insurance   company for each insurance policy sold. This initiative helps 
the Bank to boost its fee income through commission earned. In turn, the insurance company 
can   effectively   tap   the   Bank’s   customer   base   and   utilize   the   bank’s   resources   and 
infrastructure to maximize its sales. As per IRDA norms,a Bank is permitted to tie up only 
with 1 insurance company (1 general insurance company and 1 life insurance company) of 
each line of business. The two type of models used by Axis Bank for Bancassurance tie­ups 
are Corporate Agency and Referral.

                 (b)GENERAL INSURANCE
        ­   In early 2005, Axis Bank entered into a corporate 
agency tie up with the leading private sector insurance player, Bajaj Allianz General Insurance 
Company Ltd, for sales of non­life insurance products through all its branches. The formal 
launch and announcement of the tie up took place during May 2005.

         (c)LIFE INSURANCE  ­  In December 2006, Axis Bank entered into a Bancassurance 
tie up with MetLife, for sales of life insurance products through all its branches. MetLife was 
selected by Axis Bank after an extensive assessment of complementary strengths of all the 
insurance companies of India. The Bancassurance alliance with MetLife is a referral model 
whereby  leads generated by the bank are executed by MetLife staff stationed at the bank 
branches.

(4)CREDIT CARDS 

         (a)PLATINUM CREDIT CARD
       ­ The Axis Bank Platinum Credit Card would be the 
first Chip based Platinum Credit Card in India, offering the highest level of security to our 
cardholders.The Platinum Credit Card is a key premium product and would be placed above 
the Gold and Silver Credit Card offerings of the Bank. Apart from the highest level of security 
the card offers a bouquet of exclusive offers that sets the card apart in premium segment.

         (b)GOLD AND SILVER CREDIT  CARD VARIANTS – It provides Complimentary 
flight   vouchers,   Fabulous   discounts   on   hotels,Comprehensive   insurance   package   and   Fuel 
surcharge waiver.
         (c)CORPORATE CARD ­ Corporate Cards are mainly used for official spends incurred 
by the employees on official Travel and Entertainment, i.e., Hotel Bookings, Flight Bookings, 
Restaurants, etc.

                 (d)PLATINUM CORPORATE CARD  ­ Axis Bank Platinum Corporate Card is the 
country’s   first   corporate   card   on   platinum   platform.Platinum   Corporate   Card   comes   with 
additional benefits such as:

    •  Higher Credit Limits

    •  Round the clock world wide concierge service

        •     VISA   Platinum   Benefits   offering   an   array   of   privileges   from   a   host   of   renowned 

international partners

    •  VISA Golf Benefits providing exclusive privileges at some of world’s finest golf courses

       •   Platinum Customer Care numbers for immediate fulfillment of any service request on 
corporate cards
(5)DEBIT AND PREPAID CARD 

                 (a)DEBIT CARD  ­ A Debit Card provides on­line direct electronic payment from a 
Bank  Account for payments at Merchant Establishments (shops, restaurants, petrol pumps 
etc.), and access to ATMs for cash withdrawals and inquiries. It can be used both as an ATM 
Card and as a method of payment (instead of cash / cheques) when purchasing goods and 
services.

         (b)AXIS BANK TRAVEL CURRENCY CARDS ­ AXIS Bank Travel Currency Card 
helps   people   who   are   on   the   move   for   business   or   for   leisure,   directly   and   through   its 
intermediaries.   AXIS   Bank   Travel   Currency   Card   is   a   superior   alternative   to   Travelers 
Cheques or Foreign Currency Cash since it ensures a high level of convenience for utilization 
and security by not carrying cash.AXIS Bank is a market leader in the Travel Currency Card 
segment   providing   eight   currency   options   in   US   Dollars,   EURO,   GBP,Australian   Dollars 
(AUD),   Canadian   Dollars   (CAD),   Singapore   Dollars   (SGD),   Swiss   Francs   (CHF),   and 
Swedish Kroners (SEK).

         (c)AXIS BANK MEAL CARD ­ The AXIS Bank Meal Card is a prepaid card, aimed 
primarily at corporates as a convenient and secure mode to disburse Meal allowances to their 
employees. The card is based on the MasterCard Platform, usable at merchant outlets selling 
ready­to­eat items, food and beverages and reloadable on the request of the corporate only.
         (d)AXIS BANK GIFT CARD  ­ The AXIS Bank Gift card is a rupee­denominated, non­
reloadable,   prepaid   card   based   on   the   Visa   Electron   platform   usable   at   all   Visa   enabled 
merchant outlets and is unique.

 
         (e)REWARDS CARD ­ Rewards card is a prepaid card, aimed primarily at corporates 
for   the   disbursement   of   Salary/   Commission/   Incentive   payments.Rewards   Card   acts   as   a 
substitute for Cheques, Pay orders or Demand drafts for the corporates with low­ticket salary 
size.
 
 
         (f)ANNUITY CARD ­ The AXIS Bank LIC Annuity Card is a rupee denominated card 
which is an innovative and extremely convenient way to receive regular Pension / Annuities 
from LIC of India.

(6)MERCHANT ACQUIRING SERVICE  ­  Axis Bank has launched its Acquiring 
business from December 15, 2003. Currently, the Bank has an installed base of more than 
77,000 terminals and adding around 5000 MEs per month, the highest in the industry in terms 
of nos. added per month. Axis Bank is now the 2nd largest player in the country.

Interpretation in Q4 FY10 Performance

1 Growth in the Bank’s core businesses

– Total Net Advances grew 28% yoy to Rs. 1,04,343 crores
– Total Investments grew 21% yoy to Rs. 55,975 crores
– Total Assets registered a 22% yoy growth, rising to Rs. 1,80,648 crores
– Fees grew by 17% yoy, rising to Rs. 780 crores
– Share of demand deposits in total deposits stood at 43% on daily average basis
2 Retail Advances grew by 30% yoy to Rs. 20,823 crores; constituted 20% of total
advances, as compared to 20% at the end of Q4FY09.
3 Net NPAs at 0.36%, as compared to 0.35% at the end of Q4FY09.
4 At the end of March 2010, book value per share was Rs. 395.99, as compared to Rs. 284.50
at the end of March 2009
5 Capital Adequacy stood at 15.80% with Tier-I capital at 11.18% at the end of year
march,2010.
6 Consistent Net Profit Growth.
7 Growing Net Interest Income.
 NIIs for the last 5 years
FY06 1,078
FY07 1,468
FY08 2,585
FY09 3,686
FY10 5,004
CAGR 47%

FY10

FY09

FY08

FY07

FY06

0 1000 2000 3000 4000 5000 6000

8 Growing Demand Deposits

Deposit                                                    Q4FY10                        FY10
Savings                                                          40%                          36%
Current                                                         42%                           25%
Total Demand Deposits                                 41%                           31%
Total Deposits                                                16%                           17%

9 Current Account Growth
             Current Account deposits for the last 5 years (as on 31st March) 
Mar’06                    7970
Mar’07                  11304
Mar’08                   20045       
Mar’09                   24822
Mar’10                   32168
CAGR                     42%

Current Account Deposits

35000

30000

25000

20000
Amount

15000 Column E

10000

5000

0
Mar'07 Mar'09
Mar'06 Mar'08 Mar'10
Year

10 Savings Bank Growth Savings Bank deposits for the last 5 years (as on 31st March) 

Mar’06             8,065 
Mar’07            12,126 
Mar’08            19,982 
Mar’09            25,822 
Mar’10            33,862 
CAGR             43%
                                           
Savings bank deposits
40000
35000
30000
25000
Amount

20000
Column E
15000
10000
5000
0
Mar'07 Mar'09
Mar'06 Mar'08 Mar'10
Year

Major Achievements of AXIS BANK

• Ranked No. 1 by Prime Database for the 9-month period ended December 31st, 2009
• Ranked No.1 for the Indian Domestic Bonds (Underwriter League Table) by Bloomberg for
the calendar year ended December 2009 and quarter ended March 2010
• Rated the ' Best Domestic Debt House-India' for the year 2009 by Asia Money
• Business leader award for private sector bank given by NDTV.
• Won 3 awards from Euromoney for “Deals of the Year for 2009”

Chapter 2
CREDIT MANAGEMENT AN OVERVIEW

Credit Scenario in India 
Against the backdrop of generally strong economic fundamentals, the credit growth has been 
impressive.The credit products have become more sophisticated with the increasing maturity 
of banks and growth of financial institutions. In order to decrease the borrowing cost and 
hedge interest rate risk the companies in India are increasingly using products Credit Linked 
Note,   Credit   Default   Swaps   etc.   With   burgeoning   Indian   economy,   increasing   focus   on 
emerging markets with India being one of the frontrunners and improving infrastructure in the 
country, this trend in credit growth is expected to continue. In the context of booming credit 
growth scenario in the economy, AXIS Bank has been a market outperformer with YoY net 
corporate credit growth of 65% for FY10 on top of a 76% growth for FY09. 
The net NPA level has been consistently decreasing with better credit selection and close 
monitoring and stands at 0.36% at the end of FY10. With aggressive targets being set for 
FY11 and opening of overseas branches, the current year portends challenging opportunities 
for the Credit Department. 

Function of the Credit Department

Credit is a core banking function that enables attainment of the fundamental objective of
assets transformation between its clients. The function is executed by way of extending fund
based and non-fund based credit facilities to different clients. The Credit department
endeavours to extend different products in the above two categories to the corporate clients in
the country.This department aims to maximize the interest spread earned on funds available
with the Bank while keeping the risk on the credit portfolio at acceptable levels. To further
enhance the income for the Bank the department provides fee-generating non-fund based
corporate banking facilities to the clients. This department is the major contributor to the top
line as well as bottom line of AXIS Bank.The key strengths of the department are superior
appraisal skills, understanding of risk, in-depth understanding of industry and relationship
with leading Indian corporates, especially in the mid corporate segment.

Credit Products Offered by AXIS Bank 
Credit facilities can be FUND BASED or NON-FUND BASED. The fund based limits are
those where outlay of the Bank’s funds is involved. Such limits are also known as borrowing
limits. Non-fund based limits are those where the Bank has to meet the commitment / promise
made by a borrower and endorsed by the Bank, only if the borrower fails to honour it. Main
types of facilities under fund based limits and non-fund based limits and the related guidelines
for granting advances against them are discussed below in brief.

1)Fund Based 
Fund Based limits are generally granted by way of Overdrafts and Cash Credit, Demand
Loans, Working Capital Term Loans, Bills Purchased / Discounted and Term Loans.
• Overdraft and Cash Credit: In Overdraft/Cash Credit, the borrower is allowed to
carry out debit and credit transactions up to a limit. These are more operative accounts
and have cheque book facility. The term “Overdraft” is generally used for continuing
limits granted against the security of term deposits and other financial securities,
occasional overdrawings / debits in current accounts and also for continuing limits
granted for personal purposes. “Cash Credit” is generally used for continuing limits
granted for working capital requirements of commercial establishments. Cash
credit/overdraft limits are repayable on demand.
• Demand Loans: As the name suggests, are repayable on demand. They are also at
times referred to as Loans. Though technically repayable on demand, a repayment of
the loan in installments spread over a period up to 3 years or so is generally stipulated.
Composite loans given for working capital and for fixed assets as also the loans for
fixed assets where repayment period is stipulated up to 3 years are generally granted
by way of Demand Loans.
• Working Capital Term Loans
Term Loans: Term Loans are generally granted for acquisition of Fixed Assets. They
are repayable by specified number of instalments spread over a period of 3 to 5 years
or some times more. Normally, a term loan, which is repayable up to a period 3 to 5
years, is called Medium Term Loan. Where the repayment is longer than 5 years, it is
called Long Term Loan.
• Term loans are mainly granted for acquisition of capital assets.
• The loans are not repayable on demand, but only in installments ranging over a period
of time.
• The repayment of the loan is generally out of the future earnings of the borrower’s
business.
• The primary security is normally the charge on the fixed assets of the company.

• Bills Purchased/Discounted: these are normally meant for financing working capital
requirements in the post-sale part of the operating cycle of a unit. The facilities are for
purchasing/discounting bills drawn by the customer for goods sold.

2) Non-Fund Based
The   two   main   types   of   non   fund   based   facilities   are   Letter   of   credit   and   Bank 
Guarantees the details of which are given as follows: 
Letter of Credit: Letter of credit (LC) is an arrangement where a bank, acting on the 
request of the customer (importer/opener of letter of credit), gives an undertaking to a 
third   party   (exporter/beneficiary   of   the   letter   of   credit)   that   on   his   submitting   the 
shipping documents (drafts, invoices, insurance policy bill of lading), the bank will 
meet the trader’s commitment. In international trade, given the fact that the local trader 
might not be known to the foreign supplier, such assurance from a bank facilitates the 
business. 
• Process – Opening of Letter of Credit 
The stages in the use of a letter of credit are as follows: 
1) After the initial business dealings between the parties involved the Buyer applies to 
Issuing bank for a LC. 
2) The bank opens a LC on the basis of existing Non­ fund based limits extended to 
the buyer or opens new limits for the buyer. Such extension of non­fund based limits 
involves the bank demanding margin or collateral given the buyer’s market standing. 
3) Issuing bank sends the letter of credit to the bank (Advising bank) in the seller's 
country. The advising bank's main obligation at this step is to authenticate the letter of 
credit. 
4)   Advising  bank informs  the   beneficiary  of the  letter  of credit.  At this  stage  the 
beneficiary seller should check that its terms and conditions matches the agreement 
and can be complied with, e.g. the goods can be shipped by the required date, the 
required documents can be obtained. 
5) Beneficiary (seller) ships the goods, then gets the required documentation, which 
 will usually  include a transport document such as a bill of lading. 
6)   Beneficiary   checks   that   all   these   documents   conform   to   all   the   terms   and 
conditions laid down  in the LC. 
7) Beneficiary presents the documents to its banker. Depending on the arrangements 
specified in the LC, the bank pays the beneficiary. 
8) The documents are sent back to the issuing bank. If they are in order, the issuing 
bank will debit the applicant, remit the funds to the beneficiary's bank and pass the 
documents to the applicant so the goods can be claimed from the carrier. 

Bank Guarantees:Issuing guarantees on behalf of customers is a major non-fund

based business of banks.A guarantee is a contract to perform the promise or discharge
the liability of a third person in case of his/her default. It constitutes a contingent
liability that arises in the event of default by the customer.

CHAPTER 3

1)BORROWERS
  Credit   limits   are   considered   to   various   types   ofborrowers.Depending   on   the 
constitution of the borrower certain formalities are required to be completed, and 
precautions need to be taken while dealing with them.

•  In case of limited companies 
   
  A limited company may be private or public, incorporated under the Companies 
Act, 1956.It come into legal existence after the Registrar of Companies issues a 
Certificate of Incorporation. The following basic documents should be obtained for 
considering requests for advances to limited  companies:
o Certificate of Incorporation 

o Certificate of Commencement of Business

o Memorandum and Articles of Association

o Balance Sheets and Profit & Loss Statements 
o Board Resolution 

•  Rest Restrictions on the Borrowings by a Company  

The Memorandum of Association of the limited company should be scrutinised to 
ascertain that the purpose and the amount of advance facility sought are authorised by 
the   Memorandum   of   Association.   It   must   be   ascertained   whether   there   is   any 
restriction on the borrowing by the company.
 

•  Restrictions on Borrowing Powers of Directors 
 The board of directors of a public limited company cannot borrow in excess of the paid­up 
capital and free reserves of the company without the consent of the company in a general 
meeting. 

•  Restriction on Banking Arrangements with Other Banks 
In the case of limited company borrowers, an undertaking should be obtained from 
them to the effect that they will not open any current account or approach any other 
bank  for  facilities without obtaining prior clearance in writing from the Bank. It 
should also be ensured that the company close their existing accounts, if any, with 
other banks, unless satisfactory explanation is offered for continuing the accounts.
 •  PARTNERSHIP FIRMS  

     A partnership firm is governed by the Indian Partnership Act, 1932.  Original Partnership 
Deed should be verified to ensure that the provisions in the deed do not conflict  with the 
terms   of   the  account.   A  copy   of   the   deed   should   be   obtained.   Important   provisions/ 
stipulations   affecting   the   operations   of   the   bank   account   should   be   noted   for   ready 
reference.In every partnership account, the Partnership Letter completed and signed by all 
the partners in their personal capacity and on behalf of the firm should be obtained. 

•  In case of Retirement or Admission of a Partner 
Normally, the operations in the existing account should be put on hold to keep the retiring 
partner’s estate liable for the debts due to the Bank. The credit facility for the reconstituted 
firm should be got reviewed as soon as possible.

•  In case of death of a Partner 
  The operations in the existing account should be stopped / freezed to protect the Bank’s 
right against the estate of the deceased. The credit facility of the reconstituted firm should 
be got reviewed as soon as possible and the debit balance in the account wiped out by one 
or more of the following: 
i) Obtaining a cheque or letter of authority signed by all the partners in the new firm formed 
in place of the dissolved firm. 
ii) Recourse to the estate of the deceased partner. 
iii) Payment made by surviving partners. 
iv)A fresh account of the new / reconstituted firm should be opened by following the usual 
procedure.

•  INDIVIDUAL BORROWERS 
                
Single Borrower 
An account in the name of an individual is operated upon by the account holder him/herself. 
An individual borrower may authorise another person to operate the account under a Power 
of Attorney. The Power of Attorney should be notarised by Notary Public. The Power of 
Attorney must have a specific power to borrow and operate the account whether in credit or 
in debit and should also include power to pledge, hypothecate and confirm the security of 
the borrower. Upon death of the borrower, the power of the attorney granted by the borrower 
ceases to operate.                  

Joint Borrowers 
 • In case of more than one borrowers, all must be made jointly and severally liable for 
borrowings. 

• Authority   to   any   of   the   joint   debtor   to   operate   on   a   deposit   account   does   not 
automatically extend to borrowing without the concurrence of all account holders. 

• Specimen of the letters of instructions for joint accounts of two persons. 

•  PROPRIETARY CONCERNS 
• Proprietorship is in the name of a firm or a business owned by an individual who is its 
proprietor 

• A   declaration   from   the   sole   proprietor   of   the   concern,   whether   functioning 

under his/her own name or a trade name, should be obtained in the personal 
capacity to the effect.

●  HINDU UNDIVIDED FAMILIES (HUF)
A   Joint   Hindu   Family   consists   of   all   persons  lineally   descended   from   a   common 
ancestor and includes their wives.The documents should be executed by the Karta and 
also by all major co­partners or by the Karta, provided a letter of authority signed by all 
the major co­partners empowering the Karta to sign the documents on their behalf is 
furnished. An undertaking letter stating, that the advance is required for the ordinary 
purpose of the family business and all of them jointly and severally bind their interest 
in  the  Undivided Hindu Family and also those of their respective issues should be 
obtained. 

     
●  TRUST  
An estate is placed in the hands of Trustees in accordance with the provisions of Trust 
Deed. A trust can be Public Charitable Trust or Private Trust for the benefit of private 
individuals. Requests for grant of advance facilities to public charitable trusts, private 
trusts   and   for  partnership   firms   having   such  trusts   as   partners,   should   be   referred   to 
Central Office for sanction, irrespective of the power delegated to various delegatees. 
Such advances should be considered on merits by Central Office, only after satisfying the 
legal provisions / requirements. 
 2)CREDIT APPLICATION FORM AND INITIAL SCRUTINY
                       
  Issuing Credit Application Form 
Appropriate   Credit   Application   Form   of   the   Bank   may   be   provided   to   the   prospective 
customer, if: 
o The   request   is   found   to   be   prima   facie   in   order   and   generally 
conforming to the credit policy and plan/s of the Bank / branch and 
basic principles of lending. 
o The customer is agreeable to the Bank’s terms and conditions normally 
prescribed for such facilities. 

                 Receipt of Credit Application Form 
Credit Application Form submitted by the customer should be  checked to ensure that: 
o It is in the proper form. 
o All the applicable items are properly filled­in, with appropriate remarks 
made against inapplicable items. 
o It is signed by the borrowers and guarantors, wherever applicable.
o All   the   relevant   details   and   necessary   enclosures   like   statements, 
reports, certificates, balance sheets, assessment orders, forms etc., are 
enclosed. 

Credit Application Received Register
All Credit Application Forms received must be promptly entered into the Credit Application 
Received and Disposal Register [Specimen Appendix: (V) ­ II]. All the relevant columns of 
the   Register   should   be   properly   filled­in.   Periodic   notings   on  the   progress   of   the   request 
should also be made in the respective columns. 

 Initial Scrutiny
A quick scrutiny of the Credit Application Form submitted by the customer may be 
carried out by reviewing the papers and financial particulars submitted by them. The 
observations contained in the note on discussions / interview with the customer may 
also referred to. 
                 Pre Sanction Inspection and Credit Reports 

  Pre­sanction inspection should be conducted and credit reports collected for considering all 
the credit requests, except the following: 
• Advances against the Bank’s Term Deposit Receipts. 
• Advances   against   Shares,   LIC   Policies,   National   Savings   Certificates, 
and other Government securities where the branch has directly registered 
its charge with the issuing authority and necessary proof to this effect is 
maintained on the branch record.      

 Rejection of Credit Request 
  If at any stage, during the processing or sanction of an advance, it is found that the credit 
request does not merit consideration, the Branch Head may reject the credit request with due 
permission from appropriate authority. The Branch Head should, however, be sure that the 
request / requirement of the borrower was understood properly. Reasons for rejection of the 
request can be: 
o The borrower is undesirable / unacceptable. 
o The request is not in accordance with the Credit Policy / Plan of the Bank. 
o Finance to such project / activities are not permitted as per the RBI guidelines. 
o  Project activity is not technically feasible / financially viable. 
o Security is not adequate, the risk involved is high. 

3)PREPARATION OF CREDIT PROPOSAL

Credit Application and other particulars submitted by the customer, credit reports and 
reports   /   notes   of   pre­sanction   inspection   of   the   account   carried   out   by  the   Bank 
officials would form the basic inputs for preparing the Credit Proposal. It is necessary 
that the person preparing the Credit Proposal is thoroughly acquainted with the basic 
principles of lending and the up­to­date guidelines, policies  and procedures  of the 
Bank and the guidelines / directives of the Reserve Bank of India and other regulatory 
authorities on the subject. 
• Credit Proposal should normally be prepared by the branch staff. In cases involving 
large limits and complex projects or in case of other exigencies, Credit Proposals can 
be prepared by or with the assistance of the officials at Zonal/Central Office. 
• Credit Proposal must be prepared in required number of copies. 
• The   Bank   has   not   standardised   the   Credit   Proposal   Format   for   processing   credit 
requests   of   Corporate   Banking   customers   as   each   credit   proposition   has   its   own 
 peculiarities.   Depending   on   requirements   of   each   case,   the   proposal   should   be 
prepared covering all relevant areas. 

       GUIDELINES FOR PREPARING CREDIT PROPOSAL

         The guidelines for preparing credit proposal based on the frame­work mentioned above 
are given below. 

1. Proposal Number 
         Number the proposals serially from the beginning of each financial year. The Alfa Code 
of the Branch (short form of the branch name), financial year and serial number of the 
proposal would form the proposal number. 

2. Date 
            State the date on which the proposal is submitted along with reasons for delay, if any.

      3.Branch 

            State the name of the branch to which the advance pertains. 

      4.Present and Proposed Facilities 

            Give in brief the facilities for which sanction is being sought. . 

     5.Name of the Company 

            Mention full and correct title of the advance account. 

     6.Constitution 

       State   the   constitution   of   the   account,   whether   Individual,   Proprietorship,   Registered 

Partnership,   Private   Limited   Company,   Public   Limited   Company,   Public   Sector 
Company, Trust, Institution, etc. 

   7.Date of Incorporation

              Mention the date of incorporation of the company. This can be ascertained from the 
Certificate of Incorporation issued by the Registrar of Companies. In case of non­
corporate bodies, the date / year of establishment may be given

    8.Group Affiliation, if any and Other Group Companies 

                       Give the name of the Group to which the company belongs. Also list out other 
companies, which are managed by the same group along with brief comment on the 
 status of banking facilities availed by them. 

     9.Line of Activity 

          Give brief description of the nature of business / activities carried out by the borrower 
for which the facilities are proposed. In case of manufacturing / industrial concerns, 
give brief description of major processes / products. 

       10.Registered Office 

           Give full and correct address of the Registered Office of the borrower company. 

       11.Corporate Office 

         Give full and correct address where the Administrative Office of the Company is 
situated. 

       12.Works Located 

         At  Give full and correct address of the major factory/s and works. 

       13.Board of Directors 

            Give the list of Directors of the Company indicating against each name the type of 
office he/she holds, such as Chairman, Vice Chairman, Managing Director, Whole 
Time Director, Nominee of ____ (FI) etc. 

       14.Capital Structure and Share Holding Pattern 

            Give the amount of paid up capital of the company. Also give the share holding 
pattern in percentage terms for different categories of shareholders: 
Promoters  ­ Also   give 
  names of major 
promoters 
holding   more 
than 10% of the 
shares 
individually. 
Group  ­ Also   give 
   Companies  names of major 
group 
companies 
holding   more 
than 10% of the

15. Share Price Movement 
               In case the borrower is a listed company, give the names of stock exchange/s 
where it is listed, latest quoted price, high and low prices during last 52 weeks 
and EPS. 
16.Present Banking Arrangement 
            Give the names of present bankers to the company and indicate the fund based 
and non­fund based limits availed from each of them. Also specify whether the 
financing is under a formal consortium arrangement or as multiple banking. 
17.Indebtedness to Axis Bank 
           Give the extent of present and proposed fund based and non­fund based limits 
from our Bank. 

18.Banker’s Reference and Rating by Credit Agency 
• Give highlights of the Bankers’ Reports obtained recently on the conduct of 
the accounts of the company and the other companies of the group. 
• In case the company has obtained credit rating from any Rating Agency, 
give the latest rating (and its brief description) along with the name of the Credit 
Rating   Agency,   nature   of   instrument/s   for   which   rating   is   obtained,   date   of 
awarding the rating and its validity. 
19.Credit Risk Rating and Asset Classification 
          Work out and indicate the Credit Rating as per the Credit Risk Rating system of 
the Bank. Also confirm that the asset classification continues to be ‘Standard’. 
In case of new accounts, credit rating allocated by the leader of consortium / 
other   financing   banks   and   also   confirmation   that   it   continues   as   ‘Standard’ 
account may be given. 
 20.Brief Background of the Company 
            Give brief history background of the company. Also give brief description 
of   major   business   /   activities.   In   case   of   manufacturing   /   industrial 
enterprises,  give  brief description  of the  major processes  and  products. 
Give comments about the reputation of the company, quality and conduct 
of business, soundness of operations etc. 

21.Product   Profile,   Installed   Capacities   and   Infrastructure 

Facilities 

            Give brief details about major products and processes involved, installed 
capacity,   production,   capacity   utilisation,   infrastructure   facilities, 
technology, expansion plans, main suppliers etc. 

22.Major Competitors and Market Share 

• Give brief particulars about the major competitors and market share of 
the company as well as main competitors. The information may be obtained 
from published data, where available and/or market enquiries. 

• Give price advantage, tariffs, marketing network, trends and prospects, 
main customers of the company vis­à­vis the competitors. Give comments for 
major variations. 

23.Industry Profile and Prospects 

            Give overall profile of the industry including size of the market, growth 
rate,   status   of   installed   capacity,   production,   demand­supply   position, 
regulatory   environment,   industry   outlook,   impact   of   technology, 
globalisation, liberalization, success factors and trends and prospects. 
24.Future Plans 
            Describe briefly the expansion / diversification and other plans which the 
company is in the process of implementation or envisages to implement in 
the near future with the possible impact thereof on its functioning and 
income generation. 

25.Performance and Financial Indicators 
            In case of existing companies, figures pertaining to four years i.e. last two 
years actuals based on audited accounts, estimates for the current year and 
projections for the next year are normally given.. The major items of figures 
for which information is to be furnished are given below given are as under: 

Key Financial Indicators 
a) Net Sales 
b) Other Income 
c) Operating Profit after Interest 
d) Net Profit before Tax 
e) Net Profit after Tax 
f) Paid­up Capital 
g) Tangible Net­worth 

   Ratios 
a) Profitability Ratios 

b) Turn Over Ratios 

c) Liquidity Ratios 

d) Leverage Ratios  

3. Assessment of Limits 

          Term Loans 

              The request for the Term Loan limits should generally be accompanied by 
the  detailed project report prepared by the Borrower. The bank official 
should   appraise   the   project   from   different  angles   with   the   objective   of 
justifying the investment. The main components of appraisal of a project 
are given below in graphic form for ready reference: 

         The important Ratios that need to be considered for appraising the project are 
 described below: 

 Service Coverage Ratio (DSCR) 
• Debit Service Coverage Ratio (DSCR) ratio provides the measure of the 
ability of the project to service the repayment of its entire long term debt. It 
also serves as a guide to determine the period for repayment            
• The ratio is valuable as it indicates the margin of safety which exists for 
the Bank. A good DSCR should be two or more. When it is less than two, 
greater care needs to be exercised. 

 Internal Rate of Return 
                    Internal Rate of Return (IRR) is generally worked out by a process of 
trial and error. First cash flows are discounted at cut off rate and if NPV is 
negative at this rate, the project is rejected since IRR is less than the cut­off 
rate. Secondly if NPV is positive at the cut­off rate, cash flow are discounted 
at higher and higher rates, till such time NPV becomes zero. 

 Break Even Point (BEP) 

               Break Even Point indicates the volume of sales which the unit must achieve 
in order to cover its total costs. If the unit can sell more than the break even 
volume, it earns profit. 

 Sensitivity Analysis 

                             Sensitivity analysis indicates the degree of cushion available in the 
profitability of the project to withstand changes with assumed conditions 
Format for Critical Project Information

• Assessment of Term Loan Requirement 

1. Locational Advantage
2. Cost of Project 
3. Means of Finance
4. Schedule of Implementation
5. Project Requirements
6. Schedule of Implementation 
7. Loan Eligibility 
8. Margin 
9. Status of Government Clearance 
10. Financial Highlights 
11. Refinance 

•          Risk Perception / Analysis      

                 Some of the suggested risk parameters that may be commented upon in 
arriving at the risk perception are given below. All the parameters may not be 
applicable to each Credit Proposal. Also the degree of importance of each 
parameter may vary across the accounts and time. 
 Political. 
 Regulatory 

 Finance 

 Currency 

 Marketing  

 Manufacturing 

 Promoters 

 Cyclicity

 Technology 

  Input Profile  
  User Profile 

 4) SANCTION AND NOTING
    

         Delegation of Powers 

                 The powers for sanctioning credit proposals are given in Delegation of 
Powers. Key functionaries at Branch, Zonal Office and Central Office have 
been   delegated   with   specific   powers.   The   powers   above   the   Sr.   Vice 
Presidents   are   delegated   to   Committee   of   Executives   (COE)   and   the 
Committee of Directors (COD). The Committee of Directors for all practical 
purposes enjoys full powers. 

            Scrutiny of Credit Proposal 
• The   Credit   Proposal   complete   in   all   respects   and   duly   recommended, 
should be sent to the sanctioning authority. 

• Credit Proposal falling within the powers of Central Office should be sent 
directly to Central Office, with a copy to the Zonal Office. 

• Appraising Officials posted at Zonal Offices/ Central Office are entrusted 
with the duty of carrying our detailed scrutiny of Credit Proposal. These officials 
while carrying out the scrutiny would particularly ensure that: 
         1 Credit Proposal is comprehensive and complete in all respect. 
        2 The request of the borrower is assessed properly by the branch and the Credit 
Proposal, including the terms and conditions proposed, conform to the basic lending 
principles, Bank’s credit policy and norms & guidelines of Reserve Bank of India / 
other regulatory authorities. 
           3 Balance Sheet, Profit & Loss Account and other financial statements are 
analysed   properly.   Items   of   Assets   and   Liabilities   are   classified   properly   and 
projections made are reasonable and realistic. 
          4  All relevant ratios are calculated. 
        5 Assessment of credit requirements is carried out by using appropriate formats, 
methods and as per the applicable norms and guidelines. 
         6  Limits proposed are within the borrowing powers of the company.
 

• Sanctioning of Credit Proposal 
  The sanctioning  authority  should  study the  proposal and appraise the  request for 
credit facilities from all the angles. The safety of the Bank’s funds should be the 
foremost consideration. The advance, including over­limit business, casual facilities 
and   one   time   transactions   should   be   sanctioned   as   per   the   discretionary   powers 
delegated to the sanctioning authorities by the Bank.

• Noting of Proposals 
Credit Proposals sanctioned by sanctioning authority should be “Noted” by the next 
higher authority. 

• The Sanctioning Authority should forward the Credit Proposals 
sanctioned during a month along with a “Statement of Noting the 
Proposals” in duplicate to the Noting Authority within a week form the 
end of the month to which it relates and ensure that it is received back 
duly noted from the Noting Authority 
• The Noting Authority nevertheless may comment on the quality of the 
Credit Proposal, procedural lapses and gaps in factual information, if 
any .

• The Noting Authority should immediately inform the higher authority 
in   case   of   serious   irregularities   in   the   sanction   as   also   about   non­
compliance with instructions / guidelines issued at the time of previous 
sanction   or   suspicion   about   malafide   intentions   on   the   part   of   the 
Sanctioning Authority.

 
5)DOCUMENTATION AND CREATION OF SECURITY

Security documents establish the precise relationship between the Bank and the borrower and 
form the main basis for the Bank’s legal recourse in court of Law in case the borrower fails to 
repay the advance.
While obtaining the documents, it should be borne in mind that, if the Bank is faced with a 
situation of remedying any defects or irregularities in the security  documents at the time of 
filing a suit, it would be difficult to get the co­operation from the borrower and guarantor/s, if 
need be, and the Bank’s action against them might be affected.

Proper drafting/format of the documents and their correct stamping   and execution are the 
three essential requirements of proper documentation.Documents by which an advance facility 
is secured become inadmissible in evidence in the Court of Law unless they are properly 
stamped. Stamp Acts of various States also stipulate penalties / criminal prosecution against 
persons who execute or sign the documents not duly stamped with an intention to evade the 
duty. Instruments / documents, other than bills of exchange and promissory notes, executed 
out of India may be stamped within three months after being first received in India.In case of 
instruments chargeable according to the State Stamp Act, the stamps should pertain to the 
concerned   State.   Stamp  duty   should   be  paid  to  the   Stamp  Office  of  the   State   where  the 
documents are executed.The stamp paper should normally be (stamp duty should be paid) in 
the  name   of  the  Bank or the  customer.The  Stamp Law  provides  that  any adhesive stamp 
affixed on an instrument should be cancelled in such a way that it cannot be used again. Such 
cancellation   is   done   either   at   the   time   when   the   stamps   are   affixed   or   at   the   time   of 
execution.The customers’ signatures should be obtained on them only after the documents 
have been appropriately stamped.
All security documents obtained from the borrowers should be held in cloth­lined / plastic 
Security Dockets only. Separate dockets should preferably be maintained for each facility of 
the borrower. The following information should appear on the outer cover:

i)    Name of the Account

ii)   Account No.

iii)  Type of Facility

iv)   Limit

• Date of Sanction

Now the CREATION OF SECURITY which includes the third party guarantee.A Guarantee 
is stipulated as a security to reinforce the safety of the Bank’s
 funds. When guarantee is stipulated as one of the securities in an advance
 account.
Parties to the contract of guarantee are:
• Applicant: The principal debtor – the party at whose request the guarantee is being 
executed.

• Beneficiary: The party to whom the guarantee is being given and who can
 enforce it in case of default.

• Guarantor: The party who undertakes to discharge the obligations of the applicant in 
case   of   his/her   default.Thus,   a   guarantee   is   a   collateral   contract   consequential   to   a   main 
contract between the applicant and the beneficiary.The question of obtaining a guarantee for 
an advance arises because the Bank as the lender desires to safeguard its own position and 
wants to ensure that the money lent is received back without default. As a means of such 
safeguard,the   bank   seeks   from   the   borrower   the   guarantee   of   another   person   (who   is 
considered good for the amount in question) for the prompt repayment of debt in case the 
borrower fails to repay.
In the event of death of a single guarantor or of one of the joint and several guarantors, steps 
should be taken immediately to obtain a new guarantor in place of the deceased. Alternatively, 
on merits of the case, the guarantee of the deceased may, on a specific request in writing from 
the borrower and all the other guarantors to the advance, be waived and his estate discharged 
from   liability   without   obtaining   a   new   guarantor.Since   a   decision   to   substitute   a   fresh 
guarantee or to waive the guarantee of the deceased as mentioned above would take some 
time, steps should be taken to preserve the liability of the estate of the deceased guarantor to 
the Bank under the guarantee.After substitution of another guarantor or the waiver, as may be 
decided upon,the new account opened as mentioned above should be closed and the balance in 
that   account   should   be   transferred   back   to   the   main   account   which   should   thereafter   be 
continued and all subsequent entries be put through that account only.

6)DISBURSEMENT, MONITORING, RENEWAL /  REVIEW

(A)DISBURSEMENT

Disbursement of any advance (credit facility) should be effected only after:

i)   Sanction of facility by the appropriate authority.

ii)  Proper execution of security documents by borrower / guarantor and
 their checking and verification.

iii) Compliance of all terms of sanction including creation and registration of charge over 
securities, where applicable.
• Completion of account opening formalities, where applicable.

Disbursement should be made as per the guidelines in this regard and subject to stipulations, 
if   any,   made   in   the   sanction.Contribution   of   appropriate   margin   by   the   borrower,   as 
prescribed,   should   also   be   ensured   before   disbursement.Term   loans   should   normally   be 
disbursed   direct   to   the   suppliers   of   machinery/contractors   /   landlords,   etc.   against   their 
invoices   by   issuing   Pay   Orders   in   their   favour   after   obtaining   margin   money   form   the 
borrowers. In case of disbursements for purchase of machinery etc., it should be ensured that 
site preparation, wherever required, for the installation of machinery is ready.

(B)MONITORING

Proper monitoring (supervision and follow­up) is the next important step after sanction and 
disbursement of credit facilities. A sound monitoring system serves as a back­up mechanism 
for   testing   various   assumptions   made   at   the   time   of   assessment   of   credit   needs   of   the 
borrowers. It also enables the Bank to evaluate the performance of the assisted unit and its 
financial health.The monitoring should be on regular basis for all accounts, irrespective of the 
risk rating accorded to the account or the type of facility granted.

The accounts of the borrower with the Bank should be monitored closely to ensure that:

i) The account is operated within the limit.

ii)The account is used for genuine transactions for which the limits are granted and that there 
is no diversion of funds or any other undesirable features.Particular care should be taken in 
case of cash credit /overdrafts accounts to ensure that the drawings are strictly used for the 
purpose for which the credit facilities are sanctioned and no diversion of funds for investment 
in   associate   concern   or   acquisition   of   fixed   assets/     acquisition   of   shares   /   debentures   is 
allowed.

iii)Turnover in the account is commensurate with the projected sales and operative / financial 
statements are submitted by the borrower in time.

iv)Appropriate   interest   (including   penal   interest,   where   applicable)   and   other   charges   are 
debited to the accounts promptly.

v)The borrower has paid the interest amount and instalments due,wherever applicable.

(C)RENEWAL / REVIEW

Its   Purpose   is   to   all   credit   facilities,   other   than   ad­hoc   guarantees   /   letters   of   credit,   are 
required to be renewed annually. The correct terminology is Review in case of Term Loans 
and Renewal in case of other facilities repayable on Demand.The “Annual Renewal/Review” 
exercise gives the Bank an opportunity mainly to assess:
i)   The performance of the borrower’s business activity.
ii)  How well and effectively the borrowed funds were utilised.
iii) The position of the Bank’s security.
iv) The borrower’s position with regard to plough back of profits.
v)  Whether the limits are appropriate.
• Whether the operations of the borrower reveal any signs of incipient sickness and if so, 
what corrective steps can be taken.

7)RECOVERY,   RECALL,   LEGAL   ACTION,   COMPROMISE   AND 

WRITE­OFF

It is the primary responsibility of the bank to monitor advance accounts, ensure that they are 
conducted as per the terms of sanction and the interest and instalments, wherever applicable 
are recovered promptly. 

Recovery Process

1  The recovery of loan is a continuous and seamless process, which should start from the 
disbursement of a loan rather than on noticing certain undesirable features/developments. The 
bank should thus monitor the accounts on an ongoing basis immediately after disbursement an 
watch for any incipient problem in the account. 

2 In all accounts, instalment reminders should be sent 10 days before due date and interest 
advices as soon as applied. The actual recoveries should be closely monitored. Diary notes 
should be regularly maintained for obtaining Revival Letters. 

3 If conduct of the account is unsatisfactory, desirability of initiating legal action should be 
examined during the validity period of security documents. 

4 The next stage of action should be when the account is being persistently irregular and likely 
to be categorised as a NPA. 

5 The next step would be enforcement of securities. This would be two – pronged – securities 
which could be sold without mediation of Court .

6 Once recovery process starts in any account, Bank should immediately stop making any 
fresh commitments to the concerned borrowing unit as also to any other units of the same 
management. 

Filing of Suit 
If   the   borrower   does   not   adhere   to   the   agreed   arrangement,   steps   for   recovery   including 
initiation of legal action should be considered without any delay.
Comprise and Write off
Compromise policy in respect of any account where recovery of the Bank’s dues in full is in 
doubt would obviously depend on each individual case. Whenever the borrowers/ guarantors 
have substantial means or where sufficient security is available all efforts should be made to 
recover   the   advance   including   the   penal   interest   by   enforcing   the   security.   Compromise 
proposals should ordinarily be considered only when the business failure is mainly due to the 
reasons beyond the borrower’s control. 
Details   of   write   off   accounts   should   be   recorded   in   a   register   maintained   at   the   branch 
containing the following details. 
i)      Serial number 
ii)     Name of the borrower 
iii)    Account Number 
iv)     Amount of sacrifice/waiver of interest 
v)      Amount written off 
vi)     Date & authority of sanction 
vii) The number, amount and date of debit to Central Office. 

 8)GUARANTEES

Issuing guarantees on behalf of customers is a major non­fund based business of banks. A 
guarantee is acontract to perform the promise or discharge the liability of a third person in 
case of his/her default. It constitutes a contingent liability which arises in the event of default 
by the customer.

There are three parties to a bank guarantee:

i) The Applicant customer ­ on whose behalf the guarantee is given, also known as Principal 
Debtor.

ii) The Beneficiary ­ to whom the guarantee is given.

iii)The Issuing Bank ­ who gives the guarantee, also called as the Surety.

Types of Guarantees:

  Bank   Guarantees   are   broadly   of   two   types   viz.  Deferred   Payment   Guarantees  and 
Ordinary Guarantees.

i)Deferred Payment Guarantees
 
A Deferred Payment Guarantee is a contract or undertaking by the bank to the supplier that 
the price of machinery or goods supplied by them on deferred payment terms will be paid in 
agreed instalments with stipulated interest on the respective due dates, in case of default in 
payment thereof by the buyer.A deferred payment guarantee is akin to a term loan, and as far 
as the buyer is concerned, it serves the same purpose as that of a term loan. A company which 
desires to acquire plant and machinery can buy them by making full payment at the time of 
delivery   itself,  either from  its  own source,  or by availing  of a suitable  term  loan from a 
bank/financial institution.In case of a term loan, the bank makes the payment either to the 
buyer or directly to the seller and the buyer (borrower) repays his obligations in stipulated 
instalments to the bank. In the case of a deferred payment guarantee, the bank merely executes 
a guarantee on behalf of the buyer to the seller’s bank, who on the strength thereof discounts 
the seller’s bills drawn on the buyer.

ii)Ordinary Guarantees

Ordinary Guarantees are of two types ­ Financial Guarantees and Performance Guarantees.

Financial Guarantees  It is a contract of guarantee, whereby the bank becomes the surety for 
the applicant who is the principal debtor and assumes all the liability of a surety under the 
Indian Contract Act. If the applicant fails to repay the underlying debt, the bank as surety is 
called upon to repay the unpaid portion of the debt. Financial guarantees are given in lieu of 
purely monetary obligations.

Performance   Guarantees  It   is   a   contract   of   indemnity,   whereby   the   bank   undertakes   to 

indemnify the beneficiary to the extent of loss or damage suffered by the beneficiary as a 
result   of   non­performance   or  defective  performance   by  the   applicant  during  the   warranty 
period. Although these guarantees are for performance of a contract or obligation, in case of 
default, the liability of the bank is to reimburse  the loss or damage not exceeding the bank 
guarantee amount and not to step into the shoes of the applicant and complete the unfinished 
task / rectify sub­standard performance of their obligations.

Text and Authentication of Guarantee

A bank should normally be issued in the form Standardised by the Bank.If a guarantee is 
required to be issued in a different format due to insistence of beneficiary, it should be ensured 
that the guarantee is:
i)For a definite period.

ii)For a definite object and enforceable on happening of a definite event.

iii)For a specific amount.

iv)In respect of a bonafide/commercial transaction.

v)Without any onerous clause.

vi)Without any clause providing for automatic renewal on its expiry.

Other guidelines and precautions to be taken while issuing guarantees are as follows:

i)In order to prevent unaccounted issue of guarantees, as well as fake guarantees, as suggested 
by IBA, bank guarantees should be issued in serially numbered security forms.

ii)The body of the guarantee, as per the requirements of the beneficiary /applicant, should be 
typed in continuation sheets.

iii) To have uniformity, the guarantees should be numbered giving alpha code of the branch, 
year and serial number of the guarantee.

iv)The guarantee should be adequately stamped.

v)The guarantee should be signed by atleast two authorised signatories of the bank.

9)SOLVENCY CERTIFICATES 

            Banks are occasionally required to issue Solvency Certificates  for the contractors  / 
businessmen   /   companies.   Solvency   Certificates   should   be   issued   only   to   the   customers 
having   borrowing   limits   with   the   same   bank   or   to   those   having   satisfactorily   conducted 
accounts  for a minimum period of six months.An application stating amount, purpose and in 
whose favour the certificate is required should be obtained from the customer. All necessary 
information   along   with   necessary   copies   in   support   documents   should   be   obtained.The 
amount   of   Solvency   /   Capacity   Certificate   should   be   decided   after   satisfying   about   the 
customer’s means and capacity. The following aspects need to be taken into consideration for 
deciding the Solvency of the customer:

• Volume of Business.
• Means   and   standing   of   the   Customer   (Net   worth   should   be   verified   from   audited 
Balance Sheet and Profit & Loss Account, Statement of Assets & Liabilities, Income Tax, 
Wealth Tax, Sales Tax, Returns etc.)
• Operations in the account.
• Track record/past performance in respect of work/contracts/business undertaken.
• Market reports

CHAPTER­4

               OBJECTIVE OF THE STUDY ­  

• To understand the Decision Making Matrix of SME Companies while deciding on 
availment of Bank Credit facility.

Introduction about SMEs

SMEs   are   the   backbone  of   all   developing   economies   including   India.   They   are   the   most 
efficient   tools   for   balanced   regional   development   and   the   most   potential   employment 
generators. As per available statistics, Indian SMEs employ about 18 million persons working 
in 3.3 million enterprises. They are the second largest employer after agriculture. In recent 
years the  sector has consistently registered higher growth rate as compared to the overall 
industrial sector. 
The   sector's   contribution   to   GDP   as   of   now   is   around   17   percent.   According   to   an 
ASSOCHAM report its share in GDP is expected to grow by a minimum of five percent to 
grab up to 22 percent share in GDP by 2012. This will be on the back of aggressive up 
gradation by the enterprises to reduce their input costs, improve productivity and thus increase 
their exports.
Riding on the fruits of liberalization, the SME sector has been growing at a rate of 35 percent 
over the last two years. Now this growth pace will be accelerated to about 40 percent. This 
will further increase the share of SMEs in the manufacturing output from 40­42 percent over 
46 percent.
Keeping up the spiraling trend, the SMEs contribution to exports is also expected to rise from 
38 percent to 44 percent in the coming few years.

Currently this sector comprises of about 95 percent of industrial units in the country and 
contributes to about 40 percent of the value edition to the manufacturing sector.

Indian   SMEs   require   business   advisory   services   to   enhance   their   international 

competitiveness in a highly competitive globalizing world. The SMEs find the services of 
reputed   national   and   international   consultants   as   not   cost   effective   and   often,   not 
adequately focused. 

SCOPE

The scope of the study include the SMEs in the region of Haryana.

The Sample of 16 SMEs has been taken to give the actual picture of the SMEs deciding 
upon the availment of various credit facilities being given by the bank on the basis of 
various attributes on a scale of 1 to 5(with 1 being the least important and 5 being the 
most   important)   in   order   of   the   importance   that   these   variables   have   on   the   SMEs 
requirement while selecting a particular bank for a credit facility.The various attributes 
are
• Interest Rate
• Margin Money
• Bank Charges
• Securities asked for
• Reputation of the bank
• Easy Availability of credit
• Service Quality of the Bank
• Turnaround Time
• Technical Guidance
• Relaxation in Recovery Norms

RESEARCH METHODOLOGY
Bank basically means business and in business collection of raw data allows the 
managers to see the real scenario and then take a decision as per the data obtained.
There are various implications in this statement
• The bank gets the clear picture of preference by SMEs
• They can examine the available information in the form of data to make a 
decision.
• The information can only be gathered by data collection and then analysing the 
available data.

Therefore,it can be said that the data collection is an important part of the project.

DATA INFORMATION

Both Primary and Secondary data will be used. Primary data is been collected by the way of 
interview and Secondary data which is not originally collected but rather obtained from 
published source.
Apart from this past data is been taken into consideration in order to darw infrences and 
analyse the performance. 

LIMITATIONS OF THE STUDY

• Observation is based much on secondary data and primary data is used for further 
analysis.
• Since questionnaire method is used to collect primary data, so the borrowers were 
reluctant to fill it as it involved time and disclosure of confidential financial information.
• In case of borrowers who were newly established firms, it was difficult to judge the 
credit worthiness of those firms because of non availability of previous year’s balance sheet 
and other information

FINDINGS OF THE STUDY
GENERAL FINDINGS

These includes the various attributes on which the SMEs decides the requirements while 
selecting a particular bank before availing the credit facility.

1)  INTEREST RATE 

An interest rate is the rate at which interest  is paid by a borrower for the use of money that 
they borrow from a lender.

6%

6%

13%

1
2
3
4
5

75%

Comments
• Most of the SMEs has given more importance to interest rate like as shown in the chart 
more of the area is covered at scale 5.
• Some of the other SMEs who has selected 4 because they are good earning firms and 
they prefer other attributes more. 

2)  MARGIN MONEY 

Borrowed money that is used to purchase securities. This practice is referred to as "buying on 
margin". 
 Margin Money on Scale
6%
13%

1
2
3
4
5
44%

38%

Comments
• In Margin Money most of the SMEs give importance at scale 3 then 4 i.e. 38%
• Most of the SMEs those who tick at 3 are Partnership firms.

3)  BANK CHARGES 

The term bank charge covers all charges made by banks to their customers. These charges may 
take many forms, including:
• monthly charges for the provision of an account 
• charges for specific transactions (other than overdraft limit excesses) 
• interest in respect of overdrafts
 Bank Charges on scale
6%

19%
13%

1
2
3
4
5
19%

44%

Comments
• To the margin money SMEs has given less importance.While some has selected 2 on 
scale.
• Margin Money is only being preferred more by PSUs which are well established and 
has more profits.

4)SECURITIES

A security is a  negotiable instrument representing financial value.These includes the both 
primary,collatoral or both securities.
 Securities on scale
6%
6%
25%

1
19% 2
3
4
5

44%

Comments
• The 44% is being weighted to scale 4.which refers to less important than other.
• It shows they do not give more importance to securities.

5)  REPUTATION 

Reputation can be considered as a component of the identity as defined by others.Reputation 
is the opinion (more technically, a social evaluation) of the group of entities toward a person,a 
group of people or an organization on a certain criterion. 
 Reputation on scale
7%
1%

1
2
3
4
5

92%

Comments
• Most of the SMEs has given more importance to the reputation of the bank because it 
gives the surity to the customer also while availing any credit facility.
• Reputation is the most important criteria among all other attributes by the SMEs.

6)EASY AVAILABILITY OF CREDIT
Easy availability of credit facilities includes less paper work,relaxed norms for lending which 
waste less time of the borrower.

Easy availability of credit on scale

8% 2%
8%
2%

1
2
3
4
5

81%

Comments
• Easy availability of credit is being given less importance and 62.5% is given scale 3. 
And those who has given 3 are those SMEs who are already same bank(axis bank) 
clients.
• These days most of the businesses would like to complete their work with less time 
involvement.
7)SERVICE QUALITY OF BANK

Service quality on scale

6%

38% 1
31% 2
3
4
5

25%

Comments
• 38% of the SMEs give the importance to the service quality at scale 5.
• The SMEs which are partnership firms has given more importance to service quality.

8)TURNAROUND TIME

Turnaround time is the total time taken between the submission of a program for execution 
and the return of the complete output to the customer.

Turnaround time on scale

6% 6%
6%

1
2
3
4
5

81%
Comments
• The turnaound time is also given less importance by SMEs.
• The SMEs with higher credit amount has given more importance.

9)TECHNICAL GUIDANCE

Technical guidance involves the help in technology up gradation by the bank which may be 
useful in the business development.
Technical guidance on scale
6% 6%

25% 1
2
3
4
5

63%

Comments
• These   days   most   of   the   businesses   need   the   upgradation   done   in   their 
technology,which needs to be easily processed by the SMEs.
• As per my study,mostly SMEs wants regular information on technology upgradation 
which is useful in the business development.
10)RELAXATION IN RECOVERY NORMS

Relaxation in recovery norms on scale

8%
2%
2%

1
2
3
4
5

89%

Comments
• It is most important attribute which is being given more importance by the SMEs 
while availing the credit facility.
• The 89% is given most importance attribute.
 CONCLUSION

The following graph will easily help to understand that among all the main attributes which 
one is the most important and which one is given the least importance on 3,4,5 scales.

Case 1­ On Scale 3 

Scale 3 interpretation
3.77%
13.20%

18.86%
1
5.60%
2
3
5.60%
4
5
1.80% 6
7
8
9
10
24.50%
18.86%

9.40%

In this Pie Chart it has been shown that on scale 3 which attribute is given importance in 
between.From this  pie chart it  has  been concluded that  most SMEs  has  given priority  to 
turnaround time and technical guidance as compared to other attributes.and no one has given 
on scale 3 at interest.

Case 2 – Scale 4
 Scale 4 Interpretation
6% 6%

11%
17%
1
2
3
4
11% 5
6
7
8
3%
9
20% 10
6%

20%

In this Pie Chart it has been shown that on scale 4 which attribute is given importance more 
than 3 and less than 5.From this pie chart it has been concluded that most SMEs has given 
priority to Bank Charges And Securities as compared to other attributes and no one has given 
on turnaround time.

Case 3 – Scale 5

Scale 5 interpretation

22% 20%

1
2
3
2% 4
2%
4% 5
6
7
5%
11% 8
9
10
7%
4%

24%
In   this   Pie   Chart   it   has   been   shown   that   on   scale   4   which   attribute   is   given   the   most 
importance.From this pie chart it has been concluded that most SMEs has given priority to 
Reputation And then to interest rate and after interest rate the service quality is the most 
important   attribute for any SMEs which they see first while availing any credit facility.

CHAPTER­5
REFERENCES

Websites

          
• http://www.axisbank.com/
•  http://www.purplemath.com/modules/meanmode.htm 
•  http://en.wikipedia.org 
•  www.google.com 
•  www.casesonbank.com 
•  http://www.rbi.org.in/home.aspx 

Personnel

1 Dr. Lokesh Yadav
2 Mr. Arvind Dwivedi
                                                     APPENDIX

QUESTIONNAIRE
COMPANY DETAILS
• Name of the entity 
……………………………………………………………………………………………………
• Country and date of formation 
……………………………………………………………………………………….
• Line of business 
………………………………………………………………………………………………………
• Registered 
Address……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
…...
……………………………………………………………………………………………………………………
…...……………………………………………………… Pin 
…………………………………………………………....
• Telephone number…………………………………………… Mobile 
……………………………………………...
• Fax…………………………………………………………… Email 
………………………………………………..

• Constitution (Please Tick)
• Proprietorship Firm
 • Partnership Firm
• Private Limited Company
• Others (please specify)…………………………………………………………………………………….

COMPANY STATISTICS

• Turnover (Annual Gross Sales)
• FY2011 (Projected)
………………………………………………………………………………………….
▪ FY2010 (Projected)
………………………………………………………………………………………….
▪ FY2009 (Audited)
…………………………………………………………………………………………...
▪ FY2008 (Audited)
…………………………………………………………………………………………...

• Number of employees
• On Roles……………………………………………………………………………………………………
• On Contract ...
………………………………………………………………………………………………
• Number of Suppliers
• <5     
• 5­10
• 10­25
• 25­50
• 50­75
• >75

• Number of Customers
• <5     
• 5­10
• 10­25
• 25­50
• 50­75
• >75

• Composition of Business
• Domestic Trade ………………%
• Exports ………………………..%
• Imports ………………………..%

• Product details
…………………………………………………………………………………………………………………….
..
……………………………………………………………………………………………………………………
…….........................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................
.............................
BANK DETAILS
Please mention the following details keeping in mind the banks the company is dealing with i.e. have a/c with or 
using any kind of loan facilities.
 Type of funding line/Bank 
Name of the bank Amount
Accounts

CC (Cash Credit)    

WCDL (Working Capital
   
 Demand Loans)

O/d (Overdraft)    

LC (Letter of Credit)
[Including LC issuance and     
LC bill discounting]

BG (Bank Guarantee)    

Buyers Credit    

Other Facilities like Current 
Accounts, etc or funding lines     
other than the ones

Rate the following   attributes on a scale of 1 to 5 ( with 1 being least important and 5 being the most 
important ) in order of the importance that these  variables have on your requirements while selecting a 
particular bank for a credit facility. Please mark your option by selecting the cell corresponding to the 
rating on the preference scale.
 Attributes 1 2 3 4 5
Interest rate          
Margin money          
Bank Charges          
Securities asked for (Primary, collatoral or both)           
Reputation of the bank          
Easy availability of credit (less Paper work, relaxed 
norms for lending)          
Service quality of bank          
Turnaround Time          
Technical guidance(Any help in technology up 
gradation by the bank which may be useful in the 
business development)          
Relaxation in recovery norms          

PERSONAL INFROMATION (of the person filling the above details)

• Name 
………………………………………………………………………………………………………………….
• Designation 
…………………………………………………………………………………………………………...
• Phone Number 
……………………………………………………………………………………………………….. 
• Email address 
…………………………………………………………………………………………………………