BogData

Introducción - Entidades
Julio 2020
AGENDA

❑ Generalidades SAP
❑ Componentes BogData
❑ Navegación Básica
❑ Proceso General Entidades
❑ BP – Business Partner
❑ Presupuesto
❑ Tesorería
❑ Contabilidad
Generalidades SAP
SAP

1972 Sede principal: Walldorf (Alemania)

2019 Top 3 – Software Mundial

+100K 440K 98% Asia Pacífico

y Japón; 15%
América;
41%

Empleados en Clientes en 100 Marcas

40 Países +180 Países más valiosas
Europa - Asia Centr.;
44%

58% Estrategia Sector

Público
Miembros ONU
Ciudadano Digital
usan SAP
SAP S/4 HANA

ERP Enterprise Resource Planning

Planificación de Recursos Empresariales.

1972 1979 1992 2004 2011 2015

R/1 R/2 R/3 ERP HANA S/4 HANA

Sistema Información Mejores Configurable y

Integrado Ágil y Segura Prácticas Adaptable
Estructura

Interfaz de Usuario

Aplicación
(ERP – CORE)

Base de Datos DEV QAS PRD

(HANA)
Navegación en SAP

AMBIENTE MANDANTES

DEV – DESARROLLO 100 120

QAS – CALIDAD 300 400

Alcance
PRD – PRODUCTIVO 400 Entidades

El mandante es un ambiente técnico de trabajo que contiene:

• Datos Maestros propios.
• Transacciones propias.
• Configuración y
• Desarrollos
Componentes BogData
 Solución ERP – CORE Tributario

ERP Core Tributario

Alcance
Entidades

CRM
SAP BW – BPC (Inteligencia de Negocios)

SAP PO (Integración con otros sistemas)

Componentes ERP – SAP S/4 HANA

Contratación
MM Gestión de Gestión de
Inventarios PS
Proyectos

COMPRAS
FINANZAS Y
I+D
COSTOS

FI Contabilidad
AA Activos Fijos TALENTO OM Organización
HUMANO Gestión de Personal
CO Gestión de Costos PA

PSM Presupuesto PT Gestión de Tiempos

TR Tesorería PY Nómina

TRM Instrumentos Financieros PE Gestión de Eventos (Entrenamientos)

BPC Planeación y Consolidación PD Desarrollo de Personal

Componentes ERP – SAP S/4 HANA

ENTIDADES – PRIMERA FASE

FI Contabilidad – Reportes
Presupuesto
PSM • Ejecución Presupuestal
• Modificaciones Presupuestales
Tesorería
FINANZAS Y • Cuentas por Pagar
TR
COSTOS • Embargos
• Recaudos
Planeación y Consolidación
• Programación Presupuestal
BPC
• Consolidación
• PAC
Core Tributario – Componentes

Recaudo de Impuestos
Vertical de Industria – Sector Público

TRM HYBRIS CRM BW – BO

Core Tributario Contribuyentes Clientes Analítica
Navegación Básica
Navegación en SAP

1. Para ingresar a SAP utilizamos el SAP Logon, haciendo

doble click en el ícono correspondiente

2. Se selecciona el acceso al mandante requerido:

Navegación en SAP

3. Introducir Mandante, usuario y contraseña 400

4. Se muestra la pantalla de SAP Easy Access

Navegación en SAP

Permite cambiar su clave como medida de seguridad

Identificación del mandante

400

Identificación del Usuario

Clave Personal PRIVADA para acceder al sistema SAP

 Navegación en SAP
Barra de Menú

Campo de comandos Barra herramientas

estándar

Barra de pulsadores
Menú Funcional SAP

Barra de Status
Proceso General Entidades
Proceso General – Entidades

Recaudos
Cargue Creación Creación Creación Modificaciones Creación Liberación Reportes
Embargos
Apropiación Inicial CDP CRP OP Presupuestales CxP CxP Contables
Devoluc.

Programación
Ejecución Presupuestal Ejecución PAC Pagos Reportes
Presupuestal
ERP – PSM ERP – PSM ERP – TR ERP – FI
BPC
BP – Business Partner
BP – Interlocutor Comercial
Persona Natural o Jurídica con quien la entidad tiene alguna relación
Persona. Organización.
Persona física particular Empresa
Ej. Identificación: Cédula Ej. Identificación: NIT

DATO MAESTRO
Datos Datos intrínsecos. Aplican para todo el mandante.
Generales Ej: Nombre, Identificación, dirección.

Datos de Información relevante para la Sociedad FI.

Sociedad Ej: Cuenta de mayor asociada FUNCIONES DE INTERLOCUTOR
Relevantes para: Cuentas bancarias, indicadores de • General. 000000
Datos Negocio retención. • Ampliación a proveedor Acreedor – FLVN00.

TRANSACCIONES –USO DESCENTRALIZADO

Creación, ampliación y/o modificación de Interlocutores Comerciales, desde una
ZTRC_0015 pantalla de diálogo (creación individual) y en proceso masivo (creación con plantilla).
NOTA: No permite modificación, solo adición.
ZTRC_0017 Visualización de Business Partner
Presupuesto
Presupuesto

Funcionalidad que permite gestionar el presupuesto de manera integrada con las demás
funcionalidades del ERP.

Permite: planificar, formular, ejecutar, controlar y hacer seguimiento del presupuesto, de acuerdo
con la estructura y jerarquía de elementos definida (Entidad CP, Fondo, Centro Gestor, Área
Funcional, Posición presupuestaria).

DATOS MAESTROS

Centro Gestor
Fondos
Posición presupuestal
Programa de Financiación
Áreas Funcionales
Ejercicio
Entidad y Unidad Ejecutora- Quienes son responsables del gasto.
De donde provienen los recursos, Fuentes y Usos.
Rubro Presupuestal
Clasificación y sector de la Entidad
Vigencia presupuestal. Listo?
Transformación Presupuesto

SiCapital
Administración Central 0001-001
Clasificación-Sector Área Funcional
- Gestión Pública AC*-Gestión Pública

Entidades 110 01 Secretaría 0110-01 SECRETARÍA DISTRITAL

Centro Gestor
Unidades Ejecutoras Distrital De Gobierno DE GOBIERNO

Fuente de Financiación 01 Recursos Distrito *1-100-F001

Fondo
Detalle de la Fuente 12 Otros Distrito VA-RECURSOS DISTRITO

Período 2020 Vigencia Actual

Vigencia 2020
Presupuestario **VF2021691 Vigencia Futura
Transformación Presupuesto

SiCapital
Posición 1310101010106 Auxilio de Transporte
3-1-1-01-01-01-0006 121020111 Aprovechamiento Económico del
Presupuestaria
Auxilio de Transporte Espacio Público
Rubro
2-1-2-01-11
Presupuestario
Aprovechamiento Económico del
Espacio Público Programa-
000000000000000000 + Cod.Entidad (4Posic.)
Proyecto

01-06-0040
Concepto de Posición * 1010600401
Adecuación Áreas físicas del
Gasto Presupuestaria Adecuación Áreas físicas del Concejo
Concejo

**
Proyectos de 3-3-1-15-01-03-1101-105 Programa-
133011501030105001101
Inversión 105 - Distrito diverso Proyecto
105 - Distrito diverso
Presupuesto – Proceso

Compromiso
• Necesidad
• CDP- Reserva
• CRP- Documento Preliminar

GASTO DIRECTO Factura (OP)

Pago
Transacciones Presupuesto

TRANSACCIONES PRINCIPALES
FMBB Modificaciones Presupuestales y PAC.
ZPSM_0019 Registro de ficha técnica ( Aplica para Entidades Publicas)
Ejecución presupuesto de gasto.
ZPSM_0081 Reporte BO para productivo.
ZPSM_0084 Ejecución de Ingresos.
ZPSM_0029 Solicitantes y Responsables de aprobación.
FMX1 Creación de Reserva de recursos - CDP
FMX3 Visualización de Reserva de recursos - CDP
Bussines WorkPlace - Manejo de Workflow.
SBWP Aprobación de reserva de recursos y compromisos de gastos.
FMZ1 Crear compromiso de Gastos.
FMZ3 Visualizar compromiso de Gastos.
Transacciones PAC

TRANSACCIONES PRINCIPALES
FMBB Modificaciones Presupuestales y reprogramaciones de PAC.
FMEDD Visualizar documento de entrada
FMKFH01 Herramientas p.reporting de ratios
ZPSM_0064 Relación PAC Anualizado caja
Tesorería
Tesorería
Funcionalidad que administra la liquidez, el efectivo y los pagos.
Optimizar las operaciones de tesorería en la compañía, generar información en tiempo real
sobre las posiciones y previsiones de tesorería, ayudar a cumplir las regulaciones contables
vigentes minimizando el riesgo de la ejecución de sus actividades de efectivo, bancos y
medios de pago.

DATO MAESTRO

Bancos Propios Cuentas Bancarias Control - Cuentas Bancarias transitorias

Caja general Caja menor
Tesorería

TRANSACCIONES PRINCIPALES
Cuentas por Pagar- AP y Recaudos Otros Clientes – AR Recaudos No Tributarios
Cargue CXP. Plantilla para registro contable de las
ZTR_0008 ZTRM0004 Recibos Conceptos varios.
cuentas por pagar.
ZTRM_0014 Cargue CXP con firma digital. ZTR0025 Recibos Devoluciones No Tributarias.
ZTRR_0005_C Armar Lote y desbloquear documentos. ZTRM0006 Reporte de Ingresos y Recaudos no tributarios.
Creación y Compensación de Cartera No
FBL1H y FBL1N Consulta de CXP Acreedores. FPE1
tributaria.
FB03 Visualización Documentos contables. FPF2 Cierre clave de reconciliación.
FB05 Contabilizar y Compensar. FPE3 Visualizar documentos Fica.
ZTR_0015 Contabilización/Compensación de Embargo. Visualización Cartera Contribuyente No
FPL9
SBWP SAP Business Workplace. Tributarios.

ZHCM_PY_002 Embargos de Nomina

ZTRR_0007 Reporte de Rechazos
FB08 anular la cuenta por pagar
Tesorería – Proceso

INFORMES

Sistema de Información
• Cajas Menores Apertura, Rembolso y Cierre. Identificar la gestión y
• Recaudos otros clientes No Tributarios, Pagos y gastos relacionados a
• Informes Operativos.
conciliación bancaria un concepto u área.
• Informes Estratégicos.
• Reembolsos y Devoluciones • Informes Legales / Entes de Control.
• Conciliaciones Bancarias – Multicash / Manual
• Pagos Masivos o Individuales Acreedores /
Proveedores.

Ciclo de control de Efectivo, Bancos y Medios de Pago

Tesorería – Transformación

SiCapital

Ingresos sin Situación de Fondos El registro lo efectúa la DDT

• El registro lo realizará la entidad distrital
directamente en SAP y solo tendrá
Reintegros Presupuestales El registro lo efectúa la DDT afectación contable y presupuestal.

Cuentas por pagar sin situación de • No tendrá incidencia tesoral.

El registro lo efectúa la DDT
fondos

La entidad radica la solicitud de La entidad distrital podrá anular

anulación en el módulo WEB de directamente la CxP en SAP, mientras ésta
Anulación de Cuentas por Pagar
anulaciones y reenvíos y la DDT anula no esté incluida en una propuesta de pago
la OP-RA. de la DDT.

La Entidad Distrital deberá registrar

Reintegro de Incapacidades Medicas El registro lo efectúa la DDT
directamente en SAP la Cuenta por Cobrar
Tesorería – Transformación

SiCapital
El sistema permite registrar nombres
Legalización de Ingresos
incompletos de terceros
No Tributarios
(ejemplo: 1 nombre y 1 apellido)
Valida contra la Registraduría Nacional y
otros organismos, por lo cual, el tercero
debe estar correctamente creado (nombre
completo, tipo y número de identificación)
o no se podrá legalizar el recurso.

Legalización de ingresos remate de

El registro lo efectúa la DDT El registro lo realizará la entidad distrital
Vehículos en abandono
directamente en SAP, tendrá afectación
Legalización Retenciones en la Fuente contable, presupuestal y tesoral.
El registro lo efectúa la DDT
(Enajenación de Activos - SGR - Bonos)

La entidad solicita por oficio la

Reclasificaciones de descuentos La entidad registrará directamente en SAP
devolución y el registro lo efectúa la
tributarios este movimiento.
DDT en OPGET
Tesorería – Transformación

SiCapital
La entidad solicita por oficio la
Devoluciones de Descuentos Tributarios
devolución y el registro lo efectúa la La entidad gestionará y ordenará la
(Sector Central)
DDT en OPGET devolución directamente en SAP, a través
La entidad solicita por oficio la de una Cuenta x Pagar con firma electrónica
Devoluciones de Ingresos y digital.
devolución y el registro lo efectúa la
No Tributarios
DDT en OPGET

El registro (firma electrónica) de la CxP

Con el registro de una OP-RA se afecta
Radicación de
el presupuesto, PAC, Contabilidad y se
Cuentas por Pagar (CxP)
ordena el giro tesoral.
afecta el presupuesto, PAC y Contabilidad,
más no ordena giro tesoral, esto solo
sucederá cuando la entidad libere para
pago la CxP y firme digitalmente el PDF de
la planilla de CxP.
Tesorería – Transformación
Embargos de Proveedores
y Contratistas
Firma CxP
Cuentas por pagar entre meses
SiCapital
La DDT realiza en registro del embargo
en OPGET y lo aplica sobre las OP que
radican las entidades
Firma Digital en OPGET
OPGET anula automáticamente las OP-
RA que el último día hábil del mes no
hayan finalizado la aprobación y firmas
de la entidad.
• La DDT realiza el registro del embargo en
SAP
• La entidades liquidarán y ordenarán el
pago del embargo directamente en SAP a
través de una cuenta por pagar.
• Firma Electrónica en SAP
• Firma Digital de la planilla de CxP
mediante un PDF
Las entidades distritales podrán registrar
CxP entre meses sin que hayan ordenado su
pago (liberar para pago).
Contabilidad
Finanzas
Es el modulo Contable y Financiero,
Para atender todos los procesos financieros y contables de una organización.
La información generada en él, es la base para generación de informes
suministrados a entidades de Control Externo.

DATO MAESTRO ESTRUCTURA

Instrumentos de operación que pueden SOCIEDAD FI 1001
Cuentas clasificarse para registrar las operaciones SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA
Contables financieras de la organización.
Ej: Cuentas del grupo 5*Gastos.
SEGMENTOS
Se refiere a unidad organizativa.
Segmento Ej: Secretaria Hacienda, entidades.
PLAN UNICO DE CUENTAS CGCG 10 DIGITOS

PERIODOS CONTABLES 12 Y PERIODOS AUXILIARES 4

Finanzas – Conceptos

CLAVES DE CONTABILIZACION CLASES DE DOCUMENTO

KE Factura de Embargos
01 Deudor al Debe
KF Factura acreedor Reg
11 Deudor al Haber
KL Legaliza Rte Fte
21 Acreedor al Debe
KM Contab. Caja Menor
31 Acreedor al Haber
KR Factura acreedor
40 Cuentas de Mayor al Debe
NE Nomina Entidades
50 Cuentas de Mayor al Haber
ZP Contabil. pagos
70 Activos Fijos al Debe
NA Nomina Aportes Entidad
75 Activos Fijos al Haber
KI Ajustes Desc Tributarios
KN Devol No Tributarias
Contabilidad – Reportes

TRANSACCIONES

Conocimiento de la administración del Plan

FS00 Dato Maestro Plan de Cuentas
de Cuentas – ( visualización).
FBL1N Y
FBL1H Partidas Abiertas Acreedores Reporte para consultar acreedores.
Sistema de Identificar la gestión y
Información: ZFI_0035 gastos relacionados a Consulta de registros contables del Segmento
Libro Auxiliar
un concepto u área. Hacienda
Reportes
Operativos. FB03 Consulta documento FI Consulta imputación contable

Reportes
Estratégicos.
Contactos

Asunto: Prueba piloto – Nombre Entidad

Envío de correos a la cuenta entidades_bogdata@shd.gov.co

con copia a
rrojasg@shd.gov.co Rito Antonio Rojas – Líder Integración Entidades
hbriceno@shd.gov.co Helen Briceño – PMO Integración Entidades
mesocha@alcaldiabogota.gov.co Maria Elsa Socha – Coordinación con Alta Consejería Distrital TICS

Para soporte de la ejecución de la prueba piloto soporte_entidades_sap@shd.gov.co

nrodriguezm@shd.gov.co Nicolás Rodríguez - Ingeniero Soporte SDH
hruiz@shd.gov.co Heiler Antonio Ruiz Rivas – Ingeniero Soporte SDH

Sitio BogData: http://www.shd.gov.co/shd/bogdata

Vínculo video Inducción:

https://shdgov.sharepoint.com/:f:/r/sites/Soporte_Entidades_SAP/Documentos%20compartidos/SAPLogon/Entidades
/Induccion_Prueba_Piloto?csf=1&web=1&e=b10Ygm