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Diriger le district

Commission Finances

Sommaire
1 Rôle et responsabilités
Budget du district………………….……………………………………………………2
Cotisation de district………..…………………….………………………………….. 3
États financiers du district…………………………………………………………..3
Gestion des fonds du district……………………………………………………….4

2 Meilleures pratiques
Gestion des risques…………………………………………………………………… 5
Lois locales et fiscalité…………………………………………………………………5

Annexe…………………………………………………………………………………….6
Enveloppe budgétaire du gouverneur – Procédure alternative
À l’attention des responsables Finances des districts participant au nouveau modèle de
financement de l’enveloppe budgétaire du gouverneur de 2017 à 2020.

Cette nouvelle édition (2017) du manuel Diriger le district – Commission Finances,


autrefois connu sous le nom de Commission Finances de district – Mémento, s'adresse
aux responsables de commission de district en fonctions en 2017/2018, 2018/2019 et
2019/2020. Les informations qu’elle contient sont basées sur les documents statutaires
du Rotary. Toute modification apportée à ces documents par le Conseil de législation et
les conseils d’administration du Rotary ou de la Fondation Rotary remplace les
directives présentées dans cette publication.

Nous vous félicitons d’avoir accepté de servir à ce poste. Ce manuel vous aidera à mieux
appréhender votre rôle pour superviser les fonds du district et travailler avec l'équipe
dirigeante du district. Nous vous encourageons également à consulter Diriger le district
- Responsable de commission où vous trouverez des conseils pour gérer efficacement
votre commission.

Des questions ?
Si vous avez des questions ou des commentaires sur ce manuel, envoyez un message au
département Formation du Rotary à learn@rotary.org ou appelez le +1 847-866-3000.

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1 RÔLE ET RESPONSABILITÉS

La commission Finances du district travaille étroitement avec le gouverneur pour


superviser les fonds du district, établir un budget, recommander un montant pour la
cotisation de district et préparer les états financiers. Vous avez la responsabilité de
garantir la transparence des finances du district et de garder une trace de toutes les
opérations financières.

Pour bien appréhender votre rôle, parlez-en avec votre gouverneur et vos prédécesseurs.

Pendant l'année
Avant l'année fiscale Après l'année fiscale
fiscale

• Présenter un budget. • Piloter les finances. • Préparer les états


• Recommander pour • Avoir des dossiers à financier annuels.
adoption un montant jour. • Faire vérifier ces
pour la cotisation de états financiers.
district. • Distribuer au club les
• Ouvrir des comptes états financiers du
en banque avec deux district d'ici au
signataires. 30 septembre.
• Présenter et faire
adopter les états
financiers.

Si votre district ne dispose pas déjà d’un fonds de district, nous vous encourageons à
travailler avec votre gouverneur pour présenter une résolution en ce sens à votre
prochaine conférence de district.

Budget du district
Préparez un budget avec votre gouverneur élu et votre gouverneur. Présentez-le aux
clubs quatre semaines avant l’assemblée de formation du district durant laquelle les
présidents élus devront l’approuver.

Points à prendre en compte lors de la préparation du budget :


 Coûts liés à l’administration du district
 Dépenses relatives aux responsabilités du gouverneur et du gouverneur élu
 Manifestations de club et de district auxquelles le gouverneur ou le gouverneur
élu risquent de participer
 Visites de votre administrateur du Rotary et des autres dirigeants du Rotary
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International et de la Fondation Rotary

Cotisation de district
La cotisation de district permet de financer ses dépenses. Elle pourra être fixée en
fonction du budget annuel. Elle doit être adoptée par au moins les trois quarts des
présidents de club entrants au séminaire de formation des présidents élus ou à
l’assemblée de formation de district, ou par la majorité des électeurs présents et votants
à la conférence de district. Une fois établie, cette cotisation ne pourra être modifiée
qu’après un nouveau vote.

États financiers du district


Chaque année, votre commission aura à préparer des états financiers qui montreront
aux clubs comment les fonds du district sont utilisés. On ne peut pas assez insister sur
l’importance de ces documents. Cette tâche est la plus importante que votre commission
aura à remplir car elle vise à garantir une totale transparence vis-à-vis des clubs et du
Rotary International.

Contactez votre correspondant Support Clubs & Districts si vous souhaitez obtenir un
modèle pour vos états financiers.

Préparation
Conformément à l’article 16.060.4. du règlement intérieur du Rotary, collaborez avec
votre gouverneur sortant pour préparer les états financiers du district. Ces états devront
indiquer :
 Les fonds reçus par le district ou au nom de celui-ci provenant d’activités de
collecte de fonds
 Les fonds reçus de la Fondation Rotary
 Les transactions financières des commissions du district
 Les transactions financières du gouverneur réalisées par le district ou au nom de
celui-ci
 Les dépenses réglées à l’aide du fonds de district
 Les sommes que le gouverneur a reçues du Rotary

Contrôle indépendant
Les états financiers doivent être vérifiés par un contrôle indépendant (un expert-
comptable ou la commission d’audit du district).

Si vous choisissez de faire vérifier les comptes du district par une commission d’audit,
celle-ci doit comprendre au moins trois membres actifs et au moins un moins qui est un
ancien gouverneur ou qui est commissaire aux comptes ou expert-comptable. Évitez de
choisir des Rotariens qui ont servi en tant que gouverneur, trésorier, signataire d’un
compte ou membre de la commission Finances durant l’exercice fiscal en question. Le
mode de sélection des membres doit être stipulé dans une résolution adoptée à la
conférence de district.

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Distribution
Les clubs doivent recevoir les états financiers du district au plus tard le 3o septembre
suivant la fin du mandat du gouverneur. Vous devez également les adresser au Rotary
accompagnés de la preuve qu’ils ont été vérifiés et envoyés aux clubs.

Adoption
Les états financiers doivent être formellement approuvés à la prochaine réunion de
district. Les clubs doivent recevoir un préavis de 30 jours afin d’y envoyer un
représentant. S’ils ne peuvent pas être adoptés à cette réunion, ils devront l’être à la
conférence de district. S’ils ne peuvent toujours pas être adoptés à la conférence de
district, vous devez absolument trouver un moyen de les faire adopter dans les trois
mois suivant la conférence. Si une réunion ne peut être organisée, vous aurez 60 jours
pour les faire adopter par un vote par correspondance.

Gestion des fonds du district


Pour éviter qu’une seule personne ne contrôle les finances du district et toute
malversation, vous devrez établir des procédures, notamment pour l’ouverture d’un
compte bancaire au nom du district. Un membre de votre commission, il s’agit
habituellement du trésorier, doit être un des signataires d’un tel compte en banque,
l’autre étant le gouverneur. Ces deux signatures sont obligatoires pour effectuer tout
retrait.

Il est essentiel d’avoir un compte en banque pour chaque activité. Par exemple, le
district aura un compte pour ses activités Youth Exchange. Le responsable Youth
Exchange du district pourra en être l’un des deux signataires, l’autre signataire pouvant
être le gouverneur ou le trésorier.

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2 MEILLEURES PRATIQUES

Votre commission peut promouvoir des pratiques de gestion saine auprès des clubs afin
de promouvoir notamment la transparence.

Encouragez les trésoriers de club à se familiariser avec le manuel Diriger le club -


Trésorier pour se renseigner sur les pratiques administratives et de collecte de fonds.
Soulignez également auprès des clubs l’importance de la gestion des risques et du
respect de la législation.

Gestion des risques


Ce processus vise à identifier les causes possibles de pertes et de mettre en place des
mesures pour atténuer les dommages financiers de telles pertes. Pour gérer les risques,
travailler avec les clubs pour :
 Consulter un conseiller légal pour passer en revue les documents juridiques
 Exiger l’accord du district pour des dépenses au-dessus d’un certain plafond (ex. :
50 000 euros)
 Évaluer les risques associés aux activités des clubs
 Obtenir la couverture adéquate pour l’assurance (consulter un assureur)

Lois locales et fiscalité


Aidez les clubs en ayant connaissance de certaines dispositions du Code fiscal.
 Se tenir informé des modifications apportées à la législation et à la fiscalité.
 Déterminer quels sont les dossiers que le district et les clubs doivent conserver et
pour combien de temps.
o Enregistrer le district auprès des pouvoirs publics, si nécessaire.
o Faire une déclaration d’impôts du district si la législation fiscale l’exige.
 Connaître les activités interdites.
 Se renseigner sur la législation portant sur l’audit des documents financiers.
 Fixer des critères pour rendre compte des dons reçus.

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ANNEXE

NOUVEAU MODÈLE
ENVELOPPE BUDGÉTAIRE
DU GOUVERNEUR
Cette partie s’adresse uniquement aux responsables Finances des districts participant au
pilote visant à mettre à l’essai une nouvelle procédure pour l’enveloppe budgétaire du
gouverneur.

Réception des fonds


 En février, le Rotary annonce le montant de l’enveloppe budgétaire.
 Vous avez alors jusqu’au 28 avril pour envoyer au Rotary le formulaire sur le
destinataire des fonds afin que l’enveloppe puisse être virée en juillet. Le compte
bancaire du district doit avoir au moins deux signataires qui sont membres de la
commission Finances.
 Le 1er juillet, l’enveloppe budgétaire est débloquée dans sa totalité.

Distribution des fonds


 L’enveloppe peut être utilisée pour régler des dépenses éligibles telles que les
visites aux clubs, les réunions de formation ou les fournitures de bureau.
 Envisagez de verser un acompte au gouverneur pour des dépenses éligibles.
o Établissez un pourcentage en fonction du montant reçu.
o Demandez des notes de frais avec justificatifs avant de débloquer des
fonds supplémentaires.

Gestion des fonds


 Déterminer la fréquence des notes de frais.
 Demander au gouverneur de fournir les justificatifs requis par la législation
locale.
 Signaler toute malversation à votre correspondant Support Clubs & Districts.
 Conserver des dossiers conformément à la législation locale.
 Accepter de revenir à la procédure normale le 1er juillet 2020.

Compte rendu
 Envoyer au Rotary la note de frais du gouverneur avant le 31 juillet suivant la fin
du mandat du gouverneur. Inclure les dépenses engagées en tant que gouverneur
nommé, gouverneur élu et gouverneur.
 Reverser au Rotary le solde éventuel de l’enveloppe avant le 30 septembre
suivant la fin du mandat du gouverneur.
 Coopérer avec tout audit.
 Donner votre opinion de la procédure au Rotary International.
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Si vous avez des questions sur cette nouvelle procédure, adressez-les à votre
correspondant aux services Support Clubs & Districts.

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