Cursul 2 Iniţiere în Access 1

Crearea tabelelor într-o bază de date

Într-o bază de date, datele sunt stocate în tabele - liste de rânduri şi coloane bazate pe
subiecte. De exemplu, se crează un tabel Studenţi pentru a stoca o listă de nume şi date personale,
sau un tabel Proiecte pentru a stoca informaţiile despre proiecte. Proiectarea unei baze de date
trebuie începută întotdeauna prin crearea tabelelor sale - chiar înainte de a crea orice alte obiecte ale
bazei de date.
Un tabel conţine date despre un anumit subiect, cum ar fi studenţi sau proiecte. Fiecare
înregistrare dintr-un tabel conţine informaţii despre un element, cum ar fi un anumit student. O
înregistrare este compusă din câmpuri. Informaţiile urmărite se stochează în câmpuri. De exemplu,
într-un tabel Studenţi se pot crea câmpuri pentru Nume, Prenume, Secţie, Număr matricol,
Data naşterii, etc. Pentru un tabel Proiecte, se pot crea câmpuri denumite Număr proiect,
Nume proiect, Număr matricol, Data start, Data finiş şi Predat.
În mod obişnuit, o înregistrare este reprezentată pe un rând, iar un câmp este reprezentat pe o
coloană.

1 Înregistrare sau rând

2 Câmp sau coloană
3 Celulă
La proiectarea câmpurilor se are în vedere stocarea informaţiilor în cele mai mici unităţi
utile care le compun. De exemplu, în loc să se creeze un câmp NumePrenume, se crează două
câmpuri Nume şi Prenume. În general, dacă trebuie efectuate raportări, sortări, căutări sau calculări
în legătură cu un element, acesta se pune într-o coloană separată.
Un câmp deţine anumite caracteristici definitorii. De exemplu, fiecare câmp are un Nume
care îl identifică în mod unic în cadrul tabelului. De asemenea, un câmp are un Tip de date, care
este ales pentru a se potrivi cu informaţiile care se stochează. Tipul de date determină valorile care
pot fi stocate şi operaţiunile care pot fi efectuate, cât şi spaţiul alocat pentru fiecare valoare. Fiecare
câmp are un grup asociat de setări denumite Proprietăţi, care definesc caracteristicile de aspect sau
comportament ale câmpului. De exemplu, proprietatea Format defineşte structura de afişare a unui
câmp, adică aspectul său când va fi afişat.

Crearea unui tabel

Un tabel poate fi creat prin crearea unei baze de date, prin inserarea unui tabel într-o bază de
date existentă, sau prin importul unui tabel ori legarea la un tabel dintr-o altă sursă de date - cum ar
fi un registru de lucru Excel, un document Word, un fişier text sau o altă bază de date.
La crearea unei baze de date nouă necompletată, se inserează automat un tabel nou
necompletat. În continuare se pot introduce date pentru a defini câmpurile.
Se poate crea un tabel nou într-o bază de date existentă prin utilizarea instrumentelor din
grupul Tabele din fila Creare.

1
Cursul 2 Iniţiere în Access 2

Crearea unui tabel în modul de vizualizare Foaie de date

În vizualizarea Foaie de date, se pot introduce date şi lăsa aplicaţia Access să genereze
structura tabelului în spatele informaţiilor introduse. Numele câmpului se atribuie automat (Câmp1,
Câmp2, etc.), iar aplicaţia Access setează tipul de date pentru câmp pe baza tipului de date pentru
data introdusă.
1. În fila Creare, în grupul Tabele, se face clic pe Tabel .
Aplicaţia Access creează tabelul, apoi plasează cursorul în prima celulă goală din coloana
Adăugare câmp nou.

NOTĂ Dacă nu se vede o coloană denumită Adăugare câmp nou, este posibil să fie activ modul
de vizualizare Proiectare în loc de vizualizarea Foaie de date. Pentru a comuta la vizualizarea Foaie
de date, se face dublu clic pe tabel în Panoul de navigare. Aplicaţia Access solicită salvarea noului
tabel, apoi comută la vizualizarea Foaie de date.

Adăugarea unui câmp nou prin introducerea informaţiilor

1. În vizualizarea Foaie de date se tastează datele în celula aflată sub antetul coloanei
Adăugare câmp nou.

Când se introduc date într-o coloană nouă, aplicaţia Access utilizează informaţiile tastate
pentru a recunoaşte tipul de date potrivit pentru acel câmp. De exemplu, dacă se introduce
01.01.2007, aplicaţia Access recunoaşte aceste informaţii ca fiind o dată calendaristică și setează
tipul de date al câmpului la Dată/Oră. Dacă aplicaţia Access nu deţine suficiente informaţii din cele
introduse pentru a deduce tipul de date pentru câmp, acesta se setează la Text.
Următorul tabel arată cum funcţionează modul de detectare automată a tipului de date în
vizualizarea Foaie de date.

DACĂ TASTAŢI: ACCESS CREEAZĂ UN

CÂMP CU TIPUL DE
DATE:
Ion Text
http://www.uoradea.ro Hyperlink
Se poate utiliza orice prefix de protocol Internet. De exemplu,
http://, https:// şi mailto: sunt prefixe valide.
50000 Număr, Întreg lung
50.000 Număr, Întreg lung
50.000,99 Număr, Dublă precizie
50000,389 Număr, Dublă precizie
31.12.2007 Dată/Oră
Formatul de dată şi oră recunoscut este cel al setărilor regionale.
31 decembrie 2007 Dată/Oră
10:50:23 Dată/Oră

2
Cursul 2 Iniţiere în Access 3

10:50 am Dată/Oră
17:50 Dată/Oră
94,40 lei Simbol monetar
Simbolul monetar recunoscut este cel din setările regionale.
21,75 Număr, Dublă precizie
123,00% Număr, Dublă precizie
3,46E+03 Număr, Dublă precizie

În plus faţă de determinarea tipului de date, aplicaţia Access poate seta proprietatea Format
în funcţie de ce anume se introduce. De exemplu, dacă se introduce 10:50 am, aplicaţia Access
setează tipul de date Dată/Oră şi proprietatea Format la Oră fmt.mediu.
La adăugarea unui câmp prin tastarea informaţiilor în celula de sub antetul Adăugare câmp
nou, aplicaţia Access atribuie automat un nume acelui câmp. Aceste nume sunt: Câmp1 pentru
primul câmp, Câmp2 pentru al doilea, şi aşa mai departe. Se recomandă utilizarea unor nume mai
descriptive pentru numele de câmpuri, pentru a şti ce conţine atunci când se vede în panoul Listă de
câmpuri.
 Pentru a modifica denumirea câmpului, se face clic cu butonul din dreapta pe antetul său,
apoi se face clic pe Redenumire coloană în meniul local de comenzi, sau se face dublu clic
pe titlul coloanei, apoi se tastează noul nume. Numele câmpurilor pot conţine până la 64 de
caractere (litere şi cifre), incluzând spaţiile.
 Pentru a muta un câmp, acesta se selectează făcând clic pe titlul său, apoi se glisează în
poziția dorită. De asemenea, se pot selecta mai multe câmpuri alăturate şi glisa toate într-o
locaţie nouă. Pentru a selecta mai multe câmpuri alăturate, se face clic pe antetul primului
câmp, apoi ţinând apăsată tasta SHIFT se face clic pe antetul ultimului câmp.

Adăugarea câmpurilor prin utilizarea şabloanelor de câmpuri

Uneori este mai simplu să se alegă dintr-o listă predefinită de câmpuri, mai degrabă decât să
se creeze un câmp în mod manual. În acest scop se poate utiliza panoul Şabloane de câmp pentru a
alege dintr-o listă de câmpuri predefinite. Aplicaţia Access este furnizată cu o serie de şabloane de
câmpuri încorporate, care pot economisi un volum considerabil de timp la crearea câmpurilor.
Pentru a crea câmpuri noi utilizând şablone de câmp, se afişează panoul Şabloane de câmp, apoi se
glisează unul sau mai multe şabloane în tabelul deschis în vizualizarea Foaie de date.
Un şablon de câmp este un set predefinit de caracteristici şi proprietăţi care descriu un câmp.
Definirea şablonului de câmp include o definire a numelui, a tipului de date, o setare a proprietăţii
de formatare a câmpului şi un număr de alte proprietăţi de câmp care, luate împreună, formează un
model care serveşte ca bază pentru crearea unui câmp nou.
1. Se descchide tabelul în modul de vizualizare Foaie de date.
2. În fila Foaie de date, în grupul Câmpuri şi coloane, se face clic pe Câmp nou.

Access afişează panoul Şabloane de câmp.

3. Se selectează unul sau mai multe câmpuri în panoul Şabloane de câmp, apoi se glisează în
tabel și se fixează în poziţia dorită cu ajutorul liniei de inserare.
Câmpurile se afişează în foaia de date.

Adăugarea unui câmp dintr-un tabel existent

Dacă baza de date conţine mai multe tabele, există posibilitatea să se adauge la un tabel un
câmp dorit dintr-un alt tabel. Aplicaţia Access permite crearea unui câmp nou prin adăugarea sa
dintr-un tabel corelat sau prin adăugarea sa dintr-un tabel pentru care nu este creată o relaţie de

3
Cursul 2 Iniţiere în Access 4

legătură cu tabelul curent. Adăugarea câmpului se face prin utilizarea Listei de câmpuri, care
afişează câmpurile disponibile în alte tabele din baza de date.

Deschiderea Panoului Listă de câmpuri

1. Se deschide tabelul în modul de vizualizare Foaie de date.
2. În fila Foaie de date, în grupul Câmpuri şi coloane, se face clic pe Adăugare câmpuri
existente.

Access afişează panoul Listă de câmpuri.

Panoul Listă de câmpuri afişează toate celelalte tabele din
baza de date, grupate în două categorii: Câmpuri disponibile în
tabelele corelate şi Câmpuri disponibile în alte tabele. Prima
categorie conține toate tabelele care au o relaţie de legătură cu
tabelul curent. A doua categorie conține toate tabelele cu care
tabelul curent nu are nici o relaţie de legătură.
Când se face clic pe semnul (+) de lângă numele unui
tabel, se extinde o listă cu toate câmpurile disponibile din acel
tabel.

Adăugarea unui câmp din panoul Listă de câmpuri

1. În panoul Listă de câmpuri se face clic pe semnul plus
(+) de lângă numele unui tabel pentru a afişa lista de
câmpuri din tabelul respectiv.
2. Se glisează câmpul dorit din panoul Listă de câmpuri în tabelul aflat în vizualizarea Foaie
de date.
3. Se fixează câmpul în poziţia dorită cu ajutorul liniei de inserare.

Access porneşte expertul Căutare.

4. Se urmează instrucţiunile pentru a parcurge expertul.
La terminarea expertului, câmpul se afişează în tabel în vizualizarea Foaie de date.
NOTĂ Când se glisează un câmp dintr-un tabel necorelat şi se parcurge expertul Căutare, se
creează automat o relaţie de legătură unu-la-mai-mulţi între tabelul din panoul Listă de câmpuri şi
tabelul deschis în vizualizarea Foaie de date.

Crearea unui tabel în modul de vizualizare Proiectare

Vizualizare Proiectare este o vizualizare care afişează proiectul următoarelor obiecte ale
bazei de date: tabele, formulare, interogări şi rapoarte. În vizualizarea Proiectare se pot crea obiecte
noi ale bazei de date şi se poate modifica proiectul obiectelor existente. În vizualizarea Proiectare,
mai întâi se crează structura tabelului nou. Apoi, se comută la vizualizarea Foaie de date pentru a
introduce datele, sau se introduc datele utilizând altă metodă, cum ar fi lipirea sau adăugarea.
1. În fila Creare, în grupul Tabele, se face clic pe Proiectare tabel .

4
Cursul 2 Iniţiere în Access 5

2. Pentru fiecare câmp din tabel se tastează un nume în coloana Nume câmp, apoi se
selectează un tip de date în coloana Tip de date din lista derulantă.
NOTĂ Dacă nu se văd coloanele Nume câmp şi Tip de date, este posibil să fie activ
modul de vizualizarea Foaie de date. Pentru a comuta la vizualizarea Proiectare, se face clic
pe butonul Vizualizare proiect în bara de stare din fereastra aplicaţiei Access. Aceasta
solicită un nume pentru tabelul nou, apoi comută la vizualizarea Proiectare.
3. Opțional se poate introduce o descriere pentru fiecare câmp în coloana Descriere. Această
descriere se afişează în bara de stare atunci când punctul de inserare se află în acel câmp şi
se utilizează ca bară de stare text pentru orice control creat prin glisarea câmpului din panoul
Listă de câmpuri într-un formular sau raport, şi pentru orice control creat pentru acel câmp
din expertul Formular sau expertul Raport.
4. După ce au fost definite toate câmpurile, tabelul se salvează:
 Se face clic pe butonul Microsoft Office , apoi se face clic pe Salvare (CTRL+S).
5. Se comută la vizualizarea Foaie de date, și apoi se introduc datele în tabel, făcând clic în
prima celulă necompletată şi tastând. De asemenea, se pot lipi date din altă sursă.

Tipul de date al unui câmp şi proprietăţile lui

Tipul de date al câmpului determină valorile care pot fi stocate şi operaţiunile care pot fi
efectuate, cât şi spaţiul alocat pentru fiecare valoare.
Următorul tabel descrie tipurile de date disponibile pentru câmpuri în aplicaţia Access.
TIPUL DE STOCHEAZĂ DIMENSIUNE
DATE
Text Caractere alfanumerice Până la 255 de
Se utilizează pentru text sau text şi numere care nu se caractere.
utilizează pentru calcule (de exemplu, ID-ul unui element).
Memo Caractere alfanumerice (mai mult de 255 caractere) sau Până la 1 gigaoctet de
text cu formatare de text îmbogăţit. caractere sau 2
Se utilizează pentru text mai lung de 255 de caractere sau gigaocteţi de spaţiu (2
pentru text care utilizează formatarea de text îmbogăţit. octeţi per caracter), din
Notele, descrierile lungi şi paragrafele cu formatări precum care se pot afişa 65.535
aldine sau cursive sunt exemple de elemente pentru care se caractere într-un
poate utiliza un câmp de tip Memo. control.
Număr Valori numerice (întregi sau valori fracţionare). 1, 2, 4, 8 octeţi sau 16
Se utilizează pentru stocarea numerelor care vor apare în octeţi când se
calcule, cu excepţia valorilor monetare (pentru acestea se utilizează pentru ID de
utilizează tipul de date Simbol monetar). reproducere.
Dată/Oră Date şi ore. 8 octeţi.
Se utilizează pentru stocarea valorilor de dată/oră. Toate
valorile stocate includ atât o componentă de dată, cât şi
una de oră.
Simbol monetar Valori ale simbolurilor monetare. 8 octeţi.
Se utilizează pentru stocarea valorilor monetare (simboluri
monetare).
AutoNumerotareO valoare numerică unică inserată automat de aplicaţia 4 octeţi sau 16 octeţi
Access la adăugarea unei înregistrări. când se utilizează
Se utilizează pentru generarea valorilor unice, care pot fi pentru ID de
utilizate drept chei primare. Un câmp AutoNumerotare reproducere.
poate fi incrementat secvenţial, printr-un increment
specificat sau ales aleator.

5
Cursul 2 Iniţiere în Access 6

Da/Nu Valori de tip Boolean. 1 bit.

Se utilizează pentru câmpuri de tip Adevărat/Fals care pot
conţine una din cele două valori posibile: Adevărat/Fals.
Obiect OLE Obiectele OLE sau alte date binare. Până la 1 gigaoctet.
Se utilizează pentru stocarea obiectelor OLE din alte
aplicaţii Microsoft Windows.
Ataşare Imagini, fişiere binare, fişiere Office. Pentru ataşările
Acesta este tipul de date recomandat pentru stocarea comprimate, 2
imaginilor digitale şi a oricăror tipuri de fişiere binare.gigaocteţi. Pentru
ataşări necomprimate,
aproximativ 700 ko, în
funcţie de gradul la
care poate fi
comprimată o ataşare.
Hyperlink Hyperlink-uri. Până la 1 gigaoctet de
Se utilizează pentru stocarea hyperlink-urilor, pentru a caractere sau 2
furniza acces cu un singur clic la pagini Web prin gigaocteţi de spaţiu (2
intermediul unui URL (Localizator Resurse Uniforme) sau octeţi per caracter), din
la fişiere prin intermediul unui nume în format UNC care se pot afişa 65.535
(Convenţie Universală de Denumire). De asemenea, se pot caractere într-un
crea legături la obiecte Access stocate într-o bază de date. control.
Expert Căutare Nu este un tip de date propriu-zis; el face referire la În funcţie de tabel sau
expertul Căutare. interogare:
Se utilizează pentru pornirea expertului Căutare, astfel Dimensiunea coloanei
încât să se poată crea un câmp care utilizează o casetă legate.
combo pentru căutarea valorilor într-un alt tabel, interogareÎn funcţie de valoare:
sau listă de valori. Dimensiunea câmpului
Text utilizat pentru
stocarea valorii.

SFAT Pentru numere de telefon, numere de componente şi orice alte numere care nu se utilizeză
în calcule aritmetice, se recomandă selectarea tipului de date Text în loc de Număr.

Fiecare câmp are un grup asociat de setări, denumite Proprietăţi, care definesc
caracteristicile de aspect sau comportament ale câmpului.
 Pentru a vedea şi/sau modifica proprietăţile unui câmp, se face clic pe câmp în grila de
proiectare. Proprietăţile sunt afişate sub grila de proiectare, în zona Proprietăţi câmp, fiind
permisă modificarea lor.
 Pentru a vedea o descriere a fiecărei proprietăţi de câmp, se face clic pe proprietate, sub
Proprietăţi câmp. Dacă se apasă tasta F1 se obţin informaţii detaliate.
Următorul tabel conţine o descriere a unor proprietăţi de câmp care se reglează în mod
obişnuit.

PROPRIETATE DESCRIERE
Dimensiune câmp Pentru câmpurile Text, această proprietate setează numărul maxim de
caractere care pot stocate în câmp. Numărul maxim este 255. Pentru
câmpurile Număr, această proprietate setează tipul de număr care va fi stocat
(Întreg lung, Dublu, şi aşa mai departe). Pentru o stocare eficientă a datelor, se
recomandă să se aloce spaţiul minim necesar pentru datele respective. Această
valoare poate fi mărită mai târziu, în caz că este nevoie.
Format Această proprietate setează modul în care se afişează datele. Nu afectează

6
Cursul 2 Iniţiere în Access 7

datele în sine cum sunt stocate în câmp. Se poate selecta un format predefinit
sau introduce un format particularizat.
Mască intrare Utilizaţi această proprietate pentru a specifica un model pentru toate datele
care vor fi introduse în acest câmp. Astfel, datele se vor introduce corect şi
vor conţine numărul corect de caractere. Pentru ajutor, în vederea generării
unei măşti de intrare, faceţi clic pe în partea dreaptă a casetei de
proprietăţi.
Valoare implicită Această proprietate se utilizează pentru a specifica valoarea implicită care va
apărea în acest câmp de fiecare dată când se adaugă o înregistrare nouă. De
exemplu, pentru un câmp de tip Dată/Oră în care se dorește să se înregistreze
întotdeauna data la care s-a adăugat înregistrarea, se poate introduce Data() ca
valoare implicită.
Necesar Această proprietate stabileşte dacă se solicită o valoare pentru acest câmp.
Dacă se setează această proprietate la Da, aplicaţia Access nu va permite
adăugarea unei înregistrări decât dacă se introduce o valoare pentru acest
câmp.

Aplicaţia Access are performanţe bune în detectarea automată a tipului de date pentru un
câmp creat în vizualizarea Foaie de date. Cu toate acestea, uneori este posibil să fie necesară
înlocuirea unei decizii luate de aplicaţia Acces. De exemplu, pot fi ID-uri de elemente existente care
servesc la identificarea acestora. Dacă se tastează un ID numeric, cum ar fi 100, într-un tabel în
modul de vizualizare Foaie de date, caracteristica de detectare automată de tip de date setează un tip
de date numeric pentru acel câmp. Cu toate acestea, tipurile de date numerice trebuie utilizate
numai pentru câmpurile care sunt implicate în calcule aritmetice. În mod normal, identificatorii
precum ID-urile de elemente ar trebui stocate ca tip de date Text.
Setarea explicită a tipului de date şi a formatului (proprietăţile) pentru un câmp creat în
vizualizarea Foaie de date se poate face direct în acest mod de vizualizare utilizând comenzile din
grupul Tip şi formatare date în fila Foaie de date.

Setarea explicită a tipului de date

1. În fila Foaie de date, în grupul Tip şi formatare date, se face clic pe Tip de date.

2. Se selectează tipul de date dorit.

Setarea explicită a formatului

1. În fila Foaie de date, în grupul Tip şi formatare date, se face clic pe Format.
2. Se selectează formatul dorit.

Crearea unui tabel prin utilizarea unui şablon

Aplicaţia Access furnizează şabloane pentru tipurile de tabele utilizate în mod obişnuit.
Astfel, se poate crea o structură de tabel completă cu câmpuri deja configurate şi gata de utilizat.
Dacă este necesar, se pot adăuga sau elimina câmpuri, astfel încât tabelul să se potrivească nevoilor
personale.
1. În fila Creare, în grupul Tabele, se face clic pe Şabloane tabel, apoi se selectează unul
dintre şabloanele disponibile din listă.
 Pentru a adăuga date, se tastează în prima celulă necompletată sau se lipesc date dintr-o
altă sursă.

7
Cursul 2 Iniţiere în Access 8

 Pentru a şterge o coloană, se face clic cu butonul din dreapta pe titlul coloanei, apoi se
face clic pe Ştergere coloană .
 Pentru a adăuga o coloană nouă se poate tasta în coloana Adăugare câmp nou din
vizualizarea Foaie de date, sau în fila Foaie de date, în grupul Câmpuri şi coloane, se
face clic pe Câmp nou.
Aplicaţia Access afişează panoul Şabloane de câmp, care conţine o listă de tipuri de
câmpuri utilizate în mod obişnuit. Prin dublu clic sau glisarea unuia din aceste câmpuri
în foaia de date, aplicaţia Access adaugă un câmp cu acel nume şi îi setează proprietăţile
la valorile potrivite pentru acel tip de câmp. Proprietăţile pot fi modificate ulterior. La
glisarea câmpului, el trebuie glisat pe o arie din foaia de date. Se va afişa o bară
verticală, care arată unde se va plasa câmpul.
2. Se salvează tabelul:
 Se face clic pe butonul Microsoft Office , apoi se face clic pe Salvare (CTRL+S).

Deschiderea unui tabel

Dacă în baza de date deschisă sunt create deja unul sau mai multe tabele, acestea pot fi
deschise fie în vizulizarea Foaie de date, fie în vizulizarea Proiectare.

Deschiderea unui tabel în vizualizarea Foaie de date

1. În Panoul de navigare, se face clic cu butonul din dreapta pe tabelul dorit, apoi se face clic
pe Deschidere în meniul local de comenzi. Sau, se face clic cu butonul din dreapta pe fila
document, apoi se face clic pe Vizualizare Foaie de date. Sau, se face clic pe Vizualizare
Foaie de date în bara de stare a aplicaţiei Access.
Tabelul se deschide în vizualizarea Foaie de date.

Deschiderea unui tabel în vizualizarea Proiectare

1. În Panoul de navigare, se face clic cu butonul din dreapta pe tabelul dorit, apoi se face clic
pe Vizualizare Proiectare în meniul local de comenzi. Sau, se face clic cu butonul din
dreapta pe fila document, apoi se face clic pe Vizualizare proiect. Sau, se face clic pe
Vizualizare proiect în bara de stare a aplicaţiei Access.
Tabelul se deschide în vizualizarea Proiectare.

Salvarea unui tabel

După definirea câmpurilor unui tabel, se recomandă salvarea proiectării sale. Când se
salvează un tabel nou pentru prima dată, se dă un nume sugestiv, care să descrie informaţiile
conţinute. Se pot utiliza până la 64 de caractere (litere sau cifre), inclusiv spaţii.
1. Se face clic pe butonul Microsoft Office , apoi se face clic pe Salvare, sau se apasă
combinația CTRL+S, sau se face clic cu butonul din dreapta pe fila document a unui tabel,
apoi se face clic pe Salvare în meniul local de comenzi, sau se face clic pe Salvare în Bara
de instrumente Acces rapid.
2. Dacă se salvează tabelul pentru prima dată, se tastează un nume sugestiv pentru tabel, apoi
se face clic pe OK.

8
Cursul 2 Iniţiere în Access 9

Cheia primară
Fiecare tabel ar trebui să includă o coloană sau un set de coloane care identifică, în mod
unic, fiecare rând stocat în tabel. De obicei se utilizează un număr unic de identificare, cum ar fi
numărul de ID al unui element sau un număr de serie (cod). În terminologia bazelor de date, aceste
informaţii reprezintă cheia primară a tabelului. Cheia primară a unui tabel constă în unul sau mai
multe câmpuri care identifică în mod unic fiecare rând stocat în tabel. De exemplu, în tabelul
Proiecte, unde fiecare proiect are un număr ID unic de proiect, câmpul ID Proiect este cheia primară
a tabelului.
Un câmp poate fi cheie primară dacă îndeplineşte câteva caracteristici. În primul rând, el
identifică în mod unic fiecare rând. În al doilea rând, nu este niciodată gol sau nul - există
întotdeauna o valoare. În al treilea rând, acest câmp se modifică rareori (în mod ideal, niciodată).
Dacă există un identificator unic pentru înregistrările unui tabel, se poate utiliza acel
identificator ca şi cheie primară a tabelului - dar numai dacă valorile din această coloană vor fi
întotdeauna diferite pentru fiecare înregistrare. Nu pot exista valori duplicate într-o cheie primară.
De exemplu, nu se utilizează numele oamenilor pentru cheia primară, deoarece numele nu sunt
unice. Este foarte posibil să existe doi oameni cu acelaşi nume în acelaşi tabel.
O cheie primară trebuie întotdeauna să aibă o valoare. Dacă este posibil ca valoarea unei
coloane să devină neatribuită sau necunoscută (valoare lipsă) la un moment dat, această coloană nu
se poate utiliza ca şi componentă într-o cheie primară.
Întotdeauna trebuie aleasă o cheie primară ale cărei valori nu se vor schimba. Într-o bază de
date care utilizează mai multe tabele, se poate utiliza cheia primară a unui tabel ca referinţă în alte
tabele. Dacă se schimbă cheia primară, modificarea trebuie aplicată peste tot unde se face referire la
cheie. Utilizarea unei chei primare care nu se va modifica reduce şansele de a se desincroniza cheia
primară cu tabelele care au referinţe la ea.
În unele cazuri, este de preferat să se utilizeze două sau mai multe câmpuri care împreună
asigură cheia primară a unui tabel. De exemplu, un tabel Rezultate proiecte, care stochează
elemente de linie pentru proiecte, foloseşte două coloane în cheia sa primară: ID Student şi
ID Proiect. Când o cheie primară utilizează mai mult de o coloană, aceasta se mai numeşte şi cheie
compusă. Access utilizează câmpuri de tipul cheie primară pentru a asocia rapid date din tabele
multiple şi a cumula datele.
Se recomandă să se specifice întotdeauna o cheie primară pentru un tabel. În caz contrar, la
salvarea tabelului, Access solicită crearea automată a unui câmp pentru cheia primară. Dacă se
permite, Access creează un câmp ID care are tipul de date AutoNumerotare. Pentru un câmp de tip
AutoNumerotare Access atribuie automat o valoare. Un astfel de identificator nu are date, adică nu
conţine informaţii care descriu rândul pe care îl reprezintă. Identificatorii fără date sunt ideali pentru
rolul de cheie primară, deoarece nu se modifică. Este posibil ca o cheie primară care conţine date
despre un rând - de exemplu, un număr de telefon sau numele unui student - să se modifice,
deoarece se poate modifica informaţia în sine. Astfel, Access asigură că fiecare înregistrare are o
valoare în câmpul cheie primară şi că aceasta este întotdeauna unică.

O coloană setată la tipul de date AutoNumerotare este o cheie primară potrivită. Nu există două
ID-uri identice pentru proiecte.

9
Cursul 2 Iniţiere în Access 10

La crearea unui tabel nou în vizualizarea Foaie de date, Access creează automat o cheie
primară şi îi atribuie numele de câmp ID şi tipul de date AutoNumerotare. Câmpul este ascuns în
vizualizarea Foaie de date, dar poate fi văzut dacă se comută la vizualizarea Proiectare.

Setarea sau modificarea cheii primare

1. Se deschide tabelul în vizualizarea Proiectare.

2. Se selectează câmpul sau câmpurile pentru calitatea de cheie primară.
Pentru a selecta un câmp, se face clic pe selectorul de rând pentru câmpul dorit.
Pentru a selecta mai mult de un câmp, se ţine apăsată tasta CTRL, apoi se face clic pe
selectorul de rând pentru fiecare rând.
3. În fila Proiectare, în grupul Instrumente, se face clic pe Cheie primară.

Access adaugă un indicator de cheie la stânga câmpului sau a câmpurilor care sunt chei
primare.

Eliminarea cheii primare

1. Se deschide tabelul în vizualizarea Proiectare.

2. Se face clic pe selectorul rândului pentru cheia primară curentă.
o În cazul în care cheia primară constă într-un singur câmp, se face clic pe selectorul de
rând pentru acel câmp.
o Dacă cheia primară constă în mai multe câmpuri, se face clic pe selectorul de rând
pentru oricare câmp din cheia primară.
3. În fila Proiectare, în grupul Instrumente, se face clic pe Cheie primară.

Access elimină indicatorul de cheie din câmpul sau câmpurile care au fost chei primare.

10