Chapitre 5 

: Service achat
1. Définitions De service achats :

L’achat est un acte actif étant donné que la personne demande l’accord, effectue le paiement et
s’approprie le bien service.

Le terme ‘Achats’ représente le processus général de l’acquisition de :

 Biens
 Services

Allant de l’identification des besoins jusqu’à l’attribution des marchés en passant par l’identification des
fournisseurs, l’appel d’offre et la sélection des fournisseurs.

Les achats désignent une fonction dans l’entreprise qui a pour vocation
d’acquérir tous les produits ou services nécessaires à son fonctionnement
et son activité commerciale dans les meilleures conditions de compétitive.

2. Les missions et les objectifs d’un service achats :

Un service achats bien structuré et bien organisé commence par une bonne
définition de ses missions, de ses objectifs, et des fonctions (postes) des
collaborateurs impliqués.
Faisons le point sur quelques généralités qui vous permettront de bien positionner
le service Achats de votre entreprise.
a. Missions du service Achat :

Dans ses grandes lignes, un service achat a pour missions stratégiques de :

 Contribuer à augmenter les résultats financiers.
 Piloter l’amélioration continue au travers des relations fournisseurs.
 Protéger l’entreprise (gestion des ruptures d’approvisionnement, litiges,
incidents …).
Le cœur du métier consiste en premier lieu à satisfaire les besoins des clients
internes, en obtenant la meilleure performance des fournisseurs (Qualité / Coût /
Délais / Services) et en optimisant les coûts complets.
b.Objectifs du service Achat :
La définition des objectifs du service Achat se fait bien évidemment en lien avec
une stratégie (elle-même en lien avec une politique achats).
Ensuite, ces objectifs sont déclinés pour chaque famille et/ou collaborateur. Un
objectif achat, comme en management, doit être « SMART » :
 Spécifique (précis),
 Mesurable (associé à un indicateur),
 Ambitieux (impliquant un effort),
 Réaliste (accessible)
 Temporel (planifié dans le temps, avec suivi, évaluations et validation
finale).
C : fonction achat
La fonction achat doit couvrir :
 La définition et l’actualisation des besoins sur les plans qualitatif et
quantitative.
 La prospection et l’évaluation du marché fournisseurs.
 La préparation, la négociation, la conclusion, la gestion des contrats d’achats.
 La diffusion de l’information sur les choix des couples « produit-
fournisseurs » et des éventuelles prestations associées.
 Le suivi des contrats.
 Le règlement des litiges.

3.Constitution du service Achat

Pour constituer le service achats au sein de votre entreprise, vous devez avoir
identifié et formalisé les principaux postes nécessaires.
a. Directeur et responsables :

En charge du management et du reporting, voire de la communication et en

responsabilité directe sur des achats stratégiques ou critiques. Le directeur participe
à la définition de la stratégie.
b. Acheteurs :

Ils peuvent appartenir à trois typologies différentes :

 c. acheteur Famille :

En charge de tout le processus achats pour sa famille de produits sur un site.

d. acheteur Projet :

Intégré aux équipes Projet, en charge de la coordination avec les acheteurs Famille,
et intégrant des fonctions de veille et d’innovation.
e. acheteur Leader :

En charge des processus achats par famille de produit mais sur plusieurs sites.

f: Responsable Qualité : « Bureau d’étude et des méthodes »

Gère le contrôle réception et les audits. Il peut appartenir au service achats ou au service qualité.
D'autres postes peuvent être nécessaires, de manière plus exceptionnelle suivant les secteurs et les
industries .

g.Développeur fournisseur :

En charge de transmettre les bonnes pratiques et méthodes du client chez le

fournisseur, pour améliorer la qualité globale des échanges et l’homogénéité du
suivi qualité.
h .Contrôleur de Gestion pour la fonction Achats :

Alimente et maintient la base de données des achats, contrôle les rapports

prix/coûts et établit les reportions
i. Responsable méthodes pour la fonction Achats :
Référent pour la mise en place et l’utilisation du SRM (Supplier Relationship
Management), intranet achat, il mène les projets d'amélioration des outils et du
processus achat
Ces différents postes, lorsqu’ils n’existent pas complètement, peuvent faire l’objet
de missions confiées à un ou plusieurs acheteurs ou responsables.
Enfin, l’ensemble de la fonction achat doit pouvoir bénéficier d’un support
juridique, soit externe (au travers d’une liaison étroite avec des cabinets), soit
 interne (au travers d’un responsable qui tient le rôle de référent juridique pour tous
les contrats et litiges).

4 : Organigramme d’achat 

Directeur centrale d’achat

Chef division d’achat

Chef division d’approvisionnement

Chef de service

Gestion de stock

5. Processus d’achat : 
a : Définition 
Le processus Achats est divisé en deux phases fonctionnelles. La première phase
constitue la réaction et validation des commandes d’achat. La seconde correspond à
la réception des marchandises commandées.
b : Création et validation des commandes d’achat
Les commandes d’achat sont crées par fournisseur. Pour chaque fournisseur, une
série de paramètres peut êtres définie afin de rendre la commande plus flexible :
 Les accords de vente en précisant la devise.
 Les produits, avec le dernier prix de vente, la quantité minimale à
commander, le délai de livraison.
 L’adresse de facturation.
Par ailleurs , les informations de livraison sont définies par rapport au centre de
profit associé à chaque commande :
 Conditions d’ordre d’achat sur le paiement, les pénalités de retard…..
  Option(s) de livraison (partielle acceptée, instructions spéciales,….).
 Association de personne ou de groupe à la commandes d’achat (acheteur,
représentant,….).
La souplesse de la solution permet à tout moment de la création de la commande,
de modifier chaque paramètre.
Ce processus complet de création de commande d’achat est couplé à un processus
de commande rapide (Quick Order ) permet la création d’une commande d’achat de
façon extrêmement rapide .
Pour cela, le processus reprend les paramètres par défaut afin d’accélérer le
processus Achats.
A tout moment de la création de la commande rapide , il est possible de basculer du
mode rapide au mode détaillé.
La création des commandes d’achat est fortement intégrée au processus de
réapprovisionnement. En effet, depuis la vue de création de commande l’achat, il
est possible d’ajouter rapidement les propositions d’achats.
Enfin, le processus de gestion des achats est intégré à la gestion des mouvements de
stock prévisionnels. Ainsi les quantités disponibles à date sont constamment mises
à jour par les entrées de stock prévues.

c :Réception des commandes d’achat

La réception d’une commande d’achat peut se faire directement à partir d’une
commande.
Pour chaque ligne de commande à réceptionner , différents paramètres sont pris en
compte :
 Emplacement de stockage .
 Quantité acceptée.
 Quantité refusée avec motif du refus .
Les produits refusés peuvent êtres stockés dans des zones dédiées aux rebuts.
Par ailleurs, pour chaque élément réceptionné, les stocks sont mis à jour, ainsi que
le cout de stockage unitaire. Cette mise à jour tient compte des paramètres définis
au niveau du centre de profit. De plus. L’ensemble des événement est enregistré,
permettant une parfaite traçabilité du produit et un suivi comptable des
mouvements de stock par le biais du composant d’intégration comptable .
d : Enregistrement de la facture
La dernière étape du processus d’achat est l’enregistrement de la facture des biens
inscrits sur le bon de réception.
La vérification portera ici sur le montant inscrit sur le bon d’achat versus celui
inscrit sur la facture reçue du fournisseur. Dans le cas ou il y aura une différence ,
l’ajustement se fera sur le montant ainsi déterminé.
Par ailleurs, pour les produits stockés, une gestion physique et économique du
stock est mise en place.
Nous avons vu les principales étapes constituant le processus des achats. Il est
essentiel d’instaurer certains contrôles internes afin de s’assure que les biens de
l’entreprise sont protégés contre les risques de fraude ou d’erreurs commis par les
différents intervenants.
Pour assurer un suivi efficace, il est généralement recommander d’avoir différentes
personnes pour s’occuper des bons d’achats, de la réception des marchandises et
de l’enregistrement des quantités reçues.
Le chemin emprunté par les documents du service des achats suit généralement la
voie suivante :
 Le bon d’achat est acheminé vers le fournisseur pour que celui-ci ait une
preuve tangible de notre approbation.
 Le bon de réception, une fois vérifiées les quantités reçues, devrait êtres
comparé au bon d’achat afin de s’assurer que les quantités y apparaissant
concordent entre elles. Tout écart devrait être justifié.
 Lorsque la facture est reçue, il faut s’assurer que le prix unitaire qui y est
inscrit correspond au prix négocié par l’acheteur. Dans le cas contraire, une
explication du fournisseur sera nécessaire pour justifier l’écart en question .
Figure16 :Les processus d’achat