Schema circuitului documentelor în întreaga firmă

1. Autorizare și înființare:

Documente: act constitutiv, cerere de înregistrare și autorizare a
funcționării firmei de exercițiu, declarative privind autorizarea
funcționării, cerere rezervare denumire firmă, declarative privind
autorizarea funcționării, formular de înregistrare în baza de date Roct,
formular pentru deschidere cont, specimen de semnături firmă de
exercițiu, cerere de eliberare a cazierului fiscal;
Reponsabili: asociați și administrator FE
2. Recrutarea personalului:
Documente: organigrama, anunț angajare, CV, scrisoare de intenție,
fișa postului, contract individual de muncă, decizia de angajare;
Unde se arhivează: departament resurse umane
Responsabili: conducerea FE, directorul resurse umane,
angajaţi;Consemnarea prezenței angajaților:
Document: condica de prezență;
Responsabili: secretariat
3. Aprovizionarea cu mărfuri:
Documente necesare aprovizionării: deciziile de aprovizionare,
contracte de vânzare - cumpărare încheiate cu potențiali furnizori,
cereri de ofertă, comenzi, nota de recepție, fișe de magazie
Responsabili: Angajații la departamentul aprovizionare-desfacere
Se arhivează: Departamentul comercial
4. Achiziții mijloace fixe:
Documente necesare: decizia de aprovizionare, lista potenţiali
furnizori, cerere de ofertă, comanda, fișa mijlocului fix
5. Vânzarea de produse, servicii:
Documente: oferta, factura fiscală, contract de vânzare-cumpărare
6. Promovarea produselor firmei:
Documente: oferte speciale, catalog, pliante, reclame, prezentare PPT
7. Evidența primară:
Documente: registru intrare-ieșire, comenzi primite, comenzi
efectuate, tabel cu evidența clienților, facturi
8. Plata obligațiilor fiscale:
Documente: ordin de plată, captură pag ROCT, registru jurnal
9. Plata contravalorii facturilor primite:
Documente: ordin de plată, cec, registru jurnal
1. Evidența financiar-contabilă:
Documente: registrul jurnal, registrul cartea mare (fișe de cont pentru
operații diverse), balanța de verificare, bilanțul contabil, contul de
profit și pierdere
Responsabili: angajați department financiar –contabil

Tabel cu evidența dosarelor fiecărui deparament

În cadrul FE VatraTransilvana SRL evidenţa documentelor se realizează,

în cadrul fiecărui departament, pe dosare astfel: