Apoyo al Desarrollo de Archivos y

Bibliotecas de México, A.C.

MEMORIA
PÁGINA WEB

ARCHIVÍSTICA
2003-2004

2 3
 Índice:

Dra. María Isabel Grañen Porrúa

Presidenta de ADABI de México, A.C.
Presentación
Dra. Stella María González Cicero
2003 septiembre-octubre
Directora de ADABI de México, A.C.
• CULTURA ARCHIVÍSTICA Y FORMACIÓN PROFESIONAL 11
Margarita Parra Betancourt • LA FORMACIÓN HUMANÍSTICA DE LOS ARCHIVISTAS 25
Coordinadora • La formation profesionelle des arvchivistes. Liste des 29
écoles et des tours de formation professionnelle
Amanda Rosales Bada d’archivistes
Margarita Parra Betancourt
Juan Manuel Herrera Huerta 2003 noviembre-diciembre
Mariano Castellanos Arenas
María del Pilar Pacheco Zamudio • VALORACIÓN DOCUMENTAL: PRINCIPALES CORRIENTES 35
MECANISMOS DE DEPURACIÓN 41
Colaboradores •
47
• El refinado arte de la destrucción: la selección de
Margarita Parra Betancourt documentos
Corrección de estilo
2004 enero-febrero
David Arroyo Pieck 51
• VALORACIÓN DOCUMENTAL
Edición • LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y LA SELECCIÓN 61
DOCUMENTAL 67
• Metodología para la identificación y valoración de fondos
documentales

2004 marzo-abril

• LA VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, I 71

• LOS TIPOS DOCUMENTALES Y SU VALORACIÓN 79
Primera edición, enero 2005 • Archivos modernos, principios y técnicas 83
Apoyo al Desarrollo
de Archivos y Bibliotecas 2004 mayo-junio
de México, A.C.
• LA VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, II 87
ISBN: 968-5937-31-1 • ¿QUIÉN LE TEME A LA DEPURACIÓN DE LOS ARCHIVOS? 93
• La archivística en México 105
Derechos reservados conforme a la ley
Impreso en México
2004 julio-agosto

• LA VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, III 109

• COMO DEFINIR EL TÉRMINO DEL VALOR 121
ADMINISTRATIVO DE LOS DOCUMENTOS
• Conciencia y Cultura Archivística 131

4 5
2004 septiembre-octubre
• LA VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, IV
• CRITERIOS UTILIZADOS EN COSTA RICA PARA LA
VALORACIÓN DE DOCUMENTOS
• Manual de procedimientos técnicos para archivos
históricos de universidades e instituciones de educación
superior
2004 noviembre-diciembre
• LA VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS, V
• COMISIÓN DICTAMINADORA DE DEPURACIÓN DE
DOCUMENTOS
• Teoría y práctica archivística II
Colaboraciones
• UN RECORRIDO POR ARCHIVOS Y BIBLIOTECAS
• ARCHIVOS INDUSTRIALES
• FUENTES PARA EL ESTUDIO DE LA SALUD PÚBLICA
Glosario
6 7
Presentación
135
145
155 La página Web de ADABI de México tiene como objetivo proporcionar un
espacio de actualización a los archivistas y estudiosos del libro antiguo me-
diante artículos de fondo, memorias, reseñas, glosario y colaboraciones.
Este segmento editorial cubre una parte importante de la página con carác-
ter formativo, dada la escasez y dificultad para conseguir literatura en el
159
ámbito comercial y bibliotecas públicas sobre temas relacionados con los
165
archivos y las bibliotecas antiguas. Nuestro deseo fue facilitar la consulta
169 elaborando textos con contenidos de relevancia por su actualidad y vigen-
cia en el medio nacional. Ojalá hayamos cumplido esa tarea.
173 Este esfuerzo editorial brindado de manera virtual a la comunidad de inte-
181 resados en la archivística civil y eclesiástica, así como en el libro antiguo,
197
queremos difundirlo de forma impresa en esta Serie que iniciamos con el
título Memoria con el fin de ampliar la circulación de esta literatura espe-
213
cializada. Con gusto hemos visto acrecentarse el número de visitas a la
página Web, lo que nos ha animado a continuar con el proyecto inicial y a
difundirlo también por este medio.
La Memoria sobre archivos civiles abordó el tema de la valoración docu-
mental a partir de la concepción y variación del término, según las diversas
corrientes que se han generado en diferentes países, para después desarro-
llar los pasos del proceso que deben seguirse para llevar a buen término la
selección documental. Tomando en consideración que el volumen de docu-
mentación acumulada a través del tiempo en nuestro país, es un problema
no resuelto, que abruma, esperamos que la orientación vertida en los artí-
culos ayude en parte a iniciar un camino todavía no recorrido.
DRA. STELLA MARÍA GONZÁLEZ CICERO
DIRECTORA DE ADABI DE MÉXICO, A. C.
 Archivística

México.

Memoria, 2003-2004. Página Web: Archivística / bajo la coordinación de

Margarita Parra Betancourt. — México: Apoyo al Desarrollo de Archivos y
Bibliotecas de México, 2004

226 p. ; il ; 24 cm. — (Colección Memoria; No. 4)

1.México. — Archivos
2.México — Historia
I. Parra Betancourt, Margarita II. Serie

2003 septiembre-octubre

8 9
 Artículo
Amanda Rosales Bada
CULTURA ARCHIVÍSTICA Y
FORMACIÓN PROFESIONAL

Para quienes nos dedicamos a los archivos es importante entender la disci-

plina objeto de nuestra práctica cotidiana: la archivística.

La archivística es una materia relativamente moderna. Nació en el siglo XIX

con el nombre de archivología, como una técnica empírica para arreglo y
conservación de los archivos. Pero su configuración como disciplina inde-
pendiente y su consideración como ciencia auxiliar de la historia es bastan-
te reciente. La archivística moderna tuvo su origen con la difusión del ma-
nual de los archivos holandeses de Muller, Feith y Fruin editado en 1898 y
traducido por Arthur J. Leavitt en 1940: Manual for the arrangement and
description of archives. Como otras disciplinas se ha desarrollado a base de
observación y experiencia, dando como resultado su delimitación metodo-
lógica y conceptual, con un lenguaje propio que la identifica y distingue de
otras ciencias o disciplinas afines. En sus orígenes la archivología, luego
archivística, nació unida a la diplomática y a la biblioteconomía, lo que le
ocasionó una dependencia negativa que retrasó su delimitación, hasta el
extremo de nutrirse del lenguaje y metodología de aquéllas. La indepen-
dencia total se logró hasta épocas muy cercanas, en el momento en que se
llevó a la práctica la teoría de que los documentos se deben organizar de
acuerdo con la estructura de la institución de donde proceden, de forma
bien diferente a los libros y a las colecciones.

La archivística es la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque

éstos sean producto de aquéllos. Como tal, se ocupa de la creación, organi-
zación y servicio de los mismos. Lo que distingue esencialmente a la archi-
vística de otras disciplinas afines, es su visión globalizadora, pues conside-

10 11
ra a los documentos como un conjunto estructurado, procedente de una
institución. De tal suerte que podemos definirla como la ciencia que estudia
la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organiza-
ción, así como los medios para su utilización.
El campo específico de la archivística abarca aspec-
tos tales como el desarrollo de la teoría archivística,
la legislación que norma esta práctica y, la capaci-
tación y la formación de asociaciones profesionales.
Dentro de estos aspectos ahondaremos en la for-
mación profesional, lo que nos llevará a plantearnos
el papel que juega el archivista en la llamada era de
la información.
Portada del libro de
Durante el siglo XIX la archivología estuvo restringi-
Antonia Heredia.
da a la celosa guarda de documentos, privilegiando
únicamente a los archivos históricos. El documento cupó el centro de aten-
ción de los profesionales, no el archivo. El fin último del quehacer profesio-
nal residía en la catalogación precisa y minuciosa de los documentos. El
archivo fue privilegio de unos pocos, de sus únicos usuarios: los historiado-
res.
La archivología era un mero testimonio de esta práctica que no formaba un
verdadero cuerpo doctrinario. Hoy, la ciencia que tiene como objeto de es-
tudio a los archivos, es el resultado de un proceso acumulativo de expe-
riencias y de estudios que se han ido incorporando a los planteamiento teó-
ricos.
La archivística científica se sostiene sobre principios estables y normas más
o menos generalizadas. La teorización lleva alrededor de 150 años en algu-
nos países y menos en el nuestro. Existe una inquietud que tiende a la in-
ternacionalización y a la homologación de principios y normas. Así, el archi-
vista con tinte de erudito, encerrado en su archivo y defensor de los datos
12
que guarda celosamente para beneficio propio, ha cedido el paso a un pro-
fesional científico con actitud interdisciplinaria, abierto al análisis, a la dis-
cusión y a la crítica.
En vista de lo anterior, conviene preguntarse ¿hasta qué punto están pre-
parados los archivistas para satisfacer las demandas contemporáneas?
¿Hasta qué punto tienen conciencia de que forman una comunidad con in-
tereses y motivaciones comunes que les confieren identidad universal? Pa-
ra responder a estas preguntas se tendrá que analizar cómo definir su
identidad profesional y cómo lograr que comprendan su profesión con ma-
yor profundidad. Se deberá asumir que quien se dedique a los archivos, le
corresponde reconocer que está ante un objeto de estudio que lo compro-
mete ante la sociedad para que de testimonio de lo que ésta hace y piensa,
y que por lo tanto su deber es saber trasmitirlo.
Es de vital importancia reconocer que los archivos
expresan las raíces de nuestra cultura y civiliza-
ción en todas sus dimensiones, debido a que se
nutren de la actividad diaria de todo tipo. Los ar-
chivos son el instrumento para reconstruir el pa-
sado y ante la responsabilidad de conservar y di-
fundirlos será necesario resolver si los archivistas
queremos hacer de la profesión un elemento ca-
A través de los archivos
racterístico de la cultura en la sociedad.
es posible reconocer
nuestras raíces.
Para conseguir una verdadera profesionalización se
requiere que ésta reúna las siguientes características: que cubra una área
importante de la sociedad; que posea un fondo de conocimientos científicos
y un programa de formación especializada y completa para los que quieran
acceder a él; que forme asociaciones para promover las metas de sus
miembros y posea una cultura común que comprenda normas, valores y un
modo de expresión propio, y que sus tareas se lleven a cabo competente-
mente. Todas estas facetas presuponen y favorecen el desarrollo continuo
de una concepción común del trabajo a realizar.
13
Utilidad de los archivos Hoy que el ciudadano está en su derecho de exigir a las instituciones la
información que le permita conocer las acciones gubernamentales y saber
con precisión la situación que guardan sus asuntos ante la instancia corres-
Gracias a los archivos conservamos cono-
pondiente, la responsabilidad del archivista es un gran compromiso frente
cimientos y experiencias. En los archivos
a la sociedad, por lo que tendrá que cobrar conciencia de la importancia de
encontramos documentos que se pueden
su papel ante esta nueva situación.
ocupar para múltiples propósitos: legales,
contables, administrativos, fiscales, de
utilidad genealógica, de difusión, etcétera. En este sentido cabe señalar la opinión de Gustavo Villanueva cuando en su
ponencia La profesionalización integral del archivista (XI Congreso Nacional
Los estudiantes pueden ser benefi-
ciados con programas públicos que de Archivos, Hermosillo, Sonora, 1999), menciona que un factor que incide
los acerquen a los archivos (foto:
cortesía del Instituto Leo Baeck,
en la profesión, es el de la construcción y aplicación de un marco legal,
Nueva York). normativo, que rija y establezca los derechos y obligaciones de los archivis-
El archivista tas, además de insertar la profesión en un ámbito teórico que supone la
adopción del principio de procedencia y del orden original de los documen-
Hoy el archivista está obligado a respon- tos como premisa fundamental de ésta.
der a las necesidades que la misma so-
ciedad le demanda. Deberá, hacer gala La importancia de un marco legal es esencial, ya que a partir de él, se pue-
de su creatividad por cuantos medios den establecer las condiciones apropiadas para el trabajo archivístico, defi-
estén a su alcance, para optimizar las nir la figura del archivista como profesional de los archivos y los documen-
ventajas que le ofrecen las nuevas tecno- tos, diferenciándolo de otros profesionales de la documentación; definir
logías de la información con el fin de ase- también la figura del archivo estableciendo las diferencias con otras agru-
La difusión se realiza a través del
montaje de exposiciones (foto: cor- gurar la integridad de los documentos en paciones documentales; delimitar el campo de acción del archivo y por
tesía Feria de la Historia, Metro de
Chicago, Biblioteca Newberry). nuevas presentaciones y soportes; para consiguiente las funciones del archivista; destacar la importancia de los
saber reconocer los que pudiesen ser documentos para los ámbitos administrativos y cultural; plantear los alcan-
modificados o eliminados, de aquellos cuya validez esté garantizada; razo- ces de la profesión y del profesional de los archivos, en fin, definir los ele-
nes por las que se hace necesario redefinir lo que es un documento origi- mentos básicos para el desarrollo de una cultura archivística a nivel nacio-
nal. Por último, el mantener y hacer accesible la información que se en- nal y para un desarrollo profesional integral dentro de una sociedad que
cuentra en los archivos, es una tarea difícil en una época de explosión do- dista de alcanzar esa cultura.
cumental, situación que plantea la necesidad de que el archivista realice un
trabajo de selección de la información. La sociedad le ha conferido parte de
La construcción de un marco normativo tiene la ventaja de que contribuye
la responsabilidad de decidir el contenido del patrimonio documental y de-
a sensibilizar a la sociedad en cuanto a la importancia del patrimonio docu-
berá asumirla con profesionalismo.
mental de nuestro país y, por consiguiente, del archivo como forma de con-
juntar la documentación que lo integra.

14 15
Conocimientos científicos
En los últimos treinta años el desarrollo de los conocimientos archivísticos
se debe a los esfuerzos que encabezara el Archivo General de la Nación en
su carácter de órgano rector de la archivística nacional, pero no son sufi-
cientes para hablar de una archivística mexicana como un sistema estruc-
turado de conceptos, lineamientos, políticas y principios a partir de los cua-
les se debiera realizar una práctica de conservación, organización, descrip-
ción, selección y servicio de los documentos que integran los archivos.
Aunque se dieron grandes avances en el sentido de haber conformado un
serie de normas, folletos técnicos y manuales para el desarrollo de la prác-
tica archivística, aún falta mucho por hacer en cuanto al desarrollo de una
teoría archivística que sustente esos principios.
La obras acerca de la archivística que se
han realizado tienden a ser de análisis
especiales, más que elementos de un pro-
ceso de investigación teórica. Éstas obras
han sido escritas para tratar problemas
generales y actuales y no para tratar el
estado general de las cosas. Los manuales
Manuales para la capacitación en deben su existencia a la necesidad de
archivística.
transmitir los conocimientos a las nuevas
generaciones de archivistas. Los manuales por sí mismos no estimulan los
trabajos sobre la archivística teórica, enuncian los principios y técnicas an-
te todo prácticas, incluso si tienen buenos fundamentos teóricos, sobre los
cuales se basa el trabajo, pueden constituir una tradición sólida, pero no
proporcionan una visión profunda del tema.
Hacen falta investigaciones que establezcan la diferencia entre lo que se
considere archivo y cualquier otro grupo documental. Se requiere plantear
una archivística integrada que haga del archivista un profesional que con
16
base en el contexto histórico de la documentación y de las instituciones, se
aboque al restablecimiento de las relaciones que se producen entre los do-
cumentos para darle al conjunto ese sentido orgánico que caracteriza al
archivo.
Partiendo de estas consideraciones es necesario analizar cómo debe ser
transmitido un cuerpo de conocimientos completo a quienes se dediquen y
quieran ejercitarse en la profesión de archivista.
Programa de formación especializada
En México este desarrollo ha sido realmente escaso y ha ido de la mano de
la evolución archivística. De acuerdo a la identificación que hace Michel
Cook, acerca de las tradiciones archivísticas existentes en el mundo, reflejo
de situaciones históricas diferentes, el sistema de formación en nuestro
país, correspondería al de la tradición hispano-italiana junto con España,
Portugal e Italia. Tanto en la anterior como en otras escuelas (centro euro-
pea, la británica y la norteamericana) se perfila una doble corriente: la que
continúa en la línea tradicional de incidir en la importancia de las ciencias
auxiliares de la historia, y la que propone centrarse en la problemática de
la documentación contemporánea. Naturalmente la diferente carga históri-
ca de cada país hará inclinar el peso de la balanza hacia uno u otro lado,
aunque en la actualidad se manifiestan tendencias integradoras.
En México, la situación es realmente crítica. El atraso es grande, sobre todo
si se compara con el que han tenido países como Italia en donde hay 17
escuelas de archivistas.
La Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) es la única
opción en México que ofrece estudios de licenciatura en esta materia. Se
fundó en 1945 como una institución de educación superior de la Secretaría
de Educación Pública, actualmente en el ámbito de la educación superior es
17
una de las seis instituciones que ofrecen la carrera de biblioteconomía u Jorge Nacif en su ponencia Capacitación,
otra afín y la única que imparte archivonomía. para qué y para quiénes presentada en el
VII Congreso Nacional de Archivos (Toluca,

La carencia de una educación formal se ha susti- 1995) abordó la necesidad de hablar de una

tuido por intensivos programas de capacitación formación profesional y no de capacitación.

que realizan las propias instituciones archivísti- Planteó que ésta se debía dirigir a los si-
guientes niveles: Los programas de capacitación
cas y que van dirigidas principalmente al ámbito contemplan cursos de conserva-
ción de documentos.
de la administración pública federal, donde el
problema de la acumulación indiscriminada de
papeles y el crecimiento de bodegas ha puesto
a) Trabajadores dentro de la administración pública que re-
en evidencia la falta de personal calificado para
pentinamente se ven convertidos en “archivistas espontá-
llevar a cabo las tareas de organización, selec-
neos”. Con la enorme responsabilidad de organizar un archi-
ción y depuración que permitan establecer un Textos básicos del progra-
vo, muchos inician su trabajo con escasa educación formal en
sistema de archivos. ma de capacitación imparti-
do por el AGN-México. principios o métodos archivísticos y no tienen la oportunidad
de acceder a una escuela que les permita obtener un diploma;
Existen otras instancia a nivel universita- han adquirido conocimientos de manera empírica gracias a los
rio, por ejemplo el Centro de Estudios de años de trabajo, pero han llegado a los archivos por cuestio-
la Universidad de la Universidad Nacional nes fortuitas, muchas veces ajenas a su voluntad.
Autónoma de México, que promueven un
importante programa de formación, a b) Funcionarios y servidores públicos encargados de los servi-
través de un seminario permanente de cios generales como de los recursos materiales a cuyo cargo
archivística y una serie de publicaciones están las unidades de archivo, son los responsables de la ges-
resultado de sus reflexiones en torno a tión de los documentos, aunque a veces esa responsabilidad
En Estados Unidos son varias las
universidades que imparten progra- esta problemática. se la transfieren a los archivistas.
mas de certificación para archivistas
de la administración pública federal.

La comunidad archivística en México que se ha reunido en múltiples foros,

congresos, coloquios, ha expuesto en innumerables ocasiones la necesidad
de realizar programas de educación continua. Así por ejemplo en el Con- Existen textos básicos que
greso Nacional sobre Administración de Documentos y Archivística, cele- apoyan a la capacitación en el
área de restauración.
brado en México en 1989; Marco Antonio Valadés, entonces jefe de la Divi-
sión de Capacitación y Difusión del Archivo General de la Nación, planteó la
propuesta de un plan de estudios para la formación profesional en adminis-
tración de documentos.

18 19
 c) Añadimos, a lo que describe Jorge Nacif,
el grupo de archivistas historiadores, con
grado universitario, quienes trabajando en
los archivos -principalmente- históricos,
han realizado paralelamente y a lo largo
de su ejercicio profesional, cursos de espe-
cialización, talleres y seminarios, tanto en
México como en el extranjero que les per-
miten estar actualizados en cuanto a la
problemática archivística: acceso a la in-
formación, documentos electrónicos, etcé-
tera. Este grupo corresponde a los archi-
vistas que ocupan puestos directivos en
archivos históricos y quienes establecen
las políticas y lineamientos: desarrollo de
los métodos de selección de documentos,
Cartel del curso impartido
planificación de los trabajos de clasifica- por los Archivos Nacionales
de Washington al que han
ción, inventario, descripción de archivos y acudido archivistas
coordinación de los trabajos que se reali- mexicanos.
zan con los archivos administrativos y con
la comunidad científica.
d) Estudiantes de nivel medio o profesionistas que se han in-
teresado en realizar estudios de licenciatura o estudios supe-
riores en administración de documentos y archivística.
Consideramos que atendiendo las características de los grupos y mediante
una detección de las necesidades, se podrán diseñar cursos y programas
de especialización. En este aspecto es importante señalar que existen nu-
merosos cursos que sobre archivística se imparten en otros países. Algunos
de ellos han contado con participantes mexicanos, un ejemplo de esto son
los organizados por la Dirección de los Archivos de Francia y el Ministerio
de Cultura de España.
20
Es necesario considerar que todos estos cursos no son suficientes, ni váli-
dos si no es en función de buscar un modelo de formación que incorpore a
la práctica profesional un planteamiento teórico sobre la ciencia que nos
ocupa, un modelo que concilie la línea administrativa y la línea histórica.
Así que bienvenidos todos los esfuerzos por revalorizar en el ámbito social
y profesional el papel del archivista.
Formación de asociaciones de profesionales de archivos
Son las asociaciones de profesionales las que
conociendo las necesidades del gremio pueden
aportar valiosas opiniones y constituirse como
portavoz de la comunidad archivística, pueden,
también, impulsar un programa de capacitación
que pudiese subsanar las serias deficiencias que
se dan en el campo de la formación profesional.
Las asociaciones activas garantizan la calidad y
la solidez del trabajo archivístico, al tiempo que Las asociaciones de archi-
constituyen un incentivo al desarrollo profesional vistas como la Asociación
de Archivistas Americanos
y contribuyen a una cultura profesional: normas, (SAA) en Chicago, contribu-
yen a la promoción de la
valores, terminología, perfil y ética comunes. cultura archivística.
Esta cultura común es lo que hace una profesión.
Una cultura profesional sólida contribuirá a fortalecer la imagen que se tie-
ne del archivista y a demostrar su importancia dentro de la sociedad.
Los miembros de asociaciones archivísticas deben estimular a las institucio-
nes para que les ayuden a reclutar y promover a los graduados de progra-
mas de educación archivística, así como a desarrollar normas para la acre-
ditación de escuelas y cursos de estudios en la materia, además del reco-
nocimiento o certificación de individuos como archivistas profesionales. De-
berá ser tarea de las asociaciones el cuidar que la formación y capacitación
de los archivistas se garanticen.
21

Conclusión
En la medida que el archivista valore su papel como miembro de la socie-
dad y sopese la enorme responsabilidad que tiene durante su desempeño
en los archivos, podrá aspirar a tener una cultura archivística. Reconocer
las exigencias de la profesión implica la necesidad de desarrollo individual y
colectivo en aras del mejoramiento en la conservación, catalogación y res-
tauración del patrimonio cultural.
Esta concientización es uno de los objetivos de ADABI de México. En la ta-
rea por conquistar una cultura archivística, buscaremos hacer posible la
sensibilización de historiadores, administradores, restauradores, arquitec-
tos e informáticos para luchar conjuntamente por el patrimonio documental
de nuestro país.
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tries: its impact and development”, en Archivum: journal of the International Council on
Archives, Paris, International Council on Archives, vol. XXXIV, 1988, p. 7-12. Esta sección la dedicaremos a la participación de la maestra Celia Ramírez
YÁÑEZ Delgado, Alfonso (coord.), Conciencia y cultura archivística, Puebla, Benemérita en el XI Congreso Nacional de Archivos, celebrado en Hermosillo, Sonora
Universidad Autónoma de Puebla, Archivo Histórico Universitario, 2002, 160 p.
en 1999. En su ponencia titulada La formación humanística de los archivis-
tas señaló:

Creo que a estas alturas del trabajo queda clara mi intención de transmitir
la concepción de humanismo como una nueva actitud hacia la educación y
el saber y de allí derivar mi propuesta de una formación humanista para los
archivistas mediante la reformulación de su formación profesional.

No creo estar errada al asegurar que no se han creado escuelas profesiona-

les de archivística solo para capacitar 'operadores' de archivo que a la ma-
nera de los escolásticos conozcan una serie de 'cuestiones' y las manejen
diestramente. Sino organizadores, creadores promotores de archivos que
conozcan el objetivo y fundamento de éstos para el servicio público, la in-
vestigación, la planeación, la historia, etcétera.

Es por ello que considero que sólo una sólida formación, como la propuesta
por los humanistas, puede generar estos archivistas, que reciban durante
su formación materias como la filosofía, la filología y la historia, no como
'cultura general' sino como bases para fundamentar su conocimiento, como
lo ha sido para nuestros grandes teóricos de la archivística. Ellos han pro-
ducido nuestras teorías a partir de la reflexión y la investigación sobre su
práctica, abrevando de fuentes como la filosofía, la filología, el derecho y la
historia. La buena práctica profesional no se alcanza aprendiendo la meto-
dología y la normatividad y aplicándola cuidadosamente.

24 25
Es necesario tener las herramientas para recrearla ante las situaciones par-
ticulares que se presentan en el desarrollo de nuestras funciones.
La conservación de la memoria, misión fundamental de los archivos, tiene
su fundamento en diferentes bases. A cada una de las 'tres edades' corres-
ponde una disciplina diferente. A la primera: administración y planeación. A
la segunda: legislación y contabilidad. A la tercera: historia, filología, her-
menéutica. Por citar solo algunas.
Es interesante observar como en las carreras de archivo se incluyen disci-
plinas auxiliares y se ignoran disciplinas básicas. Para un archivista históri-
co es tan importante saber paleografía, como filología y hermenéutica.
archivos, con una visión integral que solo puede dar una sólida formación
humanista básica que permita una visión integral del campo unida a una
formación especializada en el área que le permita coordinar las funciones
de los diferentes archivos en un sistema.
Estos archivistas se pueden formar en las escuelas, si tenemos una actitud
decidida y valiente para lanzarnos, como en su momento los humanistas, a
recrear formas de acercamiento al conocimiento archivístico. En un esfuer-
zo común de representantes de distintas ciencias que proporcionen susten-
to teórico a los profesionistas y con el auxilio de todo aquello que los dote
de herramientas para un desempeño acorde a las exigencias actuales..."

La educación que hoy consideramos técnica o pragmática, sin un dominio

de la teoría, se parece a lo que hacían los escolásticos. Una enseñanza en
que se trataba de ejercitar una función, aunque ésta sea la mente, aplican-
do el método e ignorando el conocimiento de las bases o fundamentos del
saber especializado.

La formación profesional en muchos aspectos lleva mas a ejercitarse que a

pensar y crear y hay mucha preocupación por realizar 'prácticas'. La etapa
de enseñanza superior es para aprender a discernir, no para entrenarse en
la práctica.

En la carrera de la modernidad se tiene una justificada preocupación por el

conocimiento de la informática, pero sin una adecuada pedagogía, pode-
mos correr el riesgo de preparar, otra vez, operadores de sistemas y no
creadores de sistemas, archivistas que generen -junto con los especialis-
tas- los sistemas idóneos para los archivos en lugar de aceptar las adapta-
ciones de los especialistas en computación.

La formación profesional tendrá que generar archivistas capaces de dirigir

26 27
 Reseña
KECSKEMETI, Charles, La formation profession-
nelle des archivistes. Liste des écoles et des
cours de formation professionnelle d'archivistes,
Bruselas, Conseil International des Archives,
1966, 96 pp.

Este libro es el resultado de una encuesta practicada en 53 establecimien-

tos de enseñanza archivística en 21 países. Se realizó con base en un con-
venio entre la UNESCO y el Consejo Internacional de Archivos y trata de
ofrecer un panorama general de lo que era la formación profesional del
archivista en el momento de su publicación (1966), describiendo y confron-
tando los cursos y programas de enseñanza archivística en dichas institu-
ciones y países. El objetivo de esta encuesta es limitado: se trata de esta-
blecer, a petición de la UNESCO, la lista de los cursos y las escuelas que se
ocupan de la formación profesional de los archivistas y de bosquejar la
concepción y la organización de esta formación en los distintos países,
esencialmente en Europa y Estados Unidos, aunque también se ofrecen los
resultados de la encuesta en Argentina, India e Israel.

Describe las características de las cuatro etapas o ciclos de estudio de la

formación profesional del archivista: a) formación intelectual general
(universitaria); b) estudio de las ciencias auxiliares, de la metodología de
la investigación histórica y de disciplinas históricas especializadas; c) ense-
ñanza de la teoría archivística y, por último, d) la iniciación en el trabajo
práctico de archivos.

Estos cuatro elementos no se encuentran obligatoriamente disociados, ya

que, en la mayoría de los casos, el futuro archivista, después de sus estu-
dios secundarios o de bachillerato, pasa al menos por otras dos institucio-
nes de enseñanza (universidad y posgrado, al tiempo que ejerce como pa-
sante) antes de comenzar su carrera profesional.
28 29
El autor considera la posibilidad de clasificar los establecimientos en cuatro
categorías (dejando aparte los cursos de especialización para funcionarios y
administradores de documentación y archivos): escuelas especiales, tales
como la “Ecole de Chartes” de París, el Instituto Archivístico de Moscú y la
Escuela de Archiveros de Córdoba, Argentina; instituciones universitarias,
cursos o escuelas de posgrado y cursos de perfeccionamiento tales como el
Stage Technique International d’Archives, que es la única institución que
entra en esta categoría.
tables entre las escuelas, cursos y programas de estudios de los diferentes
países. Sin embargo, no puede pensarse en una tarea de unificación a nivel
internacional, ya que estas divergencias son, en muchos casos, inherentes
al oficio del propio archivista en un país determinado y cada país debe dic-
tar sus propias políticas en ese campo. Esto no quiere decir que no haya
lugar para la actuación internacional en el campo de la formación profesio-
nal, pero que habrá que elegir con precisión y prudencia los objetivos que
se quieran alcanzar.

Menciona la duración total de los estudios, que en casi todos los países es Si bien es de suponer que los datos de esta encuesta no reflejan ya por
de cinco a seis años, excepto en Argentina donde existe la posibilidad de completo la situación actual, su lectura es valiosa para el archivista mexi-
terminar los estudios en dos años. cano en cuanto que proporciona información acerca de las cualidades exigi-
das para ejercer la profesión en los países con una trayectoria más larga en
la formación profesional archivística, y puede ser un buen elemento de
El autor a continuación aborda el tema de los diplomas o títulos y resalta la
comparación con las posibilidades de formación que tiene hoy el archivista
necesidad de éstos para ejercer la profesión, la exigencia de otras condicio-
en México.
nes suplementarias y las posibilidades que le pueda brindar para ascender
a otros puestos de trabajo. Señala que Francia, las dos Alemanias y Bélgica
son los que más requisitos exigen, siendo el primero, el único en que es
absolutamente imprescindible un diploma específico de archivista para en-
MTRA. MAGDALENA MASS FUENTES
trar al servicio de los Archivos de Estado.

El autor analiza el cómo existe una tendencia actual a combinar una prepa-
ración teórica y técnica, especialmente con el tratamiento racional de las
masas documentales producidas en nuestros días en cualquier institución
por poco importante que sea. Es así como los cursos de documentalista, de
archivistas económicos, etcétera, se brindan en número creciente en varios
países para formar a los funcionarios especializados en archivos que no
necesitan poseer reglamentariamente títulos universitarios, y que constitu-
yen normalmente un cuerpo distinto al de los archivistas del cuadro cientí-
fico e histórico de cuya formación ha hecho su objeto esta encuesta. * Reseña tomada del Boletín del Sistema Nacional de Archivos, núm. 9, 1985. México,
AGN, p. 86-92.

Después de exponer todos estos puntos de la formación profesional del

archivista, Kecskemeti concluye que existen una serie de divergencias no-

30 31
 Archivística

2003 noviembre-diciembre

32 33
 Artículo
Amanda Rosales Bada
VALORACIÓN DOCUMENTAL:
PRINCIPALES CORRIENTES

La situación de la valoración documental ha sido estudiada en diversos paí-

ses pero destacan fundamentalmente las aportaciones hechas por Alema-
nia, Inglaterra, Estados Unidos y Canadá. Asimismo es importante mencio-
nar la relevante contribución del Consejo Internacional de Archivos y de la
UNESCO que han trabajado conjuntamente en la publicación de varios es-
tudios RAMP.

Alemania

Este país que se caracteriza por su larga tradición racionalista ha sido de

los primeros en preocuparse por la valoración. Mientras que Inglaterra,
cuando menos al principio, ha valorado para eliminar, Alemania lo ha
hecho para conservar. Lo que a primera vista, según apunta Carol Couture,
puede parecer un juego de palabras, encierra de hecho una diferencia fun-
damental. El primero se preocupa especialmente por los intereses adminis-
trativos, financieros y a corto plazo (economía de espacio) que ofrece la
eliminación, mientras que al de la segunda tendencia le mueve más el inte-
rés patrimonial.

Con Karl Otto Muller, a partir de 1928, Heinrich Otto Meisner en 1937, así
como Georges Wilhelm-Sante y Wilhelm Rohr en 1957, la importancia del
organismo creador es el primer punto de reflexión que han explorado los
archivistas alemanes en materia de valoración.

34 35
El archivista Joachim Schreckenbach afirma que el archivo debe dar testi-
monio de todas las actividades del conjunto de la sociedad y la importancia
del organismo creador, el uso de los documentos y la aproximación social.
Inglaterra
La contribución de los ingleses es singular. La archivística inglesa ha estado
marcada por Hillary Jenkinson y su obra Manual para la Administración de
Archivos que ha inspirado a archivistas de todo el mundo. Allí donde los
alemanes han afrontado el problema, los archivistas ingleses, siguiendo a
Jenkinson parecen dejar todo el problema al gestor.
"para un organismo administrativo destruir lo que ya no necesita es un
asunto de su exclusiva competencia y una acción que futuras generaciones
(aun cuando pudiesen encontrar razones para lamentarla) no pueden criti-
car sino solo bajo aquellas aspectos que solo le conciernen para tomar una
decisión- la necesidad de sus intereses prácticos..."
36
Estados Unidos
En los años treinta, archivistas norteamericanos se dejaron seducir por la
idea de valorar para eliminar. Pero desde 1940, un pionero en esta mate-
ria, Phillipp C. Brook se opone a este planteamiento en un texto cuyo título
es muy clarificador: La selección de documentos para la conservación.
Brooks llamó la atención acerca de tres criterios para juzgar el valor per-
manente: valor que la institución de origen otorga a los documentos, utili-
dad que presentan para la historia de la institución y valor histórico de di-
chos documentos.
Quince años después Schellenberg definirá dos conceptos esenciales que
han suscitado consenso: el valor primario, que vincula los aspectos legales,
financieros y administrativos y el valor secundario basado en el valor evi-
dencial e informativo.
Un elemento más a considerar durante el proceso de valoración documen-
tal es el hecho práctico del costo de conservación. Ya desde 1946 lo plan-
teó Phillipp Bauer y lo reiteró más tarde Maynard Brichford.
Otros archivistas analizan y proponen principios de selección documental,
de acuerdo a las características específicas de los documentos tales como
forma, periodo al que corresponden y estado de organización.
En 1981, Harold T. Pinkett apuntaba que las consideraciones más recientes
para la valoración documental agregaban otros factores a los planteados
por Brooks y por Schellenberg, tales como la factibilidad de su uso y pers-
pectivas de investigación o metodologías, para ser tomados en cuenta al
aplicar los principios.
A lo largo de este recorrido, subyace la idea de que la permanencia de to-
dos los documentos era absoluta, pero con el crecimiento de los archivos
37
se inicia la relativización del concepto y va surgiendo la concepción de que
no siempre es la conservación física de los documentos lo importante, sino
la conservación de la información.
En años más recientes Frank Boles y Julia Marks Young exploran la caja
negra de la valoración. Éstos presentan en 1991 una síntesis y una articu-
lación de criterios vanguardistas, estructuran una teoría de la valoración y
articulan un conjunto de criterios en tres módulos: valor informativo, cos-
tos de conservación y consecuencia de las decisiones resultantes de la va-
loración.
Canadá
En Canadá los Archivos Nacionales fue una de las primeras instituciones en
preocuparse por la valoración. Hasta la adopción de la Ley de Archivos de
1987 esta institución practicó una política pasiva ante la valoración, limi-
tándose a aceptar las propuestas que les presentaban los ministerios y or-
ganismos gubernamentales. A partir de 1990 desarrollaron una política ca-
lificada como "desde arriba hasta el fondo" estableciendo un orden de prio-
ridades entre las instituciones cuyos fondos había que valorar. De aquí sur-
ge la "macrovaloración" que obtendrá carta de naturalización con los traba-
38
jos de Therry Cook. Según este planteamiento, es necesario conocer bien
las instituciones creadoras para que la valoración de los documentos sea
pertinente y adecuada. Cook aporta así un matiz esencial a la importancia
del organismo creador que desarrollaron los archivistas alemanes.
Terry Eastwood, por su parte, insiste en la necesidad que existe de consi-
derar, también, el uso de los documentos; preocupación compartida por
varios autores europeos y americanos. También él viene a matizar ideas ya
conocidas. Para qué intentar, en vano, prever el uso futuro de los docu-
mentos. Es mejor estudiar y entender bien el uso que se les da en el mo-
mento de su creación. Es de esta utilización de la que hay que preocuparse
pues es de ella de la que los documentos deben ser testigos privilegiados.
En cuanto a los archivistas de Quebec, exploran vías propias. A partir de la
Ley de Archivos de 1983, otorgan un papel preponderante al calendario de
conservación reconociendo así el carácter central de la valoración. Desde
entonces todos los organismos públicos deben valorar sus fondos y la valo-
ración se convierte en el eje sobre el que gira la archivística quebequense.
Rousseau y Couture reivindican una archivística integrada que otorgue un
lugar importante a la valoración con vistas a prestar un mejor servicio al
productor de los documentos.
La valoración es pues en nuestros días pieza clave porque no sólo debe ser
lo suficientemente precisa y ser aplicada sistemáticamente para racionali-
zar y planificar un sistema de archivos, sino además pensada para que de
un fiel testimonio del devenir de las instituciones, del paso del hombre por
la sociedad y de la sociedad que los creó.
39
 Memoria
Leopoldo Sarmiento Rea
MECANISMOS DE DEPURACIÓN

En el I Seminario Nacional sobre Correspondencia y Archivos Administrati-

vos e Históricos realizado en octubre de 1977, la inquietud acerca de cómo
llevar a cabo la depuración de la documentación estuvo presente en la po-
nencia Mecanismos de depuración de Leopoldo Sarmiento Rea, en ese mo-
mento, jefe del Archivo General del Estado de México. A continuación un
extracto de la misma.

"Depuración: identifica la operación consistente en seleccionar la documen-

tación, ya sea para eliminarla, darla de baja, o para trasladarla a otro ar-
chivo".

"En el estudio de los Procedimientos de Depuración, tenemos que a partir

del reconocimiento de la función que desempeñan los documentos en cual-
quier campo de la actividad pública, o privada; y en el ámbito de la trans-
misión del conocimiento, no todos los documentos,
tienen el mismo valor, por lo tanto, una de las ta-
reas fundamentales de la depuración, consiste en
darle a cada tipo de documento su justa valía.

"Hemos experimentado en el diario servir a la inves-

tigación la distinta importancia que ofrece para cada
uno, un mismo documento, estudiándose los mis-
mos temas. La falta de normas y criterios de depu-
ración adecuados, ha traído como consecuencia, lo
que todos conocemos y hemos mencionado cons-
Portada del libro
tantemente en este Seminario. Entre historiadores y
Archivistas.

40 41
 Que se destruyan documentos esenciales para el conocimien-
to de la historia regional y/o nacional.
Que se conserve todo tipo de documento, aún los de nulo
valor, para cualquier servicio, investigación y/o investigador.
"En el medio oficial, donde nosotros desempeñamos nuestras labores, la
multiplicación acelerada de las tareas en los últimos cincuenta años, ha
traído consigo, entre otras cosas, un aumento en la reproducción de docu-
mentos. Este aumento provoca la necesidad de nuevos sistemas, métodos
y procedimientos, rebasa las capacidades materiales, de locales como de
mobiliario de los archivos, por lo que se hace necesaria la organización del
acervo documental. Los equipos reproductores de documentos, las compu-
tadoras, fotocopiadoras, mimeógrafos, en muchas ocasiones se utilizan
inadecuadamente, aumentando de manera considerable el trabajo archivís-
tico.
"Se dice que debe reglamentarse el destino final de
la documentación y no su nacimiento, pero sería
conveniente poner atención en éste, ya que condi-
cionar, en base a necesidades reales y específicas,
el surgimiento de los documentos, simplificación del
trabajo, ahorrará tiempo. El especialista en Archivos
debe conservar, como importante, todo documento
que le permita, para los efectos muy particulares de
su institución, dar la información completa y cum-
plir con los objetivos generales y específicos (ni Portada del Catálogo
de disposición
más ni tampoco menos). Hay un modelo de archivo
Documental.
para cada tipo de labor institucional.
Hemos escuchado diferentes teorías con relación a las clases de archivo
que debieran existir, se dice que son cinco, que son seis, que son cuatro.
En función del tipo de acervo documental debieran existir por lo menos tres
42
tipos, independientemente de que se puedan crear locales a corta o larga
distancia.
Un archivo de documentación en trámite inmediato, con el nombre que
se le asigne, activo, vivo, dinámico, para aquella dependencia u organis-
I
mo que se encarga de gestionar los asuntos hasta donde la legislación le
obligue.
Un archivo de documentación en transición, que contenga aquella que
II
por necesidades legales, contables o administrativas, deba conservarse
por un tiempo determinado, aún después de que orgánicamente haya
concluido su trámite.
III
Un archivo de documentación, propiamente llamada histórica, para guar-
dar indefinidamente los documentos, sin importar su ramo.
"Es por ello que debe constituirse el Comité dictaminador del tiempo de
conservación de los documentos en los archivos generales de los estados,
que tenga relaciones con los demás organismos y dependencias y poderes
y con los archivos municipales.
"De la complejidad del proceso de depuración, surge la necesidad de crear
un órgano que en forma institucional y sistemática, analice y dictamine
sobre el valor de los documentos y coordine los trabajos relativos a la eli-
minación de los que ya no tiene objeto conservar. Es indispensable realizar
esta tarea para que los Archivos cumplan con su función. Se debería ejecu-
tar como parte de las actividades que realicen las Comisiones Técnicas de
Unidades de Correspondencia y Archivo que debieran integrarse en cada
entidad.
"Los comités dictaminadores se integrarían por el jefe del Archivo General
del Estado, un jurista, un contador público, un historiador, un representan-
te de la dependencia de cuyos documentos se propone dictaminar. Todos
ellos con carácter ejecutivo, y un representante de las Unidades de Organi-
zación en los gobiernos de los estados en donde existan, en calidad de ase-
sor.
43
"La integración de este comité es parte de la experiencia que hemos tenido con los demás grupos de la Comisión Técnica.
en el Estado de México. Pretendiendo que este comité se formara con em-
pleados del mismo gobierno, representantes de diferentes dependencias,
"Una de las tareas primordiales del Comité dictaminador del tiempo de con-
nos encontramos con que sus funciones eran parcialmente atendidas. Lo
servación de los documentos, será la de elaborar tablas de eliminación sis-
ideal es la creación de una comisión con personal de tiempo completo, que
temáticas, manteniéndolas al día, incluyendo los nuevos tipos de documen-
cuente con presupuesto independiente, para que pueda cumplir con sus
tos, e introduciendo las innovaciones y criterios más convenientes. El Co-
objetivos.
mité deberá aportar, al encargado de estudiar las normas para los Archi-
vos, los elementos necesarios para la elaboración del ordenamiento legal
que proteja a los Archivos de destrucciones arbitrarias, sugiriendo las san-
ciones a que se hagan acreedores quienes no cumplan las instrucciones
para la conservación de documentos o les causen daño. Una función similar
como la que tendría con los municipios se realizará con las dependencias
del ejecutivo, con los organismos descentralizados y con los poderes legis-
lativo y judicial de cada estado, cuando así lo soliciten.

"Aunque se sostenga que en los archivos de trámite no se depura la infor-

Esquema del flujo de los documentos de la Universidad de Sonora.
mación, sino sólo en el de transferencia, es necesario que los tres tipos de
archivo tengan la atención del Comité dictaminador.
"Independientemente de que este comité haya tomado en consideración
todos los elementos necesarios antes de emitir su dictamen, sus resolucio-
nes para ser ejecutadas, deberán ser aprobadas por la totalidad de sus "El Comité dictaminador deberá encargarse de localizar y proponer la elimi-

miembros. Si uno o más de los integrantes del comité vota razonadamente nación de las copias o duplicados originales que existen en diferentes archi-

en contra de la proposición que haga el jefe del Archivo General del Estado vos y que resultan innecesarias y dará las indicaciones necesarias para que

(que desde mi particular punto de vista, debe fungir como coordinador del se recurra al archivo en donde queda la información, que lógicamente de-

comité) la documentación se dejaría para un segundo análisis con el fin de berá ser el del ramo de que se trata el documento.

respetar y considerar todos los puntos de vista posibles.

"Una de las principales formas de depurar los archivos de trámite, es

"En la mayoría de los estados de la República, los municipios no cuentan creando archivos satélite. Ahí con menos costo podrán sellarse los expe-

con los recursos humanos y económicos suficientes. Por ello, el Comité dic- dientes que no hayan sido consultados por lo menos cinco veces en cada

taminador del Archivo General del Estado, debe darles asesoría cuando la año. Este procedimiento es recomendable para aquellas dependencias que

soliciten. En los estados con extensión territorial y número de municipios tienen un alto promedio de apertura de expedientes y poca necesidad de

considerables, será necesario que por lo menos una vez al año se agrupen consulta.

varios municipios por regiones y se reúnan para dictaminar y coordinarse

44 45
"Otra forma de depuración que no es muy usual por su alto costo es la mi-
crofilmación con destrucción del documento. Este procedimiento reduce
considerablemente el espacio ocupado y protege eficazmente la informa-
ción y en algunos casos, reduce el tiempo en que ésta es recuperada".
Puebla, Puebla, octubre de 1977.
46
Reseña
DURANTI, Luciana, Carol Couture y otros, El refi-
nado arte de la destrucción: la selección de docu-
mentos en Tabula Revista de Archivos de Castilla y
León, No.6, España, Asociación de Archiveros de
Castilla y León, 2003, 274 pp.
En este libro se recopilan los textos que fueron presentados por diversos
ponentes en el III Coloquio Internacional de Ciencias de la Documentación
y el III Congreso de Archivos de Castilla y León del 9 al 11 de octubre de
2002 en Salamanca, España, bajo el auspicio de la Asociación de Archive-
ros de Castilla y León y el Departamento de Biblioteconomía y Documenta-
ción de la Universidad de Salamanca.
Las ponencias hacen una revisión de las teorías
de la valoración y selección de documentos. Ade-
más nos llevan a reflexionar acerca de si ¿se tra-
ta de documentar, como hemos hecho hasta
ahora, la actividad del gobierno y de la adminis-
tración, o además se debe dar testimonio del
papel desarrollado por los ciudadanos aceptando
u oponiéndose a las políticas y decisiones de los
gobernantes y del lugar que aquellos ocupan
dentro de su comunidad? ¿Tenemos que recolo-
car la valoración en contextos sociales más am-
Portada de la revista
plios y considerar métodos y perspectivas, como Tabula No. 6
la memoria colectiva, o se debe continuar ence-
rrados en el campo de archivística? ¿Debemos optar por un único método
de selección o considerar una multiplicidad de prácticas? ¿Cómo enfrentar-
47
nos a los problemas que plantean realidades emergentes como la docu-
mentación electrónica?
Archivística

Algunos de los trabajos dan a conocer experiencias de valoración como la

del Archivo Municipal de Zaragoza, los archivos de las universidades de
Costa Rica, el Archivo General de la Nación-México y del territorio autonó-
mico de Castilla y León.

MARGARITA PARRA BETANCOURT

2004 enero-febrero

48 49
 Artículo
Amanda Rosales Bada
VALORACIÓN DOCUMENTAL

Antecedentes

Depuración documental

Al hablar sobre valoración documental es inevitable referirnos al término

depuración y a la práctica que de ésta se inició en los años cincuenta, al
aplicarla como una medida urgente para resolver el problema de la acumu-
lación de documentos, originada por la explosión documental que caracteri-
za los inicios del siglo XX a partir del surgimiento de la llamada "sociedad
de la información".

Ya en los años ochenta se avizoraba a la depuración como una fase del ci-
clo vital de los documentos que merecía especial atención "porque definía
el destino de los documentos al término de la utilidad administrativa". José
Antonio Ramírez Deleón en su artículo "La depuración dentro de la adminis-
tración documental" señala "...esta fase consiste por un lado en seleccionar
testimonios documentales que después de su utilidad administrativa reú-
nan valores que por su carácter pueden considerarse como históricos, y del
otro, en eliminar o destruir información asentada en documentos produci-
dos y administrados por los organismos gubernamentales que no posean
aquél carácter. La depuración consiste a la vez en seleccionar y destruir
determinada documentación".

50 51
 Para responder a la anarquía que
privaba tanto en la producción
como en la circulación de docu-
mentos había que establecer pa-
ra efectos de una selección ade-
cuada, un sistema planificado
que permitiera ordenar la infor-
mación documental, de acuerdo,
Archivo General de la Nación-Colombia. en primer término, a su carácter
como factor administrativo y,
posteriormente de conformidad con la cobertura informativa. Esto significa-
ba establecer un sistema integrado de administración de documentos con
base en los grupos documentales que ofreciera un panorama de conjunto
respecto a la realidad que les dio origen. Sólo en esta perspectiva planifica-
dora podría obtenerse información coherente tanto para el uso inmediato
de carácter administrativo como para su uso histórico.
Al hablar de que la depuración debería constituirse como un proceso per-
manente de valoración, José Antonio Ramírez en realidad estaba definiendo
cuál sería el núcleo duro del trabajo archivístico: la valoración. Vista desde
esta perspectiva, la depuración queda reducida al proceso de selección final
de los documentos que serán conservados de manera permanente de
aquellos otros que por su irrelevancia deban eliminarse.
La situación expuesta por Ramírez Deleón ha cambiado radicalmente. La
evolución que ha tenido la archivística en estos últimos veinte años, nos
plantea, bajo la nueva concepción de la administración de archivos, la vi-
sión de conjunto del ciclo vital de la documentación y de las fases y proce-
sos técnicos involucrados en él, pues el esfuerzo por racionalizar la crea-
ción, el flujo y el mantenimiento, la conservación y el uso de la documenta-
ción, así como la selección y la transmisión de archivos, no busca tener
papeles ordenados porque sí, sino, tener acceso completo y confiable a la
información orgánica y organizada.
52
Con la aparición del concepto global del ciclo
vital de los documentos cambió la perspectiva
de la administración de documentos al contem-
plarlo como parte de un proceso desde el cual
es posible la planeación, selección, y elimina-
ción desde el momento mismo de su creación.
Publicación de los Archivos
Nacionales de París.
Valoración documental
Muchos son los autores que se han ocupado de definir el concepto de valo-
ración documental, sin embargo, en manuales tales como Archivística Ge-
neral: teoría y práctica de Antonia Heredia, Introducción a la Archivística
de Pedro López y Olga Gallego, Archivística y Archivos de Manuel Romero
Tallafigo, Archivística: principios y problemas de Elio Lodolini, y Manual de
Archivística de Cruz Mundet al referirse al tema hablan indistintamente de
valoración, selección, expurgo y evaluación, sin hacer un cuestionamiento
teórico acerca de este fundamento de la archivística, reduciéndolo en mu-
chos casos a una fase del proceso de expurgo destinada a descubrir y
apreciar los valores inherentes de la documentación. Por otra parte María
del Pilar Faci Lacasta en su artículo "Metodología y aplicación de los princi-
pios de identificación y valoración en España. Resultados obtenidos" señala
que "se entiende por valoración el proceso de análisis y selección cuyo ob-
jetivo es establecer los plazos de transferencia, conservación y acceso a las
series documentales"; el Archivo General de la Nación, en sus programas
de capacitación acerca de los archivos semiactivos señala que la valoración
consiste en "el análisis de los documentos para determinar su utilidad
(valor) a lo largo de su ciclo de vida, así como para asignarle tiempo y es-
pacio de conservación o eliminación".
53
La definición que da La Torre Merino en su
libro Metodología para la identificación y valo-
ración de fondos documentales nos parece
muy atinada al señalar: "la valoración será
por tanto la fase del tratamiento archivístico
en la que después de analizar los valores de
los documentos se decide si éstos deben
transferirse a otro archivo del sistema o si por
el contrario deben eliminarse o conservarse Publicación de los Archivos
Nacionales de Washington.
parcialmente, en cuyo caso debemos aplicar
técnicas de selección. Por lo tanto no pode-
mos identificar valoración con eliminación o selección y menos con expur-
go, sino que debemos entender las anteriores como distintos procesos de
una fase mucho más amplia".
Por último, Carole Couture, autor canadiense, al hablar sobre la función de
la valoración en la archivística contemporánea la define como "el acto de
juzgar los valores que presentan los documentos de archivo (valor primario
y secundario) y de decidir los plazos de aplicación de estos valores a dichos
documentos en un contexto que considere la relación esencial existente
entre el organismo (o persona) a quien conciernen y los documentos admi-
nistrativos que él (ella) genera en el marco de sus actividades.
En la archivística contemporánea el acto de valorar consiste esencialmente
en juzgar y decidir, apela al concepto de valor, al plazo de conservación y
al vínculo indeleble existente entre el creador y sus documentos. Sin em-
bargo como señala José Bernal Rivas Fernández, el enfoque sobre la valo-
ración no debe verse reducido a la elaboración de tablas de plazos de con-
servación sino como todo un cuerpo teórico producto de una profunda re-
flexión.
La valoración implica un trabajo de cuidadoso análisis documental y de eru-
dición y no un mero procedimiento como lo ven algunos, ya que implica
54
entender factores tales como la historia del creador de los documentos, las
funciones, las atribuciones legales, la estructura organizacional, los proce-
sos de toma de decisiones, los procedimientos de creación de documentos,
la naturaleza, la organización y administración de los documentos y los
cambios ocurridos en el tiempo.
La teoría de la valoración debe buscar especificar aquellos atributos genéri-
cos, interconexiones y puntos de intersección especiales o de conflicto que
existen, entre los creadores de documentos y los patrones o sea las funcio-
nes, las actividades y los programas.
El dilema de la valoración documental
El desarrollo del trabajo archivístico depende de
las decisiones que se tomen en el proceso de
valoración. De ahí que resulte un tema relevante
y su aplicación haya sido objeto de una encona-
da polémica entre archivistas e historiadores,
quienes se encuentran en los polos opuestos en
el proceso de creación de los archivos. Pues
mientras los primeros consideran necesario apli-
car criterios de selección documental con miras a
controlar la inundación de documentos, dando
Acervo del Archivo una solución institucional a diversos problemas
Municipal de Durango.
derivados de la producción de documentos, los
historiadores pugnan por una selección.
La posición tanto de archivistas como historiadores parece ser irreconcilia-
ble, pues mientras los primeros lo ven como una medida necesaria para
llevar a cabo la administración de documentos en sus instituciones de una
55
manera eficiente, dando una solución institucional a los problemas deriva-
dos de la producción de documentos, los historiadores pugnan por una so-
lución cultural orientada a conservar la documentación con fines sociales.
Sin embargo la naturaleza de estas soluciones en apariencia complementa-
rias ha creado un conflicto permanente entre lo institucional y lo cultural,
entre la producción y la acumulación de documentos y el valor de la infor-
mación que contienen.
En realidad las disposiciones oficiales que han regulado la conservación y la
eliminación de documentos han intentado implícitamente conciliar las solu-
ciones señaladas y neutralizar así el conflicto que las enfrenta. Sin embar-
go la armonía no se ha logrado pues la solución cultural, manifiesta en el
acto de valorar la documentación, busca justificar la solución institucional,
es decir, la eliminación de documentos inútiles para la administración, sin
conseguirlo plenamente. Este es sin duda el problema de la selección docu-
mental, tal como lo señala Juan Manuel Herrera.
Acervo del Archivo Municipal de Oaxaca.
Sin embargo, todavía existe desacuerdo en el por qué de la selección de
documentos. Hay quienes opinan que debe conservarse todo el material
que genera la actividad gubernamental. Esta posición es altamente revela-
dora por dos razones: en primer lugar porque es una posición que defiende
cierto uso de la documentación y en segundo término, porque tal uso es
56
por completo ajeno a la institución que genera la documentación, así, de-
bemos considerar que la selección implica, obviamente, tanto la producción
de documentos y su conservación como su utilización.
En definitiva, la documentación que genera una entidad cualquiera en el
desarrollo de sus actividades orgánicas tiene caducidad administrativa, le-
gal, fiscal, contable, y esto quiere decir simplemente que la documentación
pierde su sentido original, aunque no su información. Pues bien esta dife-
rencia fundamental entre documentación e información que se hace al tér-
mino de la vigencia de la primera es, en todo caso, la que justifica la selec-
ción documental.
Problemática que presenta la valoración documental
Pese a que la valoración es un aspecto que ha sido abordado por múltiples
autores de diferentes países, aún no hay respuestas acabadas ni únicas. En
el tratamiento que le han dado los autores se reconocen principios, méto-
dos de trabajo, procesos y planteamientos. Los especialistas han transmiti-
do sus experiencias, sus reflexiones y han elaborado propuestas que abar-
can tanto concepciones como principios y técnicas específicas, que pueden
servir de referencia y orientación -muy valiosos- pero que no constituyen
una especie de recetario que puedan aplicarse universalmente.
Sería un error establecer reglas fijas, cada grupo documental tiene sus pe-
culiaridades, cada dependencia creadora de documentos o cada institución
de archivo tendrá sus objetivos específicos, de tal manera que no puede
decirse la última palabra, y menos en abstracto. Lo que si se puede hacer
es ampliar los horizontes de quienes se enfrentan a la responsabilidad de
valorar, poner al alcance de su mano una serie de reflexiones y experien-
cias al respecto, dar a conocer criterios y técnicas específicos, para que se
tengan presentes y se apliquen de la manera más adecuada en cada caso
concreto.
57

la altura del reto que la valoración representa.
Bibliografía
Archivo de Finlandia.
Vale la pena señalar las preguntas que de acuerdo con Carol Couture debe-
ríamos hacernos en torno a esta problemática:
• ¿Cuáles pueden ser por ejemplo, las consecuencias de una
selección que nos lleve a valorar para eliminar más que para
conservar?
• ¿Se debe valorar pensando en los intereses del organismo
creador o en los del usuario?
• ¿Se debe valorar para responder a necesidades administrati-
vas o a las de investigación?
• ¿Cómo se explica que la mayoría de los textos y ensayos no
traten la valoración sino con fines de investigación?
La respuesta que dé el archivista a estas preguntas derivarán en principios
que deberán regir su actividad. Esto implica que se requiere, del responsa-
ble de las decisiones sobre valoración, características que le permitan apro-
vechar las propuestas de los especialistas e identificar las diferencias entre
los distintos tipos de archivos a los que se aplicarán unos u otros criterios:
preparación académica, experiencia de trabajo en archivos, conocimiento
de las tendencias, las metodologías y los enfoques -tanto tradicionales co-
mo recientes- de las ciencias sociales y de la historia, así como de la histo-
ria generadora de los documentos. De ahí la importancia de darle al archi-
58
vista una formación sólida y buscar una profesionalización que lo coloque a
COUTURE, Carol, "La función valoración en la archivística contemporánea: una sinergia
entre varias consideraciones complementarias" en Tabula, Revista de Archivos de Castilla y
León, Salamanca, ACAL, no. 1, 1992, p. 23-49.
COUTURE, Carol, "Les calendriers de conservation. Fundaments theoriques." International
Council on Archives. Revista Catalana d´Arxivística, Ligal 12, Barcelona, 1998, p. 162-179.
CEBALLOS Loya, Jorge, Políticas y mecanismos de depuración y organización de los archi-
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y valoración en España. Resultados obtenidos", en Entre historiadores y archivistas: el
dilema de la valoración documental, México, AGN, 1995, p.65-101.
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so de valoración en el AGN", en Entre historiadores y archivistas: el dilema de la valoración
documental, México, AGN, 1995, p. 131-138
HERRERA Huerta, Juan Manuel, "La selección documental: una solución dual" en Boletín del
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NACIF Mina, Jorge."De los archivos administrativos a los históricos: un problema de la va-
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cumentales, Madrid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, Secretaría General de
Información y Publicaciones, (Escuela Iberoamericana de Archivos), 2000.
LOGAN Willis, Wilde, "Los archivos Nacionales de Estados Unidos, (traducción) en Entre
historiadores y archivistas: el dilema de la valoración documental. México, AGN, 1995, p.
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PINKETT, Harold T., "American archival theory: the state of the art" en The American Ar-
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RAMÍREZ Deleón, José Antonio, "La depuración dentro de la administración documental",
en Boletín del Sistema Nacional de Archivos, México, AGN, núm. 4, marzo-abril 1984, p.
37-42.
RIVAS Fernández, José Bernal "La valoración fundamento teórico de la archivística" ponen-
cia presentada en el Seminario sobre valoración de documentos de archivo. Sao Paulo,
Brasil, 11 de abril 2000, en Antología sobre valoración, México, AGN, p. 1-8, (inédito)
ROUSSEAU, Jean Ives y Carol Couture, Los archivos en el siglo XX, México, Université de
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SCHELLENBERG, T.R, Archivos modernos: principios y técnicas, trad., Manuel Ca-
rrera Stampa, 2a. ed., México, AGN, 1987, (Clásicos Modernos de la Archivonomía)
59
 Memoria
Juan I. Cortés Isaías
LA TRANSFERENCIA PRIMARIA Y
LA SELECCIÓN DOCUMENTAL

En el Primer Congreso sobre administración de documentos del Departa-

mento del Distrito Federal, llevado a cabo en octubre de 1992, se abordó el
tema de las transferencias documentales. En este espacio damos a conocer
parte de la ponencia presentada por Juan I. Cortés Isaías.

Uno de los aspectos de mayor trascendencia que enfrenta en los últimos

años el Departamento del Distrito Federal, en el ámbito de la administra-
ción documental en todo el sector, lo constituye sin duda alguna el grave
problema de acumulación de documentos, tanto en sus archivos de trámi-
te, de preconcentración y áreas administrativas como en el Archivo General
de Concentración.

Esto sin duda obedece a los elevadísimos costos que para su conservación,
consulta y manejo, deben realizarse y el no tener una norma general que
impida la eliminación de documentos con un alto contenido de información
testimonial y evidencial de las actividades y gestiones del gobierno del Dis-
trito Federal, desde su creación hasta nuestros días, afectándose así el pa-
trimonio cultural de nuestra ciudad.

La dualidad de esta problemática de altos costos para la conservación de

materiales de nula consulta, con información duplicada o triplicada, con
escasos o nulos valores históricos y la eliminación irracional de documen-
tos, con una abundante y valiosa información de la historia de la adminis-
tración de la Ciudad de México, es el aspecto medular o punto de análisis,
con una propuesta concreta, de esta exposición.

60 61
Dado el crecimiento que el Departamento del Distrito Federal presenta en
los últimos años, que responde al crecimiento gradual de la propia pobla-
ción a la que sirve, el fenómeno del gigantismo no escapa en modo alguno
al de la producción de documentos. La creación de archivos, la dotación de
recursos para su manejo y conservación, son hechos que sin duda no pue-
den ser atendidos con la atingencia que se requiere, sobre todo, al enfren-
tar apatía para poner en práctica los mecanismos de control que emanan
de la Unidad central de administración de documentos, por estar dirigidos a
personal que no depende directamente de ella, al empobrecimiento de los
niveles jerárquicos de estas áreas de servicio, a la improvisación de perso-
nal, el desconocimiento de técnicas y normas de personal de nuevo ingreso
y a la inobservancia del perfil del trabajador destinado a estas áreas de
servicio.
Es así que en los últimos años la aplicación de normas y procedimientos se
obstaculizan, propiciándose en algunos casos, la destrucción de documen-
tos, inclusive dentro de las propias áreas generadoras, por desconocer la
normatividad vigente.
Otro aspecto importante, se presenta en los casos de transferencia de do-
cumentación de nula consulta, considerada como 'obsoleta', al existir una
fuerte resistencia de parte del área que transfiere para inventariar las pie-
zas, expedientes, folletos, etcétera, que permita identificar claramente las
características de la documentación objeto de la transferencia, con el con-
secuente riesgo de eliminar soportes informativos de gran valía, bajo el
pretexto bastante discutible de no ser consultados y de carecer de valores
secundarios y/o históricos. Otro argumento, es la falta de recursos huma-
nos o materiales, hecho que sin duda se podría corregir al preparar con la
debida anticipación sus inventarios y no hacerlo cuando el volumen de ex-
pedientes sea tal que resultan difíciles de controlar, ya no digamos de te-
nerlos en orden.
62
Otro factor es la falta de espacio o su saturación, con funestas consecuen-
cias, que van desde el traspapeleo y mutilación hasta la pérdida de docu-
mentos. Asimismo este problema se agrava al observar que parte de la
responsabilidad del archivista, se trata de soslayar, señalando que esto
obedece a decisiones de los funcionarios, los cuales, sin duda, al descono-
cer las normas, que el propio archivista debe señalarle, proceden en oca-
siones de manera equivocada. Esto no puede, ni debe excluir en modo al-
guno, la responsabilidad del archivista.
Es, por otra parte, patético y preocupante observar que en muchas de las
transferencias ocurre un fenómeno muy generalizado, la transferencia obe-
dece, en gran parte a materiales que son copias múltiples o fotocopias de
otro soporte, basta decir que en ocasiones se indica en los inventarios:
Diario Oficial del 27 de marzo de 1990, (cuando en realidad es fotocopia de
una parte de dicha publicación, lo cual en la mayoría de los casos no se
indica).
También es necesario expresar que es común encontrar dentro de las re-
mesas, amalgamas de diferentes tipos y series documentales, al incluir en
un mismo paquete expedientes de asuntos sustantivos, con copias de di-
versos materiales (boletines, folletos, revistas, etcétera) hechos que sin
duda entorpecen los procesos de selección documental y la propia transfe-
rencia al Archivo General de Concentración, y lógicamente hasta en su in-
ventario.
En casos muy similares se observan procesos de transferencia heterogé-
neos al asignarse temporalidades de conservación diferente para series
documentales similares o idénticas, lo que sin duda es un claro indicio de
falta de criterio y de desconocimiento del Catálogo de vigencias documen-
tales por el área que transfiere en lo general, y en lo particular por el archi-
vista responsable de esta función.
63
De menor importancia, aunque son aspectos que repercuten en los proce-
sos de transferencia, es el hecho de encontrar que no se emplean los for-
matos validados para el efecto, que su llenado les representa dificultades
de apreciación, pese a que tienen el instructivo de llenado para cada caso:
baja, conservación e histórico. Otro aspecto es la diversidad de tamaños de
los atados, se llegan a presentar espesores de entre cinco a setenta centí-
metros de altura, lo que dificulta el aprovechamiento racional de los espa-
cios del Archivo General de Concentración y de sobre peso en la estantería,
provocando daños considerables y dificultad en su manejo y consulta.
No dejar de ser una constante el transferir la documentación cuando ya
tienen enfrente el problema de espacios y no se hace de manera progra-
mada, ocasionando graves problemas de congestionamiento al concurrir al
mismo tiempo varias solicitudes de diversas áreas que requieren espacios
en el archivo de concentración.
Adicionalmente, al postergar el análisis, selección, inventariado y transfe-
rencia documental, el área generadora no se da tiempo para seleccionar la
documentación, concluyendo en muchas, sino es que en todas las ocasio-
nes en inventariar únicamente los expedientes a transferir sin agruparlos
por series documentales, salvo en casos especiales.
Proponemos a ustedes, bajo la panorámica planteada, asegurar la eficacia
en la selección documental y la transferencia primaria bajo las premisas
que se plantean en los manuales Organización y Procedimientos del Siste-
ma Red de Archivos, el Catálogo de vigencias documentales del Departa-
mento del Distrito Federal, la observancia del Acuerdo 0046/85 y el entor-
no que se plantea en el Programa Nacional de Información y Archivos Pú-
blicos 1990-1994, emitido por el Archivo General de la Nación de la Secre-
taría de Gobernación.
En las Unidades de documentación en trámite y regionales de correspon-
dencia y archivo, deberá analizarse de manera sistemática el estado de
64
trámite de los expedientes que obran en sus acervos, a efecto de determi-
nar oportuna y correctamente el tratamiento que corresponda a la docu-
mentación de acuerdo con su utilidad administrativa inmediata y las nor-
mas y lineamientos contenidos en el Catálogo de vigencias documentales
del Distrito Federal. Estas áreas también efectuarán el expurgo de los ex-
pedientes dados de baja dentro de sus archivos. A diferencia de la depura-
ción propiamente dicha, el expurgo consiste en el retiro de los documentos
repetidos o inútiles dentro de un expediente determinado, previo a su
transferencia al Archivo General de Concentración.
La transferencia de documentación semiactiva deberá cumplir los siguien-
tes requisitos básicos: garantizar que la documentación que carezca de
utilidad inmediata sea entregada completa y oportunamente al Archivo Ge-
neral de Concentración; que sólo sea transferida la documentación que así
lo amerite; que la documentación transferida se conserve en condiciones
adecuadas y que esté correctamente organizada.
La instancia responsable de la captación y conservación de la documenta-
ción semiactiva en el Departamento del Distrito Federal será el Archivo Ge-
neral de Concentración del Sector, adscrito a la Unidad central de adminis-
tración de documentos. Dicha instancia recibirá directa y exclusivamente
de las Unidades de documentación en trámite o de preconcentración, ads-
critas a los diversos subsectores del DDF, los documentos cuya utilidad in-
mediata para las gestiones haya concluido.
Toda transferencia de documentación semiactiva deberá ser correctamente
preparada y organizada, bajo la estricta responsabilidad de la unidad pro-
motora, misma que deberá ser revisada y en su caso validada por la ins-
tancia receptora. Las Unidades de documentación en trámite y las Unida-
des regionales de correspondencia y archivo, tendrán un registro completo
y preciso de las transferencias que efectúen; por su parte, el Archivo Gene-
ral de Concentración llevará a cabo un registro central de todas las transfe-
rencias.
65
El Archivo General de Concentración mantendrá a disposición de las diver-
sas áreas remitentes, los documentos bajo su custodia, otorgando expe-
dientes y/o documentos únicamente a la unidad que haya transferido, res-
ponsabilizándose ambas partes en la oportuna y cabal devolución.
66
Reseña
TORRE Merino José Luis la, Mercedes Martín- Pa-
lomino y Benito, Metodología para la identifica-
ción y valoración de fondos documentales, Ma-
drid, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte,
S.G. de Información y Publicaciones, D.L. 2000,
109 pp.
Este tercer volumen de la serie Escuela Iberoamericana de Archivos, expe-
riencias y materiales, está dedicado a difundir las fases del tratamiento
archivístico que se refieren a la identificación y valoración de fondos docu-
mentales, que permiten la organización de la documentación, el control
administrativo de los documentos y el establecimiento de los plazos de
transferencia, selección e inutilidad administrativa, que tanta importancia
tienen de cara a la eliminación de los documentos y a su régimen de acce-
so.
Así pues, el principal objetivo de esta obra es
abordar uno de los problemas actuales de los
archivos: el tratamiento de las ingentes masas
de documentos que se acumulan en ellos, esta-
bleciendo una metodología adecuada para tal
fin. Está dividido en tres capítulos: identifica-
ción de fondos, valoración de fondos y control
administrativo de los documentos.
Portada del libro Identifica-
ción y Valoración. Metodo-
logía para la identificación
y valoración de fondos
documentales.
El texto muestra que existe una relación directa
entre la identificación de fondos y la valoración, ya que para valorar un
fondo es necesario que esté previamente identificado, ya que esto hace
posible controlar no sólo los fondos sino las series documentales desde el
mismo momento de su producción. Señala que aunque en ocasiones es
67
necesario llevar a cabo tareas de identificación en el archivo intermedio o
incluso en el histórico, ya sea que se trate de fondos acumulados que no
Archivística
han tenido un tratamiento anterior o porque éste haya sido deficiente, la
metodología para hacerlo no variará.

Hace referencia también al paso de los documentos por los distintos archi-
vos (central, intermedio, histórico) y a los necesarios controles administra-
tivos que dan lugar a un expediente en el que se incluyen los oficios, infor-
mes, actas, relaciones de entrega, etcétera en donde queda consignado el
estado de conservación de la documentación, la localización topográfica
asignada, fechas extremas, forma de ingreso entre otros datos que son
fuente de información indispensable en las fases de identificación y valora-
ción.

El manual es una obra de referencia para todos los profesionales de los

archivos que quieran llevar a cabo tareas de identificación y valoración.

MARGARITA PARRA BETANCOURT

2004 marzo-abril

68 69
 Artículo
Margarita Parra Betancourt
LA VALORACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS, I

Hay buenos y malos servicios archivísticos, al igual que hay administra-

ciones públicas buenas y malas, lo que no hay –ni ha habido nunca-
son administraciones públicas o privadas sin archivos. Ampudia, 1988.

Los archivos

Los archivos son a la vez un producto y un

instrumento esencial de las instituciones,
sirven como memoria referencial y como
acervo de datos y antecedentes indispensa-
bles para el análisis prospectivo; además los
documentos son el instrumento natural para
conducir y coordinar las actividades cotidia-
nas de las organizaciones públicas dando
pleno sustento a la toma de decisiones en
todos sus niveles; en el campo del control,
finalmente, los documentos y archivos fun-
cionan como testimonio objetivo del curso
concreto de la gestión institucional, y de las
La acumulación de grandes ma-
particularidades y resultados que implica. sas documentales en los archi-
vos, sin identificar y sin valorar
Hoy en día en todas las ramas del derecho es algo muy generalizado.
público y del privado se reconoce a los docu-
mentos gran importancia evidencial y procesal, concediéndoseles cabal va-
lor jurídico1.

La vida moderna produce tal cantidad de documentos que ningún archivo

del mundo, por grande que sea, puede conservarlos indefinidamente. Pero

70 71
no es suficiente señalar que ni para los archivistas ni para la administración cación, almacenamiento, acceso, recuperación, protección y destino final
pública es posible manejar y resguardar indiscriminadamente la totalidad de los documentos.
de la documentación que ésta genera hoy día, sino que es preciso respon-
der a esta situación crítica utilizando las técnicas que permitan detectar,
La valoración
dentro de la abundante y diversificada masa documental, la parte que pue-
de ser útil, para tenerla disponible en el lugar y momento exactos en que
se requiera. El análisis de estas cuestiones lleva naturalmente al de los di- Los documentos no pueden ser valorados mediante normas exactas, por

versos tipos de usos y aplicaciones a los que puede estar sujeto un docu- ello se han desarrollado ciertos principios generales que deben tomarse en

mento dentro de la actividad gubernamental y, consecuentemente, a la cuenta al realizar la valoración. El primer paso para la valoración de una

postulación del concepto de un ciclo vital, que es, por así decirlo, el princi- serie es la identificación de la misma, es una tarea de tipo intelectual cu-

pio fundamental de la administración de documentos2. yo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha produci-
do la documentación en el ejercicio de sus funciones, su evolución orgáni-
ca, competencias administrativas y tipos documentales. El resultado de
Tomando en consideración que no es posible
esta fase será la organización del fondo, con el establecimiento del cuadro
guardar toda la documentación que una insti-
de clasificación y la ordenación de sus series documentales.
tución o persona produce, se hace necesario
valorar dicha documentación para conservar
aquélla cuya información tenga fuerza o vigor "Existe una relación directa entre la identificación de fondos y la valoración,
para obligar, testimoniar o informar. Median- ya que para valorar un fondo es necesario que esté previamente identifica-
te la valoración se pretende conseguir una do. Podemos identificar un fondo que no esté valorado o que no vayamos a
documentación seleccionada que dé el mejor valorar, lo que no podemos hacer es valorar un fondo que no esté identifi-
testimonio del conjunto de las actividades de cado.
las instituciones y de nuestra sociedad. El
valorar va a permitir la realización de un aná- La base de la identificación es la aplicación de manera directa del principio
lisis de la documentación para poder determi- de procedencia en sus dos niveles, el respeto a la procedencia de los fon-
nar la guarda documental o bien la depura- dos, que consiste en no mezclar los documentos generados por diferentes
ción, saber con certeza los plazos de vigen- Cualquier actividad que realice una instituciones, y el respeto a la estructura interna de los fondos y su orden
cia, así como el destino final de cada docu- institución queda plasmada en un
documento. natural. Por lo que se evitará mezclar la documentación de unas oficinas
mento. con otras de la misma institución, y de una serie con otras dentro de la
misma oficina, a la vez que se mantiene el orden en el que se han ido pro-
La valoración es, de acuerdo con el Diccionario de terminología archivística, duciendo los documentos"3.
la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar
los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los Para llevar a cabo la identificación del fondo con sus series es necesario
plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial. conocer el organismo que lo ha producido, para ello se hará una recopila-
Es el desarrollo de un procedimiento documentado que permite la identifi-
72 73
ción y estudio de los reglamentos, la normatividad y los lineamientos inter-
nos de la institución, lo que va a permitir precisar tanto las actividades del
organismo como su historia.
Se recopilarán, también, los organigramas de la institución para conocer
los cambios que hubo en ella y se identificarán las funciones que realizaba
o que si sigue en funciones, probablemente todavía lleva a cabo, tomando
en consideración el reglamento interior, el manual de organización, los pro-
gramas y los proyectos.
Posteriormente habrá que identificar la tipología documental de la serie,
entendiendo como tal "la unidad documental producida por un organismo
en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de
procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homo-
géneos" (Diccionario de terminología archivística), para lo cual se procede
a analizar los caracteres internos y caracteres externos de los docu-
mentos.
El documento surge como reflejo de la actividad de su creador,
ya sea esta política, económica, científica, social o cultural.
74
Los caracteres internos consisten en:
1. entidad productora, institución que generó el documento, sea una
persona física, moral, pública o privada.
2. orígenes funcionales, causa que dio origen al documento.
3. fecha y lugar de producción, haciendo referencia a cuándo y dónde
se generó el documento.
Los caracteres externos comprenden:
1. clase, de acuerdo a como se trasmite la información en forma gráfica,
textual, visual (papel, acetato, papel fotográfico, cintas magnéticas, cin-
tas de audio y video, discos magnéticos u ópticos, etcétera).
2. tipo, se identifica de acuerdo a la estructura: carta telegrama, cheques,
oficios, memorias, informes, recibos, etcétera.
3. formato, corresponde a las características físicas del documento, inde-
pendientemente del soporte en que éste se encuentre (tamaño carta,
oficio, esquela; disquete, CD).
4. cantidad, equivale a la unidad de medida bajo la que el documento se
encuentra (carpeta, legajo, volumen, foja, hoja).
5. forma, se refiere a la autenticidad del documento, si está en original,
copia o reproducción (microfilmación, digitalización).
Una vez conocida la tipología documental se procederá a valorar la infor-
mación contenida en los documentos, analizando los valores primarios y
secundarios que posean.
Valores primarios. Son los que tienen los documentos a partir de su
creación o recepción y se definen por la importancia y el uso que tiene la
documentación para la institución generadora. Pueden caer dentro de tres
categorías:
Administrativo. Es el que posee un documento para el área productora,
relacionada con un trámite, asunto o tema. Se encuentra en todos los do-
cumentos producidos y recibidos por una institución u organismo. Respon-
den a procesos y actividades administrativas (correspondencia para llevar a
75
cabo los proyectos y planes, la relacionada con los presupuestos; la conta-
bilidad, los recursos humanos, etcétera).
Legal. Es el que tienen todos los documentos que sirven de testimonio an-
te la ley. Sirve para documentar las obligaciones legales y proteger los de-
rechos de los individuos y del gobierno, por ejemplo: actas del registro ci-
vil, contratos, escrituras, actas constitutivas notariadas, decretos, acuer-
dos, documentos relacionados con la propiedad.
Fiscal. Corresponde al valor de los documentos de archivo que justifican,
explican o comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias (pago
de impuestos, contabilidad, estados financieros, ventas).
Al realizar una valoración adecuada se conservará la documentación
que dé el mejor testimonio del conjunto de las actividades de la institución
y de la sociedad.
Los valores secundarios. Son los que adquieren los documentos una vez
que pierden sus valores primarios y tienen utilidad histórica y social, por-
que la información que contienen es relevante para la sociedad por ser tes-
timonio del origen, desarrollo y evolución de un acontecimiento y sirve co-
mo fuente para futuras investigaciones y pueden tener:
76
• valor informativo, aquel que da cuenta de los fenómenos sociales o
institucionales. Sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción
de cualquier actividad de la administración y también puede ser testi-
monio de la memoria colectiva. Se trata de la información que contienen
los documentos sobre personas, lugares, temas y cosas diferentes a las
acciones y actividades de una organización.
• valor evidente, es el que tiene un documento que revela el origen,
organización y desarrollo de las instituciones públicas o privadas.
• valor institucional, cuando los documentos sirven como prueba de un
acontecimiento que es relevante para la propia organización.
El teórico de la archivística Theodore Schellenberg nos dice que la valora-
ción con fines de conservación consiste en el fondo, en distinguir y deslin-
dar dos grandes momentos en la vida de un documento: por una parte el
administrativo, es decir, el momento en que 'los documentos públicos se
crean para realizar los propósitos para los cuales se ha establecido la de-
pendencia', del que se deriva el valor primario de la documentación, y por
la otra, el momento histórico (de hecho existente desde la creación misma
del documento), que aparece al rebasarse lo administrativo, ya que 'los
documentos se guardan porque tienen valores secundarios que perdurarán,
aun después que haya cesado su uso corriente, y porque sus valores serán
útiles para otros motivos además de los de uso corriente'. De esta concep-
ción se ha derivado la teoría de las tres edades del documento (ciclo vi-
tal), cuya utilidad metodológica para la selección documental es muy gran-
de.
El ciclo vital de los documentos comienza en los archivos de trámite de las
unidades administrativas que los produjeron, donde tienen su fase activa,
continúa en los archivos de concentración en donde los documentos están
en resguardo en tanto prescribe su valor primario (fase semiactiva), y ter-
mina en los archivos históricos, que es en donde se cierra el ciclo vital pues
aquí los documentos están en su fase inactiva: únicamente conservan su
valor histórico.
77
Notas Memoria
1 2
y AMPUDIA Melo, J. Enrique, Institucionalidad y gobierno. Un ensayo sobre la dimensión
Lucila Alvizu García
archivística de la Administración Pública, México, AGN-INAP, 1988, p. 61 y 78.
3
LOS TIPOS DOCUMENTALES Y
TORRE Merino, José Luis La, Mercedes Martín-Palomino y Benito, Identificación y valora-
ción, España, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2003, p. 12. SU VALORACIÓN

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HERNÁNDEZ Olivera, Luis y Manuela Moro Cabero, Procedimientos de Valoración Documen-
tal, España, ALCAL Ediciones, 2002, (Colección Estudios Profesionales, 01)
HERRERA Huerta, Juan Manuel, "La selección documental: una solución dual" en Boletín del
Sistema Nacional de Archivos, México, AGN, núm. 5, mayo-junio 1984.
LAZARÍN Miranda, Federico, El proceso de valoración y selección documental en la activi-
dad archivística, México, Universidad Metropolitana-Iztapalapa, 1995.
MARÍN Salguero, Gabino, La disposición en la práctica documental, ponencia, IX Congreso
Nacional de Archivos, 27-29 octubre de 1997, Morelia, Michoacán.
SCHELLENBERG, Theodore, Archivos modernos. Principios y técnicas, trad. Manuel Carrera
E., México, AGN, 1987.
TORRE Merino, José Luis La, Mercedes Martín-Palomino y Benito, Identificación y valora-
ción, España, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2003.
México se publicó el siguiente artículo de Lucila Alvizu García y que repro-
ducimos ahora en esta sección, para ilustrar, por un lado, la inquietud que
desde siempre han tenido los archivistas en torno a la valoración documen-
tal y, por el otro, para ejemplificar lo que es la tipología documental.
Los tipos documentales y su valoración1
En el contexto de la administración de documentos, una parte fundamental
es la referente a la valoración y selección de los acervos documentales pro-
ducidos en la gestión pública que, sin lugar a dudas, beneficia enormemen-
te a las unidades administrativas de los poderes del Estado de México y sus
municipios, puesto que con ello ha logrado una reducción considerable de
la masa documental con que cuentan, misma que si no es sometida a un
proceso de selección, genera problemas de saturación de espacios; insufi-
ciencia de mobiliario para su almacenamiento, desorganización e inaccesi-
bilidad para su eficaz y eficiente búsqueda, recuperación y consulta.
El proceso de selección documental se da como paso final de un trabajo de
valoración de los tipos documentales producidos por las unidades adminis-
trativas en el desarrollo de sus actividades. Y así como es importante iden-
tificar el ámbito de aplicación de los procesos de selección, preliminar y
final, de los acervos documentales, también es fundamental que se deter-
mine qué es un tipo documental, al ser este un término utilizado frecuente-
mente por la Comisión dictaminadora de depuración de documentos, que
es la instancia responsable de realizar el análisis y valoración de los tipos

78 79
documentales producidos en la gestión administrativa de los tres poderes
del estado y municipios.
Respecto a la denominación de tipo documental, Ana Dupla del Moral nos
dice en el Manual de Tipología Documental de los Municipios que "...es la
expresión de las diferentes actuaciones de la administración reflejadas en
un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilm, microficha,
etcétera) y con unos mismos caracteres internos específicos para cada uno,
que determinan su contenido. Los tipos documentales se derivan de las
funciones desarrolladas por los órganos de las instituciones. Cada función
se traduce en uno o varios tipos documentales".
De acuerdo con esta definición, de cada actividad y/o función se derivaría
un documento. Así de la función catastral tendremos, por ejemplo, la for-
mulación de un padrón y cédulas catastrales; de los ingresos y egresos
resultarán los padrones o libros de diario, de caja, pólizas, recibos, factu-
ras, órdenes de cobro o pago; de la averiguación de un delito, órdenes de
presentación, peritajes, mandamientos, etcétera.
La generación de cada tipo documental unido a la dependencia productora
o a la función específica, va a dar paso a la integración de las series docu-
mentales.
Como tal, los tipos documentales no son algo nuevo, ya que están indisolu-
blemente asociados al hombre, pues se derivan de las actividades que éste
realiza, como por ejemplo comunicarse, cobrar, pagar, informar, legislar,
sancionar, inspeccionar, denunciar, notificar, fiscalizar, etcétera. Un ejem-
plo de ello lo tenemos en el documento titulado Contrato de Préstamo Qui-
rografario que celebra el ISSEMyM con sus afiliados y del cual si confronta-
mos los expedidos durante 1970-1990 encontramos que su presentación o
formato ha variado, pero su finalidad no.
Al realizarse el análisis y valoración de los documentos, es necesario consi-
derar tanto sus aspectos cualitativos como cuantitativos, ya que esto nos
permitirá determinar su utilidad como prueba o testimonio de un hecho
determinado, así como su abundancia en las unidades documentales que
los resguardan.
Lo comentado en párrafos anteriores, nos permite clarificar el concepto de
tipo documental, lo cual dará como resultado el que cada unidad archi-
vística identifique con facilidad, cuáles son los tipos documentales que se
localizan en sus acervos y de esta forma estar en condiciones de eliminar
aquellos que estén permitidos por la Comisión dictaminadora de depuración
de documentos y detectar los que no cuenten con un dictamen específico.

Ejemplo
Fondo: Dirección General de Desarrollo y Administración de Personal
Sección: Delegación Administrativa Notas

Serie: Nóminas 1
Alvizu García, Lucila, "Los tipos documentales y su valoración", Año X, octubre-diciembre
de 1997, p. 32-34.
Dentro de la serie Nóminas, encontramos que el tipo documental nómina
tiene caracteres internos que le son propios como clave de empleado, nom-
bre del empleado, categoría, sueldo, percepciones, deducciones, total y
firma. Una manera de producirse derivada de la función de pago entre em-
pleador y empleado y un trámite que es común, ya que independientemen-
te de la entidad que realice el pago, su gestión es igual.

80 81
 Reseña
Schellenberg, T. R., Archivos modernos, princi-
pios y técnicas, México, Archivo General de la
Nación, 1987, 434 pp.

Schellenberg estudioso de las realidades archivísticas de diversos países

del mundo, desplegó un intenso esfuerzo por impulsar el desarrollo de los
archivos. Sus ideas acerca de integrar en un solo concepto y en una sola
visión los múltiples aspectos de la actividad archivística, y la convicción de
que la evolución futura de la archivonomía dependía del grado de coheren-
cia y sistematización que alcanzara esta disciplina, lo llevaron a ser consi-
derado el fundador de la archivística contemporánea.

En Archivos modernos, principios y técni-

cas, se lleva a cabo una de las síntesis
más completas y sistemáticas del saber
archivístico moderno de cara a los proble-
mas y fenómenos propios de nuestra épo-
ca. Muestra la importancia de los archivos
nacionales, de la necesidad de contar con
una terminología especializada (durante el
desarrollo del texto va definiendo los tér-
minos que utiliza). Para aclarar la natura-
leza esencial de la profesión archivística
hace la distinción entre materiales archi-
vísticos y bibliotecarios. Se centra en có-
Portada del libro Archivos moder-
nos, principios y técnicas. mo deben ser manejados los documentos
en las oficinas que los generaron y cómo
deberán manejarse en los archivos para que se encuentren accesibles y
ordenados, entrando así al tema de la clasificación.

82 83
En la tercera parte del libro describe cómo deben manejarse o administrar-
se los archivos públicos, abordando las condiciones esenciales de la admi-
Archivística
nistración archivística (naturaleza de los archivos modernos, de las activi-
dades archivísticas, de la autoridad y facultades que debe tener el archivis-
ta y de la institución responsable de las actividades archivísticas), y la for-
ma cómo deben los documentos públicos ser apreciados o valorizados,
arreglarse, preservarse, describirse, publicarse y utilizarse. Partiendo del
hecho de que la apreciación o valuación de los documentos públicos es uno
de los más arduos problemas para un archivo, que no es tan sencillo como
a simple vista parece, le dedica un gran capítulo a la apreciación de los do-
cumentos públicos modernos. Archivos modernos, principios y técnicas, es
un texto obligatorio para quienes están interesados y trabajando en los
archivos de cualquier índole pues reúne los puntos más actuales en cuanto
a archivos se refiere.

"La calidad e importancia de este texto queda acreditada por la poderosa

influencia que ha ejercido sobre numerosos autores contemporáneos, y por
la cantidad de ediciones y traducciones que ha tenido desde su aparición,
en 1956". op. cit p.vi.

MARGARITA PARRA BETANCOURT

2004 mayo-junio

84 85
 Artículo
Margarita Parra Betancourt
LA VALORACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS, II

Se entiende como valoración al proceso mediante el cual se determinan

plazos para la eliminación, la transferencia y el acceso a la documentación.
La valoración es en consecuencia la fase del tratamiento archivístico, en la
que después de analizar los valores de los documentos, se decide si éstos
deben transferirse al archivo histórico, o si por el contrario deben eliminar-
se o conservarse parcialmente, en cuyo caso se deben aplicar técnicas de
selección.1

Fachada del edificio del Archivo Histórico de Tampico.

Hay que concebir a la valoración desde los archivos administrativos, es de-

cir desde el momento en que se comienza a generar la documentación. En
estricto sentido la valoración se inicia antes de que se produzcan los docu-

86 87
mentos, es decir, a partir de la elaboración de leyes, decretos y normas
que le dan cuerpo a la institución generadora de la documentación. Para
llevarla a cabo, deberán tomarse en cuenta los documentos legales que
rigen la actividad de la dependencia, lo que permitirá señalar la vigencia
jurídica de las series documentales y el ciclo vital de la documentación.2 La
valoración de las series documentales se realizará cuando haya concluido
su trámite administrativo, considerando a la documentación en su conjunto
y no como papeles aislados, ya que de esta manera se podrá tener la infor-
mación completa de problemas o de relaciones de problemas a partir de
grupos de documentos.
La implantación y mantenimiento de un proceso de valoración asegura:3
• la identificación de los requisitos para la con-
servación de documentos derivados de cada
actividad administrativa.
• la especificación de qué documentos serán
conservados y cómo, en atención al uso y
valores de los mismos.
• el flujo de documentos en todo el sistema de
archivos.
• la destrucción de los documentos sin valor.
• el control de las eliminaciones.
• el registro de todas las operaciones derivadas
del proceso de valoración.
Acervo del Archivo Histórico
de Tampico.
Antes de iniciar el proceso de valoración es importante tener en cuenta los
siguientes criterios:4
• de procedencia y evidencia: son más valiosos los documentos que pro-
ceden de una institución o sección de rango superior en la jerarquía ad-
ministrativa; aunque no hay que perder de vista que los documentos de
88
unidades administrativas de rango inferior son importantes cuando refle-
jan su propia actividad irrepetible.
• de contenido: la misma información es mejor conservarla comprimida
que extendida.
• diplomático: es preferible conservar un original a una copia. Las copias
se conservan únicamente cuando no existe el original.
• cronológico: fecha determinada por cada país o institución a partir de la
cual no se puede realizar ninguna eliminación.
Otros criterios serían, conservar:
1. los documentos textuales que permitan conocer los orígenes del organis-
mo, su organización y evolución.
2. los documentos que permitan conocer los procesos de elaboración de
leyes, decretos, normas y reglamentos que afectan al organismo.
3. los documentos textuales que permitan valorar la eficacia de las activi-
dades del organismo.
4. los documentos que supervisan el funcionamiento interno del organismo.
5. los documentos que tienen datos significativos acerca de un aconteci-
miento, un individuo, una institución o un lugar, o sobre las ciencias y
técnicas.
6. los documentos que conservan datos significativos sobre acontecimien-
tos o movimientos importantes de la historia política, económica y so-
cial.
7. los documentos que contienen datos necesarios para la protección de los
derechos civiles, financieros, jurídicos u otros derechos de los individuos,
instituciones o de la misma institución.
8. los documentos que contemplan de manera significativa la información
contenida en otros fondos o series documentales.
9. los documentos que responden a las necesidades del análisis estadístico
y de la historia cuantitativa.
Para llevar a cabo el proceso de valoración es necesario que se cree en la
institución la comisión de valoración.
89
 En la comisión de valoración la mayoría de los miembros son permanentes,
La comisión de valoración habiendo variación en el caso del representante de la oficina emisora de la
documentación que se ha de valorar. La creación de la comisión deberá
quedar documentada mediante un acta y en ella se consignará quien es el
La creación de la comisión de valoración corresponde a la dirección del or-
responsable de la misma.
ganismo del que se trate, con el fin de dotarla de autoridad suficiente para
que sus decisiones sean adoptadas por toda la institución. Ésta debe estar
constituida al menos por: La comisión de valoración es el cuerpo colegiado que se encarga de emitir
las políticas de valoración y selección de acervos y debe cumplir con las
• el director del archivo de concentración siguientes atribuciones:
• el director del archivo de trámite
• el director del archivo histórico • realizar el análisis y emitir juicios de valor de los tipos documentales
generados por las unidades administrativas de la institución, para deter-
• un asesor jurídico
minar su conservación permanente o su eliminación física.
• un responsable del departamento de asuntos financieros o especialista
• formular dictámenes acerca de la conservación o eliminación de los do-
en temas económicos
cumentos.
• un representante de la unidad administrativa a la que corresponda la
• dictar políticas para la valoración y eliminación de los documentos.
documentación a valorar
• brindar asistencia técnica en materia de selección y depuración de docu-
• un historiador especialista en el contenido y valor histórico de la docu-
mentos a las unidades administrativas.
mentación
• autorizar, a través del acta respectiva, la eliminación de todos aquellos
documentos sin valor informativo.
• elaborar el catálogo de disposición documental que es el instrumento de
consulta oficial para realizar la selección y depuración de documentos en
cualquier unidad administrativa de la institución.
• testificar la destrucción física de los documentos cuya eliminación ha
sido autorizada.

Para que los miembros de la comisión

Limpieza de documentos en el Archivo Histórico de Tampico.
de valoración puedan llevar a cabo su
tarea es importante que dispongan de
suficiente información acerca de la do-
cumentación y su contexto para poder
determinar correctamente el valor de
las series documentales.5
Patio central del edificio que alberga el
Archivo Histórico Municipal de Campeche.

90 91
Notas Memoria
1
La Torre Merino, op cit. p. 27-28. Carmen Nava
2
Madrid Muliá, op cit.p. 22
3
Hernández Olivera, op cit. 32.
¿QUIÉN LE TEME A LA
4
Tallafigo, citado por La Torre Merino, op cit. p. 37. DEPURACION DE LOS ARCHIVOS?
5
Hernández Olivera, op. cit. p. 57.

Bibliografía A continuación presentamos un artículo que escribiera para el Boletín del

Sistema Nacional de Archivos, número 5, mayo-junio de 1984, la historia-
ALVIZU García, Lucila, “La depuración en el contexto de la administración de documentos”, dora Carmen Nava.
Boletín del Sistema Estatal de Documentación del Estado de México, México, Sistema Esta-
tal de Documentación, abril-mayo-junio, 1995.
BÁEZ Rivera, Pablo, “Mecanismos de depuración de los archivos de la administración públi-
Es indiscutible que una abrumadora ma-
ca federal”, Boletín del Sistema Nacional de Archivos, número 4, México, AGN, marzo-abril,
1984. yoría de investigadores sociales, y no
BRAVO, Berta, Identificación y valoración de series en el Archivo Regional de Madrid, citada sólo los historiadores, verían con suma
por Marín Salguero en Los archivos de México en el umbral del siglo XXI, IX Congreso Na-
cional de Archivos, México, octubre de 1997. aprensión toda iniciativa tendiente a la
COUTURE Carol, Jean-Yves Rousseau, Los archivos en el siglo XX, México, AGN-Universidad depuración y el expurgo de los archivos
de Montreal, 1988.
administrativos. Para fundamentar sus
FRANCO Huerta, Eutiquio, Tendencias contemporáneas de la valoración documental, Me-
moria de la XI Reunión del Sistema Nacional de Archivos, México, 1988. reservas ellos argumentarían, con razón,
HEREDIA Herrera, Antonia, Archivística general. Teoría y práctica, España, Diputación Pro- que esos archivos son la fuente primor-
vincial de Sevilla, 1991.
dial para la obtención de los testimonios
HERNÁNDEZ Olivera, Luis y Manuela Moro Cabero, Procedimientos de Valoración Documen-
tal, España, ALCAL Ediciones, 2002, (Colección Estudios Profesionales, 01) documentales necesarios para la recrea-
MADRID Muliá, Héctor, “Normas de valoración histórica”, Normatividad Archivística, Méxi- ción de hechos y la reconstrucción de
co, AGN, 1996.
procesos relativos a la vida institucional.
MARÍN Salguero, Gabino, Los archivos de México en el umbral del siglo XXI, IX Congreso
Nacional de Archivos, México, octubre de 1997.
PORRAS Cornejo, Juan, "La selección documental en los archivos de concentración", Boletín
del Sistema Estatal de Documentación, Estado de México, Año IX, octubre-diciembre de
Los administradores de documentos, por Historia de las Cosas de Nueva
1996. España, Códice Florentino, vol. I
su parte —profesionales de una nueva
SCHELLENBERG, Theodore, Archivos modernos. Principios y técnicas, trad. Manuel Carrera disciplina encargada del manejo integral
E., México, AGN, 1987.
de las fuentes escritas— afrontan actual-
TORRE Merino, José Luis La, Mercedes Martín-Palomino y Benito. Identificación y valora-
ción, España, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2003. mente un problema de gran envergadura: el volumen material de la docu-
mentación generada por la administración pública ha llegado a dimensiones
tan alarmantes —varias toneladas diarias— que ya no es posible pensar en
almacenar, organizar, conservar y manejar adecuadamente la totalidad de
los testimonios que provienen de este tipo de archivos.

92 93
Unos y otros, administradores de documentos y estudiosos de la historia, encuentren alternativas realistas que contemplen los recursos económicos
por diversas razones comparten la preocupación por encontrar una res- y humanos disponibles para la organización, la conservación y manejo ade-
puesta a la pregunta ¿es justificable desde una perspectiva histórica la de- cuados de la documentación, habrá que intentar preservar por lo menos
puración de los archivos? aquello que, de acuerdo con las tendencias actuales de la historiografía y
las ciencias sociales cubra las necesidades presentes y futuras de la inves-
tigación social.
Por lo que respecta a los historiadores —que es el gremio al que pertenez-
co y creo conocer mejor— me es posible asegurar sin temor a equivocarme
que ellos no comulgan con la idea de prescindir de su materia prima —las
evidencias fácticas— y que les sería muy difícil encontrar argumentos bien
fundamentados para justificar semejante empresa. No sólo por la razón
que ya señalamos, y que es la de más peso (sin evidencias fácticas es
prácticamente imposible pensar en recrear hechos y reconstruir procesos
históricos), sino también porque las distintas corrientes historiográficas que
están representadas en los ámbitos académicos, institucionales e informa-
les en que se efectúa la investigación histórica en nuestro país, segura-
mente tendrían muy diversas nociones teóricas y metodológicas en lo que
se refiere a qué es útil, importante, rescatable y aprovechable para las ne-
cesidades actuales y futuras de las investigaciones históricas.

No obstante, la oposición de los historiadores para encontrar razones de
peso que sustenten la práctica y las bases teóricas de la depuración archi-
vística de ninguna manera sirve de impedimento para que ésta se efectúe.
En todo caso, propicia que los administradores de documentos tomen bajo
su cuenta y riesgo las decisiones necesarias para la selección de la docu-
mentación que se trasladará a los archivos de concentración, para ser or-
denada, conservada y puesta a la consulta, aun cuando sepan de antema-
no que sus decisiones serán vistas con desdén y desconfianza por los in-
vestigadores, y además se considere que están actuando con base en pre-
supuestos arbitrarios y subjetivos.
Por lo tanto, es justo reconocer que, si bien las prevenciones de los histo-
riadores con respecto a la eliminación de testimonios documentales –sean
del tipo que sean- se fundan en poderosos argumentos, en tanto que no se
Historia de las Cosas de Nueva España, Códice Florentino, vol. I.
Lo anterior quiere ser una propuesta que ayude a resolver los problemas
que plantea la explosión documental, porque, aunque sostengamos que la
depuración y el expurgo de los archivos es injustificable para un historiador
desde cualquier ángulo que se le vea, eso no quiere decir que haya que
esquivar la responsabilidad de reflexionar y encontrar soluciones válidas
que conduzcan a establecer criterios normativos para la práctica y las ba-
ses teóricas de la depuración archivística. No convalidamos la idea de que
la depuración es la única solución que tenga que tomarse para resolver el
problema de la explosión documental, dado que sabemos que en gran me-
dida la limitación más grande que existe para conservar y manejar los tes-
timonios documentales es la falta de recursos económicos, que ha sido y
seguramente será un problema crónico en países que, como el nuestro,
dependen principalmente de sus recursos naturales para subsistir y cuyas

94 95
finanzas han sido manejadas en forma irracional y dispendiosa; incluso satisfagan las experiencias y opiniones de todos ellos, en lo que se refiere a
ahora es difícil pensar en obtener mayores recursos para la investigación los criterios depurativos mencionados.
social cuando casi un tercio del presupuesto público se dedica al pago de
intereses y la amortización de la deuda pública. Si hubiere suficientes re-
Hasta aquí, parece que no hay salida fácil para depurar los archivos y, al
cursos económicos todavía podría hacerse un esfuerzo por encontrar sali-
mismo tiempo, despejar las prevenciones de los investigadores al respecto.
das menos drásticas que la depuración al problema de la conservación y
¿Qué hacer entonces? ¿Efectuar una depuración pragmática, según las ne-
manejo de los acervos archivísticos. Pero, en fin, intentemos abstraer las
cesidades de la administración pública? ¿Esperar indefinidamente hasta
condiciones socioeconómicas y políticas concomitantes al problema que nos
que los historiadores se pongan de acuerdo en lo que conviene preservar y
ocupa y retomemos el hilo de la discusión.
lo que hay que desechar? Ni una ni otra solución son suficientemente con-
venientes.
Pues bien, aunque no compartamos la idea de que la depuración es una
condición sine qua non para optimizar las operaciones de conservación y
manejo de los archivos en beneficio de los usuarios, nos parece meritoria la
aspiración de los administradores de documentos por formular en copartici-
pación con los investigadores sociales criterios normativos para la práctica
y la teoría de la depuración archivística que sean sólidos, precisos, cohe-
rentes, sistemáticos y racionales, en una palabra, objetivos. En este aspec-
to, consideramos que habrá un buen número de historiadores que estén
dispuestos a aportar sus opiniones y a colaborar en la formulación de los
criterios normativos que se requieren para evitar la arbitrariedad y el sub-
jetivismo en la selección de los testimonios documentales que se preserven
para cubrir las necesidades de la investigación social presente y futura.
Aunque es ilusorio pensar que una posición abierta por parte de los histo-
riadores frente al problema que estamos discutiendo significaría, automáti-
camente, que se podrían recabar sus opiniones y que de inmediato sería
factible formular criterios normativos objetivos para efectuar la depuración Historia de las Cosas de Nueva España, Códice Florentino, vol. I.

de los archivos administrativos. Por el contrario, tenemos la sospecha de

que en el momento en que los historiadores empiecen a expresar sus pun-
Pensamos, por nuestra parte, que es indispensable que las instituciones y
tos de vista se presentarán una serie de graves dificultades, porque será
las personas directamente involucradas en la búsqueda de soluciones a las
hasta entonces cuando se manifestarán con vigor las más variadas, contra-
cuestiones que estamos examinando ahora promuevan jornadas, encuen-
dictorias e incluso irreconciliables posiciones de las distintas corrientes his-
tros, simposios o convenciones pluridisciplinarias —de investigadores socia-
toriográficas y sus adeptos acerca de este problema en particular. Esto
les en general, administradores de documentos, archivistas, comunicólo-
obligará a su vez a los administradores de documentos a percatarse de que
gos, etcétera—, destinados exclusivamente a discutir y proponer criterios
será inútil todo esfuerzo destinado a concretar formulas normativas que

96 97
normativos objetivos para la depuración archivística, sugiriendo al mismo
tiempo, los medios organizativos y operativos para crear organismos con-
sultivos y/o ejecutivos (comités, consejos, comisiones, etcétera) encarga-
dos de coordinar y dirigir los trabajos indispensables para formular las ba-
ses técnico-metodológicas que fundamenten las prácticas mismas de la
depuración archivística, su revisión y perfeccionamiento constante, con ba-
se en planteamientos que propongan un sustento técnico-metodológico y
garanticen decisiones coherentes y racionales. Pero en tanto no se realicen
los trabajos que sugerimos en líneas anteriores, estimamos conveniente
avanzar en algunos puntos relacionados con la pregunta ¿es posible esta-
blecer criterios normativos objetivos para la depuración archivística?
Mi propia experiencia en investigaciones de archivo me da elementos de
juicio para responder afirmativamente, veamos por qué:
Si concebimos a los procesos históricos como una suma de “prácticas so-
1 conocer cómo operan determina-
ciales organizadas y estructuradas de manera racional” , entonces es nece-
sario aceptar que la tarea del historiador es la de conocer y explicar a tra-
vés de operaciones lógico metodológicas y prácticas la racionalidad íntima
de esos procesos. En este sentido, el investigador requerirá de evidencias
fácticas que le indiquen de qué manera específica se organizan y estructu-
ran racionalmente las prácticas sociales presentes en el proceso que quiere
conocer y explicar. Pero como la realidad misma arroja infinidad de huellas
materiales que son portadoras de información acerca de cómo se efectua-
ron tales o cuales prácticas de los sujetos históricos, sería ocioso pensar en
recabar integralmente todos los rastros empíricos que dan cuenta de los
comportamientos mencionados; además, cabe subrayar que en incontables
casos las prácticas sociales sencillamente no dejaron rastro alguno. De lo
anterior podemos inferir que reproducir una práctica en sus más íntimos y
recónditos detalles, además de ser improbable, resulta también innecesario
para lo que realmente persigue un investigador, debido a que, como hemos
dicho, lo que este se propone es conocer y explicar la realidad y no repro-
ducirla. Para explicarla es necesario que el historiador decida de antemano
cuáles son los aspectos de la realidad que le interesa estudiar y cómo va a
98
conducir su investigación para que pueda ir estableciendo, a medida que
conoce mejor el proceso, nuevas hipótesis o conjeturas con respecto a la
racionalidad interna del proceso. Así, según se enfoque, métodos y técni-
cas, el investigador se abocará —con base en un proyecto de investiga-
ción— a plantear las preguntas pertinentes a los testimonios disponibles;
dada la diversidad que de ellos existe tendrá que seleccionar, jerarquizar,
clasificar y ordenar solamente aquellos que puedan dar respuesta a sus
intereses. Cuando no le es posible al investigador conseguir información
pertinente de ciertos testimonios, acude a otros y, dado el caso, tiene que
utilizar su imaginación y capacidades intelectuales para hacer inferencias
con base en cierto tipo de operaciones lógicas, tales como la analogía, la
comparación, los cálculos estadísticos, etcétera. De lo anterior se despren-
den los siguientes criterios normativos para la selección de testimonios:
1. Los testimonios documentales
son una fuente primordial para
das prácticas sociales en la reali-
dad, pero no son los únicos rastros
materiales que proporcionan infor-
mación acerca de ellos. Siempre es
posible encontrar fuentes alternati-
vas de información acerca de tales
o cuales prácticas sociales (por
ejemplo: testimonios orales, cos-
tumbres, leyes expresiones lin- Historia de las Cosas de Nueva España, Códice
Florentino, vol. I.
güísticas, creencias religiosas, pa-
trones de organización social, tipos
de educación, festividades, sistemas de valores, instrumentos de trabajo;
en fin todo lo que hacen y tocan los seres humanos, como diría Marc
Bloch). Por lo tanto, la ausencia de testimonios de un cierto tipo nunca ha
sido obstáculo insuperable para hacer investigación histórica; así, puede
asegurarse que, según el caso, es incluso posible prescindir de algunos tes-
timonios.
99
2. Son una valiosa fuente de información los documentos para aquellos que 4. En un plano menos abstracto es necesario anotar que como la historia
saben interrogarlos, pero por sí mismos no nos explican nada. Cuando mu- es, en buena medida, cuestión de números, las prácticas sociales difícil-
cho, algunos documentos pueden darnos una idea más completa de lo que mente pueden ser comprendidas en forma individual; de ahí que algunos
queremos saber acerca de un proceso, pero rara vez los documentos, como documentos no ofrezcan información relevante cuando se les encuentra
tales, darán cuenta del proceso y de su racionalidad interna, a menos que separados de otros que registran los mismos datos. Su contenido resulta
se trate de de un documento en el que se reflexiona con un enfoque histó- tanto más significativo en la medida en que se relaciona con otros testimo-
rico. Por ende, es factible decir que los testimonios documentales tienen nios análogos, adquiriendo así mayor validez.
que ser evaluados para saber si son aprovechables o no para una investi-
gación, y esto significa que necesariamente tienen que ser seleccionados,
jerarquizados y clasificados conforme a lo que los investigadores estimen
que van a utilizar para comprobar sus hipótesis y objetivos. Si esta re-
flexión se extrapola hacia el problema de la depuración de los archivos ad-
ministrativos, se puede afirmar que algunos de los documentos que están
en esos archivos pueden ser seleccionados para su conservación, siempre y
cuando los estudiosos de los procesos institucionales prevean las necesida-
des presentes y futuras de este tipo de investigación.

3. En virtud de que el investigador social se propone explicar la racionali-

dad de un proceso con base en ciertos objetivos e hipótesis, es él quien
decide qué tan profunda será su explicación y esto lo obliga a poner límites
a la recopilación de la información que habrá de necesitar, pues no se pro-
pone reproducir la realidad integralmente, sino, por el contrario, aspira a
comprobar por medio de su bagaje teórico-práctico cómo y por qué se rela-
cionan racionalmente determinados procesos en la realidad. Por tanto, le
bastará saber que esa realidad es una totalidad susceptible de ser conocida
y entendida en forma objetiva por sucesivas aproximaciones que cada vez
la expliquen mejor, resultando imposible e ilusorio pensar en conocerla e
interpretarla completa y absolutamente. Con esto queremos patentizar
nuestra convicción de que, de la misma manera que no nos es dable repro-
ducir integralmente la realidad, es insensato pensar en acumular todas las
vivencias fácticas producidas por los seres humanos, debido a que es una
vana ilusión creer que la suma de los testimonios es equiparable a la totali-
dad histórica.
Historia de las Cosas de Nueva España, Códice Florentino, vol. I.
Se debe pensar, en estos casos, si es conveniente conservar los documen-
tos tal cual o únicamente vale la pena guardar los registros estadísticos o
los informes en que se consigna su existencia. Pienso que en este caso se
encontraría la documentación que sirve para efectuar trámites rutinarios o
aquella que fue expedida para servir de contraseña a sus usuarios y ha
dejado de ser vigente (credenciales, contrarrecibos de pago de servicios
efectuados, vales de mercancía, etcétera). Desde luego, convendría que los
archivistas, que conocen mejor los archivos, nos facilitaran los cuadros cla-
sificadores elaborados por ellos sobre la materia, y que nos comunicaran
sus conocimientos y sus experiencias en la selección y manejo de los docu-

100 101
mentos cuya información es aprovechable en términos cualitativos y cuan-
titativos.
5. Hay documentación que en ciertos ca-
sos se encuentra subsumida en otros tes-
timonios documentales, como los cortes
de caja, dictámenes, extractos, planes de
trabajo, manuales de procedimientos, me-
moriales y manifiestos, principalmente.
Cuando ésta sea la situación, tal vez se
requiera preservar solamente los docu-
mentos representativos, que servirían co-
mo base de información respecto al tipo
de testimonios como los arriba enumera-
dos, desechando los demás por ser de me-
nor importancia, ya que los datos están
contenidos dentro de un tipo de documen-
tos más ampliamente.
Estas son algunas de las reflexiones que por ahora me sugiere el problema
de la depuración de los archivos. Más adelante será necesario ampliarlas y
pensar en otras más que se me escapan por el momento. Por mi parte,
sólo me resta reiterar mi confianza en que mis colegas historiadores se den
cuenta que su temor a ver desaparecer su materia prima —los testimonios
documentales— sólo es comparable al que sienten quienes no saben qué
hacer cuando han dejado pasar la oportunidad de actuar en defensa de sus
intereses.
No esperemos a que los sucesos nos conduzcan a servirnos de testimonios
que nos han sido impuestos con base en criterios archivísticos desconoci-
dos: salgamos al paso de quienes tienen que decidir —con o sin nosotros—
qué, cómo, cuándo y para qué depurar los archivos, afrontando conjunta-
mente con ellos esta responsabilidad.
Historia de las Cosas de Nueva
España, Códice Florentino, vol. I.

6. Entre los criterios normativos que hay que evitar a toda costa, están los
que tienen un sustrato elitista y discriminatorio, ya sea en razón de inter-
eses clasistas, religiosos, sexistas, ideológicos y racistas, o de enfoques
historiográficos unilaterales y con pretensiones de encerrar verdades irre-
batibles.

7. Habrá que contemplar en todo momento que la depuración archivística

es un medio para rescatar documentación que tiende a desaparecer por la
Notas
negligencia, la incuria o por el deterioro natural de los materiales, siendo
1
potencialmente un vehículo portador de información para las necesidades Thompson E.P., La miseria de la teoría, Barcelona, Editorial Grijalbo, 1981 (Historia, 21) p.
20.
presente y futuras de la investigación social y no una manera de contar con
una excusa que sirva para eliminar evidencias comprometedoras o cuya
conservación es gravosa en términos estrictamente contables y/o históri-
cos.

102 103
 Reseña
ISLAS Pérez, María Estela, La archivística en
México, México, Benemérita Universidad Autóno-
ma de Puebla, 2003, 207 pp.

Esta obra, nos dice Gustavo Villanueva Bazán, permite entender el concep-
to de archivo como una conjunción entre los documentos que lo conforman
y la necesidad de que éstos se encuentren organizados para poder aspirar
a ser realmente archivos.

El primer capítulo “Los archivos orígenes y evolución” ofrece un panorama

general del desarrollo histórico de los archivos desde la antigüedad, cuando
los documentos se consideraban como prueba, hasta la revolución france-
sa, cuando se declara el libre acceso a los archivos, pasando por la Edad
Media, cuando los documentos eran considerados verdaderos tesoros.

En el segundo capítulo “De los documentos, los archivos y la archivística”

se precisan los conceptos que a lo largo del libro se manejan, tales como:
archivo, documento, documento histórico, documento archivístico y archi-
vística.

En el capítulo tres dedicado a la “Teoría archivística”, se describen los prin-

cipios en que ésta se sustenta, así como las principales actividades que en
los archivos deberían desarrollarse con la intención de mostrar que quien
labora en ellos, el archivista, es un profesional que requiere de conocimien-
tos tanto teóricos como prácticos sustentados en una larga tradición.

El capítulo cuatro “Archivos y archivística en México” muestra los diversos

programas puestos en práctica en nuestro país tendientes a resolver la
problemática archivística. Iniciando con los antecedentes de los archivos en

104 105
nuestro país, así como del Archivo General de la Nación. Presenta también
un panorama de la capacitación y profesionalización archivística y del Sis-
Archivística
tema Nacional de Archivos así como de la administración de documentos

En el quinto “Normatividad archivística” se

analizan las disposiciones existentes relacio-
nadas con el acceso, traslado, conservación y
uso de los archivos en México, así como
aquellas impulsadas por el Consejo Interna-
cional de Archivos (CIA), organismo que emi-
te disposiciones a nivel internacional y que
deberían observarse por los países miembros,
como México. Destaca los vacíos y pone de
manifiesto la necesidad de una legislación
archivística a nivel nacional que regule esta
actividad sin dejar de destacar las dificultades
que ello conlleva.

Se cierra el trabajo con el capítulo “Rescate y organización de los archivos

en México” en donde se presenta un panorama de la situación que se vive
en nuestro país, donde se evidencia que la ausencia de cultura archivística
ha sido la causa principal de la pérdida de los acervos que, desafortunada-
mente nunca podrán ser recuperados por el carácter único de los documen-
2004 julio-agosto
tos de archivo.

106 107
 Artículo
Margarita Parra Betancourt
LA VALORACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS, III

Valoración por series documentales

La valoración por series documentales se refiere a evaluar el total de la

documentación que integra la serie como conjunto y no de manera aislada.
Este procedimiento precisa del conocimiento de la serie a evaluar por lo
que es necesario:

• el estudio de la institución que produce los documentos y su problemática

a lo largo de la historia, su relación con otras instituciones similares, fun-
ciones sustantivas y su ubicación en la estructura orgánica.
• identificación de las series documentales.
• elaboración del cuadro de clasificación.1

Se considera a la identificación como la primera fase de la metodología ar-

chivística, de tipo intelectual, cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo
de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica,
competencias administrativas y tipos documentales en los que se materiali-
za el procedimiento administrativo y demás disposiciones que afectan al
trámite. Analizando los valores primarios y secundarios de la documen-
tación, finalmente se determinarán los plazos de transferencia, conserva-
ción o eliminación y plazos de acceso.

El resultado de esta fase será la organización del fondo, con el estableci-

miento del cuadro de clasificación, y la ordenación de sus series documen-
tales, sentando las bases para su posterior valoración y descripción. La ba-
se de la identificación es la aplicación de manera directa del principio de
procedencia.

108 109
 12.Acceso libre o restringido y fecha de acceso
13.Fechas extremas de la serie
14.Clasificación
15.Observaciones

Las reglas de conservación son un instrumento de trabajo que determinan

las etapas y el tratamiento de los documentos desde su creación hasta su
eliminación o depósito en archivos históricos.

Fachada del Archivo Histórico del Poder Judicial del Estado de Oaxaca.

La información obtenida deberá registrarse en una ficha de identificación

de la serie, ya que ésta, posibilitara la elaboración de una regla de con-
servación por serie, reglas que a su vez se utilizaran en la creación del
Catálogo de disposición documental. La ficha de identificación deberá con-
tener como mínimo los siguientes elementos:
1. Serie
2. Organismo productor
3. Funciones
Equipo adquirido por el Poder judicial del Estado de Oaxaca como apor-
4. Legislación te al proyecto con ADABI de México en 2004.

5. Soporte
6. Tipología de la documentación
7. Descripción de la serie
8. Ordenación de la serie
9. Instrumentos de descripción existentes
10.Vigencia documental, plazos de transferencia y propuesta de conserva-
ción
11.Procedimiento de selección

110 111
 Ficha de identificación de la serie
Nombre de acuerdo con la función
Serie
Unidad administrativa que genera la documentación
Organismo productor (Dirección General, de Área, Subdirección, Coordi-
nación, Departamento, etcétera).
Las que tiene la unidad administrativa y cuyo ejerci-
Funciones cio genera la documentación.
Referencias de las disposiciones legales que dan
Legislación origen a los documentos y que regulan su tramita-
ción.
Tipos de soportes en que están los documentos.
Soporte Papel. Discos magnéticos: flexibles, duros, discos
compactos. Bobinas de película. Microfichas. Micro-
filmes. Fotografías: impresas, en negativo (flexible,
vidrio).
Tipología de la
documentación
Se refiere al tipo de documentos que contienen los
expedientes puesto que de cada actividad y/o fun-
ción se deriva un documento. Así de la función ca-
tastral tenemos, por ejemplo, la formulación de un
padrón y cédulas catastrales; de los ingresos y
egresos resultarán los padrones o libros de diario,
de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes de cobro
o pago; de la averiguación de un delito, órdenes de
presentación, peritajes, mandamientos, etcétera.
En síntesis, la tipología es la identificación de los
documentos producidos por una actividad que obe-
dece a una función específica que está regulada por
un procedimiento o trámite y que contiene forma-
tos, contenidos y soportes semejantes.
112
Descripción de la serie
Ordenación de la serie
Instrumentos de
descripción existentes
Vigencia documental pla-
zos de transferencia (ciclo
vital de los documentos) y
propuesta de conservación
Se realizará una descripción somera del contenido
de los expedientes de la serie, consignando, ade-
más, si el documento forma parte de la documenta-
ción comprobatoria al realizarse alguna auditoría, en
qué lapso de tiempo el usuario debe renovar o ac-
tualizar el documento generado, y si se elaboran
estadísticas con la información contenida en los
documentos. 2
Actividad que se desarrolla dentro del proceso de
organización y consiste en establecer secuencias
dentro de grupos conforme a secciones o series
documentales, puede ser cronológica, alfabética o
numérica.
Anotar si cuenta con guía, inventario, catálogo, índi-
ces.
Periodo durante el cual un documento de archivo
mantiene sus valores administrativos, legales, fisca-
les o contables, de conformidad con las disposicio-
nes jurídicas vigentes y aplicables.
El fin de la vigencia documental se da por una serie
de factores, tales como: porque se venció el plazo
establecido en el mismo documento; porque se pro-
duce un documento que modifica o anula al prime-
ro; porque desaparece el objeto físico que da razón
al documento; porque los documentos meramente
informativos pierden vigencia cuando el destinatario
se entera de su contenido; cuando se establece
convencionalmente la fecha de término. (Vázquez,
1995)
Por ejemplo el acta de nacimiento pierde vigencia
con la muerte del individuo; el comprobante de ven-
ta de un terreno la pierde cuando se da la siguiente
venta; el cheque cuando se cobra, o cuando se ven-
ce, sin cobrar, el plazo permitido en cada país.
Los plazos de transferencia los fija la comisión de
valoración de acuerdo con el ciclo vital de los docu-
mentos (fases activa, semiactiva e inactiva) y éstos
pasan del archivo de trámite al de concentración y
de éste al histórico.
113
 Procedimiento de
selección
La fase activa se desarrolla en las unidades de trámite y
termina una vez que se resuelve definitivamente el asunto
que generó la documentación. Su lugar de depósito nor-
malmente está en la propia área generadora.
La fase semiactiva comienza cuando el trámite al que dio
vida el documento ha concluido. Si bien es cierto que la
razón por la que el documento fue generado ha sido cu-
bierta y ya no es de uso corriente, la documentación aún
conserva valor administrativo, legal o fiscal que exige con-
servarla durante un plazo conocido como precaucional
para fines de consulta o de referencia. Su lugar de depósi-
to está en las áreas que se conocen como archivos de
concentración. Una característica de la fase semiactiva es
el bajo nivel de consulta de las unidades administrativas
que produjeron la documentación, y ésta es una justifica-
ción para su traslado a los archivos de concentración don-
de su uso se convierte en más potencial que real.3 Este
periodo de conservación precaucional, depende del carác-
ter legal, fiscal o administrativo de la documentación, con-
forme a los requerimientos institucionales de la misma,
Acervos del Archivo por ejemplo la de servir de antecedente directo o necesa-
Histórico del Poder
rio para otro documento (el nombramiento es antecedente
Judicial del Estado de
Oaxaca. necesario para la jubilación).4
Cuando la documentación pierde su valor de uso para la
entidad productora, comienza precisamente la fase inacti-
va de la misma.
En primer lugar se indicará el periodo de conservación
durante la fase de actividad. Es decir, se deberá indicar el
plazo temporal que la documentación va a permanecer en
los archivos de trámite (por encontrarse en uso o para
satisfacer necesidades administrativas o legales).
A continuación, se determinará el periodo que debe per-
manecer la documentación en el archivo de concentración,
dado que puede ser utilizada de forma ocasional con un fin
administrativo o porque así lo establece alguna disposición
normativa.
Posteriormente se determinará si la documentación debe
pasar al archivo histórico, si únicamente se conservará
una muestra o si no se enviará a este archivo y se proce-
derá a su eliminación.
114
Se registrará el criterio que se utilizó para conservar o
eliminar la serie.
La selección de la serie documental se lleva a cabo
cuando ha concluido su trámite administrativo y es du-
rante esta fase que se decide la conservación o elimina-
ción total o parcial de la misma. En el caso de conser-
vación parcial debe registrarse el tipo de muestreo que
fue utilizado.
Durante la selección deberán identificarse los valores
secundarios de la documentación ya que esto nos per-
mitirá saber si tienen valor informativo, evidente e ins-
titucional.
Además, durante la selección se desecharán todos los
documentos que están duplicados siempre y cuando se
conserven los originales y se reorientará todo lo que no
es material de archivo: libros, folletos, revistas, objetos
de naturaleza museológica, etcétera.
Para llevar a cabo la selección es importante considerar
que la Ley Federal sobre Monumentos Arqueológicos,
Artísticos e Históricos, dispone en el artículo 36, fracc.
II que son monumentos históricos los documentos del
siglo XIX hacia atrás.
El muestreo puede tomar varias formas, entre las más
utilizadas están el sistemático que consiste en estable-
cer un criterio previo de selección que puede ser crono-
lógico, según el cual se podrían guardar únicamente los
documentos de un año a diez, por ejemplo. El alfabéti-
co, en donde se pueden guardar, por ejemplo, solo los
documentos relativos a las personas cuyo apellido co-
mience con la letra “H”. O el topográfico o regional,
según el cual se podrían guardar sólo los documentos
relativos a tal o cual lugar geográfico. O bien el mues-
treo aleatorio que se basa en el principio estadístico de
que la aleatoriedad implica que todo expediente que
forme parte de una serie documental tiene las mismas
posibilidades de representarla, por tanto, la muestra se
debe tomar al azar. 5
115
Acceso libre o restringi-
do/fecha de acceso
Acervos del Archivo Histórico
del Poder Judicial del Estado
de Oaxaca.
Fechas extremas de la
serie
Clasificación
Observaciones
REGLA DE CONSERVACIÓN
Institución (1)
No. (2)
Se refiere a si la documentación está o no a disposi-
ción del público y los investigadores y, a la fecha,
en el caso de estar restringido su acceso, en que se Denominación de la serie (3) Código de
podrá consultar. clasificación (4)
Es conveniente apuntar que a nivel federal existe la Organismo productor (5)
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informa-
ción Pública Gubernamental que establece que la
documentación pública depositada en los archivos
Funciones (6)
correspondientes tiene carácter general de libre
acceso, sin embargo contempla una serie de excep- Legislación (anotar referencias y fecha de publicación en el Diario oficial)
ciones, que si es el caso deberán quedar registra- (7)
das. Hay que tomar en cuenta que la Ley permite a
las dependencias gubernamentales mantener hasta
por 12 años como “información reservada” y por lo Descripción del contenido y fechas extremas (8)
tanto no disponible para el público “... aquella cuya
difusión pueda comprometer la seguridad nacional o Tipología documental (9)
la seguridad pública, afectar las relaciones interna-
cionales, dañar la estabilidad económica y financiera
del país, poner en riesgo la vida, la seguridad o la Utilidad que tiene la documentación para el organismo productor (10)
salud de cualquier persona, afectar las actividades
de prevención o persecución de los delitos, imparti-
ción de justicia, control migratorio y recaudación de
impuestos, secretos industriales, fiscales y banca- Regla de conservación
rios, averiguaciones previas y expedientes judicia-
les. La Ley de transparencia contempla también la
Tipo de soportes (11) Duración de la conservación en el
protección de los datos personales que requieran el
consentimiento del involucrado para su difusión. periodo
activo semi-activo inactivo
(12) (13) (14)
Acceso libre o restringido (15) (15) (15)
Año en que inicia y año en que termina
Criterios de selección y tipo de muestreo que se prescribe(16)
Lugar y fecha (17)
La que le corresponda.
Nombre y firma del responsable de la Comisión de valoración (18)
Cualquier dato relevante que no haya quedado con- Nombre y firma del representante del organismo productor ante la Comi-
signado. sión (19)
116 117
Contenido del formato: Regla de conservación
1. Nombre de la institución.
2. Número de regla de conservación: será asignado por la Comisión de
valoración.
3. Nombre de la serie de acuerdo con la función.
4. El código de clasificación que le corresponda.
5. Unidad administrativa que genera la documentación: dirección general,
de área, subdirección, coordinación, departamento, etcétera.
6. Las que tiene la unidad administrativa y cuyo ejercicio genera la docu-
mentación.
7. Referencias de las disposiciones legales que dan origen a los documen-
tos y que regulan su tramitación.
8. Breve descripción del contenido de la serie y fechas extremas de la mis-
ma.
9. Tipos de documentos que contienen los expedientes.
10.Breve descripción de la utilidad que tiene la documentación para el or-
ganismo productor.
11.Tipos de soporte en que se encuentran los documentos: papel, discos,
microfichas, película, etcétera.
12.Duración de la conservación en el periodo activo
13.Duración de la conservación en el periodo semi-activo
14.Duración de la conservación en el periodo inactivo. La indicación de los
periodos temporales se expresará generalmente en años. Conservación
total y permanente se expresará mediante la letra C; destrucción total
con la letra D, muestreo con la letra M. (Hernández Olivera, p. 68.)
15.Si la consulta es libre o restringida. En el caso de ser restringida a partir
de cuando se podrá consultar.
16.Se registrará el criterio que se utilizó para conservar o eliminar la serie
y, en su caso, tipo de muestreo que se prescribe.
17.Lugar y fecha de elaboración de la regla de conservación.
18.Nombre y firma del responsable de la Comisión de valoración.
19. Nombre y firma del representante del organismo productor ante la Co-
misión de valoración.
118
Notas
1
Berta Bravo en Los archivos de México... op. cit. p. 18.
2
Vázquez, Manuel, op. cit. p. 23
3
Franco Huerta, op. cit. p. 22.
4
Báez Rivera, op. cit. 48.
5
Heredia Herrera, op. cit. p. 125.
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1984.
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moria de la XI Reunión del Sistema Nacional de Archivos, México, 1988.
HEREDIA Herrera, Antonia, Archivística general. Teoría y práctica, España, Diputación Pro-
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MADRID Muliá, Héctor, “Normas de valoración histórica”, Normatividad Archivística, Méxi-
co, AGN, 1996.
MARÍN Salguero, Gabino, Los archivos de México en el umbral del siglo XXI, IX Congreso
Nacional de Archivos, México, octubre de 1997.
PORRAS Cornejo, Juan, "La selección documental en los archivos de concentración", Boletín
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1996.
SCHELLENBERG, Theodore, Archivos modernos. Principios y técnicas, trad. Manuel Carrera
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TORRE Merino, José Luis La, Mercedes Martín-Palomino y Benito. Identificación y valora-
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VÁZQUEZ, Manuel, “Cómo definir el término del valor administrativo de los documentos”,
Boletín del Sistema Nacional de Archivos, número 4, México, AGN, marzo-abril, 1984.
VÁZQUEZ Murillo, Manuel, Manual de Selección documental, Carmona, S&C Ediciones,
1995, (Colección Biblioteca Archivística:3).
119
 Memoria
Manuel Vázquez
CÓMO DEFINIR EL TÉRMINO DEL
VALOR ADMINISTRATIVO DE LOS
DOCUMENTOS

En 1984 se publicó en el Boletín del Sistema Nacional de Archivos, número

4, marzo-abril, México, AGN, el ensayo “Cómo definir el término del valor
administrativo de los documentos” de Manuel Vázquez de la Escuela Inter-
americana de Archiveros (Córdoba, Argentina). Por desarrollar una temáti-
ca vigente entre los archivistas, lo reproducimos en esta sección.

El problema

1. Planteamiento

Los documentos que hoy tienen valor administrativo, mañana tendrán valor
histórico o podrán ser eliminados. Pero, entre el hoy administrativo y el
mañana histórico, ¿hay una línea definida y concreta, o se pide al archivis-
ta algún tipo de instinto o adivinación para establecer lo que se halla en
una etapa o en otra?

La primera respuesta que puedo recibir es: ”nosotros tenemos (o estamos

redactando) nuestras tablas de plazos mínimos. Ellas nos dirán exactamen-
te cuándo tirar un papel o trasladarlo al archivo histórico”. Esta respuesta
sólo remite la pregunta al redactor de la lista o tabla de plazos mínimos:
“usted señor, ¿cómo hace para definir que esto se ha de conservar 5, 10,
14 ó 45 años?”

120 121
2. Un factor de confusión
Lea usted conmigo estos párrafos1:
“La norma generalmente aplicada para juzgar si ciertos antecedentes son o
no pasivos es la aplicada por los centros de documentación. Aquellos ante-
cedentes o documentos aún en activo y que como promedio no originan
más de una consulta por pie cúbico y mes se consideran como documentos
pasivos. Esta norma se aplica solamente a documentos en bruto contenidos
en más de tres o cuatro armarios de archivo.
Ahora bien, debemos establecer una distinción clara entre antecedentes
pasivos y expedientes cerrados de antecedentes activos. Los expedientes
cerrados de antecedentes en activo son documentos que un departamento
puede aún utilizar de forma constante. Se pueden crear nuevos expedien-
tes, pero los antiguos continúan en activo y pueden necesitarse”.
¿Ha comprendido usted lo leído, de modo que se atreva a actuar con base
en esta instrucción?
Es común en toda la bibliografía archivística hablar de documentos activos
o corrientes y de documentos semi-activos, inactivos, pasivos, etcétera.
Parece que ningún autor, cuando escribe, afirma que el carácter de inactivo
permita eliminar o pasar al archivo histórico un papel. Pero la idea, cons-
tantemente repetida, produce la impresión en los oyentes o lectores de
que, efectivamente, inactivo es sinónimo de documento sin valor adminis-
trativo.2 Este es un error tan peligroso que daría lugar a descartar los pla-
nos de edificios antiguos que aún se hallan en pie y, apurando las cosas,
hasta las actas de nacimiento de los ancianos.
122
3. Cantidad y calidad de uso de los documentos
La conservación de un documento sólo tiene sentido por el uso que ese
documento pueda tener. La tarea del archivista, por ello, consiste funda-
mentalmente en tener siempre el documento en el lugar más favorable
para el usuario en turno. Por lo tanto, cuando un documento se use menos
lo archivará más lejos, a fin de ahorrar espacio, que siempre resulta caro, y
para que no entorpezca el servicio de los documentos más activos. Dicho
sea esto respecto a la cantidad, o repetición de uso de los documentos. En
cuando a la calidad del uso de los documentos, observemos lo siguiente:
• Si el usuario es externo a la institución, el documento deberá estar cer-
ca de la ventanilla o mostrador en que se atiende al público.
• Si el usuario es el jefe, director o ministro de la institución, y usa mu-
cho un documento, se tendrá éste en el armario o carpetero de la secreta-
ria o aun en el mismo despacho ministerial.
• Si el usuario más frecuente de determinados documentos es la audito-
ría jurídica, se guardarán en este departamento, y así sucesivamente.
Es decir, la cantidad y calidad de uso de los documentos, sólo sirven mo-
destamente para ver dónde colocar los papeles de modo que mejor sirvan
al usuario. De ninguna manera el mero aspecto cuantitativo del uso es índi-
ce o medida de mayor o menor valor.
La propuesta
1. Definiciones
El nombre clásico del valor al que nos venimos refiriendo y que vamos a
definir, es el valor primario de los documentos. Este nombre tiene el incon-
veniente de que los valores que se le contraponen se llaman secundarios.
Estos adjetivos, de origen numeral, producen la sensación de jerarquía,
123
como si unos fueran más que los otros. Hay que evitar esto. Ambas cate-
gorías son igualmente importantes, sólo que una se da primero en el tiem-
po y la otra después. Esto, en nuestra opinión, obliga a buscar otro térmi-
no.
Por nuestra parte, en sustitución del concepto “valor primario” de los docu-
mentos, proponemos el de “valor inmediato”3 este concepto nos parece
más preciso porque relaciona al documento con el trámite que le da origen.
Su antónimo sería el de “valor inmediato”, y es también correcto porque
con él nos referiríamos al valor que aflora, aparece, interesa una vez ago-
rado el valor que se buscó al crear el documentos o iniciar el trámite.
Ya en el título de este trabajo empleé el término “valor administrativo”.
Pues bien, creemos que este es un nombre bien justificado, por la defini-
ción que vamos a dar enseguida. Pero antes, digamos que presenta un in-
conveniente menor, que consiste en que engloba diversos aspectos o face-
tas —legal, contable, fiscal—, además de lo propiamente administrativo. Al
respecto, debe decirse que el aspecto administrativo nunca falta, aún es-
tando presente cualquiera de las otras facetas.
Expuestos estos tres conceptos, en mi opinión sinónimos, para el presente
trabajo utilizaré el término valor administrativo.
Ahora bien, entiendo por valor administrativo el valor o interés que presen-
ta un documento para la institución que lo crea o recibe y para el individuo
que inicia o es destinatario de dicho documento. Esto es admitido por to-
dos, pero, para fines de establecer el momento concreto del paso de este
valor al histórico, se impone mayor detalle.
Efectivamente, el valor administrativo incluye dos momentos claramente
4
separables por su distinta finalidad : el momento de vigencia y el momento
de plazo precaucional. El momento de vigencia es el tiempo durante el cual
124
el documento está cumpliendo -actúa- lo que expresa su texto; está sir-
viendo al fin específico para el que fue creado. Consideremos, en este sen-
tido, algunos documentos: “El decano resuelve designar a...”; “Páguese a
fulano de tal o a su orden...”; “Quiero comunicarte que viajaré...”; “y para
que se lo reconozca como licenciado, firmamos...”; “Planos aprobados del
inmueble...”; etcétera. Con las más dispares palabras, todos estos docu-
mentos expresan, formulan, estampan el fin para el que fueron creados. El
documento está vigente mientras tiene fuerza o vigor para obligar, otorgar,
testimoniar, comunicar, etc., las palabras de su contenido.
Llega un momento en que el documento pierde esta virtud. Volvamos a los
ejemplos: el designado se jubiló; el cheque se cobró; la comunicación in-
formó; el licenciado falleció; el inmueble fue totalmente modificado.
¿Terminó el valor administrativo? No, aún no. El documento no sirve para
lo que expresa su texto, pero ¿qué sucede si hay un ulterior reclamo? ¿Qué
pasa si este documento es antecedente necesario de otro documento? Así,
debe de tomarse en cuenta un segundo momento, el de plazo precaucio-
nal. Entre el momento en que el documento deja de actuar y el momento
en que puede destruirse o pasar al archivo histórico ha de fijarse un plazo,
un “colchón de tiempo” como precaución para alguna eventual utilización
administrativa que interese a la institución. Esta “eventual utilización” no
es concepto vago; abarca taxativamente dos finalidades:
• La de utilizar el documento para responder a reclamaciones administra-
tivas o judiciales, y
• La de servir de antecedentes directo o necesario para otro documento;
por ejemplo, la designación es antecedente necesario para la jubilación.
Una vez que el documento no sirve ya ni para responder a un juicio ni co-
mo antecedente directo de otro documento vigente, realmente ha conclui-
do su interés, su valor administrativo. Así quedan definidos en teoría los
dos momentos que sucesivamente integran el valor administrativo. Pero
aún es menester concretar más.
125
La propuesta mostrará, primero, cómo establecer el fin de la vigencia y,
luego, cómo fijar el agotamiento del plazo precaucional.
2. El fin de la vigencia
El fin de la vigencia, en la mayoría de los casos, surge “naturalmente”, por
la fuerza de las cosas. Por ejemplo, el acta de nacimiento pierde vigencia
con la muerte de un individuo; el comprobante de venta de un terreno la
pierde cuando se da la siguiente venta; el cheque cuando se cobra, o cuan-
do se vence, sin cobrar, el plazo permitido en cada país.
Hay, sin embargo, una minoría de casos en que no existe un término
“natural” de la vigencia. Tal el caso de los documentos denegatorios o que
prohíben. Si alguien solicitó una designación y se le denegó, ¿hasta cuándo
le está vedado volver a solicitar la designación? ¿Qué hacer cuando no hay
un hecho que “naturalmente” marque el fin de la vigencia? En estos casos
se ha de establecer un término legal para fijar la vigencia. Por ejemplo: “la
denegación de solicitudes de trabajo estará vigente seis meses, a contar
desde su firma.” Esto suena insólito. Normalmente se establece el plazo
precaucional, pero, cuando se toma conciencia que son dos los momentos
de valor administrativo, la mente se acostumbra a distinguir claramente las
dos realidades.
A continuación transcribo de mi Manual de Selección Documental unos
planteamientos que, a modo de ejemplo, ejerciten la mente en hacer jugar
los factores que definen el momento en que se agota la vigencia de ciertos
5 tiempo como el lugar o la obra no se modifiquen de manera sensible. Tam-
documentos:
Documentos referidos a la institución productora:
1. Los documentos que sustentan derechos de la institución tienen vigen-
cia mientras exista el derecho sustentado. No puede extenderse más
allá que la existencia misma de la institución. Ejemplo: Ley de creación
126
de la institución.
2. Los documentos que disponen la organización interna tienen vigencia
hasta que son sustituidos por otras disposiciones. Ejemplo: Los organi-
gramas y manuales de procedimientos.
3. Los papeles contables y fiscales tienen vigencia hasta que se aprueba el
balance anual en el tribunal de cuentas. Los que contienen comproban-
tes de bienes amortizables tienen vigencia hasta que se concluye la
amortización.
4. Los informes, memorias y similares pueden considerarse vigentes hasta
que aparecen otros más nuevos.
Documentos referidos a personas:
1. Los documentos que sustentan derechos de la persona tienen vigencia
mientras dura el derecho. La vigencia del derecho puede ser más breve
que la vida de la persona o más larga, si es transmisible por herencia.
2. Los documentos que se refieren a una persona pero han sido creados en
interés del Estado, tal como declaraciones juradas y censos, están vi-
gentes mientras dure el interés del Estado y, más frecuentemente, has-
ta el primer documento posterior que el Estado solicite, es decir, hasta
la próxima declaración jurada, si es que no ha cambiado lo informado
antes.
3. Si se refieren a una persona pero interesan al Estado y al individuo tie-
nen vigencia mientras permanezca el interés de uno o de ambos. Ejem-
plo: los registros de propiedad inmueble.
Documentos referidos a lugares o grandes obras inmuebles:
Documentos tales como mapas, planos y similares tienen vigencia tanto
bién pueden perder vigencia los planos antiguos, cuando se elaboran otras
más nuevos o con mejores datos. Esto sucede normalmente en los mapas
y excepcionalmente en los planos de obras inmuebles.
127
3. El fin del plazo precaucional
El fin del plazo precaucional, al contrario de lo que ocurre con el fin de la
vigencia, sólo en una minoría de casos se halla determinado por algún
hecho jurídico. Los casos en que la conclusión del plazo precaucional están
determinados son los que se hallan bajo la prescripción jurídica, sea adqui-
sitiva o extintiva.6 En estos casos, el documentos sustenta un derecho,
hasta que el derecho se agota.
En la mayoría de los casos, sin embargo, el plazo precaucional ha de esta-
blecerse voluntariamente, convencionalmente, por las tablas de plazos de
conservación.
Aquí conviene repetir la pregunta del principio ¿Cuánto dictaminar de plazo
precaucional? ¿Por qué 5 años, y no 10 ó 45 años?
A pesar de la increíble variedad de tipos documentales, se pueden formular
pautas que tengan utilidad general. A mí juicio, pueden ser las que siguen:
1. El plazo precaucional de documentos de gran interés político-social debe
ser algo más largo que los lapsos de rotación de las autoridades. Por
ejemplo, en Argentina, el periodo presidencial es de seis años; el plazo
precaucional debe ser, pues, mayor de seis años. El motivo es que se dé
la posibilidad de ser evaluados por una administración distinta a la que
produjo el documento.
2. Para documentos de menor interés administrativo, la fijación del plazo
precaucional ha de incluir una o dos fechas anuales de revisión rutina-
ria. Por ejemplo, los papeles económicos de menor importancia han de
ver pasar uno o dos balances anuales antes de ser destruidos.
3. A veces la amplitud del plazo viene dada por el tiempo que un docu-
mento es antecedente directo de otro. Por ejemplo, las planillas de suel-
do para la liquidación del haber jubilatorio. Las planillas de sueldo de un
joven de dieciocho años serán antecedente, a lo mejor, cuarenta años
después de haber sido producidas.
128
4. El plazo precaucional debe ser lo más breve posible. Esto por interés de
la entidad productora —que cuanto antes quiere desocupar sus estan-
tes— y de los investigadores, que siempre quieren escribir la historia
más reciente. De todos modos, el plazo no puede ser menor que lo que
se extiende el derecho que el documento respalda. Por ejemplo, sí un
derecho prescribe a los diez años, el plazo precaucional no puede ser
menor, sino que debe ser un poco más largo.
5. El plazo precaucional de las copias ha de ser distinto del plazo de los
originales. Para fijar a las copias plazo precaucional ha de conocerse el
objetivo para el cual se han hecho. Si dice “copia para la serie cronoló-
gica” o “copia para el cajero”, entonces ha de definirse qué tiempo tiene
que durar para llenar su cometido. Esto impone que efectivamente las
copias se hagan con un objetivo concreto y no caprichosamente:
¡Hágame cuatro copias de todo lo que escriba a máquina!
Conclusión
Los que no somos marineros nos admiramos cuando un marino fija con
todo aplomo la posición de su barco en la inmensidad siempre igual. ¡Ay de
nosotros si quisiéramos hacer lo mismo sin asimilar sus conocimientos!
¡Idéntica cosa puede suceder al archivista novicio, cuando pretenda deter-
minar el fin del valor administrativo en el inabarcable mar de los tipos do-
cumentales. Espero que mi propuesta sea útil y, más aún, que se generali-
ce el uso del concepto de vigencia y su correlativo plazo precaucional. Esto
constituye, en mi opinión, una explícitación verificable de los factores que
implícitamente hacen jugar quienes actualmente asignan plazos de conser-
vación a los documentos.
Notas
1
Guía para selección, conservación y eliminación de documentos generales oficiales, pág.
11 (Las citas bibliográficas completas véanse en Bibliografía).
Puede leer también las siguientes frases: “La frecuencia y el motivo de la utilización en
la oficina de origen son la mejor indicación del valor administrativo de los documentos,
así como indican cuándo pueden ser trasladados. Los documentos que se consultan rara-
mente, pronto son olvidados y su retención sólo sería aceptable si contienen información
única que no puede recabarse en otras fuentes”. (Brichford, op, cit,p.6). “No se debe
olvidar o perder de vista que ciertos documentos pueden contener correspondencia que
data de varios años, sin dejar de ser activos. Por el contrario, se pueden encontrar piezas
de correspondencia que datan de sólo seis meses y son ya documentos inactivos o redi-
midos, por lo que deben ser destruidos de inmediato”. (Plan de conservación y elimina-
129
 ción de documentos, p. 32.). Puede verse además Baudot, Le lieu et le moment du tria- Reseña
ge, p. 171.

PALETA Vázquez, María del Pilar, Sandra Peña

2
Para las definiciones, Rousseau-Couture: “Documentos activos: los que son necesarios
para la conducción cotidiana de una organización” (p.100).
Haro, Fernando Hernández Olvera et al., Con-
“Documentos semiactivos: son aquellos cuya frecuencia de consulta no es suficientemente ciencia y Cultura Archivística, México, Beneméri-
alta como para justificar una conservación demasiado onerosa en los espacios previstos
para fines administrativos”: (p.138). ta Universidad Autónoma de Puebla-Archivo His-
“Documentos inactivos: son los que perdieron todo valor primario previsible, es decir, su
valor administrativo, legal y financiero” (p.160).
tórico Universitario, 2002, 156 pp.
También hay definiciones en el Plan de conservación..., p.14.
4
Manual de Selección Documental, Segunda Parte, Cap. 2, pp. 59-69.
5
Conciencia y cultura archivística, de la gestión a la historia, fue el nombre
Manual de Selección Documental, Primera Parte, Cap. 3, pp. 30-37.
de las II Jornadas Archivísticas, convocadas por la Benemérita Universidad
6
Ibid. p.62-63.
Autónoma de Puebla (BUAP) y la Red Nacional de Archivos de Instituciones
7
Pires, Claire de Souza. “Os arquivos ae a avaliacao de documentos”, en Arquivo & Admi-
nistracao, vol. 9, núm. 3, diciembre, 1981, p 3-9. de Educación Superior. Debido a la importancia de los temas ahí tratados,
la BUAP decidió publicar algunos de los trabajos que se presentaron y que
consideraron representativos. Es así que este libro integra trabajos que
abordan diversos aspectos, tales como la gestión documental, la importan-
cia de los archivos como resguardo de la memoria colectiva, el tratamiento
Bibliografía
de los archivos fotográficos, la utilización de las herramientas computacio-
BAUDOT, M., “Les triages et éliminations”, Manuel d’ Archivistique, París, Direction des nales en la conservación de los archivos y la difusión de su contenido. Ade-
Archives de France, 1970, pp. 161-185.
más, ejemplos particulares de conformación de archivos y fondos universi-
BRICHFORD, Mayrnard J., Archives & Manuscripts: Appraisal &Accessioning, Basic Manual
Series, Chicago, Society of American Archivists, 1977. tarios, así como una propuesta de creación de un sistema red de archivos
CONSEJO DEL TESORO, Plan de conservación y eliminación de documentos, Canadá, trad. universitarios, a nivel nacional, entre otros temas.
José Manuel García, Córdoba, Argentina, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos,
1977, (Ottawa, 1972).
COMITÉ DE ARCHIVOS, IPGH, Guía para selección y conservación de documentos genera-
La presentación está a cargo de Alfonso
les oficiales, Canadá, Publicación Núm. 376, 1981.
ROUSSEAU, Jean-Ives y Carol Couture, Les archives au XXe Siécle, Canadá, Université de Yáñez Delgado y los participantes son:
Montreal, 1981. María del Pilar Paleta Vázquez, Desarro-
VÁZQUEZ, Manuel, Manual de Selección Documental, Córdoba, 1982.
llo de la archivística en la BUAP; Patricia
Ríos García y Concepción Moya Grijalva,
La conformación del archivo histórico de
la Universidad de Sonora; Gloria Carre-
ño, La protección de la historia institu-
cional. El Archivo del Colegio de Ciencias
y Humanidades; Sandra Peña Haro, La
organización y conservación de docu-
mentos gráficos: un caso práctico, la

130 131
colección de la Dirección General de Comunicación Social de la UNAM; Da-
vid Sergio Placencia Boragin, La necesidad de formación y planeación en
Archivística
los archivos de instituciones educativas; Walter F. Vallejo Romero, Los pro-
cesos de investigación en los archivos históricos universitarios; Alma Leticia
Gómez Gómez y Gustavo Villanueva Bazán, Los archivos y la investigación
histórica; Vanesa Veintemilla Minaya, El archivero universitario: una voca-
ción con formación; Andrea Escobar Barrios, Importancia de la enseñanza
de la historia para los estudiantes de archivonomía; Humberto Sotelo Men-
doza, En torno a la labor de divulgación de los archivos históricos universi-
tarios; Fernando Hernández Olvera, Aplicación de las nuevas tecnologías en
los archivos históricos; Ramón Rivera Espinosa, La era de la información y
la ciberantropología; Georgina Fores, María del Carmen Cifuentes y María
de Jesús Díaz, El cuadro de clasificación: una tarea pendiente de los archi-
vos de las instituciones de educación superior; Alicia Barnard Amozorrutia,
Un modelo para la organización de un sistema de archivos de instituciones
de educación superior.

Este es un texto básico para todos aquellos que estén interesados en el

quehacer archivístico. Muestra la importancia de la gestión documental y
de la concepción del archivo como un conjunto orgánico de los documentos
que guardan relaciones entre sí y que el archivista, como tarea primordial,
debe conservar o, en su caso, reconstruir.

2004 septiembre-octubre
MARGARITA PARRA BETANCOURT

132 133
 Artículo
Margarita Parra Betancourt
LA VALORACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS, IV

Catálogo de disposición documental

El Catálogo de disposición documental es la herramienta clave para llevar a

cabo la valoración de los documentos, pues contiene las reglas de conser-
vación que afectan a cada una de las series. En el artículo La valoración
documental III, se vio como al identificar las series se van elaborando las
reglas de conservación para cada una de ellas1 .

En el catálogo se fijan los periodos de conservación en la fase de actividad

y semiactividad y la disposición de la documentación al alcanzar la fase de
inactividad (ya sea de transferencia al archivo histórico o de eliminación
total o parcial de la serie).

Expedientes de la Delegación Chiapas del Registro Agrario Nacional -RAN-

(después de una inundación).

134 135
La elaboración del Catálogo de disposición documental, recae en la comi-
sión de valoración, en la que deberán estar representadas las entidades
que generaron la documentación a valorar, mientras que la aprobación del
catálogo como tal, queda en manos del órgano de dirección a la que está
adscrito el archivo.
Para la elaboración del Catálogo es necesario:
• cumplir con la legislación y demás disposiciones vigentes que inciden en
la conservación de los documentos.
• Identificar las series (ver el artículo La Valoración de los documentos,
III), incluyendo los documentos en soportes electrónicos que también
serán identificados y valorados.
El Catálogo de disposición documental debe estar constituido como mínimo
por:
• parte introductoria y presentación en donde se expresarán los datos
necesarios para identificar la entidad titular de la documentación, infor-
mación acerca del proceso de creación del Catálogo indicando las reglas
que han sido elaboradas por la comisión de valoración, la fecha y órga-
no de dirección que aprobó el Catálogo y breves instrucciones de utiliza-
ción del mismo, en donde se incluya el significado de los códigos em-
pleados, un glosario donde se recoja la terminología y la definición de
los conceptos esenciales, si es necesaria una explicación más detallada
se puede elaborar un manual para el usuario.
• reglas de conservación. En esta parte se recopilan todas las reglas de
conservación tal y como han sido establecidas por la comisión de valo-
ración y aprobadas por las unidades administrativas generadoras de la
documentación.
• índices y anexos del Catálogo. Se elaborará un índice alfabético por uni-
dades administrativas y nombre de series, y se anexaran los diferentes
formatos a utilizar durante las transferencias y eliminaciones.
• cuadro de clasificación. Es conveniente anexar el cuadro de clasificación,
tema que se abordará en el artículo correspondiente a noviembre-
diciembre, 2004.
136
• se anotará si la documentación de acuerdo con la Ley tiene restricciones
para su consulta.
La prescripción más importante dentro del Catálogo es la fijación de los
periodos y la disposición final de los documentos2:
• en primer lugar se indicará el periodo de conservación durante la fase
de actividad. Es decir, se deberá indicar el plazo temporal que la docu-
mentación va a permanecer en los archivos de trámite (por encontrarse
en uso o para satisfacer necesidades administrativas o legales). A conti-
nuación, se determinará el periodo que debe permanecer la documenta-
ción en el archivo de concentración (semiactividad), dado que puede ser
utilizada de forma ocasional con un fin administrativo o porque así lo
establece alguna disposición normativa. La indicación de los periodos
temporales se expresará generalmente en años.
En cuanto a la disposición de los documentos al alcanzar la inactividad, la
valoración puede prescribir tres actuaciones3:
• conservación total y permanente. Se expresará mediante la letra “C”
mayúscula, esta disposición tiene como consecuencia la transferencia de
la documentación a un archivo histórico para su conservación indefinida.
• destrucción total. Cuando se concluye que los documentos no tienen
ningún valor que los haga susceptibles de ser conservados ni tampoco
reúnen las condiciones que recomendaría una conservación parcial, se
registra con la letra “D” mayúscula.
• muestreo. Opción intermedia que permite conservar una parte de la
documentación que se eliminará. Se elige aplicando alguna de las técni-
cas de muestreo y se indica con la letra “M y un asterisco “M*”, el aste-
risco remitirá a una nota en donde se explica el tipo de muestreo reco-
mendado.
Cuando la determinación de los periodos temporales de permanencia en los
archivos de gestión o trámite no se pueda expresar mediante plazos cerra-
dos se sugieren los siguientes códigos de observancia internacional:
137
• 888, se utilizará para expresar que la documentación se conservará en
el archivo de trámite hasta que termine la actividad (el trámite).
• 999 se utilizará para indicar que la documentación se conservará en el
archivo de trámite hasta que sea sustituida por una nueva versión.
El guión largo (—) se utilizará para indicar un periodo cero. Se emplea ex-
clusivamente para la fase de semiactividad, para indicar que el documento
pasa directamente de la actividad a la inactividad.
La responsabilidad de la aplicación del Catálogo recae sobre múltiples orga-
nismos de la institución, tales como: unidades administrativas, archivo de
trámite, de concentración e histórico. La documentación en atención a los
periodos señalados en el Catálogo debe ser transferida transcurrido el pla-
zo marcado para su etapa activa, así como para su fase semiactiva y aque-
lla documentación que alcanza el estado de inactividad y que careciendo de
valor secundario debe ser destruida. Los procesos de eliminación se deben
llevar a cabo en las unidades administrativas y en los depósitos de docu-
mentos semiactivos (archivo de concentración). Toda documentación a eli-
minar debe registrarse previamente4.
138
Las transferencias
De acuerdo con las propuestas en materia de
valoración aprobadas en el Catálogo de dispo-
sición documental, cada centro de archivo,
independientemente de la fase documental
que represente: fase de actividad (archivo de
trámite) o de semiactividad (archivo de con-
centración), debe asumir la circulación de la
documentación, informando al archivo recep-
tor de los documentos a transferir según las
fechas determinadas por el archivo emisor.
La transferencia exige una programación de
Rescate de expedientes
las actividades en ambos archivos emisor- del archivo de la Delega-
ción Chiapas del RAN.
receptor; en el primero para preparar y dispo-
ner la documentación, así como para elaborar
los registros correspondientes y realizar los cambios necesarios en sus ins-
trumentos de control y de descripción; en el segundo para recibir la docu-
mentación, cotejar con el registro de entrega, instalar la documentación en
sus depósitos y modificar sus instrumentos de control.
El archivo o las unidades administrativas según sea el caso debe programar
las transferencias de acuerdo con lo dispuesto en el Catálogo de disposición
documental. Antes de realizar las transferencias se procederá a la prepara-
ción de los documentos, comprobando:
1. que la documentación se encuentra en expedientes individualizados de
manera que reflejen el trámite que contienen.
2. que cada expediente esté completo y no falte ningún documento.
3. que se haya realizado el expurgo, eliminado aquellos documentos sin
firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contrase-
ñas de los usuarios (credenciales), solicitudes de audiencia, recados te-
lefónicos; registros de correspondencia, de llamadas telefónicas; tarje-
139
 tas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, res-
guardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales; tar-
jetas informativas, de recordatorio; información de acontecimientos luc-
tuosos o cívicos, tarjetas navideñas, instrucciones internas, hojas y tar-
jetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción.
Eliminar además, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico y
todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conser-
vación del papel.
Los expedientes una vez revisados, se introducirán en cajas tratando que
no queden ni excesivamente llenas ni vacías. Debe procurarse que un ex-
pediente no quede dividido en dos cajas. Las cajas deberán ser numeradas
para facilitar su localización y esta numeración deberá anotarse en la rela-
ción de entrega. Será obligatorio enviar junto a la documentación todos los
instrumentos de consulta elaborados por el archivo remitente (índices,
guías, inventarios, etcétera) relativos a la documentación que se remite, y
deberán ser anotados a su vez en la relación de entrega (también conocida
como registro de entrega, transferencia o registro de salida).
Documentación en proceso de organización del Archivo de la Delegación Chiapas del RAN.
140
Relación de entrega
Todas las transferencias y en general todos los movimientos dentro de los
diferentes archivos deberán estar documentadas. La relación de entrega
sirve para el control de la documentación durante sus traslados. Es impor-
tante que se haga una relación para cada una de las series que se transfie-
ran.
La relación de entrega como mínimo contendrá:
• número de transferencia (asignado por el archivo receptor)
• número de páginas, señalando también en cada una de ellas el total de
las mismas ( por ejemplo 1/24, 2/24 ..., 19/24..., 24/24)
• fecha de realización de la transferencia
• dirección general a la que pertenece
• estructura jerárquica a la que pertenece (subdirección, departamento,
etcétera)
• nombre y teléfono del responsable de los documentos que se transfieren
• denominación de la serie
• código del cuadro de clasificación que corresponde a la serie transferida
• número de regla de conservación
• número consecutivo
• nombre del expediente
• fechas extremas de cada expediente
• fecha prevista para el próximo tratamiento de la documentación.
• disposición: tratamiento que corresponde realizar a la documentación
de acuerdo con la regla de conservación, (T) transferencia, (D) destruc-
ción o (M) muestreo.
• signatura topográfica (será asignada por el archivo destinatario).
• observaciones
• firma, nombre y apellidos del responsable de la documentación que se
transfiere.
141
• firma, nombre y apellidos del responsable del archivo destinatario de la Eliminación de documentos
documentación que se transfiere.

Las eliminaciones se llevan a cabo en los archivos de trámite y de concen-

tración, siguiendo las pautas del Catálogo, y éstas pueden ser totales o
parciales. En ambos casos se elaborará un registro de eliminaciones, se
determinará el sistema de destrucción y se levantará un acta de la misma.

En el acta de eliminación se consignará el nombre de la serie, el organismo

productor de la documentación, el código de clasificación, las fechas extre-
mas, el volumen en cajas o metros lineales, el número de regla que dispo-
ne la eliminación y el método que se empleará para la destrucción de la
documentación así como la fecha de destrucción de los documentos, cargo,
nombre y apellido del responsable de la eliminación y de su jefe inmediato
superior.

142 143
Las actas de eliminación de documentos se anotan en el registro de elimi- Memoria
naciones con la finalidad de tener debidamente documentado el proceso.
Marco Antonio Calderón Delgado*
CRITERIOS UTILIZADOS EN COSTA
RICA PARA LA VALORACIÓN
DE DOCUMENTOS

Este artículo forma parte del libro Entre historiadores y archivistas: el dile-
ma de la valoración documental.

Introducción
El aumento progresivo de la producción documental en el ámbito de la ad-
ministración pública es una preocupación mortificante para aquellos que
tenemos la responsabilidad histórica de bregar con el patrimonio documen-
tal de la nación.

Notas En contraste con esta explosión descontrolada de documentos, las entida-

des públicas de la mayoría de los países latinoamericanos sufren una dis-
1
Hernández Olivera, op cit, p. 31 minución gradual de sus presupuestos, cerrando con ello las posibilidades
2
Hernández Olivera, op cit, p.68
3
para combatir racionalmente este fenómeno.
Hernández Olivera, op cit, p. 70
4
Hernández Olivera, op cit, p. 153.
5
Herrera, op. cit. p. 125.

Bibliografía

CALDERÓN Delgado, Marco Antonio, Criterios utilizados en Costa Rica para la valoración de
documentos,
COUTURE Carol, Jean-Yves Rousseau, Los archivos en el siglo XX, México, AGN-Universidad
de Montreal, 1988.
HEREDIA Herrera, Antonia, Archivística general. Teoría y práctica, España, Diputación Pro-
vincial de Sevilla, 1991.
HERNÁNDEZ Olivera, Luis y Manuela Moro Cabero, Procedimientos de Valoración Documen-
tal España, ALCAL Ediciones, 2002, (Colección Estudios Profesionales, 01)
SCHELLENBERG, Theodore, Archivos modernos. Principios y técnicas, trad. Manuel Carrera
E., México, AGN, 1987.
TORRE Merino, José Luis La, Mercedes Martín-Palomino y Benito. Identificación y valora- Oficinas del Archivo Municipal de Durango,
ción, España, Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2003

*Archivo Nacional de Costa Rica, 1995 .

144 145
La desnaturalización de nuestra identidad latinoamericana, divorciada de
sus orígenes ancestrales a causa de la transculturación, ha generado una
profunda inopia de conciencia en el ámbito de la conservación del patrimo-
nio documental. Esta lamentable situación está llevando a una paulatina
desaparición de la memoria de nuestro pasado, impresa en soporte textual
(principalmente), cartográfico, audiovisual e informatizado.
Hoy más que nunca, y a sabiendas de los efectos del proceso de globaliza-
ción política social y económica que sufre el mundo, debemos abrir más
nuestros ojos e intelecto para buscar respuestas concretas a las siguientes
preguntas:
¿Qué va a suceder con nuestros archivos?
¿Qué respuestas vamos a dar a las de-
mandas inmediatas de información?
¿Están nuestros archivos y sus adminis-
traciones preparados para emitir criterios
sabios y mesurados al momento de valo-
rar la documentación que conservamos?
¿Estaremos más bien dejando en manos
de indoctos la definición de dichos crite-
rios, poniendo al borde del abismo la me-
moria de nuestra nacionalidad?
¿Existirán en nuestros países legislaciones
lo suficientemente maduras para combatir
este proceso veloz de producción y elimi-
Archivo de la Fábrica de Hilados y
Tejidos de Metepec, Puebla antes nación irracional de documentos?
de su limpieza, organización e
inventario.
En Costa Rica antes y, con más razón, después de aprobarse la Ley del
Sistema Nacional de Archivos en octubre de 1990, ya se habían iniciado
esfuerzos para regular los procesos de selección y eliminación de documen-
tos. La experiencia nos enseñó que las instituciones y los archivos adscritos
146
al sistema no podían, a criterio propio, definir los mecanismos y procedi-
mientos para valorar qué documentos conservar y cuáles eliminar. No obs-
tante, la carencia de recursos para abarcar el sistema en toda su extensión
nacional, nos impidió, hasta hace un par de años, evitar que se realizaran
eliminaciones antojadizas de muchos documentos. Amparados bajo la nue-
va Ley hemos detectado varias irregularidades en materia de eliminación y
hemos llevado ante los tribunales a los funcionarios responsables del delito.
Elementos previos al proceso de valoración documental
Antes de realizar una valoración apropiada de documentos públicos y,
eventualmente, privados, sujetos a selección, es necesario tomar en cuen-
ta los siguientes seis aspectos:
1. La oficina productora o de procedencia y su ubicación dentro del
organigrama de la administración.
Es necesario definir con muchas precisión la oficina donde se generaron los
documentos: su nombre, particularidades, cómo está representada dentro
de la estructura orgánica de la administración total y el impacto que tiene
dentro de ella. De igual importancia es definir sus relaciones dentro y fuera
de la institución a la cual pertenece y el ámbito de acción que se le concede
en ella.
2. Las funciones que le corresponden a la oficina productora o de
procedencia de los documentos.
Esto es fundamental al momento de diagnosticar la importancia de la infor-
mación implícita y explícita en ellos y de aplicar criterios sólidos para la
selección. Estamos en el entendido de que los documentos deben reflejar
con claridad las funciones que se realizan en cada oficina que los genera, y
que éstas son las que definen los tipos documentales que se crean y las
secciones que forman parte del fondo general de la entidad.
147
3. La fecha de creación y/o supresión del organismo cuyas oficinas
producen y conservan los documentos.
Esto es vital para el proceso previo y posterior a la valoración documental,
especialmente en lo que concierne a la periodización de los procesos histó-
ricos reflejados en los documentos. Si no tenemos clara la fecha de crea-
ción y/o supresión del organismo, difícilmente podremos contextualizarlo
históricamente para definir sus efectos en el desarrollo del país. También
es importante tomar en cuenta los organismos que le han precedido y que
heredan competencias semejantes a las que tiene aquél.
4. Legislación y cualesquiera otras normas que afectan el devenir
de la institución.
Para el caso costarricense, en la Ley 7202, que creó el Sistema Nacional de
Archivos, el artículo IV ordena la creación de la Comisión Nacional de Se-
lección y Eliminación de Documentos, a cuyo cargo está la definición de los
criterios para eliminar y conservar los documentos con valor para la ciencia
y la cultura producidos por las oficinas de la administración pública. Igual-
mente, ordena la conformación de Comités de Selección y Eliminación en
las mismas oficinas, para emitir los criterios que establecerán la vigencia
administrativa y legal de los documentos.
5. Conocimiento de la realidad archivística de la entidad y del siste-
ma al cual pertenece.
Antes de valorar los documentos producidos por la entidad, es necesario
que el experto se identifique con los tipos documentales que con frecuencia
se generan en ella. Esto es importante no por el sólo hecho de informarse,
sino para establecer relaciones entre el material que se produce y la infor-
mación que se condensa usualmente en cada tipo documental. De hecho,
esto facilitará el proceso de selección. Por ejemplo, sería absurdo encontrar
dentro de un convenio información en trámite que usualmente se condensa
en la correspondencia rutinaria. Por eso es fundamental la uniformidad en
la producción de documentos en los archivos de gestión.
148
6. Conocimiento de la realidad archivística de la entidad y del siste-
ma al cual pertenece.
No es lo mismo valorar documentos que ya
fueron sometidos a un proceso sistemático
de organización, que hacerlo con aquellos
que aún se encuentran durmiendo el sueño
de los justos en una bodega. Tampoco es lo
mismo coordinar un trabajo previo y poste-
rior de valoración y selección con un archi-
vista, encargado de archivo u oficinista de-
bidamente asesorado, que hacerlo con una
persona que ni siquiera conoce la realidad
administrativa de su institución.
Para conocer la realidad archivística, es im-
portante la existencia de manuales de pro-
cedimientos administrativos claramente
definidos que sean del conocimiento de los
funcionarios de las oficinas que producen Archivo de la Fábrica de Hilados
y Tejidos de Metepec, Puebla
los documentos en su entidad. Esto incluye antes de su organización, lim-
pieza e inventario.
el control de los instrumentos de trabajo
que se van a crear, la normalización de los
tipos documentales que se producen y la ejecución sistemática de las ta-
reas archivística bajo la inspección de expertos en la materia.
Criterios que se utilizan para establecer el valor de los documentos
Valor primario
Éste se refiere a la capacidad que tienen los documentos para informar,
ordenar o testimoniar acciones que son fundamentales para la buena mar-
cha de la administración o bien para efectos legales. Dicho valor, como ya
dijimos, es fijado por los miembros de los Comités de Selección y Elimina-
ción de Documentos, que deben funcionar en las instituciones públicas.
Los criterios de evaluación de estos documentos son los siguientes:
149
1. Frecuencia de consulta. Está muy ligado al valor del documento en cuan-
to a su capacidad para probar derechos, es decir, al valor legal. La vigencia
del documento propiamente dicho debe estar regulada en la legislación na-
cional. Para el caso costarricense, se acude a ciertas recomendaciones de
la Contraloría General de la República y a la experiencia acumulada en la
aplicación de criterios de selección. Al momento de considerar el criterio
“frecuencia de consulta” para evaluar documentos, es importante no perder
de vista que, al término de la vigencia, en no pocos casos (principalmente
los expedientes judiciales) se da un tiempo extra denominado
“prescripción” en el que los documentos pueden ser objeto de nuevas soli-
citudes de consulta.
Es importante tomar en consideración algunos aspectos útiles cuando ape-
lamos al criterio “frecuencia de consulta”, a saber:
a) La legislación mediante la cual se define el periodo de vigencia del docu-
mento, por ejemplo: un contrato, un cheque.
b) La sobrelegislación. Es decir, aquellas leyes que vienen a sustituir una
norma con otra, afectando los plazos de vigencia concedidos anteriormente
al documento. Por ejemplo: modificaciones a una ley de jubilación.
c) Desaparición de la persona física o jurídica que generó el documento.
Esto es muy importante y debe tomarse en cuenta. Para el caso de entida-
des gubernamentales que desaparecen por diferentes circunstancias y que
no son sustituidas o asimiladas por una nueva u otra de naturaleza similar,
sus documentos deberán ser valorados a partir del concepto de “fondo ce-
rrado”.
d) Vigencia de la información. Muchos documentos pierden actualidad a
partir de que se agota la actividad comunicativa. Es decir, que al haber si-
do informado el destinatario sobre el contenido del documento, éste deja
de ser frecuentemente consultado. Sin embargo, este criterio pueden tener
variantes a partir del valor testimonial o legal que cobre el documento en
otras esferas de trámite.
150
e) Plazo precaucional. Es decir, el tiempo en que los documentos se con-
servan con el objeto de responder a reclamaciones administrativas y servir
de antecedente a otro documento. En el caso costarricense, en vista de la
dificultad que existe para determinar dónde termina la vigencia y dónde
empieza el plazo precaucional, preferimos unir ambos conceptos en uno
solo, entendiéndolo como “plazo de vida útil del documento para fines ad-
ministrativos”.
En general, el experto, al momento de emitir sus criterios, debe tener pre-
sente el impacto que sus decisiones tendrán en el interés de los usuarios
de los documentos.
2. Duplicidad de los documentos. Los documentos repetidos, en general,
pueden eliminarse, excepto cuando se desee conservarlos como antece-
dentes de un trámite o como prueba para la oficina que conserva el origi-
nal. Contrariamente, si no existen originales, es necesario dejar copias,
como testimonio de la realización de un acción, por su valor informativo y,
principalmente, si tienen valor para la ciencia y la cultura.
3. Duplicidad de la información. Con mucha frecuencia la información con-
densada en un documento se repite en otros. Por ejemplo, los informes de
labores mensuales y trimestrales que, a la postre, se recogen en los anua-
les. Estos documentos, posterior al cumplimiento de su vigencia adminis-
trativa y legal, pueden eliminarse siempre y cuando exista la fuente alterna
que refleje su valor científico-cultural.
4. Soporte del documento. Debemos tener mucho cuidado al emitir criterio
de selección en soportes no textuales, por ejemplo, la microfilmación. En
nuestro país el documento microfilmado tiene valor legal en la medida en
que se pueda dar fe pública de que es copia de un original en soporte tex-
tual. La Ley 7202 que nos rige señala que todas las entidades públicas de-
ben solicitar asesoría al Archivo Nacional cuando decidan integrar sistemas
de microfilmación en vista de que, para documentos con valor científico-
151
cultural, no opera la sustitución del original sino el principio de la confiere a un organismo colegiado la responsabilidad de emitir directrices.
“seguridad”. Este órgano es la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Docu-
mentos. Algunos de los criterios que se han utilizado son:
Valor secundario
Este valor establece la potencialidad de un documento para servir como
a) El grado en que los documentos reflejan los objetivos de la entidad pro-
fuente histórica. Es decir, documentos con valor para la ciencia y la cultura.
ductora, así como sus funciones sustantivas.
Es una tarea bastante complicada, ya que el experto interviene directa-
mente en el proceso de selección manejando dos premisas:
b) Nivel de la estructura orgánica. Se seleccionan para conservar básica-
• No se puede conservar todo por los problemas espaciales que sufren
mente los documentos generados en los mandos superiores con el propósi-
nuestros archivos y porque tampoco se cuenta con los recursos
to de recoger la acción administrativa que finiquita los trámites. Sin embar-
humanos suficientes para atender grandes volúmenes documentales.
go, dado que estamos hablando de instituciones públicas de compromiso y
de que en ellas difícilmente se pueden recoger al menos las huellas de la
• Se debe conservar lo realmente sustantivo, capaz de servir de evi- cultura popular, hemos dirigido esfuerzos para hacerlo en las organizacio-
dencia en la realización de investigaciones históricas. Aquí se define nes de base como sindicatos, asociaciones solidaristas, cooperativas, etcé-
a la selección como un proceso con una alta carga de subjetividad, tera.
donde el experto (aparte de sus inclinaciones académicas) es presa
de su propia visión del mundo al emitir criterios.
c) Volumen. Utilizamos el sistema de muestreo para fondos o secciones
documentales muy grandes, o bien los recibimos en otros soportes.
Sumado a lo anterior, el archivista tiene
el firme convencimiento de que no todo
d) Relevancia social de los fenómenos que reflejan los documentos. El en-
se puede conservar, ya que su ámbito de
foque crítico es fundamental en medio del intercambio interdisciplinario;
trabajo y la experiencia propia le con-
con ello se puede garantizar el acceso a un rango de objetividad lo sufi-
vencen de eso. En tanto, el historiador,
cientemente madura pra tomar decisiones prudentes. No sólo debemos
amante de todo lo que presente
conservar lo positivo sino también los aspectos negativos del conflicto so-
“indicios” del pasado que se puede re-
cial.
construir, tiene la convicción de que todo
debe conservarse porque cualquier cosa
es “evidencia histórica”. De ahí la necesi- e) Existencia de duplicados. Este criterio se aplica de la misma manera que
dad de que el experto en selección ma- en los documentos con valor primario. Sin embargo, hay fuentes históricas
neje ambas disciplinas. en duplicados que solemos conservar por su relevancia institucional. Por

Archivo de la Fábrica de Hilados

y Tejidos de Metepec, Puebla
antes de su organización, lim-
pieza e inventario
(libros de contabilidad).
ejemplo, las colecciones de Leyes y Decretos, cuyos originales permanecen
en la Asamblea Legislativa, también se conservan en su duplicado impreso.
Por tales razones, en nuestro país la ley
que nos rige en materia archivística le

152 153
f) Existencia de fuentes alternas: donde se duplica o complementa la infor-
mación para la mejor comprensión de un fenómeno.
g) Coyunturas sociales con características especiales demandan la conser-
vación de los documentos que las reflejan.
Reseña
VILLANUEVA Bazán, Gustavo et al., Manual de pro-
cedimientos técnicos para archivos históricos de
universidades e instituciones de educación supe-
rior, México, BUAP-UNAM, 2002, 131 pp.

h) Antigüedad. Para el caso de Costa Rica, la Comisión Nacional de Selec- El Manual tiene la intención de aportar algunos elementos para la forma-

ción estableció como fecha límite el año de 1920. De ahí para atrás todos ción de cultura archivística en las instituciones de educación superior y sen-

los documentos deben conservarse. tar las bases para el análisis y tratamiento más profundo del tema de los
archivos universitarios.

i) Representatividad social de los documentos, es decir, que ellos reflejen

El trabajo, tiene, entre otros objetivos, nor-
diferentes sectores sociales y regiones. Es importante que el fondo docu-
mar las diversas actividades que se realizan
mental que le interesa al investigador tenga fuentes alternas de consulta
en torno a la documentación contenida en
para enriquecer sus estudios. En vista de que este asunto y en general,
los fondos y colecciones de los acervos uni-
todo el proceso de selección y eliminación de documentos implica el mane-
versitarios: incremento, conservación, res-
jo de muestreos, es necesaria la colaboración de un especialista en estadís-
tauración, identificación, organización, des-
tica.
cripción, reproducción y difusión, en aras de
un mejor conocimiento tanto de las institu-
j) Confiabilidad de la información. Se refiere al ciones mismas como de la historia nacional
estudio de las condiciones en que el documento en general, a partir de los testimonios que
fue generado. Dado que el mismo es el resulta- contiene la documentación.
do de un proceso histórico al interior de la insti-
tución, debe reflejar objetivamente la circuns-
El Manual está dirigido al personal que interviene en los procesos que se lle-
tancia que se da en el momento. Hay documen-
van a cabo en los archivos históricos universitarios, con el fin de orientar y
tos que pueden venir sesgados como, por
regular, las acciones mediante la unificación de conceptos, criterios, meca-
ejemplo, los discursos presidenciales, donde es
nismos y procedimientos.
muy factible que se inflen los datos. La pericia
del experto y el manejo que él tenga de las
Aunque la temática está centrada en los archivos universitarios, la lectura de
condiciones históricas que rodean la producción
este manual es formativa para cualquier persona que esté interesada en el
del documento, son factores muy importantes
tema de los archivos.
para medir su confiabilidad. La fuente alterna Archivo de la Fábrica de Hilados
y Tejidos de Metepec, Puebla
es un mecanismo útil para hacer esa valoración. antes de su organización, lim-
pieza e inventario. MARGARITA PARRA BETANCOURT

154 155
 Archivística

2004 noviembre-diciembre

156 157
 Artículo
Margarita Parra Betancourt
LA VALORACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS, V
El cuadro de clasificación1

El cuadro de clasificación es el instrumento

Acervo del Archivo Histórico de la
Secretaría de Educación de
Michoacán.
técnico que refleja la estructura de un archi-
vo con base en las atribuciones y funciones
de cada dependencia o entidad productora
documental. Se fundamenta en las estructu-
ras y jerarquías administrativas de la institu-
ción con base en el organigrama funcional de
la misma. La organización de los documen-
tos se realiza de acuerdo al mismo orden en
que se dividen y subdividen las diversas de-
pendencias del organismo de procedencia,
llegando hasta su grado inferior, respetando
el principio de procedencia: cada documento
debe estar colocado en el fondo de que pro-
viene y, en ese fondo en su lugar de origen,
es decir, conservar el orden establecido por
la persona física o moral que creó los docu-
mentos2.

Debido a que las estructuras administrativas se modifican con el tiempo, no

es posible contar con un organigrama permanente y por ende el cuadro de
clasificación se tiene que ir adaptando a los cambios estructurales de la enti-
dad generadora.

158 159
 FONDO: ARCHIVO MUNICIPAL DE (NOMBRE DEL MUNICIPIO)
Cuando la estructura del organismo ha cambiado muchas veces no siempre
es posible establecer el cuadro de clasificación para los documentos genera- SECCIONES

dos en administraciones pasadas con organigramas que ya no están en ope- 400 REGISTRO
100 PRESIDENCIA 200 TESORERÍA 300 JUSTICIA
CIVIL
ración, por lo que es necesario estudiar la documentación y tratar de recrear
las funciones para elaborar un cuadro de clasificación lo más apegado a la series series series series

realidad, de no ser posible esto, se utilizará la estructura más reciente, ade- 201 Contaduría mayor 401 Actas de
101 Acción cívica 301 Amparos
de glosa defunción
cuando a ella la producción documental anterior.
102 Actas de nombra- 402 Actas de
202 Cortes de caja 302 Averiguaciones
mientos divorcio
El cuadro de clasificación se organiza por fondo, secciones y series.
203 Informes sobre el
403 Actas de
103 Alcaldías mayores crédito activo y pasivo 303 Citatorios
El fondo es el conjunto documental pro- del fondo municipal
matrimonio

cedente de una institución o persona,

204 Libros de cargo y 404 Actas de
104 Bienes mostrencos 304 Denuncias
conservado en el archivo de dicha institu- data nacimientos

ción o de una institución de archivo, es el 105 Cabildo 205 Nóminas

305 Causas civiles y 405 Certificados
criminales médicos
resultado natural de la actividad que la
406 Comproban-
institución realiza. 106 Caminos
206 Padrones de con- 306 Actas de acuerdo
tes de
tribuyentes ante el juez
inhumaciones

La sección es la primera división en que 207 Presupuestos de

107 Cárcel 307 Despojos 407 Estadísticas
ingresos y egresos
se ordena un fondo, las cuales conforme
208 Recibos por con-
al principio de procedencia y orden origi- 108 Cementerios y cepto de recaudación 408 Solicitudes de
308 Consignaciones
panteones de contribuciones y casamiento
nal se organizan conforme a la estructura
multas
orgánica o por la función de la institución 109 Censos 309 Declaraciones
u organismo.
110 Censos comercia- 310 Embargos de
les bienes
La serie es la división de una sección,
111 Cercas y predios 311 Exhortos y des-
que corresponde al conjunto de docu- rústicos ocupación de causas
Acervo del Archivo Histórico de la
Secretaría de Educación de mentos producidos en el desarrollo de 112 Circulares 312 Fianzas
Michoacán.
una misma función o actividad adminis-
113 Contrabando 313 Multas
trativa regulados por la misma norma de
114 Corregimientos 314 Indultos
procedimiento, se refieren a un tema específico.
115 Correspondencia 315 Juez de paz
A continuación se presenta un ejemplo de cuadro de clasificación de una
116 Corrida de
316Sindicatura
presidencia municipal que como se expresó líneas arriba es un esquema grá- Ganado

fico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la 117 Cultura
317 Órdenes de
aprehensión
organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su es-
318 Reconocimiento
tructura (secciones y series): 118 Deportes
de firmas

160 161
119 Educación 319 Juicios verbales
El expediente es la unidad documental formada por un conjunto de docu-
120 Ejidos 320 Actas por injurias mentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la
121 Elecciones resolución de un mismo asunto, y cuyo conjunto forma una serie. En la cará-
tula del expediente es necesario anotar el nombre del fondo, la sección, la
122 Estadísticas
serie y el del propio expediente, así como sus fechas extremas, el tipo de
123 Fiel contraste
restricciones que haya para su consulta, así como una breve síntesis del
124 Ganadería asunto que trata.
125 Informes

126 Instrucción pública Los principios archivísticos nos indican que es necesario contar con una codi-
127 Licores y tabacos ficación que nos permita sustituir el nombre propio o título de la categoría de

128 Litigios agrarios

agrupamiento para fines de abreviatura.
El código es una clave arbitraria que se
129 Montepíos
puede integrar de números o números y
130 Obra pública
letras, que posibilitará la relación de los
131 Oficios documentos entre sí. El Archivo General
de la Nación está creando una codifica-
132 Padrones de habitantes
ción, sobre todo para series comunes a
133 Penitenciaría
todas las instituciones, para los archivos
134 Planes de trabajo federales. En el caso de los municipios
135 Policía está codificación no existe por lo que
cada institución puede poner en práctica
136 Portación de armas
aquella que le sea más fácil y de manejo
137 Prevención contra el abigeato
lógico. En el cuadro de clasificación que
138 Protesto de libranzas pusimos de ejemplo anotamos un código
numérico muy sencillo que en el caso de
139 Regidurías
ser necesario se podría ampliar agregan-
140 Registro de fierros
do letras.
Patio interior del Archivo Histórico de
141 Registro público la Secretaría de Educación de
Michoacán.
142 Salubridad e higiene

143 Servicio Militar Nacional

144 Servicio postal

145 Silvicultura

146 Vagancia y mendicidad

162 163
Notas Memoria
1
HERNÁNDEZ Olivera, Luis y Manuela Moro Cabero, Procedimientos de Valoración Documen-
tal, España, pp.226-227.
Rodolfo Alanís Boyzo, Jorge Luis
Valverde Mejía y Juana Porras Cornejo
COMISIÓN DICTAMINADORA DE
2
Ibid., p.39.
DEPURACIÓN DE DOCUMENTOS

Ante la saturación de los espacios

Bibliografía físicos destinados al resguardo de

la documentación producida por
CARBONELL, Miguel,“Lineamientos generales para la organización y conservación de los las unidades administrativas de
archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal”, Derecho a
la Información. Legislación básica, México, Porrúa, 2003. los poderes del estado y munici-
Cuadro de clasificación utilizado por el Archivo General del Estado de Puebla en los munici- pios, y de la inexistencia de una
pios en que han organizado los archivos respectivos.
política integral para el tratamien-
HERNÁNDEZ Olivera, Luis y Manuela Moro Cabero, Procedimientos de Valoración Documen-
tal, España, ACAL Ediciones, 2002. to de documentos, en 1978, en el
SCHELLENBERG, T.R., Archivos modernos. Principios y técnicas, México, Archivo General Estado de México se dieron los
de la Nación, 1987.
primeros pasos para establecer las políticas que conllevaran a la realización
de una valoración y depuración sistemática, mediante procedimientos ade-
cuados que permitieran la ágil y oportuna recuperación de la información, así
como la eliminación de toda aquella documentación con información adjeti-
va, pero sin que ello implicara una afectación a la salvaguarda del patrimonio
histórico-documental de los mexiquenses. Así, se tomó la determinación de
constituir un cuerpo colegiado con profesionales de las ramas histórica, jurí-
dica, fiscal, económica y archivística, con el propósito de que se dedicaran a
evaluar la información contenida en los documentos producidos por la admi-
nistración pública, creándose la Comisión Dictaminadora de Depuración de
Documentos.

Cada integrante de la Comisión realiza una investigación exhaustiva a fin de

hacerse de la información que le permita emitir un juicio de valoración obje-
tivo. Dicha indagatoria contempla entre otros aspectos, el objetivo y funcio-
nes del documento, su vigencia administrativa, número de copias en las que
se emite, su flujo administrativo, la vigencia desde el aspecto legal, si su
información se concentra en otros documentos finales, etcétera. A continua-
ción se presenta la respuesta a una solicitud de valoración documental.

164 165
La valoración de documentos en los archivos municipales: el caso del Solicitud de visita de inspección fiscal
Archivo Municipal de Ecatepec de Morelos, para apertura de establecimiento
comercial.
Estado de México
Dictamen No. 1290
Destruible después de un año de
Uno de los problemas más frecuentes en las unidades archivísticas, es la
haberse generado
irracional generación de documentos que provocan la saturación de los luga-
res destinados a preservar el acervo documental. Tarjeta de control de suministro de
combustible, lubricantes, servicios y
talachas.
Debido a esto, cada vez más
Dictamen No. 1291
unidades documentales acuden
Destruible después de un año de
al Departamento de Dictamina- haberse generado.
ción y Depuración de Documen-
tos, para asesorarse respecto a Ficha de registro personal para la
la documentación que conservan expedición de la precartilla del Servicio
Militar Nacional.
y que pudiera eliminarse. Dentro
Dictamen No. 1294
de estas unidades documentales
Destruible después de un año de
encontramos los archivos muni- haberse generado.
cipales de Toluca, Tlalnepantla, Naucalpan, Villa Nicolás Romero, Huehueto-
ca, Juchitepec, Atizapán de Zaragoza, Cuautitlán y Ecatepec de Morelos. Relación de niños registrados en una
Oficialía del Registro Civil y que
nacieron muertos.
Del Archivo Municipal de Ecatepec se han valorado algunos documentos, Dictamen No. 1295
que han tenido el dictamen siguiente: Destruible después de un año de
haberse generado.
Informe de asunto no diligenciado.
Dictamen No. 1288 Notificación de existencia de datos
Destruible después de un año de Sobre el registro civil de una persona.
haberse generado. Dictamen No. 1296
Destruible después de un año de
Solicitud de autorización de horario haberse generado.
extraordinario para funcionamiento de
establecimientos comerciales. Relación de tripulantes y sectores bajo
Dictamen No. 1289 la custodia de unidades de la policía
Destruible después de un año de municipal.
haberse generado. Dictamen No. 1299
Destruible después de un año de
haberse generado.

166 167
 Cédula de empadronamiento de
Reseña
locatarios de un mercado.
Dictamen No. 1293
Villanueva Bazán, Gustavo, coordinador,
Destruible después de 5 años de
Teoría y práctica archivística II, México,
haberse generado.
Centro de Estudios sobre la Universidad
Nacional Autónoma de México, 2000, 140
Notificación de quedar a disposición
pp. (Cuadernos del Archivo Histórico de la
del Ministerio Público el presunto
UNAM, 12)
responsable de la comisión de un
delito.
Dictamen No. 1297
Conservable por 20 años después de
haberse generado. Este libro presenta textos que aportan puntos de vista interesantes y nove-
dosos acerca de la temática archivística y su relación con otras disciplinas.
Acuerdo judicial en materia civil y/o
penal.
Dictamen No. 1298 Celia Ramírez plantea la revalorización social y cultural de la profesión archi-
Conservable por 20 años después de vística, con base en el contenido de la propia disciplina y en la forma en que
haberse generado.
satisface las exigencias del mundo moderno; Gustavo Villanueva aborda el
tema del “principio de procedencia y orden original”, considerado uno de los
pilares sobre los que descansa la ciencia archivística; por su parte, Luis To-
Cabe mencionar que los dictámenes emitidos por la Comisión Dictaminadora
rres expone la necesidad de una serie de planteamientos ético-filosóficos
de Depuración de Documentos para el Municipio de Ecatepec de Morelos, son
para efectuar la restauración de los documentos en los archivos históricos.
aplicables a todos aquellos documentos que cumplan la misma función del
dictamen citado, no importando el Ayuntamiento o unidad administrativa en
donde se generaron, ya que la resolución es la misma. María Rosa Ávila y Leticia Puente dan una visión amplia de dos archivos fun-
damentales para el conocimiento del pasado nacional desde diversas pers-
pectivas: el acervo histórico del Palacio de Minería y el acervo colonial de la
Notas
Curia Metropolitana.
1
ALANIS Boyzo, Rodolfo y Jorge Luis Valverde Mejía, “La valoración y depuración de
documentos en los archivos públicos del Estado de México”en Revista del Sistema Es-
tatal de Documentación, año 2, número 2, julio-diciembre de 1994, p.24.
Leticia Medina, Paulina Michel y Marta Ochoa detallan las tareas realizadas
en la organización y descripción de la colección fotográfica Raúl Estrada Dis-
2
Ibid., “La valoración y Selección Documental en el Estado de México. Concepción y cua, fotógrafo oficial de la UNAM durante muchos años. Enrique Lira, presen-
Experiencias”, p. 9.
ta los criterios y acciones bajo los cuales se realizó la organización y descrip-
ción del fondo Miguel Palomar y Vizcarra, uno de los más destacados intelec-
tuales del movimiento cristero.

168 169
Se presentan, además, dos artículos de Georgina Flores y Rodolfo Aguirre
que ofrecen estudios diplomáticos e históricos elaborados a partir de docu-
Archivística
mentos tanto del Archivo Histórico de la UNAM como de otros acervos, y que
tienen en común el análisis de un tipo documental particular, las Informacio-
nes de limpieza de sangre y buenas costumbres.

Colaboraciones

170 171
 Artículo
Juan Manuel Herrera
UN RECORRIDO POR ARCHIVOS
Y BIBLIOTECAS

Palabras de Juan Manuel Herrera, director de la Biblioteca Mi-

guel Lerdo de Tejada, SHCP, en la presentación del libro
Un recorrido por archivos y bibliotecas privados IV, en la Bi-
blioteca Manuel Gómez Morín, Ciudad de México, 29 de octu-
bre de 2003.

Agradezco la invitación de la Asociación Mexicana de Archivos y Bibliotecas

Privados para participar en este cuarto recorrido. También es necesario agra-
decer que la reunión tenga lugar en esta magnífica Biblioteca Manuel Gómez
Morín, porque la invitación se enriquece al tomar un ejemplo excepcional, un
acervo tan valioso en un recinto envidiable.

En los últimos años setenta, bajo la coordinación de la doctora Moreno Tos-

cano, el Archivo General de la Nación diseñó una encuesta para tratar de
identificar las empresas privadas que tuvieran interés en la conservación
de sus acervos como un asunto de interés público. La encuesta permitió
constatar, entre otras cosas, que existía un enorme acervo documental
lejos del alcance de los estudiosos, ajeno por completo a las tareas que en
ese entonces se emprendían con el mayor empuje, para salvaguardar el
patrimonio documental del país. Otro esfuerzo similar, fue el que Jorge

172 173
Faulkes y Laura Salinas, entre otros, llevaron a cabo para establecer una
relación constante y fructífera con los numerosos depositarios de documen-
tos mexicanos en instituciones en el extranjero, particularmente en las is-
las británicas y en los Estados Unidos. No debe olvidarse que eran tiempos
previos al internet, por lo que uno y otro censo supuso dificultades conside-
rables. En cualquier caso, a esas dos experiencias que tuvieron resultados
desiguales, se sumó otra de índole catastrófica: el sismo de septiembre de
1985. Con la pérdida o el traslado de volúmenes inmensos de documenta-
ción pública, quedó siempre pendiente la evaluación acerca del daño, dete-
rioro o pérdida de papeles privados de importancia mayor para la historia
de México. La suerte en todo caso de los archivos judiciales, agrarios, de
Marina, dejó ver la dimensión del problema. Contrastadamente, los esfuer-
zos por ubicar, realizar una tarea de convencimiento y resguardar archivos
privados desde instituciones públicas resultó -en una primera etapa- enor-
memente exitosa. Los trabajos -especialmente los de Jorge Álvarez Fuen-
tes- dieron ejemplo y como en muchos terrenos se abrió o se profundizó en
las tareas de conservación de un invaluable patrimonio de interés general.
Sigo hablando de una experiencia de hace poco más de veinte años.
Como en rigor los archivos y las bibliotecas son un asunto del tiempo, re-
sulta por lo menos curioso que en el recorrido nos parezca transitar un an-
tiguo camino siendo que apenas el próximo abril la Asociación celebrará
diez años de su fundación. Ha sido tan fructífera su actividad que por una
ilusión pareciera que este recorrido inició antes de 1996, año en que apare-
ció el primer volumen de la serie. Pero no, en efecto, el camino se empren-
dió hace apenas siete años, lo que pone en perspectiva la enorme contribu-
ción que la Asociación ha realizado en tan poco tiempo, pues a la par de
difundir en su guía los acervos, ha convocado a reuniones de primera im-
portancia para la conservación de un patrimonio que se remonta a siglos
de historia. En realidad el esfuerzo continuo que desde las instituciones
públicas se ha mantenido debe también a la Asociación, ser referencia in-
dispensable y, sobre todo, a los buenos resultados de sus actividades.
174
Vale señalarlo porque la propia Asociación
es más amplia en recursos de información
que lo que el propio recorrido muestra, por
virtud de que existen instituciones en el
directorio que seguramente habitarán las
páginas de próximas entregas: la Orquesta
Clásica de México, A. C., el Consejo de Cul-
tura de la Arquidiócesis de Morelia (María
Isabel Sánchez dio noticia de un libro anti-
guo excepcional), la Biblioteca Pro-historia
Peninsular, la Biblioteca Juan Sánchez Na-
Portada del libro varro y Peón, la Biblioteca Franciscana, la
Un recorrido por archivos y
bibliotecas privados IV. Biblioteca Cervantina. El Instituto Tecnoló-
gico de Estudios Superiores de Monterrey,
el Archivo Fundación Merced, el Archivo del
Cabildo de la Catedral de México, el Archivo Histórico de la Provincia Fran-
ciscana del Santo Evangelio de México y el Archivo de la Arquidiócesis de
Guadalajara. Otras instituciones han participado en tramos anteriores de
los recorridos y sería deseable seguir contando con su aportación en los
derroteros por venir.
Sin duda hay cierto azar en la propia naturaleza del contenido de un reco-
rrido, es decir, en el camino y en el andar, un tanto a la manera en la que
en la Biblioteca Palafoxiana en Puebla, se puede ver el conjunto de un solo
golpe de vista y se tiene también el mueble que, como molino de viento,
sugiere el territorio inabarcable, interminable de más de cuarenta mil volú-
menes. El mecanismo giratorio está diseñado para tener a la mano unos
cuantos libros y facilitar su consulta. Como ese mueble, Un Recorrido por
los archivos y bibliotecas privados, es un logrado mecanismo de movimien-
to continuo.
Es cierto, en poco tiempo, la Asociación ha puesto en movimiento un vasto
patrimonio documental, bibliográfico, hemerográfico, fotográfico. Como un
complejo sistema de caminos, con segundos, terceros y más pisos, un re-
175
corrido dibuja en primer lugar un itinerario central, el más evidente, pero a Un segundo itinerario, sólo en apariencia más
un tiempo, el que define la dirección principal: el que nos lleva de lo priva- fácil, es que estos documentos suponen la se-
do a lo público. En ocasión de la presentación de los anteriores recorridos, lección de un tema, un buen ejemplo, un botón
se hizo énfasis en la generosidad y en el valor de que información, docu- de muestra; algo representativo, un buque
mentos y libros bajo custodia de archivos y bibliotecas privados se difun- insignia. De ahí que la diversidad de temas, la
dan y se propicie su estudio. No se puede sino refrendar esa idea. Es inteli- amplitud cronológica, la multiplicidad de as-
gente guardar y conservar estos testimonios: ha sido labor de generacio- pectos, refleja ese camino múltiple que cada
nes. Es un signo generoso e inequívoco, considerarlos de interés general. institución emprendió para abrir o despertar el
interés de los usuarios en cada uno de los
acervos. La decisión no es un asunto menor y
En algunos casos, los institucionales, se convier-
cada institución advierte la magnífica oportuni-
te en parte de la actividad actual de la propia
dad de presentar material de interés e impor-
institución, pienso en el Archivo Histórico del
Interior de la tancia. La cuestión que resuelve editorialmente
Arzobispado, que ha publicado su espléndida
Biblioteca Palafoxiana. Un recorrido, es parecida a la identificación de
Guía de Documentos Novohispanos; en otros,
los documentos estrella, por así decir, o si se
digamos, los que refieren la actividad de una
prefiere, de los documentos que se suman a ese viaje y que van mostrando
persona destacada, se convierte en un homena-
al paso las estaciones de la memoria.
je a la propia persona. Imagino esta biblioteca
en la casa de don Manuel frente al parque Espa-
ña, se trataba de un territorio privado es cierto,
pero la actividad de Gómez Morin estaba orien-
Portada de un libro Un tercer itinerario que la propia serie ha propiciado es la de la colección
de la biblioteca privada
tada también y constantemente a los asuntos
Fernando Solana. fortuita que encierra cada volumen. Un tema predilecto, no podía ser de
públicos. Esa naturaleza original, toma su forma
otra forma, ha sido el viaje, los apuntes, la correspondencia, las fotos, los
aquí, se recrea. De suyo, muchas de las activi-
libros de viajeros. De suyo, muchos de los testimonios que se describen en
dades documentadas en los acervos de la Asociación, fueron en su origen
los recorridos, han llegado tras episodios de cambio, de traslado, recorrien-
actividades de instituciones públicas, lo que refuerza esa vocación.
do el camino en ocasiones inverosímil de los vestigios del pasado.

En otros casos, los acervos se reúnen ante la convocatoria del interés pú-
La Asociación ha propiciado también el llamado del imán a sus fragmentos.
blico. Un ejemplo claro y repetible es Papeles de Familia: una iniciativa en-
Don Luis González recordaba en San Miguel Regla -en el Primer Coloquio
sayada con buen tino por el Instituto Nacional de Antropología e Historia
de Archivos y Bibliotecas Privados- que su propia biblioteca resultaba un
que, María Isabel Saldaña ha sabido hacer suyo, es decir, de la Universidad
lugar irresistible para quienes en San José de Gracia deseaban conservar
Iberoamericana, La laguna. Antonio Saborit y más tarde Salvador Rueda
fotos, libros y documentos. También señaló que se puede pensar que las
fueron a la Ibero y bajo el impulso de María Isabel documentos y fotografí-
bibliotecas privadas son un vicio "probablemente el más digno y más caro".
as hacen de la afinidad el interés por documentar historias comunes, histo-
rias de una región.
176 177
Un itinerario del recorrido que es explícito es el que muchas tareas de la
Asociación resultan de la colaboración entre instituciones. El recorrido des-
pierta también oportunidades de tareas en común, posibilidades de trabajo
conjunto: por ejemplo, en la conservación de los acervos fotográficos en el
país se ha avanzado enormemente en las tres últimas décadas, gracias al
Sistema Nacional de Fototecas, y al interés por rescatar y utilizar los acer-
vos de imágenes que, como bien dice María Isabel Saldaña, iluminan la
memoria.

Vista de una parte del acervo de la Biblioteca Palafoxiana.

Teresa Matabuena, por su parte, hizo hace ya doce años, una significativa
contribución en Algunos usos y conceptos de la fotografía durante el porfi-
riato. El recorrido por las tarjetas de visita de Toribio Esquivel Obregón, se
beneficia de aquel compendio de las fotografías de Porfirio Díaz. Los reco-
rridos han mostrado en los cuatro volúmenes que han aparecido, numero-
sos ejemplos de buenas fotografías, y quizá merecería la pena dedicar un
número del recorrido o una publicación especial exclusivamente a las foto-
grafías, para que su edición le haga justicia a tan buen material.
Entre los muchos y magníficos libros que hace Fomento Cultural Banamex
(de los que uno de los recorridos dio cuenta) se publicó hace cinco años
Grandes Maestros del Arte Popular Mexicano, la colección de fotografías de
las que nos dan noticia Graciela Téllez Lendech y Lilia Delgado Álvarez. Es-
ta colección enlaza con lo que hace algunas semanas tuvimos ocasión de
conocer al editarse la Guía General del Centro de Investigación y Documen-
tación de los Pueblos Indígenas de México, de Laura Mondragón y Lorena
Vargas Rojas, coordinado por la doctora Teresa Rojas Rabiela. Se trata de
la colección del Instituto Nacional Indigenista, ahora Comisión. La colabora-
ción interinstitucional entre Banamex y el INI, podría permitir una solución
de continuidad entre los extraordinarios registros fotográficos del INI, así
como por la colección de piezas del arte popular mexicano que conserva,
algunas de las cuales se remontan al siglo XVIII, y la riquísima colección
actual de Banamex.
Hablaba antes del esfuerzo de Jorge Faulkes y con él muchos otros para
identificar el inmenso patrimonio documental y bibliográfico mexicano en
instituciones norteamericanas. Aunque en un grado distinto, el recorrido de
los archivos y bibliotecas privados subraya la frontera y construye la mejor
aduana: la de la conciencia histórica y la ventaja de conservar los acervos.
De suyo la propia Asociación ha sido muy eficaz en la tarea de dar un
ejemplo y ser un apoyo para las iniciativas de diversas instituciones. Creo
que una modalidad del recorrido podría ser una fructífera tarea de la Aso-
ciación: la de ensayar un censo de archivos privados. Es cierto que local y
federalmente se han realizado diversos esfuerzos, de hecho hay un Censo
en curso, pero la perspectiva de la Asociación, la presencia frente a institu-
ciones afines podría dar como resultado una nueva contribución a la pro-
tección del patrimonio documental y bibliográfico privado. Hace verdadera
falta un censo pormenorizado de lo que sucede en los archivos y bibliotecas
privados en todo el país, por ello insisto en que la labor de difusión y la
autoridad que ha ganado la Asociación, ofrece un inmejorable punto de
partida para un proyecto de esta índole. Recordemos que Jean Meyer ad-
vierte en su presentación que el libro de los desastres, siguiendo a Benítez,
todavía está por escribirse.
El recorrido, en suma, no es sólo una oportunidad para el estudio y el dis-
frute intelectual, sino también un testimonio y a un tiempo una promesa de
colaboración entre instituciones para dar continuidad al objeto social de la

178 179
propia Asociación. Artículo
Mariano Castellanos Arenas
La coordinación del volumen que hoy saludamos se debe al Centro Cultural
ARCHIVOS INDUSTRIALES
Manuel Gómez Morin: Elena Fuentes, Alejandra, Angélica y Mauricio Gómez ARCHIVO HISTÓRICO DEL ECOMUSEO
Morin. Angélica también es Oliver Pesqueira. Hay que reconocer su trabajo. METEPEC–EL LEÓN–SAN MATEO
Al paso, el de Cecilia Landerreche, quien durante un buen periodo tuvo a
su cargo esta Biblioteca Manuel Gómez Morin.

Al sumar este cuarto recorrido, el viaje de la memoria al que invita la Aso-

México es un país generador de uno de los patrimonios documentales más
ciación Mexicana de Archivos y Bibliotecas Privados ha incorporado la ri-
ricos del continente, integrado por códices prehispánicos y coloniales, por
queza ejemplar de 30 instituciones, han participado 66 autores en casi cien
maravillosos impresos de la Colonia; admirables y valiosas publicaciones
entregas, y han ocupado cerca de mil páginas en cuatro volúmenes. A esta
del siglo XIX; por importantes y artísticas ediciones del XX y sobresalientes
espiral sin fin se refiere Jean Meyer en la presentación, matizando a su ma-
archivos de empresas industriales, así como por varios documentos fílmi-
nera lo que pronunció hace veinte años en ocasión del encuentro de histo-
cos, fotográficos, sonoros y electrónicos, que guardan la memoria de la
ria regional y archivos: ¡viva la expansión!
sociedad.

En la negación o en la doble negación se afirma este recorrido como suge-

En el caso de los archivos de empresas
rente y, en todo caso, como una manera de caminar por esa forma infinita
industriales, estos son elementos impres-
de la curiosidad que es la conservación y la lectura de archivos y bibliote-
cindibles para materializar la memoria de
cas.
un grupo social. Por eso, la transmisión de
la memoria colectiva de una generación a
Para concluir habría que repetir las palabras de Gabriela Olmos que hace otra está supeditada a la continuidad de
suyas las de Charles Macomb Flandrau: "después de todo, si ... aprende- esas huellas materiales del pasado, de
mos a gozar el camino, encontraremos más fácilmente la ruta de las hue- esos monumentos de nuestra época, que
llas que vamos dejando en nuestro interior. Así se presenta la vida: como son, sin duda, su mejor garantía de perdu-
un viaje...: sorprenderse, investigar, aprender y seguir andando". Hasta el rabilidad. El patrimonio documental indus-
siguiente recorrido por archivos y bibliotecas privados, diríamos. A ese re- trial es un lazo que une una generación
corrido -ya lo dijo Jean Meyer- que reclama la eternidad. Y la eternidad, con la siguiente, más allá de las vidas indi-
como se sabe, gusta de las obras del tiempo. viduales, que alimenta su sensación de
identidad y cohesión, y que da sentido y
orientación a la trayectoria histórica de una
colectividad.

180 181
Si bien es cierto que a través de la tradición oral podemos construir una casos tienen sus series truncadas, huecos que se puede llenar con los do-
historia; a través de los archivos podemos conocer la misma historia de cumentos empresariales.
modo más preciso, y esto es así porque no son discursos subjetivos cons-
truidos a posteriori sino testigos auténticos que no olvidan. Por eso el do-
Sin embargo, cuando intentamos trabajar archivos empresariales, la mayor
cumento es el cimiento indispensable para construir sobre él, el conoci-
parte de las veces es necesario comenzar a ordenarlos y la labor puede
miento histórico. En cualquier investigación histórica desde cualquier enfo-
tomar mucho tiempo. Pero en la medida en que las empresas mismas, las
que siempre se valorará la riqueza del trabajo documental.
universidades, los archivos estatales y municipales vayan cobrando con-
ciencia de la importancia de este tipo de acervos y contribuyan en su con-
En los archivos de las empresas indus- servación y ordenamiento, esta tarea resultará más sencilla.
triales encontramos una fuente suma-
mente rica y poco explorada para la in-
El Ecomuseo de la Comunidad Urbana de Metepec-El León-San Mateo
vestigación histórica. Los archivos de las
cuenta con el Centro de Investigación y Documentación del Patrimonio In-
fábricas, como la de Metepec, son un
dustrial, ubicado en la exfábrica de hilados y tejidos de Metepec en Atlixco,
recurso inagotable para la historia so-
Puebla; en donde su acervo documental es testigo de los hombres y muje-
cial, la económica e incluso la política.
res que no han tenido voz propia para dejar memoria de sí mismos por
Desgraciadamente no todas las fábricas
otros medios, y su memoria está en los documentos que inmortalizan los
nacidas a finales del siglo XIX y princi-
espacios en que trabajaron y vivieron, y las cosas que con su esfuerzo pro-
pios del XX han guardado sus archivos;
dujeron, aunque nunca fueran suyas.
por ejemplo los documentos de la Fábri-
ca de la Constancia Mexicana, en Pue-
bla, terminaron en el río por no tener El proyecto del Ecomuseo de la Comu-

espacio para contenerlos. Pero no así los nidad Urbana de Metepec-El León-San
Calderas. Mateo nace en 1985, y tanto especia-
de la Compañía Industrial Veracruzana,
la Compañía Industrial de Orizaba o la listas como miembros de la comuni-

Compañía Industrial de Atlixco S. A., esta última, con su Fábrica de hilados dad, nos hemos dado a la tarea de

y tejidos de Metepec, ubicada en la periferia de la ciudad de Atlixco, en el estudiar, valorar y rescatar parte de

estado de Puebla. las huellas del pasado industrial de

México, para conservar la memoria de
la vida laboral en nuestro país. Asi-
La importancia de estos archivos en México y América Latina es muy ex- Acciones de la Compañía Industrial de
mismo, nos avocamos a la conserva- Atlixco.
tensa y en muchos casos resultan ser la única fuente de datos continuos y
ción de los bienes industriales y su
comparables para lapsos en los que el gobierno no produjo estadísticas,
entorno ecológico. Por los resultados obtenidos en esta labor, el estado de
como el periodo de la Revolución de 1910. Estos archivos son una fuente
Puebla ha vuelto los ojos hacia nosotros y ha legitimado e incluido este pa-
magnifica de información, de la cual se pueden generar grandes series de
trimonio industrial como parte del patrimonio cultural.
datos, a diferencia de los archivos gubernamentales que en muchos de los
182 183
El objetivo de los ecomuseos es hacer participar al conjunto de la población
en el conocimiento, la organización y el desarrollo de la comunidad. Nues-
tro interés no son sólo las ruinas de una industria abandonada, sino, ante
todo, la memoria de un modo de vida y su entorno ecológico. Quienes inte-
gramos el proyecto del Ecomuseo queremos que la difusión de la memoria
tenga una incidencia directa en la comunidad. Sin embargo deberán ser los
miembros de ésta, quienes se apropien de dicha memoria, la asuman como
parte de su identidad, y al hacerlo la conserven.
Parte fundamental del Centro de Investigación está constituida natural-
mente por el archivo, aunque también cuenta con biblioteca, hemeroteca,
planoteca, videoteca y fototeca.
El archivo tiene aproximadamente cien metros lineales de documentos y
está compuesto por un fondo que corresponde al archivo de la Fábrica de
hilados y tejidos de Metepec, que si bien no fue la más grande del país en
su género, si fue la más importante durante el periodo de la Revolución
Mexicana. Y es en este fondo en el que me detendré más adelante, para
compartir la importancia que tiene para la construcción de la historia indus-
trial en nuestro país.
Membrete.
184
Hasta ahora hemos podido identificar tres secciones: administración, go-
bierno y sindicato. El archivo resguarda documentos del archivo personal
de Luis N. Morones que incluye una serie de documentos secretos de la
embajada de los Estados Unidos en México (1918-1928).
En 1897, un grupo de grandes empresarios con la razón social de la Com-
pañía Industrial de Atlixco S.A. (CIASA), además de que tenía inversiones
en la Compañía Minera Exploradora y Explotadora de Guanacevi S.A., y en
la Compañía del Ferrocarril de San Rafael y Atlixco S.A., adquirieron una
hacienda llamada San Diego Metepec, con la intención de construir en sus
tierras una fábrica textil y obtener de la riqueza hídrica la fuerza para em-
pujar todo un complejo productivo.
Luis Barroso Arias, representante de CIASA, se asoció con franceses, espa-
ñoles e ingleses para comenzar la construcción de la factoría. En 1899, en
la Ciudad de México, se otorgó la escritura definitiva que constituyó a la
sociedad con el objetivo de comerciar y fabricar hilados, tejidos, blanquea-
dos y estampados de algodón.
La fábrica de Metepec comenzó a funcionar en 1902 y se llegaron a produ-
cir hasta setenta y nueve artículos textiles diferentes, que pasaban por dis-
tintos departamentos para blanquearlos y estamparlos. Siempre se recono-
ció que las telas de la fábrica eran de una calidad competitiva similar a las
que se producían en Canadá, Estados Unidos e Inglaterra. Aunque uno de
sus principales clientes fue el gobierno mexicano, el cual fomentó al mismo
tiempo la exportación de la producción. Así, la fábrica se constituyó en un
importante mercado para proveedores de combustible, productos químicos,
refacciones, algodón nacional, americano y egipcio, principalmente.
Durante la Revolución Mexicana se modificaron muchas de las condiciones
de trabajo. En 1912 se acordó el primer contrato de ley de la historia de
México, el cual, entre otras cosas, estableció que ningún obrero trabajaría
más de ocho máquinas cardadoras; la jornada máxima de trabajo fue redu-
185
cida a diez horas y en 1925 se ganó que los obreros percibirían hasta un
treinta y cinco por ciento de utilidad del total de los ingresos de la empresa
en lugar del 2.2% que hasta ese momento obtenían.
Otra parte importante para la his-
toria de la empresa fue la vida
sindical. Durante la gran depre-
sión económica la sociedad obrera
padeció un conflicto que hizo cam-
biar radicalmente la historia de
Metepec. En 1931, la compañía
propuso que además de reducir
las horas de trabajo y de los sala-
rios a un cuarenta por ciento, se
despidiera a buen número de trabajadores. Como respuesta, los trabajado-
res se fueron a la huelga y realizaron una gran manifestación de protesta
apoyados por los miembros de la CROM del estado de Puebla. Finalmente
se solucionó el conflicto a favor de los obreros y gracias a la lucha desde
ese momento se comenzaron a instalar servicios que mejoraron sus condi-
ciones de vida y trabajo.
El sindicato también actuaba como agente de disciplina y abarcaba las acti-
vidades bancarias y de seguros, diversiones, transportes, biblioteca, sana-
torio, escuela. “El sindicato no mantenía relaciones con la comunidad, sino
que era la comunidad”. Sin embargo, para abril de 1964 la Coalición Nacio-
nal de Obreros Textiles emplazó a huelga debido a que los empresarios se
negaban a revisar los contratos colectivos. En julio del mismo año la em-
presa y el sindicato acordaron que CIASA cediera la fábrica como indemni-
zación a los obreros; entonces, el sindicato formó una cooperativa, pero
ante la inminente quiebra, terminaron en inevitable fracaso, cerrando la
factoría definitivamente en 1967.
El fondo cuenta con documentos referentes a: negociaciones de la Compa-
ñía Industrial de Atlixco S.A., concesiones del gobierno federal, negociacio-
186
nes del gobierno de Puebla, fincas rústicas, fincas urbanas, obras hidráuli-
cas, reclamaciones al gobierno federal y marcas de fábrica, entre otros.
En este trabajo, sólo me referiré a los documentos más importantes para la
reconstrucción de la historia de la Fábrica de hilados y tejidos de Metepec,
como son los libros de actas, de diario, mayor, de caja, de inventario, entre
otros que iré mencionando. La mayor parte de los libros son de contabili-
dad y el lenguaje en el que está presentada la información es de carácter
contable, por ello resulta importante obtener nociones básicas de esa disci-
plina antes de incursionar en estos documentos.
Cabe mencionar, que la ley prescribía que los libros mayor, diario, el de
inventarios, el copiador de cartas, de actas, tanto de las asambleas gene-
rales como de las juntas del consejo de administración, estuvieran encua-
dernados, forrados, foliados y rubricados. Gracias a eso, encontramos los
documentos en excelentes condiciones de conservación.
La empresa también llevaba li-
bros auxiliares, entre los más co-
munes tenemos: el borrador, de
caja, el de almacén general, el de
ventas y talonarios de facturas.
También encontramos libros de
deudores, de balances y referen-
tes a la compra de algodón.
Tenemos la fortuna de saber para que servía cada documento, por ejem-
plo, en el libro borrador se asentaban día por día todas las operaciones del
comerciante relativas a su giro, todas las mercancías que se compraban y
vendían, así como el dinero que se recibía o entregaba. Todas las operacio-
nes que se hacían en el borrador se pasaban al libro diario por lo que en
realidad es más conveniente utilizar este libro si se quiere investigar sobre
estos asuntos. Además en el libro diario se anotaba el inventario que hacia
187
la empresa al empezar negociaciones, y de forma resumida las cuentas que También tenemos cartas de los llamados libros copiadores, en los cuales se
se llevaban en el libro de caja. copiaba, mediante un proceso químico, la correspondencia relativa al co-
mercio y a las cuentas de clientes deudores. Por medio de estas cartas po-

Las operaciones anotadas en el libro de diario se pasaban después al libro demos saber acerca de los principales problemas que enfrentó la empresa,

mayor. Mientras que en el libro diario las operaciones están anotadas cro- así como las decisiones que se tomaban para su solución. La corresponden-

nológicamente, en el libro mayor se anotaban por tipo de cuenta. Entonces cia con el gobierno, con los sindicatos, con sus socios y proveedores ex-

cuando queremos conocer que es lo que fue sucediendo en la empresa res- tranjeros y con otras fábricas del ramo, resulta de gran interés.

pecto de un rubro determinado, por ejemplo, su maquinaria, sus compras

de algodón o sus clientes deudores, es mucho más práctico referirnos al Otros documentos de gran importancia son los libros de asambleas genera-
libro mayor que al de diario. les y sus actas del consejo. En ellas, los miembros del consejo informaban
sobre el desempeño de la empresa en el año, los principales problemas y
Por otro lado, para conocer el tipo de logros, así como los planes para el futuro. En estos libros encontramos el
maquinaria y equipo con que conta- acta por medio de la cual se constituyó la empresa. Para los interesados en
ban las empresas, el valor del mismo estudiar la historia de una empresa se recomienda empezar por consultar
y las inversiones que iban realizando las actas del consejo.
año con año, podemos consultar los
libros de inventarios. En estos libros, Para los interesados en la Revolución Mexicana, por ejemplo, se puede
la empresa estaba obligada a anotar consultar el expediente Reclamaciones al gobierno federal, ya que aquí se
año con año la relación detallada de encuentra todo lo referente a las incursiones y saqueos por parte de las
los bienes, créditos y valores que for- fuerzas zapatistas en la fábrica de Metepec. En este expediente se hallan
maban el activo. En los libros de ba- cartas, oficios, comunicados, certificados notariales, hasta los inventarios
lance general se encuentra la relación del activo de la empresa, su pasivo y de los deterioros y la perdida de telas, herramientas, armas y dinero en
la diferencia entre ambos, que era el capital líquido y el capital contable. En efectivo.
los de balance general se establecían las ganancias de la empresa en cada
año. Estos últimos libros nos proporcionan la información para conocer la
Otros expedientes que pueden resultar de gran interés son los de marcas
salud de la empresa y que tan buen negocio fue a través de los años.
de fábrica. Ahí se encuentran todas las etiquetas que identificaban la pro-
ducción de telas de la fábrica con imágenes que van desde el escudo nacio-
En los libros de raya están los folios semanales en donde encontramos los
nal, pasando por la flora y fauna de la región, por la imagen panorámica de
nombres de los obreros y obreras por departamento (hilados, tejidos, repa-
la fábrica y los volcanes, hasta alegorías de la mitología griega como la re-
so y atado, talleres, urdidores, crudo y color, estampe y acabado, engoma-
presentación de Euterpe, musa de la música sentada sobre la luna y otra
do y de cañoneros) su salario semanal y las deducciones. En estos docu-
de Venus sobre el carro del sol tirado por unos cisnes y cupidos. Posterior a
mentos se puede hallar información sobre aspectos tan distintos como la
1912 se produjeron etiquetas muy sencillas, sólo contenían el nombre del
movilidad laboral o los choques entre hábitos de trabajo y nuevas formas
textil sin ninguna otra imagen, por ejemplo Tela de Metepec 32. De este
de disciplina fabril.
188 189
expediente se hizo un interesante trabajo sobre análisis de la imagen. dad, en colaboración con el Fideicomiso Archivos Plutarco Elías Calles y
Fernando Torreblanca se lleva a cabo el trabajo de restauración y conser-
vación de los mismos: aproximadamente sesenta legajos que contienen
De manera vertiginosa, he dado a conocer sólo una parte de la riqueza
más de seis mil documentos confidenciales originales, algunos de ellos en
contenida en este fondo, que como ya se mencionó es relevante por conte-
carpetas del Departamento de Guerra de la Oficina del Jefe de Estado (War
ner todos los documentos referentes a la fábrica de Metepec, una de las
Departament, Office of the Chief of State).
empresas más importantes, no sólo para Puebla, sino para todo el país.

Contamos, también, con la película México industrial, uno de los documen-

Otra de las secciones no menos importante para la historia de México con-
tos más importantes de nuestro archivo, filmada en el año de 1922 con la
tenida en nuestro archivo es la de Sindicato, donde hallamos documentos
finalidad de promover la adquisición de los productos textiles de la fábrica
referentes al Sindicato de Obreros Revolucionarios de la Fábrica de Mete-
y que fue proyectada en Europa y Estados Unidos, la cual está en proceso
pec, que fue el sindicato líder de la CROM a nivel nacional; el de la Federa-
de ser la primera película declarada monumento histórico por el gobierno
ción Sindicalista de Obreros y el de Campesinos del Distrito de Atlixco, con-
del estado de Puebla.
tenidos en 12 rollos de microfilm, en donde se pueden consultar documen-
tos que van de 1919 a 1982, en ellos podemos encontrar expedientes de
conflictos intergremiales y huelgas, expedientes con estadísticas, hasta Esta es sólo una descripción general de los documentos contenidos en el
oficios relacionados con asuntos obreros. archivo del Ecomuseo, que muestra grosso modo la importancia para la
investigación relacionada con la historia industrial y la conservación del
patrimonio industrial, no sólo a nivel local, sino nacional e internacional.
Muy importantes resultan los documentos del
archivo personal de Luis N. Morones, quien fue
uno de los dirigentes obreros más destacados El Centro de investigación y documentación del patrimonio industrial se
de nuestro país, líder vitalicio de la CROM, del ubica a un costado del museo industrial ubicado en el edificio de la exfábri-
Partido Laborista Mexicano y Ministro de Indus- ca de Metepec. Los documentos se encuentran aún en un lugar provisional
tria, Comercio y Trabajo. Entre otras de las mientras se termina de instalar el mobiliario adecuado en el local definitivo
cosas que contienen, está la correspondencia del archivo. Mientras tanto se lleva a cabo el proyecto de Rescate, inventa-
personal de Morones, cartas que le dirigieron rio e investigación del archivo histórico del Ecomuseo. El proyecto está divi-
trabajadores, políticos y algunos gobernadores, dido en cuatro etapas: rescate (terminado), organización (en proceso),
además de documentos bibliográficos y heme- conservación y difusión..
rográficos, así como una serie de expedientes
Etiqueta. de la embajada de Estados Unidos en México
Como parte de la primera etapa, se hicieron dos fumigaciones, posterior-
(1918-1928), son documentos secretos acerca
mente se separó el material dañado y se organizó físicamente por seccio-
de una invasión norteamericana al territorio mexicano que detuvo el propio
nes (las que se han podido identificar hasta el momento) y series, además,
Morones en 1927. Estos documentos fueron sustraídos de la embajada de
como segunda etapa, se diseñó un programa exprofeso para inventariar los
los Estados Unidos durante el periodo del presidente Calles. En la actuali-
documentos contenidos en el archivo. Para la tercera etapa, se tratará de

190 191
poner en práctica todos los lineamientos para la conservación física de los
materiales, desde el local donde se depositará todo el material hasta la
restauración de los documentos; y en la etapa, de difusión, los inventarios
se podrán consultar en discos compactos y en internet.
Debo decir que aunque México cuenta con algunas de las más ricas colec-
ciones documentales de empresas industriales no hemos logrado su justo
reconocimiento. Las tareas para dicho reconocimiento por parte de la so-
ciedad son responsabilidad de aquellos que tienen a su cargo los bienes
documentales. Este patrimonio es conocimiento que debe ser organizado,
preservado y difundido por su significado y su valor ya mencionado.
Conservar los documentos históricos, y en este caso los industriales, signi-
fica dar la oportunidad de conocer su pasado a quienes lo han heredado;
esto es, al grupo social que encontrará en ellos su identidad. La defensa
del patrimonio documental debe ser considerada como un sistema en el
que deben interactuar las partes esenciales que lo integran: las autorida-
des gubernamentales, las instituciones encargadas de su preservación y los
profesionales responsables de su organización, conservación y difusión.
La valoración por parte de las instituciones que custodian esta riqueza cul-
tural debe ser el punto de partida. Estos bienes nunca se dan aisladamen-
te, siempre pertenecen a un entidad sea ésta de la naturaleza que sea.
Ciertamente, algunos de estos bienes invariablemente tendrán un valor
especial por su singularidad o representación para el colectivo que los ha
heredado; pero buscar y proteger estas singularidades, sin considerar que
su presencia se justifica en un marco general, propiciaría la pérdida más
que el rencuentro con una memoria colectiva.
Estos documentos representan una parte importante de la memoria indus-
trial como sociedad, y no debemos olvidar que incluso constituyen anclajes
para la valoración de los otros bienes del patrimonio industrial. Sin duda,
estos documentos nos guían al permitirnos explicar la historia y testimoniar
192
la autenticidad de todo el patrimonio, lo que a su vez explica la relevancia
de otros bienes documentales. Parece tan evidente su importancia que re-
flexionamos poco sobre ellos y no les damos la valoración cultural que les
corresponde.
Los materiales archivísticos empresariales
desempeñan un papel clave en la recons-
trucción de los procesos históricos aún por
descubrir por parte de la historiografía
mexicana. Porque esta prodigiosa memoria
documental nos permite reconstruir con in-
usual lujo de detalles, toda la evolución de
las instalaciones industriales a lo largo del
tiempo, desde todo lo que ellas contenían
hasta la vida cotidiana de los habitantes del
lugar; y sobre todo, el trabajo de los miles
de hombres y mujeres que a lo largo del
tiempo construyeron, pusieron en funciona- Portada de un libro de
Inventario.
miento e hicieron productivas esas instala-
ciones.
El documento industrial es un testigo de la historia social, cultural, econó-
mica y política de un país. Son estos documentos el reflejo directo de la
vida social, que al industrializarse se validan de una forma u otra. Por esa
razón tanto su existencia como su ausencia son igualmente importantes en
la valoración histórica-cultural. Pero es necesario verificar que su existencia
corresponda a la propia historia de la industria que refleja y lo que signifi-
ca, su valor cultural dependerá en gran medida de su autenticidad.
Como sabemos, un documento aislado es un secreto guardado que no nos
permitiría conocer nuestra historia, pero el conjunto de documentos, como
los tiene este archivo, es el que nos permite reconstruir los procesos histó-
ricos, en este caso, industriales. No podemos negar que estos documentos
193
que tuvieron su origen como testimonio de algún trámite o función social, pacidad de utilizar todos nuestros recursos para transformar creativamente
en la actualidad han ganado valor cultural, por lo que representan, valor el presente.”
que no es gratuito, pues en ellos está el sudor, esfuerzo, trabajo, organiza-
ción, la vida de quienes hicieron posible el desarrollo industrial de México.

Bibliografía
El siglo XIX, que vio nacer la ciencia histórica y el interés por conocer y
preservar los acontecimientos del pasado, también le proporcionó al docu-
mento su cédula de identidad. El asunto es complejo: cuando la historia se
establece como ciencia se advierte su relación con el sentido de identidad;
se entiende entonces que el documento está ahí para probar que un hecho
aconteció. Que el hecho que prueba nuestra explicación de un fenómeno
social, en efecto existió.
Recordar la historia no tiene porque ser un acto de melancolía, puede ser
una inequívoca manifestación de vida, un deseo patente de porvenir, por-
que conservar el patrimonio documental es construir puentes entre el pa-
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res: fuentes locales para su estudio” en América Latina en la Historia Económica, Boletín de
Fuentes No. 4, Instituto Mora, México, julio-diciembre, 1995.
MALPICA, Samuel, Arqueología Industrial de Metepec, libro electrónico, ECUML, México,
2002.

sado y el futuro.

Para concluir, quisiera parafrasear algo que se dijo en la Declaratoria Ciu-

dad de México 1999. Sobre conservación, identidad y desarrollo en América
Latina hacia el nuevo milenio: “ Los archivos Industriales y el patrimonio
documental en su conjunto son parte fundamental para reafirmar nuestra
identidad ante este mundo, en el que la cada vez más intensa interacción
humana desafía nuestra capacidad de comprensión y respuesta frente a lo
que está sucediendo en nuestro entorno. Si asumimos nuestra responsabi-
lidad en el fortalecimiento de nuestra identidad, podremos participar en los
procesos de intercambio de la globalización sin menoscabo de nuestros re-
cursos humanos, culturales y naturales, y trabajar conjuntamente acciones
creativas que permitan a los diferentes grupos sociales asumir el cambio
sin renunciar a lo que nos es propio, recuperando la capacidad de imaginar
colectivamente hacia donde queremos ir. No queremos ser sólo espectado-
res de las circunstancias, sino transformadores de ellas; con la libertad pa-
ra recrear nuestras culturas, para enriquecerlas recíprocamente, con la ca-

194 195
 Artículo
María del Pilar Pacheco Zamudio
FUENTES PARA EL ESTUDIO
DE LA SALUD PÚBLICA

Desde el surgimiento de los estados modernos en el siglo XVIII y sobre

todo en el XIX con el triunfo del liberalismo, el Estado mexicano tomó en
sus manos el control del registro y la vida sanitaria, así los programas de
salud y la educación nacieron como proyectos bajo el control del gobierno
central, como nos lo hacen saber Juan Manuel Herrera y Félix Alonso del
Olmo, del Archivo General de la Nación y del Archivo Histórico de la Secre-
taría de Salud en su trabajo inédito de 1987, Guía de fuentes para la histo-
ria de la salud en México.

Producto de las Leyes de Reforma, en 1861 el presidente Benito Juárez

secularizó todos los hospitales, hospicios, casas de dementes, orfanatorios,
casas de maternidad y demás establecimientos de beneficencia que hasta
ese entonces habían administrado las autoridades o corporaciones eclesiás-
ticas, quedando en los estados bajo la inspección de los gobiernos; y los
fondos de beneficencia se formarían por medio de las fincas, capitales, ren-
tas y demás bienes pertenecientes a los establecimientos secularizados con
la parte de los impuestos y multas, además de los donativos de autorida-
des y particulares.1

La prosperidad económica del Porfiriato hizo posible la creación de nuevos

hospitales de asistencia pública como el Manicomio General de la Castañe-
da en 1910 y nuevos hospicios, orfanatorios, comedores, baños públicos,
escuelas técnicas y asilos en la capital de la República. Durante el gobierno
del presidente Lázaro Cárdenas, en 1937, se creó la Secretaría de la Asis-
tencia Pública que fusionaba las atribuciones de la Beneficencia Pública y
las del Departamento de Asistencia Social Infantil, esta nueva Secretaría se

196 197
hizo cargo de las acciones de los establecimientos de beneficencia pública y
privada y de organizar la asistencia del Distrito Federal y demás territorios
federales. Más adelante, en el año de 1943 se convirtió en la Secretaría de
Salubridad y Asistencia y en ese mismo año nació el Instituto Mexicano del
Seguro Social. En respuesta al crecimiento poblacional y por ende del apa-
rato burocrático del gobierno federal, en el año de 1959 se creó el Instituto
de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado. Como
podemos ver, en la ciudad de México, por la concentración de población y
la centralización de las actividades administrativas, la beneficencia pública
se diluyó, pero en el interior de la república la situación fue diferente.
San Juan de Dios fue la que alcanzó mayor auge2. En Puebla la de los Jua-
ninos fue la más importante pues fundó hospitales conservando en sus orí-
genes la tradición medieval de las viejas hospederías en donde también
podían descansar los viajeros3. Tal es el caso del hospital de San Pedro que
nació en el siglo XVI y fue administrado por esa orden en el siglo XVIII,
recibiendo el reconocimiento real, por lo que desde ese entonces se le de-
nominó Real Hospital de San Pedro.

RESEÑA INSTITUCIONAL DE LA BENEFICENCIA PÚBLICA

DEL ESTADO DE PUEBLA

Desde los inicios del período virreinal, las órdenes religiosas mendicantes,
respondiendo a los designios divinos de conocer y evangelizar a los gentiles
hombres encontrados en el Nuevo Mundo, se encargaron de registrar, al
igual que en Europa, el ciclo de vida de todos sus pobladores. La participa-
ción directa en los asuntos de la salud y la asistencia de todos los habitan-
tes era una acción de caridad. En América desde principios del siglo XVII
las órdenes religiosas habían hecho un voto especial de hospitalidad to-
El gobierno de la Nueva España, por medio del Real Tribunal del Protome-
mando en sus manos el control de los hospitales, siendo las más importan-
dicato, vigilaba y controlaba el ejercicio profesional de los médicos, ciruja-
tes la orden de los hermanos de la caridad de San Hipólito, la de los Canó-
nos, boticarios, parteras y flebotomianos.
nigos Reglares de San Agustín, la de Nuestra Señora de Belén. La orden de

198 199
El arribo a América de las ideas liberales en la segunda mitad del siglo Durante los tres primeros tercios del siglo XIX, la salud, la sanidad y la
XVIII y las incesantes epidemias que diezmaban a la población convirtieron asistencia social fueron poco a poco siendo tomadas por las autoridades de
a la salud y la sanidad en temas de interés público. los ayuntamientos y de los departamentos o estados.

En Puebla desde 1741, por disposi- El 27 de febrero de 1861 el gobernador poblano Miguel Cástulo de Alatriste
ción real, se autorizó la enseñanza por bando oficial dio a conocer y aplicó en el estado la disposición presiden-
de la medicina, aunque los médicos cial de secularizar todos los establecimientos de beneficencia pública, que
y cirujanos tiempo atrás ya practica- en la práctica y paulatinamente desde principios de siglo habían sido, como
ban en los hospitales de la ciudad. ya mencioné, parte de los programas de las autoridades civiles.
En el año de 1813 se creó en Puebla
la Junta de Sanidad, presidida por el Pero fue hasta 1880 en que el gobernador del estado Juan N. Méndez auto-
alcalde de la ciudad y como socio rizó se formaran los Estatutos de la Junta Directiva de Beneficencia, que
nato el cura párroco más antiguo, el absorbió las cuatro instituciones ya existentes y captó muy pronto a la Es-
resto de los miembros fueron desig- cuela de Artes y Oficios, al Hospital de la Caridad, al Monte de Piedad, al
nados por el Ayuntamiento constitu- Panteón de la Piedad y ya en el siglo XX la Casa del Anciano.
cional4. En 1820 se dio a conocer su
Reglamento en el que las funciones
Aunque desde 1861 el gobernador
básicas de este organismo secular
Miguel Cástulo de Alatriste comuni-
serían el de cuidar la salud pública,
có la Creación de la Lotería Nacio-
tanto en los tiempos bonancibles
nal, y por lo tanto la supresión de
como de epidemias, debía crear mecanismos que previeran las enfermeda-
las loterías locales, en Puebla algu-
des estacionales como las esporádicas, debía velar por la buena calidad de
nos establecimientos de beneficen-
los alimentos, debía promover el establecimiento de un panteón o cemen-
cia como el Hospital de San Pedro,
terio público; debía también visitar los hospitales, cárceles y casas de be-
el de San Roque y el Hospicio las
neficencia, además debía mantener el ramo de vacuna, pues en Puebla se
mantuvieron hasta principios del
había empezado a aplicar desde épocas muy tempranas.
siglo XX, pues el financiamiento de
estas instituciones era por dos vías:
Para ese entonces, sobrevivían desde el siglo XVI los hospitales Real de sus propias loterías y los réditos
San Pedro y el de mujeres dementes de San Roque y desde principios del obtenidos por préstamos hipoteca-
XVII el primer orfanatorio. Más tarde, en 1832 -después de cincuenta años rios. Fue hasta la incorporación del
de estudios y discusiones- se fundó el Hospicio de Pobres, ocupando las Monte de Piedad Vidal y Ruiz a la
instalaciones de uno de los colegios que los jesuitas dejaron tras su expul- beneficencia pública que se convir-
sión5. tió en el principal proveedor de toda
la institución, hasta nuestros días.
200 201
La Beneficencia Pública en el año de 1984 cambió su nombre por el de Ins-
tituto para la Asistencia Pública del Estado de Puebla, en 1996 sufrió modi-
ficaciones que le permitieron una mayor integración de la sociedad en los
programas de Asistencia Pública, adquiriendo gran relevancia social duran-
te los últimos años, formando parte, hoy en día, del sector Salud como or-
ganismo descentralizado.
A continuación los organigramas de las once instituciones que dirige la Be-
neficencia Pública desde su creación:
1. Administración General. Con cuatro secciones: Dirección, Administra-
ción, Asistencia y Tesorería. Entre las cuatro tiene 29 series documenta-
les, entre las que destacan la serie Dependencias por ser la que se rela-
ciona con cada una de las diez instituciones, también es importante la
serie Caja por contar con información seriada. La documentación com-
prende los años 1849 a 1984, y suma 13.75 metros lineales en 110 ca-
jas archivadoras.
2. El fondo Casa del Anciano con tres secciones: Asistencia, Administración
y Tesorería, con nueve series, es uno de los más pequeños pues consta
de tres metros lineales en veinte cajas archivadoras. La documentación
comprende los años 1937 a 1984.
3. El fondo de la Escuela de Artes y Oficios es uno de los más ricos, pues
permite conocer los intereses de capacitación para la industria a fines
del siglo XIX, pues se funda en 1885. Está organizado en tres seccio-
nes: Dirección, Educación y Tesorería con dieciocho series documenta-
les. Siendo las más grandes Prefectura y Misceláneos. Tiene un total de
30.50 metros lineales guardados en 244 cajas archivadoras y compren-
de los años: 1885 a 1965.
4. El fondo Hospicio es el más grande, pues consta de 39.62 metros linea-
les, en 317 cajas archivadoras. Consta de cinco secciones, Dirección,
Administración, Asistencia, Tesorería y Educación, con veintidós series
documentales. Las más abundantes son Asilados y Rectoría. Comprende
los años 1758 a 1982.
5. El fondo Hospital de Dementes está organizado en cuatro secciones:
Dirección, Administración, Asistencia y Tesorería, con veinticuatro se-
ries, de las cuales las más ricas son: Asilados y Junta. La documenta-
ción abarca los años 1792 a 1984, se encuentra guardada en noventa
202
cajas archivadoras que suman 11.25 metros lineales.
6. El Hospital de la Caridad se fundó en 1877. Está organizado en tres sec-
ciones con dieciocho series. La documentación comprende treinta cajas
archivadoras que suman 3.75 metros lineales.
7. La Junta Directiva de la Beneficencia Pública quedó ordenada en cinco
secciones: Dirección, Asistencia, Administración, Tesorería y Defensoría.
Con diez series, las más importantes por su tamaño son Hipotecas y
Departamento Jurídico. Comprende los años 1726 a 1984, en 184 cajas
archivadoras, sumando veintitrés metros lineales.
8. El Monte de Piedad Vidal y Ruiz se fundó en 1890 y pasó a formar parte
de las instituciones de la Beneficencia Pública en el año de 18966, la
documentación está ordenada en dos secciones: Administración y Con-
taduría, con catorce series documentales, siendo las más grandes Caja
y Empeños. El periodo que comprende la información va del año 1890 a
1984, con once metros lineales en 89 cajas archivadoras.
9. El fondo Orfanatorio, con cinco secciones: Dirección, Administración,
Asistencia, Tesorería y Educación con veinte series, de las cuales las
más grandes son Asilados y Personal. Comprende los años 1810 a 1983.
Suma once metros lineales con noventa cajas archivadoras.
10.El fondo documental Panteón de la Piedad está organizado en dos sec-
ciones con siete series. Es muy pequeño y abarca los años 1943 a 1983.
Está ordenado en dos secciones: Administración y Tesorería.
El Hospital de San Pedro y Hospital General
quedó organizado en tres secciones: Asisten-
cia, Administración y Tesorería, con diecisiete
series documentales. Comprende el periodo
1705 a 1963. Tomando en cuenta que en
1917 dejó sus viejas instalaciones coloniales y
cambió de nombre. El fondo cuenta con 146
cajas archivadoras que suman 18.24 metros
lineales. Las series más importantes por su
riqueza informativa son Asilados y Lotería.
203
El proyecto
El mes de enero de 1996 salió publicada la primera convocatoria del pro-
grama de apoyo a la investigación de la Delegación centro-oriente del CO-
NACYT, formada por los estados de Hidalgo, Puebla y Tlaxcala. Se marcaba
un hito nacional en la historia de esta institución, pues hubo un apartado
dedicado al rescate de patrimonio histórico7.
El Archivo General del Estado de Puebla
(AGEP), creado por ley el 8 de septiembre
de 1978, había rescatado, en los prime-
ros meses de 1985 aproximadamente la
tercera parte de los papeles depositados
en una bodega de las oficinas de la Bene-
ficencia Pública. En el transcurso de once
años, esta documentación se ordenó de
manera institucional y cronológica, por lo
que se supo que estos 148 metros linea-
les correspondían al hospital de San Pe-
dro, al hospital para mujeres dementes
de San Roque, al Orfanatorio y al Hospi-
cio de Pobres.
El objetivo del proyecto fue rescatar y difundir el patrimonio histórico docu-
mental más antiguo existente en el AGEP, tanto en su estructura física co-
mo en el aspecto técnico. Para lograr estos fines, el trabajo se dividió en
cuatro etapas:
Rescate físico: consistió en la fumigación especializada, la limpieza cuida-
dosa, la restauración de los documentos del siglo XVIII y la preservación
preventiva de todo el acervo.
204
Organización física: comprendió la transferencia a las instalaciones del
AGEP de las dos terceras partes de los documentos restantes, aproximada-
mente 250 metros lineales, la identificación por fondos documentales o sea
por institución, la clasificación por secciones y series, siguiendo las normas
archivísticas vigentes a nivel internacional y la foliación.
Organización Intelectual: la descripción. El Objetivo de esta actividad fue
crear descriptores permitiendo el acceso a la información desde el área de
consulta del Archivo o desde cualquier otra institución o domicilio particu-
lar. Para ello se preparó un catálogo por medio de la producción y edición
de un CD que permite al investigador la consulta rápida y efectiva desde
cualquier punto de referencia.
Difusión: para lo cual se editó un libro con la
colaboración de historiadores, que haciendo
uso de la documentación ya ordenada y des-
crita, nos hablan del antiguo Real Hospital
de San Pedro. El libro comprende historia
social, demográfica y económica, con estu-
dios sobre la ciencia médica en Puebla, la
mortandad masculina y femenina y el finan-
ciamiento institucional por medio de su pro-
pia lotería, además de un estudio fotográfico
artístico del majestuoso edificio. También se
han organizado exposiciones documentales
y mesas redondas.
La metodología desarrollada en el proyecto de organización y descripción
de uno de los grupos documentales más ricos del estado de Puebla, en par-
ticular para el estudio de los siglos XVIII, XIX y XX, estructuró un proyecto
interdisciplinario, conjuntando la metodología del trabajo archivístico en
todas sus etapas, actualizado a nivel internacional y los métodos de inves-
tigación de la ciencia histórica.
205
En primer lugar, ante el total desorden y mal estado de los aproximada-
mente 250 metros lineales transferidos a las instalaciones del AGEP, se
realizó una investigación histórica institucional que nos permitió conocer el
desarrollo y las funciones de los organismos relacionados con la salud pú-
blica y la asistencia social en Puebla durante los siglos XVIII a XX. Esta ta-
rea no fue sencilla, pues, salvo algunos viejos estudios y los muy recientes
de Ana María Huerta sobre los boticarios de principios del siglo pasado, la
historia de la salud en la entidad aún está por hacerse. Prácticamente, la
reconstrucción orgánico-funcional de los fondos documentales se hizo con
base en el análisis y la información proporcionada por los propios docu-
mentos. Además, se consultaron otros acervos históricos complementarios
de otras instituciones locales y nacionales8.
Tanto historiadores como archivistas estamos de acuerdo que al crear un
instrumento de descripción, éste debe reflejar fielmente el contenido infor-
mativo de cada una de las unidades documentales. Al respecto Lawrence
Dowle9 dijo que la situación ideal de todo investigador es el poder platicar
con el “archivista de descripción”, como él le llamó, y yo le agrego el califi-
cativo de” sensible”, pues es éste quien mejor conoce la información de un
fondo documental, teniendo a su vez una visión clara del conjunto. Pero
como muy pocas veces sucede esto, en la elaboración del “puente” entre
acervo documental e investigador, los que trabajamos en el proyecto ela-
boramos para cada uno de los fondos, secciones y series de los 25,539 ex-
pedientes, un código único que refleja tanto, instituciones, funciones, acti-
vidades, como tipos documentales, de tal forma que el interesado puede
realmente tener acceso a la información desde cualquier punto de interés.
El catálogo de las siete secciones y las 65 series documentales no hubiera
sido posible sin la historia institucional realizada.
La ficha única de descripción tiene un número de control, un casillero para
cada uno de los datos topográficos y de clasificación específicos del expe-
diente y el asunto del mismo.
206
Este fue un proyecto interinstitucional, ya que intervinieron además del
AGEP, proporcionando la dirección del proyecto, apoyo logístico, personal
especializado y la restauración de los documentos del siglo XVIII, la Uni-
versidad Tecnológica de Tulancingo quien presentó el proyecto ante el CO-
NACYT. También se contó con la participación de un tesista de la licenciatu-
ra en historia de la Universidad de las Américas Puebla; de la Benemérita
Universidad Autónoma de Puebla, participaron una investigadora y una te-
sista del Colegio de Historia.
Cabe mencionar que desde el año 2000, los es-
tudiantes del curso de Historia y Filosofía de la
Medicina de la Facultad de Medicina de la BUAP
realizan sus prácticas con la documentación del
Real Hospital de San Pedro, bajo la dirección del
Dr. Rodolfo Cortés Riveroll, quien a su vez ha
desarrollado investigaciones sobre la terapéutica
seguida a fines del siglo XVIII y principios del
siglo XX, trabajos que le han permitido obtener
el título de maestro y doctor en medicina.
Como resultado de este trabajo se editó un disco compacto en el cual se
puede consultar el planteamiento del proyecto, las fichas descriptivas, ver
imágenes en video y realizar búsquedas.
La variedad y riqueza informativa del grupo Beneficencia Pública del estado
de Puebla está listo y espera a la imaginación histórica de todos aquellos
interesados en estos temas.
Los fondos documentales nos permiten diseñar varias líneas de investiga-
ción para la historia de Puebla de los siglos XVIII a XX.
1. Historia Institucional. No sólo es importante por conocer las funciones
desempeñadas, sino por la filosofía que existe detrás de cada una de ellas,
207
los intereses gubernamentales laicos o eclesiásticos: En este caso,
¿cuándo, cómo y por qué la enfermedad, la asistencia y la sanidad dejaron
de ser un asunto privado para convertirse en interés público, y cómo las
instituciones respondieron a esto? ¿De qué manera fueron cambiando los
ámbitos de influencia geográfico-políticos de los organismos gubernamen-
tales, ante la instauración de la República y sus instituciones federales, es-
tatales y municipales?Al mismo tiempo, se pueden hacer estudios de larga
duración sobre los procedimientos administrativos y legales de estas insti-
tuciones.
2. Historia social y demográfica. El registro de los enfermos de los hospi-
tales nos permitirá conocer acerca de las enfermedades por etapas, por
grupos sociales, raciales y ocupacionales, así como los periodos de las en-
fermedades más frecuentes. El registro de los alimentos comprados tanto
en los hospitales como en las casas de asistencia permitirá conocer las die-
tas y compararlas por institución y por periodos. Los informes y quejas se-
rán materia prima para los interesados en condiciones de vida. Educación y
recreación serán estudios posibles por el material con que se cuenta. La
diversidad de información en los inventarios permitirá hacer el estudio de
la vida cotidiana institucional. En virtud de que la documentación es com-
plementaria entre sí, se pueden estudiar las enfermedades de los niños,
combinando la información del fondo Orfanatorio con la del Hospital de la
Caridad.
3. Historia Económica. Las series contables nos permitirán hacer estudios
sobre la política de inversiones. El manejo transparente de los recursos
económicos y materiales es un tema posible ya que las series lo permiten.
El registro de hipotecas, préstamos con réditos y lotería hace posible reali-
zar investigaciones sobre estas instituciones como crediticias; al mismo
tiempo, el registro de las propiedades y personas arrojaría luz sobre el per-
fil del crédito. El registro de los benefactores es posible compararlo con el
de los grupos económicos más importantes del momento.
208
El trabajo de archivo tiene una doble importancia: por un lado la preserva-
ción de la prueba y el testimonio y por otro lado el uso de la información de
los documentos de archivo, pues sin esto último sería como conservar un
tesoro precioso que de tan valioso no se puede ver ni tocar y sólo puede
permanecer en una caja fuerte. La información plasmada en los documen-
tos de archivo debe ser usada, pero el reto en nuestro país ahora es definir
y diferenciar en dónde empieza y termina lo público y lo privado en los ex-
pedientes clínicos y judiciales.
El Reglamento de la Ley General de Salud del 14 de mayo de 1986 habla
claramente de la privacidad de los expedientes clínicos de los enfermos
mentales, pero considero que todos los expedientes clínicos deben mante-
ner como derecho: el secreto de personalidad, mas no así la información
relativa a la terapéutica. Además, es importante no olvidar que por norma
internacional la documentación de archivo le pertenece a la institución o
persona que la originó, y que es responsabilidad de ésta, garantizar el
honesto manejo de la información y probar la transparencia de los procedi-
mientos administrativos y médicos.
Finalmente, con el desarrollo del trabajo histórico archivístico del proyecto
Rescate y difusión de los documentos históricos de la Beneficencia Pública
del estado de Puebla, parte de la documentación histórica del estado ha
sido preservada, organizada y está siendo difundida a nivel internacional,
por lo que podrá ser consultada por investigadores, nacionales y extranje-
ros, interesados en la vida social y económica de Puebla durante los siglos
XVIII a XX.
209
 Estado actual de la documentación.

Notas
1
HERRERA Huerta, Juan Manuel y Félix Alonso Gutiérrez del Olmo, coordinadores, Guía de
Fuentes para la Historia de la Salud, 1987, Archivo General de la Nación, inédito.
2
MURIEL, Josefina, Hospitales de la Nueva España. Fundaciones de los siglos XVII y XVIII,
México, UNAM, tomo II, 1991.
3
MALVIDO, Elsa, 1993, el hospital de mujeres dementes de San Roque en Puebla cumplió
esas funciones en sus inicios en el siglo XVI, ver proyecto de tesis de licenciatura en Historia
de Elvira Cid.

Glosario
4
HUERTA Jaramillo, Ana María, 1996, p. 34.
5
Aunque por la información encontrada existió otro hospicio de pobres desde principios del
siglo XVIII.
6
MELÉNDEZ, Jaime, 1998.
7
Convocatoria publicada en los principales diarios de los tres estados el mes de enero de
1996.
8
Se trabajó en la Sección Expedientes del Archivo Histórico del Ayuntamiento de la Ciudad
de Puebla. No se pudo trabajar en el acervo histórico de la Biblioteca Lafragua de la BUAP.
Se agradece a Félix Alonso y Juan Manuel Herrera el haber permitido la consulta del texto
Guía de fuentes para la historia de la salud en México, con introducción de Elsa Malvido,
elaborado en 1993.
9
DOWLE, Lawrence, 1992.

210 211
 • ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circula-
ción, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de
archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a
lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su
creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.

• ARCHIVO
Se considera con tres acepciones:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su forma y soporte material, pro-
ducidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado
en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o
por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una
institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conserva-
ción y servicio.
Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados.

• ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Aquel en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben
de los archivos de trámite y en donde se conservan precaucionalmente
hasta que cumplen su vigencia documental. También se le conoce como
archivo de transferencia.

• ARCHIVO DE TRÁMITE
Aquel que resguarda la documentación en etapa activa. Es también conoci-
do como archivo de oficina o de gestión.

• ARCHIVO HISTÓRICO
Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previa-
mente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El
archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.
212 213
• CATÁLOGO
Instrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante
la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean compues-
tas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las seccio-
nes y series del mismo. Los datos que deberá contener una ficha catalográ-
fica son:
1) número progresivo de la ficha
2) cronología: fechas extremas en el caso de expedientes y fecha completa
en el caso de pieza documental.
3) lugar de referencia, la localidad y el estado a que pertenece;
4) elementos de diplomática, definiendo el tipo de documento
5) participante: nombre y apellido de los personajes que registre el docu-
mento, sus profesiones, oficios o cargos.
6) temas contenidos, usando la terminología de los documentos y regis-
trando los fenómenos más relevantes que se mencionan;
7) figuras: códices, pictografías, pinturas, mapas, ilustraciones;
8) en caso de que el documento no esté en español, especificar la lengua
utilizada, ya sea indígena o alguna lengua extranjera ubicación topográfica
indicando: fondo, ramo o colección, número de volumen, número de expe-
diente que le corresponde en el volumen o caja y número de folios (inicio y
fin) en el volumen.
Lo importante es resaltar que hay dentro de los documentos. No perderse
en minucias. Por ejemplo, si se hace un catálogo del Departamento del
Trabajo deberá señalarse que éste fue creado en el periodo del presidente
Madero, definir cuál fue la intención de su creación, y ubicar las funciones
que tenía, las cuales se verán reflejadas en las series de documentos que
lo conforman.
Ejemplo:
1. 1911. PUEBLA Y VERACRUZ. Conciliación y arbitraje. Conflictos con el
Departamento del Trabajo. Los propietarios de algunas fábricas de hilados
y tejidos de algodón, se quejan de que los arreglos hechos por el Departa-
mento del Trabajo y obreros con respecto a aumento de salarios y disminu-
214
ción de trabajo, los perjudican. Octubre 30 de 1911 a abril 13 de
1912.Caja 1, exp. 5, f. 22
2. 1912. AGUASCALIENTES, Ags. Conciliación y arbitraje Conflictos. obre-
ro-patronales. La Unión de Mecánicos Mexicanos de Aguascalientes, se de-
clara en huelga en contra de las líneas de reparación de los Ferrocarriles
Nacionales de México por no reconocerle el nuevo reglamento y estatutos.
Noviembre 30 de 1912 a enero 23 de 1913.Caja 5, exp. 5, f. 119
3. 1912. RIO ESCONDIDO, Coah. Conciliación y arbitraje. Conflictos obre-
ro-patronales. a Unión Minera Mexicana en Coahuila se queja en contra de
la compañía carbonífera de Río Escondido por amenazar el cierre de minas.
Marzo 4 a abril 22 de 1912.Caja 5, exp. 6, f. 33
4. 1912. RIO ESCONDIDO, Coah. Conciliación y arbitraje. Conflictos obre-
ro-patronales. Copia del pliego petitorio de los obreros de las minas de car-
bón de la compañía carbonífera, dónde solicitan aumento de salarios y re-
baja de ciertos salarios. Octubre 6 a 31 de 1912Caja 5, exp. 7 f. 3
5. 1912. ALLENDE, Chih. Conciliación y arbitraje. Conflictos obrero-
patronales. L os propietarios de la fábrica de hilados y tejidos.
Tomado del Catálogo del Departamento del Trabajo, 1911-1914, Amanda Rosales Bada.
México, AGN, 1982, 148 p. (Guías y Catálogos, 71)
• CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Instrumento que establece las políticas y criterios sobre la conservación y
vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida. Y en
el cual se debe tomar en cuenta el tratamiento que por ley o disposición
jurídica se da a ciertos documentos.
• CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo
desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de con-
centración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico.
Técnicamente se divide en tres fases: fase activa, semiactiva e inactiva de
los documentos, de acuerdo con la identificación y asignación de sus valo-
215
res primarios (administrativo, fiscal, legal) o secundarios (testimonial, evi-
dencial, informativo).
• CONSERVACIÓN PRECAUCIONAL
Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el
archivo de concentración
• CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Esquema gráfico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se
utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esen-
ciales de su estructura (secciones y series).
• EXPEDIENTE
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un
mismo asunto.
• FONDO DOCUMENTAL
El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o perso-
na, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de
archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.
• GUÍA
Proporciona información acerca del contenido de un fondo o colección y
deberá consignar los siguientes datos: clave del fondo o colección, nombre
del fondo, historia administrativa, resumen del contenido, forma de ingre-
so, si habrá nuevos ingresos, fechas extremas de los documentos, caracte-
rísticas físicas (formatos, soportes), criterios de valoración, selección y eli-
minación que se le aplicaron, organización, descripción y conservación,
condiciones de acceso, normas sobre reproducción, fuentes complementa-
rias, observaciones.
216
• GUÍA GENERAL
Instrumento de consulta que proporciona información acerca de los fondos
y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de
Descripción Archivística, ISAD (G) debe contener los siguientes datos:
nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histórico del archivo, men-
ción de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada
uno de ellos los siguientes elementos: síntesis histórica, asuntos o materias
que trate, fechas extremas, volumen (metros lineales, cajas, fotografías,
cintas de video, etcétera), estado de organización, descripción y conserva-
ción, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan
con el estudiado, además se consignarán servicios que ofrece el archivo,
datos generales (nombre del responsable, horarios y condiciones de con-
sulta, domicilio, teléfono y correo electrónico).
Ejemplo de descripción de un Fondo en una guía general
208
Departamento del Trabajo
Procedencia institucional
El presidente interino Francisco León de la Barra propuso crear una oficina
de trabajo dependiente de la Secretaria de Fomento, Colonización e Indus-
tria. El 18 de diciembre de 1911, con el gobierno de Francisco Indalecio
Madero se expidió el decreto que estableció el Departamento del Trabajo,
el cual se encargaría de: reunir, ordenar y publicar datos e informaciones
relacionados con el trabajo en toda la República; servir de intermediario en
todos los contratos entre braceros y empresarios, cuando los interesados lo
solicitaran; procurar facilidades en el transporte de los obreros; procurar el
arreglo equitativo en los casos de conflicto entre empresarios y trabajado-
res, y servir de árbitro en sus diferencias, siempre que así lo solicitaran los
interesados.
Periodo
1911-1932[1911-1928](1929-1932)
Volumen
1,949 volúmenes (234 metros lineales)
217
Ordenación
La documentación está ordenada cronológicamente bajo los siguientes ru-
bros: asuntos administrativos; estadística; conciliación y arbitraje; legisla-
ción; auxilios; asociaciones obreras y patronales; estudios; informes sobre
condiciones de trabajo e industria; publicaciones; migración; conciliación e
inspección; contabilidad; investigaciones e información social; industrias
mineras; industrias varias; higiene y seguridad industrial; economía del
trabajo y la industria y seguro social.
Instrumentos de consulta
Rosales, Amanda y otros, Fondo del Departamento del Trabajo:
Serie Conflictos, 1911-1914.
México, AGN, 1982, 148 pp. (Serie Guías y Catálogos, 71).
U. D.: expediente.
P. C.: volúmenes 1, 5 al, 11,32 al 37, 70 al 75.
Rosales, Amanda, Fondo del Departamento del Trabajo
(1915-1917).
México, AGN, 1979, 80 pp. (Serie Guías y Catálogos, 40).
U. D.: expediente.
P. C.: del volumen 95 al 110.
Catálogo del grupo documental del Trabajo: 1911.1923 (inédito).
U. D.: expediente.
P. C.: del volumen 1 al 704.
García, Juan Carlos, Catálogo del fondo Departamento del Trabajo: Serie
Huelgas y Conflictos. 1924.1928 (inédito).
U. D.: expediente.
P. C.: del volumen 705 al 1 684 (discontinuo).
Lascuráin Chávez, Elena, Catálogo de material fotográfico del grupo docu-
mental Departamento del Trabajo, 1914.1926 (inédito)
U. D.: pieza.
P. C.: del volumen 91 al 957 (discontinuo).
Descripción informativa
218
Incluye legislación y reglamentación sobre el funcionamiento del Departa-
mento del Trabajo: presupuestos; oficinas del Departamento en provincia y
en el Distrito Federal; organismos e instituciones extranjeras; comprende
expedientes de personal; correspondencia e inventarios; informes, circula-
res y relaciones del Departamento con diversas dependencias gubernamen-
tales. Existe abundante información estadística relativa a: salarios; censos
industriales y obreros; oferta y demanda de mano de obra; reportes judi-
ciales; instituciones de beneficencia y penitenciarías; censos ocupaciona-
les; quejas; auxilios del Departamento del Trabajo; juntas de conciliación y
arbitraje; generalidades; movimientos migratorios; conflictos; censos agrí-
colas y de población; es abundante la información acerca de costo de la
vida; huelgas y paros; accidentes y condiciones de trabajo. Sobre concilia-
ción y arbitraje hay abundante información de conflictos obrero patronales
y en menor proporción se encuentra documentación de conflictos entre
agrupaciones obreras; entre patrones con autoridades estatales; conflictos
campesinos. Con relación a auxilios, se tiene información referente a solici-
tudes de empleo; cartas de recomendación; destacando la documentación
de colocaciones; pases y descuentos para trabajadores ferrocarrileros, apo-
yo y gestiones para obtener materia prima. Los asuntos de asociaciones
obreras y patronales incluyen información acerca de reglamentos y estatu-
tos; mesas directivas, proyectos y proposiciones; auxilios; asociaciones,
obreras y patronales extranjeras; convenciones, pactos y convenios. Los
asuntos de estudios incluyen información sobre industrias y armas indus-
triales; formas de organización del trabajo; seguridad social y situación de
la clase obrera. De legislación es singularmente importante la información
de leyes y decretos en materias obrera, industrial y agraria. De informes
referentes a condiciones del trabajo e industria se localizan Informes de
obreros; del Departamento del Trabajo; de particulares, predominando los
informes de inspectores del Departamento del Trabajo; de industriales y de
asuntos gubernamentales.
Sobre publicaciones, destacan las del Departamento del Trabajo y, en me-
nor proporción, aparecen recortes de prensa, proyectos para publicaciones
del Departamento del Trabajo, y remitidas al mismo, además de materiales
para el Boletín mensual del Departamento del Trabajo y La gaceta del Tra-
219
bajo. En los asuntos de migración se encuentra información acerca de con- Precisa los personajes, lugares y temas insertos en los documentos descri-
diciones de trabajo de mexicanos en el extranjero. tos en las fichas catalográficas. Aunque pueden hacerse índices de temas,
onomásticos y topográficos, el más común es el índice general en donde se
incluyen los nombres de personas, lugares, materias y corporaciones.
Fuentes complementarias
Ejemplo:
Archivo General de la Nación: Francisco l. Madero (181), Alvaro Obregón -
Plutarco Elías Calles (182), Emilio Portes Gil (183), Pascual Ortiz Rubio INDICE DE MATERIAS
(184), Convención Revolucionaria (194), Gobernación: Período Revolucio- Abasto: 857, 890
nario (195), Dirección General de Gobierno (196), Departamento Autóno- Abogado: 914, 952
mo del Trabajo (209), Secretaría del Trabajo y Previsión Social (210), Jun-
Accesorios, traer: 1056
ta Federal de Conciliación y Arbitraje (211), Tribunal Federal de Concilia-
Aderezos: 793
ción y Arbitraje (212), Departamento del Petróleo (216), Archivo Particular
Adeudos: 628
de Emilio Portes Gil (246) y Archivo Fotográfico Díaz, Delgado y García
(284). Administrador: 74

Otros archivos: AFINAH, AGSTPS, APECFT. Agostaderos: 23

Tomado de Archivo General de la Nación, México, Guía General, México, Archivo General de Agravios: 984, 1068, 1141, 1143, 1230, 1243
la Nación, 1990, 528 pp. Ils., p. 302-303. Agua: 761, 817, 932
Agua, amparo de: 62, 105
• IDENTIFICACIÓN Agua, aprovechamiento de: 974, 1224
Primera fase de la metodología archivística, de tipo intelectual, cuyo objeti- Agua, cañería del: 925
vo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el docu-
Agua, limpieza de: 852
mento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos docu-
Agua, medida de: 62
mentales en los que se materializan el procedimiento administrativo y de-
Agua, merced de: 669
más disposiciones que afectan al trámite, elementos imprescindibles para la
delimitación de la serie documental. El resultado de esta fase será la orga- Agua, posesión de: 477, 821
nización del fondo, con el establecimiento del cuadro de clasificación, y la Agua, regar tierras con: 982
ordenación de sus series documentales, sentando las bases para su poste- Agua de sal: 4
rior valoración y descripción. La base de la identificación es la aplicación
Agua, sustento: 750
de manera directa del principio de procedencia.
Agua, traslado de: 871
Aguamiel de maguey, licencia vender:
• ÍNDICE
Aguardiente de maguey, vender: 1222,
Es una lista de palabras en orden alfabético por medio de la cual se accede
Ahijadero: 2
al contenido de la sección o serie del fondo documental y se elabora una
Alcalde: 123, 144
vez terminado el catálogo partiendo de los resúmenes de los expedientes.

220 221
Alcalde de Cholula: 1016, 1040
Alcalde de Michoacán: 1146
Alcalde mayor: 19, 65, 80, 83, 150, 159, 161, 165, 168, 353, 456, 459,
472, 476, 1079, 1294, 1117, 1244, 1258,84, 86, 100, 107, 115, 117,143,
174, 199, 211,250, 278, 288, 31,655, 725, 734, 761, 979, 1051.
Tomado de Serie Indios, tomo III de Cayetano Reyes G. y Magdalena Gómez Z., México,
AGN, 1984, 300 p., ils, (Serie Guías y Catálogos, 19), p. 206.
• INVENTARIO
Describe un fondo, sección o colección a través de las series documentales
que lo componen y además de contener los datos de la guía específica, se
deberá consignar los nombres de las series, las fechas extremas
(anotando, también, años predominantes o lagunas cronológicas) resumen
del contenido de cada serie y ubicación topográfica de las mismas (número
de caja, estante, planero, expedientes, folios).
Existe también el inventario de control que se elabora cuando se realiza
una transferencia de archivos. Por ejemplo un archivo considerado "activo"
en una dependencia determinada se da de "baja" para incorporarlo a su
propio acervo histórico, o bien se transfiere a otro archivo, por ejemplo, al
Archivo General de la Nación.
Para elaborar este tipo de inventario hay un formato establecido por la en-
tonces Dirección de Archivos del Gobierno Federal, hoy Sistema Nacional
de Archivos, que se publicó en el Manual de procedimientos de la Unidad
de Archivo de Concentración, México, AGN, 1986 ( Los Sistemas Red de
Archivos del Gobierno Federal, núm. 5). Este inventario es básico para te-
ner un criterio de valoración del fondo y poder dictaminar si su contenido
es o no histórico. Este tipo de inventario contiene los siguientes elementos:
1) Folio de la hoja, según su ubicación dentro del conjunto de la relación
2) Número de remesa en sucesión exclusiva para las transferencias de do-
cumentación a la unidad de Archivo Histórico de la dependencia
3) Numeración por cada uno de los legajos amparados por la relación
4) Identificación de la serie a que corresponden los expedientes contenidos
en cada legajo
222
5) Clave y número de identificación de cada uno de los expedientes conte-
nidos en los legajos
6) Aclaraciones y comentarios suplementarios que se requieran para la me-
jor identificación del material que se transfiere
7) Nombre y forma del responsable de ordenar y relacionar la documenta-
ción por transferir en la Unidad de Archivo de Concentración
8) Fecha de recepción en que se efectúe la operación entrega-recepción del
material transferido
9) Nombre y firma del responsable de la revisión y recepción de la docu-
mentación transferida en la Unidad de Archivo Histórico.
Tomado de Inventario de control [del grupo documental] Secretaría del Trabajo y Previ-
sión Social [1937-1978] de Partida Gómez Alberto y Verónica Ortiz Rubio (coord.), México,
AGN, 1993, 204 p.
• MUESTREO
Operación por medio de la cual en el curso de una selección se retienen, en
vista de su conservación, algunos documentos siguiendo un criterio deter-
minado. Existen diferentes tipos de muestreo: selectivo o cualitativo es
aquel que trata de conservar los documentos más importantes o significati-
vos. Tiene el peligro del subjetivismo; sistemático es aquel que precisa
necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente,
conservando un año, un mes, o bien los expedientes —ordenados alfabéti-
camente— correspondientes a una letra o conserva numéricamente un ex-
pediente de cada tantos eliminados; aleatorio es aquél que toma las
muestras al azar, por cuanto cualquiera de los elementos pueden ser igual-
mente representativos. (Heredia, 1991).
• ORDENACIÓN
Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste
en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series
documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.
223
• PLAZO PRECAUCIONAL • SERIES PARALELAS
Ver Conservación precaucional. Son aquellas que tratan de actividades comunes dentro de las funciones
administrativas (recursos humanos, recursos materiales, etcétera) y que
en consecuencia son producidas por las distintas oficinas que en cada orga-
• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
nismo tienen ese cometido. En la fase de valoración serán objeto de estu-
Principio archivístico que consiste en mantener agrupados los documentos
dio global debido a su homogeneidad.
de cualquier naturaleza recibidos y generados por un organismo público o
privado determinado, sin mezclarlos con otros.
• TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Documentos producidos por una actividad que obedece a una función espe-
• REGLA DE CONSERVACIÓN
cífica que está regulada por un procedimiento o trámite y que contiene for-
Constituye el componente esencial del Catálogo de disposición documental.
matos, contenidos y soportes semejantes. De acuerdo con esta definición,
Es ante todo una norma fijada a partir de la determinación de los valores
de cada actividad y/o función se deriva un documento. Así de la función
primarios y secundarios que presentan los documentos. Derivado de este
catastral tenemos, por ejemplo, la formulación de un padrón y cédulas ca-
juicio en ella se fijan los plazos de conservación, el camino y el tratamiento
tastrales; de los ingresos y egresos resultarán los padrones o libros de dia-
de los documentos desde la creación hasta su eliminación o su transferen-
rio, de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes de cobro o pago; de la ave-
cia a los archivos históricos. (Couture, 1999).
riguación de un delito, órdenes de presentación, peritajes, mandamientos,
etcétera.
• SECCIÓN
Primeras divisiones en que se ordena un fondo, las cuales conforme al prin-
• TRANSFERENCIA
cipio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura
Procedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de los
orgánica o por la función de la institución u organismo.
documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados de
• SELECCIÓN
un archivo de trámite a un archivo de concentración y, en su caso de éste
Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que a un archivo histórico, según las políticas de valoración y vigencias docu-
ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus mentales.
valores primarios y secundarios.

• SERIE
División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documen-
tos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad adminis-
trativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un
tema específico.
• UNIDAD DOCUMENTAL
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o
por varios que forman un expediente o documento de archivo.
• VALORACIÓN
Actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los
valores primarios y secundarios de los documentos que permite establecer

224 225
criterios de disposición y acciones de transferencia.

• VALOR PRIMARIO
Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción. Puede
tener carácter jurídico, fiscal, administrativo y contable.
• VALOR SECUNDARIO
Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores prima-
rios y pasa a tener utilidad histórica y social.

• VIGENCIA DOCUMENTAL
Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores ad-
ministrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposi-
ciones jurídicas vigentes y aplicables.

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 Memoria 2003-2004
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Cerro San Andrés 312, Col. Campestre Churubusco,
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El tiro consta de 1000 ejemplares
Enero 2005

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