CUPRINS

Introducere……………………………………………………………….pag. 2

1.Actele necesare angajării………………………………………….pag.3

2.Contractul individual de muncă şi fişa postului…………….pag.5

2.1.Contractul individual de muncă………………………………..pag.5

2.2.Fişa postului……………………………………………….………...pag.5

3.Documente emise pe parcursul derulării relaţiilor de

muncă………………………………………………………..……………...pag.7

4.Documente emise în cazul încetării contractului de

muncă...pag.8

Concluzii…………………………………………………..…………………pag.10

Anexe………………………………………………………..………………...pag.11

1
 Introducere
Când se încheie un contract individual de muncă, indiferent dacă este pe
perioadă nedeterminată sau determinată (în condiţiile expres prevăzute
de lege) cu normă întreagă sau parţială, angajatorul are obligaţia să
întocmească un dosar personal pentru fiecare angajat în parte, acest lucru
rezultând atât din Hotararea Guvernului nr. 905/2017(art. 7) cât şi din
prevederile Codului Muncii (art. 34), cu privire la înfiinţarea REVISAL.
In afară de faptul că este obligatorie întocmirea dosarului de personal,
este şi eficient angajatorului atât pentru gestionarea personalului, cât şi
pentru realizarea diferitelor rapoarte şi statistici necesare pentru
departamentul de resurse umane.
Dosarul de personal trebuie păstrat în bune condiţii la sediu şi prezentat
inspectorilor de muncă ori de câte ori este solicitat.
Ori de cate ori un angajat solicită un document, departamentul de resurse
umane are obligaţia de a-i elibera pentru a-i atesta activitatea
desfăşurată şi calitatea de salariat (art. 34 alin. (5) din Codul muncii).
De asemenea, angajatorul este obligat să asigure deplina confidenţialitate
cu privire la datele cu caracter personal ale angajaţilor (art. 40 alin. (2)
litera i) din Codul muncii).
Conform Ordonanţei de urgenţă a Guvernului României nr. 53 din 04
August 2017 angajatorul trebuie să păstreze la locul de muncă o copie a
contractului individual de muncă pentru angajaţii care prestează muncă în
acel loc.
Pentru întocmirea dosarului de personal, conform HG 905/2017 art. 7
alin. (2), privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor (REVISAL),
dosarul personal al salariatului cuprinde cel puţin următoarele documente:
actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele
adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi
încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de
calificare, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi
corectitudinea completării în registru.

2
Documente necesare la dosarul de personal alangajatului

1.Actele necesare angajării:

1.1-Cererea de angajare reprezintă solicitarea trimisă de un candidat
reprezentantului legal al companiei în care acesta doreşte să işi înceapă
activitatea. Intr-o cerere de angajare trebuie să fie menţionată experienţa
profesională legată de postul vizat, mai poate conţine şi aptitudinile de
care candidatul dispune şi care sunt necesare ocupării postului vizat.
1.2-Curriculum Vitae, eventual, scrisori de referinţă, recomandări. Acesta
trebuie să conţină informaţii despre educaţia şi experienţa sa
profesională, despre ce pregătire (training) a făcut suplimentar, ce
abilităţi naturale şi dobândite are, în ceea ce priveşte postul solicitat,
câteva informaţii despre relaţii sociale, familie, hobby-uri si cum
influenţează acestea performanţa profesională, ce aspiraţii şi aşteptări
are.
1.3- Copii după actele de identitate ale angajatului: buletin/carte de
identitate, certificat de naştere, certificat de căsătorie (dacă este cazul),
certificat de naştere al copiilor (unde este cazul, pentru deducere
personală).
1.4- Copie după diploma de studii care să ateste încadrarea în postul liber
pe care îl deţine compania, copie după permisul de conducere (dacă este
cazul).
1.5-Alte diplome sau certificări care sunt necesare pentru desfăşurarea
activităţii în postul cerut (exemple: certificat competenţe lingvistice,
atestat taxi, atestat instructor, permis auto).
1.6.1-Adeverinţa de la medicul de familie.
1.6.2-Fişa de aptitudini cu menţiunea „apt de angajare“, emisă de
medicul de medicina a muncii (unde este precizat dacă este sau nu apt de
muncă sau dacă are anumite restricţii). O persoană poate fi angajată
numai în baza unui certificat medical, din care se constată ca cel în cauză
este apt pentru prestarea acelei munci. Nerespectarea acestor prevederi
atrage nulitatea contractului individual de muncă (Art. 27 din Codul
muncii).
1.7-Cazierul judiciar face parte din lista de acte necesare la angajare
facultative.
1.8-Declaraţie cu privire la contul bancar unde urmează să i se vireze
salariul (în cazul în care angajatorul utilizează această modalitate de plată
a salariului).
1.9-Copie după carnetul de muncă şi/sau adeverinţe privind vechimea în
muncă, acolo unde există cazul acordării sporului de vechime;
3
1.10-Declaraţie că angajatul a luat la cunoştinţă prevederile
regulamentului intern şi de cele ale Contractului colectiv de muncă (acolo
unde acesta există).
1.11-Unii angajatori pot solicita şi o declaraţie pe propria răspundere cu
privire la funcţia de bază.
1.12-Certificatul de încadrare în grad de handicap emis de comisia de
evaluare în drept, document în care se prevede şi capacitatea de munca,
în cazul persoanelor cu handicap.
1.13-Permisul de muncă dacă angajatul este cetăţean străin.

2.Contractul individual de muncă şi fişa postului

4
2.1.-Contractul individual de munca,conform art. 10 din Codul muncii,
este contractul în temeiul căruia o persoana fizică, denumită salariat, se
obligă să presteze muncă pentru şi sub autoritatea unui angajator,
persoană fizică sau juridică, în schimbul unei remuneraţii denumite
salariu. Contractul individual de munca se încheie pe perioadă
nedeterminată, existând însă şi excepţii când se poate încheia pe perioadă
determinată, în condiţiile expres prevăzute de lege. (Art.12 - alin. (1,2)
din Codul muncii).
O persoană fizică dobândeşte capacitatea de muncă la împlinirea vârstei
de 16 ani (Art. 13 - alin. (1) din Codul muncii), mai poate sa încheie şi la
vârsta de 15 ani însă doar cu acordul părinţilor sau al reprezentanţilor
legali şi numai pentru activităţi potrivite cu dezvoltarea lui fizică, cu
aptitudinile şi cunoştinţele sale (Art.13 - alin. (2) din Codul muncii).
Conform contractul individual de muncă se încheie în baza
consimţământului părţilor, în formă scrisă, în limba română. Obligaţia de
încheiere a contractului individual de muncă în forma scrisă revine
angajatorului. Anterior începerii activităţii, contractul individual de muncă
se înregistrează în registrul general de evidenţă a salariaţilor, care se
transmite inspectoratului teritorial de muncă (Art. 16 alin. (1,2) din Codul
muncii).
Angajatorul are obligaţia, este în sarcina sa, cum este stabilit de art. 16
alin. (3) din Codul muncii, de a înmana salariatului, anterior începerii
activităţii, un exemplar din contractul individual de muncă. La dosarul de
personal trebuie să existe dovada înmânării salariatului a unui exemplar
din contractual individual de muncă.
De regulă, în practică, salariatul scrie pe contractul individual de muncă
(exemplarul original care rămâne la dosarul personal): Am primit un
exemplar în original astăzi, dataNume/Prenume/Semnătură.

2.2.-Fişa postului, esteun instrument de lucru pentru orice companie,

întocmirea ei se face pe baza informaţiilor obţinute in urma analizei
postului şi este obligatorie conform legislaţiei in vigoare.
Reprezintă un document scris care identifică, defineşte şi descrie postul
vizând sarcinile, condiţiile de muncă şi responsabilităţile pe care le
presupune acesta.
Elementele de bază ale fişei de post:
Fişa postului trebuie să cuprindă cateva elemente de bază, printre care se
numără denumirea şi descrierea postului, codul COR pentru poziţia
respectiva, integrarea în structura organizatorică, relaţiile pe care le are
cel care ocupă postul cu ceilalţi angajaţi ai firmei, precum şi aptitudinile

5
necesare pentru ocuparea postului. Se semnează de către fiecare salariat
în parte.
Toţi angajatorii sunt obligaţi să anexeze la contractul individual de muncă
fişa postului.
Fişa postului este adusă la cunoştinţă angajatului înainte de angajare si
trebuie semnata odata cu semnarea contractului individual de muncă şi
trebuie de asemenea semnată de către acesta pentru luare la cunoştinţă,
fiind Anexă la contractul individual de muncă. Orice modificare sau
actualizare a fişei de post trebuie adusă la cunoştinţa acestuia, sub o nouă
semnătură şi anexare la contractul de muncă
Salariatul are obligaţia de a realiza norma de muncă sau, după caz, de a
îndeplini atribuţiile ce îi revin conform fişei postului (art. 39 alin. (2) lit. a)
din Codul muncii).
Angajatorul are dreptul să stabilească atribuţiile corespunzătoare pentru
fiecare salariat, în condiţiile legii (art. 40 alin. (1) lit. b) din Codul muncii).
Mai mult decât atât, împreună cu regulamentul intern, fişa postului este
unul dintre documentele esenţiale în stabilirea, derularea şi încetarea
raporturilor de muncă.
După încheierea sau modificarea contractului individual de muncă,
angajatorul are obligaţia de informare a persoanei selectate în vederea
angajării ori, după caz, salariatul cu privire la funcţia/ ocupaţia conform
specificaţiei COR sau altor acte normative şi atribuţiile postului (art. 17
alin. (2) lit. d) din Codul muncii).

3.Documente emise pe parcursul derulării relaţiilor de muncă

6
Dacă pe parcursul derulării relaţiilor de muncă intervin modificări,
suspendări şi încetări se emit o serie de documente la contractual
individual de muncă si anume:
3.1-Anexe şi/sau clauze la contractul individual de muncă, semnate de
părţi;
3.2-Acte adiţionale de modificare a contractului individual de muncă;
3.3-Evaluările periodice ale salariatului;
3.4-Evidenţa orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat;
3.5-Cereri de concediu de odihnă, concedii fără plată sau de liber plătit.
3.6-În cazul unor evenimente familiale deosebite, salariaţii au dreptul la
zile libere plătite, care nu se includ în durata concediului de odihnă.
Evenimentele familiale si numărul de zile plătite sunt stabilite prin lege
prin contractual colectiv de muncă aplicabil sau prin regulamentul intern
conform Art. 152 alin (1,2).
3.7-Copii ale certificatelor medicale, acolo unde este cazul;
3.8-Decizii de suspendare a contractului individual de muncă, acolo unde
este cazul;
3.9-Dovada plăţii salariului;
3.10-Documente depuse de salariat în cazul modificării
elementelor/informaţiilor comunicate la angajare;
3.11-Procese verbale de predare/primire a utilizării bunurilor companiei
pentru derularea activităţii profesionale;
3.12-Documentaţie referitoare la îndeplinirea de către angajator a
prevederilor legale referitoare la sănătatea şi securitatea în muncă;
3.13-Documentaţie referitoare la formarea profesională a salariatului,
atunci când aceasta este derulată cu sprijinul angajatorului.

4.Documente emise în cazul încetării contractului de muncă

7
La încetarea contractului de muncă se emit o serie de documente care
trebuiesc arhivate la dosarul personal al angajatului.
4.1.-Cererea de încetare a contractului de muncă aprobată de angajator
sau demisia depusă de salariat, inregistrată, sau alte documente care să
susţină decizia de încetare conform legii
Contractul individual de muncă poate înceta prin mai multe modalităţi,
aşa cum acestea sunt enumerate la art. 55 din Legea nr. 53/2003 (Codul
Muncii): de drept, ca urmare a acordului părţilor sau ca urmare a voinţei
unilaterale a uneia dintre părţi.
Încetarea contractului de muncă prin acordul părţilor are temeiul legal la
art. 55, lit. b) din Codul Muncii şi este o modalitate simplă şi rapidă de a
înceta un contract de muncă. Aceasta poate fi iniţiată fie de salariat, fie
de angajator. De cele mai multe ori, aceasta este iniţiată de către salariat
printr-o simplă cerere adresată angajatorului prin care solicită încetarea
contractului de muncă la o anumită dată. Această modalitate de încetare
a contracutului de muncă nu este afectată de un termen de preaviz (ca în
cazul demisiei, concedierii pentru motive ce nu ţin de salariat), astfel
contractul de muncă putând înceta chiar în ziua următoare sau poate
peste câteva luni.
Codul Muncii prevede doar o limită generală a termenului de preaviz pe
care angajatorul nu are voie să o depăşească (până la 20 de zile
lucrătoare în cazul poziţiilor de execuţie şi până la 45 de zile lucrătoare în
cazul poziţiilor de management). Mai există posibilitatea de a conveni cu
salariatul, la semnarea contractului individual de muncă, termene de
preaviz sub această limită legală.
Încetarea contractului de muncă prin demisie reprezintă o încetare a
contractului individual de muncă urmare a voinţei unilaterale a
salariatului, reglementată de art. 55 lit. c) şi art. 81 din Codul Muncii. în
orice cerere de demisie trebuie să se regăsească numele celui care
doreşte încetarea contractului de muncă, funcţia pe care acesta a ocupat-
o şi societatea pentru care a lucrat. Cererea este adresată superiorului
ierarhic, fiind necesar ca acesta să ia la cunostiinţă şi să o semneze.
În schimb concedierea reprezintă încetarea contractului de muncă ca
urmare a voinţei unilaterale a angajatorului şi este reglementată diferit
(art. 58—80 din Codul Muncii). Salariatul va înainta o notificare (demisia)
către angajator prin care pur şi simplu notifică angajatorul de încetarea
contractului de muncă, respectând termenul de preaviz prevăzut în
contractul individual de muncă.
În cazul demisiei nu mai este necesar acordul angajatorului cu privire la
încetarea raporturilor de muncă între cele două părţi, această modalitate
reprezentând actul unilateral de voinţă al salariatului.

8
4.2.- Decizia de încetare a contractului individual de munca.
Conform HG 905/2017, art. 7, alin. (5) la încetarea activităţii
salariatului, angajatorii au obligaţia să îi elibereze acestuia o adeverinţă
care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii,
salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, precum şi un extras din
registru.
4.3. -Adeverinţă de vechime in cadrul firmei respective.
4.4.-Extras din registru(Raport per salariat-Revisal)
4.5.- Adeverinţă cu stagiu de cotizare (pentru stabilirea bazei de calcul)
pe ultimile 12 luni, pentru eventualele concedii medicale.
4.6.- Copii ale documentelor existente în dosarul personal.
4.7.- Perioada/perioadele de suspendare a contractului individual de
muncă.
La încetarea contractului individual de muncă, angajatorul are obligaţia să
dea salariatului toate drepturile salariale de care beneficiază, inclusiv
compensarea în bani a concediului neefectuat pe anul în curs sau cel
anterior.

Concluzii

9
 În concluzie, întocmirea, actualizarea, completarea, rectificarea,
păstrarea şi evidenţa dosarelor salariaţilor/funcţionarilor publici aparţine
în integralitate angajatorului, prin departamentul de Resurse Umane.
În afară de faptul că este obligatorie întocmirea dosarului de personal
este şi eficient angajatorului atât pentru gestionarea personalului, cât şi
pentru realizarea diferitelor rapoarte şi statistici necesare pentru
departamentul de resurse umane.
Ori de cate ori un angajat solicită un document, departamentul de resurse
umane are obligaţia de a-1 elibera pentru a-i atesta activitatea
desfăşurată şi calitatea de salariat (art. 34 alin. (5) din Codul muncii).
Conform HG 905/2017 art. 7 alin. (7), datele din registru şi dosarele
personale ale fiecărui salariat se păstrează în condiţii corespunzătoare,
care să asigure securitatea datelor, precum şi respectarea prevederilor
legale privind protecţia datelor cu caracter personal şi ale art. 25 din
Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi
completările ulterioare, referitoare la statele de plată.
Angajatorii răspund pentru asigurarea acestor condiţii, precum şi pentru
orice prejudiciu produs salariatului sau oricărei alte persoane fizice sau
juridice prin încălcarea acestor obligaţii.

Anexe
10
Dosarul personal pentru salariat cuprinde:

1 - AJOFM(Anexa 1a, Înștiințare ,Anexa 1b,)

2 - CV

3 - Cerere angajare

4 - Adeverinte medicale

5 – Certificat naștere

6 – Diplome (BACALAUREAT/LICENȚĂ)

7 – Act adițional(CIM)

8 – CIM

9 – Fișa postului

10 – Regulament Intern

11 – Raport per salariat (Revisal)

11