Documentaţia ca element al metodei

contabilităţii
Noţiuni şi funcţiile documentelor
Una din particularităţile distinctive ale contabilităţii este urmărirea şi reflectarea totală şi permanentă a
operaţiunilor economice în scopul obţinerii datelor necesare pentru ţinerea contabilităţii curente şi
exercitarea controlului asupra acestora. Aceasta se realizează prin intermediul documentaţiei care este un
procedeu al metodei contabilităţii ce asigură cunoaşterea fenomenelor şi proceselor economice,
caracteristicilor acestora şi a implicaţiilor pe care ele le produc. Orice operaţie economică referitoare la
existenţa şi mişcarea elementelor patrimoniale al întreprinderii, pentru a putea fi înregistrată în conturi,
trebuie să fie consemnată mai întîi într-un document care atestă înfăptuirea ei. Documentul
primar serveşte pentru confirmarea documentară (pe suport de hîrtie sau în formă electronică) care
justifică efectuarea operaţiunii economice, acordă dreptul de a o efectua sau certifică producerea unui
eveniment. Documentele primare se întocmesc în timpul efectuării operaţiunii, iar dacă aceasta este
imposibil – nemijlocit după efectuarea operaţiunii sau după producerea evenimentului. Cerinţele de bază
privind întocmirea documentelor sînt stipulate în Legea contabilităţii nr. 113-XVI din 27.04.2007.
Documentele de casă , bancare şi de decontare, precum şi a cele aferente datoriilor financiare, comerciale
şi calculate se semnează unipersonal de conducătorul entităţii ori de două persoane cu drept de semnătură:
prima semnătură aparţine conducătorului sau altei persoane împuternicite, a doua – contabilului-şef sau
altei persoane împuternicite. În caz de necesitate semnăturile pe documentele menţionate se confirmă prin
aplicarea ştampilei. În lipsa funcţiei (postului) de contabil-şef, ambele semnături pe documentele
menţionate se pun de conducătorul entităţii respective sau de alte persoane împuternicite. Răspunderea
pentru informaţia ce se conţine în documentele primare o poartă persoanele care întocmesc şi/sau
semnează aceste documentele.
Operaţiunile privind recepţionarea şi eliberarea valorilor materiale şi altor bunuri, precum şi a mijloacelor
băneşti se reflectă într-un document primar, iar persoanelor fizice şi reprezentanţilor persoanelor juridice
care participă la aceste operaţiuni li se eliberează copia documentului primar. Obligaţia de a asigura
participanţii la operaţiunile economice cu copii se pune în sarcina agentului economic, instituţiei bugetare
care efectuează această operaţiune (furnizorul materialelor, plătitorul de mijloace băneşti etc.).
Entitatea utilizează formulare tipizate de documente primare, aprobate de Ministerul Finanţelor. În lipsa
formularelor tipizate sau dacă acestea nu satisfac necesităţile entităţii, entitatea elaborează şi utilizează
formulare de documente, aprobate de conducerea ei.
În funcţie de natura operaţiunii economice pe care o reflectă, documentul conţine un set de elemente
specifice operaţiunii respective. Tototdată, Legea contabilităţii stabileşte elementele obligatorii pe care
trebuie să le conţină orice document justificativ:
 denumirea şi numărul documentului;
 data întocmirii documentului;
 denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al entităţii în numele căreia este întocmit documentul;
 denumirea, adresa, IDNO (codul fiscal) al destinatarului documentului, iar pentru persoanele fizice
– codul personal;
 conţinutul faptelor economice;
 etaloanele cantitative şi valorice în care sînt exprimate faptele economice;

1
  funcţia, numele, prenumele şi semnătura, inclusiv digitală a persoanelor responsabile de
efectuarea şi înregistrarea faptelor economice..
În documentele primare care justifică operaţiunile de casă, bancare, de livrare şi achiziţie a bunurilor
economice şi a serviciilor nu se admit corectări. Dacă la completarea documentului de casă sau de bancă
s-a comis vre-o eroare el se lichidează şi se întocmeşte un document nou. Dacă greşeala s-a comis la
completarea cecului bănesc pentru ridicarea numerarului acesta rămîne în carnetul de cecuri, însă pe el
se indică că cecul este anulat. Apoi se completează alt cec.
În celelalte documente primare şi în registrele contabile corectările trebuie să fie stipulate. Textul sau suma
greşită se taie cu o linie, astfel încît să se vadă ceea ce a fost scris iniţial, iar deasupra se indică textul sau
suma corectă. Corectările se confirmă cu semnăturile persoanelor care au întocmit şi semnat iniţial
documentul cu indicarea datei cînd s-a efectuat corectarea.

Clasificarea documentelor
Diversitatea operaţiunilor economice care pot avea loc la întreprindere şi a documentelor cu care acestea
se confirmă impune clasificarea lor dup diferite criterii, şi anume:
După destinaţie:
 documente de dispoziţie , reprezintă documentele care conţin dispoziţii privind efectuarea
operaţiunii economice: ordine, dispoziţii de încasare şi de plată, foi de parcurs, bonuri de lucru în
acord. După efectuarea operaţiunii majoritatea documentelor de dispoziţie devin justificative. În
acelaşi timp unele documente de dispoziţie nu certifică realizarea operaţiunilor economice, dar
conţin numai dreptul ori indicaţiile privind efectuarea acestora, de aceea astfel de documente, cum
sînt ordinele, dispoziţiile, procurile etc., nu pot servi drept temei pentru reflectarea operaţiunilor în
contabilitate.
 documente justificative, cuprind documentele care certifică efectuărea operaţiunii
economice: acte, facturi, rapoartele gestionarilor, facturile de expediţie şi fiscale etc.
 documente de perfectare contabilă, se întocmesc de contabilitate, de regulă, în baza
documentelor de dispoziţie şi justificative. Aceste documente cuprind: situaţiile cumulative;
calculele uzurii mijloacelor fixe; calculaţiile costului efectiv al produselor fabricate; documente
speciale, destinate întocmirii formulelor contabile privind operaţiunile economice efectuate. Aceste
documente servesc în calitate de mijloace tehnice la realizarea procesului contabil.
 documente combinate, sînt documentele în care se îmbină caracteristicile cîtorva tipuri de
documente: de dispoziţie şi justificative, justificative şi de perfectare contabilă etc. Drept exemplu
de document mixt poate să servească decontul de avans, care se întocmeşte de către titularii de
avans, în care se îmbină funcţiile documentului justificativ, ce confirmă cheltuielile efectuate şi ale
documentului de perfectare contabilă, care conţine formule contabile.
După locul de întocmire:
 documente externe, sosesc la întreprindere de la terţi – de la diferiţi parteneri în afaceri, organe
fiscale şi alte organizaţii de stat. Aceste documente cuprind conturile spre plată, facturile fiscale,
facturile de expediţie, certificatele calităţii şi alte documente, care însoţesc valorile materiale şi
mărfurile sosite de la furnizori, dispoziţiile de plată, care confirmă primirea banilor de la cumpărători
etc.
 documentele interne, se întocmesc nemijlocit la întreprindere. Acestea sînt documentele
întocmite la întreprindere.
După conţinut şi rolul lor în cadrul procesului informaţional:

2
  documente primare, consemnează operaţiile economice în momentul şi la locul producerii lor. Ele
îndeplinesc rolul de documente justificative, de exemplu: extrasul de cont, factura furnizorului etc.
 documente centralizatoare, se întocmesc pe baza documentelor primare în scopul grupării şi
cumulării operaţiilor de acelaşi fel, dintr-o anumită perioadă.
După numărul operaţiilor pe care le cuprind:
 documente singulare, reflectă o singură operaţie economică, de exemplu bonul de consum.
 documente cu multiple operaţii, contţin date privind mai multe operaţii de acelaşi fel, de
exemplu fişa-limită pentru ridicarea materialelor – document care reflectă eliberarea multiplă a
materialelor de la depozit
După forma de prezentare:
 documente tipizate , se întocmesc pe formulare-tip, strict determinate. Ele au au un text şi o formă
prestabilită, fiind obligatorii pentru toţi agenţii economici din economia naţională.
 documente netipizate, sînt documentele forma cărora este elaborată de către întreprindere
desinestătător, reieşind din specificul şi necesităţile acesteia.
În funcţie de gradul de reglementare a modului de perfectare documentară a operaţiunilor economice:
 documente fără regim special, se utilizează la perfectarea operaţiunilor economice care poartă,
în fond, un caracter intern ( dispoziţii de încasare şi de plată, facturi, deconturi de avans etc.)
 documente cu regim special, sînt destinate perfectării operaţiunilor economice legate de
transportarea mărfurilor, utilizarea mijloacelor de transport auto, primirea materialelor de la furnizor,
achiziţionarea materiilor prime de la producători contra numerar. Aceste operaţiuni se efectuează
în afara întreprinderii şi necesită un control riguros din partea organelor de drept, fiscale şi a altor
organe de stat, scopul cărora îl constituie prevenirea sustragerii valorilor materiale şi mărfurilor,
abuzurilor în consumul mijloacelor, eschivarea de la achitarea impozitelor indirecte
etc.Din documentele cu regim special fac parte:
 factura fiscală;
 anexa la factura fiscală
 factura de expediţie;
 anexa la factura de expediţie;
 foaia de parcurs (pentru autocamioane, autoturisme, autobuze);
 delegaţia;
 bonul de plată;
 actul de achiziţie a mărfurilor;
 fişa de recepţie-calculaţie (achiziţie) a bovinelor, păsărilor şi iepurilor; a laptelui şi produselor
lactate; a strugurilor şi alto tipuri de producţie agricolă etc. (FR-1, FR-3, FR-4 etc.);
 actul de achiziţie a serviciilor de locaţiune şi a cheltuielilor aferente.
Modul de utilizare a documentelor cu regim special este reglementat de Instrucţiunea privind evidenţa,
eliberarea, păstrarea şi utilizarea formularelor tipizate de documente primare cu regim
special şi Instrucţiunea cu privire la eliberarea delegaţiilor pentru ridicarea valorilor în mărfuri şi
materiale, aprobate prin Hotărîrea Guvernului Republicii Moldova nr. 294 din 17 martie 1998. Păstrarea
formularelor cu regin special se efectuează în conformitate cu normele de păstrare a mijloacelor băneşti.

3
Modul de întocmire, primire şi preluare a
documentelor
Documentele trebuie să fie întocmite la momentul efectuării operaţiunii economice, iar dacă aceasta nu
este posibil – nemijlocit după sfîrşitul operaţiunii. Documentele se întocmesc de persoanele responsabile
în termene determinate în conformitate cu cerinţele şi regulile stabilite. Documentele se îndeplinesc pe
formularele stabilite cu cu completarea obligatorie a tuturor elementelor necesare. Dacă anumite rechizite
nu se completează, iar rîndurile libere se barează.
Înregistrările în documente se efectuează cu stilou, pix, sau cu ajutorul maşinilor de dactilografiat şi
computerelor. Înscrierile în documente trebuie să fie clare, fără ştersături şi răzuiri. Dacă documentul
conţine greşeli, corectarea acestora se face prin tăierea textului sau a sumei greşite cu o linie, în aşa fel,
încît să se poată citi ce a fost greşit, iar apoi se scrie textul sau suma corectă cu indicarea datei corectării
şi confirmarea corectărilor prin semnăturile persoanelor care au semnat iniţial documentul. În documentele
de casă şi de bancă nu se admit corectări.
După efectuarea operaţiunilor economice toate documentele primare se transmit la contabilitate în modul
stabilit, unde se supun unui control minuţios. Verificarea documentelor se efectuează după formă, aritmetic
şi de fond.
Verificarea documentelor după formă are scopul de a stabili dacă documentul s-a întocmit pe formularul
corespunzător operaţiunii pe care o reflectă, dacă s-au completat toate elementele, precum şi existenţa
semnăturilor persoanelor responsabile.
Verificare aritmetică constă în controlul exactităţii calculelor efectuate în document.
Verificare de fond stabileşte realitatea, necesitatea, oportunitatea, legalitatea operaţiunilor consemnate în
documentul respectiv. Verificarea realităţii operaţiei economice are ca scop să descopere dacă operaţia
economică s-a efectuat la data, locul şi condiţiile prevăzute în document. Necesitatea şi oportunitatea
operaţiei se apreciază din punct de vedere al efectului pe care aceasta îl are asupra activităţii întreprinderii.
Legalitatea operaţiei se apreciază în raport cu actele normative care reglementează genul dat de operaţii
economice, astfel încît operaţia economică să nu contravină lor.
După completare şi verificare documentele se supun prelucrării. Prelucrarea documentelor în contabilitate
presupune parcurgerea următoarelor etape:
 taxarea;
 gruparea;
 contarea;
 înregistrarea în registrele contabile.
Taxarea (evaluarea) constă în transformarea etaloanelor naturale şi de muncă în etalon bănesc.
Gruparea reprezintă selectarea documentelor omogene după anumite criterii. De exemplu, documentele
extrasele bancare pot fi grupate după conturile bancare la care acestea se referă.
Contarea constă în indicarea în documentele primare a conturilor corespondente.
Înregistrarea documentelor în registrele contabile se efectuează în scopul centralizării informaţiei
din documentele primare şi calcularea indicatorilor necesari (rulaje şi solduri).

4
Faza finală pe care o parcurg documentele este clasarea lor la dosar. Prin clasare se înţelege aranjarea
documentelor într-o anumită ordine, strict determinată, în scopul asigurării păstrării lor în bune condiţii şi
pentru a fi uşor găsite în vederea obţinerii informaţiei necesare.
Pe parcursul anului documentele se păstrează în arhiva curentă a contabilităţii, iar după expirarea anului
toate documentele primare, registrele contabile şi rapoartele se predau arhiva întreprinderii, unde acestea
se păstrează în termenele prevăzute de legislaţie. După expirarea termenului termenului de păstrare
documentele se scot din arhiva unităţii şi se predau în arhiva statului, dacă prezintă interes, iar dacu nu –
se lichidează în modul stabilit.

Gestiunea documentelor
Calea pe care o parcurg documentele din momentul întocmirii şi pînă la clasare se numeşte circulaţia
documentelor. În procesul activităţii economice a întreprinderii documentele parcurg o Pe lîngă registrele
contabile şi rapoartele financiare documentele primare urmează să fie păstrate în mod obligatoriu în
conformitate cu modul stabilit.
Documentele au o deosebită importanţă pentru sistemul de gestiune a întreprinderii. Acestea realizează
funcţiile de transmitere către executori a dispoziţiilor administraţiei. Cu ajutorul documentelor se
acumulează informaţia privind operaţiunile efectuate, care asigură controlul asupra integrităţii patrimoniului
întreprinderii. Prin întocmirea documentelor se efectuează urmărirea acţiunilor gestionarilor în cazul primirii
valorilor materiale, utilizării acestora în producţie etc.
Documentele întocmite corect servesc drept temei pentru rezolvarea problemelor juridice la clarificarea
legalităţii operaţiunilor efectuate, în litigiile examinate în instanţele judiciare – la apărarea intereselor
întreprinderii. Şi, invers, întreprinderea nu dispune de această posibilitate din cauza lipsei acestor
documente sau chiar a unor date din acestea.
Pentru asigurarea operativităţii întocmirii şi prelucrării documentelor la întreprindere se elaborează graficul
cirulaţiei documentelor în care se specifică termenele de completare, verificare şi prelucrare
documentelor, de înregistrare şi grupare a datelor contabile, şi de furnizare a informaţiei contabile
utilizatorilor de informaţie.
Răspunderea pentru organizarea păstrării şi integritatea documentelor contabile o poartă conducătorul
entităţii. Persoanele care întocmesc şi semnează documentele primare poartă răspundere pentru
oportunitatea şi corectitudinea întocmirii acestora, veridicitatea datelor conţinute în acestea, precum şi
pentru prezentarea acestora la contabilitate în termenele stabilite de către şeful serviciului contabil în
vederea reflectării în contabilitate.
Perfectarea corectă a documentelor primare are o importanţă deosebită pentru confirmarea legalităţii
efectuării operaţiunilor economice la efectuarea controalelor fiscale sau la apărarea intereselor
întreprinderii în judecată. Una din condiţiile de bază pentru atribuirea cheltuielilor la deduceri este
confirmarea lor documentară în conformitate cu modul stabilita de Guvern. În caz contrar, astfel de cheltuieli
se consideră ca cheltuieli neconfirmate documentar şi se recunosc la deducere doar în mărime de 0,1 %
din venitul impozabil al contribuabilului. Întocmirea incompletă sau neadecvată a documentelor primare se
sancţionează cu amendă în mărime de 500 lei pentru fiecare document întocmit incomplet sau neadecvat
(art. 257 din Codul fiscal).
În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii documentelor contabile, conducătorul entităţii este obligat să le
restabilească în termen de pînă la 3 luni, începînd cu data constatării faptului respectiv.