Sunteți pe pagina 1din 31

ANTETUL TAU AICI

MANUALUL DE POLITICI CONTABILE

I NTRA I N V I G OA RE 01 .0 1 .2 01 5 , Î NL O CUI E Ș TE MA NUA L UL DE PO L I TI CI CO NTAB I LE DI N


__ __ __ __ _ __ __

Întocmit de: Director Economic, __________________

Aprobat de: Director Executiv,______________________

A fi revizuit bianual, valabil pana la 01.01.2017.

DATELE TALE AICI


CO NTI NUTUL P RO CE DURI I

01. INFORMATII GENERALE............................................................................................................4


02. ORGANIZAREA SI CONDUCEREA CONTABILITATII...........................................................5
03. SITUATIILE FINANCIARE ANUALE...........................................................................................5
04. SISTEMELE INFORMATICE UTILIZATE..................................................................................5
05. PROCEDURA DE INREGISTRARE CONTABILA....................................................................6
06. INFORMATII GENERALE.................................................................................................................6
6.1 Capital...............................................................................................................................................................6
6.1.1. Constituirea capitalului social..............................................................................................................6
6.1.2.Majorarea capitalului social...................................................................................................................6
6.1.3. Diminuarea capitalului social...............................................................................................................6
6.1.4.Rezerve.....................................................................................................................................................7
6.1.5. Rezultat reportat.....................................................................................................................................7
6.1.6. Repartizarea Excedentului sau a deficitului......................................................................................8
6.1.7. Prime de capital......................................................................................................................................8
6.2. Imobilizari........................................................................................................................................................9
6.2.1.Imobilizari necorporale...........................................................................................................................9
6.2.1.1.Cheltuieli de constituire......................................................................................................................9
6.2.1.2. Alte imobilizări necorporale............................................................................................................10
6.2.2.Imobilizari corporale.............................................................................................................................11
6.2.3.Imobilizari corporale in leasing...........................................................................................................14
6.2.3.1.Leasing financiar...............................................................................................................................14
6.2.3.2.Leasing operational...........................................................................................................................15
6.2.4.Imobilizari financiare............................................................................................................................15
6.3.Stocuri.............................................................................................................................................................17
6.3.1.Obiecte de inventar..............................................................................................................................17
6.3.2. Stocuri in curs de aprovizionare.......................................................................................................17
6.4.Terti.................................................................................................................................................................18
6.4.1. Furnizori.................................................................................................................................................18
6.4.2.Clienti......................................................................................................................................................18
6.4.3.Taxe.........................................................................................................................................................20
6.4.3.1.TVA.......................................................................................................................................................20
6.4.3.2. Impozitul pe Excedent /venit aferent activitatii economice a Fundatiei .................................21
6.4.4.Avansuri de trezorerie..........................................................................................................................21
6.4.5.Grup si asociati.....................................................................................................................................22
6.4.6. Salarizare..............................................................................................................................................23
6.5. Trezoreria......................................................................................................................................................24
6.5.1. Disponibiltati in conturi la banci........................................................................................................24
6.5.2. Disponibilitati in casieria unitatii.......................................................................................................24
6.6.Cheltuieli.........................................................................................................................................................25
6.7.Venituri............................................................................................................................................................26

7. DOCUMENTE FINANCIAR-CONTABILE UTILIZATE DE CATRE FUNDATIE........................27


7.1.Registre obligatorii........................................................................................................................................27
7.1.1. Registrul jurnal.....................................................................................................................................28
7.1.2. Registrul-inventar................................................................................................................................28
7.1.3.Cartea mare...........................................................................................................................................28
7.2.Registrul unic de control..............................................................................................................................29
7.3. Documente pentru evidenta diverselor operatiuni.................................................................................29
7.3.1. Documente utilizate pentru evidenta stocurilor..............................................................................30
7.3.1.1. Registrul stocurilor...........................................................................................................................30
7.3.1.2. Nota de receptie si constatare de diferente................................................................................30
7.3.2.Documente utilizate in evidenta mijloacelor fixe.............................................................................31
7.3.2.1.Procesul verbal de receptie.............................................................................................................31
7.3.2.2. Proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe......................................................32
7.3.3.Documente utilizate in gestionarea trezoreriei................................................................................33
7.3.3.1. Registrul de casa..............................................................................................................................33
7.3.3.2 Dispozitia de incasare/ plata...........................................................................................................34
7.3.3.3. Chitanta..............................................................................................................................................34
7.3.4. Decontari cu personalul......................................................................................................................35
7.3.4.1. Statul de salarii.................................................................................................................................35
7.3.4.2.Ordinul de deplasare.........................................................................................................................36

1. I NFO RMA TI I GE NE RA LE

Obiectivul acestui Manual de Proceduri Contabile este de a stabili metodele contabile aplicate de FUNDATIA
XXX.

Prezentul Manual de Proceduri Contabile este elaborat in baza Ordinului Ministerului Finan țelor Publice
nr.1802/2014 pentru aprobarea Reglementarilor Contabile privind situa țiile financiare anuale individuale si
situa ț iile financiare anuale consolidate.

Prezentele reglementari transpun par țial prevederile Directivei 2013/34/UE a Parlamentului european si
Consiliului privind situa țiile financiare anuale, situa țiile financiare consolidate si rapoartele conexe ale
anumitor tipuri de entită ți, de modificare a Directivei 2006/43/CE a Parlamentului european si Consiliului
privind situa ț iile financiare anuale si de abrobager a Directivelor 78/660/CEE si 83/349/CEE ale Consiliului,
publicata in jurnalul Oficial al Uniunii Europene nr. L 182 din data de 29 iunie 2013.

Manualul de Proceduri Contabile urmăre ște aplicarea Manualului de Politici contabile ale FUNDATIA XXX. In
cazul efectuării unor opera țiuni pentru care nu exista prevedere expresa in prezentele proceduri contabile,
conducerea compartimentului financiar-contabil va efectua înregistrările contabile in conformitate cu
reglementările legislative aplicate, cu completarea si aprobarea ulterioara a procedurilor contabile aplicate in
aceste cazuri, dar nu mai târziu de întocmirea situa țiilor financiare anuale.

Prezentele proceduri contabile sunt aplicate cu respectarea legisla ției specifice aplicabile, in general, si a
celei care reglementează aspectele financiar-contabile (ordine ale ministrului finan țelor publice etc.), in mod
special.

Procedurile contabile reprezintă principiile, bazele, conven țiile regulile si practicile specifice aplicate de
FUNDATIA XXX la întocmirea si prezentarea situa țiilor financiare anuale.

Prezentul manual se aplica la FUNDATIA XXX, cu sediul in Str_, jude țul ___, înregistrata sub codul unic de
înregistrare nr. ____.

FUNDATIA XXX este persoana juridica romana si î și desfă șoară activitatea in conformitate cu prevederile
OG26/2000.

2. O RG A NI ZA RE A SI CO NDUCE RE A CO NTAB I L I TA TI I

Conform legii, răspunderea pentru organizarea si conducerea contabilită ții FUNDATIA XXX, revine directorului
executiv.

FUNDATIA XXX organizează si conduce contabilitatea in departamente distincte, condusa de către directorul
economic care are studii superioare si care răspunde împreună cu personalul din subordine de organizarea
si conducerea contabilită ții in condi țiile legii.

Structura departamentului contabil (organigrama)

Director
Executiv

Director
Economic
3. S I TUA TI I L E FI NA NCI A RE ANUA L E

In cadrul FUNDATIA XXX se întocmesc situa ț ii financiare simplificate care cuprind:

 Bilan ț prescurtat
 Cont de profit si pierdere
 Note explicative la situa țiile financiare anuale simplificate.
Conform legii si Actului Constitutiv al FUNDATIA XXX Consiliul Director are obliga ția aprobării situa ției
financiare anuale si are posibilitatea de a da dreptul de reprezentare directorului executiv.

4. S IS TE ME LE I NFO RMA TI CE UTI LI ZA TE

In vederea prelucrării datelor Funda ția utilizează următoarele aplica ții informatice:

 Contabilitate financiara: SAGA C


 Contabilitate de gestiune: SAGA C
 Evidenta mijloacelor fixe: SAGA C
 Evidenta stocurilor: SAGA C
 Salarizare: SAGA C
 Sistemul de pontaj: realizat manual si transpus in SAGA C
 Aplica ț ie calcul salarial: SAGA C
 Alte aplica ț ii: Microsoft Excel

5. P RO CE DURA DE I NRE G I S TRA RE CO NTA B IL A

In vederea aplicatii politicilor contabile mentionate in Manualul de politici contabile, Fundatia utilizeaza
urmatoarele monografii contabile:

0 6. I NFO RMA TI I GE NE RA LE

6. 1 CA P I TAL

6. 1 .1 . CO NS TI TUI RE A CAP I TA L UL UI S O CIA L

Exista doua etape in constituirea capitalului social:

 Prima etapa este subscrierea capitalului social de către membri, adică angajamentul acestora de a-si
aduce aportul in natura sau in numerar la formarea capitalului social.

Nota contabila este:

456 Decontări cu asocia ții /ac ționarii privind capitalul = 1011 Capital subscris ne vărsat

 A doua etapa este vărsarea capitalului, respectiv depunerea numerarului in contul de capital social
deschis la banca sau in cazul in care aportul a fost in natura, depunerea bunurilor la entitatea nou
înfiin ț ata.

Notele contabile sunt:

1011 Capital subscris ne vărsat = 1012 Capital subscris vărsat


5121 Conturi curente la bănci = 456 Decontări cu asocia ții /ac ționarii privind capitalul

6. 1 .2 . MA JO RA REA CA PI TA L UL UI S O CIA L

 Majorarea capitalului social prin emiterea de noi actiuni


 456 Decontari cu actionarii privind capitalul = 1011 Capital subscris nevarsat
 5311/ 5121 Casa in lei/conturi la banci in lei = 456 Decontari cu actionarii privind capitalul
 1011 Capital subscris nevarsat = 1012 Capital subscris varsat

6. 1 .3 . DI MI NUA RE A CA P I TA L UL UI SO CI AL

 Diminuarea capitalului social pentru acoperirea unei pierderi

1012 Capital subscris varsat = 117 Rezultat reportat

 Diminuarea capitalului social prin reducerea numărului de acţiuni sau părţi sociale sau
diminuarea valorii nominale a acestora ca urmare a retragerii unor acţionari sau asociaţi:

1012 Capital subscris varsat = 456 Decontari cu actionarii/asociatii privind capitalul

456 Decontari cu actionarii/asociatii privind capitalul = 5121 Conturi la banci in lei

6. 1 .4 . RE ZE RVE

 Sumele reprezentand rezerve constituite din Excedentul exercitiului financiar curent se


înregistreaza prin articolul contabil:

129 Repartizarea Excedentului = 106 Rezerve

 Majorarea capitalului social prin incorporarea altor rezerve

1068 Alte rezerve = 1012 Capital subscris varsat

6. 1 .5 . RE ZUL TA T RE PO RTA T

Excedentul contabil ramas dupa aceasta repartizare se preia la începutul exercitiului financiar urmator celui
pentru care se întocmesc situatiile financiare anuale în contul 117:

1171 “Rezultatul reportat reprezentând profitul nerepartizat sau pierderea neacoperită”

1172 “Rezultatul reportat provenit din adoptarea pentru prima dată a IAS, mai pu țin IAS 29 ″

1174 “Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor”


1176 “Rezultatul reportat provenit din trecerea la aplicarea Reglementărilor contabile conforme cu Directiva a
IV-a a Comunită ț ilor Economice Europene”

Rezultat reportat urmeaza a fi repartizat pe celelalte destinatii hotarate de adunarea generala a actionarilor
sau asociatilor, cu respectarea prevederilor legale.

Nota contabila la inceputul exercitiului financiar este:

In cazul in care Fundatia a inregistrat Deficit in excercitiul financiar precedent:

117xx = 121 Excedent si Deficit

In cazul in care Funda ț ia a înregistrat Excedent in exerci țiul financiar precedent:

121 Excedent si Deficit = 117 Rezultatul reportat

Evidentierea în contabilitate a destinatiilor Excedentului contabil se efectueaza dupa adunarea generala a


actionarilor sau asociatilor care a aprobat repartizarea Excedentului, prin înregistrarea sumelor reprezentand
dividende cuvenite actionarilor sau asociatilor, rezerve si alte destinatii, potrivit legii.

6. 1 .6 . REP A RTI ZA REA E X CE DE NTUL UI S A U A DE FI CI TUL UI

 Închiderea contului 129 Repartizarea Excedentului:

129 Repartizarea Excedentului = 117xx Rezultatul reportat

6. 1 .7 . P RI ME DE CA PI TA L

Contabilitatea primelor de capital se tine cu ajutorul conturilor:

1041 Prime de emisiune


1042 Prime de fuziune/divizare
1043 Prime de aport
1044 Prime de conversie a obliga țiunilor in ac țiuni

Toate sunt conturi de capitaluri si conturi de pasiv.

Înregistrarea unei emisiuni de ac țiuni

Prima de emisiune este egala cu diferenta dintre valoarea de emisiune si valoarea nominala.

456 Decontări cu asocia ții privind capitalul = % valoarea de emisiune

1011 Capital subscris nevarsat valoare nominala


1041 Prime de emisiune prima de emisiune
Incorporarea ulterioara a primelor de emisiune in capitalul social
1041 Prime de emisiune = 1012Capital subscris si nevărsat

Majorarea capitalului social prin conversia obliga țiunilor in ac țiuni

456 Decontări cu asocia ții privind capitalul = % valoarea obliga țiunilor


1011 Capital subscris si nevărsat valoarea
nominala
1044 Prime de conversie a obliga țiunilor in ac țiuni

Conversia obliga ț iunilor in ac țiuni

161 Împrumuturi din emisiuni de obliga țiuni = 456 Decontări cu asocia ții privind capitalul

Vărsarea capitalului:

1011 Capital subscris si nevărsat = 1012 Capital subscris vărsat

6. 2 . I MO B I LI ZA RI

6. 2 .1 . I MO B IL I ZA RI NE CO RP O RAL E

6.2.1.1.CHELTUIELI DE CONSTITUIRE

 Înregistrarea cheltuielilor de constituire

% = 5311 Casa in lei/ 5121 Conturi la bănci in lei

201 Cheltuieli de constituire

4426 Tva deductibila

Amortizarea cheltuielilor de constituire

6811 Cheltuieli de exploatare privind = 2801 Amortizarea cheltuielilor de constituire amortizarea imobilizărilor

Scoaterea din evidenta a cheltuielilor de constituire complet amortizate

2801 Amortizarea cheltuielilor de constituire = 201 Cheltuieli de constituire

6.2.1.2. ALTE IMOBILIZĂRI NECORPORALE

 Achizi ț ia

% =404 Furnizori de imobilizări

205 Concesiuni, brevete, licen țe, mărci comerciale și alte drepturi și active similare

208 Alte imobilizări necorporale

4426 Tva deductibila

Documente justificative: procesul verbal de recep ție (cap. 4.3.2.1.)


 Amortizarea lunara a imobilizărilor corporale

6811 Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizărilor

= 2803 Amortizarea cheltuielilor de dezvoltare

2805 Amortizarea concesiunilor, brevetelor, licen țelor,

2807 Amortizarea fondului comercial

2808 Amortizarea altor imobilizări necorporale

Documente justificative: Registrul mijloacelor fixe

 Scoaterea din evidenta a imobilizărilor corporale complet amortizate

2803 Amortizarea cheltuielilor de dezvoltare = 203 Cheltuieli de dezvoltare

sau

2805 Amortizarea concesiunilor, brevetelor = 205 Concesiuni, brevete, licen țe, mărci

licen ț elor mărcilor comerciale, drepturilor comerciale şi alte drepturi şi active similare

ș i activelor similare

sau

2808 Amortizarea altor imobilizări necorporale = 208 Alte imobilizări necorporale

Documente justificative: Procesul verbal de scoatere din func țiune (cap. 4.3.2.2.)

6.2.2.IMOBILIZARI CORPORALE

 Achizi ț ia de imobilizări corporale sau înregistrarea avansurilor la imobilizări:

% = 404 Furnizori de imobilizări

211. Terenuri si amenajări de terenuri (A)


2111. Terenuri
2112. Amenajări de terenuri
212. Construc ț ii (A)
213. Instala ț ii tehnice si mijloace de transport
2131. Echipamente tehnologice (ma șini, utilaje si instala ții de lucru) (A)
2132. Aparate si instala ții de măsurare, control si reglare (A)
2133. Mijloace de transport (A)
214. Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protec ție a valorilor umane si materiale si alte active
corporale (A)
215. Investi ț ii imobiliare (A)
216. Active corporale de explorare si evaluare a resurselor minerale (A)
217. Active biologice productive (A)
22. Imobilizări corporale in curs de aprovizionare
223. Instala ț ii tehnice si mijloace de transport in curs de (A)
224. Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protec ție a valorilor umane si materiale si alte active
corporale in curs de aprovizionare (A)
227. Active biologice productive in curs de aprovizionare (A)

23. Imobilizări in curs


231. Imobilizări corporale in curs de execu ție (A)
235. Investi ț ii imobiliare in curs de execu ție (A)

4093. Avansuri acordate pentru imobilizări corporale (A)


4094. Avansuri acordate pentru imobilizări necorporale (A)

4426 Tva deductibila

Documentul justificativ: Procesul verbal de recep ție (cap. 4.3.2.1.)

 Recep ț ia imobilizărilor din produc ție proprie

2xx Construc ț ii (sau alt cont de imobilizări) = 722 Venituri din produc ția de imobilizări corporale

 Înregistrarea amortizării lunare

6811 Cheltuieli de exploatare privind = %

amortizarea imobilizărilor 2811 Amortizarea amenajărilor de terenuri

2812 Amortizarea construc ț iilor

2813 Amortizarea instala țiilor, mijloacelor de transport,


animalelor ș i planta ț iilor

2814 Amortizarea altor imobilizări corporale

Document justificativ: Registrul mijloacelor fixe

 Scoaterea din evidenta a imobilizărilor corporale

Un mijloc fix poate ie și din gestiune prin:

 casare
 vânzare
 sponsorizare
 lipsa la inventar

 Scoaterea din evidenta se efectuează cu notele contabile:

% =

2112. Amenajări de terenuri


212. Construc ț ii (A)
213. Instala ț ii tehnice si mijloace de transport
2131. Echipamente tehnologice (ma șini, utilaje si instala ții de
lucru) (A)
2132. Aparate si instala ții de măsurare, control si reglare (A)
2133. Mijloace de transport (A)
214. Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protec ție a
valorilor umane si materiale si alte active corporale (A)
215. Investi ț ii imobiliare (A)
216. Active corporale de explorare si evaluare a resurselor
minerale (A)
22. Imobilizări corporale in curs de aprovizionare
223. Instala ț ii tehnice si mijloace de transport in curs de (A)
224. Mobilier, aparatura birotica, echipamente de protec ție a
valorilor umane si materiale si alte active corporale in curs de
aprovizionare (A)
227. Active biologice productive in curs de aprovizionare (A)

23. Imobilizări in curs


231. Imobilizări corporale in curs de execu ție (A)
235. Investi ț ii imobiliare in curs de execu ție (A)

4093. Avansuri acordate pentru imobilizări corporale(A)


4094. Avansuri acordate pentru imobilizări necorporale(A)

6583 Cheltuieli privind activele cedate și alte opera ții de capital

 Scoaterea din evidenta a terenurilor:

6583 Cheltuieli privind activele cedate și alte opera ții de capital = 2111 Terenuri

Documente justificative: la casare –procesul verbal de casare

 Înregistrarea facturii de vânzare a imobilizării

4111 Clien ț i = %
7583 Venituri din vânzarea activelor și alte opera ții de capital
4427 Tva colectata
 Reevaluarea imobilizărilor corporale

Eviden ț ierea rezultatelor din reevaluarea imobilizărilor corporale prin metoda recalculării amortizării
propor ț ional cu schimbarea valorii contabile brute a activului:
 Înregistrarea diferen țelor din reevaluare, corespunzătoare unei imobilizări

Cont de imobilizări 21xx, 22xx, 23xx = 105 Rezerve din reevaluare

 Înregistrarea diferen ței de amortizare:

105 Rezerve din reevaluare = Cont de amortizare ( 2811, 2812, 2813, 2814)
Înregistrarea diferen țelor din reevaluare aferente unei reevaluări subsecvente, care determina scăderea valorii
activelor anterior reevaluate.

 Înregistrarea diferen țelor din reevaluare

105 Rezerve din reevaluare = Cont de imobilizări

 Înregistrarea diferen ței de amortizare:

Cont de amortizare = 105 Rezerve din reevaluare

Daca o doua reevaluare ulterioara determina o scădere a valorii mai mare decât rezerva din reevaluare
constituita anterior pentru acel activ, mai întâi se diminuează rezerva din reevaluare, după care acea diferen ța
se înregistrează pe cheltuiala:

% =Cont de imobilizări
6813 Cheltuieli de exploatare privind ajustările
pentru deprecierea imobilizărilor

105 Rezerve din reevaluare

6. 2 .3 . I MO B IL I ZA RI CO RP O RA LE I N LE A SI NG

6.2.3.1.LEASING FINANCIAR

Înregistrarea activului la valoarea capitalului de rambursat:

213 Instala ț ii tehnice, mijloace de transport, animale și planta ții = 167 Alte împrumuturi și datorii asimilate

Eviden ț ierea dobânzii aferente contractului de leasing, în cont extra bilan țier:

Debit cont 8051 Dobânzi de plătit

Înregistrarea primei facturi pentru rata scadentă:

% = 404 Furnizori de imobilizări

167 Alte împrumuturi și datorii asimilate

666 Cheltuieli privind dobânzile

4426 Tva deductibila

extracontabil, diminuarea dobânzii de plată cu suma înregistrata anterior

Credit cont 8051 Dobânzi de plătit

Celelalte facturi se vor înregistra la fel, cu sumele actualizate conform scaden țarului.

Achitarea facturii scadente:

Furnizori de imobilizări = 5121 Conturi la bănci în lei


Primirea facturii de la Funda ția de leasing pentru valoarea reziduală:

% = 404 Furnizori de imobilizări

167 Alte împrumuturi și datorii asimilate

4427 Tva deductibila * (la plătitorii de Tva)

Achitarea facturii către Funda ția de leasing:

404 Furnizori de imobilizări = 5121 Conturi la bănci în lei

Înregistrarea amortizării lunare:

Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizărilor = 2812, 2813,2814 după caz

6.2.3.2.LEASING OPERATIONAL

Extracontabil, la începutul contractului se eviden țiază ratele de leasing viitoare în valoare totală.

Debit cont 8036 Redeven țe, loca ții de gestiune, chirii și alte datorii asimilate

primirea facturii reprezentând rata curenta:

% = 401 Furnizori
612 Cheltuieli cu redeven țele, loca țiile de gestiune și chiriile
4426 Tva deductibila * (la plătitorii de Tva)
ș i, extracontabil, diminuarea ratelor de leasing cu suma anterioara lei : Credit cont 8036 Redeven țe, loca ții de
gestiune, chirii ș i alte datorii asimilate plata facturii către Funda ția de leasing:
401 Furnizori = 5121 Conturi la bănci în lei

6. 2 .4 . I MO B IL I ZA RI FI NA NCI A RE

 Achizi ț ia de ac ț iuni/păr ț i sociale la entită ți afiliate:

261 Ac ț iuni de ț inu ț i la entită țile afiliate         =                      %

              5121 Conturi la bănci in lei                                                           

              269 Vărsăminte de efectuat pentru imobilizări financiare     

 Efectuarea vărsămintelor prin banca la o data ulterioara:

269 Vărsăminte de efectuat pentru imobilizări financiare  = 5121 Conturi la bănci in lei

 Deprecierea imobilizărilor financiare

6863 Cheltuieli financiare privind ajustările pentru = %


296. Ajustări pentru pierderea de valoare a imobilizărilor financiare
2961. Ajustări pentru pierderea de valoare a ac țiunilor de ținu ți la entită țile afiliate (P)
2962. Ajustări pentru pierderea de valoare a ac țiunilor de ținu ți la entită ți asociate si entită ți
controlate in comun (P)
2963. Ajustări pentru pierderea de valoare a altor titluri imobilizate (P)
2964. Ajustări pentru pierderea de valoare a sumelor de încasat de la entită țile afiliate (P)
2965. Ajustări pentru pierderea de valoare a crean țelor fata de entită țile asociate si entită țile
controlate in comun (P)
2966. Ajustări pentru pierderea de valoare a împrumuturilor acordate pe termen lung (P)
2968. Ajustări pentru pierderea de valoare a altor crean țe imobilizate (P)

 Încasarea dividendelor

             % = 761 Venituri din imobilizări financiare

5121 Conturi la bănci in lei                          

267 Crean ț e imobilizate                                      

 Vânzarea titlurilor imobilizate

461 Debitori diver ș i =   7641 Venituri din imobilizări financiare cedate

 Scoaterea din gestiune

6641 Cheltuieli privind imobilizările financiare = 261 Ac țiuni deținuți la entitățile cedate afiliate               

 Comisionul brokerului

622 Cheltuieli privind comisioanele si onorariile = 461 Debitori diver și

 Încasarea titlurilor

5121 Conturi curente la bănci = 461 Debitori diver și                

 Plata comisionului brokerului

461 Debitori diver ș i    = 5121 Conturi curente la bănci  

6. 3 .S TO CURI

6.3.1.OBIECTE DE INVENTAR

 Achizi ț ionarea de obiecte de inventar:

% = 401     Furnizori

303  Materiale de natura  obiectelor de inventar         


4426  Tva deductibila            

 Darea in folosin ț ă a obiectelor de inventar:

603 Cheltuieli privind materialele de = 303  Materiale de natura  obiectelor de             

natura obiectelor de inventar.  

 Concomitent, sumele se pot înregistra extracontabil in contul 8035 Stocuri de natura obiectelor de
inventar date în folosin ță.

6.3.2. STOCURI IN CURS DE APROVIZIONARE

Nota contabila este:

321 Materii prime în curs de aprovizionare = 401 Furnizori

Recunoa ș terea are loc la momentul transferului riscurilor şi beneficiilor de la furnizor la client.

301 Materii prime = 321 Materii prime în curs de aprovizionare

Înregistrarea are loc in momentul primirii efective a bunurilor.

6. 4 . TE RTI

6.4.1. FURNIZORI

 Acordarea unui avans unui furnizor

409 Furnizori –debitori = 5121 Conturi la bănci in lei

 Înregistrarea unei facturi de achizi ții (obiecte de inventar) de la un furnizor

% = 401 Furnizori

303 Obiecte de inventar

4426 Tva deductibila (pentru păltiori de Tva)

 Emiterea unui bilet la ordin (acceptat  de către furnizor):

401 Furnizori                =      403  Efecte de plătit 

 Biletul la ordin, ajuns la scadenta, este decontat de către banca :

403 Efecte de plătit       =      5121 Conturi la bănci in lei                         

Idem cu monografiile contabile aferente biletului la ordin se înregistrează si decontările cu


cecuri.                                  

 Plata prin ordin de plata

401 Furnizori                 =       5121 Conturi la bănci in lei                        


 Plata in numerar, din casieria unită ții

401 Furnizori      = 5311         Casa in lei                   

In cazul achizi ț iei de imobilizări se utilizează conturile :

404 Furnizori de imobilizări  in loc de 401 Furnizori si

405 Efecte de plătit pentru imobilizări in loc de 403 Efecte de plătit

6.4.2.CLIENTI

Decontările cu clien ț ii se înregistrează in contabilitate cu ajutorul contului 411 Clien ți, dezvoltat in doua
conturi de gradul 2:

4111 Clien ț i si
4118 Clien ț i incer ț i sau in litigiu

In cazul in care s-au efectuat livrări către clien ți sau prestări de servicii pentru care încă nu s-au emis facturi,
la sfâr ș itul perioade se înregistrează valoarea acestora in contul 418 Clien ți facturi de întocmit.

Exemple:

 Încasarea facturilor de la clien ți prin banca:

5121 Conturi la bănci = 4111 Casa

 In cazul in care se constata ca la scadenta clientul nu î și onorează obliga ția se decide ac ționarea lui
in justi ț ie pentru recuperarea sumei aferente:

4118 Clien ț i incer ț i si in litigiu = 4111 Clien ți

 In cazul in care clientul devine insolvabil si nu î și mai poate achita obliga ția:

654 Pierderi din crean ț e si debitori diver și = 4118 Clien ți incer ți si in litigiu

 Daca debitul se reactivează, clientul devenind solvabil, se înregistrează:

4111 Clien ț i = 754 Venituri din crean țe reactivate

 Înregistrarea la sfâr ș it de luna a livrărilor/prestărilor pentru care nu s-a emis factura:

418 Clien ț i facturi de întocmit = %


701 Venituri din vânzarea produselor finite
4428 Tva neeligibilă
 Emiterea facturilor aferente pct. anterior:

4111 Clien ț i = 418 Clien ț i facturi de întocmit

 Încasarea clien ț ilor cu bilete la ordin

o Acceptarea biletului la ordin:

4112 Efecte de primit de la clien ți    =  4111 Clien ț i     

o Biletul la ordin, depus la banca si ajuns la scadenta este încasat:

5121 Conturi la bănci in lei      =   413 Efecte de primit de la clien ți    

 Încasarea prin ordin de plata

5121 Conturi la bănci in lei       = 4111 Clien ț i     

 Încasarea in numerar

5311 Casa in lei      = 4111   Clien ț i      

6.4.3.TAXE

6.4.3.1.TVA

La sfâr ș itul fiecărei perioade se întocmesc jurnalele de cumpărări si cele de vânzări si se calculează TVA
deductibila (pentru jurnalele de cumpărări) si TVA colectata (din jurnalele de vânzări).

In urma comparării celor doua, pot rezulta doua situa ții:

• Tva deductibila > TVA colectata => TVA de recuperat

Aceasta diferen ț ă poate fi închisa prin doua cai:

fie prin compensarea cu TVA de plata din perioadele următoare (si/sau cu alte taxe datorate)

fie prin rambursarea de către organele fiscale

 • Tva deductibila < TVA colectata => TVA de plata

Daca apare aceasta situa ție înseamnă ca Tva-ul plătit furnizorilor pentru achizi țiile efectuate este inferior Tva-
ului plătit de clien ț i pentru vânzările efectuate de către firma, rezultând o suma suplimentara pe care firma
trebuie sa o plătească la bugetul de stat.

% = 4426 Tva deductibila

4424 Tva de recuperat


4427 Tva colectata

sau

4427 Tva colectata = %

4426 Tva deductibila

4423 Tva de plata

6.4.3.2. IMPOZITUL PE EXCEDENT /VENIT AFERENT ACTIVITATII ECONOMICE A


FUNDATIEI

Înregistrarea impozitului pe Excedent :

691 Cheltuieli cu impozitul pe Excedent = 4411 Impozitul pe Excedent

Înregistrarea impozitului pe venit:

698 Cheltuieli cu impozitul pe venit = 4418 Impozit pe venit

3.4.3.3. ALTE IMPOZITE TAXE SI VARSAMINTE ASIMILATE

Contabilitate acestor impozite se tine cu ajutorul contului 446 Alte impozite, taxe si vărsăminte asimilate.
In aceasta categorie se pot reflecta diverse tipuri de impozite si taxe printre care:

• impozitul pe dividende
• accizele
• impozitele si taxele locale
• taxele vamale
• fondul pentru mediu, etc.

Înregistrarea impozitului pe clădiri:

635 Cheltuieli cu alte impozite, taxe si vărsăminte = 446 Alte impozite, taxe si vărsăminte

Plata impozitului pe clădiri

446 Alte impozite, taxe si vărsăminte asimilate = 5121 Conturi la bănci in lei

6.4.4.AVANSURI DE TREZORERIE

Avansurile de trezorerie sunt sume puse la dispozi ția angaja ților sau administratorilor pentru a efectua
anumite plăti in numele societă ții.

Reflectarea in contabilitate a a avansurilor de trezorerie se realizează prin intermediul contului 542 Avansuri
de trezorerie.

Acordarea unui avans de trezorerie către un salariat care urmează sa plece într-o delega ție

542 Avansuri de trezorerie = 5311 Casa in lei / sau 5121 Conturi la bănci in lei
Angajatul se întoarce din delega ție si depune la contabilitate decontul pe care reflecta următoarele cheltuieli:
cazare, alte cheltuieli.

Cazarea:

%        = 542 Avansuri de trezorerie               

625 Cheltuieli cu deplasări deta șări si transferuri

6xx Alte cheltuieli


4426   Tva deductibila                                                           

Restituirea avansului neutilizat

5311″ Casa in lei = 542 Avansuri de trezorerie 10,5 ron

6.4.5.GRUP SI ASOCIATI

Decontările cu fondatorii

 un fondator pune la dispozi ția unită ții temporar anumite sume

5311 Casa in lei = 4551 Asocia ți – conturi curente

 După o anumita perioada, sumele se restituie către fondatori

4551 Asocia ț i conturi curente = 5311 Casa in lei

 Decontările cu unită ț i din cadrul grupului

Transfer de sume intre entită ți din cadrul grupului:

In contabilitatea unită ții care transfera sumele:

4511 Decontări intre entită țile afiliate = 512 Conturi curente la bănci

In contabilitatea entită ții beneficiare   este nota inversa.

Dobânzi de încasat aferente împrumuturilor acordate intra-grup:

4518 Dobânzi aferente decontărilor intre entită țile afiliate = 766 Venituri din dobânzi

Dobânzi  datorate entită ț ilor din grup

666 Cheltuieli privind dobânzile  = 4518 Dobânzi aferente decontărilor intre entită țile afiliate;

6.4.6. SALARIZARE

Înregistrarea salariilor se face cu ajutorul monografiei de mai jos:


Plata avansului chenzinal prin casa sau banca

425 Avansuri acordate personalului = 5311 Casa in lei / 5121 Conturi la bănci in lei

Înregistrarea cheltuielii cu remunera ția


641 Cheltuieli cu salariile personalului = 421 Personal salarii datorate

Exista atât obliga ț ii datorate de angajat cat si obliga ții datorate de angajator.

Înregistrarea re ț inerilor de la salariat sub forma contribu țiilor obligatorii (sănătate, CAS, șomaj) sau sub forma
contribu ț iilor rezultate din rela țiile angajatului cu ter ții (popriri, chirii, etc)

421 Personal salarii datorate = %


4372 Contribu ț ia personalului la fondul de șomaj

4314 Contribu ț ia angaja ților pentru asigurările sociale de


sănătate

4312 Contribu ț ia personalului la asigurările sociale


444 Impozitul pe venituri de natura salariilor
427 Re ț ineri din salarii datorate ter ților (ex. chirii, rate, popriri)
428 Re ț ineri (garan ț ii, imputa ții)
425 Avansuri re ț inute

Contribu ț ii datorate de angajator

Contribu ț ii la asigurările sociale

6451.01 Contribu ț ia unită ții la asigurările sociale = 4311.01 Contribu ția unită ții la asigurările sociale

Contribu ț ia la asigurări sociale de sănătate

6453.01 Contribu ț ia angajatorului pentru asigurările sociale de sănătate = 4313.01 Contribu ția angajatorului
pentru asigurările sociale de sănătate

Contribu ț ia la fondul de șomaj

6452 Contribu ț ia unită ț ii pentru ajutorul de șomaj = 4371 Contribu ția unită ții la fondul de șomaj

Fond garantare plata crean ț elor salariale:

Alte cheltuieli privind asigurările și protec ția socială= 4381 Alte datorii sociale

Contribu ț ia la fondul de risc si accidente

6451.02 Alte cheltuieli privind asigurările și protec ția socială = 4311.01 Contribu ția unită ții la asigurările
sociale

Contribu ț ia pentru concedii si indemniza ții

6453.02 Contribu ț ia angajatorului pentru asigurările sociale de sănătate = 4313.02 Contribu ția angajatorului
pentru asigurările sociale de sănătate

6. 5 . TRE ZO RE RI A

6.5.1. DISPONIBILTATI IN CONTURI LA BANCI


Disponibilită ț ile aflate in conturi bancare se înregistrează cu ajutorul contului 512 Conturi curente la bănci
care face parte din grupa 51 Conturi la bănci si care se detaliază pe 3 conturi de gradul 2:

 5121 Conturi la bănci in lei


 5124 Conturi la bănci in valuta
 5125 Sume in curs de decontare

Disponibilită ț ile in valuta, crean țele, datoriile in valuta precum si creantele si datoriile exprimate in lei, a caror
decontare se face in functie de cursul unei valute se evalueaza lunar la cursul de schimb al pietei valutare,
comunicat de Banca Nationala a Romaniei din ultima zi bancara a lunii in cauza.

In contul 6651 se inregistreaza  diferentele nefavorabile de curs valutar legate de elementele monetare
exprimate in valuta iar in contul 7651 se inregistreaza diferentele favorabile de curs valutar legate de
elementele monetare exprimate in valuta.

6.5.2. DISPONIBILITATI IN CASIERIA UNITATII

Conturile care se utilizează sunt:

5311 Casa in lei

5314 Casa in valuta

Încasarea unei facturi de la client prin casierie

5311 Casa in lei = 4111 Clien ț i

Plata salariului unui angajat

421 Personal salarii datorate = 5311 Casa in lei

Acordarea unui avans de trezorerie

542 Avansuri de trezorerie = 5311 Casa in lei

6. 6 . CHEL TUI E LI

Sponsorizări, dona ț ii, mecenat, dona ț ii in bani

6582 Dona ț ii ș i subven ț ii acordate = %

5311 Casa in lei si/sau

5121 Conturi la bănci in lei

Sponsorizarea in bunuri

 In cazul in care bunurile sunt produse de firma care face sponsorizarea se are in vedere:
o pre ț ul de vânzare, fără TVA;
o pre ț ul de cumpărare, fără TVA – in cazul bunurilor cumpărate in scopul sponsorizării
In cazul in care obiectul sponsorizării il reprezintă un mijloc fix nota contabila va fi:

% = 21x Imobilizări corporale (valoarea de intrare)

28xx Amortisment cumulat

6582 Dona ț ii ș i subven ț ii acordate ( valoarea rămasa)

In cazul in care obiectul sponsorizării il constituie bunurile de natura stocurilor nota contabila va fi:

6582 Dona ț ii ș i subven ț ii acordate = 30xx materii prime

sau

6582 Dona ț ii ș i subven ț ii acordate = 345 Produse finite

6582 Dona ț ii ș i subven ț ii acordate = 371Marfuri

Provizioane

Provizioanele sunt elemente destinate sa acopere datoriile a căror natura este clar definita si care la data
bilan ț ului este probabil sa existe, sau este cert ca vor exista, dar care sunt incerte in ceea ce prive ște
valoarea sau data la care vor apărea.

Provizioanele se constituie pentru elemente cum sunt:


a) litigii, amenzi ș i penalită ți, despăgubiri, daune si alte datorii incerte;
b) cheltuielile legate de activitatea de service in perioada de garan ție si alte cheltuieli privind garan ția
acordata clien ț ilor;
c) ac ț iunile de restructurare;
d) pensii si obliga ț ii similare;
e) impozite;
f) alte provizioane.

Monografii contabile:

La sfâr ș it de an Funda ț ia estimează garan țiile pe care va trebui sa le acorde clien ților:

6812 Cheltuieli de exploatare privind provizioanele = 1512 Provizioane pentru garan ții acordate clien ților

Funda ț ia constituie in provizion la sfâr șit de an pentru penalită ți pe care urmează sa le suporte ca urmare a
nedepunerii declara ț iilor fiscale la timp;

Cheltuieli de exploatare privind provizioanele = 1511 Provizioane pentru litigii

Închiderea conturilor de cheltuieli

121 Excedent si Deficit = %

601

602

....
6xx

6. 7 .V E NI TURI

Venituri din prestarea de servicii

4111 Clien ț i = %

704 Venituri din lucrări executate si servicii prestate

4427 Tva colectata (la plătitorii de Tva)

Venituri din sponsorizări, dona ții, mecenat

5121 Conturi la bănci in lei =  7331   Venituri din dona ț ii

5121 Conturi la bănci in lei =  7332   Venituri din sponsorizări   

Venituri din subven ț ii de exploatare

472 Venituri înregistrate in avans = 741 Venituri din subven ții de exploatare

Venituri din subven ț ii pentru investi ții

475 Subven ț ii pentru investii = 7584 Venituri din subven ții pentru investi ții            

Închiderea conturilor de venituri si cheltuieli

% = 121 Excedent si Deficit

701

702

…..

7xx

7. DO CUME NTE FI NA NCI A R-CO NTA B IL E UTIL I ZA TE DE CA TRE FUNDA TI E

Principalele documente si registre utilizate in vederea justificării înregistrărilor din contabilitate sunt
prezentate mai jos.

7. 1 . RE G I S TRE OB LI G A TO RI I

Registrele de contabilitate obligatorii pe care Funda ția le întocme ște sunt:


1. Registrul jurnal
2. Registrul inventar
3. Registrul carte mare

7.1.1. REGISTRUL JURNAL


Este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează, în mod cronologic, toate opera țiunile
economice-financiare. Opera țiunile de aceea și natură, realizate în acela și loc de activitate (atelier, birou etc.),
pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în
Registrul-jurnal.
Unită ț ile pot utiliza jurnale auxiliare pentru opera țiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii, situa ția
încasării-achitării facturilor etc.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul și data
documentului justificativ, explica ții privind opera țiunile respective și conturile sintetice debitoare și creditoare
în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare opera țiunilor efectuate.
Unită ț ile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi,
preluate din aceste jurnale.

7.1.2. REGISTRUL- INVENTAR

Este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ și de pasiv, grupate
în func ț ie de natura lor, inventariate de Funda ție, potrivit legii.
Registrul-inventar se întocme ște la înfiin țarea unită ții, cel pu țin o dată pe an pe parcursul func ționării unită ții,
cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activită ții, precum şi în alte situa ții prevăzute de lege pe bază de
inventar faptic.
In acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de
detaliate pentru a putea justifica con ținutul fiecărui post al bilan țului.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele
de activ şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care
justifică con ț inutul acestora.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile
existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor și se scad rulajele ie șirilor de la data
inventarierii pană la data încheierii exerci țiului financiar.

7.1.3.CARTEA MARE

Este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar și sistematic, prin regruparea conturilor,
mi ș carea ș i existenta tuturor elementelor de activ și de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document
contabil de sinteză și sistematizare și con ține simbolul contului debitor și al conturilor creditoare
corespondente, rulajul debitor și creditor, precum și soldul contului pentru fiecare lună a anului curent.
Registrul Cartea mare poate con ține cate o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de Funda ție. Cartea mare
stă la baza întocmirii balan ței de verificare.
Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fi șa de cont pentru opera țiuni diverse. Editarea Căr ț ii Mari se va
efectua numai la cererea organelor de control sau în func ție de necesită țile proprii.
Durata de arhivare: Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Registrul Cartea mare se păstrează în Funda ție timp
de 10 ani de la data încheierii exerci țiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de Deficit,
sustragere sau distrugere, se reconstituie în termen de maximum 30 de zile de la constatare.

7. 2 . RE G I S TRUL UNI C DE CO NTRO L

Conform prevederilor Legii nr. 252 din 10 iunie 2003 Funda ția tine registrul unic de control.
Registrul unic de control are ca scop eviden țierea tuturor controalelor desfă șurate la contribuabil de către
toate organele de control specializate, in domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea in
construc ț ii, protec ț ia consumatorului, protec ția muncii, inspec ția muncii, protec ția împotriva incendiilor,
precum si in alte domenii prevăzute de lege.
Eviden ț ierea controalelor in registrul unic de control se face cu semnăturile reprezentantului legal al societă ții
si organului de control.

Registrul unic de control se numerotează, se sigilează si se păstrează de reprezentantul legal al societă ții sau
de înlocuitorul acestuia.

Registrul unic de control se tine la sediul social si la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat
avize/autoriza ț ii si/sau acorduri de func ționare.

7. 3 . DO CUME NTE PE NTRU E VI DE NTA DI VE RS EL O R O PE RA TI UNI

7. 3 .1 . DO CUME NTE UTI LI ZA TE PE NTRU EV I DE NTA S TO CURI L O R

7.3.1.1. REGISTRUL STOCURILOR

Registrul stocurilor serve ște ca document de evaluare a stocurilor de bunuri şi de verificare a concordan ței
înregistrărilor efectuate în fi șele de magazie și în contabilitate.

Se întocme ș te de către compartimentul financiar-contabil la sfâr șitul fiecărei luni, pe feluri de materiale,
obiecte de inventar ș i produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine
alfabetică, prin înscrierea stocurilor din fi șele de magazie și evaluarea lor la preturile de înregistrare.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

7.3.1.2. NOTA DE RECEPTIE SI CONSTATARE DE DIFERENTE

Acest document se utilizează de către Funda ție pentru a justifica:

- recep ț ia bunurilor aprovizionate;


- încărcarea în gestiune;
Obligativitatea acestui formular apare numai în cazul:
- bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de înso țire a mărfii, care fac parte din gestiuni diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau în păstrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc neînso țite de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezintă diferen țe la recep ție;
- mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenta se tine la pre ț de vânzare.
În alte cazuri decât cele men ționate anterior, recep ția și încărcarea în gestiune, după caz, şi înregistrarea în
contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care înso țe ște transportul ( factura, avizul de înso ț ire a
mărfii etc.).

Se întocme ș te în două exemplare, la locul de depozitare sau în la sediu, după caz, pe măsura efectuării
recep ț iei. În situa ț ia în care la recep ție se constată diferen țe, Nota de recep ție și constatare de diferen țe se
întocme ș te în trei exemplare de către comisia de recep ție legal constituită.

În cazul în care bunurile materiale sosesc în tran șe, se întocme ște cate un formular pentru fiecare tran șă,
care se anexează apoi la factură sau la avizul de înso țire a mărfii.

Circulă:

 la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recep ționate (toate exemplarele);
 la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea diferen țelor
constatate (toate exemplarele), precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică și analitică,
ata ș ată la documentele de livrare (factura sau avizul de înso țire a mărfii);
 la Funda ț ia/Societatea furnizoare (exemplarul 2) și la Funda ția de transport (exemplarul 3), pentru
comunicarea lipsurilor stabilite.

7.3.2.DOCUMENTE UTILIZATE IN EVIDENTA MIJLOACELOR FIXE

7.3.2.1.PROCESUL VERBAL DE RECEPTIE

Procesul verbal de recep ție arata ca mijlocul fix achizi ționat (sau produs, construit in Funda ție) este gata
pentru a fi pus in func țiune. Este data intrării in gestiune, iar începând cu luna următoare, se înregistrează
amortizarea.

Serve ș te ca:
 document de înregistrare în evidenta operativă și în contabilitate;
 document de aprobare a recep ției;

 document de punere în func țiune a obiectivului de investi ții ;


Se întocme ș te în trei exemplare, la data punerii în func țiune a mijlocului fix, de către secretarul comisiei
numite pentru recep ț ionarea obiectivului de investi ții, în prezenta membrilor comisiei care este formată din:
pre ș edin ț i, speciali ș ti consultan ți, asisten ți la recep ție.
Circulă:
 la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 şi 3);
 la compartimentul care efectuează opera țiunea de control financiar preventiv (exemplarul 2);
 la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea și înregistrarea procesului verbal de recep ție
(exemplarele 2 ș i 3).
Se arhivează:
 La furnizor (antreprenor):

la compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 și 3).


 La beneficiar:

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

7.3.2.2. PROCES VERBAL DE SCOATERE DIN FUNCTIUNE A MIJLOACELOR FIXE

Serve ș te ca:

document de constatare a îndeplinirii condi țiilor necesare scoaterii din func țiune a mijloacelor fixe, de
scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosin ță și de declasare a altor bunuri
materiale decât mijloacele fixe, potrivit dispozi țiilor legale;

document de consemnare a scoaterii efective din func țiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a
materialelor de natura obiectelor de inventar în folosin ță sau de declasare a bunurilor materiale;

document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor


rezultate din scoaterea efectivă din func țiune a mijloacelor fixe, precum şi din scoaterea din uz a bunurilor
materiale propuse pentru declasare;

document justificativ de înregistrare în evidenta magaziilor (depozitelor) şi în contabilitate.

Se întocme ș te în două exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar în
folosin ț ă ș i bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza documenta ției prevăzute în
normele legale (notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din func țiune, deviz estimativ al
repara ț iei capitale, act constatator al avariei, avize, notă justificativă privind descrierea degradării bunurilor
materiale, specifica ț ia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.).

Circulă:

 la persoana autorizată să aprobe scoaterea din func țiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a
materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);
 la sec ț ie (serviciu, birou) pentru înregistrarea în eviden ță la locul de folosin ță a mijloacelor fixe
scoase din func ț iune (ambele exemplare);
 la magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii, respectiv înregistrarea în eviden ță
a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare);
 la magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii în gestiune a ansamblelor,
subansamblelor, pieselor componente și materialelor rezultate din scoaterea efectivă din func țiune a
mijloacelor fixe ș i materialelor recuperabile și refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a
materialelor de natura obiectelor de inventar în folosin ță sau din declasarea bunurilor materiale
(ambele exemplare);
 la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea și înregistrarea opera țiunilor privind
scoaterea din func ț iune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de
inventar în folosin ță sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1);
 la compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din func țiune, din uz sau de declasare, pentru
înregistrare (exemplarul 2).

Se arhivează:

 la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);


 la compartimentul care tine eviden ța mijloacelor fixe (exemplarul 2).

7. 3 .3 . DO CUME NTE UTI L I ZA TE I N GE S TI O NA RE A TRE ZO RE RIE I

7.3.3.1. REGISTRUL DE CASA

Serve ș te ca:

 document de înregistrare operativă a încasărilor și plă ților în numerar, efectuate prin casieria unită ții,
pe baza actelor justificative;
 document de stabilire, la sfâr șitul fiecărei zile, a soldului de casă;
 document de înregistrare în contabilitate a opera țiunilor de casă.

Se întocme ș te în două exemplare, zilnic, de către persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor
justificative de încasări și plăti.

Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al registrului de casă pentru ziua
în curs.

Se semnează de către casier pentru confirmarea înregistrării opera țiunilor efectuate și de către persoana din
compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 și a actelor justificative anexate.

Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactită ții sumelor înscrise și respectarea
dispozi ț iilor legale privind efectuarea opera țiunilor de casă (exemplarul 2).

Exemplarul 1 rămâne la casier.

Se arhivează:

 la casierie (exemplarul 1);


 la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
7.3.3.2 DISPOZITIA DE INCASARE/ PLATA

Serve ș te ca:

 dispozi ț ie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispozi țiilor legale,
inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferen ței de încasat de
către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare
de materiale etc.;
 dispozi ț ie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din
activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor legale;
 document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate, în cazul plă ților în
numerar efectuate fără alt document justificativ.

Se întocmeşte în două exemplare de către compartimentul financiar-contabil:

 în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, cand nu există alte documente prin care se dispune plata
(exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
 în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de
materiale etc.;
 în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, cand nu există alte documente prin care se dispune
încasarea (avize de plată, somaţii de plată etc.)

Se semnează de întocmire la compartimentul financiar-contabil.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă.

7.3.3.3. CHITANTA

Chitan ț a este un:

• document justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria unită ții;

• document justificativ de înregistrare în registrul de casă și în contabilitate.

În condi ț iile în care sumele înscrise pe chitan ță sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii
scutite fără drept de deducere conform prevederilor legale, formularul de chitan ță este documentul justificativ
care stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate.

Se întocme ș te în două exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul unită ții și se semnează de
acesta pentru primirea sumei.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

7. 3 .4 . DE CO NTA RI CU PE RS O NA L UL

7.3.4.1. STATUL DE SALARII

Acest document serve ște ca:


 document pentru calculul drepturilor băne ști cuvenite salaria ților, precum şi al contribu țiilor şi al altor
sume datorate;
 document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Se întocme ș te într-un exemplar sau în două exemplare, după caz, lunar, pe baza documentelor de eviden ță a
timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salariza ți în
acord etc., a eviden ț ei și a documentelor privind re ținerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de
odihnă, certificatelor medicale.

Se semnează, pentru confirmarea exactită ții calculelor, de către persoana care determină salariul cuvenit și
întocme ș te statul de salarii.

Plă ț ile făcute în cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidările, indemniza țiile de concediu etc. se includ
în statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a salariilor calculate și toate re ținerile legale din
perioada de decontare respectivă.

Circulă:

 la persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata (exemplarul 1);
 la casieria unităţii pentru efectuarea plăţii sumelor cuvenite (exemplarul 1), după caz;
 la compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în contabilitate (exemplarul 1);
 la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei
atunci cand se solicită plata salariilor neridicate, după caz.

Se arhivează:

 la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plăţi (exemplarul 1);


 la compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2), după caz.

7.3.4.2.ORDINUL DE DEPLASARE

Se întocmește într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua
deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu
plata în numerar.

Serveşte ca:

 dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea;


 document pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
 document pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
 document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Circulă:
 la persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare;
 la persoana care efectuează deplasarea;
 la persoanele autorizate ale unităţii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii şi
plecării persoanei delegate;
 la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative
anexate la acesta de către titular, la întoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurării materialelor,
stabilindu-se diferen ț a de primit sau de restituit, cu luarea în considerare a eventualelor penalizări și
semnătura pentru verificare.

În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit,
pentru diferen ța de primit de către titularul de avans se întocme ște Dispozi ție de plată către casierie.

În cazul în care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit, diferen ța
de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de Dispozi ție de încasare către casierie;

 la persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru viză;


 la conducătorul unităţii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.