TEMA 1

ORGANIZAREA EVIDENŢEI CONTABILE

ÎN INSTITUŢIILE PUBLICE

1.1. Organizarea, obiectul şi sarcinile evidenţei contabile în instituţiile

publice
1.2. Bugetul public naţional, componenţă şi structură
1.3. Tehnica înregistrării operaţiunilor economice în evidenţa contabilă

1.1. Organizarea, obiectul şi sarcinile evidenţei

contabile în instituţiile publice

Statul îşi realizează funcţiile sale printr-o reţea vastă de instituţii ale puterii şi
administraţiei de stat, instituţii de învăţământ, ale justiţiei şi procuraturii, armatei
etc.
Instituţiile publice sânt entităţile prin intermediul cărora se efectuează
redistribuirea venitului naţional, care se realizează prin intermediul bugetului
public naţional, sub forma sumelor cheltuite pentru satisfacerea nevoilor social-
culturale, învăţământ, ocrotirea sănătăţii, întreţinerea administraţiei de stat,
apărarea ţării etc.
Conform art. 184(1) din Codul civil, instituţia publică se constituie în baza
unui act emis de autoritatea publică şi este finanţată integral sau parţial de la
bugetul acesteia din urmă.
Instituţiile publice nu dispun de venituri proprii pentru acoperirea cheltuielilor
pe care le suportă în procesul activităţii lor şi respectiv sânt finanţate integral sau
parţial de la bugetul de stat, bugetele raionale, municipale, orăşeneşti, săteşti.
Privite din punct de vedere al importanţei activităţii pe care o desfăşoară
deosebim:
 instituţii publice de subordonare de stat;
 instituţii publice de subordonare locală.
Din categoria instituţiilor de subordonare de stat fac parte organele centrale
ale administraţiei de stat care îndeplinesc sarcini de conducere pe întreg teritoriul
ţării, precum şi instituţiile subordonate lor. Dintre acestea putem menţiona:
 parlamentul;
 preşedinţia;
 guvernul;
 ministerele;
 agenţiile de stat;
 judecătoriile;
 colegiile;
 armata naţională;
 procuratura generală etc.

1
 Din categoria instituţiilor de subordonare locală fac parte organele locale ale
administraţiei de stat şi instituţiile din subordonarea lor directă. De exemplu:
 consiliile raionale, municipale, orăşeneşti, săteşti;
 primăriile municipale, orăşeneşti, săteşti;
 direcţiile financiare raionale, municipale;
 direcţiile de învăţământ raionale, municipale;
 şcolile;
 grădiniţele;
 casele de cultură etc.
Unele organe locale ale administraţiei de stat au o dublă subordonare fiind în
sfera de activitate atât a consiliilor raionale / municipale, cât şi a ministerelor de
resort. Astfel, direcţiile financiare raionale / municipale sunt subordonate nu numai
consiliilor raionale / municipale, dar şi ministerului finanţelor, direcţiile de
învăţământ raionale / municipale – ministerului educaţiei, comisariatele de poliţie
raionale / municipale – ministerului de interne etc.
Cele două categorii de instituţii publice se deosebesc prin sursa din care sunt
finanţate. Astfel, instituţiile de subordonare de stat sunt finanţate din bugetul de
stat, iar cele de subordonare locală – din bugetele raionale, municipale, orăşeneşti,
săteşti.
Obiectul contabilităţii instituţiilor publice îl constituie patrimoniul public
aflat în administrarea acestora: finanţarea din buget şi cheltuielile bugetare,
veniturile din mijloace proprii, mijloacele materiale şi băneşti, drepturile şi
obligaţiile rezultate din activitatea desfăşurată cu respectarea prevederilor legale.
Notă: Mijloacele proprii se constituie din taxa de şcolarizare (de studii), taxa
de cazare în cămin, darea în locaţiune a încăperilor etc.
Prin intermediul contabilităţii instituţiilor publice se asigură evidenţa
finanţelor publice de care dispune statul.
Operaţiunile financiar-economice în instituţiile publice sunt contabilizate prin
sistemul propriu de evidenţă contabilă reglementat de Ordinul Ministrului
Finanţelor Nr.216 din 28.12.2015 privind aprobarea planului de conturi contabile
în sistemul bugetar şi a Normelor metodologice privind evidenţa contabilă şi
raportarea financiară în sistemul bugetar.
Standardele Naţionale de Contabilitate nu se răspândesc asupra instituţiilor
publice.
Instituţiile publice elaborează şi aprobă Politica de contabilitate în baza
Politicii de contabilitate tip elaborate şi aprobate de către ministerele de ramură.
Evidenţa contabilă în instituţiile publice are următoarele sarcini:
 înregistrarea la zi a finanţării bugetare, veniturilor realizate şi
cheltuielilor efectuate;
 contabilizarea corectă a circulaţiei mijloacelor materiale şi băneşti;
 evidenţa decontărilor cu diferiţi debitori şi creditori;
 asigurarea integrităţii patrimoniului aflat în administrare;
 întocmirea şi prezentarea la termenii stabiliţi a rapoartelor financiare.

2
 De asemenea, evidenţa contabilă are sarcina de a preîntâmpina încălcarea
disciplinei bugetare, asigurând consumul mijloacelor bugetare /speciale în limitele
aprobate în bugetul de stat / bugetele raionale, municipale, orăşeneşti, săteşti şi
conform destinaţiei stabilite în aceste bugete.
Evidenţa contabilă trebuie să oglindească la timp toate modificările cantitative
şi valorice ale mijloacelor şi resurselor unei instituţii.
În baza datelor furnizate de evidenţa contabilă conducătorii instituţiilor
publice adoptă decizii în conducerea activităţii curente a instituţiilor.
Conducătorii instituţiilor publice şi ai aparatului financiar-contabil al acestora
au sarcina de a se ocupa permanent de buna administrare şi utilizare a mijloacelor
bugetare / speciale, asigurând utilizarea eficientă a mijloacelor materiale şi băneşti.
Responsabilitatea pentru organizarea corespunzătoare a evidenţei contabile o
poartă conducătorul instituţiei publice şi contabilul-şef al acesteia.

1.2. Bugetul public naţional, componenţă

şi structură

Bugetul public reprezintă documentul-program prin care se prevede anual

mărimea şi structura veniturilor şi cheltuielilor din cadrul economiei publice.
Printr-un buget bine alcătuit, Parlamentul şi Guvernul pot avea o imagine de
ansamblu, aproape exactă, asupra raportului dintre valoarea bunurilor materiale şi
nemateriale create în economia naţională şi valoarea eforturilor făcute pentru realizarea
lor. În mod similar, organele locale ale puterii şi administraţiei de stat pot avea o astfel
de imagine la nivel mezoeconomic.
Astfel, bugetul public este instrumentul de programare, de executare şi de
control asupra rezultatelor executării resurselor băneşti ale societăţii şi a modului
de repartizare şi utilizare a acestora prin cheltuieli. Cu alte cuvinte, bugetul public
reflectă activitatea privind finanţele publice ale statului. El reprezintă un act prin
care se prevăd şi se aprobă prin lege veniturile şi cheltuielile anuale ale statului.
Conform articolului 131 din Constituţia Republicii Moldova, Bugetul public
naţional cuprinde:
 bugetul de stat;
 bugetul asigurărilor sociale de stat;
 bugetele raioanelor, oraşelor, satelor.
Totodată, în componenţa bugetului public naţional se include şi fondul
asigurărilor obligatorii de asistenţă medicală.
Guvernul elaborează anual proiectul bugetului de stat şi bugetului asigurărilor
sociale de stat, pe care le supune, separat, aprobării Parlamentului. În caz de
formare a fondului extrabugetar, el se prezintă spre aprobare Parlamentului.
Dacă bugetul de stat şi bugetul asigurărilor sociale de stat nu au fost adoptate
prin lege cu cel puţin trei zile înainte de expirarea exerciţiului bugetar, se aplică în
continuare bugetul de stat şi bugetul asigurărilor sociale de stat ale anului
precedent, până la adoptarea noilor bugete.

3
 Orice propunere legislativă sau amendament care atrage majorarea sau
reducerea veniturilor bugetare sau împrumuturilor, precum şi majorarea sau
reducerea cheltuielilor bugetare pot fi adoptate numai după ce sunt acceptate de
Guvern.
Bugetele raioanelor, oraşelor şi satelor se elaborează, se aprobă şi se execută
în condiţiile legii.
Nici o cheltuială bugetară nu poate fi aprobată fără stabilirea sursei de
finanţare.
Conform articolului 132 din Constituţia Republicii Moldova impozitele,
taxele şi orice alte venituri ale bugetului de stat şi ale bugetului asigurărilor sociale
de stat, ale bugetelor raioanelor, oraşelor şi satelor se stabilesc conform legii de
organele reprezentative respective. Orice alte prestări sunt interzise.

Structura bugetului public naţional este prezentată în schema 1.1.

Bugetul public naţional

Bugetul Bugetele consolidate ale

BASS FAM raioanelor, municipiilor,
de stat
bugetul UTAG

Bugetele Bugetele
Bugetele Bugetele
instituţiilor satelor,
instituţiilor raioanelor,
publice de publice de municipiilor oraşelor
subordonare subordonare
de stat raională

Schema 1.1. Structura bugetului public naţional

Prin intermediul bugetului public naţional se efectuează distribuirea şi

redistribuirea venitului naţional. Distribuirea venitului naţional se realizează prin
încasarea impozitelor, taxelor, contribuţiilor de asigurări sociale, primelor de
asigurări medicale de la contribuabili în bugetul public naţional, care formează
veniturile bugetului public naţional. Redistribuirea venitului naţional se realizează
sub forma cheltuielilor efectuate din bugetul public naţional pentru satisfacerea
nevoilor social-culturale, întreţinerea aparatului de stat, apărarea ţării etc.
Contabilitatea instituţiilor publice înregistrează, prelucrează şi studiază date
referitoare la distribuirea şi redistribuirea venitului naţional.
Astfel, prin bugetul public naţional sunt reflectate finanţele publice, care
exprimă fluxuri financiare privind formarea resurselor băneşti publice şi fluxuri
financiare care se utilizează în procesul de gestionare a acestor resurse pentru
desfăşurarea activităţii statului.
4
 Ministerul Finanţelor elaborează proiectul legii bugetului de stat pe care în
termenii stabiliţi îl prezintă Guvernului. De asemenea, Casa Naţională de Asigurări
Sociale elaborează proiectul legii bugetului asigurărilor sociale de stat pe care îl
prezintă Guvernului, iar Compania Naţională de Asigurări în Medicină elaborează
proiectul legii fondului asigurării obligatorii de asistenţă medicală pe care îl
prezintă Guvernului.
Guvernul examinează şi aprobă proiectele legilor menţionate mai sus şi le
prezintă separat spre aprobare Parlamentului.
Bugetele raioanelor, oraşelor şi satelor se elaborează, se aprobă şi se execută
în conformitate cu Legea privind sistemul bugetar şi procesul bugetar şi Legea
privind finanţele publice locale.
Bugetele săteşti, orăşeneşti, raionale, municipale se elaborează de autorităţile
administraţiei publice locale (primăriile săteşti, orăşeneşti, direcţiile financiare
raionale, municipale) şi se aprobă de consiliile săteşti, orăşeneşti, raionale,
municipale.

1.3. Tehnica înregistrării operaţiunilor economice

în evidenţa contabilă

Contabilitatea prevede înregistrarea tuturor operaţiunilor economice în baza

documentelor primare. În instituţiile publice se utilizează, în general, aceleaşi
documente primare ca şi la întreprinderi – ordin de plată, dispoziţie de încasare,
dispoziţie de plată, tabel de evidenţă a timpului lucrat, certificat de boală, factură
fiscală, factură, foaia de parcurs, decont de avans, proces-verbal de casare a
mijloacelor fixe etc. Totodată, se utilizează unele documente primare specifice
numai instituţiilor publice – lista de eliberare a materialelor pentru necesităţile
instituţiei, chitanţa de recepţie a plăţilor nefiscale, factură – comandă.
În baza documentelor primare operaţiunile economice se contabilizează în
notele de contabilitate. Pentru fiecare tip de operaţiune economică este prevăzută o
notă de contabilitate încadrată cu un număr permanent. De exemplu, operaţiunile
de casă sunt contabilizate în nota de contabilitate 1 – borderou cumulativ privind
operaţiunile de casă, operaţiunile aferente mişcării mijloacelor băneşti în conturile
curente bugetare se contabilizează în nota de contabilitate 2 – borderou cumulativ
privind circulaţia mijloacelor în conturile bugetare curente, nota de contabilitate 8
– borderou cumulativ privind decontările cu titularii de avans etc. În total se
utilizează 16 note de contabilitate încadrate cu un număr permanent (Anexa 1).
Pentru alte operaţiuni şi operaţiunile „Storno” se întocmeşte nota de contabilitate
forma nr. 274, care se numerotează începând cu numărul 17 şi în care se indică
conţinutul operaţiunilor, debitul şi creditul conturilor, suma.
În notele de contabilitate operaţiunile economice se contabilizează pe
parcursul lunii în ordinea cronologică a producerii lor. La finele lunii în notele de
contabilitate se calculează rulajele şi soldul pe conturile sintetice respective.

5
 Apoi sumele rulajelor din notele de contabilitate se înregistrează în Cartea
Mare pentru fiecare nota de contabilitate separat şi pe conturile sintetice respective.
La finele lunii în Cartea Mare se calculează rulajele şi soldurile pe conturile
sintetice.
Pentru evidenţa analitică şi utilizează diferite fişe şi registre. De exemplu:
 Fişa de inventar a mijlocului fix;
 Registrul de casă;
 Registrul conturilor curente şi decontărilor;
 Registrul evidenţei cantitativ-valorice a materialelor;
 Balanţa de verificare pe contul 01 „Mijloace fixe”;
 Registrul evidenţei analitice a retribuţiei deponente.
Înregistrările operaţiunilor economice în aceste fişe şi registre se efectuează
pe parcursul lunii în baza documentelor primare şi a notelor de contabilitate. La
finele lunii în registre se calculează rulajele şi soldurile pe conturile analitice, care
trebuie să corespundă rulajelor şi soldurilor conturilor sintetice respective din
Cartea Mare.
Modalitatea de înregistrare a operaţiunilor economice în evidenţa contabilă a
instituţiilor publice este expusă în schema 1.2.

Documente primare

Registrele evidenţei analitice Note de contabilitate

Rapoartele financiare Cartea Mare

Bilanţul contabil

Schema 1.2. Sistemul contabil aferent înregistrării operaţiunilor economice

în evidenţa contabilă a instituţiilor publice (ciclul contabil)