WORKFLOW

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 WORKFLOW
La demanda del mercado ha originado una gran competencia y obliga a que las organizaciones cada
rompan esquemas y ofrezcan nuevos servicios para poder satisfacer a sus clientes de forma eficaz y
eficiente lo que ha obligado que el mundo de la internet tome mas posesión en todo ámbito y es así que
cada día avanza se ha podido realizar grandes tareas en grupo en corto plazo, el workflow es costo pero
ahorra gran cantidad de tiempo porque se puede eliminar los formularios que antes usaban las personas e
iban de unas a otros solo que su inversión es un poco costosa.

El workflow no es más que un proceso administrativo que realiza tareas de forma secuencial y lo pueden
realizar uno o más miembros que tienen un objetivo común que tienen que cumplir reglas.

El groupware es un software para grupos que solucionan en workflow; dentro groupware están las hojas de
cálculo y los procesadores de textos; este permite mejorar el trabajo en grupo dentro de la internet como
una red universal.

Ya que trabajar juntos es fundamental para la sociedad humana y gracias a que hay numerosas formas de
trabajar juntos el crecimiento de este software es inmenso, no sorprende que por ello casi cualquier
proveedor de software se esté enfocando a algún aspecto de groupware.

Existen tres maneras de trabajar en grupo ya que unas personas enviamos información a otras personas
para comunicarnos, otros colaboramos con otros en grupo y simplemente coordinaron los procesos o tareas
en secuencia.

Los productos de comunicación estos habilitan a los usuarios a comunicarse fácil y rápidamente son
sencillo de usar de bajo costo y tienen gran cantidad de usos entre estos lo es e-mail, fax, programas de
tipos chat, etc.

Los productos de colaboración son los equipos que crean proyectos ya sea para realizar publicidad,
reportes o deserción algún producto en los que se utiliza los sistemas de administración electrónica.

Las soluciones de groupware colaborativo deben atender las necesidades de los individuos y del grupo:

 Deben proveer un "documento" o repositorio donde se consigna el trabajo colectivo y que sea
fácilmente accesible por los miembros del equipo. El "documento" es la clave ya que es la memoria
del trabajo y es la manera en que el trabajo se almacena y distribuye.
 Deben proveer a los "knowledge workers" acceso al "documento" con buen control sobre quienes
tienen derecho a hacerle cuales cambios.
 Deben ser fáciles de usar y muy flexibles: De otra manera restringirán la creatividad -que es la razón
principal de trabajar en este tipo de equipos-.
 Deben complementar otras actividades del los "knowledge workers".

Ejemplos de este tipo de groupware incluyen Lotus Notes, sistemas de administración electrónica de
documentos, software para CAD y otros.

Productos de coordinación permiten implantar procesos administrativos en un negocio Adicionalmente a

la Comunicación y Coordinación entre individuos, las personas trabajamos juntos participando en procesos
estructurados o semi-estructurados, esto es workflow. Dichas soluciones deben atender otros
requerimientos:

 El "proceso" es la esencia de la coordinación del workflow.

 Los procesos pueden ser estructurados o semi-estructurados.
 La coordinación es "proactiva".
 Cada organización tiene un gran número de procesos de negocio.

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Ejemplos de workflow lo constituyen órdenes de compra, procesamiento de queja, etc.

Tipos de Workflow
Existen tres tipos diferentes de aplicaciones de workflow:

 Workflow de producción
 Workflow colaborativo
 Workflow administrativo

El workflow de producción es la tarea principal de los participantes como por ejemplo dar trámite a los
solicitantes de crédito; en un banco los individuos a cargo de la aprobación de solicitudes de crédito sólo
realizan workflow para esa actividad es improbable que otros funcionarios del banco realicen esa actividad
fuera del departamento. Debido a su naturaleza de "producción”, estas aplicaciones deben cumplir con lo
siguiente:

 Velocidad de transferencia, o sea la velocidad con que las tareas pasan de un lado a otro.
 La flexibilidad de poder cambiar el proceso no suele ser importante.
 El workflow de producción suele estar circunscrito a un sólo departamento, la capacidad de "crecer"
no es importante.

Para todo esto es indispensable tener una red local (LAN).

El workflow colaborativo es en el que intervienen varias personas donde realizar un diseño en el que se
involucran la creatividad, además deben ser flexibles. Por tanto las características esenciales del workflow
colaborativo son las siguientes:

 El "documento" y el "proceso" son claves.

 Las soluciones de workflow colaborativo suelen estar centradas en el "documento".
 Fundamentalmente participan "knowledge workers", por tanto está restringido a ciertos grupos
"creativos" dentro de la organización.
 Es importante que una buena solución no sea "intrusiva" ya que el trabajo de conocimiento es un
proceso mental que involucra la creatividad.
 El workflow colaborativo debe ser muy flexible.

El Workflow administrativo puede manejar muchos procesos como ordenes de compras, reportes y tienen
mayor numero de usuarios este es uno de los más grandes del mercado.
Los atributos de una buena herramienta son:

 Debe ser capaz de manejar muchos procesos diferentes ya que existen un gran número de
procesos administrativos.
 Casi cualquier persona es un participante potencial y de mucha importancia.
 El workflow administrativo es diferente para cada organización de ahí depende la importancia de
poder cambiar los procesos fácilmente.
La automatización de los procesos hace que los usuarios sean más y con esto se incrementan la
productividad.

La automatización y la reingeniería son la misma cosa ya que automatizar es tecnología para los procesos
de un negocio y la reingeniería es un análisis de la organización para mejorarlos de alguna forma.

Workflow no es:
– Un sistema de gestión de documentos (trabaja con ellos)
– Un sistema de e-mail o groupware (trabaja con ellos)
– Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello workflow utiliza ALE, EDI,WebForms-XML,
etc.)
– Una transacción para secuenciar pantallas
– Administración de datos temporales

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– Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar
la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de workflow tampoco lo hará)

El workflow es parte del sistema operacional en donde el usuario tiene libertad de elegir donde este incluye
contabilidad, la automatización es difícil ya que al momento de aplicar tiene aplicaciones complejas y esto lo
hace tener más dificultad pero cada vez la automatización toma mayor uso por la facilidad de la tecnología
ya que pueden ser muy sencillos para realizar soluciones de los procesos de un negocio.

El LOTUS notes es una base de datos que comparten aplicaciones dentro de una institución.

El Exchange es una plataforma del correo electrónico donde es utilizada por el cliente servidor con el que
puede crear carpetas en VISUAL BASIC, es decir que nos permite programar de manera fácil.

El www es el mejor medio donde se puede obtener información que se requiera con esto facilitara cualquier
tarea que se desea realizar.

El workflow es una solución para llenar formularios.

Pero sabemos que un workflow es de mucha ayuda para los procesos dentro de una organización también
tenemos que resaltar que su proceso es muy elevado.

Pero la tecnología informática (TI), pero está siendo reemplazado por la PC ya que cada día tienen más
aplicaciones y sus costos son más bajos.

Se dice que la automatización de un workflow es bastante costosa por utilizar herramientas y tecnologías de
gran costo pero en si no son tan costosas además reduce el tiempo de trabajo y sobre todo utilizan
herramientas modernas.

Almacenar documentos en una administración electrónica es más barata ya que se puede archivar mucha
información debemos automatizar para poder reducir costos, cometer menos errores, dar calidad y realizar
con eficiencia los trabajos; disminuye el uso del papel.

Porque automatizar
Un vistazo a las razones para invertir en la automatización de procesos de negocio o administrativos:
Reducción de costos, incremento de eficiencia, menores oportunidades de errar, mejor control, calidad en
beneficio de todos.

Las empresas que han automatizado sus procesos administrativos han descubierto nuevas fuentes de
ahorro y oportunidades de mejorar la calidad de su gestión y la satisfacción de las expectativas de calidad
de sus clientes:

Disminuyendo costos asociados al papel, producción, almacenamiento y transporte de formas, formularios y

documentos.

Reduciendo el tiempo de procesamiento, ahorrando en horas hombre y obteniendo resultados en menor

tiempo.

Disminuyendo las posibilidades de incumplimiento, error y fallas por pérdida o desaparición de papeles.

Mejorando la calidad y oportunidad de la información necesaria para la realización de actividades

fundamentales del negocio.

Permitiendo a la gerencia concentrase en lo que es realmente productivo para la organización.

Tiene atributos mínimos como son el diseño, la definición de las reglas para programar un código, por este
motivo que tienen similitud hay que aprender a diferencia workflow y la automatización de workflow.

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La automatización de workflow debe tener muchas características entre las que tenemos:

 El diseñador grafico que permitirá elaborar los mapas de proceso.

 Asignación de funciones.
 Manejo de excepciones
 Monitorear a sus subordinados res.
 Medición del tiempo y el costo.
 Probar los procesos en una sola maquina antes de ponerlos en producción.
 La característica de avanzar el proceso de manera activa.
 Es importante escribir nuevos datos o modificarlos, por lo tanto una conectividad tranparente es un
atributo clave.
 Anexos de documentos ya que son parte esencial de los procesos de negocios.

El LOTUS NOTES es una base de datos con la que podemos resolver cualquier necesidad con
capacidades excelentes con mensajería, replicación y posibilidades de ser programadas.

El MICROSOFT EXCHANGE nos permite mensajear vía e-mail además podemos realizar carpetas con
programación VISUAL BASIC; pero no es lo suficientemente robusta como para proveer conectividad a
base de datos y brindar la confiabilidad necesaria a workflow de misión critica o para trasportar documentos
grandes.

El VB. WORKFLOW es una solución completa enfocada a la automatización de procesos de negocios, es

100% basado en web.

Las características que hacen que sea una solución excelente son:

 Facilidad de uso.
 Facilidad de integración.
 Instalación sencilla.
 Escalabilidad.
 Conectividad con base de datos.
 Seguridad.
 Anexos de documentos.
 Reglas de negocios.

El VB. WORKFLOW es una solución confiable ya que esta utiliza la tecnología y sus derivadas entre ellos
tenemos el JAVA Y DHTML, además nos permitieron diseñar soluciones de proceso administrativo o de un
negocio.

Podemos aplicarlo en órdenes de trabajo, ordenes de compras, solicitudes, contratación, informes, reportes,
elaborar encuestas, formularios, etc.

Esta aplicación se basa en la internet para realizar su aplicación, ya que se envía por correo notificaciones
se puede diseñar mapas, comunicación de las bases de datos e incluso se puede crear formatos; puede
crear entufases entre los usuarios contrata que el proceso está en el camino correcto integra a su solución
Word, Excel, bases de datos dentro de un proceso.

Una empresa siempre debe elaborar una organizadora para evitar contratiempos.

Se puede comprobar los diseños que se realizan permite vigilar y controlar el avance dentro del proceso así
podía medir el tiempo y el costo del mismo; adicionalmente se puede modificar los procesos, estos procesos
tienen seguridad en sus datos.

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Ventajas del Workflow

• Para los usuarios

– Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará electrónicamente a su inbox.
– La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento
– El sistema workflow lleva al usuario directamente a la transacción.
– Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente
utilizando la estructura organizativa.

• Para la empresa
– Aumenta la productividad
– Agiliza los procesos
– Aumenta la satisfacción de los clientes (mejores flujos de información, mayor rapidez en responder)

Arquitectura General del Sistema de Workflows

– Definition tools
• Componentes para implementer una definición de workflow (Workflow Builder, Business Object
Repository - BOR)
• En el tiempo de ejecución, la definición del workflow forma las bases de las ejecuciones de workflows
basadas en ello. (workflow instances).

– Runtime system
• Componentes de ejecución
• Controla y coordina el proceso del workflow (workflow manager)
• Para gestionar la ejecución de los work items individuales (individual work steps) incluyendo asignaciones
a agentes y monitorizando fechas límite (work ítem manager)
• Para evaluar los eventos recibidos vínculos de tablas y para gestionar los eventos recibidos registrados
como un evento (event manager)
• Para la gestión de los datos requeridos de la ejecución de las tareas definidas en la definición del
workflow.

Componentes del Sistema Workflow

– Business Workplace – Interacción con usuarios en el tiempo de ejecución y provision de las funciones de
aplicación.
– El workflow manager arranca el tiempo de ejecución del workflow “en primer lugar” y representa
funciones de control para procesos automáticos
a lo largo de los módulos de aplicación de R/3:
• Control
• Monitoring
• Coordinación
• Sincronización
– El workitem manager interactúa con la aplicación llamada en el método de la tarea.

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow. El control

incluye el monitoreo de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que
lleguen a su fecha de vencimiento.

• En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las funciones de negocio del
sistema R/3 a través de sus Business Objects.

• Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite su integración con la gestión organizacional lo

que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del workflow.

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 ANEXOS

El sistema de workflow cubre todos los aspectos del proceso…

Ventajas del Workflow…..

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Arquitectura General del Sistema de Workflow……..

Componentes del Sistema Workflow…..

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