UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

Dirección General de Cómputo y de Tecnologías de Información y Comunicación

Manejo de documentos

CURSOS EN LÍNEA

DIANA ARACELI AUSTRIA CORDERO

DANIELA AGALLO LULO
Manejo de documentos
Microsoft Word es un procesador de texto utilizado por muchas personas, a través del tiempo ha
sufrido numerosas modificaciones desde su lanzamiento hasta la actualidad. Actualmente, Word
tiene todas las funciones con las que estamos acostumbrados a trabajar, pero además incluye
algunas mejoras.

Iniciar sesión
Microsoft Word se encuentra almacenado dentro de los archivos de programa en su equipo de
cómputo. En Windows 10, los pasos para iniciar el programa y comenzar a trabajar son:
1. Desde el teclado, oprimir el botón de INICIO (botón con logo de Windows en algunos
teclados).

Figura 1. Tecla de inicio desde el teclado.

Las aplicaciones se encuentran por orden alfabético.

2. Dirigirse a la letra W.
3. Seleccionar Word 2016.

1 Imagen obtenida de http://mlm-s1-p.mlstatic.com/teclado-acer-one-happy-532h-d257-negro-en-espanol-

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Figura 2. Abrir Word 2016 en Windows 10.

Terminar sesión
Para salir de Word podemos realizar alguno de los siguientes procedimientos:
Procedimiento 1
1. Dar clic en la ficha ARCHIVO.
2. Y oprimir el botón CERRAR.

Con esta opción cerramos el documento en el que estemos trabajando, pero no salimos
del programa.

Procedimiento 2

1. Dar clic en la esquina superior derecha de la ventana, sobre el siguiente ícono

2. Si no ha guardado los cambios realizados al documento, el programa preguntará si desea
guardar.

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Figura 3. Advertencia de guardado antes de cerrar el archivo.

Inmediatamente después de guardar los cambios, el programa se cerrará

completamente.

Manejo de los archivos

Al momento de crear cualquier tipo de archivo, en este caso Word, es importante que llevemos a
cabo un buen manejo de los archivos. Cómo crear un nuevo documento, dónde guardarlo, si ya
lo guardamos, dónde buscarlo para poder consultarlo. Es un error frecuente no saber en qué
carpeta están guardados los archivos que creamos previamente o no haberlos guardado
correctamente.

Nuevo documento

Para abrir un documento nuevo debemos realizar lo siguiente:

1. Dar clic en la ficha ARCHIVO.
2. Seleccionar el botón NUEVO.

Podemos seleccionar un documento en blanco, alguna de las plantillas disponibles o

alguna plantilla creada previamente.

3. Seleccionar la opción deseada. Automáticamente se crea un nuevo archivo.

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Figura 4. Ventana de Nuevo documento.

Abrir documento

Si deseamos trabajar con un archivo creado previamente realizamos este procedimiento:

1. Dar clic en la ficha ARCHIVO.
2. Seleccionar la opción ABRIR.
3. Elegir algún archivo de la columna de la derecha, o bien dar clic en el botón ESTE PC.

Figura 5. Abrir documento desde RECIENTES.

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Los archivos de la derecha son los más recientes y están ordenados por día; si damos clic en
ESTE PC, de manera predeterminada nos envía a la carpeta DOCUMENTOS.

Figura 6. Buscando documento desde ESTE PC.

Si desea buscar un archivo en otra carpeta, dar clic en el botón EXAMINAR, y elegir el archivo.
4. Finalmente, una vez que haya seleccionado el archivo que desea abrir, dar clic en el botón
ABRIR.

Guardar como

Una vez que hayamos terminado de elaborar el documento, para guardarlo realizamos los
siguientes pasos:
1. Dar clic en la ficha ARCHIVO.
2. Dar clic en la opción GUARDAR COMO.

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Figura 7. Guardar documento desde GUARDAR COMO.

3. Elegir alguna de las opciones para guardar el archivo.

Una vez que hayamos asignado todas las especificaciones para guardar el documento, damos clic
en el botón GUARDAR.

Es importante destacar que esta opción se utiliza cuando se va a guardar un archivo por
primera vez o cuando ya existe y se desea guardar con un nombre diferente.

Guardar

Si deseamos guardar el archivo sin alguna especificación o con el mismo nombre,

seleccionamos la opción GUARDAR, ésta se despliega al dar clic en la ficha ARCHIVO. El archivo
se guardará automáticamente sin mostrar ningún cuadro de diálogo.
Una forma alterna de hacer lo anterior, es dando un clic en el botón GUARDAR disponible en la

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO .

También puede utilizar la combinación de teclas CTRL + G.

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Cerrar

En caso de finalizar la edición del documento, para cerrarlo realizamos lo siguiente:

1. Dar clic en la ficha ARCHIVO.

2. Seleccionar la opción .
Si el documento no ha sido guardado, Word preguntará si queremos guardar los cambios; si ya
fue guardado, se cerrará de inmediato.

Ayuda
Word presenta una herramienta de ayuda bastante completa que nos permite resolver problemas
en los momentos que se presenta alguna duda. Al escribir una palabra o frase clave en el cuadro

de la cinta de opciones, nos permitirá buscar características y comandos

de Word, leer el contenido de la Ayuda en línea o realizar una Búsqueda inteligente en la web
para obtener más información.
El propósito fundamental de la herramienta de ayuda es brindarnos información sobre las tareas
u operaciones que se requiera realizar con Word.

El método abreviado del teclado para abrir la ventana de ayuda es presionar la tecla
F1.

Figura 8. Obteniendo ayuda de Word desde ¿Qué desea hacer?.

Si damos clic en el botón BÚSQUEDA INTELIGENTE, se abre una ventana en el extremo derecho
en la que se muestran resultados de algunas páginas de Internet.
Una búsqueda inteligente también se puede realizar directamente sobre el texto, posicionando el
cursor sobre la palabra deseada y dando clic derecho, se mostrará el siguiente menú contextual:

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Damos clic en el botón BÚSQUEDA

INTELIGENTE y se mostrarán los resultados.

Figura 9. Búsqueda inteligente.

Figura 10. Resultados de la búsqueda.

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Botón de ayuda

También podemos agregar el botón de ayuda en la BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO

RÁPIDO.
Los pasos son los siguientes:
1. Dar clic en ARCHIVO, elegir OPCIONES y oprimir BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO
RÁPIDO.
2. En la ventana OPCIONES DE WORD buscar el botón de AYUDA.
3. Dar clic en AGREGAR y finalmente en ACEPTAR.

Figura 11. Botón de AYUDA en la BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO.

El resultado es el siguiente:

Figura 12. Botón AYUDA.

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Al dar clic sobre éste, se abrirá la ventana de AYUDA y podremos capturar el tema del cual
deseamos obtener información.

Figura 13. Ventana WORD 2016 AYUDA.

Para que se muestren resultados tanto de la ventana de ayuda como de la búsqueda

inteligente, es indispensable contar con conexión a Internet.

Conceptos
Por último, en este documento revisaremos algunas definiciones indispensables para el manejo
de este programa y su uso correcto.
 Captura de texto: colocación del cursor en el sitio deseado para ingresar texto, al inicio
de la línea, entre caracteres o al final de la línea.
 Inserción: es uno de los dos modos de escritura que tiene Word, este modo nos permite
que al escribir no se cambie el texto que fue escrito anteriormente, solo desplaza el texto
ya escrito.
 Sobrescritura: otro modo de escritura, cuando se escribe nuevo texto sobre un
documento, reemplazará el texto que se tenía por el nuevo a medida que se va escribiendo.
 Retorno manual: para cortar texto en una línea se debe presionar la tecla ENTER.
 Retorno automático: a diferencia de una máquina de escribir, cuando se teclea con un
procesador de palabras, no se tiene que preocupar por la longitud de la línea ya que en
cuanto se requiere se insertará una línea más para acomodar el texto, de forma tal que se
tendrán tantas líneas como se necesiten. Cuando se cambia automáticamente de línea es
cuando se dice que se tiene un retorno automático.

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 Carácter: es cualquier símbolo o espacio en blanco que contenga el documento (a, 4, %,

r), estos caracteres pueden tener diferentes características.
 Palabra: será cualquier conjunto de caracteres delimitado por uno o más espacios en
blanco, comas, punto u otro signo de puntuación.
 Párrafo: es una porción de texto delimitada por el símbolo “¶” (marca de párrafo), el cual
indica el final del párrafo. El párrafo termina con un ENTER.
 Línea: cada uno de los renglones del texto.
 Página: todas las líneas que serán impresas en una cara de una hoja de papel.
 Documento: comprende el archivo completo, es decir, todo lo que se haya tecleado
incluyendo tablas, imágenes y texto; la longitud de un documento no es fija.
 Sección: es una porción de texto con características específicas, puede ser pequeña como
un párrafo o abarcar un documento completo. Cada sección es separada por una doble
línea punteada llamada "Final de Sección”. Creamos una nueva sección cada vez que
deseamos cambiar el número de columnas, alinear el texto verticalmente, agregar
números de línea o desplegar pies de página. Un documento puede tener tantas secciones
como sean necesarias.
 Sangría: espacio adicional entre la primera línea, o todas las líneas de un párrafo, y el
margen.
 Márgenes: espacio en blanco que tiene una hoja impresa o manuscrita en cada uno de
los cuatro lados.
 Bloque: porción de texto susceptible de ser modificada.
 Caracteres no imprimibles: símbolos que utiliza Word para denotar acciones específicas
como espacios en blanco y marcas de tabulación. Estos símbolos no se imprimen, solo
pueden ser visualizados en pantalla.
 Menú contextual: el menú contextual es el que aparece cuando se da clic derecho sobre
el espacio de trabajo de Word. Se dice que es contextual porque las opciones que
aparecerán en este menú dependen del elemento sobre el que se haga clic, puede ser una
imagen, una tabla, una autoforma, etc.
 Encabezados y pies de página: un encabezado es un texto y/o un gráfico que aparece
en la parte superior de cada una de las páginas de un documento; un pie de página es un
texto y/o gráfico ubicado en la parte inferior de cada una de las páginas del documento.
Por ejemplo, como encabezado se puede poner el logotipo de la empresa y como pie el
nombre de ésta. Tanto los pies como los encabezados pueden desplegar la hora y el
número de página.
 Vista Backstage: esta vista es donde se administran los archivos y sus datos, creando y
guardando información de éstos. “Se trata de todo lo que se hace a un archivo que no se
hace en él”. Esta vista está contenida en la ficha ARCHIVO.

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Figura 14. Vista Backstage.

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