MANUAL DE COMPRAS

TRAPICHE EL GIGANTE
 CONTENIDO
1. Introducción

2. Objetivo de compras

3. Glosario

4. Diagrama

5. Politica de compras

6. Organigrama de compras

7. Perfil de funciones

8. Formatos

8.1 Orden de compras

8.2 Cotización

8.3 Datos de proveedores

8.3.1 No criticos

8.4 Evaluación y Reevaluación

8.5 Formato de evaluación de proveedores

8.5.1 Encuesta de satifacción

8.6 Nota de devoluación

8.7 Factura de ventas

8.8 Albarán

9. Control de cambios
 1. INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de investigación está enfocado en la creación de un manual

de políticas y procedimientos para mejorar el área de adquisiciones en el
trapiche el GIGANTE Contar con dicho manual representa relevancia dentro
del departamento, ya que la compraventa es su actividad principal y, después de
detectar las falencias en el actual proceso de compras, se plantea una propuesta
para una mejor eficiencia del mismo.
 2. OBJETIVO COMPRAS

Empoderar nuestro departamento dentro de la estructura empresarial, delegando

en este la responsabilidad de que toda la empresa disponga de los mejores
materiales, en el momento necesario y con el precio más competitivo del
mercado para llevar a cabo sus funciones de la manera más eficaz posible.
 3. GLOSARIO
Compras: La compra es la acción mediante la que un agente (el
comprador), adquiere un bien o un servicio de otro agente (el vendedor),
a cambio de una contraprestación monetaria o en especie.

Orden de compras: Una orden de compra detalla la cantidad a

comprar, el tipo de producto, precio y condiciones de pago, y forma de
entrega. El vendedor deberá conservar el documento original y el
comprador el duplicado.

Politica de Compras: Las políticas de compras son pautas que generan

las empresas para determinar cuales serán las condiciones, los plazos de
pago, y los proveedores que tendrá la empresa, entre otros criterios, que
serán aplicados al momento en que la organización proceda a la
adquisición de productos para sus operaciones habituales.

Proveedor: Se denomina proveedor a aquella persona física o jurídica

que provee o suministra profesionalmente de un determinado bien o
servicio a otros individuos o sociedades, como forma de actividad
económica y a cambio de una contra prestación.

Factura: Una factura es un documento de carácter mercantil que indica

una compraventa de un bien o servicio y que, entre otras cosas, debe
incluir toda la información de la operación.

Manual: Se refiere al presente Manual de Contratación.

 4. DIAGRAMAS

4.1 Diagrama general del proceso de compras

A continuación, el diagrama del proceso de compras:
 4.2 Diagrama de selección de proveedores
A continuación, el diagrama de selección de proveedores:

4.3 Diagrama de recibimiento de insumos

A continuación, el diagrama de recibimiento de insumos:
 5. POLITICA DE COMPRAS
 La política de compra del trapiche el gigante es muy clara en los
siguientes parámetros: Todas las adquisiciones de la compañía deberán
realizarse a través del departamento de compras.
 Está prohibido que los empleados acepten obsequios o gratificaciones.
 Las importaciones de maquinaria o equipo serán autorizadas por el
comité de compras.
 Se procurará siempre obtener las mejores condiciones en cuanto a la
calidad, precios, plazos de entrega, formas de pago, etc.
 Tener previsión del presupuesto necesario para llevar a cabo las
compras, así como no pasarse en el presupuesto anual que se haya
acordado.

6. ORGANIGRAMA DE COMPRAS
A continuación, el organigrama de compras:
 7. PERFIL DE FUNCIONES

JEFE DE COMPRAS
DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Puesto Jefe de Compras

Area Compras
Reporta a: Gerente General

Funciones: -Prospección, búsqueda y negociación de/con

proveedores.
-Analizar periódicamente los precios de las materias
primas, componentes o materiales.
-Control de calidad de las materias primas y
componentes.
-Controlar toda la gestión documental que acompaña a
cada compra.
-Información a tiempo real del stock de la
organización.
-Diseñar el área de compras.

Estudios Empresarial, ingeniero industrial

Experiencia Mínima de cinco años (05) en:

Experiencia en la Gestión de compras

Conocimiento -Mercado
-Proveedores

Competencias requeridas -Acuerda fechas de entrega.

- datos procedentes de los puntos de
venta.
-Aptitudes para gestionar el tiempo.
-Habla con fabricantes y diseñadores
sobre posibles nuevas líneas.
-Negocia con proveedores.
Puesto Encargado de Almacén
Área Almacenamiento
Reporta a: Jefe de Producción

Funciones: -La dirección de las operaciones de entrada y salida

de la mercancía. Lo que incluye la elección y
posterior supervisión de los procedimientos de
manipulación de la mercancía en su recepción y en su
expedición; el control de la preparación de los pedidos
y su posterior carga en los vehículos de transporte;
además de un control de la calidad de los productos
recibidos.

-El control de la circulación de los vehículos que

transporten la mercancía de manera que ésta resulte
rentable y que cumpla con los criterios de seguridad.

-La verificación del cumplimiento de las órdenes de

pedido, asegurándose de que los procedimientos
planeados se cumplan en el tiempo, con la calidad y la
seguridad previstas.

-El control sobre el mantenimiento del almacén para

evitar errores y agilizar los procesos de recepción de
las mercancías y preparación de los pedidos.

-Decidir sobre los recursos que se deben emplear, ya

sean medios materiales o humanos.

-Decide sobre los procedimientos de control

de inventario y supervisa su cumplimiento. Además,
tiene que controlar los stocks y las condiciones en las
que éste se almacena. Decidiendo también la
ubicación de la mercancía en el almacén, teniendo en
cuenta las características de la misma y las
manipulaciones que vaya a sufrir.

-Gestionar el almacén en su sentido más amplio,

eligiendo las políticas más rentables y de acuerdo con
la estrategia de la empresa.

Estudios Bachiller, embalaje.

Experiencia Mínima de cinco años (02) en:

Experiencia en el almacenamiento.
Conocimiento -Dirigir el equipo
-Priorizar la seguridad
-Liderar la recepción y expedición
-Control del inventario
-Optimizar el espacio
-Planificar la estrategia logística
Competencias requeridas -Capacidad para sobrellevar un trabajo
rutinario.
-Capacidad para trabajar en equipo.
-Capaz de levantar y cargar objetos pesados.
-Capaz de lidiar con trabajos que implican
desorden.

8. FORMATOS
8.1 Orden de compra
 8.2 Cotización

8.3 Datos de proveedores no critico

8.4 REEVALUACIÓN
Evaluación
8.5 FORMATO DE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
8.5.1Encuesta de satifacción

8.6 NOTA DE DEVOLUCIÓN

8.7 FACTURA DE VENTA
8.8 ALBARÁN
9. CAMBIO DE CONTROL